sisäinen viestintä - käärmettä pyssyyn?

Sisäinen viestintä –

käärmettä pyssyyn?Henry-forum 4.11.2014

Mitä on sisäinen viestintä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan kaikkea tiedonkulkua ja vuorovaikutusta, joka

tapahtuu organisaation tai yhteisön jäsenten tai ryhmien välillä.

Sisäinen viestintä voi olla joko virallista tai epävirallista ja sen viestin viejinä ovat kaikki

organisaation työntekijät johtoportaasta työntekijöihin.

Hyvä sisäinen viestintä on avointa, rehellistä, nopeaa ja helposti ymmärrettävää.

Tavoitteena on, että jokainen organisaation tai yhteisön jäsen tietää missä organisaatiossa mennään ja on myös perillä mahdollisista

tulevista muutoksista.

Sisäisen viestinnän kanavia

Painettu viestintä

Kasvok-kainen

PalaveritNeuvottelut

PalauteKäytävä-

keskustelut

Sisäiset tiedotteet ja

lehdetIlmoitustaulu

SähköpostiIntranet

MobiilityökalutSome

Sähköinen viestintä

Teknologian huima kehitystahti on vaikuttanut myös sisäiseen viestintään.

Uudet päätelaitteet, pilvipalvelut ja sosiaaliset työkalut ovat tutkimusten mukaan

paitsi tehostaneet tiedon jakamista, myös luoneet täysin uudenlaisia tapoja tuntea

yhteenkuuluvuutta.

Mikään teknologia ei kuitenkaan voi korvata sosiaalista kontaktia, joka syntyy kasvokkaisessa kohtaamisessa.

Kasvokkaista viestintää pidetäänkin yhä sisäisen viestinnän kanavista keskeisimpänä.

Kasvokkaisessa viestinnässä sanojen merkityksen ohella mm. katseet, eleet ja kehon

kieli vaikuttavat kommunikaatioon.

On arvioitu, että jopa 90 % organisaatioiden sisäisestä viestinnästä on non-verbaalista

viestintää.

Entä mitä merkitystä sisäisellä viestinnällä on?

Tutkimuksen mukaan työntekijät, jotka ovat tyytyväisiä organisaationsa sisäiseen

viestintään, suhtautuvat työhönsä positiivisemmin ja ovat sitoutuneempia.

Organisaa-tion mission,

toiminta-ajatuksen ja

arvojen jalkautta-minen Palautteen

antaminen ja vastaanotta

minen

Sisäisen viestinnän

tehtäviä

Työtehtäviin liittyvän tiedon

välittäminen

Sisäisen kulttuurin rakenta-minen ja vahvista-

minen

Organi-saation

muutoksista viestiminen

Sisäisen viestinnän keskeinen tehtävä on organisaation mission, toiminta-ajatuksen ja

arvojen jalkauttaminen sekä työtehtäviin liittyvän tiedon välittäminen.

Sisäinen viestintä luo siis pohjan koko organisaation toiminnalle.

Onnistuneella sisäisellä viestinnällä työntekijöille luodaan vastuullinen ja tärkeä

suhde organisaation asioihin.

Eli ymmärrys ja innostus minun osastani tässä kokonaisuudessa.

Ja kun tuo ymmärrys on saavutettu, ovat työntekijät paitsi motivoituneita myös

sitoutuneempia.

Mikä puolestaan vaikuttaa organisaation tulokseen.

Yritykset, joissa työntekijät ovat sitoutuneimpia, tehdään kaksi ja puoli kertaa enemmän tuottoa kuin niissä, joissa sitoutuminen on

matalaa.

Lisäksi näissä yrityksissä onnistutaan karsimaan työntekijöiden vaihtuvuudesta

aiheutuvia kustannuksia jopa 40 %.

Sisäinen viestintä luo siis fiilistä yrityksen sisällä.

Sen avulla rakennetaan kulttuuria, joka mahdollistaa paremman tuloksen.

