neues aus dem prozessmanagement
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Management Support Systeme© MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg 1
S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang
Prozessmanagement
Management Support Systeme© MBA Business Management 2012-2014 Fachbereich Wirtschaftswissenschaften Nürnberg 2
S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang
Agenda
1. Definition, Ziele und Rollen
2. Herausforderungen
3. IT-unterstützende Lösungsansätze
4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität
5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung
6. IT-basierte ProzesseBeispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“
7. Zusammenfassung und Ausblick
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S. Sahin, C. Schmalhaus, X. Wang
1. Definition
Definition von Prozess Ein Prozess ist eine Struktur, deren Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen sind, die durch logische Folgebeziehungen
verknüpft sind. Darüber hinaus werden deren zeitliche, räumliche und mengenmäßige Dimensionen konkretisiert.
Ein Prozess hat ein definiertes Startereignis (Input) und Ergebnis (Output) und dient dazu, einen Wert für Kunden zu schaffen. 1
1 Fischermanns 2010, Praxishandbuch Prozessmanagement, S. 12
Fokus des Geschäftsprozessmanagements (hier IT-unterstützt)
Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Verbesserung von
Geschäftsprozessen
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1. Ziele
Effektiviät/ Effizienz
• Effektivität:d.h. ein Prozess liefert den definierten Output zur richtigen Zeit und Ort
• Effizienz:Ausprägung des Max.-/ Min.-Prinzip bzgl. ökon. Prinzip 2
Flexibilität
• Anpassung der Prozesse an die sich ständig veränderten Kundenwünsche und technischen Möglichkeiten
• Prozess muss flexibel auf Ausnahmen und Änderungen reagieren können 2
Schnellig/- Pünktlichkeit
• Wichtig, ob Zeitrahmen eingehalten wird
• Relevant hierbei vor allem Wartezeiten bei Übergaben zw. einzelnen Stationen 2
Transparenz
• Ermöglicht die Ermittlung der Einflussgrößen, die Leistungsniveau bestimmen
• Dadurch Möglichkeit der zielorientierten Beeinflussung der betrieblichen Prozesse 2
Ziele des Prozess-
managements
2 vgl. Posluschny 2012, Prozessmanagement, S. 13 ff.
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1. Rollen
Process ManagerCustomer BenefitsProcess Sponsor Process Owner
Berichtet
Befugnis
Ziele
Aufgaben• Promotion / Motivation für das
Thema Prozessmanagement• Ziel-Definition und -Controlling• Lenkung und Priorisierung durch
Prozess Portfolio Management• Oberste Eskalationsinstanz
• Festlegung der Prozessmanagement-Strategie
• Bereitstellung des Budgets für Prozessmanagement-Aktivitäten
• Verantwortung für einen Prozess • Festlegung von Prozess-
Performance-Zielen abgeleitet aus Geschäftszielen
• Best Practices und deren Er-reichung
• Geschäftsgetriebene Standardisierung/Harmonisierung über ggf. darunter liegende Organisationsebenen
• Definition, Dokumentation und Implementierung des Prozesses unter Verwendung des Process Framework
• Überwachung der Performance, Optimierung der Leistung und des Reifegrades des Prozesses
• Abstimmung von Schnittstellen zu Prozessen anderer Process Owner
• Steuerung des Prozesses mit Budget- und Ressourcenverantwortung
• Management (prozessabhängig)
• Implementierung von Prozessen nach Weisung des Process Owners
• Prozessänderungsmanagement • Überprüfen der Prozess-
performance mit Hilfe von KPI‘s• Durchführung von
Prozessanalysen/-assessments• Definition und Umsetzung von
Maßnahmen zur Prozess-verbesserung
• Überprüfung der Prozess-Performance
• Process Owner
• Unterstützung und Förderung des Prozessmanagements
• Operative Unterstützung des Process Owners bei der Definition, Implementierung und kontinuier-liche Verbesserung des Prozesses
3 vgl. Siemens AG intern (Prozessmanagement Vortrag 2013)
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2. Herausforderungen
Änderungsmanagement (Nachverfolgung, diverse Arbeitsversionen usw.)
Einhaltung von Prozeduren
(Ergebniskontrolle, Q-Gates)
Informationsverlust (wegen keiner gemeinsamen
Datenablage)
Schnittstellenprobleme (keine klare Aufgabenabgrenzung,
u. U. Doppelarbeit)
Kein Überblick über den Gesamtprozess
und in welchem Schritt der Prozess sich gerade befindet
Hoher Aufwand für Prozessauswertung
und eingeschränkte Früherkennung von
Problemen
Herausfor-derungen
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3. IT-unterstützende Lösungsansätze
Die effiziente Nutzung der vielfältigen Möglichkeiten der IT-Unterstützung liefert einen wesentlichen Erfolgsbeitrag für die Geschäftsprozessgestaltung.
