luettelointi ja sisällönkuvailu 1

Luettelointi ja sisällönkuvailu

Suomalaiset luettelointisäännöt

Keuda Kerava

3KTKA11

Aki Kangas

Luettelointi ja sisällönkuvailu

• luetteloinnilla tarkoitetaan dokumentin alkuperän ja ulkoasun kuvailua

– esim. tekijä, nimeke, painostiedot, fyysinen kuvailu

• sisällönkuvailulla tarkoitetaan dokumentin asiasisällön kuvailua

– luokitukset, asiasanat, avainsanat, tiivistelmät

Verkostoituvat kirjastot / Ari Haasio ja Juha Piukkula (toim.) - Helsinki : BTJ Kirjastopalvelu, 2000 (Gummerus). - (151 s.) : kuv. ; 21 cm. - ISBN: 951-692-478-6 (nid.).

YKL:02.1 YKL:69.7 YKL:02 He:021 Em:02.1

Asiasanat: verkostoituminen; kirjastot; verkostot; tieteelliset kirjastot; ammattikorkeakoulut; asiantuntijaorganisaatiot; yhteistyö; verkkojulkaisut; tietopalvelu; tietoverkot

LUETTELOINTI

SISÄLLÖNKUVAILU

Tässä luokitus

ja asiasanoitus

Dokumentti

• dokumentti on kuvailun perusyksikkö

– kirja, raportti, käsikirjoitus, lehtiartikkeli, lehti, asiakirja, kirje, sähköpostiviesti, elokuva, tv-ohjelma, äänilevy, musiikkiteos, valokuva, Web-sivu...

• myös elektroniset aineistot ovat dokumentteja

• dokumentti voi olla osa yhtä tai useampaa muuta dokumenttia

– esimerkiksi valokuva lehdessä, musiikkiteos äänilevyllä...

Metadata

• metadata on kuvailevaa ja määrittävää tietoa erilaisista

dokumenteista

• sisältöjä kuvaava metadata

– asiasanat, asiakirjan nimeke, aihe, tiivistelmä

• dokumentin rakennetta kuvaava metadata

• kontekstuaalinen metadata

– dokumentin ympäristö, esim. julkaisuaika, käyttäjä,

suhteet muihin dokumentteihin

Tiedon tallennus ja haku

Aineiston valinta ja hankinta

Tiedon tallennus (luettelointi ja sisällönkuvailu)

Tietokanta

Kysymykset ja tiedontarpeet

Tiedonhaku

Tiedon tallennus kirjastoympäristössä

• kirjaston kokoelmatietokanta • elektroniset dokumentit

– lisensioitavat aineistot – vapaasti verkossa olevat aineistot

• julkaisurekisterit – esim. organisaation opinnäytteet ja julkaisut

• yksittäisten dokumenttien kuvailun lisäksi kokoelmatason kuvailua, tietoa kokoelmista – kuvailun kohteena silloin kokoelma eikä yksittäinen

dokumentti

Luettelointi käytännössä

• alkuperäis- eli primääriluettelointi

– luetteloidaan dokumentit itse

• poimintaluettelointi (eli kopioluettelointi)

• tietueiden täydentäminen

• muiden kirjastojen luetteloiden vertailu

• alkuperäisluetteloinnin osuus vähentynyt kirjastojen

yhteistyön myötä

Luetteloinnin ohjeistus kirjastoalalla

• kansainväliset periaatteet ja ohjeet, esim.

– RDA, Resource description and access

– FRBR, Functional requirements for bibliographic

records

• kansalliset säännöt ja ohjeet, esim.

– Suomalaiset luettelointisäännöt

• kirjastojen tai muiden organisaatioiden väliset ohjeet

• paikalliset ohjeet ja käytännöt

Suomalaiset luettelointisäännöt

Kuvailusäännöt

• Kuvailusäännöissä esitetään

– julkaisujen kuvailulle ja tunnistamiselle asetetut

vaatimukset

– kuvailun elementtien järjestys

– kuvailussa käytettävä välimerkitys

• Kansalliskirjasto koordinoi Suomalaisia

luettelointisääntöjä

• http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/luettelointisaannot.html

