estructura, integración y alcance en la administración de proyectos

Estructura, Integración y Estructura, Integración y Alcance en la Administración Alcance en la Administración

de Proyectosde Proyectos

Objetivos del Objetivos del

MóduloMódulo Conocer la Conocer la Estructura [Framework][Framework] de la de la Administración de ProyectosAdministración de Proyectos

Identificar y entender los procesos requeridos para

la Integración de los diferentes elementos de un proyecto, y

la administración del la administración del AlcanceAlcance del Proyecto. del Proyecto.

Contenido

ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Introducción Propósito de la Guía (PMBOK-2004) ¿Qué es un proyecto? ¿Qué es la Administración de Proyectos? Estructura del PMBOK Áreas de especialización Contexto de la Administración de Proyectos Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto

NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Procesos de la Administración de Proyectos Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos Interacciones de los procesos

Contenido …cont.

ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

Introducción Procesos de la Integración del Proyecto 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto

(Preliminar) 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto 4.6 Control Integrado de Cambios 4.7 Cerrar Proyecto

Contenido …cont.

ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Introducción Procesos del Alcance del Proyecto Planeación del Alcance [Scope Planning] Definición del Alcance [Scope Definition] Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) [WBS, Work Breakdown Structure] Verificación del Alcance [Scope Verification] Control del Alcance [Scope Control]

BIBLIOGRAFÍA

Contenido …cont.

ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

IntroducciónIntroducción

El El Project Management Body of Project Management Body of Knowledge (PMBOK)Knowledge (PMBOK) es la suma de es la suma de conocimientos con la cual trabaja conocimientos con la cual trabaja la profesión de la Administración la profesión de la Administración de Proyectos.de Proyectos.

Project Management Body of Project Management Body of Knowledge (PMBOK)Knowledge (PMBOK)

El El PMBOKPMBOK identifica y identifica y describe el describe el conjunto de conjunto de conocimientos en conocimientos en Administración de Administración de Proyectos. Proyectos.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont.

Es reconocido como una Es reconocido como una buena práctica y buena práctica y proporciona puntos de vista proporciona puntos de vista generales. generales.

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) … cont.

Promueve un Promueve un lenguaje común lenguaje común para discutir, para discutir, escribir y aplicar la escribir y aplicar la Administración de Administración de Proyectos.Proyectos.

¿Qué es un ¿Qué es un proyecto?proyecto?

Respuesta:Respuesta:

Ejercicio Ejercicio #1#1

¿Qué son las ¿Qué son las operaciones?operaciones?

Respuesta:Respuesta:

¿Qué es la ¿Qué es la Administración de Administración de Proyectos?Proyectos?La Administración de Proyectos es La Administración de Proyectos es

la aplicación de los la aplicación de los conocimientos, conocimientos, habilidades, herramientas y habilidades, herramientas y técnicas, técnicas, a una serie de a una serie de actividades; para cumplir con los actividades; para cumplir con los requerimientos de los proyectos.requerimientos de los proyectos.

¿Qué es la ¿Qué es la Administración de Administración de Proyectos? Proyectos? … cont.… cont.

Involucra la Involucra la aplicación e aplicación e integración integración de los procesos de de los procesos de iniciación, planeación, ejecución, iniciación, planeación, ejecución, monitoreo y control; y de cierre.monitoreo y control; y de cierre.

¿Qué es la Administración de Proyectos? … cont.

Considera aConsidera alas partes involucradas o las partes involucradas o

interesadas [Stakeholders]interesadas [Stakeholders]la Éticala Ética

Procesos de la Administración de Proyectos

Ejercicio #3

Escriba, dentro de los cuadros, los nombres de los Procesos de la Administración de Proyectos

Atributos de los Proyectos

Propósito único Propósito único TemporalTemporalNecesita recursos Necesita recursos

frecuentemente de otras áreas frecuentemente de otras áreas Debe tener un patrocinador Debe tener un patrocinador

principal [Sponsor] y un clienteprincipal [Sponsor] y un cliente Involucra riesgos e incertidumbre Involucra riesgos e incertidumbre

La Triple La Triple RestricciónRestricción

Estructura del PMBOKEstructura del PMBOK

SeccionesSeccionesEstructuraEstructuraNorma para la Administración de Norma para la Administración de

Proyectos de un ProyectoProyectos de un ProyectoÁreas de conocimientoÁreas de conocimiento

Estructura del PMBOK …cont.

