‘we willen klaar zijn voor de toekomst’ … · de langetermijnambities van de organisatie, de...

pagina 22 intervisiesessies voor teamcoaches

pagina 20 het baken investeert in duurzame inzetbaarheid

pagina 08 nieuwe module in flex voor functiecreatie

‘We willen klaar zijn voor de toekomst’

Harm Landman, Noordwest Ziekenhuisgroep pagina 5

juni 2016

2 fwg meer waarde voor mensen

Wetenswaardig is een uitgave van FWG Bedrijf BV. Daarnaast is er de e-mailnieuwsbrief, Nieuwswaardig. 2016 (juni)

FWGPostbus 852663508 AG Utrechtt 030 - 2669 400e [email protected] e [email protected] www.fwg.nl

Redactie Gerlant Oosten, Iris Brummelhuis en Nelly Dijkstra

OntwerpHollands Lof, Haarlem

Fotografie en illustratiesFWG, Joyce van Tienen, Reinout van Roekel, Roy Ensink, Welkom Kraamzorg.

DrukVeenman+, Rotterdam

Oplage2.000 exemplaren

AbonnementWetenswaardig maakt onderdeel uit van het abonnement op FWG 3.0. Standaard zenden we een exemplaar toe aan de Raad van Bestuur/directie, het hoofd P&O, de hoofd-contactpersoon, de proces verantwoordelijke en de voorzitter OR. Op verzoek kan hier van afgeweken worden.

AuteursrechtNiets uit deze uitgave mag worden verveel-voudigd en/of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Eind maart was ik voor de derde keer jurylid voor de felbegeerde Spirit of Planetree Awards. Prijzen die jaarlijks worden uitgereikt als stimulans en erkenning voor initiatieven van mensgerichte zorg. Ik kan u zeggen: het was dit jaar extra bijzonder om te doen. In een tijd waarin waarden als solidariteit en mededogen overschaduwd dreigen te raken door onverdraag-zaamheid en egocentrisme, is het ontzettend belangrijk dat er initiatieven ontstaan die aandacht hebben voor zorg van mens tot mens.

De ambitieuze zoektocht naar menselijke zorg zie ik niet alleen in de jaarlijkse inzendingen voor deze innovatieprijzen, maar gelukkig ook dagelijks in onze adviespraktijk. Het is een uitdaging, zien we, om mensgerichte zorg de ruimte te geven en daarbij een nieuwe balans te vinden tussen aansturen, structureren en loslaten. Ik ben er dan ook trots op dat we ook in dit magazine verschillende voorbeelden kunnen laten zien waarin een integrale benadering goed werkt en mens en systeem elkaar zichtbaar versterken.

Zorgorganisatie Het Baken zette bijvoorbeeld ESF-subsidie in om samen met haar medewerkers en cliënten een functieomschrijving te maken die past bij de nieuwe, cliëntgerichte zorg van de verzorgende IG. De Noordwest Ziekenhuisgroep realiseerde samen met Progressional People een koppeling tussen het personeelsinformatiesysteem en Flex om toekomstgerichte functies en ontwikkelpaden toegankelijk te maken voor medewerkers. En we ontwikkelden, samen met het Expertisecentrum Inclusieve Arbeidsorganisatie, een nieuwe module in Flex om duurzame functies te kunnen creëren voor mensen met een arbeidsbeperking.

Ieder werkt op zijn of haar eigen terrein aan menselijkheid in de zorg. En zoals ik ook in mijn speech tijdens de Planetree Awards zei: dat geeft moed voor de toekomst van de zorg!

Jan Helmond, Algemeen directeur

de spotlights op menselijke zorg

voorwoord

colofon

wetenswaardig juni 2016

Lees meer nieuws op www.fwg.nl/kortnieuws

kortnieuws

3

Lees meer nieuws op www.fwg.nl/nieuws

Planetree en Progressional People focussen samen op de kern van zelfsturingZelfsturing is geen doel, maar een middel. Een vorm om flexibel te kunnen mee-bewegen met cliënten, hun wensen en een veranderende zorgvraag. Door de krachten te bundelen, willen Planetree en Progressional People de kern van zelf-sturing naar voren halen: cliëntgerichte zorg op maat. Samen kunnen Planetree en Progressional People zorgorganisaties ondersteunen bij het vormgeven van mensgerichte zorg door middel van zelfsturende teams. Door te werken aan een integrale benadering van zelfsturing (mens en systeem), de meerwaarde van zelfsturing voor cliëntgerichtheid zichtbaar te maken en door ondersteuning bij de ontwikkeling van competenties, team coaching en leiderschap.

Zie ook: planetree.nl

Onderzoek strategische personeelsplanning

Nieuw concept voor de FWG contactdagen

Themabijeenkomsten rond zelfsturing

Past u strategische personeelsplanning toe binnen uw zorgorganisatie? Welke successen en knelpunten ervaart u daarbij? En welke resultaten hoopt u dat het oplevert? Begin dit jaar werkten ruim 100 zorgorganisaties mee aan een onderzoek naar strategische personeelsplanning in de zorgpraktijk. De onderzoeksresultaten bundelen we binnenkort in een nieuwe whitepaper over (de toepassing van) strategische personeelsplanning.

U kunt deze binnenkort gratis downloaden via www.fwg.nl.

Ook dit jaar organiseren we uiteraard de FWG contactdagen. Wat niet anders dan andere jaren zal zijn, is dat ze in het najaar plaatsvinden. De rest steken we in een nieuw jasje: andere naam, andere inhoud, andere beleving! Het worden verfrissende bijeenkomsten als het gaat om de inhoud én de vorm waarin we elkaar gaan ont moeten. We houden u uiteraard op de hoogte van de vorderingen!

In navolging van de goedbezochte thema-bijeenkomsten Zelfsturing in februari en april, waar met name inrichtingsvraag- stukken aan bod kwamen, staan er nog twee themabijeenkomsten rondom zelf - sturing op de agenda: ‘Functionerings-gesprekken 2.0 voor (zelforganiserende) teams’ en ‘Functiebeschrijvingen voor zelfsturende teams’.

Kijk voor meer informatie op fwg.nl/themabijeenkomst.

Tweede rapport over de rol van HRIn november komt het tweede rapport uit over de rol van HR-management in de zorg. Dit rapport wordt de opvolger van het rapport LiNK, dat we uitbrachten in mei 2014. We houden interviews onder zo’n 40 HR-managers in de zorg. In het onderzoek nemen we nadrukkelijk ook organisaties in de eerstelijnszorg en anderhalvelijnszorg (gezondheidscentra) en de jeugdzorg mee. Het rapport kan als leidraad dienen voor de formulering en uitvoering van uw HR-beleid.

Ga voor de eerste editie van LiNK naar fwg.nl/link

vanafnovember

beschikbaar


Bekijk onze nieuwe site op www.fwg.nl

1 SysteemgebruikerBovenin vindt u alle FWG-applicaties. Hier vindt u als gebruiker van bijvoorbeeld FWG 3.0 of FWG VVT informatie, tips, publicaties en veelgestelde vragen en antwoorden die u kunnen helpen bij het werken met de applicatie. Én u kunt hier direct inloggen.

2 KlantenportaalVia het klantenportaal kunt u zich, na in te log-gen, aanmelden voor opleidingen of publicaties bestellen zonder uw contactgegevens in te hoeven vullen. Ook kunt u uw eigen gegevens wijzigen en uw persoonlijk dossier beheren. In uw persoonlijk dossier vindt u bijvoorbeeld certificaten en oplei-dingsmateriaal nadat u een opleiding bij FWG heeft gevolgd. Hoofdcontactpersonen kunnen ook de organisatiegegevens beheren in het klantenportaal.

fwg.nl is vernieuwd!We hebben een nieuwe website: overzichtelijker, gebruiksvriendelijker en gericht op thema’s die bij u spelen.

3 Actuele thema’s in de zorgOp de homepage vindt u voortaan zogenaamde themablokken. Hier vindt u informatie over actu-ele thema’s in de zorg en de vraagstukken die deze met zich meebrengen voor uw organisatie. Aanvullend hierop vindt u relevante publicaties, artikelen, bijeenkomsten en onze dienstverlening op dit vlak.

4 Klanten aan het woordOp diverse plekken op de website vindt u testimo-nials: klanten die hun ervaring delen met de dienstverlening of producten van FWG.

Algemene informatieUiteraard vindt u vertrouwde informatie op onze site, zoals ons aanbod op het gebied van functie-waardering en HR-advies, onze trainingen en publicaties, en contactgegevens.

nieuw 12

3

4

wetenswaardig juni 2016 5

De langetermijnambities van de organisatie, de aandacht voor employability in de cao Ziekenhuizen en de KiPZ-regeling maakten dat Noordwest aan de slag wilde met de struc-turele en toekomstgerichte ontwikkeling van haar medewerkers. Harm Landman, Beleidsadviseur P&O bij Noordwest: ‘We wil-len klaar zijn voor de toekomst, weten wat er op ons afkomt en hierop kunnen anticiperen. Enerzijds vanuit bedrijfsmatig perspectief, in de zin van capaciteitsplanning en de juiste persoon op de juiste plek, anderzijds vanuit medewerkersperspectief: het ontwikkelen en toerusten van de mensen. In gesprek met Progressional People bleek al snel dat wij met hen onze wensen aan elkaar kunnen verbin-den en dat zij de gewenste digitale onder-steuning kunnen bieden. En dat is precies wat we zochten.’

