how to write application report (part 1 of 4)

พนเอก มารวย สงทานนทร

11 มนาคม 2557

เปาหมาย : บคลากรทสนใจในการเขยนรายงานแบบ Baldrige

ลกษณะการอบรม : การอบรมเชงปฏบตการ

ระยะเวลา : 3.5 วน

สรางทกษะการเขยนรายงานของผสมคร

สรางองคความร เกณฑ Baldrige ป 2014 เพอใชในการ

ประเมน และพฒนาตนเอง

สรางทกษะ ในการเขยนผลการประเมน

ความเขาใจในเกณฑ

ระบและรางจดแขง (Strengths)

ระบและรางโอกาสพฒนา (Opportunities for Improvement)

ระบและรางในการใหคะแนนแตละหวขอ (Items)

การเขยนรายงานผสมคร

ยกราง โครงสรางองคกร (Organizational Profile)

การเขยนรปหรอตาราง และการอธบายกระบวนการส าคญ

แนวทางการตอบค าถามของเกณฑ Baldrige

การประเมน

ขนตอนวธการตรวจประเมน:

▪ จดท า Key Factors Worksheet

▪ รางขอคดเหนทเปนจดแขง

▪ รางขอคดเหนทเปนโอกาสพฒนา

▪ การใหคะแนนโดยใช Baldrige Scoring guidelines

การใชโทรศพท

การฝากขอความ

การเขาหองน า

อาหารและเครองดม

เวลาเรมและเลก

การบานลวงหนา

การบานหลงการสมมนาในแตละวน

ค าถาม ???

เคารพความเหนผอน

ทกค าถามเปนค าถามทด

สงทพดในหองคงอยไวในหอง

กลบจากพกเบรคตรงเวลา

ท างานเตมทและมความสนกสนาน

สมาชกกลมเหนตางกนได

ฟงอยางเปดใจ

มการแลกเปลยนเรยนรประสบการณ

มอะไรอก?

เพอทดสอบความรกอนการอบรม

จะไมแจงผลคะแนน

ไมตองเขยนชอ

ม 25 ค าถาม (ตอบตามความเขาใจหรอเดากได)

ไมมการลงโทษ (เพอดประสทธผลการอบรม)

ใหเวลา 10 นาท (ไมควรถามหรอลอกกน)

เวลา 5 นาท

เลอกคห ถามสงเหลาน

ชอ

ทท างาน

ประสบการณเกยวกบเกณฑ Baldrige

สงทคนอนยงไมรเกยวกบเขา/เธอ

แนะน าคหของคณใหคนอนไดรบทราบ

ใหเวลาน าเสนอคนละ 1 นาท

การบานลวงหนา

อานเกณฑ Baldrige ปลาสด

ศกษาดวยตนเอง

แนวทางการประเมน

Process Items

Results Items

ราง Key Factors และ Organizational Profile

รายงานของผสมครของหนวยตนเอง (ถาม)

หวขอในวนแรก

ศกษาเกณฑ

ทบทวน Key Factors Worksheet

ทนทวน Organizational Profile

ทบทวน ADLI, LeTCI และการเขยนรายงานผสมคร

แบบฝกหด

สรางรป/ตาราง และตอบค าถาม (Categories 1, 2, 3)

หวขอวนทสอง

สรางรป/ตาราง และตอบค าถาม (Categories 4, 5, 6)

หาผลลพธ ทตองแสดง

การสรางกราฟผลลพธ

เขยนค าอธบายกราฟ

หวขอวนทสาม

ทบทวนการเรยนรของวนทหนงและสอง

การประเมน:

▪ มตกระบวนการ: ADLI

▪ มตของผลลพธ: LeTCI

แผนการท ารายงาน

ทดสอบหลงการอบรม

หวขอวนทสาม (ตอ) การวเคราะห

Key Factors Worksheet

ขอคดเหนทเปนจดแขง

ขอคดเหนทเปนโอกาสพฒนา

หวขอวนทส

ขอคดเหนผลลพธทเปนจดแขง

ขอคดเหนผลลพธทเปนโอกาสพฒนา

แนวทางการใหคะแนนกระบวนการและผลลพธ

ปดการอบรม

ในหลกสตรน เราจะเรยนรจากการปฏบต

Key Factors Worksheet

รป/ตาราง กระบวนการทส าคญ การเสนอขอมลตางๆ

กราฟ ของผลลพธ

การตอบเกณฑทเชอมโยงกบ Key Factors กระบวนการ

ส าคญ รป/ตาราง ไปยงหวขออนๆ แลวโยงถงผลลพธ

เราไมตองการความสมบรณแบบ

รางคราว ๆ

ระบชอ และใหตวเลขรป

เปาประสงคการอบรมคอความเขาใจในหลกการ ทดลองท า

มการเรยนร เมอกลบถงหนวย จงคอยท าตามบรบททเปน

จรงอยางสมบรณอกครงหนง

1. ศกษาเกณฑ

2. สราง Key Factors Worksheet

3. จดท า Organizational Profile รวมกบทมเขยน

4. รางกระบวนการส าคญ พรอมรป/ตาราง

5. ระบ รปท x.x-x. ใหทมเขยน

6. โยงผลลพธทควรแสดงเพอตอบเกณฑ

เขยนรายงานทเปน Approach กบ Deployment และด

Learning กบ Integration ดวย

7. สรางกราฟผลลพธและระบ รปท x.x-x

8. รางค าบรรยายผลลพธ

9. รวมเลม

10. ทบทวนทงเลม

11. ไดการยอมรบจากทมน า

12. สงสมครตามกระบวนการและเวลาทก าหนด

ศกษาเกณฑไปพรอมกน

หนาท 8 แสดงภาพรวม

หนาท 11 หวขอตาง ๆ และคะแนน

หนาท 13 – 18 Organizational Profile

หนาท 19 – 60 เกณฑสความเปนเลศ

หนาท 61 – 65 การปรบปรงเกณฑ

หนาท 66 – 73 แนวทางการตอบ

▪ ค าถามอยางไร “How”

▪ ค าถามอะไรบาง “What”

หนาท 74 – 111 ค าอธบายหวขอ

หนาท 112 – 122 หลกการและแนวคด

▪ Visionary Leadership

▪ Customer-Driven Excellence

▪ Organizational and Personal Learning

▪ Valuing Workforce Members and Partners

▪ Agility

▪ Focus on the Future

▪ Managing for Innovation

▪ Managing by Fact

▪ Societal Responsibility

▪ Focus on Results and Creating Value

▪ Systems Perspective

หนาท 123 – 145 ค าอธบายศพท

หนาท 146 – 157 แนวทางการให

คะแนน

เรมดวย Organizational Profile เปนขอ ๆ

ใชประโยชนในการสรางกระบวนการส าคญ รป/ตาราง

ถาเปนไปได ใหผน าหนวยรบรองกอนท ารายงานหวขอตาง ๆ

ถายงไมม ใหชวยกนรางระหวางพกเบรค หรอรบประทาน

อาหาร หรอตอนกลางคน

Organizational Profile เปนพ นฐานในการประเมนองค

เฉพาะรายเทยบกบเกณฑ

ผน าองคกรตองรบทราบและรบรองกอนท ารายงาน

1. ลกษณะองคกร

ก.สภาพแวดลอมขององคกร

ข.ความสมพนธระดบองคกร

2. สภาวการณขององคกร

ก.สภาพแวดลอมดานการแขงขน

ข.บรบทเชงกลยทธ

ค.ระบบการปรบปรงการด าเนนการ

ค าถามทควรถามมอกหรอไม?

แบบฝกหด เวลา 30 นาท

ทบทวนค าถาม Organizational Profile

ทบทวนรปแบบการตอบ

ทบทวน Key Factors Worksheet/Organizational

Profile

การตอบเปนอยางไร ?

มขอมลรองรบหรอไม ?

ผน าเหนพองหรอไม ?