Sección I:Sección I: Estructura EstructuraTérminos y visión generalTérminos y visión generalOrganización y ciclo de vida de Organización y ciclo de vida de

los proyectoslos proyectos

Sección II: Sección II: Norma para la Norma para la Administración de Proyectos de un Administración de Proyectos de un ProyectoProyecto

Grupos de procesosGrupos de procesos

Sección III:Sección III: Áreas de conocimiento Áreas de conocimiento24

Áreas de conocimiento

La Gestión de la La Gestión de la Integración del Integración del ProyectoProyecto incluye los procesos y las incluye los procesos y las actividades necesarias paraactividades necesarias paraidentificar, definir, combinar, unificar y identificar, definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y coordinar los distintos procesos y actividades de direcciónactividades de direcciónde proyectos.de proyectos.

Áreas de conocimiento …cont.

La Gestión del La Gestión del Alcance del Proyecto Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyectoasegurar que el proyectoincluya todo el trabajo requerido, y incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requeridosólo el trabajo requerido, para , para completar el proyecto con éxito.completar el proyecto con éxito.

La Gestión del La Gestión del Tiempo del Proyecto Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión dellograr la conclusión delproyecto a tiempo.proyecto a tiempo.

La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en la planificación, estimación, preparación del presupuesto y control de costos para que el proyecto pueda ser completado dentro del presupuesto aprobado.

La Gestión de la Calidad del Proyecto incluye los procesos para determinar la política, los objetivos y las responsabilidades relacionadas la calidad.

La Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto incluye los procesos que organizan y dirigen los miembros del equipo del proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las personas a quienes se han asignado roles y responsabilidades para concluir el proyecto.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final oportuna y apropiada de la información del proyecto.

La Gestión de los Riesgos del Proyecto incluye los procesos relacionados con la planificación, planificación, identificación y análisis de los riesgos;identificación y análisis de los riesgos; las respuestas a los riesgos, y el seguimiento y control de riesgos de un proyecto.

La Gestión de la La Gestión de la ProcuraciónProcuración del Proyecto del Proyecto incluye los procesos para comprar o adquirir los incluye los procesos para comprar o adquirir los productos, servicios o resultados necesarios productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyectofuera del equipo del proyecto para realizar el para realizar el trabajo.trabajo.

Áreas de conocimiento

Áreas de especialización (Expertise)

Enliste 5 áreas de especialización (Expertise) de los gerentes de proyectos

Contexto de la Administración de Proyectos

Programas y su administraciónProgramas y su administraciónPortafoliosPortafolios y su administracióny su administraciónSubproyectosSubproyectosOficina de administración de Oficina de administración de

proyectos (PMO)proyectos (PMO)

Relaciones de los Relaciones de los PortafoliosPortafolios, con los , con los ProgramasProgramas y con los y con los ProyectosProyectos

Es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo.

Oficina de administración de proyectos (PMO)

Ciclo y Organización de la Vida del Proyecto

Ciclo de vida del proyectoCiclo de vida del proyectoPartes involucradas / interesadas Partes involucradas / interesadas

[Stakeholders][Stakeholders] Influencias organizacionalesInfluencias organizacionales

Ciclo de Vida del Proyecto

Stakeholders

Personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto; o cuyos intereses pueden verse afectados o beneficiados como resultado de la ejecución del proyecto.

Influencias Organizacionales

Generalmente, los proyectos son parte de una Generalmente, los proyectos son parte de una organización, la cual es mayor que el proyecto. organización, la cual es mayor que el proyecto.

Algunos ejemplos de organizaciones son: Algunos ejemplos de organizaciones son: las corporaciones, las agencias del gobierno, las corporaciones, las agencias del gobierno, las instituciones de salud, los organismos las instituciones de salud, los organismos internacionales, y las asociaciones internacionales, y las asociaciones profesionales.profesionales.

Estructura Organizacional

Organización funcional

Organización por Proyectos52

Organización matricial débil53

Organización matricial balanceada54

Organización matricial fuerte55

Organización compuesta56

NORMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, conocimientos, habilidades, herramientas y técnicasherramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas.

IniciaciónIniciaciónPlaneaciónPlaneaciónEjecuciónEjecuciónMonitoreo y ControlMonitoreo y ControlCierreCierre

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos

Grupos de Procesos de la Administración de Proyectos … cont.

