PowerPoint Presentation

AUDIT PEMBELIANFungsi yang penting karena pada banyak perusahaan, fungsi pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnisTujuan Audit PembelianFungsi PembelianMenentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya keuangan merekaRuang Lingkup Fungsi Pembelian dan Konsep Audit Manajemen Fungsi PembelianAudit manajemen fungsi pemdilakukan dengan optimal untuk memastikan kegiatan operasional perusahaan belian tidak sampai terhenti. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada perusahaanSasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi:Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar berada pada tingkat yang amanTersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapaiPengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkinPelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan pengurangan biaya pembelian. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.

Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini. Sasaran strategik fungsi pembelian. Perencanaan operasional/induk Tipe dan struktur organisasi pembelian. Mekanisme pengendalian pembelian

Hal-hal Utama Dalam Audit PembelianOrganisasiSentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan PembelianKewenangan PembelianPembelian pembelian DaruratPembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaanKemampuan Analisis dalam PembelianGodaan Rekanan

Tahapan Pembelian dan PengendaliannyaPenentuan kebutuhan.Otorisasi PembelianPelaksanaan PembelianTindak LanjutPenyelesaian PengirimanPenyelesaian Keuangan

Program Pemeriksaan Kegiatan PembelianPenentuan KebutuhanTujuan Pemeriksaan, meliputi :Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/ jasa.Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh pejabat yang berwenag.Langkah langkah kerjaPeroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari perusahaan.Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metodedan prosedur yang berlaku.

Otorisasi PembelianTujuan PemeriksaanUntuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.Langkah langkah kerjaReview prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.Persetujuan.Formulir apa yang akan digunakan.Periksa dan lakukan penilaian mengenai :Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.

Pelaksanaan PembelianTujuan PemeriksaanUntuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada umumnya.Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi kegiatan pembelian.Langakah langkan kerjaLakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk memastikan ketaatan terhadap kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau Surat perjanjian kontrak.Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.Pastiak bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang beraku.Tindak Lanjut Proses PembelianTujuan PemeriksaanUntuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk memastikan agar produk produk yang dipesan benar benar dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian.Langkah langkah kerjaMeminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal penerimaan serta spesifikasi barang barang yang dipesan.Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau pesanan pembelian.Meneliti apakah dilakukanlangkah langkah untuk memastikan dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan barang barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan para penjual.Penerimaan BarangTujuan PemeriksaanUntuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.Langkah langkah kerjaMeneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan pembelin.Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap penerimaan barangMelakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana klaim itu ditetakan.Penyelesaian KeuanganTujuan PemeriksaanUntuk mengetahui apakh telah dilakukan langkah langkah pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian keuangan.Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian pembelian dangan keuangan.Langkah langkah kerjaMeneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian yang asli dengan data peneimaan barang.Meneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak.Pemeriksaan SubstansiLanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalianUntuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu manajemen mencapai tujuannya. Hasil audit manajemen fungsi pembelianBerisi temuan-temuan berupa: Ketidaksesuaian dengan prosedurPenyalahgunaan wewenang,Penyimpangan sistem, dsbRekomendasi

KesimpulanMelalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut:Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benarProses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik