arp 二期综合财务管理系统网上报销用户培训

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences

ARP 二期综合财务管理系统网上报销用户培训

2010 年 4 月


网上报销系统

系统总体介绍系统主要功能借款管理报销管理授权代理财务审核基础数据维护


网上报销管理

网上报销系统功能

借款管理

网上报销系统

确定网上报销管理的业务流程与管理规则

[管理规范 ]

限额借款

定额借款委托报销18种报销单

财务审核

固定资产审批及转固资产部门审批

ARP系统－资产管理模块

会议借款

外事借款

领导审批流程责任人审批

应付管理模块

总账管理模块

委托借款

网银支付


系统关联

人事人事财务财务

资产资产

项目项目

预算预算

网上报销

网上报销网上报销是基于是基于 InterneInternett 的员工借款报销系统，的员工借款报销系统，以课题成本管理为核心，以课题成本管理为核心，围绕财务审批流程，完成围绕财务审批流程，完成费用申请、借款报销申请费用申请、借款报销申请、固定资产转固、材料采、固定资产转固、材料采购入库、领导审批、预算购入库、领导审批、预算控制、财务审批、银行支控制、财务审批、银行支付，自动生成记帐凭证付，自动生成记帐凭证。


网上报销总体流程

员工

在线填报

离线填报WORD

设置不同设置不同审批流程审批流程

银行接口

自动付款

员工填单领导审批财务审核网银付款

课题可用资金在课题可用资金在填报销单时验证填报销单时验证


业务流程

网上报销系统是员工借款报销申请和审批的平台

员工借款或报销时在网上填写借款单或报销单，提交报销单同时检查课题可用

资金余额和课题预算结余

报销单需经上级主管审批通过，才能提交财务审核。启用领导审批流程后，借

款报销单需要领导在系统内逐级审批通过，审批通过后提交到财务审核，未启用

领导审批流程，提交领导手工签批，然后提交财务审核

报销员工提交报销单和相关原始凭证到财务部门，财务部门核对电子及纸质凭

证无误，检查课题可用资金和课题结余，选择相应支出科目后付款

系统中提供 4 种类型的借款单和 18 种类型报销单，根据实际业务需要选择相

应的借款报销类型。

财务审核通过并付款后，报销单由财务人员导入 ERP 系统生成记账凭证。


网上报销系统



借款单•定额借款•限额借款•会议借款•外事借款

报销单•差旅费•…….• 费用分摊•会议费•现金还款

财务审核•借款审核•报销审核•科目生成•合并计税

财务付款•借款付款•报销付款•支出查询•网银支付

数据同步•人事•科研•资产•财务•预算

领导审批•系统审批•预算控制•预算查看

基础数据

维护

基础类别

维护

预算控制

&查询

角色权限

控制

系统主要功能


二期网上报销特点

1领导审批 2预算控制 3网银支付 4信息提醒 5功能可选

审批工作流审批权限分层审批数字签名预算查询

预算结余控制分费用类型控制控制方式选择预算查询

批量选择批量付款银行接口自动支付直接到账

短信提醒邮件提醒金额设定方式选择系统接口

领导审批出纳付款可选性灵活性管理需求


系统主要用户

系统角色主要职能

职员（借款报销）普通用户，填写借款单、报销单信息，并提交财务部门

财务人员（报销）财务用户，审核借款单、报销单以及将借款单、报销单导入 ERP 系统

财务出纳（报销）财务用户，确认借款单和报销单付款财务管理人员（报销）驳回已审核单据，修改报销单结算方式资产转固人员（报销）资产人员，对固定资产报销单审核功能和转

固功能基础数据维护人员（报销）

财务人员，对网上报销系统的基础数据进行维护，例如住宿标准、出差标准、出差类别等信息维护

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 报销借款功能

新建借款单、报销单

编辑借款单、报销单

打印借款单、报销单

删除借款单、报销单

提交借款单、报销单

查看报销单记录

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 新建借款单

路径：财务系统 >网上报销 >借款管理 >定额 /限额借款，点击“增加”按钮添加借款单

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 新建报销单

路径：财务系统 >网上报销 >报销管理，选择相应的报销单类型点击“增加”按钮添加报销单

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 新建报销单步骤

进入网上报销系统主界面 ,选择“借款管理”或“报销管理”

选择正确的借款单或费用报销单类型

选择“增加”按钮

填写报销单摘要和原始单据张数

添加单据行 ,填写费用金额和选择费用所属课题 ,如果多笔费用可添加多个单据行

选择具体的结算方式，系统自动计算结算金额，如果需要用多种方式结算，可以点击“增加”按钮添加结算方式

冲销借款的报销单 ,选择要冲销的借款单 ,并填写本次冲销借款的金额

填写完成后保存报销单 ,系统自动检查费用所属课题可用资金余额和课题预算结余

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 编辑报销单

借款单或报销单状态为“待提交”或“审核未通过”时可以进行编辑修改选中具体的借款单或报销单 , 点“编辑”按纽 ,打开报销单后可对报销单摘要、金额、所属子课题等信息进行编辑和修改编辑完成后保存报销单，并重新打印报销单


打印报销单借款单和报销单，填写完成后，请先保存数据，然后再点击“打印”按钮打印报销单，报销单打印无需设置纸张和页边距。

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 查看报销单

“网上报销”菜单下可以查看到本人所有已填写未处理完成的各种状态的报销单，并且可以进行相关操作

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 查看报销单

可以查看到自己填写或以代理方式代他人填写的所有借款单和报销单通过报销（借款）事由、填报日期、报销金额、报销单状态等条件查询借款单和报销单选择“编辑”按扭看到报销单具体信息