Límites de los Proyectos

Interacción de Grupos de Procesos

Nivel de Actividad

Inicio TerminaciónTiempo

Proceso de inicio

Proceso de planeación

Proceso de ejecución

Proceso de cierreProceso

de control

ADMINISTRACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL INTEGRACIÓN DEL

PROYECTOPROYECTO66

Estructura de la Administración de la Integración del Proyecto67

La Gestión de la Integración del La Gestión de la Integración del Proyecto incluye los procesos y Proyecto incluye los procesos y actividades necesarios para identificar, actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar definir, combinar, unificar y coordinar los distintos procesos y actividades de los distintos procesos y actividades de la gestión de proyectos.la gestión de proyectos.

Introducción

Incluye características de Incluye características de unificación, consolidación, unificación, consolidación, articulación y acciones de articulación y acciones de integraciónintegración que son que son cruciales para concluir el cruciales para concluir el proyecto.proyecto.

Gestión de la Integración del Proyecto

La integración, en el La integración, en el contexto de la dirección de contexto de la dirección de un proyecto, consiste en un proyecto, consiste en tomar decisionestomar decisiones sobre sobre dónde concentrar recursos dónde concentrar recursos y esfuerzos cada día, y esfuerzos cada día, anticipando las posibles anticipando las posibles polémicas.polémicas.

Integración del Proyecto

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyectodel Proyecto

4.2 Desarrollar el Enunciado del 4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar) Alcance del Proyecto (Preliminar)

4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del 4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del ProyectoProyecto

Procesos de la Integración del Proyecto

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del 4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del ProyectoProyecto

4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo 4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyectodel Proyecto

4.6 Control Integrado de Cambios4.6 Control Integrado de Cambios

4.7 Cerrar Proyecto4.7 Cerrar Proyecto

Procesos de la Integración del Proyecto … cont.

4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Un iniciador o patrocinador, Un iniciador o patrocinador, externo a la organización del externo a la organización del proyecto, a un nivel proyecto, a un nivel apropiado para la apropiado para la financiación del proyecto, financiación del proyecto, emite el acta de constitución emite el acta de constitución del proyecto.del proyecto.

Acta de Constitución del Proyecto

Figura 4-3. Desarrollar el Acta de Constitución Figura 4-3. Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: Entradas, Herramientas y del Proyecto: Entradas, Herramientas y

Técnicas, y SalidasTécnicas, y Salidas

ContratoContrato (cuando corresponda) es (cuando corresponda) es una entrada si el proyecto se realiza una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo. para un cliente externo. El enunciado del trabajo (SOW)El enunciado del trabajo (SOW) es es una descripción narrativa de los una descripción narrativa de los productos o servicios que deben ser productos o servicios que deben ser suministrados por el proyecto. suministrados por el proyecto.

Entradas

Factores Ambientales de Factores Ambientales de la Empresala Empresa

Entradas

Cultura y estructura de la organización o Cultura y estructura de la organización o empresaempresa Normas gubernamentales o industrialesNormas gubernamentales o industriales Bases de datos comercialesBases de datos comerciales Sistemas de información de la gestión de Sistemas de información de la gestión de proyectosproyectos

Activos de los Procesos de la Activos de los Procesos de la Organización Organización

Procesos y procedimientos de la Procesos y procedimientos de la organización. organización.

Base de conocimiento corporativa Base de conocimiento corporativa de la organización para almacenar y de la organización para almacenar y recuperar información.recuperar información.

Entradas

Métodos de Selección de ProyectosMétodos de Selección de Proyectos

Herramientas y Técnicas

Métodos de medición de beneficios, que Métodos de medición de beneficios, que son enfoques comparativos, modelos de son enfoques comparativos, modelos de calificación, contribución de beneficios o calificación, contribución de beneficios o modelos económicos. modelos económicos. Modelos matemáticos que usan Modelos matemáticos que usan algoritmos de programación lineal, no lineal, algoritmos de programación lineal, no lineal, dinámica, entera o de objetivos múltiples. dinámica, entera o de objetivos múltiples.

Metodología de Dirección Metodología de Dirección de Proyectos de Proyectos

Define un conjunto de Grupos Define un conjunto de Grupos de Procesos de Dirección de de Procesos de Dirección de Proyectos, sus procesos Proyectos, sus procesos relacionados y las funciones de relacionados y las funciones de control relacionadas; que se control relacionadas; que se consolidan y combinan en un consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. todo funcional y unificado.

Sistema de Información de la Gestión de Sistema de Información de la Gestión de Proyectos (PMIS)Proyectos (PMIS) Conjunto de herramientas disponibles Conjunto de herramientas disponibles dentro de la organización e integradas en dentro de la organización e integradas en un sistema. un sistema. Sirve para respaldar la generación de un Sirve para respaldar la generación de un acta de constitución del proyecto, facilitar la acta de constitución del proyecto, facilitar la retroalimentación a medida que se refina el retroalimentación a medida que se refina el documento, controlar los cambios en el documento, controlar los cambios en el acta de constitución del proyecto y publicar acta de constitución del proyecto y publicar el documento aprobado.el documento aprobado.

Juicio de Expertos Juicio de Expertos

Juicio que se brinda sobre la base Juicio que se brinda sobre la base de la de la experiencia en un área de experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria u otrasdisciplina, industria u otras; según ; según resulte apropiado para la actividad resulte apropiado para la actividad que se está llevando a cabo.que se está llevando a cabo.

Acta de Constitución del ProyectoActa de Constitución del Proyecto

Documento que autoriza formalmente Documento que autoriza formalmente un proyecto.un proyecto. Confiere al director del proyecto la Confiere al director del proyecto la autoridad para autoridad para aplicar recursos de la aplicar recursos de la organizaciónorganización a las actividades del a las actividades del proyecto.proyecto.

Salidas

4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)

El enunciado del Alcance del Proyecto incluye:

Objetivos del proyecto y del producto Objetivos del proyecto y del producto Requisitos y características del Requisitos y características del producto o servicio producto o servicio Criterios de aceptación del producto Criterios de aceptación del producto Límites del proyecto Límites del proyecto Requisitos y productos entregables Requisitos y productos entregables del proyecto del proyecto

El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont.

Restricciones del proyecto Restricciones del proyecto Suposiciones del proyecto Suposiciones del proyecto Organización inicial del proyecto Organización inicial del proyecto Riesgos definidos al inicioRiesgos definidos al inicio Hitos del cronograma Hitos del cronograma

El enunciado del Alcance del Proyecto incluye: … cont.

EDT (WBS) inicial EDT (WBS) inicial Estimación de costos de orden de Estimación de costos de orden de magnitudmagnitud Requisitos de gestión de la Requisitos de gestión de la configuración del proyectoconfiguración del proyecto Requisitos de aprobaciónRequisitos de aprobación

Figura 4-4. Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): Entradas, Herramientas y Salidas

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto

Incluye las acciones necesarias Incluye las acciones necesarias para para definir, integrar y coordinar definir, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios en todos los planes subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.un plan de gestión del proyecto.

Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto … cont.

Este proceso da como resultado un Este proceso da como resultado un plan de gestión del proyecto que se plan de gestión del proyecto que se actualiza y revisa a través del proceso actualiza y revisa a través del proceso Control Integrado de Cambios. El plan Control Integrado de Cambios. El plan de gestión del proyecto define cómo de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto.se cierra el proyecto.

Figura 4-5. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y salidas

El sistema de El sistema de gestión de la gestión de la configuraciónconfiguración es un subsistema del es un subsistema del sistema de información de la gestión sistema de información de la gestión de proyectos general. Incluye el de proyectos general. Incluye el proceso para presentar los cambios proceso para presentar los cambios propuestospropuestos

PMIS … cont.

El sistema de El sistema de control de cambioscontrol de cambios es un conjunto de procedimientos es un conjunto de procedimientos formales documentados que definen formales documentados que definen cómo se controlan, se cambian y se cómo se controlan, se cambian y se aprueban los productos entregables aprueban los productos entregables y la y la documentación del proyecto. Es un documentación del proyecto. Es un subsistema del sistema de gestión de subsistema del sistema de gestión de

la configuración.la configuración.

Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto

Requiere que el director del Requiere que el director del proyecto y el equipo del proyecto proyecto y el equipo del proyecto realicen varias acciones para ejecutar realicen varias acciones para ejecutar el plan de gestión del proyecto y el plan de gestión del proyecto y cumplir con el trabajo definido en el cumplir con el trabajo definido en el enunciado del alcance del proyecto. enunciado del alcance del proyecto.