Suomalaiset luettelointisäännöt Hakusäännöt

• Hakusäännöissä esitetään

– hakuelementit

– pää- ja lisäkirjaukset

– hakumuodot

– viittaukset

– yhtenäistetyt nimekkeet

• Hakusäännöissä on myös ohjeita erilaisten nimien kirjoittamisesta

Kuvailusääntöjen uudistus

• uudet kuvailusäännöt luonnosvaiheessa

• vahvistuksen jälkeen julkaistaan Kansalliskirjaston

verkkosivuilla

• poistuviin kuvailusääntöihin verrattuna

– eri aineistotyyppien erilliset kuvailusäännöt on

yhdistetty yhdeksi säännöksi

– kirjastoilla enemmän valinnanvaraa, mitä on kulloinkin

tarpeellista luetteloida

– elementit ovat pakollisia, ehdollisesti pakollisia tai

vapaaehtoisia

Kuvailusäännöt

Uusien kuvailusääntöjen alueet

• Alue 0: sisältötyyppi- ja mediatyyppielementit

• Alue 1: julkaisun nimeke- ja vastuullisuustiedot

• Alue 2: painosmerkinnät

• Alue 3: karttojen matemaattiset tiedot, nuottien

julkaisumuoto ja kausijulkaisujen numerointi

• Alue 4: kustantajaa, kustantajan kotipaikkaa ja

julkaisuaikaa koskevat tiedot, samoin kirjapainon tai

valmistajan tiedot

• 0-alue uusi poistuviin kuvailusääntöihin verrattuna

Kuvailusäännöt

Uusien kuvailusääntöjen alueet

• Alue 5: julkaisun ulkoasu

• Alue 6: tietoja sarjasta tai moniosaisesta teoksesta,

johon monografia kuuluu

• Alue 7: kuvailutiedot, joita ei ole merkitty muille alueille

mutta joita pidetään tärkeänä luettelon käyttäjille

• Alue 8: julkaisun tunniste- ja saatavuustiedot

Kuvailusäännöt

Korttimalli

Sisältötyyppi (sisältötyypin tarkenne) : mediatyyppi. -

Päänimeke = Rinnakkaisnimeke : muu nimeketieto /

Ensimmäinen tekijämerkintö, toinen tekijämerkintö ; muu

eri asemassa oleva tekijä. – Painosmerkintö. –

Ensimmäinen kustannuspaikka : Ensimmäinen

kustantaja, julkaisuaika (paino- tai valmistuspaikka ;

paino- tai valmistuspaikka : kirjapaino tai valmistaja,

painovuosi). – Aineiston erityismääre (laajuus) : muu

ulkoasumerkintö ; koko. – ( Sarjan päänimeke , sarjan

ISSN ; sarjan sisäinen numerointi ). - Huomautukset . -

ISBN.

Kuvailu on osa luettelointia ja

sisällönkuvailua

• kuvailu muodostaa osan bibliografisesta tietueesta

• täydellinen bibliografinen tietue koostuu lisäksi

hakutiedoista, asiasanoista ja luokkamerkinnöistä, jotka

eivät sisälly kuvailusääntöihin

– ks. hakutiedot, luokitukset ja asiasanastot

020 |a 978-951-0-34391-3 (sid.) |z 978-951-0-34390-6 (virh.)

041 1 |a fin |h eng

080 |a 379.8 |x (024.7)

100 1 |a Jones, Rob Lloyd.

240 10 |a 1001 pirate things to spot

245 10 |a Merirosvojen matkassa : |b etsi tuhat ja yksi asiaa /

|c Rob Lloyd Jones ; kuvitus: Teri Gower ; suomentanut Arja Kantele.

260 |a Helsinki : |b WSOY, |c 2008.

300 |a [32] s. : |b kuv. ; |c 28 cm.

650 7 |a lastenkirjallisuus |x suomenkielinen kirjallisuus |2 ysa

653 |a lastenkirjallisuus |a englannin kieli |a suomenkielinen käännös

653 |a kuvakirjat |a englannin kieli |a suomenkielinen käännös

700 1 |a Gower, Teri.

700 1 |a Kantele, Arja.

740 0 |a Etsi tuhat ja yksi asiaa.

Kuvailusäännöt

Hakutiedot

Luokitus ja sisällönkuvailu

Dokumentin kuvailu ja hakuelementit

• kuvailu – dokumentti kuvaillaan sellaisena kuin se on itse

dokumentissa

– tekijän nimi, teoksen nimi jne. luetteloidaan kuten dokumentissa

• hakuelementit – dokumentin kuvailutietojen standardointi ja

auktorisointi

– esim. erikielisille ja eri tavoin kirjoitetuille nimille ja nimekkeille määritellään yksi muoto, jota käytetään

– yhtenäinen muoto helpottaa tiedonhakua

LUETTELOINTI SISÄLLÖNKUVAILU

KUVAILU Bibliografinen kuvailu

(nimeke, tekijä,

julkaisutiedot jne)