Integrale aanpak van HR-thema’sAryan van der Griendt, Senior adviseur bij Progressional People: ‘De ambities van Noordwest zien wij vaker; veel zorgorganisa-ties spelen met de wens en noodzaak om de verschillende HR-thema’s integraal aan te

De toekomst van Noordwest Ziekenhuisgroep. En hoe daar te komen.

Aan de slag met de toekomstgerichte ontwikkeling van medewerkersNoordwest Ziekenhuisgroep had veel wensen tegelijk: het anders voeren van jaargesprekken, het komen tot persoonlijke ontwikkelplannen, vormgeven aan mobiliteit en loopbaanbeleid, inzicht krijgen in en richting geven aan potentie en ambitie van medewerkers, strategische personeelsplanning én het inrichten van de functies van de toekomst. Dit alles ondersteund door één digitaal systeem. In Progressional People vond zij de samenwerkings partner om deze ambities mee te realiseren.

pakken vanuit het perspectief op de toekomst. Door een combinatie van advisering over beleid en proces, en de digitale ondersteuning met Flex kunnen wij hier heel goed bij ondersteunen.’

Ontwikkeling faciliteren‘In de aanpak bij Noordwest ligt de nadruk op de ontwikkeling van de medewerkers. Noordwest wil haar medewerkers en leiding-gevenden hierin motiveren en faciliteren zodat zij zelf bewust gaan nadenken over hun ontwikkeling en hier stappen in (kunnen) ondernemen. Hiertoe richten we samen met Noordwest de evaluatiecyclus voor de jaarge-sprekken in. We bepalen de onderwerpen die aan bod moeten komen in de gesprekken rondom de functie-uitvoering, in relatie tot de mens en de organisatie. Met name aan de gewenste (toekomstgerichte) competenties en de kernwaarden van Noordwest besteden we veel aandacht; dit worden belangrijke graad-meters voor de richting van Noordwest en die van de medewerkers. Op basis van de evalu-atie in het gesprek gaan leidinggevenden en medewerkers een persoonlijk ontwikkelplan

Over Noordwest Ziekenhuisgroep

Noordwest Ziekenhuisgroep is ontstaan uit de fusie tussen het voormalige Medisch Centrum Alkmaar (MCA) en het Gemini Ziekenhuis en heeft locaties in Alkmaar, Den Helder, Heerhugowaard, Limmen, Schagen en op Texel. Noordwest Ziekenhuisgroep is een topklinisch ziekenhuis met ruim 4000 medewerkers en 324 medisch specialisten.

nwz.nl


opstellen. Ook praktische zaken als proces-inrichting en het trainen van leidinggevenden in het voeren van de jaar-gesprekken nemen we in deze fase mee.’

Functies van de toekomst‘Daarnaast voeren we een strategische personeelsplanningsanalyse uit; we brengen de toekomst en de daarbij behorende functies in kaart. Dit doen we door ontwikkelingen in de (ziekenhuis)branche te projecteren op Noordwest als organisatie en op haar huidige functiehuis. Flex speelt hier een grote rol in; alle ontwikke lingen ‘stoppen’ wij in Flex, waarna de projectie op functies deels

geautomatiseerd plaatsvindt. Voor functies in het primaire en ondersteunend proces construeren we de functies van de toekomst (2020) en vervolgens weten we welke kennis, vaardigheden en competenties er van medewerkers die deze functies (gaan) vervullen wordt gevraagd. Deze analyse geeft Noordwest een goed beeld van hun toekomst en hoe zij hier strategisch op kun-nen of moeten reageren.’

Persoonlijk ontwikkelportaal‘De jaargesprekken en bijbehorende persoon-lijke ontwikkelplannen richten zich op de evaluatie van de huidige functie-uitvoering:

Harm Landman, Beleidsadviseur P&O Noordwest Ziekenhuisgroep en Aryan van der Griendt, Senior adviseur Progressional People

hoe kun je je huidige niveau behouden, ver-breden of verdiepen? Noordwest wil echter ook de in- en externe mobiliteit bevorderen en haar medewerkers de gelegenheid bieden verder te kijken dan naar alleen de huidige functie en het voor de hand liggende functie-pad. Hiertoe richten we een persoonlijk por-taal in met daarin de persoonlijke gegevens, voorkeuren, kwaliteiten, werk vermogen en ervaringen van de medewerker. Aan de hand hiervan komen functies in beeld waar iemand ook voor in aanmerking zou kunnen komen, maar waar hij of zij in eerste instantie mis-schien niet aan zou denken. Dit kunnen functies binnen de eigen afdeling, unit, of organisatie zijn, maar ook bij andere organisa-ties in de regio.’

Beschikbaar onderwijs in beeld ‘Een laatste stap om de ontwikkeling en mobiliteit van medewerkers zoveel mogelijk te stimuleren is de onderwijsdatabase in Flex: al het beschikbare onderwijs dat nodig is om bepaalde functies te kunnen vervullen, is hierin opgenomen en ook daadwerkelijk gekoppeld aan de functies. Dit maakt het

‘We willen weten wat er op ons afkomt en hierop kunnen anticiperen’

Harm Landman


mogelijk om ontwikkelpaden te concretise-ren; als je je van functie A naar functie B wilt ontwikkelen, welke scholing zul je dan mini-maal moeten volgen? Dit wordt toegankelijk via het persoonlijk portaal voor alle medewer-kers. Om dit alles te kunnen realiseren moet aan twee voorwaarden worden voldaan: het digitaliseren van het functiehuis met Flex en een koppeling tussen Flex en het personeels-informatiesysteem Profit (AFAS).’

Digitaliseren van het functiehuisAlle huidige functiebeschrijvingen in Word plus de bijbehorende normering hebben we gedigitaliseerd in Flex. Hierdoor beschikt Noordwest over een onderhoudsvriendelijk digitaal functiehuis met mogelijkheden voor bijvoorbeeld taakherschikking. Alle functies worden in Flex namelijk opgebouwd uit losse activiteiten, waardoor het makkelijk wordt om te schuiven met activiteiten en te zien wat voor gevolgen dat heeft voor bijvoorbeeld zwaarte en tijdsbesteding van de functie. Alle functies van Noordwest zijn integraal over genomen, er is dus geen sprake van her-beschrijvingen of herwaarderingen.’

Koppeling personeelsinformatiesysteem en Flex‘Een technische, maar hele belangrijke stap voor het op gestructureerde wijze beoordelen van medewerkers - en daarmee het monitoren en faciliteren van hun ontwikkeling - is het koppelen van het digitale functiehuis in Flex aan het personeelsinformatiesysteem Profit (AFAS). Alle medewerkers worden gekoppeld aan de functies. Het personeelsinformatie-systeem is en blijft het bronsysteem: nieuwe gegevens, mutaties en beoordelingsresultaten worden hier beheerd en opgeslagen. Daarnaast wordt er een single sign on gereali-seerd: dit betekent dat medewerkers in kun-nen (blijven) loggen op Profit om toegang te krijgen tot hun gegevens en hun persoonlijk portaal in Flex.’

EinddoelHarm Landman: ‘Door deze exercitie hopen wij meer verbinding te realiseren tussen de gewenste organisatieontwikkeling en de ont-wikkeling van medewerkers. Dit zouden we onder andere terug moeten zien in verbeterde mobiliteit van medewerkers, zowel horizon-

FlexFlex kan ondersteunen bij de investering in de juiste ontwikkeling van mensen op zodanige wijze dat het zowel medewerker als organisatie iets oplevert. Flex maakt het mogelijk onderbouwde keuzes te maken in ontwikkelvraagstukken, op organisatie en op medewerkersniveau.

Flex laat zien hoe een functie verandert onder invloed van ontwikkelingen en innovaties.

Flex laat zien wat er verandert in activiteiten en benodigde kennis en vaardigheden in een functie.

Flex laat zien welke opleidingsvraag deze veranderingen met zich mee brengt.

Flex koppelt de opleidingsvraag aan het persoonlijk profiel van de medewerker. Wat moet hij of zij nog bijleren? En op welke termijn? Een mooie onderlegger voor het gesprek tussen medewerker en leidinggevende.

Door op deze manier de voor de medewerker én de organisatie gewenste ontwikkeling te stroomlijnen, wordt het mogelijk om effectief, efficiënt en toekomstbestendig te investeren in de ontwikkeling van medewerkers.

‘Onze analyse geeft Noordwest een goed beeld van hun toekomst en hoe zij hier strategisch op kunnen of moeten reageren’Aryan van der Griendt

taal als verticaal als buiten Noordwest, betere opvolging van functies, hogere betrokkenheid en bevlogenheid en lager verzuim. Daarnaast zal HR een sterke rol kunnen spelen in het adviseren van de organisatiemanagers, omdat er een strategische analyse van de ontwikke-ling van het personeelsbestand onder ligt. We staan nog maar aan het begin, maar zowel de organisatiemanagers en hun achterban als de OR zijn allemaal erg enthousiast. Samen met de betrokken medewerkers van Progressional People hebben wij alle vertrouwen in een mooi eindresultaat.’

Meer weten over de gerichte ontwikkeling van medewerkers en de rol van Flex? Neem contact op met Aryan van der Griendt, Senior adviseur Progressional People via 0302669 450.


flex

Extra banen vanwege ParticipatiewetOp 1 januari 2015 werd de Participatiewet van kracht. De Participatiewet vervangt de Wet werk en bijstand, de Wet sociale werkvoorziening, en een groot deel van de Wet werk en arbeidsonder-steuning jonggehandicapten (Wajong). De wet is er om zo veel mogelijk mensen werk te laten vin-den, speciaal mensen die daarbij ondersteuning nodig hebben, zoals mensen met een arbeidsbe-perking. Om deze ‘inclusiebeweging’ een impuls te geven, zijn stevige doelen gesteld. Het kabinet en de sociale partners hebben afgesproken om in de periode tot 2026 samen 125.000 extra banen te realiseren voor mensen met een arbeidsbeper-king. Deze afspraken staan in het wetsvoorstel Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten en worden sinds januari 2013 jaarlijks geteld. In de ‘banenafspraak’ gaat het om 100.000 banen in

de marktsector en 25.000 banen bij de overheid en het onderwijs. Organisaties in de gezondheids-zorg vallen onder de marktsector.

Functiecreatie voor zorg- en onderwijs sectorDe Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperk-ten betekent dat organisaties en met name hun HR-afdelingen er voor de komende jaren een uit-daging bij hebben gekregen: het creëren van functies voor mensen met een arbeidsbeperking. Bij deze functiecreatie is het van belang dat het écht een functie wordt: een samenhangend pak-ket van activiteiten, onderdeel van een proces dat in een team wordt uitgevoerd. En het gaat om reële, duurzame functies, en geen tijdelijke plek-ken rondom individuen. Om organisaties hierbij te onder steunen heeft FWG, samen met het Expertisecentrum Inclusieve Arbeidsorganisatie,

nieuwe module in flex: een verkenner voor functiecreatie

functies creëren voor mensen met een arbeidsbeperkingPrullenbakken legen, planten water geven, de afdeling van koffie voorzien. Het zijn activiteiten die in iedere organisatie voorkomen, maar al lang geen onderdeel meer uitmaken van de functiebeschrijving. Toch zijn we er expliciet weer naar op zoek. Niet omdat we de trend van generieker beschrijven willen keren, maar omdat er een nieuwe aanleiding is: de Participatiewet.

Tot 2026 moeten er 125.000 extra banen komen voor mensen met een arbeids beperking


voor de zorg- en onderwijssector een hulp- middel ontwikkeld: een nieuwe module in het HR-instrument Flex, waarmee snel zicht wordt verkregen op welk werk in de organisatie beschik-baar is voor de nieuwe functies en hoeveel tijd hieraan wordt besteed.

Elementaire taken detecterenDe nieuwe module in Flex biedt de mogelijkheid om – binnen organisaties of afdelingen – te bepa-len of er geschikte werkzaamheden zijn in het kader van de Participatiewet. Het gaat hierbij veelal om activiteiten met een laag kennisniveau, een laag zelfstandigheidsniveau en om activitei-ten die een beperkte aanspraak doen op sociale vaardigheden, ook wel elementaire taken genoemd. Deze taken maken nu vaak zo’n tien tot twintig procent uit van het bredere takenpakket

van werknemers die daarvoor eigenlijk overge-kwalificeerd zijn. In pilots hebben we bekeken welke werkzaamheden geschikt zijn: bijvoorbeeld door te kijken hoe ‘zwaar’ deze taken zijn in ter-men van kennis, vaardigheden, fysieke en menta-le belasting. Maar ook door te kijken welke taken apart te nemen zijn binnen een werkproces.

Eenvoudige taken samenvoegenHoe werkt de verkenning in Flex? Daarvoor zoo-men we in op Flex, het HR-instrument dat we bin-nen de zorg beschikbaar stellen voor allerlei vra-gen rondom personeelsplanning, taak her- schikking en ontwikkeling van medewerkers. Deze applicatie beschrijft functies in activiteiten, gekoppeld aan de kennis en vaardigheden die daarvoor nodig zijn. Daarnaast kan voor alle acti-viteiten worden aangegeven, hoeveel tijd hieraan

binnen de functie besteed wordt. In het kader van functiecreatie zijn de activiteiten binnen Flex naar een groter detailniveau gebracht: van ‘voert lichte ADL-werkzaamheden uit’ naar een verdere detaillering zoals ‘ondersteunt de cliënt bij haren kammen en nagels knippen’. En van ‘voert huis-houdelijke werkzaamheden uit’ naar een verbij-zondering zoals ‘doet boodschappen’. Zo wordt inzichtelijk welk deel van een taak kan worden overgeheveld naar de nieuw te creëren functie.

Zoekopdracht in FlexBinnen Flex is van alle activiteiten vastgelegd in welke mate kennis en vaardigheden nodig zijn om die activiteit uit te kunnen voeren. Hierdoor kan er een zoekopdracht worden gegeven naar taken op een elementair niveau. Het resultaat is een overzicht van de activiteiten die vrijgemaakt

functies creëren voor mensen met een arbeidsbeperking


kunnen worden voor functiecreatie. Ook wordt inzichtelijk hoeveel arbeid er zou verdwijnen uit de bestaande functies (qua activiteiten en de tijd die ermee gemoeid is).

Inbedding en begeleidingVoor de creatie van een nieuwe elementaire func-tie in uw organisatie is een aanvullende analyse mogelijk om meer inzicht te krijgen in de moge-lijkheden voor de herverdeling van werkzaam-heden. De IHW-methode (Inclusief Herontwerp van Werkprocessen) van het Expertisecentrum Inclusieve Arbeidsorganisatie geeft op bedrijfs-procesniveau aan hoe een nieuwe functie geïnte-greerd kan worden. Een stukje van de taak blijft bijvoorbeeld bij de huidige medewerker, ter bor-ging en begeleiding. Zo zal (zeker in eerste instantie) toezicht nodig zijn op de taak, wanneer deze door een ander wordt uitgevoerd. Daarom is het belangrijk om de uitkomsten van de verken-ning en analyse goed met elkaar te bespreken. Zijn de uitkomsten reëel en maken de activiteiten met elkaar een uit te voeren functie? Zijn er bij-voorbeeld werkzaamheden die alleen op bepaalde momenten van de dag gedaan kunnen worden

(voeding) of die volgordelijk bij elkaar horen (afwassen ná de maaltijd)? Is er rekening gehou-den met specifieke voorwaarden, zoals: schoon-maken kan niet op elk moment in elke ruimte, en het tellen van de voorraad vindt bij voorkeur plaats als de voorraad niet benut wordt. En is er oog voor het behoud van enige heterogeniteit in functies? Op korte termijn is het wellicht heel effi-ciënt om alle ‘lichtere’ werkzaamheden uit een functie te halen, maar op de langere termijn is de afwisseling van even een administratief klusje doen of een kopje koffie halen ook een groot goed.

Taakherschikking en wervingAls er duidelijkheid is over de elementaire taken en de herverdeling van de werkzaamheden, is het mogelijk resultaten weer terug te brengen in Flex en via taakherschikking de werkprocessen opnieuw in te richten. Voor de ondersteuning bij het vinden van geschikte kandidaten kunt u ver-volgens contact opnemen met regionale WerkgeversServicepunten, UWV, gemeenten en SW-bedrijven. Zij zoeken uit de ingeschreven mensen enkele kandidaten en kunnen eveneens adviseren over de begeleiding op de werkplek.

flex

Wilt u meer weten over deze nieuwe module in Flex? Kijk op fwg.nl/flex

op zoek naar elementaire taken in uw organisatie

Wilt u meer weten over functiecreatie in het licht van de Participatiewet of over de nieuwe module in Flex? Bekijk de site www.inclusievearbeidsorganisatie.org, lees het antwoord op veelgestelde vra-gen over de banenafspraak en quotum-regeling in het Kennisdocument Wet Banenafspraak en quotum arbeids-beperkten op rijksoverheid.nl of neem rechtstreeks contact op via manager R&D, Astrid Westerbeek, via [email protected] of via telefoon-nummer 030 2669 400.

Flex geeft snel zicht op welk werk in de organisatie beschikbaar is voor de nieuwe functies


sint maarten

Meer weten over de zorg in het Caribisch gebied? Kijk op fwg.nl/trendrapportcg

In mijn vorige columns heb ik u verteld dat ik wekelijks op Saba en St. Eustatius ben. Graag praat ik u weer even bij over mijn werkzaamheden voor de ziekenhuizen en verzorgingshuizen op deze eilanden!

column

RecruitmentOp de eilanden is het aanbod van geschoold per-soneel op de arbeidsmarkt in veel gevallen krap. Het aantrekken van personeel gaat dan ook vaak gepaard met extra kosten en inspanningen voor werving buiten het eiland. In het wervingsproces spelen immigratieformaliteiten een belangrijke rol, net als het ondersteunen van de geselecteerde kandidaat in de verhuizingskosten. In de cao zijn hier provisies voor gemaakt. Wetgeving en proce-dures hierover veranderen tijd tot tijd en ik onder-steun het up-to-date blijven van het interne beleid.

De ziekenhuizen en verzorgingstehuizen die ik ondersteun hebben in elk geval een zeer diverse mix van nationaliteiten in hun personeels-bestand. Het verpleeghuis op St. Eustatius heeft nu twee vacatures openstaan, een voor hoofd-zuster en een voor ziekenverzorgende. Ik heb de wervingsadvertenties opgesteld en vervolgens de selectiegesprekken gevoerd. Meestal via Skype, omdat er kandidaten vanuit de Filipijnen en Suriname reageerden, en soms op locatie op een van de eilanden. Een van de kandidaten kwam bij-voorbeeld van Sint Maarten, dus heb ik daar het gesprek gevoerd.

TalentontwikkelingIn het ziekenhuis op Saba zijn we bezig met het stimuleren van talentontwikkeling en interne doorgroei. Zowel in verband met het natuurlijk verloop als met het oog op ontwikkelingen als het toenemende aantal patiënten met chronische ziektes zoals diabetes en hoge bloeddruk. Maar ook in het kader van verdere professionalisering zullen bepaalde personeelsleden extra of nieuwe taken krijgen. Om die reden hebben negen mede-werkers, waaronder kandidaten die de verpleeg-kundigenopleiding willen doen, een assessment gedaan.

Mijn collega Eline Kramer (senior adviseur FWG Advies) heeft de terugkoppelgesprekken met hen gedaan. Nadat de uitkomsten van de assessments definitief waren, heb ik deze met de betreffende medewerkers gedeeld en de voortgang aan de directrice, Joka Blaauboer, teruggekoppeld. Twee medewerkers worden geselecteerd voor de opleiding, met de overige wordt bekeken hoe de uitkomsten van het assessment ingezet kunnen worden voor hun verdere ontwikkeling of het oppakken van extra of nieuwe taken.

onze collega op sint maarten vertelt

Juliëtte is geboren en getogen in Nederland maar woont alweer 18 jaar op Sint Maarten. Na een carrière bij een advocatenkantoor, als marketing-manager van de luchthaven en als eiland manager van een juwelierske-ten kwam ze terecht bij het Sint Maarten Medical Center (SMMC) als HR/Communicatie-manager. Hier kwam ze in contact met FWG Advies, waar ze per 2014 in dienst is als Senior adviseur met als standplaats Sint Maarten.

Over Juliëtte

wat doet fwg advies in het caribisch gebied?

Het door FWG ingevoerde beoordelingssysteem is uiteraard ook ondersteunend aan de ontwikkeling van medewerkers. Zoals ik eerder al vertelde, zijn de leidinggevenden hier erg enthousiast over: ze zien dat de structurele aandacht voor ontwikkel-doelen een motiverend effect op de medewerkers heeft. In juli gaan we de effecten van het systeem officieel evalueren.

FusieDaarnaast is de bestuurlijke fusie tussen het zieken huis en het verpleeghuis op Saba rond. Dit betekent dat de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht van beide organisaties uit dezelfde per-sonen bestaan. Dit heeft als voordeel dat er meer afstemming kan plaatsvinden tussen beide orga-nisaties voor wat betreft professionalisering. Bepaalde staf- en supportfuncties zullen beide organisaties gaan bedienen waardoor er efficiën-ter gebruik gemaakt wordt van de beschikbare mankracht. Ik help mee te denken over vorm en structuur hierin.

Uiteraard volgen hier meer werkzaamheden uit die hun weerslag vinden in mijn functie. Graag vertel ik u daar in de volgende Wetenswaardig weer meer over!’

Groet, Julië[email protected]


geert-jan van loenenhuisarts en lhv-bestuurslid

Ontstaan van de functie‘Vroeger werkte de praktijkondersteuner-ggz als soort vooruitgeschoven post vanuit een ggz-instelling. Maar sinds 2007 werkt de POH-GGz officieel onder eindverantwoordelijkheid van de huisarts. Deze herinrichting van de ggz past bij de grotere transitie waarbij de zorg dichter bij huis wordt georganiseerd. Tegelijkertijd is het voor de overheid een kans om te bezuinigen op de relatief duurdere tweede lijn.’

Ontwikkeling van de functie‘In de beginjaren was de POH-GGz helemaal niet zo populair bij huisartsen. De praktijkonder-steuner-ggz mocht alleen aanvullende diagnos-tiek doen. Pas toen in 2012 ook kortdurende interventie en behandeling werden vergoed, kreeg de POH-GGz voor huisartsen toegevoegde waarde.’

Succes van de POH-GGz‘Het grootste succes van de POH-GGz is de veilig-heid die patiënten ervaren binnen de muren van de huisartspraktijk. Daar waar bij somatische klachten verwijzing naar een specialist nogal eens een groter gevoel van veiligheid bij de patiënt kan geven, ligt dat bij psychische klachten vaak juist andersom: “Als het bij de huisarts(praktijk) kán, is het minder erg”. Het normaliseert en kalmeert als de lichtere psychische klachten binnen de muren van de huisartsenpraktijk kunnen worden behandeld. Het is laagdrempelig. De privacy is gewaarborgd. Daardoor durven mensen zich snel-ler te uiten. Ik durf zelfs te stellen dat het een positief effect heeft op de behandelduur van een aantal klachten.’

Tegenwoordig werkt ongeveer acht op de tien huisartsen met een praktijkondersteunerggz. De Hengelose huisarts en LHVbestuurslid GeertJan van Loenen ging al vanaf de start in 2007 de samenwerking aan met deze nieuwe ggzfunctionaris. José Harmelink is een van ‘zijn’ drie praktijkondersteunersggz.

Onder verantwoordelijkheid van de huisarts‘Ik verwijs niet alles meteen door naar de POH-GGz. Voor sommige patiënten is het een hele stap om met hun klachten langs te komen. Dan stuur ik ze niet door met de mededeling: “Daar hebben we iemand voor”. Ik houd ze wat langer bij me, zodat het idee kan rijpen. Als ik, vroeg of later, naar José of een van haar twee collega’s verwijs, hebben zij altijd dossierinzage. Dat geeft mij ruimte om mijn gedachten mee te geven. Zij zijn wel volledig vrij in welke aanpak of systematiek ze kiezen. Na een paar gesprekken hebben we vervolgens overleg over de patiënt. Of eerder als ik of de POH-GGz de indruk heeft dat de problematiek te specifiek of te zwaar is voor de huisartsenpraktijk. Als een doorverwijzing nodig is, verloopt deze altijd via mij. Ik blijf eind-verantwoordelijk voor mijn patiënten.’

Gevaar van een POH-GGz‘Het grote gevaar is dat de POH-GGz aan zijn eigen succes ten onder gaat. We hebben nu al een over-schrijding op het budget en de minister wil deze niet doorvoeren in de begroting. Daarnaast is de verwijsdrempel ons een doorn in het oog. Sinds de behandeling van aanpassingsstoornissen, zoals rouw of overspannenheid, niet meer worden ver-goed binnen de generalistische basis-ggz, willen patiënten liever bij onze praktijk blijven. Daarnaast hebben ervaren psychologen regelmatig wacht-lijsten, waardoor het bij risicogevallen soms nodig is tussentijdse consulten in te lassen. Het gevaar bestaat dat binnen onze praktijk oneigenlijke wachtlijsten ontstaan, dat de POH-GGz zich vertilt aan steeds zwaardere problematiek. Of dat ze in geval van aanpassingsstoornissen gaan ‘opwaarde-ren’ naar psychische stoornissen waarvoor patiën-ten wel hun behandeling vergoed krijgen.’

praktijkondersteuner-ggz (poh-ggz)

trends en ontwikkelingenfocus op functies

‘Als een doorverwijzing nodig is, verloopt deze altijd via mij. Ik blijf eindverantwoordelijk voor mijn patiënten’


FWG doet voortdurend onderzoek naar nieuwe functies. Meer informatie op fwg.nl/functieonderzoek

Spin in het web voor ggz en sociale zorg ‘Soms is na het eerste gesprek al duidelijk dat een doorverwijzing nodig is, zoals bij het vermoeden van een zogenoemde DSM-stoornis, zoals een depressieve stoornis, angststoornis, dwangstoor-nis, psychotrauma of persoonlijkheidsproblema-tiek. Of bij heel specifieke problemen. We verwij-zen niet alleen naar psychologen of specialistische GGz, maar ook naar de wijkteams, juridisch loket, budget alert, algemeen maatschappelijk werk, et cetera. Je moet dus goed de sociale kaart in de regio kennen. En wat ik belangrijk vind om te benadrukken: als het gaat om verwijzingen voor behandeling, dan gaat dit altijd in overleg met de huisarts, omdat de huisarts eindverant-woordelijk blijft.’