• Visualisierungswerkzeuge
• Modellierungswerkzeuge
• Simulationswerkzeuge
• Spezifikations- und Steuerungsinstrument
Prozessunterstützung mit Workflow-Management-Systemen
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ADONISBOC Information Technologies Consulting GmbH
Modellierung, Analyse, Simulation
3. IT-unterstützende Lösungsansätze
• Umfasst Anwenderfunktionen, Benutzer- und Systemschnittstellen
• Teilweise sehr branchenspezifisch, daher funktionell beschränkt
• Standardfunktionen müssen akzeptiert, modifiziert oder ergänzt werden („best breed“)
Prozessunterstützung durch betriebliche Standardsoftware
Einsatz in Praxis:
ARIS IT ArchitektARIS Business Architekt(Software AG)
Modellierung, Analyse, Simulation
VISIOMicrosoft
Modellierung/Zeichnen
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4. Prozessgestaltung mit Rücksicht auf Kreativität
Aktivität1 Aktivität2_2 Aktivität3
InputOut-put
Vorteile und Nachteile eines Workflow unterstützenden Prozesses:+ Starke Ergebniskontrolle+ Standardisierte Arbeitsstruktur ermöglicht
effizienten Arbeitsablauf- Unflexibel bzgl. neuer Kundenanforderungen - Serielle oder parallele Arbeit statt Gruppenarbeit- Schränkt kreative Arbeit ein
Workflow:Im Prozess wird die Reihenfolge der Aktivitäten festgelegt. Für die Aktivitäten sind strenge Bedingungen vorgeschrieben.
Aktivität 2_1
Gruppen-Kollaboration- Plattform:Definition: Eine Kollaborationssoftware ist ein Tool, das ad hoc-, optional- und Gruppen-Aktivität durchführt. Dadurch wird den Mitgliedern ermöglicht, geteilte Ressourcen zu managen.4
4 Distributed and Parallel Databases 2004, An Evaluation of Key Technologies and Open Problems Volume: 15 - Kluwer Academic Publishers
Process- Aware Collaboration Systems (PACS)
Process-Aware Information Systems (PAIS)
Group Creativity Support Systems
(GCSS)
Group- Collaboration- Plattform
Individual Creativity Support Tools (ICST)
Prozessgestaltung
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5. Möglichkeiten zur Kreativitätsunterstützung
Kreativitätsintensiver Prozess(KIP)
Makro-
Prozess
Unstrukturierter Teilprozess
Inkubation
Unstrukturierter Teilprozess
Entwicklung
Strukturierter Teilprozess
Vorproduktion
Unstrukturierter Teilprozess
Service
Mikro-
Prozess
1 2 3
Unstrukturierter Teilprozess
Konstruktion
Strukturierter Teilprozess
Konstruktion Überprüfen
1 2 3
Level 0
Level 1
Level 2
5 Seidel et al. 2010, Hierarchische Unterteilung eines KIP
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6. IT-basierte ProzesseBeispiel „Angebotsprozess“ und „Entwicklungsplattform“
GCSS: Entwicklungsplattform
• Individuell konfigurierbare Layouts
• Link zu nützlichen Ressourcen, relevante Module (Workflow, Produktgruppe)
• Erstellung der Arbeitsgruppe
Freigabeprozess für bestimmte
Dokumentart:
Prüfer1 Prüfer2 Freigeber
Dokumentenverwaltung:• Zugelassene Mitglieder haben
Zugriffsrechte auf Dokumente• Änderung des Dokuments ist kann
nachverfolgt werden• Jeder gespeicherter Zustand ist
wiederherstellbar
ICST
PAIS
PACS
Angebotsprozess (in Anlehnung an Schaeffler Angebotsprozess)
Produktentwicklung
GCSS: Group Creativity Support SystemsICST: Individual Creativity Support Tools SystemsPACS: Process- Aware Collaboration SystemsPAIS: Process-Aware Information Systems
Kunde Kunde
Vertrieb
Entwicklung
Konstruktion
Kalkulation
OutIn
Wunsch
OutIn
Kundenlastenheft
OutIn
Produktkonzept
OutIn
Stückliste, Zeichnung
OutIn
OutIn
Stückliste, Zeichnung
Pflic
hten
heft,
Prei
s,Li
efer
term
in
Kundenangebot
Workflow
Durchlaufzeit
nur bei vollständigem Output ist eine Rückmeldung möglich
kein Workflow
ProduktKonfigurator,Kunden Bestellsystem
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7. Zusammenfassung und Ausblick
1. Prozesse müssen kontinuierlich auf die Anforderungen des Marktes angepasst werden.
2. Integrierte Prozessanalyse mit IT-Systemen wird zum Standard.
3. Zentrale Organisationseinheiten bei Unternehmen haben oft die Präferenz für eine streng strukturierte standardisierte Prozessgestaltung=> Risiko: wenig Flexibilität für die dynamische Kundenanforderung.
4. Im Entwicklungsprozess ist die Kreativitätsunterstützung ein wichtiger Aspekt.
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