Approach (A) refers to the methods used by an organization

to address Baldrige Criteria. Approach includes the

appropriateness of the methods to the Item requirements and

the effectiveness of their use

Deployment (D) refers to the extent to which an approach is

applied in addressing the requirements of a Baldrige Criteria

Item. Deployment is evaluated on the basis of the breadth

and depth of application of the approach to relevant work

units throughout the organization

Learning (L) refers to new knowledge or skills acquired

through evaluation, study, experience, and innovation. There

are two distinct kinds of learning: organizational and

personal

Integration (I) refers to harmonization of plans, processes,

information, resource decisions, actions, results, and

analyses to support key organization-wide goals. A higher

level of thinking than alignment

Levels (Le) refers to numerical information that places or

positions an organization’s results and performance on a

meaningful measurement scale. Performance levels permit

evaluation relative to past performance, projections, goals,

and appropriate comparisons

Trends (T) refers to numerical information that shows the

direction and rate of change for an organization’s results. A

minimum of three historical (not projected) data points is

generally needed to begin to ascertain a trend. More data

points may be needed to define a statistically valid trend

Comparisons (C) refer to performance relative to appropriate

competitors, industry comparisons and/or benchmarks

(within the industry or outside)

Integration (I) refers to the extent to which results are

linked to areas that the applicant has indicated as important,

either in the Organizational Profile or in response to Criteria

questions in Categories 1 through 6

Performance Projections are not a key scoring factor but are

included in the scoring guidelines

Performance Projections refer to estimates of future

performance. Projections may be inferred from past

performance, may be based on competitors’ or similar

organizations’ performance that must be met or exceeded,

may be predicted based on changes in a dynamic

environment, or may be goals for future performance.

ในการเขยนรายงานของผสมครนน รป/ตาราง เปนตว

ชวยในการอธบายกระบวนการทส าคญในการตอบ

ค าถามตางๆ ของเกณฑ

ดงนนการเรมทรปภาพหรอตารางเปนจดเรมตนทด

แบบส าเรจรปทน ามาใชในการฝกคราวน ใชประโยชน

ไดจรง ในการตอบค าถามของหวขอตาง ๆ

หวขอ 1.1 Senior Leadership

Fig. 1.1-1 Leadership System

Fig. 1.1-2 Key Communication Methods for workforce, customers,

suppliers, and partners

Fig. 1.1-3 Management Reviews of Performance

หวขอ 1.2 Governance and Social Responsibilities

Fig. 1.2-1 Key Aspects of Governance System

Fig. 1.2-2 Evaluating and Improving Leadership Performance

Fig. 1.2-3 Promoting Legal and Ethical Behavior

Fig. 1.2-4 Selection of Key Communities

หวขอ 2.1 Strategy Development

Fig. 2.1-1 Strategic and Action Planning Processes

Fig. 2.1-2 Key Planning Factors

Fig. 2.1-3 Strategic Objectives, Measures, and Timetable

Fig. 2.1-4 Objectives, Challenges, and Advantages

หวขอ 2.2 Strategy Implementation

Fig. 2.2-1 Key Short- and Longer-Term Action Plans

หวขอ 3.1 Voice of the Customer

Fig. 3.1-1 Listen and Learn Methods

Fig. 3.1-2 Customer Complaint Management Process

Fig. 3.1-3 Customer Satisfaction, Engagement, and

Dissatisfaction

หวขอ 3.2 Customer Engagement

Fig. 3.2-1 Identifying and Innovating Product and Service

Offerings

Fig. 3.2-2 Customer Access Mechanisms

หวขอ 4.1 Measurement, Analysis, and Improvement of Organizational

Performance

Fig 4.1-1 Selecting, Collecting, and Analyzing Measures

Fig 4.1-2 Selecting Comparative Data

Fig 4.1-3 Key Organizational Measures to Support Decision-Making

หวขอ 4.2 Knowledge Management, Information, and Information Technology

Fig 4.2-1 Managing Organizational Knowledge

Fig 4.2-2 Keeping Data and Information Reliable, Timely, and Secure

หวขอ 5.1 Workforce Environment

Fig. 5.1-1 Recruit, Hire, Place, and Retain New Staff

Fig 5.1-2 Workplace Environmental Factors

Fig 5.1-3 Workforce Support Through Policies, Services, and Benefits

หวขอ 5.2 Workforce Engagement

Fig 5.2-1 Determining Key Factors that Affect Engagement

Fig 5.2-2 Performance Management Systems to Support High Performance

and Engagement

Fig 5.2-3 Key Factors in Assessing Learning and Development

หวขอ 6.1 Work Processes

Fig. 6.1-1 Key Work Processes

Fig. 6.1-2 In-process Measures for Managing Processes

on a Daily Basis

หวขอ 6.2 Operational Effectiveness

Fig. 6.2-1 Designing and Improving Processes

อะไรคอความแตกตางของกระบวนการและระบบ ?

