ibab-i petunjuk pengoperasian aplikasi tata naskah

LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI PEKERJAAN UMUM NOMOR 06/PRT/M/2013 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM

IBAB-I

PETUNJUK PENGOPERASIAN

APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

A. Menjalankan Aplikasi

1. Sebelum menjalankan Aplikasi TNDE, pastikan komputer sudah

terhubung dengan jaringan LAN Kementerian Pekerjaan Umum.

Adapun langkah-langkah setting Internet Options pada komputer

adalah sebagai berikut:

a. Pertama-tama arahkan kursor ke posisi Start, kemudian pilih All

Program, lalu pilih Accessories, atau pilih Windows Explorer

atau tekan Window + E pada keyboard, maka akan muncul di layar

monitor seperti terlihat pada gambar di bawah ini.

‘b. Setelah.....

Klik di sini

- 2 -

b. Setelah windows explorer dipanggil maka akan muncul tampilan

sebagai berikut.

c. Langkah kedua adalah pilih Control Panel, lalu pilih Internet

Option, lalu ketik pada address homepage dengan

http://www.pu.go.id seperti yang ditunjukan pada gambar di

bawah ini:

d. Langkah ketiga yaitu pilih Connections pada menu Internet

Properties, lalu pilih LAN Setting seperti ditunjukan pada gambar di

halaman berikutnya.

‘e. Langkah.....

Ketik di sini

- 3 -

e. Langkah yang keempat aktifkan tanda (√) pada Use a proxy server

for your LAN, lalu ketik pada Address Proxy Server dengan

proxy.pu.go.id dan pada kolom Port dengan 80 kemudian pilih

OK seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘2. Pengaturan....

Klik di sini

Ketik di sini

- 4 -

2. Pengaturan ODBC

Sebelum menjalankan aplikasi TNDE kita harus mengatur setting ODBC yang bertujuan agar komputer yang akan diinstal aplikasi TNDE dapat berkomunikasi dengan Server TNDE, sehingga proses transfer database dapat bekerja dengan baik. Adapun langkah-langkah pengaturannya sebagai berikut:

a. Klik Start, Programs, kemudian Pilih control panel, seperti

ditunjukan pada gambar di bawah ini:

b. Kemudian klik Administrative Tools.

‘c. Setelah....

Klik

- 5 -

c. Setelah tampilan Administrative Tools muncul, selanjutnya kita klik Data Sources (ODBC) seperti yang ditunjukan pada gambar di bawah ini.

.

d. Selanjutnya pada Menu ODBC Data Source Administrator kita klik tombol Add, seperti gambar berikut.

e. Kemudian Pilih SQL Server, lalu klik tombol finísh, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘f. Kemudian.....

Klik

- 6 -

f. Kemudian setelah muncul menu Create a New Data Source to SQL Server, Ketik pada field Name dengan Server Surat, dan Server 10.10.10.45 untuk lingkungan Sekretariat Jenderal atau 10.10.150.10 untuk lingkungan Itjen, Ditjen-Ditjen dan Badan-Badan kemudian finísh seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘g. Kemudian....

- 7 -

g. Kemudian pada field Login ID ketik persuratan dan field Password ketik dengan password yang telah ditentukan (yang telah terdaftar).

h. Selanjutnya beri tanda (√) pada Change the default database to, lalu klik Next seperti ditunjukan pada gambar berikut.

‘i. Kemudian....

- 8 -

i. Kemudian klik Finish.

j. Kemudian muncul tampilan OD k. BC Microsoft SQL Server Setup, klik Test Data Source, seperti

ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘k. Setelah....

Finish

klik

- 9 -

k. Setelah muncul TEST COMPLETED SUCCESSFULLY maka koneksi ODBC telah berhasil seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘3. Cara....

- 10 -

3. Cara Pengoperasian Aplikasi TNDE

Sebelum kita memanggil program Aplikasi TNDE, pastikan komputer telah siap dan terhubung dengan jaringan komputer Kementerian PU. Aplikasi TNDE terdiri dari dua antar muka (interface) bagi pengguna dalam berinteraksi dengan basis data, kedua tampilan tersebut adalah sebagai berikut:

Tampilan dalam Access 2007

Tampilan Web (Intranet)

Ringkasan....

- 11 -

Ringkasan fungsi-fungsi dari kedua interface tersebut adalah seperti dalam tabel berikut:

NO PROSES WEB Ms.

Access

I

1 2 3 4

II

III

1 2 3 4 5

IV

V

VI

VII

VIII

SURAT MASUK LANGSUNG

Inputing data Cetak lembar disposisi Mencatat disposisi Pimpinan Mengirim Disposisi ke Tujuan PENELUSURAN TINDAK LANJUT

SURAT MASUK PIMPINAN

Pencarian Nomor Agenda disposisi atasan Ubah disposisi atasan menjadi surat masuk Mencetak lembar disposisi Mencatat disposisi Pimpinan Mengirim Disposisi ke Tujuan PENCETAKAN REKAP BULANAN SURAT

MASUK

SURAT KELUAR

TEMPLAT NASKAH DINAS

AGENDA PIMPINAN

PENGISIHAN LAP TINDAK LANJUT

BERDASARKAN PENGELOMPOKAN TUGAS

& FUNGSI MASING-2 UNIT KERJA

√ √ √ √ √

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √

‘B. Agenda....

