bab ii tinjauan pustaka 2.1 state of the art review sistem … ii.pdf · sistem informasi rumah...
TRANSCRIPT
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Teori pendukung akan membantu pengerjaan Perancangan Sistem
Informasi Rumah Sakit Modul Sarana dan Prasarana. BAB II ini membahas teori-
teori pendukung dalam pembuatan penelitian ini.
2.1 State of the Art Review Sistem Informasi Rumah Sakit
Sistem Informasi Rumah Sakit studi kasus Dr. Ak. Gani Palembang dibuat
oleh Irfan Dwi Jaya pada Tahun 2011. Penelitian ini menggunakan Metode
Framework For The Applications of System Techniques (FAST). Metode ini
merupakan suatu metodologi hipotesis yang digunakan untuk mendemostrasikan
proses pengembangan sistem. Kelebihan dari metode ini adalah menggunakan
suatu kerangka yang cukup bisa dimengerti, dimana di dalam kerangka tersebut
terdapat proyek yang memiliki tipe dan strategi yang berbeda-beda. Tahapan
pengerjaan yang dilakukan adalah sebagai berikut: preliminary investigation
(penyelidikan awal), problem analysis (analisa masalah), requirement analysis
(analisa kebutuhan), decision analysis phase (tahap analisis keputusan), desain
phase, construction phase, implementation phase, dan operational and support
stage phase. Hasil penelitian menunjukkan bahwa metodologi FAST memiliki
tahapan kerja yang lengkap mulai dari perencanaan awal sampai dengan
implementasi, dengan menggunakan metodologi ini dapat mempermudah
menemukan permasalahan (Irfan:2011).
Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Laboratorium Rumah Sakit
Kanker Dharmais dilakukan oleh Rika dan Michael Yoseph pada Tahun 2008.
Penelitian ini menggunakan metode Total Architecture Syntesis (TAS). Metode
TAS merupakan metode perancangan yang terbagi dalam beberapa tahap meliputi
menentukan initial scope (Defining the Initial Scope), menentukan kebutuhan
(Defining the Requirements), mendesain arsitektur proses bisnis (Designing the
Bussiness Process Architecture), mendesain arsitektur
7
sistem (Designing the Systems Architecture), dan mengevaluasi arsitektur
(Evaluating Architectures). Metode perancangan database dalam penelitian ini
meliputi perancangan basis data konseptual, logikal dan fisikal. Hasil dari
penelitian ini adalah dibuatnya suatu aplikasi Sistem Rumah Sakit dimana
komponen-komponen di dalamnya terintegrasi antara sistem yang satu dengan
sistem lain yang ada dalam lingkungan Rumah Sakit (Rika:2008).
Developments in Hospital Management and Information Systems dibuat
oleh Martin Smits pada Tahun 1999. Penelitian tersebut menggunakan studi kasus
di Maasland Hospital yang menyajikan bagaimana membangun sebuah sistem
informasi di rumah sakit untuk menggantikan proses bisnis yang masih dilakukan
secara manual. Penelitian ini menggunakan sebuah framework yang dibuat sendiri
oleh penelitinya. Hasil dari penelitian tersebut berupa sebuah framework yang
dapat membantu kinerja dalam proses bisnis di rumah sakit tersebut (Martin:1999).
Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Inventory pada Perusahaan
Inflight Catering Service Studi Kasus Angkasa Boga yang dibuat oleh I Gede Eka
Yuniantara pada Tahun 2007 dibuat untuk mengatasi permasalahan Sistem
Inventory yangada di PT. Jasapura Angkasa Boga. Mekanisme dan perancangan
basis data tetap mengacu pada sistem yang telah ada sehingga proses-proses pada
aplikasi sistem akan relatif sama. Perancangan sistem ini menggunakan metode
penyelesaian masalah berupa analisis data, pemodelan sistem, desain database,
programming dan pengujian dan analisis. Perancangan sistem disesuaikan dengan
proses yang sudah berjalan di perusahaan tersebut (Eka:2007).
2.2 Rumah Sakit Pendidikan
Rumah Sakit Pendidikan adalah rumah sakit yang mempunyai fungsi
sebagai Tempat Pendidikan, Penelitian dan Pelayanan Kesehatan secara terpadu
dalam Bidang Pendidikan Dokter atau Dokter Gigi, Pendidikan Berkelanjutan dan
pendidikan kesehatan lainnya secara multiprofesi.
8
2.2.1 Pengertian Rumah Sakit Perguruan Tinggi
Rumah Sakit Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disebut RS PT
merupakan rumah sakit pendidikan baik milik pemerintah dalam hal ini
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan maupun swasta, yang dikelola perguruan
tinggi negeri.
RS PT sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditujukan untuk menjadi
wahana pendidikan di bidang kedokteran dan kesehatan, penelitian dan pelayanan
kesehatan secara terpadu (Dikti:2013).
2.2.2 Profil Rumah Sakit Perguruan Tinggi Negeri Unud
Rumah Sakit Pendidikan Universitas Udayana merupakan rumah sakit yang
dimiliki oleh Universitas Udayana di kawasan Jimbaran, Kecamatan Kuta Selatan
Kabupaten Badung Provinsi Bali. Rumah Sakit Pendidikan ini merupakan Rumah
Sakit yang didanai oleh negara karena setiap perguruan tinggi negeri wajib
memiliki Rumah Sakit Pendidikan untuk mendidik calon-calon tenaga medis dan
tenaga kesehatannya.
Rumah Sakit ini berdiri diatas lahan seluas 41.500 meter persegi dengan luas
bangunan 30.842 meter persegi. Rumah Sakit Pendidikan Universitas Udayana
dibangun sejak Tahun 2009 dengan poliklinik umum yang dibuka pada Tanggal 30
Mei Tahun 2012. Peresmian pembukaan poliklinik spesialis dilakukan pada
Tanggal 19 Oktober Tahun 2013. Rumah sakit ini dibangun dengan tujuan untuk
memberikan tempat atau ruang penggalian ilmu pendidikan bagi calon dokter dan
tenaga kesehatan yang menempuh pendidikan di Fakultas Kedokteran Universitas
Udayana.
Rumah Sakit Pendidikan terdiri dari empat lantai dan memiliki beberapa
poli di setiap lantainya. Lantai pertama terdapat Poli Penyakit Dalam, Poli Bedah,
Travel Medicine, Poli Kebidanan dan Kandungan, Ruang Tindakan Obgyn, Poli
Orthopedic, Poli Oeriatric, Poli Umum, Poli Anak, Poli Penyakit Tropis, Poli Gigi
dan lain-lain. Lantai dua terdapat Poli Mata, Poli Gigi, Poli Kulit, Poli Psikiatri, dan
Ruangan Direktur Utama. Lantai tiga dan lantai empat belum difungsikan. Instalasi
9
rawat inap telah tersedia namun belum difungsikan juga. Proses yang baru berjalan
yaitu rawat jalan dengan rata-rata sepuluh pasien perharinya.
2.2.3 Visi Misi Rumah Sakit PTN Unud
Visi dan Misi Kementrian Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2010-2014
adalah “Mewujudkan pelayanan kesehatan yang mandiri dan berkeadilan untuk
mewujudkan masyarakat yang sehat” RS PTN Unud sebagai rumah sakit
pendidikan merupakan rumah sakit milik Diknas, memerlukan kesamaan visi
dengan Kementrian Kesehatan sehingga goal yang telah ditetapkan dapat
diwujudkan RS PTN Unud.
2.2.3.1 Visi RS PTN Unud
Visi RS PTN Unud adalah “Menjadi Rumah Sakit Pendidikan utamanya
dokter dan tenaga kesehatan serta bidang terkait yang mampu menjadi pemuka
dalam pelayanan kesehatan dengan unggulan penyakit tropik dan travel medicine,
pendidikan dan penelitian di Indonesia dengan sumber daya manusia yang unggul,
mandiri dan berbudaya untuk mewujudkan masyarakat sehat yang mandiri dan
berkeadilan”.
2.2.3.2 Misi RS PTN Unud
Misi RS PTN Unud dalam menjalani tugasnya ialah sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang paripurna, bermutu dan
berkeadilan untuk seluruh lapisan masyarakat dengan unggulan penyakit
tropik dan travel medicine.
