zarządzanie finansami w projekcie

www.frse.org.pl

Zarządzanie finansami w projekcie

Polsko-Ukraińska Rada Wymiany MłodzieżyKONKURS 2016

www.frse.org.pl

SPIS TREŚCI

1. Kwalifikowalność kosztów

2. Kategorie budżetowe w projekcie

3. Przewalutowanie kosztów

4. Typy kontroli finansowej projektów

www.frse.org.pl

KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW• muszą być rzeczywiście poniesione;

• wytworzone i wykorzystane w okresie trwania projektu, zgodnie z terminem podanym w umowie

finansowej;

• poniesione w związku z realizacją projektu i muszą być niezbędne do jego realizacji;

• poniesione zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów podatkowych i składek na

ubezpieczenia społeczne, w zakresie którym będzie ich dotyczył;

• racjonalne i zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności oszczędności

i efektywności;

• poddawać się identyfikacji i weryfikacji, szczególnie będą zewidencjonowane w systemie

księgowym organizacji beneficjenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

• określone w szacunkowym budżecie;

• przypisane i rozliczone w ramach jednej kategorii budżetowej.

www.frse.org.pl

Koszty nieuprawnione• zwroty z kapitału i dywidendy wypłacane przez beneficjenta;

• zadłużenie i opłaty za obsługę zadłużenia;

• rezerwy na pokrycie strat lub spłatę zadłużenia;

• należne odsetki;

• straty wynikające z różnic kursowych;

• koszty przelewów z rachunków FRSE naliczane przez bank beneficjenta;

• koszty zadeklarowane przez beneficjenta w ramach innego działania, na realizację którego

otrzymano dotację finansową;

• wkłady niepieniężne od osób trzecich;

• nadmierne lub nieuzasadnione wydatki;

• podlegający odliczeniu podatek VAT.

www.frse.org.pl

KATEGORIE BUDŻETOWE W PROJEKCIEdzielimy na:

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtowe

Kosztyprzygotowań

działań

Kosztyzakwaterowaniai

wyżywieniaKosztydziałań

Wizytaprzygotowawcza(kosztydziałań

wizytyprzygotowawczej)

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywiste

Koszty podróży Kosztyupowszechniania Koszty specjalne

Koszty projektówpromocyjno-informacyjnych

Wizytaprzygotowawcza(koszty podróży)

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweKoszty przygotowań działań

Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 10% sumy kosztów naliczonych w ramach

przyznanej kwoty na koszty zakwaterowania i wyżywienia oraz kosztów działań

Każdy z krajów może wykazać maksymalnie po 5% wyżej wymienionych kosztów. Nie ma

możliwości dokonywania przesunięć tych środków pomiędzy krajami

Kwoty przeznaczone dla organizacji partnerskiej beneficjent powinien bezwzględnie

przekazać organizacji partnerskiej przed rozpoczęciem działań

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweKoszty przygotowań działań c.d.

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;

• dodatkowo w przypadku organizacji partnerskiej: dowód przekazania środków przez

beneficjenta. Przelewy do zagranicznych organizacji partnerskich powinny być udokumentowane

w księgowości organizacji za pomocą:

a) umowy z partnerem;

b) wezwania do zapłaty (request for payment), rachunku, faktury, noty debetowej wystawionej

przez organizację partnerską;

c) wyciągu bankowego lub potwierdzenia wypłaty z kasy (KW);

• w ramach raportu końcowego - potwierdzeniem poniesienia tych kosztów będzie zaakceptowany

opis działań przygotowawczych zamieszczony w raporcie.

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweKoszty wyżywienia i zakwaterowania

Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni działania

(przelicznik noclegowy):

• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień;

• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień.

Koszty poniesione wyłącznie na zakwaterowanie oraz wyżywienie uczestników i opiekunów

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;

• w ramach raportu końcowego - listy obecności dla obu grup (zawierające imię i nazwisko

uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweKoszty działań

Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni

działania (przelicznik noclegowy):

• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 20 EUR na osobę na dzień;

• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 15 EUR na osobę na dzień.

Koszty działań obejmują wszelkie koszty wynikające z przedstawionego i realizowanego

harmonogramu projektu, służące realizacji zaplanowanych działań np. materiały, warsztaty, transport

lokalny itp.

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweKoszty działań c.d.

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;

• w ramach raportu końcowego:

a) listy obecności dla obu grup (zawierające imię, nazwisko i adres e-mail

uczestnika/opiekuna, podpis uczestnika, miejsce oraz daty realizacji działania);

b) zaakceptowany opis działań zamieszczony w raporcie końcowym.

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweWizyta przygotowawcza (koszty działań)

Wysokość dofinansowania zależy od miejsca realizacji działania, liczby osób oraz liczby dni

działania (dni roboczych):

• wysokość stawki dla projektów realizowanych w Polsce wynosi 25 EUR na osobę na dzień;

• wysokość stawki dla projektów realizowanych na Ukrainie wynosi 20 EUR na osobę na dzień.

Koszty związane z organizacją wizyty przygotowawczej, w tym koszty zakwaterowania i

wyżywienia oraz inne koszty niezbędne do jej realizacji

www.frse.org.pl

Koszty ryczałtoweWizyta przygotowawcza (koszty działań) c.d.

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury, rachunki dokumentujące poniesienie kosztów;

• w ramach raportu końcowego - lista obecności uczestników (zawierająca imię i nazwisko

uczestnika/opiekuna, e-mail, miejsce i daty realizacji działania oraz podpis uczestnika).