Achtergrond en opleiding‘Veel praktijkondersteuners-ggz komen uit de ggz. Ik ben sociaal-psychiatrisch verpleegkundige, en heb aanvullend een kortdurende specialisatie-opleiding POH-GGz gevolgd. Door mijn ervaring in de ambulante ggz, voor volwassenen en jeugd, merkte ik hoe belangrijk ik preventie vind. Door een kortdurende interventie kun je voorkomen dat klachten ernstiger worden.’

josé harmelinkpoh-ggz

Plaats in de organisatie‘Ik ben als POH-GGz niet in dienst van de huisartsen praktijk, maar word gedetacheerd vanuit stichting POH-GGz Twente, een samen-werkingsverband tussen ketenzorgorganisatie THOON (Twentse Huisarts Onderneming Oost-Nederland) en ggz-instelling Mediant. Van daaruit werk ik voor drie verschillende huisartsenpraktij-ken. Dat heeft meerwaarde, vind ik. De stichting POH-GGz Twente verzorgt de bijscholing, intervi-sie en deskundigheidsbevordering.’

Functie-inhoud‘De huisarts geeft patiënten het mandaat om met mij te praten, binnen de veiligheid van deze muren. In het eerste gesprek, van zo’n drie kwar-tier, maak ik een inschatting van de ernst van de problematiek. Alleen al het feit dat mensen hun verhaal kunnen doen, is vaak een opluchting. De erkenning van de problematiek of het besef dat ze niet de enige zijn, kan al helend werken. Bij milde problematiek, zoals milde overspannenheid, mil-de paniekklachten of een lichte depressie, kan ik vervolgens zelf binnen de praktijk begeleiden in zo’n vijf gesprekken van een half uur tot drie kwartier. Je kunt dan denken aan psycho-educa-tie, het begeleiden van zelfmanagement of gedragsverandering. Wat veroorzaakt bijvoorbeeld de overbelasting en wat zijn manieren om dat te doorbreken?’

Gewenste competenties‘Voor mijn functie moet je natuurlijk goed kunnen luisteren, geduld en empathisch vermogen hebben. Je moet brede kennis hebben van veel-voorkomende psychische, psychosociale en psycho somatische problematiek. Daarnaast is het belangrijk dat je als POH-GGz systeemgericht kunt denken en werken. Dat betekent dat je de proble-matiek altijd plaatst binnen de sociale context, zoals het sociaal netwerk, het werk, de wijk. En als POH-GGz moet je goed kunnen ‘invoegen’. Ieder persoon is anders, en vraagt een andere aanpak. Daarbij is het belangrijk, vinden Geert-Jan en ik, dat je je eigen beperkingen kent. Dat raakt ook aan het verwijzen: je moet goed blijven beseffen wat je zelf kunt, wat past binnen de huis-artsenpraktijk, en wanneer je doorverwijst.’

Lees verder op poh.ggz.nl

Op de site van Landelijke Vereniging POH-GGz leest u meer over de praktijk ondersteuner-ggz. Ook vindt u daar het functie- en competentie-profiel dat de basis zal vormen voor de nieuwe opleiding POH-GGz.

‘Je moet goed blijven beseffen wat je zelf kunt, wat past binnen de huisartsenpraktijk, en wanneer je doorverwijst’


5succesfactoren bij zelfsturing

Steeds meer zorgorganisaties

kiezen voor zelfsturing of

zelforganisatie als nieuwe

aansturingsfilosofie. Met als doel:

meer regelcapaciteit voor professionals om

cliëntgerichter te kunnen werken. De ene zorgorganisatie

staat aan de vooravond van de overstap naar zelfsturing,

de andere heeft de nieuwe organisatievorm al

geïntroduceerd. De resultaten van organisaties die al

werken met zelfsturende teams zijn overwegend positief.

Drie adviseurs van FWG en Progressional People

benoemen de uitdagingen bij zelfsturing in verschillende

fases en selecteerden 5 succesfactoren.


Regie op het procesVoor een succesvolle start van zelfsturing is het van belang dat de visie en de grote kaders van de organisatie helder zijn: hoe ziet de optimale zorg eruit, waar gaat en staat de organisatie voor en hoe denkt ze dit te bereiken? Ron van der Kooij, projectleider Flex: ‘Zelfsturing is geen einddoel, maar een middel: in welke vorm en mate helpt het hen om hun missie te verwezenlijken? Wat zijn de kaders die een veilige bedding vormen om de nieuwe besturingsfilosofie succes-vol te maken? En wat kan ze leren van organisaties die haar zijn voor-gegaan? Zo zien we dat het belangrijk is dat de transities binnen de ondersteunende diensten en het primaire proces parallel lopen aan elkaar. Professionals moeten direct aansluiting vinden bij ondersteu-nende diensten in de nieuwe manier van werken. Zo blijkt ook dat het niet succesvol is om zelfsturing organisch te laten ontstaan. We zien juist dat regie op het proces heel belangrijk is. In werksessies met bestuurders, leidinggevenden en vaak ook regieteams vanuit diverse geledingen uit de organisatie, helpen we organisaties bij het zetten van stappen om richting zelfsturing of -organisatie te gaan.’

Regelruimte creërenWat we ook zien in de praktijk, zijn organisaties met veel regels en pro-tocollen. Als alles is dichtgetimmerd, hoeveel ruimte is er dan voor medewerkers om meer verantwoordelijkheid te gaan dragen en zelf beslissingen te nemen? ‘Dus zoeken we met onze opdrachtgevers naar waar de bewegingsvrijheid ligt. En ook of het leidinggevend kader, gewend aan sturen door te toetsen of alle regels nageleefd worden, echt bereid is om los te laten en op een andere manier de organisatie te leiden. Welke regels en protocollen kunnen aangescherpt, welke kun-nen worden losgelaten? Hoe wordt de nieuwe organisatie ingericht zodat professionals zelf de ruimte hebben om het zorgproces rondom een cliënt zo goed en passend mogelijk vorm te geven? Dit is een voor-waarde om het beleggen van meer verantwoordelijkheden bij de teams succesvol te maken.’

Past het functiegebouw nog?Een derde succesfactor die aansluit op het creëren van meer regel-ruimte, is het faciliteren in de praktische randvoorwaarden. Pas het functiehuis aan op de nieuwe situatie, kijk naar teamtaken en cao-bepalingen en functies of beschrijf juist rollen opnieuw. ‘Samen met HR werken onze adviseurs aan slimme oplossingen die ruimte geven bij het in beweging krijgen van de organisatie’, vertelt Ron. ‘De tool Flex biedt beschrijvingen van teamrollen en van de functie van team-

RON VAN DER KOOIJ:

‘Is het leidinggevend kader echt bereid los te laten en op een andere manier de organisatie te leiden?’

coach. Met diverse organisaties is er een traject ingezet om ook de rol van de ondersteunende diensten in de nieuwe situatie gestalte te geven. Samen met onze klant brengen we de consequenties van de veranderde functies in beeld. Consequenties voor bijvoorbeeld com-petenties of voor de waardering die mogelijk vasthangt aan de veran-derde functies. Het nieuwe functiegebouw geeft houvast aan zowel professionals als medewerkers uit de ondersteunende diensten om te gaan werken in hun nieuwe rol.’

Investeer in persoonlijk leiderschapNaast de praktische randvoorwaarden is er meer nodig: investeren in de mensen die ‘het moeten gaan doen’. Daphne Schelkers, Senior adviseur bij Progressional People: ‘Het is goed om je als organisatie af te vragen of je medewerkers, op alle lagen van de organisatie, vol-doende toegerust zijn om in een zelforganiserende organisatie aan de slag te gaan. We zien professionals die gewend zijn om pas rechtsaf te slaan als hen dat verteld werd. Het vraagt nogal wat van mensen om zelf beslissingen te nemen en die in het team af te stemmen. Daar is een andere mindset voor nodig en persoonlijk leiderschap.’

De 5 factoren op een rij

Laat de transitie van de ondersteunende diensten en het primaire proces parallel aan elkaar lopen.

Inventariseer de regeldichtheid van de organisatie; hoeveel vrijheid van handelen is er voor medewerkers?

Ontwikkel het functiegebouw mee.

Investeer in de toerusting en ontwikkeling van medewerkers.

Organiseer leiderschap dat delegeren, begeleiden en coachen centraal stelt.

1

2

3

4

5


Bij persoonlijk leiderschap ben je je bewust van je eigen kracht en kwetsbaarheid en neem je vanuit je rol de verantwoordelijkheid en regie over wat je doet en leert. Dat vraagt andere competenties. Daphne: ‘Om inzichtelijk te maken welke talenten een professional al in huis heeft en op welke punten hij zich nog kan ontwikkelen, zetten we regelmatig talentscans in. Daarnaast is teamcoaching succesvol om binnen het team persoonlijk leiderschap van de professionals te sti-muleren. Wat wil de groep en wat heeft de groep nodig? Wie pakt ver-volgens welke rol? Hoe wordt er omgegaan met verschillen? Hoe kun je je als team verder ontwikkelen? Als professionals een nieuwe func-tie of nieuwe rollen krijgen, kan een assessment uitwijzen of ze hier-voor voldoende kwaliteiten in huis hebben, waarbij ook het ontwik-kelpotentieel in kaart wordt gebracht.’

Omslag naar coachend leiderschapBij zelfsturing vragen zorgorganisaties hun professionals om de cliënt te begeleiden naar meer zelfredzaamheid. Valentijn Spit, Senior advi-seur Progressional People: ‘Als je dat van ze vraagt, verdienen ze lei-ders die weten te stimuleren, die ruimte en tegelijkertijd sterke kaders bieden. Leiders die ontwikkeling en zelfredzaamheid faciliteren en bovenal het goede voorbeeld tonen. Dit houdt een omslag in van hië-rarchisch leiderschap naar leiderschap dat delegeren, begeleiden en coachen centraal stelt.’ Hoe bereik je deze omslag? Valentijn: ‘We trai-nen en coachen leidinggevenden, bijvoorbeeld in de Bootcamp Coachend leiderschap, tot krachtige coachende leiders. Deze training is ontwikkeld op basis van principes uit de Oosterse krijgskunst en NLP. Een combinatie van fysiek ervaren, dialoog en praktijkgerichte vaardigheidstraining.’ Speciaal voor teamcoaches organiseert Progressional People samen met het Van Kleef Instituut intervisiesessies voor zorgorganisaties die op weg zijn naar zelfsturing. Daphne Schelkers: ‘De sessies zijn bedoeld om ervaringen te delen en van elkaar te leren en om te bou-wen aan een gezamenlijk netwerk. In een krachtenveldanalyse worden teamcoaches zich bewust van hun positie in de organisatie en hoe ze deze kunnen verbeteren of verstevigen. Soms zijn de vragen ook heel praktisch en faciliteren we teamcoaches bij het ontwikkelen van nieuwe vaardigheden zodat het team naar een nieuwe, meer zelf-standige fase kan groeien.’

Advies en opleiding

Is of gaat uw organisatie aan de slag met zelfsturing? Of zit u nog in de oriënterende fase? Wij denken graag met u mee. U kunt hiervoor contact opnemen met Ron van der Kooij, projectleider Flex via 030 – 2669 450.

U bent ook van harte welkom op onze themabijeenkomsten: Functiebeschrijvingen voor zelfsturende

teams (6 september 2016) Functioneringsgesprekken 2.0 voor

(zelforganiserende) teams (4 oktober 2016)

Of bij onze training: Zelfsturing en Flex (27 september 2016)

Download ook de gratis whitepaper ‘Loslaten is niet hetzelfde als laten vallen’ op fwg.nl/zelfsturing.

DAPHNE SCHELKERS:

‘Het vraagt nogal wat van mensen om zelf beslissingen te nemen en die in het team af te stemmen’

VALENTIJN SPIT:

‘Zelfsturing vraagt leiderschapdat delegeren, begeleiden en coachen centraal stelt’

In de special van de Wetenswaardig over FWG VVT noemde Kirsten Veerman, als lid van de consulta-tiegroep, FWG VVT ‘een systeem dat het leven makkelijker maakt’. We vroegen haar of ze er nu nog zo over denkt.

Kirsten: ‘Jazeker! Zowel procesmatig, het indelen, als technisch. Het indelen van een functie gaat snel, waardoor ik ook de motivatie met gemak nog even toevoeg. Voorheen was dit een langduriger proces. Het opslaan van een functie moest ik even opzoeken in de handleiding, maar als je het een paar keer hebt gedaan, vergeet je het niet meer. Daarnaast heb ik in het Archief alle oude functies uit FWG 3.0 eenvoudig kunnen verwijderen. Ook rechten geven aan gebruikers gaat gemakkelijk. Zaken waar ik tegenaan loop die ik minder logisch vind, geef ik aan FWG door en daar krijg ik dan direct terugkoppeling op. Er wordt me vaak met-een verteld in welke release dit opgelost zal zijn. Kortom: ik vind het prettig werken met FWG VVT en draag graag bij aan de verdere ontwikkeling ervan!’ Overige leden van de consultatiegroep FWG VVT geven aan dat het indelen van functies goed gaat, maar dat met name het motiveren van de indeling nog even wennen is. Samen met de eindgebrui-kers werken we continue aan de doorontwikkeling van de applicatie en suggesties ter verbetering nemen we mee.

Cliënt centraalIn de VVT staat de vraag van de cliënt centraal en wordt er ingezet op zelfregie. Sociale partners in de VVT riepen FWG VVT in het leven om ook func-tiewaardering en HRM in lijn te brengen met deze visie en om resultaatgericht werken te stimuleren.

De toevoeging van resultaatgerichte functiebe-schrijvingen volgens ActiZ-visie draagt hier ook aan bij. Wilt u volgens deze wijze uw functies beschrijven? Volg dan de (incompany) opleiding Cliëntgericht functies beschrijven.

kirsten veerman - van dijkp&o-adviseur hilverzorg,

lid consultatiegroep fwg vvt

fwg vvt: de eerste geluidenSinds 1 januari van dit jaar werken organisaties in de VVTbranche met een nieuwe applicatie voor het indelen

van functies: FWG VVT. In maart inventariseerden we de eerste gebruikerservaringen en keken we samen met

eind gebruikers naar de gewenste doorontwik keling van FWG VVT. Wat zijn de eerste geluiden?

fwg vvt

Download de special over FWG VVT op fwg.nl/publicaties


matchmaker zorg

De betrokken medewerkers bij de pilot hebben een informatiebijeenkomst gehad en vullen hun persoonlijke profiel in. Daarin kunnen ze hun

persoonlijkheidsprofiel aanmaken en aan-geven welke voorkeuren ze hebben ten aan-

zien van bijvoorbeeld huisdieren en hoe-veel ze van koken houden. Nieuwe

klanten maken ook een profiel aan waarin kenmerken van de gezins-situatie duidelijk worden en waarin ze voorkeuren ten aanzien van het type kraamverzorgende kunnen aan-geven. In juni worden de eerste matches voltrokken en wordt de klant zoveel mogelijk voorzien in de

individuele voorkeuren.

Een geboorte kun je niet plannen Welkom Kraamzorg is erg benieuwd welke

resultaten de pilot gaat opleveren.

Manager Carin Simmelink: ‘Wij willen met ons aanbod zo veel mogelijk aansluiten op de wensen van klanten. Ook hopen we de tevredenheid onder onze medewerkers te kunnen verhogen. In dit kader hebben we verschillende innovatieve projecten opgepakt, waaronder de pilot met de Matchmaker Zorg. We willen wel voorzichtig zijn in het scheppen van te hoge verwachtingen. De geboorte van een kind kun je niet plannen. We blijven afhankelijk van de beschikbaarheid

pilot welkom kraamzorgnóg betere match voor verse ouders en kraamverzorgendeMet de Matchmaker Zorg kunnen cliënten worden gekoppeld aan zorgmedewerkers die op basis van bepaalde kenmerken en voorkeuren goed bij ze passen. De Matchmaker Zorg sluit aan bij de beweging om vanuit cliëntperspectief te gaan werken. Welkom Kraamzorg doet mee aan een pilot in de regio Maasland.

van kraamverzorgenden op het moment dat er een kindje geboren is. De ene keer kun je dan wellicht beter rekening houden met persoonlijke voorkeu-ren dan de andere keer. We hebben nog niet bepaald hoeveel kilometers een medewerker extra mag rijden voor een goede match. Om in te schat-ten wat de resultaten zijn van de Matchmaker Zorg voeren we een klanten medewerkerstevreden-heidsonderzoek uit, aan het begin, tussentijds én aan het eind van de pilot. Natuurlijk proberen we nu al zoveel mogelijk rekening te houden met de wensen van klanten door middel van een intake-gesprek. Maar we hopen dat de Matchmaker Zorg een mooie aanvulling is waardoor we nóg betere matches kunnen maken!’

Ruimte voor persoonlijke kenmerkenWaarom is Matchmaker Zorg juist voor kraamzorg-organisaties interessant? Joris Kuppens, adviseur bij FWG Advies en projectleider Matchmaker Zorg: ‘De huidige generatie die zich aanmeldt bij een kraamzorgorganisatie ziet zichzelf steeds meer als klant, met eigen voorkeuren en wensen. Deze doelgroep kan uitstekend online haar voorkeuren aangeven. Bovendien hebben kraamverzorgenden qua activiteiten en deskundigheid een relatief eenduidig profiel. Als je niet hoeft te selecteren op specialistische kennis of vaardigheden, is er ruimte om te kijken naar persoonlijke kenmerken. Bovendien is de kraamzorg een setting waarin je frequent de dienstverlening kunt evalueren en de toegevoegde waarde van de Matchmaker Zorg in kaart kunt brengen en kunt onderbouwen. En voor alle organisaties die de Matchmaker Zorg inzetten geldt dat, naast het streven naar de meest optimale match, ze waardevolle data over cliënten en zorgprofessionals verzamelen die ze kunnen benutten bij bijvoorbeeld strategische personeelsplanning, werving & selectie, (persoon-lijke) ontwikkeling en teamsamenstelling.’

Kijk voor meer informatie op matchmakerzorg.nl of neem contact op met Joris Kuppens via 030 2669 400

de huidige generatie die zich aanmeldt bij een kraamzorgorganisatie ziet zichzelf steeds meer als klant, met eigen voorkeuren en wensen



Van externe naar interne flexibiliteit De omschakeling van externe naar interne flexibiliteit is niet van de een op de andere dag gemaakt. De doorstroming van bepaalde-tijd-contracten naar onbepaalde-tijd-contracten en het samenstellen van een flexpool met voornamelijk vaste contracten, vragen grondig rekenwerk én strategische onderbouwing. Want wat is de achterliggende gedachte van een dergelijke flexpool? Wat is het doel en hoe verhoudt deze flexpool ‘nieuwe stijl’ zich tot de strategie van de organisatie? Hoe gaat deze vervolgens functioneren? Wie gaat de pool betalen? En wat is een ideale samenstelling?

Proactief bedrijfsrisico’s managenJuist door stil te staan bij vragen als ‘waarom’ en ‘hoe’, wordt het samen stellen van een flexpool ‘nieuwe stijl’ een kans om proactief bedrijfsrisico’s te managen. Het dwingt om risico’s te inventariseren en kwantificeren. Om uw uitgangspositie te bepalen moet u bijvoorbeeld zicht krijgen op de huidige (concurrentie)positie van de organisatie en een reële inschatting maken van toekomstige markt-

Aan de slag met flexpool nieuwe stijl

Van nul-uren naar vast contract

ontwikkelingen en organisatieveranderingen. Daarbij vereist strategische personeelsplanning inzicht in soort contracten, uitval door overbelasting (met het oog op duurzame inzetbaarheid), en waar de verstoringen zitten (in productie, rooster en bezetting), want dat bepaalt hoe u de flexpool gaat samenstellen.

Voordelen voor werkgever en werknemerHet werken met een flexpool ‘nieuwe stijl’ levert voordelen op voor medewerkers en voor uw organisatie. Naast het managen van financiële bedrijfs risico’s vergroot een flexpool van ervaren, goed opgeleide medewerkers met een vast contract namelijk de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. Zeker als hierbij extra aandacht is voor allround inzetbaarheid. Daarbij wordt de organisatie een betrouwbare werkgever die een aantrekkelijke arbeidsomgeving biedt met ontwikkelen doorgroeimogelijkheden binnen of zelfs buiten de eigen organisatie, bijvoorbeeld als er voor specialistische functies een regionale flexpool wordt opgezet.

Bent u zich aan het voorbereiden op een meer strategische personeelsplanning voor uw organisatie? Begin dan met het analyseren van de jaarlijkse fluctuaties op afdelingen (door ziekte of een piek in de zorgvraag) en de ver storingen, en het optimaliseren van de jaarurensystematiek.

tipWilt u in aanloop naar de begrotingsplannen

voor 2017 meer grip krijgen op de samenstelling

van uw flexibele schil? Neem contact op met

Senior adviseur Aryan van der Griendt via

[email protected] of via

030 2669 450.

De Wet Werk & Zekerheid stelt restricties aan bepaaldetijdcontracten. In de cao’s voor de zorgsector heeft dit tot nieuwe afspraken geleid, waaronder een reductie van de inzet van nulurencontracten en contracten bepaalde tijd. Maar wat betekent dit voor de samenstelling van de flexibele schil in uw organisatie?


hr-advies

Wat was de aanleiding voor de nieuwe functieomschrijving?‘Vanuit ons motto ‘vertrouwd en dichtbij’ willen we de ouder wordende mensen in onze regio van kwalitatief goede zorg voorzien. Of dat nu dag-behandeling, revalidatie, woonzorg of fysio-therapie is. Om die zorg persoonlijker en meer op maat te kunnen geven, zijn we in kleinere teams gaan werken, zodat de cliënt vertrouwde gezich-ten ziet. Maar ook vragen we een andere rol van onze medewerkers. Hoe doe je dat: zorg verlenen en eigen regie van de cliënt? Dit wilden we terug

investeren in duurzame inzetbaarheid

vig’er nieuwe stijl: een uniek proces om samen de nieuwe functieomschrijving te maken

Zorgorganisatie Het Baken wil haar medewerkers een goed toekomstperspectief bieden en vroeg ESFsubsidie aan voor de duurzame inzetbaarheid van haar medewerkers. Samen met zo’n honderd verzorgenden IG (VIG) én interviews met cliënten is in kaart gebracht hoe de functie van de verzorgende er nu en in de toekomst uit zou moeten zien. Er ontstond een resultaatgerichte functieomschrijving die aansluit op de nieuwe visie van de organisatie op toekomstbestendige zorg. HRadviseurs Naomi Lebrechthausen (links) en Joke Stoel (rechts op de foto) blikken terug op een waardevol proces.

laten komen in de functieomschrijving van onze grootste groep medewerkers, die bovendien het meest intensief met de cliënt werkt.’

Hoe hebben jullie het proces aangepakt?‘FWG Advies is eerst gestart met een vooronder-zoek voor het actualiseren en harmoniseren van het functiehuis. Op basis daarvan hebben we samen met het management Beraad scenario’s voor het toekomstige functiehuis besproken en besloten in te zoomen op de verzorgende IG. Samen met VIG’ers en collega’s met wie zij samen-

werken, hebben we vervolgens in panelbijeen-komsten nagedacht over wat er in een functieom-schrijving zou moeten staan. Alle vellen vol met ideeën stuurden we naar Koos van der Kleij van FWG, die een conceptversie maakte. Deze hebben we vervolgens voorgelegd in een bijeenkomst voor alle VIG’ers. In die bijeenkomst hebben we het allereerst gehad over de nieuwe visie van Het Baken van waaruit we willen werken en over her-kenbare praktijkcases. Hoe ga jij om met zo’n situatie? Wat vind jij daarin belangrijk? En wat heb je nodig om je vak te kunnen uitoefenen? Ook


‘Wie weet er beter wat het vak inhoudt dan de professional zelf!’

Lees meer over een toekomstbestendig functiegebouw op fwg.nl/hr-advies

die uitkomsten stuurden we naar Koos. En we hebben – dat was een idee van de VIG’ers – cliën-ten geïnterviewd: wat vinden zij belangrijk in wonen en zorg? Vanuit deze nieuwe manier van werken zijn we vervolgens gaan kijken naar de functieomschrijving zelf.’

Waar zijn jullie het meest tevreden over?‘Het mooiste is dat je ziet hoeveel het oplevert als je samen zo’n traject aangaat, want wie weet het nu beter dan de professional zelf? En… als je iets maakt waarin de opvattingen van een medewerker herkenbaar zijn, dan wordt het iets van henzelf! De functieomschrijving was zo herkenbaar dat er geen enkel bezwaar is gekomen tegen de gemaak-te omschrijvingen van de werkzaamheden. Dat is heel bijzonder. Dankzij de ESF-subsidie hebben we het ontwikkelproces breed kunnen inzetten en werd het maken van een functieomschrijving een middel in een veranderproces. Samen met een grote groep medewerkers onderzoeken wat een verzorgende IG doet en welke resultaten belang-rijk zijn voor een cliënt, is ontzettend waardevol. Het leidt tot vragen en discussie over het vak, en ook tot grapjes over onduidelijke woorden als ‘inconveniënten’ en ‘onkreukbaarheid’. Samen met medewerkers is de nieuwe functieomschrij-ving tot stand gekomen en door het uitgebreide proces krijg je een goed beeld van de nieuwe werkwijze en de functie. Die bewustwording is prachtig. Bovendien hebben we als neveneffect meer inzicht gekregen in de behoefte van onze klanten, en we hebben een eerste impressie gekregen van opleidings- en ontwikkelwensen.’

En nu?‘We gaan verder met de ontwikkeling van onze organisatie en onze medewerkers. Bij het ESF hebben we vervolgsubsidie aangevraagd voor het project ‘Anders werken’ en we doen mee aan het landelijke project ‘Waardigheid en Trots’ (zie kader). Zo willen we onze medewerkers verder versterken in hun professie en goede zorg leveren die past bij de cliënt.’

Langer en productief aan het werkDe subsidie Duurzame inzetbaarheid van het Europees Sociaal Fonds (ESF 2014-2020) heeft als doel mensen langer en pro-ductief aan het werk te houden en in te zet-ten op leeftijdsbewust personeelsbeleid. Duurzaam inzetbare medewerkers zijn werknemers die nu en in de toekomst gezond, gemotiveerd, competent en pro-ductief aan het werk kunnen zijn.

50% van projectkosten In het najaar (meestal tussen half oktober en half november) kunnen bedrijven en (overheids)instellingen hun subsidie-aanvraag voor het nieuwe jaar indienen. De subsidie is bestemd voor de advieskos-ten van een externe adviseur. Het subsidia-bele bedrag is minimaal € 12.000 en maxi-maal € 20.000. De subsidie per project bedraagt maximaal 50% van de projectkos-ten en per aanvrager is maximaal € 10.000 subsidie beschikbaar.

Duurzaam inzetbare thema’sOp de site van het ministerie van SZW (www.agentschapszw.nl) leest u meer over de acht thema’s waarvoor u subsidie kunt aanvragen voor duurzame inzetbaarheid, zoals het maken van een bedrijfs- of organi-satiescan, het bevorderen van een leer-cultuur voor werknemers of het stimuleren van interne en externe mobiliteit.

U kunt Progressional People bijvoorbeeld inschakelen voor een quickscan strate-gische personeelsplanning, voor talenten-scans die medewerkers inzicht geven in hun

balans en talenten, voor ons leiderschaps-programma of teamcoaching om cultuur-verandering te realiseren. FWG Advies kan op het gebied van duurzame inzetbaarheid met u meedenken over het (her)inrichten of vereenvoudigen van uw functiehuis, job crafting of het generieker omschrijven van functies, zodat deze aansluiten op de gewenste manier van werken en de flexibili-teit van medewerkers vergroten. Daarbij kan FWG Flex gericht worden ingezet om inzicht te krijgen in de flexibiliteit, ontwikkel mogelijkheden en loopbaanpaden van medewerkers.

Meer lezen?Op de site www.agentschapszw.nl leest u aan welke voorwaarden uw subsidieaan-vraag moet voldoen. Wilt u samen met FWG een impuls geven aan de duurzame inzet-baarheid van medewerkers? Neem dan contact op met adviseur Koos van der Kleij via [email protected] of 030 2669 400.

Hij kan u ook meer vertellen over andere regelingen, zoals: - De VWS-subsidie Kwaliteitsimpuls

Personeel Ziekenhuiszorg voor het extra opleiden en bijscholen van ziekenhuismedewerkers.

- Het VWS-programma ‘Waardigheid en Trots, liefdevolle zorg voor onze ouderen’. Doel van dit programma is het verder ver-beteren van verpleeg(huis)zorg en wer-ken aan toekomstbestendigheid van de zorg.

subsidie duurzame inzetbaarheid (esf 2014-2020)

koos van der kleijadviseur fwg advies


Daphne Schelkers, Senior adviseur Progressional People: ‘Met 3D- coaching kunnen we de positie van de teamcoaches in het krachten-veld binnen een organisatie helder maken. Met Playmobil poppetjes maken we een opstelling van de teamcoach en de mensen in hun werk omgeving. Dan gaan we onderzoeken: waarom staat het poppetje van de teamcoach met zijn rug naar die collega? Wat voelt hij of zij als het poppetje dichter bij een poppetje komt te staan van een collega? Welke relaties en patronen zijn er? We komen interessante vraagstuk-ken tegen. Vervolgens kijken we wat we kunnen veranderen en welke actie daarbij hoort. Er is heel enthousiast gereageerd op de oefeningen.

Met Playmobil meer inzicht in je positie als teamcoach

Progressional People begeleidt samen met het

Van Kleef Instituut een aantal intervisiesessies

voor teamcoaches van zorgorganisaties Careyn

en Laurens. Beide organisaties zijn op weg

naar zelfsturing. De sessies zijn bedoeld

om ervaringen te delen en van elkaar te

leren als het gaat om hun rol in de

ontwikkeling naar zelfsturing. Door

middel van 3Dcoaching worden de

sessies begeleid.

Workshop 3D-coaching


Van Kleef Instituut

Het Van Kleef Instituut is het kennis en inspiratienetwerk van en voor zorgprofessionals. VKI signaleert en onderzoekt trends en ontwikkelingen in de zorg; organiseert workshops en (netwerk)bijeenkomsten en verbindt zorgorganisaties met hogescholen en kennisinstituten. VKI organiseert samen met FWG netwerkbijeenkomsten voor teamcoaches.

In normale trainingen of coachingsgesprekken kunnen we heel mak-kelijk praten over wat er misgaat, maar met deze manier van werken kom je veel dichter bij je gevoel en ga je dingen vanuit een ander perspectief bekijken.’

Behoorlijk dicht erop Marianne Kooyman, Teamcoach bij Laurens Thuiszorg nam deel aan de workshop. ‘De teamcoach is samen met de manager en logistiek adviseur ondersteunend aan de teams. Met de Playmobilpoppetjes maakte ik een opstelling waarin ik de teams in het midden zette en de rest eromheen. Alle drie partijen stonden met het gezicht naar de teams, behoorlijk dicht erop. Het voelde meteen alsof die drie partijen wel heel veel wilden van de teams. Een collega van Careyn had alle partijen naast de teams gezet, op een rij. Dit voelde veel beter, gelijk-waardiger.’ Terug in de organisatie heeft Marianne Kooyman de teams gevraagd hoe zij zelf de ondersteuning ervoeren. Hieruit bleek dat ze het gevoel hadden dat ze in hun nek werden gehijgd. Marianne: ‘Dit zegt mij dat ik nog beter moet luisteren naar de behoeftes van de teams. Want als de teams zich niet ondersteund voelen, dan bereik je niet de gewenste resultaten. Door dit inzicht en door hier ook naar te handelen waar dat kan, verbetert de relatie.’

Balans tussen kaders en bewegingsvrijheidIn een andere oefening werd gekeken naar de kaders, randvoorwaar-den, die gesteld worden bij de ontwikkeling van zelforganisatie. Marianne: ‘De kaders waren bij de start van zelforganisatie nog vaag, er waren weinig concrete randvoorwaarden. Dit symboliseerden we door een groot vel papier, waar we de teams als Playmobilpoppetjes op zetten. In de ontwikkeling van zelforganisatie kwam er steeds meer behoefte aan kaders, werd het speelveld van de teams steeds kleiner. Zo ook het vel papier in de workshop, wat heel mooi visualiseerde dat het speelveld wel heel krap werd. Dit riep de vraag op of we niet te ver doorgeschoten zijn. Krijgen de teams nog wel genoeg ruimte? We kij-ken nu beter naar de balans tussen kaders en bewegingsvrijheid van de teams. Het werken met opstellingen op deze manier werkt zo ver-helderend, dat ik het ook binnen de organisatie toepas. In de teams, maar ook binnen de ondersteunende diensten en in werkgroepen. De workshop heeft mij veel opgeleverd.’

3Dcoaching

Met 3Dcoaching worden voorwerpen ingezet die personen of aspecten visualiseren die te maken hebben met het vraagstuk van de coachee. Een ‘gewoon’ coachingsgesprek kan de coachee in het denken houden en is soms niet voldoende om tot inzichten en oplossingen te komen voor een fundamentele verandering op een dieper niveau. Door het vraagstuk visueel te maken kan de coachee voelen in plaats van bedenken wat er gebeurt waarmee informatie uit het onderbewuste makkelijker beschikbaar komt. Er wordt een beroep gedaan op het ‘intuïtief weten’ van de coachee. Bovendien worden met de voorwerpen letterlijk verschillende perspectieven ten opzichte van het vraagstuk ingenomen, wat veel inzicht kan geven.

‘We kijken nu beter naar de balans tussen kaders en bewegingsvrijheid van de teams’

Meer weten over 3Dcoaching? Neem

dan contact op met Daphne Schelkers

via 0302669 450.

Kijk voor de opleidingen in 2016 op fwg.nl/training

ontwikkelagendaWe organiseren het hele jaar diverse opleidingen, trainingen en (thema)bijeenkomsten die direct of indirect te maken hebben met de toepassing van FWG 3.0 en de ontwikkeling en uitvoering van het HRbeleid. Deze worden gegeven door ervaren en deskundige trainers van FWG. Doel: het bijbrengen en verbeteren van kennis en vaardigheden door middel van kennisoverdracht en ervarend leren.

Leergang strategisch adviseren voor HR-professionals (4 bijeenkomsten) 19 september, 10 oktober,31 oktober, 21 november

Verdiepen van het HR-vak

Basistraining Flex13 september, 24 november

Krachtiger indelingskeuzes motiveren8 september, 13 december

Verdiepen van FWG-vaardigheden

Introductie functiewaardering 6 september, 8 december

Functies beschrijven 14 juni, 6 oktober

Cliëntgericht functies beschrijven11 oktober

Functies indelen met FWG VVT13 september, 11 oktober, 10 november, 6 december

Gebruik en beheer FWG 3.0 28 juni, 22 september, 15 november

Functies waarderen en indelen met FWG15 september, 11 oktober, 17 november, 13 december

Basistrainingen FWG

Beoordelen en belonen 6 oktober

Rendement uit het functie-gebouw

IBC16 juni, 1 september, 13 oktober, 15 december

IBC: theorie en praktijk

Zelfsturing en Flex27 september

Organisatie-ontwikkeling

Functiebeschrijvingen voor zelfsturende teams 6 september

Masterclass FWG VVT 22 september

Functioneringsgesprekken 2.0 voor (zelforganiserende) teams 4 oktober

Zelfsturing17 november

Themabijeenkomsten

Herinrichting van het functiegebouw6 december

Herinrichten en beheren van het functiegebouw

‘we willen klaar zijn voor de toekomst’ … · de langetermijnambities van de organisatie, de...

Documents