4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto … cont.

Requiere la implantación de: Requiere la implantación de: Acciones correctivas Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones preventivas Solicitudes de reparación de Solicitudes de reparación de defectosdefectos

Figura 4-6. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Entregables (Deliverables)

Información sobre el Rendimiento del Trabajo

4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto

Figura 4-7. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gestión del Valor Ganado

Mide el rendimiento del proyecto a Mide el rendimiento del proyecto a medida que avanza desde la iniciación medida que avanza desde la iniciación del proyecto hasta el cierre del del proyecto hasta el cierre del proyecto. proyecto. Proporciona un medio para hacer una Proporciona un medio para hacer una proyección del rendimiento futuro sobre proyección del rendimiento futuro sobre la base del rendimiento pasado.la base del rendimiento pasado.

4.6 Control Integrado de Cambios

Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades:

Identificar un cambio que debe Identificar un cambio que debe producirse o que ya se ha producido. producirse o que ya se ha producido. Influir sobre los factores que podrían Influir sobre los factores que podrían sortear el control integrado de cambios, sortear el control integrado de cambios, de forma que solamente se implementen de forma que solamente se implementen los cambios aprobados. los cambios aprobados. Revisar y aprobar los cambios Revisar y aprobar los cambios solicitados.solicitados.

Incluye:Incluye: … … cont.cont.

Gestionar los cambios aprobados Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan, cuando y a medida que se produzcan, mediante la regulación del flujo de mediante la regulación del flujo de cambios solicitados.cambios solicitados.

Mantener la integridad de las líneas base Mantener la integridad de las líneas base habilitando sólo los cambios aprobados habilitando sólo los cambios aprobados para su incorporación dentro de los para su incorporación dentro de los productos o servicios del proyecto. productos o servicios del proyecto. Mantener actualizada la documentación Mantener actualizada la documentación de configuración.de configuración.

Incluye las siguientes actividades:Incluye las siguientes actividades: … … cont.cont.

Revisar y aprobar todas las acciones Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas correctivas y preventivas recomendadas.recomendadas.

Controlar y actualizar los requisitos Controlar y actualizar los requisitos del alcance, costo, presupuesto, del alcance, costo, presupuesto, cronograma y calidad; basándose en cronograma y calidad; basándose en los cambios aprobados, mediante la los cambios aprobados, mediante la coordinación de cambios durante todo coordinación de cambios durante todo el proyecto.el proyecto.

Documentar el impacto total de los Documentar el impacto total de los cambios solicitados. cambios solicitados. Validar la reparación de defectos. Validar la reparación de defectos. Controlar la calidad del proyecto Controlar la calidad del proyecto según las normassegún las normas

Algunas de las actividades de gestión de Algunas de las actividades de gestión de la configuración incluidas en el proceso la configuración incluidas en el proceso de control integrado de cambios son:de control integrado de cambios son:

Identificación de la Configuración. Identificación de la Configuración. Contabilidad del Estado de la Contabilidad del Estado de la Configuración. Configuración. Verificación y Auditoría de la Verificación y Auditoría de la Configuración. Configuración.

Figura 4-8. Control Integrado de Cambios: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Se desarrollan dos procedimientos para Se desarrollan dos procedimientos para establecer las interacciones necesarias establecer las interacciones necesarias para realizar las actividades de cierre a lo para realizar las actividades de cierre a lo largo de todo el proyecto o de una fase del largo de todo el proyecto o de una fase del proyecto: proyecto:

Procedimiento de Cierre AdministrativoProcedimiento de Cierre Administrativo Procedimiento de Cierre del ContratoProcedimiento de Cierre del Contrato

Proceso: Control Integrado de CambiosProceso: Control Integrado de Cambios117

4.7 Cerrar Proyecto

Procedimiento de Cierre AdministrativoEste procedimiento describe en detalle Este procedimiento describe en detalle

todas las actividades, interacciones, todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades relacionados roles y responsabilidades relacionados con los miembros del equipo del con los miembros del equipo del proyecto y de los demás interesados proyecto y de los demás interesados involucrados en la ejecución del involucrados en la ejecución del procedimiento de cierre administrativo procedimiento de cierre administrativo del proyecto.del proyecto.