89% globaaleista johtajista on sitä mieltä, että kulttuuri on yhtä tärkeä

liiketoiminnalle kuin strategia.

Bain&Co 2012: The chemistry of engagement

Ja melkein kaikissa organisaatioissa 100% on sitä mieltä, että

”Meillä sisäinen viestintä on ihan perseestä!”

Sisäisen viestinnän sudenkuoppia

”En minä ainakaan ole kuullut tästä mitään.”

Sisäinen viestintä ei ole uskon asia. Tieto ei liiku itsestään edes organisaation sisällä.

Onnistuneen sisäisen viestinnän edellytys on, että viesti kulkee tasapuolisesti kaikille

työntekijöille yhtä aikaa.

Ja nykyaikana, kun informaatiota tulee vähän joka tuutista on relevantin tiedon

vastaanottaminen ja sisäistäminen haaste.

Välineistä viestin välittämiseen ei nykyaikana ole pulaa. Tärkeää on kuitenkin valita

tarkoitukseen sopiva kanava.

Sähköposti sopii palavereista tiedottamiseen, mutta esimerkiksi vaikeista asioista on hyvä

puhua aina kasvotusten.

Tabletteja, älypuhelimia saati työkonetta ei myöskään löydy kaikilta.

Se on saatu aikaan käyttämällä

sosiaalista mediaa, joka vahvistaa

sisäistä dialogia ja brändikäsitystä

Roviolla on läpinäkyvyyden, itseilmaisun ja

innovaation kulttuuri

Sosiaalinen media ei kuitenkaan aina ratkaise ongelmia.

Esimerkiksi Ericssonilla huomattiin, että työntekijät eivät kokeneet sen käyttöä luonnolliseksi työympäristössä.

Harkitse tarkkaan, sopiiko sisäinen some yrityksen toimintatapoihin ja kulttuuriin

Sen toimiva käyttö tarvitsee kaikkien tuen

Deloitten kilpailukykyä uhkasi työntekijöiden laskenut motivaatio ja sitoutuminen.

Ratkaisu: uusi työntekijöiden sitouttamisen suunnitelma, jonka avainkohtia ovat yhteisöllisyys, yhteisesti jaetut

arvot ja yhteisen kehityksen seuraaminen.

80 % työntekijöistä oli puolen vuoden

jälkeen sitoutuneita työhönsä

Mikä tekee Alkosta huippuluokan työpaikan?

Sisäiseen vuorovaikutukseen kiinnitetään erityistä huomiota

Työntekijöitä arvostetaan yksilöinä

Esimiehet pitävät huolen työilmapiiristä

Tiimit ovat avoimia ja niillä on aikaa keskusteluille

Paljon kehittymis- ja kouluttautumismahdollisuuksia

1. Välittömälle vuorovaikutukselle

varataan mahdollisimman paljon

tilaa ja aikaa

2. Muut sisäisen viestinnän kanavat

tukevat tätä viestintätapaa (Yammer,

työntekijöiden oma radiokanava)

Sisäinen kysely paljasti, että Ikean työntekijät toivovat

enemmän kasvokkain

tapahtuvaa, välitöntä vuorovaikutusta

Sisäisen viestinnän merkitys korostuu muutostilanteissa

Fuusioita, lomautuksia ja jatkuvia organisaatiomuutoksia. Suomalaisesta

työelämästä ei ole viime aikoina puuttunut vauhtia.

Muutostilanteissa on tärkeää, että oma väki tietää missä mennään. Muuten työntekijät

kyllästyvät sekavaan tilanteeseen ja ovi alkaa käydä.

”Eivät ihmiset ole muutosvastarintaisia”Arto Hiltunen: Johtamisen taito

Vai miltä sinusta tuntuisi jos saisit tänään kuulla että tehtäväsi muuttuvat huomisesta alkaen

organisaatiomuutoksen myötä?

Avoin sisäinen viestintä tulevasta auttaa sopeutumaan muutokseen hyvissä ajoin.

