hris compensation and benefit analyst fix
Post on 15-Apr-2017
125 Views
Preview:
TRANSCRIPT
HRIS Compensation and Benefit Presentation
OlehLipi Fahrizal
Poin Presentasi
General Information
General Information
• Mampu memahami tentang HRIS• Mengimplementasikan SOP yang berkaitan
dengan HRIS (Pengajuan cuti, overtime, permit, on duty dan modul lain yang terkait)
• Mampu memahami tentang konsep Kompensasi dan Benefit secara umum
General InformationNo Uraian Target Target Hasil
1 Update master data Karyawan (include flow approval, struktur organisasi dll)
100% 98% (Perubahan struktur belum di update)
2 Training SOP HRIS kepada ESS User 100% Perlu re-sosialisasi
3 Pengiriman weekly and monthly productivity report
Weekly = 100% terkrim sebelum hari RabuMonthly = 100% H+4 hari kerja bulan berjalan
100% (per tiga bulan Juni – September)
4 Pengiriman attendance and overtime analysis report
Weekly = 100% terkrim sebelum hari RabuMonthly = 100% H+4 hari kerja bulan berjalan mulai di bulan November
Awal November mulai distribusi
5 Optimalisasi fitur – fitur HRIS Input surat peringatanInput SKHitung pesangonNotifikasi karyawan pension, masa perocobaan, kontrakInput jadwal supervisi sebagai hari kerja
Belum bisaBelum bisaBelum bisaBisa mulai Juni 2016
Sudah bisa
6 Penanganan Komplain di divisi HRD 100% (2x24 Jam harus di respon)
92% (complain per bulan Juli – September)
Current ConditionI. Master data tidak update :A.Dari Total karyawan 977 ada 1 karyawan masih menggantung yaitu Pak Radjin.
B.Beberapa nama jabatan di Divisi HRD belum sesuai dengan SO baru, menunggu SK.
Kondisi A : Belum Ok karena seharusnya Pak Radjin sudah tidak ada di dalam systemKondisi B : Belum OK, nama jabatan tidak sesuai dengan SO yang baru.
II. Training kepada ESS user yang baru
• Sudah dilakukan bulan Juli 2016• Dan akan re-sosialisasi bulan Oktober 2016 week 3(data ESS user Juni – Oktober before after)Materi : SOP overtime, leave, on duty
Current Condition
III A. Weekly Productivity Report Sering Terlambat
a. Sebelum bulan Juni 2016 weekly productivity report masih manual belum menggunakan HRIS.
IMPROVEMENT : Berkoordinasi dengan HRIS Expert dan SunFish untuk mengakftifkan menu Productivity report.
b. Mulai bulan Agustus laporan produktivitas menggunakan HRIS sehingga sudah bisa dikirimkan setiap hari Selasa sebelum jam 14.00 WIB
Current Condition
III B. Monthly Productivity Report Masih Manual
HRIS masih belum bisa digunakan karena ada clustering organisasi yang belum sesuai dan menunggu update SO.
Current Condition
IV. Attendance and Overtime Analysis Report : Belum ada
a. Mulai bulan Januari – Oktober 2016 Attendance and Overtime analysis report (plan, unplan and unscheduled) menu belum aktif
IMPROVEMENT : Mengaktiftkan menu E-SPL Report dan attendance status analyst
b. Mulai bulan November 2016 week 3 sudah mulai distribusi ke masing – masing Division Head
Current Condition
V. Respon Komplain lambat
A. Sebelum bulan Juni komplain disampaikan melalui telepon, email atau PIC datang langsung ke HRD dan rekap data complain belum rapi. Belum ada complain management
IMPROVEMENT : Mulai bulan Juni di buat system manajemen complain dengan memberlakukan VoE