删除报销单借款单或报销单状态是“待提交”或“审核未通过”时，可以删除报销单选中报销单，点“删除”按扭


报销单据状态

借款 /报销单状态主要内容待提交新建报销单、领导未审核批的报销单和未提交

财务的报销单待审核已提交财务、财务人员未审核的报销单审核未通过提交财务审核为通过被驳回的报销单已审批固定资产管理员已审批，财务人员审核的固定

资产报销单已审核财务人员已审核、未导入 ERP 系统的报销单已确定金额限借款单，已在银行支付并由财务人员确定限

额借款的具体金额已处理导入 ERP 系统已生成记账凭证的报销单


网上报销系统


中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 借款单类别

定额借款单

限额借款单

外事借款单

会议借款单

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 借款管理

借款基本要素借款事由：借款摘要信息借款类别：根据借款用途分类，由财务人员设置具体借款类别并指定会计科目支付方式：现金、银行卡、支票、汇款、汇票、公务卡借款金额 /借款限额：定额借款单填写借款金额，限额价款单填写借款限额，待借款金额确定后由财务人员填写实际借款金额收款单位信息：当支付方式选择汇款时需要填写收款单位信息账套：系统默认科研事业账套子课题账号：借款所属课题编号委托人：代理借款需要选择的要素。

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 新建报销单

借款流水号编码规则：系统自动生成的流水号，如： JYZ1003300002

借款方式缩写信息：

金额已知自行借款： JYZ

金额已知代理借款： JYD

金额未知自行借款： JWZ

金额未知代理借款： JWD

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 定额借款单

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 限额借款单


网上报销系统



报销单包括十八类，其中八类为二期新增报销单类别

报销单类别

会议费报销单外事差旅费报销单外事招待费报销单国际合作会议报销单现金还款报销单经费转拨报销单费用分摊报销单医疗费报销单普通费报销单

差旅费报销单交通费报销单办公费报销单招待费报销单维修费报销单劳务费报销单离退休人员经费固定资产报销单材料费报销单


差旅费报销单

分汇总信息、单据行信息、支付信息、核销信息四个区域

字段分为填写项、计算项、校验项、默认项，字段排列按一定规则


材料费报销单材料费采购成本需要分摊到子课题，请点击子课题，选择具体的子课题，分摊金额合计应等于报销金额。


报销单支付报销单支付方式默认为银行卡，默认报销人维护的默认银行卡信息

如需修改默认结算方式，将鼠标选中“银行卡”，出现下拉选择框，可选择其他支付方式，具体包括现金、支票、汇票和汇款。增加结算方式点“增加”按钮。


个人银行卡信息维护维护路径：基础数据维护 >银行卡信息维护

银行卡信息维护


授权银行卡信息个人的银行卡信息授权给他人，他人报销选择支付方式时，可以选到银行卡授权人的银行卡号。

添加代理人选择要授权银行卡信息的人员


网上报销系统


中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 授权代理

授权代理的主要功能是维护网上报销系统授权、代理信息和代理日志查看，并可对授权信息进行添加、修改和删除

授权人可授权委托他人带为办理借款、报销业务，并可对授权相关信息进行修改和删除

代理人有权接受或拒绝授权人授予的借款和报销业务

授权人登录系统可查看代理人的代理日志

课题负责人可授权他人在一定期限内使用本课题进行借款、报销业务

被授权的子课题不能由被授权人授予第三人

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 授权

授权人选择代理人、授权类型、授权有效率期、授权限额

授权保存后，授权主页面看到授权状态为“未接受”，代理人接受授权后，授权状态变为“授权中”

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 授权子课题

课题负责人和课题参加人员可以用本课题借款报销，其他人如需使用本课题需要课题组长授权被授权的子课题不能转授权给第三人对同一个人授权多个子课题可在授权令中添加子课题


网上报销系统



票据流转

• 报销单一经领导审批,员工打印报销单

员工提交报销单及原始发票到财务处

• 财务审核人员核对报销单与原始发票• 编辑费用会计科目和付款

会计科目• 审核通过后将报销单传递

给出纳

• 出纳支付已审批的报销单 ,

• 导入 ERP 系统，并按会计凭证存档。

财务支付

财务审核


财务审核

财务人员对报销人提交的报销单与原始单据进行审核用户提交的报销单是经领导审批同意的报销单填写财务审核金额，若财务审核金额与报销人提请金额不一致，则财

务驳回，报销人修改报销信息后重新提交。若审核通过，财务人员添加报销信息所属借方会计科目、贷方会计科

目将报销单维护完整。预付款发票、核销借款的标准发票信息导入 ARP 应付模块未核销借款的标准发票根据后台设定接口导出方式数据导入 ARP 总账

模块或应付模块，处理其他后续工作。

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 财务审核报销单

借款单审核，借款会计科目更具借款类别设置的会计科目自动生成

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 报销单财务审核

财务审核报销单，需要填写单据行费用科目和付款科目

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 修改结算方式

报销人提交的报销单如果结算方式不正确，报销单状态为“待审核”和“已审核”时，财务人员通过修改结算方式菜单可以修改

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 驳回已审核报销单

财务已审核的单据，可以通过“驳回已审核单据”功能驳回到待审核状态


网上报销系统


中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 基础数据维护

基础数据维护：住宿标准出差标准借款条件设定会计中转科目设定核算部门信息会计科目劳务人员信息子课题与会计科目关系借款科目维护报销单科目过滤设定接口导入方式设定银行卡信息维护

基础类别维护借款类别出差类别会议类别交通工具类别审核用语国际编码证件类别职业类别报销单类别医疗费类别费用分摊类别

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 借款类别设置

路径：基础数据维护 >出差标准

中国科学院计算机网络信息中心Computer Network Information Center,Chinese Academy of Sciences 医疗费类别设置

路径：基础类别维护 >医疗费类别维护


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