theory of constraints

THEORY OF CONSTRAINTS

KARS UI 2010KELAS BALI-LOMBOK

ANEKA KAWANNAMA NPM

KETUT ANOM RATMAYA 1006799773

EKA KUSMAWAN 1006799571

I MADE KAWIANA 1006799685

WAYAN WARTAWAN 1006799716

ANINDYA DWITA 1006746413

Theory Of Constraints

• Suatu tinjauan filosofi manajemen yang ditujukan untuk membantu organisasi mencapai tujuan mereka secara terus menerus

Dikemukakan oleh Eliyahu M. Goldratt dalam bukunya yang berjudul “the Goal” tahun 1984

• TOC menerapkan cara berpikir proses (sebab-akibat) yang digunakan dalam ilmu pasti untuk memahami dan meningkatkan semua jenis system.

• TOC memungkinkan orang untuk berpikir kreatif dan memiliki komunikasi interpersonal kualitatif

What are constraints?•Constraints are what limit a system’s performance.

A system has many constraints but one accounts for most of the undesired effects in what is happening. We call this the system’s key constraint.

•Suatu hal yang membatasi suatu sistem untuk mencapai kinerja yang lebih tinggi dibanding tujuannya

Premis Dasar TOCBahwa organisasi dapat diukur dan dikendalikan oleh variasi pada tiga ukuran :Throughputuang (tujuan) yang dihasilkan melalui penjualanInvestasiuang yang diinvestasikan oleh sistem untuk menjual barang dan jasaBiaya Operasisemua uang dlm sistem yg dihabiskan untuk mengubah investasi menjadi throughput

Pemanfaatan TOC

TOC bisa digunakan dalam seluruh sistem yang ada dalam suatu

perusahaan, contohnya:

1. Produksi/Manufacturing

2. Logistic

3. Keuangan dan akuntansi

4. Manajerial Proyek

5. Pemasaran dan Penjualan

The Five Focusing Steps of TOC1. Identify the constraint

What part of tha system constitutes the weakest link ?2. Decide how to exploit the constraint

Get the most out of the constaint without expensive change or upgrades3. Subordinate and synchronize everything else to the above decisions

Adjust the system in order to get the most of the constraint4. Elevate the performance of the constraint

If step 2-3 are not sufficient, major change maybe needed.The constraint is broken

5. If in any of the above steps the constraint has shifted, go back to Step 1.

Jangan biarkan inertia menjadi system constraint

Theory of constraints simplified

1. Reconfigure - Lead first. Do what is right.2. Reallocate - Manage well. Do things right.3. Invest wisely - Add resources to enable others to act.

Three types of efficiency

Low efficiency = Low outputs High inputs

Low efficiency + = Higher outputsExternal assistance Higher inputs

High efficiency = High outputs Low inputs

1. What to change : Identifikasi masalah

2. What to change to : tujuan yang hendak dicapai

3. How to cause the change Reconfigure Reallocate Add new resources

Theory of Constraints Paradigm

Jenis Hambatan/Kendala

1. Kendala Internal a. Materials

Cacat bahan baku Salah jenis pekerjaan Kurangnya bahan baku

b. Tenaga Terbatasnya jumlah tenaga kerja dengan kemampuan

khusus dalam suatu sistem Kemampuan yang tidak memadai Kurangnya Pengetahuan Kurangnya keterampilan

c. Peralatan :

Semakin sering suatu peralatan digunakan, mengurangi kapasitas produksi/service yang baik Mesin / Peralatan Salah pilih alat Miskin pemeliharaan atau desain Keliru penempatan peralatan atau alat

d. Metode

Tidak ada prosedur

Praktek yang tidak sama dengan prosedur tertulis

Kurangnya komunikasi

e. Sistem manajemen

Kurangnya Pelatihan atau pendidikan

Kurang keterlibatan karyawan

Tidak ada pengakuan bahaya

Bahaya yang diidentifikasi tidak dihilangkan

f. Manajemen Kurang terlibatnya manajemen Tidak memperhatikan tugas Tugas yang perlu perhatian tidak dilakukan

dengan baik Tingginya tuntutan Kurangnya Komunikasi Kebijakan manajemen yang tidak jelas