- 12 -

B. Agenda Surat Masuk

Untuk input surat masuk langsung yang ditujukan kepada pimpinan kita harus menggunakan aplikasi berbasis Ms. Access. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Untuk menjalankan aplikasi ini dengan meng-klik ikon “APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK” pada desktop di layar monitor komputer anda seperti gambar berikut.

2. Setelah ikon tersebut di-klik, kemudian muncul tampilan utama Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian PU.

‘3. Tampilan....

klik

- 13 -

3. Tampilan Utama TNDE terdiri dari: Surat Masuk, Surat Keluar, Templat Naskah Dinas, Agenda Kerja Pimpinan, dan Keluar Aplikasi. Pada Petunjuk Pelaksanaan ini akan dibahas mengenai fitur-fitur yang tersedia dalam TNDE Kementerian Pekerjaan Umum.

4. Untuk menggunakan fitur Surat Masuk, pertama-tama kita klik Menu Surat Masuk pada aplikasi TNDE kemudian akan muncul tampilan SQL Server Login. Untuk memanggil Fitur Surat Masuk para pengguna diwajibkan untuk mengisi Login ID dan Password. Pada LOGIN FORM, ketikkan nama pengguna (username) pada Login ID dan kata kunci (password) yang diberikan oleh administrator pada Password, kemudian klik OK seperti ditunjukan pada gambar berikut.

5. Kemudian bila Login ID dan Password anda sesuai, maka anda akan memasuki halaman Utama seperti ditunjukan pada gambar berikut.

‘6. Kemudian....

- 14 -

6. Kemudian Klik tombol menu Isi Data Baru pada bagian kiri layar.

7. Setelah menu tersebut di-klik, kemudian akan tampil Form Surat Masuk seperti gambar berikut.

8. Kemudian anda dapat mengisi Form sesuai dengan field-field seperti di bawah ini.

‘9. Keterangan....

KLIK

DISINI

- 15 -

9. Keterangan pengisian field-field dapat dilihat di bawah ini:

1) No. Terakhir terisi secara otomatis.

2) No. Agenda diisi dengan menambah satu angka dari nomor

terakhir.

3) No. Surat diisi lengkap sesuai nomor yang tertera pada surat.

4) Kode Surat diisi Internal dan Eksternal.

5) Pengirim diisi lengkap dari mana surat berasal sesuai yang

tertera pada surat.

6) Ditujukan diisi lengkap sesuai tujuan surat masuk.

7) Perihal diisi lengkap sesuai dengan perihal yang tertera pada

surat.

8) Tanggal masuk diisi lengkap dengan tanggal saat diterimanya

surat (otomatis).

9) Petugas diisi dengan nama petugas operator.

10) Unit Kerja diisi dengan Unit Kerja petugas yang mengisi data.

11) Subyek diisi sesuai dengan substansi isi surat.

10. Setelah semua field-field yang disediakan dalam Form Pengisian Surat

Masuk terisi semua, kemudian Tombol Simpan dan Cetak Disposisi.

11. Contoh format lembar disposisi pimpinan seperti ditunjukan pada

gambar di halaman berikutnya.

Contoh.....

- 16 -

CONTOH FORMAT LEMBAR DISPOSISI

KOP NASKAH DINAS

LEMBAR DISPOSISI

No. Agenda : ......................................................................................... Surat dari : ......................................................................................... Diterima tgl : ......................................................................................... No. Surat : ......................................................................................... Tgl. Surat : ......................................................................................... Perihal : .........................................................................................

Sifat : Biasa Segera Perlu Perhatian Khusus Perhatikan Batas Waktu

Diteruskan Kepada Dengan hormat harap

1. ............................... 1. Tanggapan dan saran

2. ............................... 2. Proses Lebih lanjut

3. ............................... 3. Koordinasi/konfirmasikan

........................................

Catatan:

KEPALA,

(NAMA)

NIP...........................

‘C. Lampiran....

- 17 -

C. Lampiran Fisik Surat (Attachment)

Untuk melampirkan fisik surat masuk langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Pertama-tama panggil fitur surat masuk pada aplikasi TNDE,

kemudian perhatikan gambar paperclip kemudian klik seperti

ditunjukan pada gambar berikut.

2. Kemudian muncul tampilan Attchments seperti ditunjukan pada

gambar berikut.

‘3. Kemudian....

Fasilitas untuk melampirkan fisik surat

Klik disini

- 18 -

3. Kemudian arahkan kursor pada tombol Add, kemudian muncul

gambar Choose File, seperti ditunjukan pada gambar di bawah

ini.