B. Komplain yang masuk sudah bisa di data dan di pilah.
Statistik complain bulan Juli : 54 Komplain
Current Condition
VI. Analisa Komplain
Current Condition
PROJECT ASSIGMENT REPORTPROJECT ASSIGMENT REPORT
Rencana & Realisasi Kerja
W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4 W1 W2 W3 W4Menentukan Tema Plan
ActualMenetapkan Target Plan
ActualAnalisa Kondisi yang Ada Plan
ActualMencari Root Cause Plan
ActualMerencanakan Perbaikan Plan
ActualEvaluasi Hasil Plan
ActualStandarisasi & Rencana Berikutnya Plan
Actual
SeptemberKegiatan Mei Juni Juli Agustus
Time table project activity
Dari LCP Payroll belum ada report tentang rekapitulasi complain karyawan ke HR services
PENCAPAIAN TARGET PENCAPAIAN
2015 2016 2016Main Second TQ1 1 2 3 Q1 TQ2 4 5 6 Q2 TQ3 7 8 9 Q3 TQ4 10 11 12 Q4 (Year-to-Date)
1 10 % 100 0 0 0- Akurasi data Payroll Bulanan dibanding dengan DS 2 % 100 100 100 - - - - -- Akurasi data cuti 2 % 100 100 100 100 100 100 99.80% 99.69% 100- Akurasi data karyawan 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100- Akurasi data Absensi 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100- Akurasi perhitungan PPh 21 2 % 100 100 100 100 100 100 100 100 100
2 Reminder status cuti tahunan dan cuti besar 3Min 1
kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
- Akurasi status dan jumlah saldo Cuti 1.5 Min 1 kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
- Daftar nama karyawan yang sudah berhak CB 1.5 Min 1 kali/bulan 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100
3 Complain HR - Payroll 10 Jumlah1 Internal 8
- Distribusi Slip Gaji 1 0 0 0 0 0 0 0 0- Laporan Productivity 4 0 0 1 0 0 0 0 0- Laporan Rekap Pph Bulanan 1 0 0 0 0 1 0 0 0- Pendaftaran BPJS Kesehatan 1 0 0 7 0 4 2- Pendaftaran dan Klaim Asuransi 1 2 1 1 1 4 0
NO ITEM CHECK SATUANPENCAPAIAN
Bobot (%) QUARTER 1 QUARTER 2 QUARTER 3 QUARTER 4
I. CUSTOMER SATISFACTIONImplementasi SOP HRIS
Patuh Sulistiyanto
PT. Wavin Duta JayaLEMBAR CONTROL POINT 2016
DIBUAT OLEH, DISETUJUI OLEH,
DIVISI/DEPARTMENT HRD/HR & GA - Payroll REVISI KE : 0 ; TGL. : -DIBUAT TANGGAL 30-Nov-15 HALAMAN 1 dari 1 Dewi Juliana
Menentukan TemaKondisi sekarang : di LCP tidak ada rekapitulasi penanganan komplain
• Mei = belum ada metode pengumpulan • Juni = Belum ada metode pengumpulanSehingga complain tidak bisa di analisa
Project 1 (Ibu Dewi) : Menurunkan Jumlah Komplain
Menentukan Tema
Project 2 (Lipi) : Meningkatkan Kecepatan respon Komplain
Tema Project Improvement :
Meningkatkan Kecepatan Respon dalam Meningkatkan Kecepatan Respon dalam Penanganan Komplain untuk Divisi HRDPenanganan Komplain untuk Divisi HRD
Menentukan Tema
Menentukan Tema
Menentukan Target
ANAKONDAProses What Should be
HappenWhat Actually Happen Result
Penyampaian complain
Media yang digunakan harus lewat email
Tidak melalui email Not OK
Waktu kecepatan respon
2x24 Jam Tidak 2x24 jam Not Ok
Dokumentasi komplain
Harusnya ada dashboard monitoring
Belum ada Not OK
Media komplain Harusnya ada media complain
Saat ini belum media komplain Not Ok
Notifikasi komplain
Ada notifikasi ke user terkait komplain
Belum ada notifikasi Not Ok
PICA Komplain ada Ada Ok
Mencari Root CauseWhy (1)
Chec
k
Why (2)
Chec
k CORRECTIVE ACTION / WHEN / WHO
PREVENTIVE ACTION / WHEN / WHO
Penyampaian komplain tidak melalui email
belum ada standar Y MetodeDibuat memo internal
penyampaian komplain/Juni/Dewi
Dibuat IK untuk respon
komplain/Oktober/Dewi
belum ada sosialisasi seluruh
karyawanY Metode
Sosialisasi ke karyawan/Juni/Dewi
-
Respon komplain lebih dari 2x24 jam
belum ada standar waktu penanganan
komplainY Metode
Dibuat IK untuk respon
komplain/Oktober/Dewi
Dibuatkan SOP VOE/Nov/Lipi
Belum ada dokumentasi komplain
belum ada dashboard monitoring komplain
Y belum ada standard Y Metode -Dibuatkan dashboard
monitoring komplain/Juni/Lipi
Media komplain belum ada belum ada standard Y Metode
Dibuatkan form standard/Juni/Lipi
Dibuatkan memo internal penggunaan
form/Juni/Dewi
notifikasi komplain belum ada
belum ada standar dalam
menyampaikan notifikasi
Y metode
Dibuatkan notifikasi report setelah
komplain selesai ke user/Agustus/Lipi
Dibuat IK untuk respon
komplain/Oktober/Dewi
Defect ModePotential Causes
4MActions
Perencanaan Perbaikan5W + 1H
No Faktor WHAT HOW WHO WHERE WHEN
WDJ/HRDAgustus & OktoberLipiMetode5
belum ada standar dalam menyampaikan notifikasi atau report
Dibuatkan notifikasi report setelah komplain selesai ke user
Dibuat IK untuk respon komplain
Lipi WDJ/HRD JuniMetode4 belum ada standar media penyampaian komplainDibuatkan form standard
Dibuatkan memo internal penggunaan form
Lipi WDJ/HRDOktober & November
3 belum ada standar dokumentasi rekap komplain Dibuatkan dashboard monitoring komplain Lipi WDJ/HRD
2 belum ada standar waktu penanganan komplain
Juni
Dibuat IK untuk respon komplain
Dibuatkan SOP VOE
Belum ada standar penyampaian komplain Lipi WDJ/HRD JuniDibuat IK untuk respon komplain
Dibuat memo internal penyampaian komplainMetode
Metode
Metode
1
1. Memo Internal Penggunaan VoE
Pelaksanaan Perbaikan
No. Dokumen : IK-HR-S-01 Revisi : 00 Tgl Efektif : 1 Oktober 2016 Hal : 1 dari 2
No Instruksi Alat Target Komplain internal HRD terbagi
menjadi 2 jenis yaitu : A. Komplain terkait HRIS B. Komplain non HRIS
A. Komplain terkait HRIS
1 Karyawan mengisi form VoE
Form VoE diisi dengan lengkap, jelas, dan disertai dokumen pendukung non confidential (data pengajuan lembur/cuti) dan yang confidential langsung diserahkan ke bagian Payroll
2 HRD melakukan pengecekan data/dokumen
Program Absensi-Lembur dan dokumen pendukung perubahan data (SK)
Support program dan data pendukung tersedia & teridentifikasi maksimal 1x24 jam (hari kerja)
3 HRD memberikan respon awal bahwa komplain sedang ditangani
Email respon awal ke user User mendapatkan informasi bahwa komplain sedang ditangani di hari H komplain masuk
4 HRD melakukan analisa penyebab komplain, corrective action & preventive action
RCFA VoE User mendapatkan informasi : 1. Penyebab komplain 2. Penyelesaian komplain (due
date & mekanisme) 3. Langkah preventive
selanjutnya 5 HRD menginformasikan ke user
bahwa komplain sudah ditangani & sudah dilakukan tindakan corrective & preventive
Email konfirmasi User mendapatkan informasi bahwa komplain sudah terselesaikan dan hak karyawan sudah diterima sesuai ketentuan yang berlaku
B. Komplain non HRIS 1 Karyawan mengisi form VoE
Form VoE diisi dengan lengkap dan jelas
Instruksi Kerja
PT Wavin Duta Jaya
Penanganan Komplain Internal HRD
Referensi : SOP-HR-15
2. IK Penyampaian KomplainPelaksanaan Perbaikan
Pelaksanaan Perbaikan
3. Pembuatan Form VOE (Voice of Employee)
WAREHOOUSETopik TEAM WAREHOUSE ADA YANG LEMBUR BELUM TERBAYAR & POTONGAN GAJ I POKOK
DeskripsiAda beberapa team Warehouse pipa yang lembur belum terbayar & ada potongan pada gaji pokok, antara lain : (1). Bambang Pamungkas (1012994) = lembur tgl 13 J uni 2016, (2). Daromi (1068111) potongan gaji = minus Rp.306.305.