Cierre Administrativo

Se realiza cuando el proyecto terminaSe realiza cuando el proyecto terminaTambién puede realizarse cuando el También puede realizarse cuando el proyecto se suspende antes de proyecto se suspende antes de completar los entregables, o incluso para completar los entregables, o incluso para finalizar alguna de sus fasesfinalizar alguna de sus fases

Diferencias Cierre Administrativo y Cierre de Contratos

Todos los contratos SIEMPRE deben Todos los contratos SIEMPRE deben cerrarse antes que el proyecto.cerrarse antes que el proyecto. Al finalizar cada contrato, el Director del Al finalizar cada contrato, el Director del Proyecto debe realizar una auditoria de las Proyecto debe realizar una auditoria de las adquisiciones, cerrar administrativamente adquisiciones, cerrar administrativamente cada contrato y después cerrar cada contrato y después cerrar administrativamente el proyecto cuando administrativamente el proyecto cuando TODO el proyecto esté completadoTODO el proyecto esté completado

Procedimiento de Cierre del Contrato

Incluye todas las actividades e Incluye todas las actividades e interacciones requeridas para establecer interacciones requeridas para establecer y cerrar todo acuerdo contractual y cerrar todo acuerdo contractual establecido para el proyectoestablecido para el proyecto Y para definir aquellas actividades Y para definir aquellas actividades relacionadas que respaldan el cierre relacionadas que respaldan el cierre administrativo formal del proyectoadministrativo formal del proyecto

Cierre del Contrato

Todos los proyectos deben cumplir Todos los proyectos deben cumplir con este proceso.con este proceso. No importan las circunstancias por las No importan las circunstancias por las que se haya detenido, o que el proyecto que se haya detenido, o que el proyecto esté terminado.esté terminado. Si el proyecto involucraba contratos, Si el proyecto involucraba contratos, éstos deben cerrarse antes del cierre éstos deben cerrarse antes del cierre administrativoadministrativo

ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTOALCANCE DEL PROYECTO

Introducción La Administración del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto satisfactoriamente.

Se relaciona principalmente con la definición y el control de lo que está y lo que no está incluido en el proyecto.

Procesos del Alcance del Proyecto

Project Scope Management

Planificación del Alcance del ProyectoPlanificación del Alcance del Proyecto[5.1 Scope[5.1 Scope Planning] Planning]

Planificación del Alcance del ProyectoPlanificación del Alcance del Proyecto

Planificación del Alcance del Proyecto[5.1 Scope[5.1 Scope Planning] Planning]

Consiste en crear un plan de gestión del Consiste en crear un plan de gestión del alcance del proyecto que refleje cómo se alcance del proyecto que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto. del proyecto.

Incluye la creación y definición de la Incluye la creación y definición de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). [Work Breakdown Structure (WBS)][Work Breakdown Structure (WBS)]

[5.1 Scope Planning]

.1 Inputs .1 Enterprise environmental factors

.1 Inputs .2 Organizational process assets

.1 Inputs .3 Project charter

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

.1 .1 InputsInputs .4 Preliminary project scope statement.4 Preliminary project scope statement

Desarrollar el Enunciado del Alcance Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar)del Proyecto (Preliminar)

Proceso de desarrollar un enunciado del alcance del proyecto, de carácter preliminar,de carácter preliminar, que ofrezca una descripción del alcance de alto nivel.

.1 .1 InputsInputs .5 Project Management plan.5 Project Management plan

PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTOPLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO

Documento formalmente aprobado que define cómo se ejecuta, supervisa y controla un proyecto.

Puede ser resumido o detallado y estar compuesto por uno o más planes de gestión subsidiarios y otros documentos de planificación

.2 Tools and Techniques .2 Tools and Techniques .1 Expert Judgment.1 Expert Judgment

JUICIO DE EXPERTOS

.2 Tools and Techniques .2 Tools and Techniques .2 Templates, forms, standards.2 Templates, forms, standards

PLANTILLAPLANTILLA Un documento parcialmente completo en un formato predefinido, que proporciona una estructura definida para recopilar, organizar y presentar información y datos. Las plantillas suelen basarse en documentos creados durante proyectos anteriores. Y pueden reducir el esfuerzo necesario para realizar un trabajo y aumentar la consistencia de los resultados.

.3 Outputs .3 Outputs

.1 Project Scope Management plan.1 Project Scope Management plan

Plan de Gestión del Alcance del Proyecto Documento que describe cómo se definirá, desarrollará y verificará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo.

