easy acc อ. ประภาพร

EASY-ACC

EASY-ACC• โปรแกรมบญช EASY-ACC มจดประสงคในการออกแบบใหผใชงาน

สามารถเรยนรโปรแกรมไดดวยตนเองโดยไมตองมการฝกสอนใดๆ ดงนน ขนตอนในการใชงานตางๆ จงจำาเปนตองอาศยการออกแบบ

ทไมใหโปรแกรมมขนตอนอะไรทยงยาก• โครงสรางโปรแกรมบญช EASY-ACC ในชดจะประกอบดวย 4

โปรแกรมหลก คอ โปรแกรมบญชแยกประเภท โปรแกรมสนคา คงคลง โปรแกรมเจาหน และโปรแกรมลกหน ทวาเปนโปรแกรมหลก

คอแตละโปรแกรมจะออกแบบใหแยกการทำางานกนอยางเปนอสระ คอ จะเรมตนทโปรแกรมใดกอน- หลงไดตามตองการ และขอมลจะ

เชอมการทำางานถงกนโดยอตโนมตเมอนำามามาใชงานรวมกน สวน โปรแกรมเสรมอก 2 โปรแกรมคอ โปรแกรมขายสนคา และโปรแกรม

ซอสนคา จะทำาหนาทเชอมโปรแกรมหลกเขาดวยกน เพอทจะลดขน ตอนการทำางาน และความซำาซอนในการบนทกรายการ

EASY-ACC ชวยงานในธรกจอะไรไดบาง? โปรแกรม EASY-ACC ออกแบบทำาลดภาระในการดำาเนน

ธรกจ โดยในโปรแกรมไดจดเตรยมการทำางานตางๆสำาหรบธรกจไวใหอยางครบถวน1. การออกใบกำากบตางๆโปรแกรมไดจดเตรยมการออกเอกสารไวใหอยางครบ

ถวน อาท ใบกำากบสนคา/ ใบกำากบภาษ ใบรบคน ใบสงจอง ใบซอสนคา ใบสงคน ใบสงซอสนคา ใบวางบล ใบรบวาง

บล ใบสำาคญรบ ใบสำาคญจาย หนงสอรบรองการหกภาษ2. การบนทกการรบ-จายเงน

ไมวาจะเปนเชค เงนสด บตรเครดต สวนลด ภาษหก ณ.ท จาย และยงสามารถแบงการชำาระเงนเปนเชคบางสวน

เงนสดบางสวน หรอชำาระยงไมครบกมรายงานตดตาม การชำาระเงนแจงใหทราบ หรอใบกำากบทจะถงกำาหนดชำาระ

เงนลวงหนา ชวยใหผบรหารสามารถตดสนใจการลงทนในอนาคตไดเปนอยางด

3. ใหขอมลเกยวกบสนคา สามารถตดตามปรมาณสนคาคงเหลอ สนคาทถงจดสงซอ ผลกำาไรท

เกดขนจากการจำาหนายสนคาไปในแตละวน/เดอน/ ป ปรมาณตนทน สนคาคงเหลอปลายงวด ประวตการจำาหนายและซอสนคา

4. รายไดและคาใชจายโปรแกรมสามารถใชบนทกรายไดและคาใชจายทอยนอกเหนอจากการ

ขายหรอซอสนคา และแยกประเภทของรายไดรายจายในแตละกลมใหเหนอยางชดเจน5. งบการเงนตางๆ

ชวยใหผบรหารทรบสถานะในการดำาเนนงานวากำาไรหรอขาดทนเทาไร ถาดจากยอดขายหรอผลกำาไรทเกดจากการจำาหนาย จะไดขอมลเพยง

ดานเดยว แตยงไมไดหกคาใชจายตางๆ ทเกดขนจากการดำาเนนงาน อาท คานำา คาไฟฟา เงนเดอน งบการเงนจะเปนตวทชใหเหนถงความ

เปนจรงของการดำาเนนงานวาดขนหรอแยลงไดอยางชดเจน

การเรมตนใชงานโปรแกรมลกหนและรายได

การเตรยมขอมลโปรแกรมลกหนและรายได และ การออกแบบรหส : การออกแบบรหสในโปรแกรมลกหนฯ จะใชวธการเดยวกนกบโปรแกรมเจาหนฯ โดย

“ ” เราจะใช รหส แทนชอลกหนหรอลกคา เพอความสะดวกในการใชงาน โดยการ ออกแบบรหสลกหนทดนน ควรจะมคณสมบตดงน