2. Menyelenggarakan pendidikan dokter utamanya dan tenaga kesehatan serta
bidang terkait yang mampu menghasilkan dokter dan tenaga kesehatan serta
bidang terkait yang profesional dan nasionalis.
3. Menyelenggarakan penelitian dalam bidang kedokteran dan kesehatan serta
bidang terkait yang bermanfaat bagi masyarakat dan lingkungan.
Akhirnya diharapkan seluruh corporate dan SDM RS PTN Unud mampu
melaksanakan kinerja yang mengacu pada visi misi organisasinya.
10
RektorProf.Dr.dr.Ketut Suastika
SpPD KEMD FINASIM
Direktur UtamaDr.dr. RA Tuty Kuswardhani
SpPD KGer.MARS
Direktur Operasional dan Keuangan
DR.dr. AA. Wiradewi Lestari, SpPK
SPI
Dekan FK UnudProf.DR.dr. Putu Astawa,
SpOT
Direktur Pelayanan Medik dan Keperawatan
dr. Made Ayu Haryati MARS
Direktur Umum SDM Kerjasama Pendidikan dan Pelatihan
dr. I Wayan Wartawan MARS
Direktur Akademik Penelitian Pengembangan dan Pengabdian
dr. Ketut Suarjana, MPH
Bag. Pelayanan
Medik
Bag.
Pelayanan
Penunjang
Bag.Pelayanan
Keperawatan
Bag.
Akademik
· Rawat Jalan· Ka.Poli Umum : Dr. Luh Sudarmini· Ka. Poli Spesialis :Dr. Uttara, SpAn,MARS· Rawat Inap· UGD dan OK· ICU· Rehabilitasi Medik· Home Care· Nursing Home· Rekam Medik·
Bag
SDM
Bag. Pendidikan
dan Pelatihan
Bag. Pemasaran
dan Kerjasama
Bag.
Perencanaan
dan Evaluasi
Bag.
Keuangan
Bag. Penelitian dan
Pengembangan
· Medik· Dr Luh Sudiramini · Keperawatan Non Medik :·
Bid. PendidikanDr. Ida Ayu Kusumawardani, SpKJ,MARS
· Farmasi :
· IBN Maharjana S.Apt Farm
· Lab
· Radiologi
· Gizi
· CSSD
· Laundry
· Tata Usaha· Administrasi Umum · (Sarana, Rumah Tangga)· Hukum· IPAL
· Pemasaran dan · Kerjasama · (pelayanan Sarana)·
· Akuntansi· Verifikasi· Bendahara· Renumerasi
Koordinator Pendidikan S1 :Dr. Desak Indrasari Utami SpSDr. Pande Dwipayana SpPDKoordinator. PPDS:Dr. Lanang SpOTKoordinator Pendidikan Sp1:Dr. I Nyoman Semadi SpB SpBTKVDr. AA Mas Putrawati Triningrat SPMKoordinator HTADr. I Putu Eka Widyadharma Msc SpSKeperawatan dan AnalisisNs. Ni Putu Kusumayuni S.Kep Koordinator Ilmu Kesehatan Masyarakat (S2IKM)Ketut Hari Mulyawan, MPHKoordinator Ilmu FisioterapiKoordinator Pendidikan Kedoteran Gigi
· Bidang SDM
· Bidang Renumerasi
Dewan Pengawas1. PR.DR. Ir. Budi Susrusa
2. Prof. DR.dr. Wiryana, SpAn3. dr. Wayan Sutarga, MPH
Bag. Umum
· Bid. PenelitianDr.dr. Sri Budayanti
Bag. Pengabdian
· Bid. Pengabdian· Dr. Ni Nyoman· Metriani Nesa, SpA
Purchasing
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Rumah Sakit PTN Unud
(Sumber: Dokumen Internal Manajemen Rumah Sakit PTN Unud
11
Rumah Sakit PTN Unud dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang setara dengan
Dekan Fakultas Kedokteran dan Satuan Pengawas Internal (SPI). Direktur Utama berada
langsung di bawah Rektor Universitas Udayana dan diawasi oleh Dewan Pengawas. Bidang
yang ada dibagi empat secara garis besar dan dikepalai seorang direktur, meliputi Direktur
Pelayanan Medik dan Keperawatan, Direktur Umum SDM Kerjasama Pendidikan dan
Pelatihan, Direktur Operasional dan Keuangan, serta Direktur Akademik Penelitian
Pengembangan dan Pengabdian. Setiap Direktur Bagian mengepalai beberapa Sub Bagian dan
bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
2.3 Pengertian Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda, tetapi meskipun istilah
sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada bidang bidang tersebut mempunyai
beberapa persyaratan umum, yaitu sistem harus memiliki elemen, lingkungan, interaksi antar
elemen, interaksi antara elemen dengan lingkungannya dan yang terpenting adalah sistem harus
memiliki tujuan yang akan dicapai.
Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tujuan meliputi ruang lingkup
yang luas, sedangkan sasaran lebih dikenai pada subsistemnya karena meliputi ruang lingkup
yang sempit dibanding tujuan. Baik tujuan maupun sasaran pada prinsipnya adalah sesuatu
yang diraih untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan serta sifatnya senantiasa positif,
sehingga alat ukur tercapainya suatu tujuan atau sasaran adalah kepuasan.
2.3.1 Elemen Sistem
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok
bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok
keluaran (output block), blok teknologi, (technology block), blok basis data (database block),
dan blok kendali (controls block). Penjelasan mengenai elemen sistem dapat dijelaskan sebagai
berikut:
1. Blok masukan (input block)
Masukan (input) mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input
merupakan metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan (berupa
dokumen-dokumen dasar).
12
2. Blok model (model block)
Blok model terdiri dari kombinasi prosedur, logika, model matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu
untuk menghasilkan keluaran yang di inginkan.
3. Blok keluaran (output block)
Blok keluaran atau produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan
informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
4. Blok teknologi (technology block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box). Teknologi digunakan untuk menerima
input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan
keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari
tiga bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware).
5. Blok basis data (database block)
Blok basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS
(Data Base Management System).
6. Blok kendali (controls block)
Blok kendali merupakan pengendalian sistem agar terhindar dari hal-hal yang tidak di
inginkan sepertti kesalahan-kesalahan, ketidakefesienan dan lain sebagainya dengan
merancang pengendalian untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat
dicegah dan diatasi.
2.4 Pengertian Sistem Informasi
Dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat dan relevan. Usaha
yang dilakukan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus menggunakan
suatu sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu
sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja
diperlukan. Menurut H. M. Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
13
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem dalam hal ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan
mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau
peralatan sistem lainnya sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan
kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media prosedur dan pengendalian yang
ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi yang dianggap penting, memproses tipe
transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian
internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan
keputusan (Jogiyanto H.M:2005).
2.4.1 Sistem Informasi Manajemen
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen. Menurut George M. Scoot Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan
dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial
maupun kebutuhan operasi.
Menurut Barry E. Cushing, SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber daya modal
di dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab mengumpulkan dan mengolah data untuk
menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan
perencanaan dan pengendalian (Barry:2000).
2.4.2 Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS)
Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) adalah sistem yang saling
terintegrasi dalam pengolahan data dan informasi dalam ruang lingkup rumah sakit. Rumah
sakit di Indonesia telah menerapkan sistem kendali mutu atau prosedur mutu dalam
pelaksanaan operasional di rumah sakit, baik yang sertifikasi maupun non-sertifikasi. Prosedur
mutu sangat fleksibel dan mudah diaplikasikan namun membutuhkan satu tenaga Manager
Representative yang independen. Uraian bisnis proses secara rinci dibuat dalam standar
operasional prosedur (SOP) dan masing masing SOP bisa saja mempunyai beberapa catatan
instruksi.
Permasalahan yang ada di rumah sakit pada saat ini yaitu antara lain kurang
berkesinambungan sistem informasi yang dihasilkan oleh pihak rumah sakit yang disebabkan
salah satunya oleh sumber daya manusia yang masih belum memadai khususnya di bagian
14
informasi atau di bagian informatika kesehatan. Penerapan SIMRS yang terkompeterisasi dan
telah didukung dengan sumber daya manusia yang baik akan sangat membantu dalam
peningkatan pelayanan dan beberapa manfaat lain sebagai berikut:
1. Efisiensi
SIM RS membantu dalam proses pengolahan data yang menjadi lebih cepat dan akurasi
data yang meningkat. Waktu yang dibutukan untuk melakukan pekerjaan administrasi akan
berkurang jauh sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.