2. Kendala Eksternal

▫Lingkungan▫Tertib tempat kerja▫Pekerjaan desain atau tata letak pekerjaan▫Permukaan yang tidak terawat▫Fisik tuntutan tugas▫Kekuatan alam

Enam Lapis Resistensi terhadap Perubahan

• Layer 1 - "Kami tidak setuju pada masalah.“• Layer 2 - "Kami tidak setuju pada arah solusi.“• Layer 3 - "Kami tidak memiliki solusi yang efektif“• Layer 4 - "Ya, tapi ..." (Reservasi tentang efek

samping yang tidak diinginkan)• Layer 5 - "Kita tidak bisa melakukannya karena ...“• Layer 6 - Ketakutan tidak bisa diungkapkan dengan

kata-kata

TYPE OF PLANT

1. I-Plant:Mengalir secara berurutan seperti suatu proses perakitan. Pekerjaan primer dilakukan dalam satu urutan lurus. Kendala terjadi pada proses yang paling lambat

2. A-Plant:Aliran umum materi, dari banyak menjadi kesatuan. Kendala terjadi pada proses sinkronisasi garis konvergensi sehingga setiap unit bisa memenuhi tujuan akhir

3. V-Plant:Proses produksi dari satu titik menjadi banyak titik.Seperti tanaman yang mengambil salah satu bahan baku dan banyak memproduksi hasil akhirKendala: bila suatu bahan digunakan dahulu untuk suatu proses produksi yang lain, proses yang tertunda karena peminjaman bahan tersebut, harus dimulai dari awal.

4. T-Plant:Suatu proses produksi, dari banyak cabang dipecah kembali menjadi ranting.Kendala: tidak semua bahan yang diperlukan ada, bisa mengambil bahan dari produksi yang lain.

TOC : Tools• CRT : Current Reality Tree

▫Describe the present situation• CRD : Conflict Resolution Diagram

▫Resolve hidden conflicts• FRT : Future Reality Tree

▫Verify the action produces what is expected▫ Identify negative outcomes of the intended action

• PRT : Prerequiste Tree▫ Identify obstacles and the best way to overcome them▫Build the sequence we need to complete the major

milestones• TT : Transition Tree

▫Detailed step-by-step instruction for implementing a course of actions

• CLR : Categories of Legitimate Reservations▫Rules that govern the construction and review of trees

TOC dalam pelayanan kesehatan•TOC digunakan dalam bidang kesehatan untuk:

1. Mengelola biaya2. Meningkatkan efisiensi operasional3. Meningkatkan kepuasan pasien

Kershaw R (2000)

TOC Konsep 2 : Pengukuran

Keberhasilan TOC dalam bidang kesehatan dapat dilihat dari:▫Throughput (T)

Rata-rata pendapat yang diperoleh dari kinerja keseluruhan unit di RS (suatu sistem)

▫ Inventory (I) Seluruh pendapatan yang ditanamkan sistem dalam produk

yang akan dijual (pemeriksaan penunjang) atau menjadi suatu investasi baru di RS

▫Operating Expenses (OE) Semua biaya yang diperlukan dalam operasional RS

IMPLEMENTASI TOC DALAM LAYANAN KESEHATAN

STEPS HEALTH CARE

1. Identifikasi kendala Apakah volume pasien cukup?Ketersediaan obat / persediaan medisApakah volume pasien melebihi kapasitas untuk jenis perawatan atau pasien

2. Biarkan kendala mengatur kapasitas untuk sistem

Pembelian obat / persediaan berdasarkan kapasitas kendala ?Jadwal pasien berdasarkan kapasitas kendala?

