oude koeien uit de sloot halen:

Oude koeien uit de sloot halen: Digitale informatie bij de overheid en

Microfilm als oplossing voor langdurige opslag

Bart HekkertTrainee Informatiespecialist

Alsoo hy van een yeder (vers) die hy maeckte, meer als vijf-en-twintig copieerde, en uytdeelde, (..)

Miquel de Cervantes Saavedra, Den verstandigen vroomen Ridder, Don Quichot de la Mancha (3e dr. 2 dln. Amsterdam, 1696, vertaald door L. van Bos).

PresentatieDoelMonnikenwerkRecordmanagement en opslag

van digitale informatieMicrofilm voor langdurige opslagConclusie

DoelstellingAd van Heijst, ‘De strijd om het behoud

van informatie is van alle tijden’: Website Inforoads.blogspot.nl (04-03-2014)

Hoe ging men vroeger om met recordkeeping-problemen en hoe gebeurt dit tegenwoordig bij de overheid mbt digitale informatie. Is de Microfilm de aangewezen methode van langdurige opslag?

MonnikenwerkPapyrusrol: 70 jaar te bewarenPerkament: langere houdbaarheid

Bodmer-papyrus: ca. 200 na Christus

Lancelotcompilatie. Brabant, ca. 1320. 

Christendom: Kloosters als centra van kopiisten

Toename vastlegging informatie vanaf de 15e eeuw: Boekdrukkunst

19e- 21e eeuw: Uitwisseling informatie neemt enorme vlucht:

Telefonie Telegraaf Radio Televisie Computer Internet Smartphones/ Social media

Recordmanagement en opslag van digitale informatie

Verschuiving in DIV-wereld: Papier -> digitaal Archiefbewaarplaats -> e-depot Samenwerking binnen overheid:

Archiefconvenant 2012-2016DigitaliseringLangdurige opslag: PDF(/A), XMLRisico’s uitsluitend digitaal

opslaan!

Microfilm: Dé oplossing voor langdurige archivering?

Voordelen:◦Digitale bestanden eenvoudig over te zetten◦Gestandaardiseerd en eenvoudig te lezen◦Lang te bewaren ◦Verouderingsproces eenvoudig te controleren◦Opslag neemt weinig ruimte in.◦Manipulatie complex◦Er hoeft niet voortdurend nieuwe apparatuur

en software te worden aangeschaft.◦ Informatie wordt fysiek bewaard: Informatie

minder toegankelijk -> Internet Archive

Nadelen:◦Verlies van informatie◦Doorzoekbaarheid complex◦Vastlegging microfilm:

arbeidsintensief Hoge kosten op korte termijn

◦Digitaal -> Microfilm kan niet altijd: Multimedia CAD/ GIS

◦Leesbaarheid niet gegarandeerd

Voordelen versus NadelenDe opslag van archiefbescheiden

op microfilm kan dan ook enkel als tijdelijke archiveringsoplossing worden toegepast, in afwachting van een volwaardige digitale archiveringsprocedure

Conclusie Uitwisseling informatie van alle tijden Net als de problemen van langdurige opslag Gevaren Digitalisering:

◦ Vluchtigheid◦ Snelle ontwikkeling soft- en hardware◦ Cybercriminaliteit

Microfilm oplossing langdurige opslag?◦ Lange conservering, eenvoudig te lezen, op lange duur

kostenbesparing(?)◦ Maar: beperkte toegankelijkheid, verlies gegevens, hoge kosten

op korte termijn◦ Microfilm biedt slechts een tijdelijke oplossing. Beter om te

wachten op alternatieven of ontwikkelen van eigen methoden.

BibliografieM. de Cervantes Saavedra, Den verstandigen vroomen Ridder, Don Quichot de la Mancha (3e

dr. 2 dln. Amsterdam, 1696, vertaald door L. van Bos).

Archiefconvenant en Programma Archief 2020: Website van het Nationaal Archief: http://www.nationaalarchief.nl/archief-2020/programma-archief-2020 (laatst bekeken op 20-04-2014).

Digitalisering: Website van de Koninklijke Bibliotheek: http://www.kb.nl/expertise/digitalisering/databank-digitale-dagbladen/selectieproces (laatst bekeken op 20-04-2014).

E-david handboek op de website van E-david: http://www.edavid.be/davidhandboek/ (laatst bekeken op 20-04-2014).

Heijst, Ad van, ‘De strijd om het behoud van informatie is van alle tijden’ (4 maart 2014. Website Inforoads: http://inforoads.blogspot.nl (laatst bekeken op 18-04-2014).

Rimkus, Kyle,Thomas Padilla, Tracy Popp en Greer Martin, ‘Digital Preservation File Format Policies of ARL Member Libraries: An Analysis’, D-Lib Magazin vol. 20, nr. 3/4 (maart-april 2014). Op de website van D-Lib Magazin: http://www.dlib.org/dlib/march14/rimkus/03rimkus.html (laatst bekeken op 20-04-2014).

Timmerhuis, Frans , Handboek praktisch archiefbeheer (Delft 2010).