2. Kemudahan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS diterapkan adalah memudahkan pekerjaan
administrasi. Sistem yang masih berjalan manual dalam pengerjaan laporannya memakan
waktu hingga 1 bulan, sedangkan dengan SIMRS hanya memakan waktu satu sampai dua hari
saja untuk membuat laporan. User hanya perlu menekan tombol print out dan memakan tempat
yang tidak luas untuk menyimpan dokumen.
3. Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data yang
digunakan oleh seluruh ruma sakit berada di bawah satu kendali.
4. Mendukung koordinasi antar bagian
Data yang digunakan oleh Unit Layanan tertentu seringkali digunakan juga di Unit
Layanan yang lain, misalnya kode obat adalah milik Unit Apotek yang digunakan secara
intensif oleh bagian keuangan berkaitan dengan harga obat.
5. Membantu dalam pengambilan keputusan
Penggunaan sistem Konvensional di rumah sakit seringkali membuat pengambilan
keputusan yang tidak tepat. Hal tersebut dapat terjadi karena pihak manajer mengambil
keputusan berdasarkan informasi yang sudah tidak relevan. SIMRS dapat mengatasi
permasalahan ini dan membantu dalam pengambilan keputusan dengan menyediakan
informasi yang relevan dan bersifat real time.
Peran SIMRS dalam kegiatan manajemen rumah sakit sangatlah membantu dan
memiliki peran yang sangat penting dalam proses pelayanan kesehatan di rumah sakit.
15
2.5 Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana secara umum adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses
yang dilakukan di dalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak tersedia maka
semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan
rencana. Moenir (1992:119) mengemukakan bahwa sarana adalah segala jenis peralatan,
perlengkapan kerja dan fasilitas yang berfungsi sebagai alat utama atau pembantu dalam
pelaksanaan pekerjaan, dan juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan
organisasi kerja.
Pengertian yang dikemukakan oleh Moenir, jelas memberi arah atau penjelasan bahwa
sarana dan prasarana merupakan seperangkat alat yang digunakan dalam suatu proses kegiatan
baik alat tersebut adalah merupakan peralatan pembantu maupun peralatan utama, yang
keduanya berfungsi untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai, sehingga dari pengertian
di atas, maka sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki fungsi utama sebagai berikut:
1. Mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga dapat menghemat waktu.
2. Meningkatkan produktivitas, baik barang dan jasa.
3. Hasil kerja lebih berkualitas dan terjamin.
4. Lebih memudahkan atau menyederhanakan dalam gerak para pengguna atau
pelaku.
5. Ketepatan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.
6. Menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.
7. Menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang berkepentingan yang
mempergunakannya.
Mengenai pengertian sarana dan prasarana lebih jelasnya, berikut ini akan diuraikan
istilah sarana kerja atau fasilitas kerja yang ditinjau dari segi kegunaan menurut (Moenir:2000)
membagi sarana dan prasarana sebagai berikut:
1. Peralatan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi langsung sebagai alat produksi
untuk menghasilkan barang atau berfungsi memproses suatu barang yang berlainan
fungsi dan gunanya.
2. Perlengkapan kerja, yaitu semua jenis benda yang berfungsi sebagai alat pembantu
tidak langsung dalam produksi, mempercepat proses, membangkit dan menambah
kenyamanan dalam pekerjaan.
16
3. Perlengkapan bantu atau fasilitas, yaitu semua jenis benda yang berfungsi membantu
kelancaran gerak dalam pekerjaan, misalnya mesin ketik, mesin pendingin ruangan,
mesin absensi, dan mesin pembangkit tenaga.
2.6 Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIMSAR)
Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana (SIMSAR) di Rumah Sakit
merupakan subsistem dari Sistem Informasi Rumah Sakit. Subsistem ini merupakan subsistem
yang mencatat dan mengolah informasi mengenai sarana dan prasarana yang tersedia di rumah
sakit. Sarana dan prasarana yang dimaksudkan meliputi penyediaan alat-alat kesehatan,
penyediaan alat penunjang bagi pasien dan tenaga medis, pergantian sarana dan prasarana,
penyediaan obat habis pakai dan lain sebagainya.