F-HR-34
Form HR & GAVoice of Employee
Nama IWAN MARANTIKADepartemen
Pembuatan Form VoE agar complain yang masuk ke HRD bisa terlacak history dan mudah untuk di rekap
Pelaksanaan Perbaikan4. Sistem Monitoring Penanganan VoE4. Sistem Monitoring Penanganan VoE
Komplain
No VOE Topik Komplain Deskripsi
1 VOEOKT011016 3093013 Agung Slamet Waluyo Produksi Fitting (KRW)
01-Oct-2016 Lembur
yang bersangkutan lembur pada tabel tanggal dibawah ini dan dalam system HRIS semuanya sudah closed tetapi untuk total jamnya masih ada kekurangan dalam hitungan kami 77 Jam dan yang terbayar 44.5
Jam.
2 VOEOKT021016 Teguh Budi W Warehouse 01-Oct-2016 Lembur
ASDI – NIK. 1090312 POTONGAN GAJI POKOK SEBESAR RP 148.481, ANDANG YUDHA WISESA – 1091412 LEMBUR TGL. 22
AGUSTUS 2016 BELUM DIBAYAR (8 JAM) – MENGGANTIKAN ASAN ABDULLAH, SLAMET RIYADI LEMBUR TGL. 29 AGUSTUS 2016
BELUM DIBAYAR (7 JAM) – MENGGANTIKAN FAJAR NUR
3 VOEOKT031016 Andy Apri Produksi Pipa Cibitung
01-Oct-2016 Potongan GajiTolong untuk di tinjau dan koreksi kembali menggenai padapenggajian
bulan september 2016 ada pemotongan gaji sebanyak 1 kali pada tanggal 28 agustus 2016 . Sekian dan Terima kasih
No NIK Nama User Dept. Tgl Komplain
Penanganan Target Selesai Target days Tanggal Selesai
Actual Days Status Achive
ment
Setelah di cek tidak ada masalah pada attendance report, akan di follow up ke vendor Sunfish
Lipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1
Sudah di cek dan ada beberapa keasalahan dari user dalam input lembur Lipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1
Di cek pada tanggal tersebut karyawan pindah shift dan belum di update untuk shift yang barunya sehingga ada pemotongan gaji dan pengembalian akan dibayarkan di
bulan OktoberLipi Done 1 25-Oct-2016 24 25-Oct-2016 0 On Time 1
PIC Status Progres AchievementTarget Penyelesaian
Email dari user ke Dept. HR Services mengenai komplain
Pelaksanaan Perbaikan
Email Respon ke User
Email report ke user setelah complain selesai
Pelaksanaan Perbaikan
Evaluasi Hasil
Komplain yang masuk per bulan Juli 2016
Catatan :Pada bulan Juli penanganan complain 83% tetapi pada bulan berikutnya meningkat, masing – masing bulan Agustus 92% dan September 98%
Kendala :1.Untuk complain di HRIS terkait payroll masih ada bugs yang terjadi2.Perubahaan policy terkait pembayaran lembur yang belum terbayar
Evaluasi Hasil
ITEM MANFAAT PROJECT (QCDSME)Quality Dengan adaya VoE proses penyampaian komplan menjadi terstandar dan
penanganannya bisa lebih tepat waktu sekaligus mencegah complain yang sama terulang di kemudian hari
Delivery Dengan system penanganan yang termonitor ketepatan serta respon yang cepat dari PIC ke user yang menyampaikan complain
Room for ImprovementRoom for Improvement
Support implemetasi manajemen overtime :Latar belakang :1.Overtime rate seluruh divisi bulanan sudah
ada namun belum ada deployment plan, unplan dan unscheduled
2.Berkoordinasi dengan pihak SunFish untuk mengaktifkan menu e-spl report
Improvement
Improvement
Keterangan Definisi Target setiap Divisi
Plan Request overtime dilakukan H-7 sebelum pelaksanaan lembur
70%
Unplan Request overtime dilakukan <H-7 sampai dengan hari H pelaksanaan lembur
20%
Unscheduled Request overtime dilakukan setelah pelaksanaan lembur
10%
Definisi dan target request overtime
Improvement
Pemanfaatan Fitur E-SPL di HRIS dan Pemanfaatan Fitur E-SPL di HRIS dan Mengirimkan Mengirimkan weekly Overtime weekly Overtime untuk Setiap untuk Setiap
Divisi dan DepartemenDivisi dan Departemen
Summary Weekly E-SPL report
Improvement
Departemen Regu Alasan Lembur Planned Unplanned Unschedule Total OT Request
Acct&Tax CBT Total 0 5 1 6
D. F Jakarta Total 1 2 0 3
Finance Total 0 0 9 9
Fitting Maint. Total 0 415 87 502
Produksi Fitt. Total 2 54 200 256
Workshop Total 0 191 11 183
HR & GA Total 18 19 170 97
Org. Dev & CI Total 2 0 1 3
Internal Sales Total 0 1 3 4
Marketing Comm. Total 0 1 2 3
Pipa Maint. Total 0 232 329 561