Esim. Suomalaiset

luettelointisäännöt

Tiivistelmät

HAKUELEMENTIT Esimerkiksi tekijän

nimi, nimeke,

sarjatieto

standardisoidussa

muodossa

Esim. Suomalaiset

luettelointisäännöt :

hakutiedot

Luokitukset ja

indeksoinnit

Esim. Yleisten kirjastojen

luokitusjärjestelmä,

Yleinen Suomalainen

Asiasanasto

Hakusäännöt

Hakuelementit

• hakuelementit eli kirjaukset:

• pääkirjaus

• lisäkirjaukset

• osakohdekirjaukset

Pääkirjaus

Sisältötyyppi (sisältötyypin tarkenne) :

mediatyyppi. - Päänimeke =

Rinnakkaisnimeke : muu nimeketieto /

Ensimmäinen tekijämerkintö , toinen

tekijämerkintö ; muu eri asemassa oleva

tekijä . – Painosmerkintö . – Ensimmäinen

kustannuspaikka : Ensimmäinen kustantaja ,

julkaisuaika . - Laajuusmerkintö tai aineiston

erityismääre : kuvitustieto + liitteet . – (

Sarjan päänimeke , sarjan ISSN ; sarjan

sisäinen numerointi ). - Huomautukset . -

ISBN.

LK: 1

LK: 2

LK: 3

Lisäkirjaus 1

Katso…

Lisäkirjaus 2

Katso…

Lisäkirjaus 3

Katso…

Hakusäännöt

Pää- ja lisäkirjaukset

• dokumentilla tulee olla pääkirjaus

• dokumentilla voi olla vain yksi pääkirjaus

• pääkirjaukseen tulee tekijä tai nimeke

– henkilön nimi tai yhteisön nimi

– päänimeke tai yhtenäistetty nimeke

• lisäkirjauksia voidaan tehdä tekijöistä, nimekkeistä ja muista tiedoista, joilla julkaisua arvellaan haettavan

Hakusäännöt

Pääkirjauksen valinta

• pääkirjaukseksi tulee tekijä, jos

– ainoa tekijä, päävastuullinen tekijä, todennäköinen tekijä tai ensin mainittu tekijä

• nimeke pääkirjaukseen, jos

– kausijulkaisu

– vastuuhenkilöitä on enemmän kuin kolme

– toimitettu teos tai kokoomateos

– jonkin uskontokunnan pyhä kirja

• jos dokumentilla on yksi tekijä (yleensä kirjoittaja), se valitaan pääkirjaukseksi

• jos dokumentilla on kaksi tai kolme tekijää, ensimmäinen valitaan pääkirjaukseksi ja muista tehdään lisäkirjaukset

• jos on useampi kuin kolme tekijää, pääkirjaus tehdään nimekkeestä, ensimmäisenä mainitusta tekijästä lisäkirjaus (ja muut unohdetaan)

• jos dokumentin tekijäksi on nimiösivulla mainittu toimittaja, pääkirjaus tehdään nimekkeestä ja toimittajasta lisäkirjaus

Hakusäännöt

Henkilönimen muoto

• Sukunimi, Etunimi

Auktorisointi

• standardoidaan tietty esitysmuoto

– henkilönimet, yhteisöjen nimet, ns. yhtenäistetyt

nimekkeet, sisällönkuvailussa käytettävät termit

• auktoriteettitiedostot

– auktorisoitu muoto ja varianttimuodot

– ohjaavat sisällönkuvailua

– ohjaa tiedonhakijaa käyttämään standardisoitua

muotoa tai yhdistävät varianttimuodot auktorisoituun

muotoon

Auktorisointi

Esimerkki tekijän nimen auktorisoinnista

Peter Tchaikovsky, Pjotr Tsaikovski, Tchaikovski Pjotr,

Tchaikowsky P., Chaikovsky, Chaikovskiy…

Tšaikovski, Pjotr

luetteloidaan nimi julkaisussa esiintyvässä muodossa

(kuvailu) sekä auktorisoidussa muodossa

(hakuelementti)

Auktorisointi

Esimerkki nimekkeen auktorisoinnista

Concerto for piano and orchestra in A minor,

Concerto A minor for pianoforte and orchestra,

Concerto for piano en la mineur, Op. 16,

Klavierkonzert A-moll, opus 16.

Konsertot, piano, ork., op16, a-molli

luetteloidaan nimeke julkaisussa esiintyvässä muodossa

(kuvailu) sekä auktorisoidussa muodossa, ns.

yhtenäistetty nimeke (hakuelementti)

Luettelointisääntöjen ja

luettelointiformaatin suhde

• perusperiaate: ensin säännöt, sitten formaatti

• luettelointisäännöt määrittelevät tallennettavan tiedon

valinnan, muodon ja järjestyksen

• formaattiin tallennetaan luettelointisääntöjen määrittämät

tiedot sovitulla tavalla