Sistem informasi ini dirancang agar dapat terintegrasi dengan modul lain di Sistem
Informasi Manajemen Rumah Sakit. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana (SIMSAR) yang
telah terintegrasi dengan beberapa subsistem di rumah sakit dapat membantu dalam proses
pengolahan data seperti proses permintaan alat perkantoran maupun alat medis dari Unit
Pengguna. Secara garis besar SIMSAR pada Rumah Sakit PTN Unud terdiri dari lima proses
utama yaitu Proses Master Data, Manajemen Inventory, Proses Cleaning Room, Proses
Manajemen Aset, dan Proses Pelaporan. Proses, Manajemen Inventory memiliki proses utama
yaitu Transaksi Gudang, Penyediaan Informasi (stok, barang, supplier dan lain-lain) dan Proses
Pelaporan (laporan penerimaan barang, pemesanan barang, penyimpanan barang dan lain-lain).
2.6.1 Proses Bagian Penerimaan Barang (Receiving)
Bagian Penerimaan Barang (Unit Receiving) bertugas menerima barang dari supplier.
Staff di bagian penerimaan kemudian memasukkan data barang ke sistem dengan mengambil
data dari tabel pemesanan barang (Purchase Order). Staff di bagian penerimaan barang
kemudian melakukan pengecekan terhadap barang yang dikirimkan oleh Supplier. Hasil
pengecekan tersebut kemudian dicocokan, jika jumlah PO dan jumlah DO sama maka akan
dibuat laporan penerimaan barang atau Receiving Report (RR). Receiving Report kemudian
diserahkan ke Bagian Akunting khususnya Account Payable (AP). Staff di Bagian Akunting
akan memeriksa formulir pemesanan, invoice dan laporan penerimaan guna memproses
pencatatan dan proses pengajuan pembayaran.
Staff di Bagian Penerimaan dapat melakukan transaksi pengembalian barang (retur),
jika terjadi masalah misalnya barang yang datang dari Supplier tidak sesuai dengan kualitas
17
yang ditetapkan perusahaan, barang sudah atau mendekati tanggal kadaluwarsa (expired) atau
masalah lainnya. Transaksi pengembalian barang (retur) juga dapat dilakukan dari gudang
namun pengembalian secara fisik tetap dilakukan dari Bagian Penerimaan Barang (Unit
Receiving). Laporan transaksi pengembalian barang (retur) akan ditujukan ke Bagian Akunting
untuk memberikan informasi bahwa barang yang diterima telah dikembalikan ke Supplier
(Eka:2007).
2.6.2 Proses Bagian Pembelian Barang (Purchasing)
Bagian Pembelian Barang (Unit Purchasing) bertugas untuk melakukan pemesanan
atau order barang ke Supplier berdasarkan permintaan pembelian barang dari gudang atau
Purchase Request (PR). Transaksi permintaan pembelian barang dari gudang atau Purchase
Request (PR) tersebut akan diolah oleh Staff di Bagian Purchasing dengan mengelompokkan
transaksi berdasarkan Supplier dan menginputkan harga, diskon, pajak dan informasi lain. Staff
Bagian Purchasing akan meminta konfirmasi ke pihak Supplier mengenai kondisi barang,
harga, pajak dan informasi lain. Proses selanjutnya setelah pengelompokan transaksi adalah
membuat formulir pemesanan barang ke Supplier atau yang disebut dengan Purchase Order
(PO). Formulir pemesanan barang atau Purchase Order (PO) akan titujukan ke Bagian
Keuangan yaitu Account Payble dan Supplier, sedangkan datanya digunakan oleh Bagian
Penerimaan (Receiving) untuk melakukan transaksi penerimaan barang dari Supplier
(Eka:2007).