4. Kemudian muncul halaman untuk mencari dan memilih file yang

akan dijadikan lampiran, usahakan file dalam format pdf, selanjutnya

pilih tombol OK untuk mengakhiri langkah inserting file.

‘5. Kemudian....

- 19 -

5. Kemudian setelah file yang dilampirkan sudah tersimpan dalam

Attachment pilih tombol OK

D. Disposisi Masuk

Untuk memproses disposisi masuk dari pimpinan, lakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Langkah pertama klik menu “Disposisi Pimpinan”, seperti

ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘2. Setelah....

Klik

disini

- 20 -

2. Kemudian akan muncul tampilan Daftar Surat Disposisi.

3. Untuk mencari surat disposisi pimpinan dapat dilakukan pencarian dengan menggunakan kata kunci/keyword, antara lain: No. Agenda, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Disposisi, Sifat

Disposisi, Perihal, dan Isi Disposisi.

4. Untuk pencarian kita bisa memilih salah satu opsi pencarian, salah satunya dengan menggunakan nomor agenda disposisi. Langkah yang pertama yang dilakukan adalah arahkan kursor pada simbol segitiga yang berada pada sebelah kanan kolom nomor agenda, kemudian pilih Text Filters, kemudian pilih Contains, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

‘5. Kemudian....

- 21 -

5. Kemudian muncul tampilan Costum Filter.

6. Selanjutnya pada No Contains masukan Nomor Agenda yang

dicari, kemudian pilih OK.

7. Kemudian akan muncul tampilan data sesuai dengan nomor agenda yang dicari.

8. Kemudian klik Tombol Disposisi>>Surat Masuk, muncul Form Pencetakan Disposisi:

’9. Nomor....

Masukan

No.Agenda

yang dicari

Isi Nomor

Agenda

berikutnya

- 22 -

9. Nomor Agenda diisi dengan memasukkan nomor berikutnya dan pada kolom tanggal diterima kita isi dengan tanggal surat disposisi diterima, lalu klik “cetak lembar disposisi”, maka lembar disposisi langsung tercetak ke printer.

E. Disposisi Keluar

Untuk mengirim disposisi keluar kita menggunakan Aplikasi TNDE yang berbasis web di alamat http://10.10.150.10 atau http://10.10.10.45. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Untuk menjalankan aplikasi ini dengan meng-klik ikon “BROWSER

INTERNET EXPLORER” pada desktop di layar monitor komputer anda seperti gambar berikut.

2. Setelah ikon tersebut di-klik, kemudian akan tampilan Homepage dari Browser IE, dalam hal ini komputer akan disetting Homepage-nya PU-net pada layar seperti gambar berikut.

‘3. Arahkan....

klik 2 kali pada

icon internet

explorer

Ketik

http://10.10.150.10

- 23 -

3. Arahkan kursor ke posisi “Address”, lalu ketik pada kolom tersebut dengan http://10.10.150.10 atau http://10.10.10.45, lalu enter.

4. Setelah itu muncul tampilan utama aplikasi TNDE seperti gambar di bawah ini:

5. Perhatikan pada halaman sebelah kanan terdapat fasilitas Login Area Pengguna Persuratan untuk diisi “User Name” dan “Password”; perhatikan Gambar berikut.

‘6. Pada....

- 24 -

6. Pada fasilitas tersebut, isikan “USER NAME” dan “PASSWORD” sesuai dengan yang telah diberikan kepada masing-masing pengguna/operator yang bersangkutan.

7. Jika User Name dan Password salah, maka pada layar akan muncul tampilan sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.

8. Jika User Name dan Password benar, maka pada layar akan muncul

tampilan sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

‘9. Kemudian....

- 25 -

9. Kemudian masukan salah satu Kata Kunci/Keywords yang terdiri

dari: Nomor Agenda, Tanggal Surat, Asal Surat, Perihal, dan Disposisi

yang akan didisposisikan atau klik tombol lakukan pencarian Surat,

maka pada layar akan muncul tampilan sebagaimana terlihat pada

gambar di bawah ini.

10. Kemudian untuk mengirim disposisi klik Nomor Agenda, seperti

tampilan berikut.

’11. Kemudian....

Klik Nomor Agenda

- 26 -

11. Kemudian tampil Formulir Disposisi, selanjutnya kita isi tujuan disposisi dan pilih tujuan disposisi dengan mencentang formulir yang telah tersedia dalam aplikasi, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

12. Setelah semua field telah terisi kemudian klik OK (1x saja) 13. Status Disposisi yang telah dikirim, akan terlihat dalam kolom

tindak lanjut, seperti ditunjukan pada gambar berikut:

‘F. Pencarian....