Aktiivinen viestintä johdon ja alaisten välillä sekä organisaation sisäisten muutosagenttien

tunnistaminen ja innostaminen tekevät muutoksesta sujuvamman.

Kriisiviestinnästä puhutaan paljon. Viestintä kriisitilanteessa keskittyy kuitenkin liian usein ulkoisen maineen vaalimiseen.

Kriisitilanteessa pitäisikin maineen kiillottamisen sijaan keskittyä kertomaan

työntekijöille mitä tilanne tarkoittaa heidän kannaltaan.

Sisäinen viestintä on epäonnistunut, jos työntekijät lukevat yt-uutisista aamun

sanomalehdestä.

Sisäisessä viestinnässä tieto ei lisää tuskaa, vaan se katkaisee huhuilta siivet.

Puskaradion perättömät puheet pilaavat työilmapiriin ja heikentävät tulosta.

On tälle nimikin, nimittäin huhukustannukset.

"Jos 2 500 euroa ansaitseva henkilö käyttää 20 minuuttia työpäivästään huhujen vatvomiseen,

kahdensadan henkilön organisaatiossa se tarkoittaa vuoden aikana yli kahdensadantuhannen euron menetystä”.

Ja mikä ehkä oleellisinta, sisäinen ja ulkoinen kulkevat käsikädessä.

Ulos ei voida viestiä toista kuin mitä sisällä tapahtuu. Kun organisaation sisällä kuohuu, ei

ulospäin voida vakuutella, että kaikki on kunnossa.

Ristiriitaiset viestit syövät uskottavuutta.

Mutta ei sisäinen viestintä mitään ydinfysiikka ole.

Loppujen lopuksi sisäisessä viestinnässä on kyse ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta.

Eikä siihen tarvita mitään temppuja, vaan ihan perus-juttuja.

1. Hyviä ja kohteliaita käytöstapoja

2. Positiivista vuorovaikutusta (tervehditään, sanotaan kiitos, otetaan toisemme huomioon, kuunnellaan, mietitään ennen kuin valitetaan)

Dialogi jättityöpaja 19.11.2013 – amisten tekoja paremman työelämän puolesta

”

Avoimen vuorovaikutusilmapiirin tavoittamiseksi on kuitenkin tehtävä töitä. Sisäisen viestinnän tehtävänä on luoda puitteet, joissa yhteistä dialogia voidaan

käydä.

Eikä dialogi näytä tältä!

Alaiset

Johto

VIE

ST

I

Organisaation sisäisen vuorovaikutuksen kulttuurin luominen vaatii kaikkien yhteisön jäsenten työtä, osallisuutta ja sitoutumista.

Johto näyttää mallia.

Kuvakaappaus: Inc. 1/2014

Meyer pysähtyi henkilökohtaisesti kiittämään ja halaamaan tytäryhtiönsä Shake Shackin

työntekijöitä, jotka päivystivät kylmässä äitien päivän illassa.

Giving them that quick hug which didn’t take that long — three minutes — is going to somehow be

felt by someone at the company, I know it.Danny Meyer, Union Hospitality Group

”

?

Tarvitaan oikeat välineet3

The medium is the message

Marshall McLuhan

”

Halutaan tätä oikeasti2

Sisäistä viestintää ei tehdä vain muodon vuoksi. Vaan siksi, että sillä on oikeasti

merkitystä.

Asenne kuntoon1

Yksisuuntaisesta viestin välittämisestä pitää siirtyä aktiiviseen vuorovaikutukseen.

Tällöin ihmiset eivät jää vain odottamaan informaatiota, vaan etsivät ja tuottavat sitä

myös itse.