2.6.3 Proses Bagian Gudang (Store)
Transaksi Pemesanan Barang ke Gudang atau yang disebut dengan Store Request (SR)
dibuat oleh Unit Pengguna. Data transaksi pemesanan barang tersebut kemudian diperiksa oleh
Kepala Bagian Gudang, bila telah sesuai maka Kepala Gudang akan memberikan persetujuan
(approval) terhadap transaksi pemesanan barang tersebut. Store Request (SR) yang telah
disetujui kemudian diberikan kepada Staff Gudang sehingga dapat melakukan transaksi
delivery atau transaksi pengeluaran barang dari gudang. Staff Gudang kemudian melihat
barang di gudang, bila jumlah barang yang dipesan tidak mencukupi atau tidak ada stok maka
akan dilakukan transaksi permintaan barang ke Bagian Pembelian atau Purchase Request (PR).
Staff Gudang dapat melakukan Transaksi Retur atau pengembalian barang ke Supplier
jika terjadi masalah pada kondisi barang yang baru datang dari Bagian Penerimaan. Staff
18
Gudang kemudian memeriksa barang, jika ditemukan barang rusak maka akan dilakukan
Transaksi Spoil. Stock Opname dilakukan pada akhir bulan, tujuannya adalah menyesuaikan
atau menyamakan stok barang pada sistem dengan stok fisik barang (Eka:2007).
2.6.4 Proses Manajemen Aset
Proses Manajemen Aset dilakukan dengan melakukan analisis terhadap data aset yang
ada, kemudian melakukan inspeksi atas penugasan yang yang telah diberikan serta melakukan
monitoring dan evaluasi tentang sumber daya dalam penggunaan aset. Proses Manajemen Aset
dibagi menjadi beberapa subproses yaitu Proses Perencanaan Penyediaan Aset, Proses
Pengadaan atau Penyediaan Aset, Proses Perawatan Aset Fisik, Proses Pelelangan dan Proses
Penghapusan.
2.6.4.1 Proses Perencanaan Aset
Proses Perencanaan Aset adalah proses yang membhasa mengenai proses dan langkah-
langkah dalam melakukan permintaan aset ke Departemen Sarana dan Prasarana. Proses
Perencanaan Aset biasanya dilakukan oleh setiap Unit Departemen dengan melakukan
pengecekan kebutuhan aset.
Setiap tahunnya dilakukan Rapat Anggaran Tahunan (RAT) yang membahas mengenai
perencaanaan anggaran yang akan dikeluarkan setiap tahunnya. Perencanaan aset kemudian
akan dibahas di dan akan ditentukan apakah perencanaan tersebut disetujui atau di tunda ke
tahun anggaran selanjutnya ().
2.6.4.2 Proses Pengadaan Aset
Proses Pengadaan Aset adalah tindak lanjut dari Proses Perencanaan Aset jika telah
disetujui kemudian akan diproses oleh Unit Sarana dan Prsarana. Unit Sarana dan Prasarana
kemudian membuat Draft Penyediaan Aset yang dikirim ke Bagian AP untuk mendapat
persetujuan pembelian aset dari Vendor.
Invoice pembelian aset ke Supplies yang telah disetujui kemudian dikirim ke Vendor
yang sudah menjadi rekanan dari Rumah Sakit PTN Unud. Pihak Vendor memberikan
konfirmasi jika sudah mengirim aset yang telah diminta.
19
2.6.4.3 Proses Perawatan atau Pemeliharaan Aset
Proses Perawatan atau Pemeliharaan Aset adalah proses perawatan yang dilakukan
terhadap aset fisik yang dimiliki Rumah Sakit PTN Unud. Proses Perawatan dilakukan berkala
misalnya dilakukan setiap 3 bulan sekali atau 6 bulan sekali.
Perawatan aset diperlukan untuk menjaga kondisi aset yang dimiliki Rumah Sakit PTN
Unud agar dapat digunakan dengan layak. Perawatan aset fisik di Rumah Sakit PTN Unud
seperti Perawatan alat-alat medis sangat dibutuhkan untuk menjaga kondisi alat pada saat akan
digunakan.
2.6.4.4 Proses Pelelangan Aset
Proses Pelelangan Aset adalah proses pelelangan aset karena aset mengalami
penyusutan yang drastis. Penyusutan Aset dilakukan untuk menghindari semakin besar beban
yang ditanggung perusahaan dalam merawat aset tersebut.
Proses Pelelangan Aset melibatkan pihak ketiga yaitu pihak Bank selaku pihak yang
membantu dalam mengadakan pelelangan aset. Proses Pelelangan Aset sangat membantu
dalam mencegah penumpukan beban biaya yang ditimbulkan karena penurunan nilai harga dari
aset.
