domare le email

Domare l’emailDomare l’emailAndrea Dallan

PresentiamociPresentiamoci

Domare l’email

Struttura dell’incontroStruttura dell’incontroI mezzi di comunicazione e loro utilizzoComunicazioni Esterne all’azienda e

possibilità di controllo◦Netiquette

Comunicazioni Interne all’azienda e possibilità di controllo◦Classificazione dei Media secondo matrice

Importanza – Urgenza◦Netiquette interna

Domare l’email

Alcuni mezzi di comunicazioneAlcuni mezzi di comunicazione

Domare l’email

Incontro

IM

email

Fax

Telefonoportatile

Telefono fisso

Informazioni centralizzate lato Server

Riunione

Bacheca

Post It

Appunti

Caffè

Comunicare in azienda per:Comunicare in azienda per:Pianificare/Organizzare

Decidere/Risolvere/Analizzare

Richiedere un’azione

Richiedere/inviare un’informazione

Saluti, chat

…

Domare l’email

La matrice Importanza/UrgenzaLa matrice Importanza/Urgenzadi Coveydi Covey

Una comunicazione/attività può essere:

Domare l’email

+ importante

- importante

+ urgente- urgente

Importante ed urgente

Non importante ed urgente

Importante e non urgente

Non importante e non urgente

Collocare (idealmente) gli obiettivi Collocare (idealmente) gli obiettivi della comunicazionedella comunicazione

Domare l’email

+ urgente

+ importante

- importante

- urgente

Organizzare

Decidere Risolvere

Analizzare

Richiedere azione

Richiedere Info

Salutare

Salutare

Collocare (idealmente) i mezzi di Collocare (idealmente) i mezzi di comunicazionecomunicazione

Domare l’email

+ urgente

+ importante

- importante

- urgente

Incontro

Telefono

email

IM

email !

Riunione

Bacheca

Post it

Caffè

Le comunicazioni esterne Le comunicazioni esterne all’aziendaall’aziendaBassa possibilità di controllo

Alcuni suggerimenti◦Spam: attivare filtro antispam

◦Newsletter/Feed: disattivarli o cestinarli automaticamente

◦Aprire Outlook nella pagina calendario (non alla posta in arrivo)

◦Autodisciplina: dedicare momenti definiti della giornata al controllo delle email.

Domare l’email

L’email che vorremmo L’email che vorremmo riceverericevere

NecessariaChiaraRisolutivaConcisa1 sola informazione

Domare l’email

La Netiquette (Wikipedia)La Netiquette (Wikipedia)La Netiquette è un insieme di regole che

disciplinano il comportamento di un utente di Internet

Il rispetto della netiquette non è imposto da alcuna legge, ma si fonda su una convenzione di generale condivisione.

http://it.wikipedia.org/wiki/Netiquette

Domare l’email

La Netiquette per le email/1La Netiquette per le email/11. Non usare l’e-mail per alcun

proposito illegale o non etico.

2. Non diffondere né spam né messaggi appartenenti a catene di S. Antonio.

3. Includi sempre l’argomento del messaggio in modo chiaro e specifico.

4. Alla fine del messaggio firma sempre col tuo nome.

Domare l’email

La Netiquette per le email/2La Netiquette per le email/2

5. Mantieni la privacy degli eventuali mittenti/destinatari

6. Fai molta attenzione all’ortografia e alla grammatica del tuo messaggio

7. Non insultare e non fare uso indiscriminato di lettere maiuscole.

Domare l’email

La Netiquette per le email/3La Netiquette per le email/3

8. Rifletti bene su come il destinatario possa reagire al tuo messaggio.

9. La dimensione del messaggio non deve essere troppo grande.

10. Cita il testo a cui rispondi il più brevemente possibile

Domare l’email

Suggerimenti:Suggerimenti:La regola d’oro dell’email: non inviare

ad altri ciò che non vorresti ricevere

Al lavoro, non inviare messaggi di contenuto personale: se necessario, meglio una telefonata

Se sei in dubbio se inviare o no un messaggio, dormici sopra e rileggilo il giorno dopo.

Inviamo noi per primi l’email che vorremmo ricevereDiamo l’esempio.

Domare l’email

Le comunicazioni interne Le comunicazioni interne all’aziendaall’azienda

Alta possibilità di controllo:

Condividere l’uso degli strumenti di comunicazionematrice di Covey

Condividere la Netiquette interna

Domare l’email

Collocare i mezzi di comunicazione Collocare i mezzi di comunicazione disponibili in aziendadisponibili in azienda

Domare l’email

+ urgente

+ importante

- importante

- urgente

Incontro

Telefono

email

IM

email !

Riunione

Caffè

Post it

Bacheca

Netiquette interna Netiquette interna condivisa - file condivisa - file word

Serve a condividere le regole interne per l’utilizzo dell’email. Ad esempio:

◦Utilizzare l’email per richiedere azioni o informazioni

◦Utilizzo del campo A: persona a cui è richiesta l’azione/informazione

◦Utilizzo del campo CC: solo per informazione – non è richiesta azione o informazione

Domare l’email

Netiquette interna/2Netiquette interna/2Curare l’oggetto dell’email

◦Aiuta il ricevente a comprendere velocemente il significato dell’email

◦Meglio un solo argomento per ciascuna email◦Se l’email riguarda un protocollo o una pratica,

inseriamo il numero identificativo in oggetto

Risposta entro 24/48 ore

Domare l’email

Netiquette interna/3Netiquette interna/3Come utilizzare il simbolo

priorità alta◦Trasforma il messaggio da importante – non

urgente a importante ed urgente = emergenza: da utilizzare con consapevolezza

Se necessario, dare scadenze per le azioni richieste◦Aiutiamo chi riceve l’email ad organizzare il

proprio lavoro

Domare l’email

Le Pillole di FormazioneLe Pillole di Formazionehttp://wikiformazione.blogspot.com

Il prossimo incontro:

Leadership motivazionaleRelatore: Luigi Mistruzzi

Il 30/06/2009 alle 17.00Presso la Delegazione OVEST COLLI, Via Bernardi,

1 - Centro direzionale "La Quercia" - Z.I. Rubano