1.รหสทงหมดจะตองมความยาวเทากน2. รหสทงหมดควรจะใชเปนแบบตวเลข แตเพอความสะดวกในการแยกแยะกลม

ลกคา อาจจะนำาดวยตวอกษรมาประกอบ เพอใหเปนทเขาใจไดงายขน3. สามารถรองรบการเพมเตมของรหสในกลมหมวดหมนนๆ ได4. การสรางรหส จะตองอยภายใตกฎเกณฑแบบเดยวกนทงหมด5. สำาหรบโปรแกรม EASY-ACC รหสลกหนมไดสงสด 10 หลกตวอยาง  ชอของรานคาตอไปน จะใชตวอกษรแรกของชอรานคามาเปนหลก แลวตาม

ดวยเลขลำาดบ ในกรณทตวอกษรแรกซำากน โดยเลขลำาดบจะใชทงหมด 4 หลก เชน หางหนสวนจำากด แชมปตปลา = ห0001

บรษท เจรญพาณชย จำากด = จ0002 บรษท สามคคเทรดดง จำากด = ส0001 บรษท สามกจเจรญ จำากด = ส0002

การเตรยมขอมลขอมลของใบกำากบ1. ใหนำาใบกำากบทลกคายงคางชำาระอยมาจดเตรยมไว โดยแยกเปนกลมของใบกำากบของลกคาแตละราย2. ตรวจสอบรายการเชครบลวงหนาทยงไมถงกำาหนดชำาระเงน

วามเชคของลกคาคนใดบาง จำานวนเงนเทาไหร ชำาระตามใบ กำากบเลขทอะไร และรายละเอยดตางๆ ทปรากฏอยในเชค

ไดแก วนทสงจาย จำานวนเงน เลขทเชค ชอธนาคาร และสาขา3.กรอกรายการทงหมดลงในแบบฟอรมทไดจดเตรยมไวให4. เมอดำาเนนการมาถงขนนแลว การเตรยมขอมลในขนเบองตนของทานไดเสรจเรยบรอยแลว

เรมตนการใชงานโปรแกรม เจาหน ลกหน และวธบนทกรายการ

วธการบนทกการบนทกรายการยอดยกมาในโปรแกรมเจาหนและคาใชจาย/  ลกหนและรายได สามารถเขาไปท Edit/บนทก

รายการประจำาวน โดยเลอกหวรายการเปนเจาหน หรอลก หน (ตามประเภทของโปรแกรม) โดยใสวนทตดตอเปน วน

ทสดทายของงวดบญชทตรวจยอดออกมาได โดยกำาหนด เปน 31/12/xx (xx= ปทแลวกอนปปจจบน เชนตองการ

บนทกยอดยกมาของป55  ใหใสเปน 31/12/54 เปนตน)

โดยมสวนทสำาคญ คอ เลขทใบกำากบนน สามารถนำาใบกำากบคงคางแตละใบมาบนทกกไดหรอจะนำายอดรวมทงหมดทคางชำาระของรหสเจาหน,ลกหนแตละรายมาบนทกเปนใบกำากบ

เดยวกได ( วธนจะไมทราบรายละเอยดแตละใบ เชนเดยวกบ กรณของเชค คอ เลอกหวรายการเปนเชค สวนรายละเอยด

เหมอนกน เพยงแตจะตองกรอกรายละเอยดเกยวกบเชค ดวย คอ รหสบญช ธนาคาร เลขทเชคและเชคลงวนท เพอรอ

การปรบปรงเชคตอไป

คำาแนะนำาในการออกแบบรหสสนคาวธการเรมตนออกแบบรหสสนคา1. สามารถแสดงคณสมบตของสนคาทตองการไดอยางเดนชด เชน จากบรษทผผลต, ขนาดของสนคา, ลกษณะของสนคา เปนตน2. รหสทออกแบบ จะตองสามารถรองรบสนคาใหมๆ ทจะเพมเตมไดใน

อนาคต โดยรหสจะอยในกลมของสนคาเดมทเคยมมาอยกอนแลว3. ควรใชตวเลขในการออกแบบรหส เนองจากสามารถทจะทราบถงการเรยง

ลำาดบของสนคาไดอยางชดเจน และสนคาทกตวจะตองมความยาวของรหสเทากนทงหมด4. สำาหรบการออกแบบรหสสนคาในโปรแกรม EASY-ACC รหสสนคา จะตองม

ความยาวไมเกน 13 หลก5. การออกแบบรหส จะตองคำานงถงความเหมาะสมของแตละกจการ ไม

จำาเปนวาจะตองนำารหสสนคาของผผลตมาใชในกจการ เพราะรหสดงกลาว อาจจะเปนรหสทเหมาะสมสำาหรบผผลตฝายเดยวเทานน หากนำารหสนนมาใช

