AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Industrial de Coco, S.A. de C.V

Este conjunto de actividades surge como un proyecto escolar con la necesidad de realizar una auditoría en el Sector Privado de la materia de Administrativa 6, impartida en el Colegio Nacional de Matemáticas para la Licenciatura en Administración.

 Por medio de las observaciones realizadas en las

visitas, el equipo auditor determina hacer la auditoria en la empresa Industrial de Coco, S.A. de C.V. La eficiente organización de la misma vista durante nuestra visita, nos fue de gran importancia saber que sucede dentro de esta empresa.

 

La elaboración de este proyecto se realiza en los meses de junio y agosto del 2012 con la finalidad de que la empresa, Industrial de Coco S.A. de C.V. tenga conocimiento de los puntos de mejora encontrados dentro de su organización y se eliminen las fallas encontradas en ésta.

LA EMPRESAIndustrial de Coco SA de CV. Está ubicada en

Atoyac de Álvarez y es la de mayor importancia en procesado de copra como empresa privada. Es la más antigua, data de 1940 y ha sido renovada para continuar en operación.

 Actualmente cuenta con 30 empleados.

Paga la copra de contado a $4,600.00 por tonelada y le compra a quien se presenta a vender.

 Produce aceite crudo, aceite semirrefinado y pasta como

subproducto. Su producción se embarca a México y Guadalajara con destino a las empresas jaboneras que demandan el producto.

 El volumen que procesa es del orden de las 100 toneladas

por día, equivalentes a 3,600 toneladas anuales.

  

MISIÓN   Producir aceite y pasta de coco de

calidad para industria nacional con alto sentido de responsabilidad, honestidad y confiabilidad.

VISIÓN Ser la planta de extracción de coco

más productiva rentable y líder de calidad en México.

  VALORES 1._ Reconocer y valorar el potencial de

nuestro equipo humano. 2._ Mantener la confianza de nuestros

clientes y proveedores. 3._ Mejora continúa para satisfacer las

necesidades de nuestros clientes y proveedores.

4._ Superación continúa para asegurar nuestra competitividad.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Primer encuentro con.David Quiñones GaleanaPuesto: supervisor 2Nombre del área: producción y calidadResponsable del área: Mauricio Espinoza  Primer contacto con:Arturo Espinoza Puesto: Director General Nombre del área: Gerencia

PROGRAMACIÓN DE VISITAS DE TRABAJO

VISITAS FECHA TIEMPO

1 27-06-2012 1 HORA

2 04-07-2012 1 HORA Y MEDIA

3 12-07-2012 1 HORA

4 18-07-2012 1HORA

5 26-07-2012 1 HORA Y MEDIA

6 31-07-2012 2 HORA

7 08-08-2012 2 HORA

Es importante para toda empresa darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a traves de la revisión del proceso administrativo, es decir verificar cómo se comporta la empresa en cada una de sus fases que componen dicho proceso.

Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, consulta de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación, a continuación se enunciaran cada una de las fases , resaltando los hallazgos que determinen las áreas de oportunidad de la empresa.

PLANEACION HALLAZGOS

Estrategias: Las estrategias no están por escrito

Políticas: No se conocen en su totalidad

Procedimientos: Conocimiento parcial de los procedimientos

CAUSASEstrategias: La tradición de cómo se han hecho las

actividades, eventos, entre otras han permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.

Los imprevistos que se presentan a la toma de decisiones inmediatamente requieren de soluciones que no están estipuladas.

Políticas: La generalidad de estas ha contribuido a que no se den a conocer de manera formal a los departamentos.

Procedimientos: El numero de actividades son diversas y variadas por lo que el establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado además de la experiencia de saber cómo se hacen las cosas tampoco a permitido que se establezcan por escrito.

ORGANIZACIÓNHallazgos

Organigrama: Las líneas de autoridad no están bien definidas.

Descripción de puestos: No se proporciona al momento de ingresar a la empresa.

Instructivos especiales: No existen para todas las actividades que se desarrollan.

CAUSASOrganigrama: El organigrama se encuentra en revisión.

Solo esta como material de consulta, es decir se da a conocer solo cuando se requiere.

Descripción de puestos: El empleado no recibe una capacitación en cuanto a las funciones que debe desempeñar en el puesto.