Diisi tanggal Disposisi

Tujuan disposisi

Tindak lanjut disposisi

- 27 -

F. Pencarian Surat/Penelusuran Tindak Lanjut

1. Langkah pertama kita masukan kata kunci yang digunakan sebagai pencarian data surat, kemudian klik Lakukan Pencarian Surat sbb:

2. Kemudian muncul tampilan sebagai berikut:

‘3. Dalam....

- 28 -

3. Dalam melakukan pencarian surat dapat menggunakan salah satu

Kata Kunci/Keywords atau semua kolom diisi untuk semakin

memperoleh hasil yang akurat. Sebagai contoh pencarian surat dapat

dicari melalui Asal surat dan perihal. Seperti ditunjukan pada gambar

berikut:

4. Kemudian klik OK (1x), kemudian akan muncul daftar hasil pencarian

surat sebagai berikut:

‘G. Mencetak....

- 29 -

G. Mencetak Rekap Surat Masuk

1. Langkah pertama kita panggil aplikasi Ms. Access, kemudian klik

cetak surat masuk:

2. Setelah kita klik Cetak Surat Masuk maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

3. Kemudian kita ketik pada Enter Parameter Value dengan nilai awal (DD/MM/YY) dan akhir (DD/MM/YY).

‘4. Setelah....

Klik Cetak

Surat Masuk

- 30 -

4. Setelah kita ketik angka paramenter, kemudian muncul tampilan sbb:

‘H. Agenda....

- 31 -

H. Agenda Surat Keluar

Fitur Surat Keluar adalah fasilitas yang disediakan dalam aplikasi TNDE yang berfungsi untuk memasukan data surat keluar yang telah ditandatangani oleh pimpinan. Adapun pengoperasiannya sebagai berikut:

1. Klik Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:

2. Setelah kita Klik Surat Keluar, maka akan muncul tampil sebagai

berikut:

‘3. Untuk....

Klik di sini

- 32 -

3. Untuk meng-input surat keluar kita klik tombol Tambah Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:

Penjelasan Pengisian Form Pengisian Surat Keluar:

a. Nomor Surat diisi dengan nomor Surat Keluar Pimpinan.

b. Jenis Surat diisi dengan jenis surat keluar seperti: Surat Keluar, Surat

Keputusan, Surat Perintah, Surat Edaran, dll.

c. Tanggal Surat diisi dengan tanggal surat yang tertera pada Surat

Keluar.

d. Kode Surat diisi dengan Internal atau Eksternal.

e. Tujuan Surat diisi dengan Tujuan Surat Keluar.

f. Perihal Surat diisi dengan Perihal Surat Keluar.

g. Asal Pengolah diisi dengan asal pengolah surat.

h. Tanda Tangan diisi dengan penanda tangan surat keluar.

i. Tempat Simpan diisi dengan tempat penyimpanan surat keluar.

‘4. Contoh....

- 33 -

4. Contoh pengisian Surat Keluar, seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:

5. Setelah field-field Surat Keluar telah terisi kemudian pilih Simpan Surat

Keluar, selanjutnya apabila Surat Keluar sudah discan dapat dilampirkan pada data surat, seperti ditunjukan pada gambar berikut.

‘6. Kemudian....

Klik di sini

- 34 -

6. Kemudian muncul Attachments, seperti ditunjukan pada gambar di

bawah ini:

7. Kemudian pilih Add selanjutnya pilih file Surat keluar, kemudian OK

‘8. Edit....

Klik di sini

- 35 -

8. Edit Surat Keluar

Fasilitas Edit Surat Keluar berfungsi untuk mengedit Surat Keluar, adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Untuk mengedit data surat keluar yang telah kita input sebelumnya

kita pilih tombol Ubah Surat Keluar seperti ditunjuunkan pada gambar di bawah ini.

b. Kemudian muncul Form Perubahan Surat Keluar, selanjutnya kita Edit tulisan yang berada dalam field-fiel Surat Keluar seperti gambar berikut.

‘9. Edit....

Klik di sini

- 36 -

9. Edit Jenis Surat Keluar

a. Kita pilih seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

b. Kemudian muncul Form Editing Jenis Surat Keluar, selanjutnya kita

pilih Jenis surat keluar yang dibutuhkan. Apabila jenis surat keluar

belum tercantum dalam pilihan dapat kita ketik pada baris

Tambahan.

‘HHI. Templat....

Klik di sini

Tambahan

- 37 -

I. Templat Naskah Dinas

Templat Naskah Dinas adalah salah satu fitur yang disediakan dalam Sistem TNDE Kementerian PU. Templat ini berfungsi sebagai acuan format dalam menyusun konsep surat keluar pimpinan. Templat dapat langsung diunduh dari aplikasi TNDE dan dapat dilakukan penyuntingan/edit surat sesuai dengan substansi isi surat.

1. Untuk memanggil Templat Naskah Dinas kita panggil Aplikasi Sistem

TNDE kemudian kita pilih Menu Templat Naskah Dinas seperti ditunjukan pada gambar berikut.

2. Setelah kita panggil Templat Naskah Dinas maka akan muncul tampilan Unduh Templat Naskah Dinas. Dalam tampilan tersebut terdapat beberapa pilihan templat naskah dinas sesuai dengan Peraturan Menteri PU Nomor 10/PRT/M/2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, kemudian kita tentukan jenis templat yang dibutuhkan kemudian ita klik pada logo yang bertanda paper klip seperti yang ditunjukan pada gambar berikut.

‘3. Setelah....

Klik

Disini

Klik

Disini

- 38 -

3. Setelah kita tentukan jenis templat naskah dinas dilanjutkan setelah meng-klik pada tanda paper clip maka akan muncul tampilan attachment, kemudian arahkan kursor pada file templat kemudian pilih Open untuk membuka file tersebut.

4. Setelah kita klik open, maka akan muncul templat naskah dinas yang dapat disunting/diedit sesuai kebutuhan.

‘J. Agenda....

ME NT E RI P EK E RJ A A N U M U M

R E P U B L IK IN DO NE S IA

P E RA T U RA N M E N TE R I P E K E R JA A N UM U M N O M O R : . . . /P RT /M / 20 1 .. .. .

T E NT A N G

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ..

DE N G A N R A HM A T T UH A N Y A NG M A H A E S A

M E N TE R I P E K E R JA A N U MU M ,

M e n im b a n g : a . b a h w a .. . . . ... . ... . . . . . .. . . . . . ... .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. . .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . .. .. ... . . . . . .. . . . . . .. . . ... .

. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . . ... . ... . . . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . ;

b . b a h w a 4 4 4 4 4 4 4 .... . . .. . . . . .. . .. . .. . . . . . .. . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . .. .4 4 4 4 ...4 4 4 4 . . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. . ... . . . . . .. . . . . . ... . ... . . . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . ; M e n gi n g a t : 1 . . . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . . ... . ... . . . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . . .

. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . . ... . ... . . . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . . ;

2 . . . . . . .. . . . .4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ... .. . . . . . . .. . . . . . .. . . ... .. . . . .. . . . . .4 .4 4 4 ...4 4 4 4 . . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. . .. .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . .. .. . .. . . . . . .. . . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . ;

M E M U TU S K A N :

M e n et ap k an : P E R A T UR A N M E NT E R I P E K E R JA A N UM U M T E NT A N G .. . . . . .. . .. . .. . . . . .. . . . . . .. . .. .4 4 4 4 4 4 .... . . . . .. . . . .. . . . . . .. .4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ..4 .

B A B I K E TE N TU A N UM U M

P a sa l 1 .. .. . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . .4 4 4 4 4 4 4 4 ..... . .. .. . . . . . .. . . . . .4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 .. .. .. . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .. . . . . . .. . . . . .. . .. . .. . . . . . . .. . . . .. ... . . .. . . . . . .. . . . .4 4 4 4 4 4 .4 .

P a sa l 2

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 .... .. . . . . . .. . . .. .. . . . .4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 ...4 . .. .. . . . .. . . . . . .. . . .. . .. . . . .. . . . . . .. . . . . . .. . . . .. . . . . . .. . . . . .. . .. . . .. . . . . . .. . . . .. ... . .. . . . . . . .. .4 4 4 4 4 4 4 4 ..

B A B .. .. K E TE N TU A N P E NU T UP

P e r a tu ra n M e nt er i i ni m ul a i b e rl a ku p a d a ta n g g a l d ite ta p ka n . A g a r se t ia p o ra n g m e n g eta h u i ny a , m e m e ri n ta h ka n p en g u n d a ng a n P e r a tu ra n M e n te ri i n i d e n ga n p e n e m p at an n ya d a l am B e r ita N e ga r a Re p u b li k In d on e si a .

D i te ta pk a n di Ja ka rta p a d a ta n g ga l . . . .. . . . . .. . . . . .. . . . . . .. . . . . M E NT E RI P EK E RJ A A N U M U M, ttd

N A M A L E N G K A P T A N P A G E L A R

D iu n d a ng k a n d i Ja ka r ta p a d a t an g g a l. . .. . . .. . . . . . .. . . . .. .

M E N TE R I H UK U M DA N H A K A ZA S I MA NU S IA , Ttd N A M A L E NG K A P TA NP A G E LA R

B E R ITA NE G A RA R E P U B L IK IND O N E S IA TA HU N ...N O M O R,,,

Arahkan kursor

pada pilihan

templat

Pilih Open untuk

membuka File

Templat

- 39 -

J. Agenda Kerja Pimpinan

Agenda Kerja Pimpinan merupakan fitur yang ada pada aplikasi tata naskah dinas elektronik yang berfungsi untuk memantau dan membantu bagi pimpinan mengenai Agenda Kerja seperti Undangan, Rapat Kerja, dan Agenda Kerja Pimpinan baik harian maupun mingguan. Adapun penggunaan aplikasi ini sebagai berikut:

1. Untuk memanggil Aplikasi Agenda Kerja Pimpinan kita klik Tombol Agenda Kerja Pimpinan, seperti ditunjukan pada gambar berikut.

2. Setelah kita klik Agenda Kerja Pimpinan akan muncul tampilan utama sebagai berikut.

‘3. Untuk....

Klik di sini

Untuk Input

Data baru

Melihat

Agenda kerja hari ini

Mencetak agenda kerja

Mencetak

agenda kerja mingguan

baru

Melihat detail acara

1

2

3

4

5

Refres tampilan

6

- 40 -

3. Untuk menginput data agenda kerja kita pilih Menu Agenda Baru, maka

akan muncul tampilan sebagai berikut:

Penjelasan Form Isian Agenda Pimpinan

a. Hari diisi dengan hari kegiatan pimpinan yang akan dihadiri.

b. Tanggal diisi dengan tanggal kegiatan pimpinan.

c. Jam diisi dengan waktu kegiatan acara berlangsung.

d. Kegiatan diisi dengan Judul acara yang akan dihadiri oleh pimpinan.

e. Bahan / Pendamping diisi dengan bahan yang dibutuhkan.

f. Keterangan diisi dengan keterangan waktu acara, tempat, dan

informasi lainnya.

‘4. Agenda....

Untuk menutup

form

- 41 -

4. Agenda Kerja Harian Pimpinan Pada aplikasi agenda kerja pimpinan dapat melihat agenda hari ini secara otomatis. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Pertama-tama kita kilk Menu Agenda Kerja Hari ini (hari berjalan),

seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

b. Kemudian muncul tampilan agenda kerja yang khusus terjadwal hari ini (hari berjalan).

‘5. Mencetak....

Klik di sini

- 42 -

5. Mencetak Agenda Kerja Berdasarkan Tanggal

Untuk mencetak agenda kerja berdasarkan tanggal acara dapat

dilakukan sebagai berikut:

a. Pertama-tama kita pilih menu Mencetak Agenda Kerja, seperti

ditunjukan pada gambar di bawah ini:

b. Kemudian muncul Enter Parameter Value kemudian kita masukan

Tanggal Acara, seperti contoh kita ketik 21-9-2010, yang berarti acara

pada tanggal 21 September 2010, kemudian kita pilih OK.

‘c. Setelah....

Klik di sini

- 43 -

c. Setelah kita klik OK akan muncul print out agenda kerja harian

sebagai berikut.

‘6. Mencetak....

- 44 -

6. Mencetak Agenda Kerja Mingguan

Mencetak agenda kerja mingguan berfungsi sebagai informasi mengenai agenda kerja selama 1 (satu) minggu ke depan. Adapun langkah-langkah pengoperasiannya sebagai berikut:

a. Langkah yang pertama kita klik Mencetak Agenda Kerja Mingguan

seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini:

b. Kemudian muncul Enter Parameter Value, kemudian kita masukan tanggal acara yaitu pada hari senin pada minggu berjalan yang akan datang, kemudian pilih ok.

‘c. Kemudian....

Klik di sini

- 45 -

c. Kemudian muncul print out Agenda Kerja selama 1 (satu) minggu ke

depan.

‘7. Detail....

- 46 -

7. Detail Agenda

Untuk melihat detail agenda acara pada layar monitor dapat dilakukan sebagai berikut:

a. Pertama-tama kita klik Detail Agenda seperti ditunjukan pada gambar

di bawah ini:

b. Kemudian muncul Formulir isian agenda pimpinan yang telah terisi informasinya secara detail.

‘K. Pelaporan....

Klik di sini

- 47 -

K. Pelaporan Tindak Lanjut Disposisi

Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi yang masuk. Disposisi ada yang bersifat biasa dan prioritas, khusus untuk disposisi yang sifatnya prioritas harus segera ditindaklanjuti. Disposisi prioritas adalah disposisi yang sifatnya sangat segera, segera, dan terbatas (mendesak, perlu perhatian khusus, dan perlu perhatian batas waktu) Penjelasannya lebih lanjut sebagai berikut:

1. Disposisi Biasa

Untuk melihat Daftar Diposisi Pimpinan, langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Langkah pertama klik menu Disposisi Pimpinan, maka muncul

tampilan Daftar Surat Disposisi seperti ditunjukan gambar di bawah ini:

b. Pada gambar di bawah ini adalah Daftar Disposisi yang masuk ke Unit Eselon-II, fungsi-fungsi menu-menu yang tersedia sebagai berikut:

‘c. Untuk....

Daftar Surat

Masuk

1

Untuk melihat Disposisi

Prioritas Sekjen

2

Disposisi>>Surat

Masuk

3

Mencetak

Daftar Disposisi

4

- 48 -

c. Untuk melihat Daftar Diposisi Pimpinan berdasarkan kurun

waktu tertentu langkah-langkahnya sebagai berikut:

1) Langkah pertama klik menu

2) Setelah muncul parameter Value kemudian ketik nilai parameter awal dan akhir seperti petunjuk di bawah ini:

3) Setelah nilai parameter value kita ketik dengan benar, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

Contoh Tabel yang ditampilkan merupakan Daftar Disposisi pada bulan Januari 2010 di lingkungan Sekretariat Jenderal.

‘4) Isi....

kETIK 1/1/2010

kETIK 31/1/2010

dd/mm/yy

dd/mm/yy

1 Jan 2010

31 Jan 2010

KURUN

WAKTU

1 BULAN

- 49 -

4) Isi Disposisi Pimpinan Terdiri dari:

1. No. Agenda Sekjen: Berisi No. Agenda Pimpinan

2. No. Surat: berisi No. Surat yang didisposisikan

3. Tanggal Surat: berisi tanggal surat yang didisposisikan

4. Tanggal Disposisi: memuat tanggal dispoisi pimpinan

5. Sifat Disposisi: sangat segera, segera, dan terbatas

(mendesak, perlu perhatian khusus, dan perlu

perhatian batas waktu).

6. Perihal: memuat perihal surat

7. Isi Disposisi: memuat perintah disposisi pimpinan

8. Tindak Lanjut: memuat isi tindak lanjut atas disposisi

pimpinan

9. Pengirim: asal surat

10. Ditujukan: tujuan surat

2. Disposisi Prioritas

Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi prioritas Pejabat Eselon-I yang masuk ke Pejabat Eselon-II. Langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Klik tombol menu DISPOSISI PRIORITAS pada bagian tengah

layar.

‘b. Setelah....

KLIK DISINI

- 50 -

b. Setelah menu tersebut di-klik, kemudian akan tampil daftar

disposisi seperti ditunjukan pada gambar di bawah ini.

c. Fungsi Menu-menu Disposisi Prioritas seperti ditunjukan pada gambar berikut.

3. Daftar....

Untuk melihat

Disposisi Prioritas

Eselon-I

1

Untuk mengetahui

Disposisi yang

masih dalam

proses

2

Laporan Disposisi

Prioritas Sekjen

3

Untuk Melihat Laporan Tindak Lanjut Disposisi

Prioritas Eselon-I

- 51 -

3. Daftar Disposisi Prioritas

Fasilitas ini digunakan untuk melihat disposisi Prioritas dalam kurun waktu tertentu (contoh selama 1 bulan). Untuk melihat disposisi prioritas langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Klik tombol Daftar Disposisi Prioritas pada layar (contoh disposisi

prioritas Sekjen).

b. Kemudian masukan Parameter Awal dan Akhir, seperti gambar berikut.

c. Kemudian klik ok, maka akan muncul tampilan sebagai berikut.

‘4. Tindak....

Unit Kerja : Biro Umum

- 52 -

4. Tindak Lanjut Dalam Proses

Fasilitas ini digunakan untuk memantau dan mengetahui disposisi Prioritas yang masih dalam proses tindak lanjut. Untuk membuka fasilitas ini langkah-langkahnya sebagai berikut:

a. Klik tombol Daftar Disposisi Prioritas pada layar.

b. Kemudian masukan Parameter Awal dan Akhir.

c. Kemudian klik ok, maka akan muncul tampilan sebagai berikut

‘5. Mengisi....

Unit Kerja : Biro Umum

- 53 -

5. Mengisi Tindak Lanjut Disposisi

a. Disposisi Biasa

Untuk mengisi tindak lanjut disposisi, arahkan kursor pada kolom tindak lanjut kemudian ketik berita tindak lanjut disposisi pada kolom tersebut, kemudian arahkan kursor ke kotak selanjutnya, maka data tersebut otomatis tersimpan ke dalam Server.

b. Disposisi Prioritas

Untuk mengisi disposisi tindak lanjut disposisi prioritas, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1) Klik disposisi prioritas Sekjen, setelah itu muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

‘2) Kemudian....

Untuk mengisi Tindak Lanjut, Silakan mengisi di kotak tindak lanjut.

Isi tindak lanjut

- 54 -

2) Kemudian isilah field-field berwarna merah (KELOMPOK,

TINDAK LANJUT, dan STATUS) untuk merespons atas disposisi prioritas yang masuk.

KETERANGAN PENGISIAN

FIELD KELOMPOK : Dapat diisi dengan Kelompok Disposisi Prioritas yang berkaitan dengan Tugas Pokok Unit Kerja misal: Ke-Rumah Tangga-an, Ke-Tata Usaha-an, Keuangan, dan lain-lain.

FIELD TINDAK LANJUT : Dapat diisi dengan Tindak Lanjut sesuai perintah Isi Disposisi yang masuk, seperti: Menindaklanjuti, Proses Memberikan Saran, Konsep Surat, Rapat Koordinasi, dll.

FIELD STATUS : Dapat diisi dengan Status Tindak Lanjut

yang telah dilakukan seperti: SELESAI dan DALAM PROSES

‘c. Penelusuran....

KLIK DISINI

KLIK DISINI KLIK DISINI

- 55 -

b. Penelusuran Disposisi Prioritas

Fasilitas ini digunakan sebagai pencarian dan penelusuran disposisi. Dalam penelusuran disposisi bisa dicari berdasarkan Nomor Agenda, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tanggal Disposisi, Perihal, Pengirim, dan Tujuan Surat.

Untuk menggunakan fasilitas penelusuran disposisi langkah-langkahnya sebagai berikut:

1) Pertama-tama kita panggil aplikasi TNDE, kemudian panggil Menu Diposisi Pimpinan, seperti gambar di bawah ini.

Sebagai contoh kita melakukan penelusuran/pencarian

disposisi berdasarkan Nomor Surat. Contoh mengenai

pencarian penelesuran disposisi dijelaskan pada gambar

berikut.

Pada....

- 56 -

Pada contoh di bawah ini kita akan mencari disposisi prioritas Pejabat Eselon-I kepada Pejabat Eselon-II. Langkah-langkah proses pencarian tersebut dijelaskan pada gambar berikut:

2) Langkah-Langkah:

a. Pertama-tama kita arahan kursor pada Nomor Surat, kemudian kita klik tanda panah yang berada pada sebelah kanan pada Nomor Surat seperti yang ditunjukan pada gambar di atas;

b. Kemudian kita arahkan kursor pada Text filter; c. Pilih contains, kemudian muncul form Custom Filter; d. Selanjutnya isi Form Custom Filter dengan Nomor Surat yang

dicari, kemudian klik ok

Klik Disini

1

Pilih Text Filters

2

Pilih Contains

3

Masukan No. Surat

4

KLIK DISINI

MASUKAN NO SURAT DI SINI

d. Laporan....

- 57 -

c. Laporan Disposisi Prioritas

Fasilitas ini berfungsi untuk mencetak Laporan Disposisi Prioritas sebagai laporan yang akan disampaikan kepada pimpinan.

Untuk mencetak laporan disposisi Prioritas, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1) Pertama-tama klik Tombol Menu Laporan Disposisi Prioritas,

seperti ditunjukan pada gambar berikut:

2) Kemudian muncul parameter value, selanjutnya masukan Parameter Awal dan Akhir, kemudian OK.

3) Kemudian klik OK, maka akan muncul tampilan pada halaman berikut.

TAMPILAN....

kETIK 1/1/2010

kETIK 31/1/2010

dd/mm/yy

dd/mm/yy

1 Jan 2010

31 Jan 2010

KURUN

WAKTU

1 BULAN

KLIK DISINI

- 58 -

TAMPILAN LAPORAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

DISPOSISI PRIORITAS

‘L. MENGAKHIRI....

Biro Umum

- 59 -

L. MENGAKHIRI APLIKASI

Untuk mengakhiri Software Program Aplikasi TNDE, dapat dilakukan

langkah-langkah:

a. Alternatif-1

Arahkan kursor ke fasilitas ”File”, pilih ”Close” lalu kilk, maka aplikasi

akan ditutup dan pengoperasian selesai.

b. Alternatif–2

Arahkan kursor ke tanda yang terdapat pada pojok sebelah

kanan atas layar lalu klik, maka aplikasi akan ditutup dan

pengoperasian selesai.

BAB II....

X

- 60 -

BAB II

P E N U T U P

Dengan menerapkan aplikasi sistem TNDE di Kementerian Pekerjaan Umum diharapkan dapat mendukung percepatan dan ketepatan pengambilan keputusan bagi pimpinan suatu unit organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. Sedangkan bagi para pelaksana kegiatan dapat lebih dini melakukan persiapan-persiapan dalam melaksanakan kegiatan yang diarahkan oleh pimpinan masing-masing.

Mengenai keuntungan lain yang dapat dipetik dari aplikasi ini adalah dapat mengurangi penggunaan kertas (paperless), karena informasi yang diperlukan dapat dilihat melalui layar monitor pada masing-masing komputer yang terpasang pada unit organisasi/unit kerja yang bersangkutan.

Agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan yang telah dilakukan dengan cara manual, maka penerapan aplikasi ini dilaksanakan secara bersama-sama, dan diharapkan secara bertahap dikurangi kegiatan yang dilakukan dengan cara manual dengan mempertimbangkan segi keamanan, keefektifan, dan efisiensinya.

Melalui Petunjuk Pelaksanaan TNDE Kementerian Pekerjaan Umum ini diharapkan dapat membantu bagi para pengguna dalam pengoperasiannya, sehingga informasi yang diperlukan oleh pimpinan dapat disajikan dengan cepat dan tepat.

MENTERI PEKERJAAN UMUM

ttd

DJOKO KIRMANTO