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywisteKoszty podróży oraz

Wizyta przygotowawcza (koszty podróży)Koszty podróży rozliczane są do wysokości nie większej niż kwota przyznana na ten cel w umowie

finansowej

Koszty podróży pokrywają koszty najtańszego transportu liniowego/prywatnego, gwarantującego

bezpieczeństwo przejazdu

Dokumentami poświadczającymi poniesienie kosztów podróży dla transportu:

• liniowego (pociąg, autobus, bus za okazaniem biletu, samolot) jest faktura/rachunek lub bilet

wystawiony dla uczestnika projektu, wraz z widoczną ceną i datą podróży;

• wynajętego (autokar, bus itp.) jest faktura/rachunek – opis usługi powinien zawierać trasę oraz daty

przejazdu.

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywisteKoszty upowszechniania

Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 15% sumy kosztów naliczonych w

ramach przyznanej kwoty na koszty przygotowania, zakwaterowania i wyżywienia oraz

kosztów działań

Koszty służące upowszechnianiu rezultatów, które zostały wypracowane przez uczestników.

W tych kosztach nie można zawrzeć kosztów promujących projekt, tylko jego rezultaty

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywisteKoszty upowszechniania c.d.

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;

• w ramach raportu końcowego:

a) zaakceptowany opis działań upowszechniających zamieszczony w raporcie końcowym;

b) udokumentowane produkty, w przypadku wydarzeń upowszechniających dokumentacja

fotograficzna i lista uczestników poświadczająca realizację działania.

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywisteKoszty specjalne

Wysokość dofinansowania wynosi maksymalnie do 100 EUR na osobę

Koszty specjalne związane są z uczestnictwem w projekcie osób z mniejszymi szansami. Koszty

muszą wynikać z potrzeb tej grupy i ich celem jest zapewnienie komfortu pracy uczestników. W

ramach tej kategorii pokrywane są również koszty uzyskania wiz

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;

• do raportu końcowego – szczegółowy opis rodzaju poniesionych kosztów.

www.frse.org.pl

Koszty rzeczywisteKoszty projektów promocyjno-

informacyjnychDofinansowanie projektów promocyjno-informacyjnych wynosi maksymalnie do 1300 EUR

Koszty dedykowane są tylko projektom informacyjno-promocyjnym i służą do realizacji celów stricte

promocyjno-informacyjnych, np. wydania publikacji, organizacji wystawy, realizacji filmu, czy organizacji

spotkań promocyjnych

Dokumentacja potwierdzająca poniesienie kosztów:

• faktury/rachunki dokumentujące rzeczywiście poniesione koszty;

• w ramach raportu końcowego:

a) zaakceptowany opis działań promocyjno-informacyjnych;

b) produkty wykonane w ramach tych kosztów.

www.frse.org.pl

Przewalutowanie kosztówBudżet projektu w umowie finansowej został określony w PLN z zastosowaniem kursu

Wszystkie płatności FRSE na rzecz Beneficjenta będą dokonane w walucie PLN.

Sprawozdanie finansowe będzie przedstawiane w walucie PLN i EUR.

Wszelkie koszty udokumentowane dowodami wystawionymi w walutach innych niż PLN należy

przeliczyć na PLN, stosując średni kurs NBP z dnia podpisania umowy finansowej przez ostatnią

z dwóch jej stron (FRSE)

Uwaga Dotyczy to również dowodów wystawionych w walucie EUR. Pokrycie

ewentualnych różnic kursowych leży po stronie beneficjentów i nie stanowi kosztu projektu

1Euro=4,4261PLN

www.frse.org.pl

Typy kontroli finansowej projektów

Kontrola w siedzibie beneficjenta, w

czasie realizacji projektu

Analiza raportu końcowego

www.frse.org.pl

Analiza raportu końcowego

KIEDY Po zakończeniu realizacji projektu

KOGO DOTYCZY 100% beneficjentów

CELKONTROLI Ustalenie wysokości ostatecznego dofinansowania oraz płatności bilansującej

OBSZARKONTROLI Część finansowa raportu końcowego

MIEJSCEPRZEPROWADZENIA

KONTROLISiedziba FRSE

www.frse.org.pl

Kontrola w siedzibie beneficjenta, w czasie realizacji projektu

KIEDY W trakcie realizacji projektu

KOGO DOTYCZY Wytypowanych beneficjentów

CELKONTROLI Weryfikacja realności i kwalifikowalności wszystkich działań

OBSZARKONTROLI Kontrola dokumentacji projektu

MIEJSCEPRZEPROWADZENIA

KONTROLISiedziba beneficjenta

www.frse.org.pl

Należy pamiętać, że FRSE ma prawo, przeprowadzić:

kontrolę SPECJALNĄ – dodatkową, z uwagi nazauważone problemy, zgłoszone nieprawidłowości itp.

www.frse.org.pl

Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania

projektów w ramach Polsko-Ukraińskiej Rady Wymiany Młodzieży

nie zwalniają Beneficjenta z obowiązku stosowania przepisów prawa

krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości

czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej;

zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy

sporządzaniu raportów końcowych

www.frse.org.pl

KONTAKT

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacjiul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawatel.: 22 4631 000

Rozliczenia Finansowe Projektów Partnerskich:

Marcin Żółcik tel. 22 4631 141, mzolcik@frse.org.pl

www.frse.org.pl

Dziękuje za uwagę!