3. Fokus usaha perbaikan pada kendala

Mengurangi waktu persiapanMemindahkan sebagian terapi ke sumber daya yang tidak terkendalaEliminasi atau mengurangi waktu sumber kendala yang tidak digunakanMemindahkan terapi lain ke sumber daya yang tidak terkendala

Meningkatkan waktu operasiMemperkerjakan staff tambahan

4. Kembali ke langkah awal

CASE 1 (di RS RSM – Lombok)

Alur rawat inap di sebuah RS

1. Pasien mendaftar di resepsionis

2. Ke ruang UGD untuk pemeriksaan awal

3. Menunggu mendapat ruang perawatan di UGD

4. Masuk ke ruang perawatan

KENDALA1. Kendala Internal:

▫ Pasien yang datang ke UGD bukan saja untuk yang rawat inap tetapi juga untuk rawat jalan (volume kedatangan pasien tinggi)

▫ Kapasitas ruang UGD yang terbatas▫ Bagian house keeping tidak dapat segera

menyiapkan ruang perawatan

2. Kendala eksternal:▫ Belum ada pasien pulang saat itu

•Dengan kondisi saat ini, waktu tunggu yang diperlukan seorang pasien untuk masuk rawat inap bisa mencapai lebih dari 6 jam.

•Pasien menumpuk di UGD, menambah beban kerja tenaga medis untuk melakukan observasi

•Komplain pasien meningkat karena terlalu lama menunggu

AKIBAT

TOC STEPS1. Identifikasi masalah

Tingginya komplain pasien yang menunggu tersedianya kamar perawatan

2. Biarkan kendala menentukan kapasitas

Volume pasien yang datang ke UGD tinggiKapasitas ruang UGD terbatasWaktu tunggu kamar rawat inap panjangmenunggu pasien lain pulang

3. Fokus usaha perbaikan pada kendala

• Memperluas ruang UGD• Memindahkan pasien yang sedang menunggu kamar perawatan ke ruangan lain• Meningkatkan respon time house keeping untuk mempercepat persiapan kamar• Mengatur daftar booking kamar sesuai urutan mendaftar dan tingkat emergency.

4. Kembali ke langkah awal

CASE 2 (di RS PR – Bali)

•ProblemPotensial loss obat dan alat di kamar operasi Rp 1.000.000,- / bulan.

(laporan Bulanan Instalasi Farmasi)

Step 1 : Analisa Penyebab

Laporan unit Farmasi

DepoKamar operasi

Depo Poliklinik

DepoAskes

Apotik

PersediaanRuangan

Persediaan UGD

Depo Farmasi Kamar Operasi

▫Pencatatan obat oleh pemakai obat atau alat

▫Evaluasi Stok obat dan alat sebulan sekali

POTENTIAL LOSS1. Barang Hilang/dicuri (0%)2. Barang tak tercatat (100%)

Alur Obat Depo Kamar Operasi

Ruang Persiapan Kamar

Operasi

DepoKamar operasi

RuangPemulihan

Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata Anasthesi sesuai kebutuhanSebelum pembedahan dilakukan (15 menit sebelumnya)

Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata anasthesi sesuai kebutuhanSelama pembedahan dilakukan.

Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata anasthesi sesuai kebutuhanSetelah pembedahan dilakukan dari ruang RR

• Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata

anasthesi sesuai kebutuhan

• Sebelum pembedahan dilakukan

• Persiapan dilakukan oleh Asisten dan penata sesuai

permintaan dokter bedah dan dokter anasthesi

• Hadir rata rata15 menit sebelum pembedahan

• Pemesanan dengan mencatat di list yang tersedia

• Potensial loss pencatatan tidak ada

•Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata

anasthesi sesuai kebutuhan

•Setelah pembedahan dilakukan dari ruang RR

•Pencatatan segera

•Timbul sesuai kebutuhan di ruang RR

•Potensial loss tidak ada

•Pemesanan obat oleh asisten bedah dan penata

anasthesi sesuai kebutuhan

•Di lakukan dalam pembedahan.