งาน บางครงอาจเกดปญหาในกรณไปซำากบผผลตรายอน

การออกแบบรหสในลกษณะนจะเรยงตามยหอรถ เปนหลก หากตองการเรยงตามปรถกเพยงแตเอาป

คศ. ของรถมาไวขางหนาแทน และรหสทออกแบบนนก สามารถรองรบชนดของอะไหลไดสงถง 10000 ชนดของ

แตละยหอ ซงกเพยงพอตอการใชงาน

คำาแนะนำาเรมตนการบนทกยอดยกมาในโปรแกรมสนคาคงคลง

การบนทกสนคายอดยกมาเรมตน ใหบนทกทหวขอบนทกรายการประจำาวน โดยไปท รายการ Edit/บนทกรายการประจำาวน

วธการบนทก1.ใหเลอกรายการปรบปรง2. ใสวนทปลายป เชน ถาเปนยอดยกมาป พ. ศ 2554 ใหใสวนท 31/12/543. ชองเลขทใบกำากบ ใหกำาหนดเลขทขนมาตามตองการ4. ชองรหสสนคา ใสรหสสนคา หรอกด F1 เพอแสดงรหสสนคาทไดสรางเตรยมไวแลว5. ชองจำานวน ใสจำานวนทตรวจนบได แตถายงตรวจนบไมเสรจ หลงจากทคณตรวจนบได

แลว ใหบนทกจำานวนทตรวจนบเขาไปใหม แลวไปลบรายการเดมออกทหวขอ Other ลบรายการบนทกประจำาวน6. ชองราคาตอหนวย ใสตนทนตอหนวย7. ชอง หมายเหต ใสรายละเอยดเพมเตม (หรอเวนไวได) ในชองนสามารถกด F1 หนาจอจะ

ปรากฎจอภาพ Message Box ซงเปนตวทเกบขอความทมกใชงานบอยๆ เชน บนทกยอดยกมา, สงใหเรยบรอยแลว เปนตน8. หลงจากทกรอกรายละเอยดตางๆ เรยบรอยแลว ใหกด F10 เพอยนยนและจดเกบ

ขอมลลงแฟม โดยรายการทบนทกลาสดจะปรากฏใหเหนในชองหนาตางดานลางของกรอบรายการบนทก

ขนตอนการเรมตนใชงานโปรแกรมบญชแยกประเภทขนตอนการเรมตน

ใหกำาหนดรายละเอยดของกจการ และวนทเรมตนงวด บญชทหวขอ Others / สรางแฟมเรมตนระบบ

2.จากนนใหสรางผงบญชทจะใชในการบนทกรายการคาท หวขอ Update /  เพมหรอแกไขผงบญช

โดยปกตกอนเรยกเขาโปรแกรมครงแรก จะมการถามวาตองการสรางผงบญชอตโนมต

จากนนเมอเรยกเขาโปรแกรมจะใหสรางรหสบญชสำาหรบระบบ สามารถคลกขวา เลอก คนหารหสบญชอตโนมต โปรแกรมจะทำาการนำา

รหสบญชมาใสใหโดยอตโนมต

3. หลงจากสรางผงบญชเรยบรอยแลว ขนตอนตอ ไปคอนำายอดยกมา มาบนทกเขาไปในโปรแกรม ซง

การนำายอดยกมา มาบนทกนนจะทำาเพยงครงแรก ทเรมใชโปรแกรมเทานน ซงทานสามารถบนทก

ไดทหวขอ Update / บนทกยอดยกมาเรมตน

ขอคำาแนะนำาในการบนทกยอดยกมาเรมตนในโปรแกรมบญชแยกประเภท

ขนตอนการบนทก1. เรยกเขาโปรแกรม บญชแยกประเภท เลอกหวขอUPDATE/บนทกยอดยกมาเรมตน 

2. เมอคลก จะเหนขอความแนะนำาการใชงานใหกด"YES" เพอเขาสการทำางาน

3. จากรป จะเหนบญชตาง ๆ ทสรางไวทงหมด แสดงออก มา ใหใชเลอนแถบแสงไปยงบญชทตองการแลวกด

Enter จะปรากฏชองหนาตางเลก ๆ สำาหรบบนทกยอดคง เหลอยกมา ใหใสตวเลขทตองการ แลวกด Enter จะ