Pipa PE/PPR/HM Total 0 0 36 36
Pipa PVC CBTNG Total 0 384 430 814
QA Total 2 19 54 75
Plan.&Delivery Total 31 4 16 8
Warehouse Total 77 565 487 1129
Grand Total 133 1892 1836 3689
Grafik Weekly E-SPL Report
Improvement
Improvement
Contoh Email ke Divisi/Departemen
No NIK Employee Name Divisi Departemen Regu Overtime Reason Planned Unplanned Unschedule Total Overtime Request
1 1008586 BARINO Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 6 0 6
2 1027002 ABDUL HADI Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 7 0 7
3 1137813 IMAM SHOIB Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 5 0 5
4 1138413 DANI RAMDANI Fitting Fitting Maint. NS Holiday 0 6 0 6
5 1008586 BARINO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 7 44
6 1020900 FAIZAL IBROHIM Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 17 4 21
7 1027002 ABDUL HADI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 9 46
8 1050305 AMIN MUDASIR Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 22 7 29
9 1051006 ESO SUKARSO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 31 8 39
10 1051806 DEDE KUSTIANA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 42 7 49
11 1052106 HARRIS NAINGGOLAN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 36 1 37
12 1059307 LAPUDIN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 37 2 39
13 1061609 SUPONO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 40 6 46
14 1067411 ANDRI IRAWAN Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 19 6 25
15 1109212 MULYANI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 38 3 41
16 1133213 DONI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 32 3 35
17 1133313 DIRGANTARA KUSUMA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 17 8 25
18 1137713 ABDUL WAHID Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 39 5 44
19 1137813 IMAM SHOIB Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 25 5 30
20 1138413 DANI RAMDANI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 31 10 41
21 1138713 OKY KUSUMA TRIYANTO Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 39 3 42
22 1143215 EFENDI Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 29 5 34
23 1143315 AGUNG PRASETYA Fitting Fitting Maint. NS Maintenance 0 33 2 35
0 625 101 726Total
Improvement
Breakdown Weekly E-SPL report per Divisi/Departemen
Improvement
Nama PengertianPlan Pengajuan lembur yang dibuat diata H-7 (seminggu sebelum aktual lembur)Unplan Pengajuan lembur yang dibuat dibawah H-7 tetapi sebelum aktual pelaksanaan lemburUnshcedule Pengajuan lembur dibuat setelah pelaksanaan lembur atau H + 1
Nama Alasan Lembur PengertianAbsent Menggantikan orang yang tidak masuk/cuti/sakitHoliday Lembur di hari libur/off/libur nasionalMaintenance PerbaikanMeeting MeetingNot Well Organized Activity Pekerjaan yang tidak bisa diselesaikan saat jam kerja normalOB Services Pekerjaan yang dilakukan oleh OBOverworkloaded (Seasonality) Pekerjaan yang banyakProject ProjectRework Pekerjaan yang dilakukan berulangTraining TrainingVacant Position Mengisi SO yang kosongDriver Services pekerjaan driver
Improvement
FUTURE PLANFUTURE PLAN
Improvement On Progress
1. Pembuatan Buku Manual HRIS untuk ESS User (on progress)
2. Dashboard Employee Benefit (on progress)
Improvement On Progress
3. Pembuatan Customize Request untuk penambahan running text announcement di HRIS
Improvement On Progress
NO Request Number NIK Requestor Name Requestor NIK Requeste Requestee Name Request Date Leave Date Approve date Approver Name
4. Pembuatan Customize Request untuk Approval Report
Future Plan
Rencana Selanjutnya :
1.Pembuatan SOP Penyampaian VoE agar bisa lebih baik2.Membuat system berbasis Website untuk penyampaian dan penanganan VoE agar bisa lebih termonitor dengan baik3.Pengukuran efektifitas penggunaan form VoE dan mengukur Service Level Agreement, dengan penentuan dan penyusunan parameter atau tools terkait
top related