Sirve de guía para saber cómo el equipo de dirección del proyecto gestionará y controlará el alcance del proyecto. Es un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto o una parte de él.

[5.2 Scope[5.2 Scope Definition] Definition]

Definición del Alcance del Proyecto

144Definición del Alcance del Proyecto

[5.2 Scope[5.2 Scope Definition] Definition]

La La definición del enunciado del definición del enunciado del alcancealcance es una componente clave para el es una componente clave para el éxito del proyecto.éxito del proyecto. Durante la planificación, se define y se Durante la planificación, se define y se describe con mayor detalle, debido a que describe con mayor detalle, debido a que se cuenta con mayor información relativa al se cuenta con mayor información relativa al proyecto.proyecto.

Definición del Alcance del Proyecto

Definición del Alcance del Proyecto …cont.

Las necesidades, deseos y expectativas Las necesidades, deseos y expectativas de los “Stakeholders” se analizan en este de los “Stakeholders” se analizan en este proceso y se traducen a requerimientos.proceso y se traducen a requerimientos. El equipo del proyecto y otros El equipo del proyecto y otros “Stakeholders”, con conocimiento adicional, “Stakeholders”, con conocimiento adicional, pueden preparar y realizar el análisis de pueden preparar y realizar el análisis de restricciones y suposiciones para asegurar restricciones y suposiciones para asegurar que estén completas. que estén completas.

Definición del AlcanceDefinición del AlcanceEntradas1.Activos de los procesos de la organización2.Acta de constitución del proyecto3.Enunciado del alcance del proyecto preliminar4.Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 5.Solicitudes de cambio aprobadas

Definición del AlcanceDefinición del AlcanceHerramientas y Técnicas1.Análisis del producto2.Identificación de alternativas3.Juicio de expertos4.Análisis de los interesados [Stakeholders]

Definición del AlcanceDefinición del Alcance

SalidasSalidas1.Enunciado del Alcance del Proyecto2.Cambios solicitados3.Juicio de expertos4.Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)

Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

[ 5.3 Create WBS (Work Breakdown Structure) ][ 5.3 Create WBS (Work Breakdown Structure) ]

Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

WBS (Work Breakdown Structure)WBS (Work Breakdown Structure)Crear Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)

La WBS es una La WBS es una descomposición descomposición jerárquica, orientada a jerárquica, orientada a los entregables del los entregables del proyecto, de los trabajos proyecto, de los trabajos que ejecutará el equipo que ejecutará el equipo de trabajo para crear los de trabajo para crear los productos requeridos. productos requeridos.

La WBS organiza y define La WBS organiza y define el alcance total del proyecto, el alcance total del proyecto, mediante la mediante la subdivisión del subdivisión del trabajotrabajo en piezas más en piezas más pequeñas y manejables. pequeñas y manejables. En cada nivel inferior de la En cada nivel inferior de la estructura se tiene un estructura se tiene un incremento en el detalleincremento en el detalle de de los trabajos del proyecto. los trabajos del proyecto.

A los trabajos incluidos en el nivel más bajo de la WBS se les denomina paquetes de trabajo [work packages]; los cuales pueden ser programados, estimados sus costos, monitoreados y supervisados.

1.0 Concept1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements1.2 Define Requirements

1.2.1 Define user requirements1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner 1.2.4 Define server owner

requirementsrequirements1.3 Define specific functionality1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management 1.4 Define risks and risk management

approachapproach1.5 Develop project plan1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team1.6 Brief Web development team

2.0 Web Site Design2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development3.0 Web Site Development4.0 Roll Out4.0 Roll Out5.0 Support5.0 Support

WBS in Tabular Form

Basic Principles for Creating WBSs*1. A unit of work should appear at only one place in the WBS.2. The work content of a WBS item is the sum of the WBS items

below it.3. A WBS item is the responsibility of only one individual, even

though many people may be working on it.4. The WBS must be consistent with the way in which work is

actually going to be performed; it should serve the project team first and other purposes only if practical.

5. Project team members should be involved in developing the WBS to ensure consistency and buy-in.

6. Each WBS item must be documented to ensure accurate understanding of the scope of work included and not included in that item.

7. The WBS must be a flexible tool to accommodate inevitable changes while properly maintaining control of the work content in the project according to the scope statement.