ปรากฏชองหนาตางเลก ๆ สำาหรบบนทกยอดคงเหลอยก มา ใหใสตวเลขลงไปในชอง

การกำาหนด Custom Report Template

โปรแกรมบญข EASY-ACC for Win ใชระบบการจดพมพรายงาน โดยอาศยการกำาหนด Template ซงจะชวยใหโปรแกรมมความ

ยดหยนสง สามารถปรบเปลยนรปแบบของรายงานไดไมจำากด เชน รายงานสำาหรบเครองพมพแบบ Ink Jet หรอ รายงานสำาหรบ

เครองพมพ Dot เปนตน สำาหรบในบทความนจะนำาเสนอวธการ กำาหนดใหพมพรายงานผานเครองพมพ Dot Matrix โดยใช

Template สำาหรบเครองพมพรนน1. นำาแผน CD สำาหรบตดตงโปรแกรม EASY-ACC แลวเปดไฟลทอย

ในแผนในไดเรคทอร \Template\Template_dot_9*11

2. ทำาการ COPY ไดเรคทอรนไปไวทไดเรคทอรทตดตง โปรแกรม เชน C:\ECACC32

3. จากนน ใหทำาการเรยกโปรแกรม EASY-ACC คลกไปทFILE > เลอกแฟมขอมลกจการ เมอชอกจการแสดงขนมา

ใหเลอนแถบแสงไปทกจการทตองการ แลวคลกเมาสขวา หรอกด F9 จอภาพ

4. เมอจอภาพ Report Template แสดงขนมา ใหคลกไปท กำาหนดเอง แลวระบตำาแหนงทอยของไดเรคทอรของ

Template ทไดเตรยมไว เชน C:\ECACC32\template_dot_9*11 เปนตน เมอเสรจแลวใหคลก ตกลง เพอบนทกคา

5. จากนนใหทำาการเรยกโปรแกรมใหม แลวจดพมพรายงานไดทนท

หลกการเดบตเครดตรายการทางบญช (อยางงายๆ) สำาหรบผไมรบญชมากอน

• ผเรยนบญชเรองการเดบต- เครดตรายการคากเปนเรองปกต แต สำาหรบคนทไมไดเรยนบญชมา ถาตองมาลงรายการทางบญชวาเดบต

อะไร เครดตอะไร คงเปนเรองยาก แลวมความจำาเปนหรอไม?• จรงๆ แลวอาจไมใชเรองสำาคญมากนก แตถารกจะเปนการชวยใหเขาใจ

หลกการทางบญชมากขน และลงรายการทซบซอนมาขนไดโดยไมจำาเปนตองพงนกบญชมาชวยลงรายการ

• หลกการการลงรายการทางบญช ถาเอาตามทฤษฎแลวคงจะตองเรยน กนเปนเดอน และคนทสนใจจรงๆ กยงไมเขาใจอยด กอนอนมาดความ

หมายของเดบต และเครดตกนกอน         เดบต คอ รายการทางบญชทอยทางดานซายของสมดรายวน

           เครดต คอ รายการทางบญชทอยทางดานขวาของสมดรายวน "เดบต" อยดานซาย และ "เครดต" อยดานขวา

• ขายของไดเงนสดมา 1000  บาท จะลงรายการทางบญชอยางไร ใหยด หลกการทวา " อะไรกตามทเราไดรบ คอ เดบต อะไรทออกจากเรา คอ

เครดต" การขายของได เงนสด เมอไดเงนสด เพราะฉะนน " เดบต เงนสด1000 บาท" อกดานหนงตองเครดต 1000 บาท แตเครดตอะไร อนนตอง

อาศยประสบการณของการลงบญช กจะเขาใจไดเอง กรณนไดเงนจาก การขาย กจะ " เครดตรายการขายสนคา 1000 บาท" รปบญชกจะเปน

          เงนสด 1000                    ขายสนคา 1000

• นำาเงนไปฝากธนาคาร 1000 บาท ตอนนเงนออก 1000 บาท เพราะฉะนน ตองเครดต เงนสด 1000 บาท อกดานหนงกจะตองเปนเดบต โดยเอา

เงนไปใหธนาคาร เพราะฉะนน กจะเดบตธนาคาร 1000 บาท รปบญชกจะเปน

   เงนฝากธนาคาร 1000                    เงนสด 1000

• ถาจะลองวเคราะหรายการทง 2 รายการ ขอแรก ทำาไมถงเดบตเงนสด 1000 ตาม หลกการการลงบญชคอ " อะไรกตามทเราไดรบ คอ เดบต อะไรทออกจากเรา คอ

เครดต" การรบเงน เงนเขา เพราะฉะนนเงนสดกเปน "เดบต" แตขอทสอง เงนสด ออก (ไมวาดวยกรณใดกตาม) เงนสดกจะเปนรายการ "เครดต"

• ขายสนคาเปนเงนเชอ 1000 บาท จะเหนไดวาไมไดเงนสด แตไดลกหน เพราะฉะนน จะตอง เดบต ลกหนการคา และเครดต ขายสนคา

• ซอสนคาเปนเงนเชอ 1000 บาท เปนรายการประเภท "เจาหน" เพราะฉะนน กจะลง รายการเปน " เครดต เจาหนการคา" อกดานหนงกจะเปน " เดบต ซอสนคา"

จะสงเกตวาจะไมมขอกำาหนดตายตววาจะตองลงรายการ เดบต กอน สามารถลง รายการทรกอน สวนรายการอกดานหนงกหารายการทจะมาลงใหบญชครบทง

สองดาน• ขายสนคาราคา 1000 บาทมภาษมลคาเพม 7% ( เทากบ 70 บาท) ทงหมดลกคา

จายเปนเงนสด ขอนจะมรายการมากขน ตองมาวเคราะหใหดครบวาไดอะไรบาง อยางแรก ไดเงนสดแนนอน 1000 บาท และเรยกเกบภาษมลคาเพมจากลกคาอก

70 บาท ภาษคณไดรบมา เพราะฉะนน กจะตองเดบต ภาษมลคาเพมอก 70 บาท สวนเหลอกจะเครดตรายการขาย 1070 บาท

วธการเรมตนสำาหรบผใชโปรแกรม EASY-ACC Payroll ระหวางป

วธการตงคาการใชงาน1. สมมตวา ทานเรมใชงานโปรแกรม ณ เดอนมนาคม

อนดบแรกทานตองทำาการปดบญชสนเดอน 2 ครง ให  สถานะของโปรแกรมอย ณ เดอนมนาคม

2.  เพมรหสพนกงาน โดยเรยกรายการ Update > เพมหรอแกไขแฟมพนกงาน

3. เตรยมขอมลรายไดและรายการหกของพนกงานทผานมา ไดแกเงนเดอนคาแรง, ภาษหก ณ ทจาย,เงนประกนสงคม, เงนสะสมกองทนเลยงชพ, รายไดอนๆ ททางกจการนำามาหาคำานวณ ภาษเงนได4. เพอความสะดวกในการบนทกรายการเรมตน ขอแนะนำาใหนำาราย

ไดทกประเภทมาคำานวณรวมภาษ เปนรายการเดยว เพอความสะดวกในการบนทกรายการ5.  เมอไดขอมลตาง ๆ เรยบรอยแลว ใหไปทรายการ Update > เพมหรอแกไขแฟมพนกงาน  ใสรหสพนกงานทตองการ โดยการคลก

ทปม Lookup ( หรอกด F1 เพอคนหารหสกได)

6.  แลวกดปมขอมล หรอกด F3 จอภาพจะปรากฏรายการขอมลขนมา

7.  เลอกรายการ 1. แกไขรายได/รายการหก

8.  แลวทำาการดบเบลคลก หรอกด F5 เขาสรายการ    แกไข จากนนใหเลอนแถบไปทชองรายการ ยอดสะสมป

 ของรายการเงนเดอน จากนนใหนำาเงนไดทคำานวณตาม ขอ 3 มาบนทกลงไปในชองน หรอ ถาตองการแยก

ประเภทของรายได กใหเลอนแถบแสงไปยงชองรายการ เงนไดทตองการ แลวใสจำานวนเงนของเงนไดของ

 พนกงานลงไป เสรจแลวกด ตกลง หรอกด F10

9. ถาตองการบนทกรายการหกของพนกงาน ใหใชวธการเหมอนกบการบนทก เงนได โดยเลอกทรายการหกสะสม เพยงแตรายการหกทเกดขน จะตองแยก

ออกจากกนโดยเดดขาด ไมใหนำามารวมกน ซงรายการหกทมสวนสำาคญก คอ ภาษเงนได / เงนประกนสงคม / เงนสะสมกองทนฯ  ทง 3 รายไดดง

กลาว ใหนำายอดสะสมทไดจายไปแลว มาบนทกลงไปโดยแยกแตละรายการ

สมาชก1. นางสาวเมวด ไกรสนธ541254602052. นางสาวละอองดาว ยงชนน541254602083.นางสาวโสรญา ชเสน541254602214. นางสาวสชาดา สวางผย541254602235. นางสาวอญชล อนลา54125460244

คอมพวเตอรธรกจ บธ. บ 4/3