Instructivos especiales: La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial ya que no se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.

No están por escritas solo se mencionan en reuniones de la empresa.

INTEGRACIONHallazgos

Selección: El proceso se lleva acabo parcialmente

Inducción: No existe inducción previa al ingresar a la empresa

Se desconoce el manual donde se especifican las condiciones de la empresa

CAUSAS

Selección: se da prioridad a las personas recomendadas por los mismos empleados de la empresa.

Se omiten pasos del proceso de selección dependiendo de las necesidades de la empresa.

Inducción: La rotación no es frecuente, la empresa solicita regularmente personas con experiencia.

Los puestos de mayor responsabilidad por lo general son ocupados por familiares o empleados de la misma empresa sobre todo por aquellos que han demostrado compromiso con esta.

DIRECCIÓN Hallazgos

Comunicación: Es deficiente la intercomunicación entre los trabajadores y sus jefes.

Motivación: Son pocos los estímulos proporcionados, y cuando se otorgan se dan en ciertos departamentos

La variedad de estímulos necesita diversificarse.

El empleado no conoce los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo o podría recibir.

Liderazgo: Se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados

CAUSASComunicación: Los interese de cada departamento son

diferentes

Motivación: El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.

El empleado no considera como estimulo los proporcionados por la empresa ya sea capacitación, otorgamiento de responsabilidad entre otros.

La empresa no comunica como motivación lo anterior mencionado

Liderazgo: No se toma encuentra ya que la empresa en su mayoría está dirigida por familiares

CONTROLHallazgos

Fijación de estándares: la elaboración o el conocimiento de estos no han sido claros.

Supervisión: se realiza de manera informal

Medición de desempeño: No se realiza en todos la empresa.

CAUSAS

Fijación de estándares: La empresa ha priorizado otros aspectos dejando a un lado este.

Supervisión: No se documenta o evidencia completamente, debido a la prioridad con la que se realiza.

Medición de desempeño: Se realiza solo en los departamentos que se cree que pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa sabiendo que esta recae en la mejora continua de la misma

RECOMENDACIONES

PLANEACIONEstrategias: se recomienda que para la elaboración de

estrategias, en juntas de los departamentos se formulen para que sean evaluadas por la directiva y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados en una junta general.

Políticas: Para hacer del conocimiento de las políticas a los empleados, se propone que se elaboren en folletos o trípticos en el cual estén explicados.

Procedimientos: Por medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos que se realizan periódicamente.

ORGANIZACIÓN

Organigrama: Se propone que el directivo presente propuestas de posibles organigramas y a partir de esta se considere el que mejor se aplique a las necesidades de la empresa.

Descripción de puestos: Es importante darlas a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe de lo específico del puesto que se le fue contratado.

INTEGRACION

Selección: Determinar por escrito a través de diversos formatos adecuados los pasos del proceso de selección, previendo cualquier situación de contratación, aplicado por el personal encargado.

Inducción: elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno especifico a cada departamento. En el cual se contemplen también las condiciones de la empresa.

DIRECCIONComunicación: La información debe de ser por escrito, en

formatos previamente diseñados y hacerse llegar a todos los departamentos, bajo previa autorización del director general de la empresa.

Motivación: Elaborar un plan de estímulos y motivaciónes, específico para los empleados de la empresa el cual debe de darse a conocer al inicio de cada semana.

Este plan debe de entregarse a cada uno de los empleados. Liderazgo: Establecer en los departamentos espacios de

dialogo cada bimestre para la exposición de ideas que beneficien a la empresa. Será responsabilidad de cada jefe de departamento presentar las propuestas al gerente general y una vez evaluada la propuesta hacer el conocimiento de la resolución al interesado o grupo interesado.

CONTROL

Fijación de estándares: Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se rige la empresa al inicio de cada mes.

Al finalizar el mes se evaluaran hasta que punto fueron alcanzados y se reelaboraran adecuándose a las necesidades de la empresa, especialmente en cada departamento.

Supervisión: Debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que intervenga en el trabajo y que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio de formatos previamente elaborados por la gerencia los cuales servirán de evidencia.

Medición de desempeño: Cada fin de mes se realizara la evaluación de desempeño a cada uno de los responsables de departamento por parte del director general de la empresa. Dando por escrito los resultados de esta.