Asia on niin, että suomalaiset ovat aikoinaan aivan oikeasti ajaneet käärmeitä pyssyyn. Kyseessä on metsästäjien taika. Esimerkiksi

kirjassa ”Suomen kansan muinaisia taikoja” neuvotaan seuraavasti, miten korjataan pyssy, jota joku on katsonut pahalla silmällä:

”Metsästäessä, jos pyssyn on joku toinen silmännyt, ett’ei elävätä kohti käy, tahi ei laukea, saadaan se siten ennalleen, että ensimmäinen käärme, mikä metsässä tavataan, lasketaan matelemaan pyssyn

volasta sisään latingin luntiksi, jonne se mielellään meneekin, kun vaan pyssyn suun ojentaa käärmeen päätä kohti. Sitte latinki ammutaan

käärmeineen ilmaan, mutta se on vaarallinen ampua, kun käärme on itse pehmeä ja perään antava, joten se pyssystä vaikeasti ulos tulee, ja ruudilla kun on kiiru lähtö, särkee pyssyn ja latinki toisinnan tulee perän

kautta ulos, jos se ei ole erittäin vankka.”

Ilmeisesti käärmeen pyssyyn ajaminen on ollut vaikeaa; siitä sanonta.

Kiitos!

Ratkaisuja, kokemuksiaHarri Mikkanen, Microsofthttps://twitter.com/_haba

Minkälainen organisaation pitää olla?#worklikeanetwork#theresponsiveorg

The Responsive Organization

Kyse on kulttuurinmuutoksesta

“Social Enterprise is implemented 80% through organization culture and 20% through technology.”

- Gartner, September 2012

Kulttuuri

Teknologia

Kulttuurin muutos Teknologian käyttöönotto

Kuka omistaa yhteisöllisyyden?• Yhteisölliset työkalut yleisimmin viestinnän

tai IT:n vastuulla.• Avoimissa vastauksissa korostui viestinnän

ja IT:n yhteistyö. Moni kertoi myös, että selvää omistajuutta ei ole.

• Liiketoimintajohto on ohjaksissa noin viidenneksellä.

34%

31%

2%

21%

13%

Viestintä ITHR LiiketoimintajohtoJoku muu, kuka?”Ehkä hieman yllättäen yhteisötyökalut tuntuvat

olevan todella harvoin HR:n vastuulla ‒ tässä kyselyssä 2 % nimesi henkilöstöosaston.” Hanna Harjula

Mikä väline milloinkin?Välineiden positiointi on tärkeää!

Sähköposti ja kalenterit

Yhteisölliset palvelut (SoMe)

Dokumenttien-hallinta ja intranet

Pikaviestintä, ääni- ja verkkokokoukset

Tietotyön välineet

- Ei niin kiireellinen viestintä

- Kohdennettu viestintä

- Oman organisaation ulkopuolelle

- Jaetut kalenterit

- Tietämyksen jakaminen

- Osaamisen löytäminen

- Osallistuttaminen, joukkoistaminen, ideointi

- Satunnaisuus

- Strukturoidumman tiedon jakaminen

- Asiakirjojen yhtäaikainen muokkaus

- Pääsy kaikilta laitteilta

- Reaaliaikainen viestintä

- Nopeutta pikaviestinnällä

- Kokouksiin voi osallistua verkon yli

…kaikilla laitteilla

Toimii mistä tahansa…

Jaetut muistikirjat

- Jaetut muistikirjat aihealueittain

- Henkilökohtaiset muistiot tarpeen mukaan

Tietotyön välineet

- Ei niin kiireellinen viestintä

- Kohdennettu viestintä

- Pitemmät viestit- Jaetut kalenterit

- Satunnaisuus- Osallistuttaminen ja

joukkoistaminen- Osaamisen

löytäminen- Tietämyksen

jakaminen

- Strukturoidumman tiedon jakaminen

- Asiakirjojen yhtäaikainen muokkaus

- Pääsy kaikilta laitteilta

- Reaaliaikainen viestintä

- Nopeutta pikaviestinnällä

- Kokouksiin voi osallistua verkon yli

…kaikilla laitteilla.

Toimii mistä tahansa… - Jaetut muistikirjat

aihealueittain- Henkilökohtaiset

muistiot tarvittaessa…nopeasti käyttöön pilvestä.

Henkilöstöjohtajan asiakaspalvelun

kanavat

Mitä hyötyä yhteisöllisten välineiden käytöstä on?Asiakasesimerkkejä

Yhteisöllisten palvelujen käytön hyödytNeljä skenaariota parhaiten menestyneiltä asiakkailtamme

Työntekijöiden osallistaminen

Tiimien yhteistyön tehostaminen

Intoa innovointiin

Liiketoiminnan ketteryys

Tuo työntekijöidesi ääni kuuluviin ja rohkaise heitä ajamaan muutosta.

Saavuta parempia tuloksia yhdistämällä työntekijät, asiakkaat ja kumppanit.

Työntekijät voivat jakaa omat ideansa ja ajatuksensa aiheesta kuin aiheesta, oman aikataulunsa mukaan.

Tue innovaatioita ja mukaudu nopeammin jatkuvasti muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin.

https://www.yammer.com/customers/

Case: Finnair• ”Office 365 auttaa työntekijöitä

tekemään paremmin informoituja päätöksiä, ratkaisemaan ongelmia nopeammin ja jakamaan ideoitaan kollegoille. Tämä tehostaa asiakaspalvelun prosesseja ja työntekijöiden välistä viestintää”

• ”…helpottaa Finnairin ja muiden lentoyhtiöiden välistä viestinvaihtoa”

• ”Viestintä pilven välityksellä auttaa työntekijöitä informoimaan toisiaan ja pitämään toisensa ajan tasalla etäisyyksistä huolimatta. Uudenlainen läheisyys tuo jo ensikokemusten perusteella myös yhteenkuuluvuutta ja uusia mahdollisuuksia ideoiden ja oppien jakamiseen kollegoiden kesken.”

Case: Alma Media• ”Se vaatii meiltä uudenlaista tulokulmaa

organisaation sisäiseen viestintään – tarvitsemme enemmän vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä. Konkreettisia tarpeita ovat tiedon ja osaamisen jakaminen yli organisaatiorajojen sekä ideoinnin ja innovoinnin lisääminen. Haluamme saada koko organisaation osaamisen hyödynnettyä. Ja ehkä samalla vähentää sähköpostin määrää”, listaa Alma Median viestintäjohtaja Rauno Heinonen.

• ”Meillä on vuosien varrella syntynyt eri puolille organisaatiota hienoja innovaatiokulttuurin taskuja, jotka halutaan nyt myös Yammerin avulla liittää yhteen ja saada kommunikoimaan. Nykypäivän menestyvässä organisaatiossa tieto ei ole vain johdon tai esimiesten hallussa, vaan se on parhaimmillaan tuoreena, tässä ja nyt, kaikkialla missä työtä tehdään”

HY, Sitra, TekesLähtökohta• Maantieteellisesti

hajallaan olevan organisaatio.

• Käytössä sähköposti ja intranet.

• Tavoitteena yhteisöllisyyden ja tiedon jakamisen lisääntyminen.

Hyödyt• Parantaa hiljaisen

tiedon jakamista.• Vähentää

sähköpostitulvaa.• Tehostaa

kokoustamista.

”Yammerissa kaikki voivat

jakaa tietoa, mikä muuttaa myös

viestinnän roolia”

Maija Hakkarainen

”Sosiaalisesta intrasta on kuoritumassa oikea herkkupala, vuorovaikutteisten työtapojen ja sisäisen viestinnän mullistaja. Organisaation ihmisten ja osaamisten kohtaamispaikka, ja juuri niin hyvä kuin sen kaikki käyttäjät.”Sari Tuori, Sitra

Miten onnistut?

Miten liikkeelle?

Ovatko menestystekijäsi koossa?

Tehokas yhteisön johtaminenOvatko oikeat ihmiset mukana?

Johdon tuki ja osallistuminenTuleeko tästä virallinen viestintäkanava?

Selkeä käyttötarkoitusMitä haluat saavuttaa verkostosi avulla?

Etene vaiheittainRiemuitse pienistäkin onnistumisista.

© 2014 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries.The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.