*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

.1 Inputs.1 Inputs .1 Organizational process assets.1 Organizational process assets .2 .2 Project Scope statementProject Scope statement .3 .3 Project Scope Management Project Scope Management planplan .4 Approved change requests.4 Approved change requests.2 Tools & Techniques.2 Tools & Techniques .1 WBS templates.1 WBS templates .2 .2 DecompositionDecomposition

.3 Outputs.3 Outputs .1 Project .1 Project ScopeScope statement statement (updates)(updates) .2 Work breakdown structure.2 Work breakdown structure .3 WBS dictionary.3 WBS dictionary .4 Scope Baseline.4 Scope Baseline .5 Project scope management .5 Project scope management plan (updates)plan (updates) .4 Requested changes.4 Requested changes

Diccionario de la Estructura Diccionario de la Estructura Desglose del Trabajo (EDT / WBS)Desglose del Trabajo (EDT / WBS)

El diccionario de la EDT / WBS El diccionario de la EDT / WBS incluye una breve incluye una breve definición del definición del alcance o enunciado del trabajo,alcance o enunciado del trabajo, productos entregables definidos, una productos entregables definidos, una lista de actividades asociadas y una lista de actividades asociadas y una lista de hitos.lista de hitos.

EjemploEjemplo DICCIONARIO WBSDICCIONARIO WBS ( Descripción de la Actividad )

Nombre de Proyecto___________

Actividad No._____

Fecha_______

Persona Asignada__________

Descripción de la Actividad ( Que trabajo es autorizado )

Objetivos Cuantificados

Descripción del Producto (¿Cuál es el resultado final de la actividad o el paquete de trabajo? )

Criterio de Aceptación ( ¿Cómo el miembro del equipo será capaz de revisar su propio trabajo? )

Entregables

Suposiciones

Recursos Asignados

Duración

Interdependencias: Antes de la actividad___________________ Después de la Actividad________________

Aprobado por: Administrador de Proyecto___________________________________Fecha:______________

Línea Base [Scope baseline]Línea Base [Scope baseline] Plan de fases de tiempo aprobado.o Para un proyecto: una componente de la estructura de desglose del trabajo, un paquete de trabajo o una actividad del cronograma.

Incluye el alcance del proyecto, el costo y el cronograma.

[ 5.4 Scope Verification ][ 5.4 Scope Verification ]

Verificación del AlcanceVerificación del Alcance

Verificación del AlcanceVerificación del Alcance [Scope Verification][Scope Verification]

La verificación del alcance La verificación del alcance es el proceso por medio del es el proceso por medio del cual se obtiene la aceptación cual se obtiene la aceptación formal de los “Stakeholders” formal de los “Stakeholders” acerca del alcance acerca del alcance completado del proyecto y de completado del proyecto y de sus entregables asociados.sus entregables asociados.

Se orienta a la aceptación Se orienta a la aceptación de los entregables. de los entregables. El control de calidad se El control de calidad se enfoca al cumplimiento de enfoca al cumplimiento de los requerimientos los requerimientos especificados para los especificados para los entregables.entregables.

Verificación del AlcanceVerificación del Alcance [Scope Verification][Scope Verification]

[ 5.5 Scope Control ][ 5.5 Scope Control ]Control del AlcanceControl del Alcance

Control del AlcanceControl del Alcance

Control del Alcance [Scope Control ]Control del Alcance [Scope Control ]

Se refiere al análisis de los factores que generaron cambios en el alcance del proyecto y a controlar el impacto de estos cambios.

Control Integrado de CambiosControl Integrado de Cambios 173

Sistema de Gestión de la Configuración Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System][Configuration Management System]

Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Sistema de Gestión de la Configuración [Configuration Management System]Management System]Conjunto de procedimientos formalmente documentados que se utilizan para implementar la dirección y supervisión técnica y administrativa para:

identificar y documentar las características funcionales y físicas de un producto, resultado, servicio o componente; controlar cambios a dichas características; registrar e informar cada cambio y su estado de implantación.

Bibliografía

Kerzner, Harold (2005), “Project Management – A systems approach to planning, scheduling, and controlling”, 9th Edition, John Wiley and Sons, New York.

Newell, Michael (2002), “Preparing for the Project Management Professional (PMP®) Certificaction Exam”, Second Edition, American Management Association, New York.

Project Management Institute (2004), “A guide to the project management body of knowledge (PMBOK ® guide)”, Third Edition, Newton Square, Pennsylvania USA.

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