•Timbul akibat Unpredictable dan Kurang Persiapan

•Pencatatan dilakukan setelah operasi selesai

•Potensial loss besar (pencatatan kurang)

Kesalahan pencatatan

1. Pesiapan kurang sehingga banyak pemakaian

tambahan saat pembedahan berlangsung.

2. Pencatatan pemakaian kurang/tidak tercatat karena

tambahan pemakaian dicatat setelah operasi

3. Evaluasi stok dilakukan sebulan sekali

Akar Masalah•Persiapan Kurang mengakibatkan:

▫tingginya pemakaian obat atau alat selama pembedahan berlangsung dan berakibat pula pada kesalahan pencatatan (tidak tercatat dan tercatat jumlahnya)

•Evaluasi stok satu bulanDampaknya adalah jumlah kesalahan dalam pencatatan harian terakumulasi dalam satu bulan berakibat pula pada kesulitan koreksi kesalahan karena pasien sudah pulang

Rencana Penanggulangan (Plan A)

• Persiapan lebih matang dengan asisten atau penata

datang lebih awal (45 menit sebelum pembedahan)

sehingga persiapan lebih matang dan terkontrol.

• Evaluasi stok setiap pergantian jaga petugas kamar

operasi, sehingga bila terjadi kesalahan pencatatan

segera dapat di koreksi.(dibutuhkan waktu 30 menit

untuk meneliti stok)

Terpapar Dampak (efek samping)

•Asisten dokter bedah/penata anasthesi▫Bukan status karyawan tetap RS, melainkan

merupakan tim dari dokter bedah dan anasthesi•Rata rata hadir 15 menit sebelum tindakan

perubahan manjadi 45 menit sebelum pembedahan (merupakan kewajiban mempersiapkan segala persiapan secara matang)

- Merupakan karyawan rumah sakit- Hadir 15 menit sebelum pergantian jaga- Melakukan serah terima rencana operasi atau operasi berjalan dan kelengkapannya minus stok obat

PERUBAHANHadir 45 menit sebelum pergantian tugas Tambahan serah terima plus obat dan alat kesehatanRESTRIKSIPenambahan jam kerjaPENANGGULANGANDiperhitungkan dalam jam kerja

Petugas Kamar Operasi

•Mengurangi resiko akibat kesalahan pencatatan :▫dapat dilakukan dengan menyediakan tenaga

tambahan untuk mencatat secara langsung sehingga potensial loss berkurang

•PerencanaanTenaga diperlukan minimal 4 (periode jaga pagi,siang,malam,dan libur)

•Efek samping▫Penambahan anggaran belanja tenaga kerja

Rencana Penanggulangan (Plan B)

Perhitungan Plan A vs Plan B

•Plan A30 menit x 3 perioda jaga x 3 orang x 30 hari=13,33 jam

•Plan B8 jam x 4 orang x 30 hari=960 jam

Effisiensi Plan A vs Plan B=946,7jam

Evaluasi

•Kehadiran tepat waktu•Jumlah tambahan penggunaan obat saat

pembedahan berkurang (unpredictable)•Stok barang terkontrol tiap hari

Goal Terjadi pengurangan loss akibat kesalahan

pencatatan

REFERENCES1. Theory of Constraint.

http://en.wikipedia.org/wiki/Theory of Constraint 2. Vieille, Jean. TOC in short. ISA-The Instrumentation

System and Automatiation Society3. Kershaw, R. 2000. Using TOC to ‘cure’ healthcare

problem. Management Accounting Quaterly (Spring): 22-28. http://maaw.info/ArticleSummaries/ArtSumKershaw2000.htm

t-e-r-i-m-a-k-a-s-i-h