time management (performance management)

Time ManagementTime ManagementMetodologia di gestione delle Attività nel Tempo per il raggiungimento

degli Obiettivi con Microsoft Outlook

I principiPrincipi necessari per la gestione del tempo

• Legge di Pareto• Legge di Parkinson• Il tempo è una risorsa finita

La perfezione è raggiunta non quando non c’è più

niente da aggiungere, ma quando non c’è più niente da

togliere.Antoine De Saint-Exupery

(autore de Il Piccolo Principe)

I principi: legge di ParetoI principi: legge di Pareto

Nel 1897 Pareto, studiando la distribuzione dei redditi, dimostrò che in una data regione solo pochi individui possedevano la maggior parte della ricchezza.

Questa osservazione ispirò la cosiddetta "legge 80/20” (formulata da Joseph M. Juran) nota con il nome di principio di Pareto:

l'80% dei risultati dipende dal 20% delle cause

economia: ◦l'80% delle ricchezze è in mano al 20% della

popolazione.◦il 20% dei venditori fa l'80% delle vendite.

qualità: ◦il 20% dei tipi possibili di guasto in un processo

produttivo genera l'80% delle non conformità totali.

◦l'80% dei reclami proviene dal 20% dei clienti.

Legge di Pareto: esempiLegge di Pareto: esempi

Legge di Pareto e il tempoLegge di Pareto e il tempo

Tempo:

l’80 % dei risultati deriva dal 20% dello sforzo e del tempo impiegati;

Da studiare:Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%

del tempo ?Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%

dei risultati ?

Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993), storico e scrittore britannico.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per

il suo completamento

Ne deriva che l’importanza e la complessità (percepite) di un’Attività

aumentano in rapporto al tempo assegnato per la sua esecuzione.

I principi: legge di ParkinsonI principi: legge di Parkinson

Pareto + ParkinonPareto + Parkinon

Limitare le Attività all’essenziale per abbreviare il tempo di lavoro (Pareto)

+Abbreviare il tempo di lavoro per limitare

le Attività all’essenziale (Parkinson)

Lo strumento: il calendarioAnalisi del calendario

• Quali strumenti ?• Calendario di Outlook 2003• Calendario di Outlook 2007• Gli appuntamenti

Lo strumento: il calendarioLo strumento: il calendario

Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?

Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom): anno, mese, settimana, giorno, ore.

Calendario Outlook 2003Calendario Outlook 2003

Calendario Outlook 2007Calendario Outlook 2007

Aprire Outlook sul CalendarioAprire Outlook sul Calendario

http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040

Calendario: gli appuntamentiCalendario: gli appuntamenti

Appuntamento = Azione

Disattivare i promemoria di default◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040

Appuntamenti con sé stessi◦Altri = contraenti forti◦Noi = contraenti deboli

Definire ora di inizio ma soprattutto ora di fine

Lavorare per PrioritàDiagramma Importante/Urgente

• Diagramma di Covey• Errori comuni

La 4° generazione di “Gestione del Tempo”La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

… il termine “gestione del tempo” è in realtà fuorviante: il problema non consiste

nel gestire il tempo, ma nel gestire noi stessi.

Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere successo” ed FrancoAngeli

Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempoMatrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

v v

Quadrante 1: Urgente-ImportanteQuadrante 1: Urgente-Importante

crisi, problemi, urgenze, emergenze;Fino a quando siamo concentrati nel

quadrante 1, questo continuerà ad ingrandirsi e a dominarci;

Solitamente le persone che passano l’80% del tempo nel quadrante 1, il rimanente 20% lo passano nel quadrante 4

Vostri suggerimenti:◦

Quadrante 3: Urgente- Non ImportanteQuadrante 3: Urgente- Non Importante

Persone che pensano di trovarsi nel quadrante 1: l’urgenza di queste situazioni si basa sulle priorità degli altri;

Interruzioni, telefonate, certe riunioniVostri suggerimenti:

◦

Quadrante 4: Non Urgente- Non ImportanteQuadrante 4: Non Urgente- Non Importante

Attività da non fare, da buttare prima di iniziarle;

Di solito regno delle persone senza obiettivi e che subiscono la priorità degli altri.

Vostri suggerimenti:◦

Quadrante 2: Non Urgente - ImportanteQuadrante 2: Non Urgente - Importante

Regno delle persone efficaci ed efficienti;Una efficace pianificazione impedisce che

le Attività si spostino sul quadrante 1Il tempo per il quadrante 2 deve essere

trovato eliminando il 3 e il 4Vostri suggerimenti:

◦

Errori comuniErrori comuni

Applicare il metodo LIFO invece del FIFONon saper dire di NO (bisogna avere un

“SI" più grande che ci appassiona);Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che

ci divertono ma che non sono importantiDare priorità a lavori faciliVostri suggerimenti:

◦

La pianificazioneMetodologie di Pianificazione

• Overview sul tempo• 4 livelli di Overview• Monitorare le pianificazioni

OverviewOverview

La capacità di “avere l’overview” è paragonabile alla possibilità di zoommare molto velocemente dal particolare al generale e viceversa.

“agire locale, ma pensare globale”.

Overview sul tempoOverview sul tempo

MESEMESE

SETTIMANASETTIMANA

GIORNO/ORAGIORNO/ORA

ANNOANNO

++

--

Overview dell’annoOverview dell’anno

Quando: ◦1 mese prima

Cosa fare:◦Definire il PdA◦Check ed Act dell’anno trascorso◦Studiare il tempo futuro (feste, fiere,

anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)

Overview del meseOverview del mese

Quando: ◦Due o tre giorni prima della fine del mese

Cosa fare:◦Check ed Act del mese trascorso◦Studiare il prossimo mese: Su quali categorie lavoro ? Quali attività importanti ?

◦Pianificare le giornate (appuntamenti importanti, corsi, eventi, )

Overview della settimanaOverview della settimana

Quando: ◦venerdì

Cosa fare:◦Check ed Act della settimana trascorsa◦Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,

spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti

Overview del giornoOverview del giorno

Quando: ◦La sera, prima di chiudere la giornata

Cosa fare:◦Check ed Act della giornata trascorsa◦Controllare le Attività non lavorate e

riposizionarle nel tempo◦Studiare il domani (appuntamenti, orari,

spostamenti, …)◦Studiare le Attività su cui lavorare◦Azioni importanti

Vantaggi della PianificazioneVantaggi della Pianificazione

Permette l’anticipazione mentaleAttiva il SAREvita le distrazioniStimola l’EustressPermette di rimanere sul Quadrante 2 ed

impedisce di “cadere” sul Quadrante 1Scarica l’ Inconscio, libera risorse per

Conscio e SubconscioGenera controllo, quindi sicurezza e

tranquillitàVostri suggerimenti ….

Monitorare le pianificazioniMonitorare le pianificazioni

valutare gli scostamenti tra quanto valutare gli scostamenti tra quanto pianificato e quanto avvenuto realmentepianificato e quanto avvenuto realmente

Cause frequenti di scostamento:◦mancanza di autodisciplina nel rispettare il

piano scritto◦Sottostimare/sovrastimare il tempo◦eccedere il n° di attività◦eccesso di interruzioni non gestite◦“altri” che tendono a prevaricarci◦eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano

veramente ?)◦scarsa leadership verso i ns. impegni