เมอเราเขยนรายงานเราตองการอธบายอะไร ?

หนาท/เจตจ านงค

กระบวนการ

ระบบ

ค าตอบ : อธบายสงทองคกรท า ไมวาจะเปนหนาท

เจตจ านงค กระบวนการ หรอระบบ ควรแสดงใหเหนวา

ทกสงดงกลาวไปดวยกนไดด ท าใหตอบสนองความ

ตองการของลกคาไดดขน พฒนาผลงาน ท าไดตาม

เปาหมายทงระยะสนและระยะยาว โดยมการเชอมโยง

หนาท เจตจ านงค และกระบวนการ ตาง ๆ อยางเปน

ระบบ

ตวอยางการพฒนากระบวนการ

อะไรคอ Cause and Effect Diagram?

เครองมอนเรยกวาอะไร ?

หนาตาเปนอยางไร ?

ชอเฉพาะเครองมอนคออะไร ?

เราสามารถ เพม ลด เบลยน ชอไดหรอไม ?

People Equipment Procedures

Measurements Customer Materials

Desired

Outcome

Process view – improvement tool

Define these areas at each key

process activity

Brainstorm possible causes of

errors at each key bone/stem

Identify likely causes of errors

Measure likely causes

Identify and minimize/resolve

cause/source or poor quality

Make the fix a part of the

improved process

System view – dominance, control,

integration

Each bone/stem represents multiple

processes

Processes can be within processes or

interacting with other processes at

multiple points within a system

Understanding processes and the

interrelationships enables

Identification and control of dominate

factors impacting outcome variation

Integration of processes to achieve

higher levels of efficiency and

effectiveness

ขนตอนการอธบายระบบ

ระบชอทกระบวนการส าคญน

อธบายกระบวนการ – อาจตองใช flow chart

อธบายความสมพนธของกระบวนการดงกลาว

อธบายตววดผล การพฒนา และผลลพธ

หวขอ 1.1ก (1) ผน ามการก าหนดคานยมและวสยทศนอยางไร ?

ใหระบกระบวนการส าคญทใชผลกดนคอ

▪ การจดท ากลยทธ 2.1

▪ วธการสอสาร 1.1ข

▪ หมวดท 4 การวด วเคราะห และการจดการความร

▪ หมวดท 5 การมงเนนบคลากร

อธบายกระบวนการเหลานทผน ามสวนรวม

การบรรยาย

อธบายความสมพนธของกระบวนการดงกลาว

อธบายตววดผล การพฒนา และผลลพธทเหมาะสม

ประเมน ADLI

ขนตอนการระบกระบวนการส าคญ

ทบทวนเกณฑ

รางกระบวนการคราว ๆ

ทบทวน Key Factors Worksheet และใหปรบปรง

กระบวนการหรอรป/ตาราง

ทบทวนค าถามของเกณฑ และปรบปรงกระบวนการหรอรป/

ตาราง อกครงหนง

ระบ รปท x.y-z “ชอกระบวนการ”

เขยนค าอธบาย

ตอบสนองค าถาม 1.1ก (1) โดยการระบกระบวนการส าคญ

ถามกระบวนการยอย ๆ ใหอธบายโดยสรป

อธบายความสมพนธระหวางกระบวนการส าคญตาง ๆ

อธบายตวชวด การปรบปรงพฒนา และผลลพธ ตามสมควร

ADLI –

ทบทวนรางการเขยนรายงาน

ระบ Approach

ระบ Deployment

ระบ Learning

ระบ Integration

ถาสวนใดสวนหนงหายไป ลองพจารณารางการเขยนรายงาน

ใหมอกรอบ

End of Part 1

Questions ?