2.6.4.5 Proses Penyusutan Aset
Penyusutan adalah proses alokasi biaya dan penerapan prinsip-prinsip pembandingan,
di mana alokasi biaya perolehan aktiva tetap dilakukan sesuai periode selama penggunaan
aktiva tersebut menimbulkan manfaat (masa manfaat); bukan pembebanan biaya sekaligus
pada saat aktiva tetap tersebut diperoleh. Tiga faktor yang menentukan metode penghitungan
biaya penyusutan atas aktiva tetap adalah dasar penyusutan, masa manfaat dan pola alokasi
biaya. Metode penyusutan yang biasa diterapkan organisasi untuk aktiva tetap adalah metode
garis lurus. (PSAK Revisi N0 16 :2007)
Contoh : Dibeli sebuah bangunan pada tanggal 6 Agustus 2000 dengan harga beli (nilai
perolehan) sebesar 1.2M dengan masa manfaat selama 20 tahun.
Penyelesaian : Harga Perolehan : Umur Ekonomis (hitungan per bulan, karena beban
penyusutan dihitung per bulan).
20
= 1.200.000.000 : (20×12) (angka 20 = 20 tahun, 1 tahun terdiri dari 12 bulan.
Jadi 20 x 12 = 240 bulan)
= 1.2000.000.000 : 240 bulan
= Rp. 5.000.000 per bulan. ...................................................................................(1)
2.7 Analisis dan Desain Sistem
Menurut H M Jogiyanto, analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi
yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis dengan teknik
informasi fokus pada struktur data tersimpan dalam sebuah sistem, yang disebut dengan
analisis data centered. Model-model proses dalam teknik ini digambarkan dengan diagram
aliran data yang disebut dengan hubungan entitas. Tahap analisis sistem juga terdapat langkah-
langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang Analis. Tahapan dalam analisis sistem adalah
sebagai berikut:
1. Identify, yaitu tahap mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu tahap memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu tahap menganalisa sistem.
4. Report, yaitu tahap membuat laporan dari hasil analisis.
Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak merupakan upaya untuk
mengonstruksi sebuah sistem yang memberikan kepuasan akan spesifikasi kebutuhan
fungsional, memenuhi target, memenuhi kebutuhan secara implisit atau eksplisit dari segi
performansi maupun penggunaan sumber daya, kepuasan batasan pada proses desain dari segi
biaya, waktu, dan perangkat. Kualitas perangkat lunak biasanya dinilai dari segi kepuasan
pengguna perangkat lunak terhadap perangkat lunak yang digunakan. Tiga kategori desain
sistem, yaitu:
1. Global-Based System
Global-Based System digunakan untuk mendesain sistem yang berbasis global (global-
based) membutuhkan pemeriksaan secara seksama dan lengkap atau penggantian dari seluruh
komponen desain umum.
2. Group-Based System
21
Sistem ini melayani cabang-cabang atau group user khusus dalam organisasi.
Kelompok ini memiliki kebutuhan khusus untuk menyelesaikan pekerjaan dan membuat
keputusan yang tepat. Perancang sistem yang bekerja pada group ini perlu memiliki
pengetahuan tentang bekerja pada sistem group-based. Perancang tidak perlu memusatkan
perhatian ke perancangan desain sistem tertentu, seperti database dan platform teknologi tetapi
pada output, input, proses, kontrol dan untuk platform teknologi, khusus untuk grup lokal
(LAN).
3. Local-Based Sistem
Sistem ini khusus didesain untuk beberapa orang, sering satu atau dua untuk aplikasi
khusus tambahan.
Kategori desain sistem yang diuraikan diatas, merupakan tahapan berupa
penggambaran, perencanaan dan pembuatan dengan menyatukan beberapa elemen terpisah ke
dalam satu kesatuan yang utuh untuk memperjelas bentuk sebuah sistem.
2.8 Software Development Life Cycle (SDLC)
Hal dasar dan penting dalam rekayasa perangkat lunak adalah daur hidup perangkat
lunak (software development life cycle), yang mendeksripsikan aktivitas yang terjadi mulai dari
pembentukan konsep awal suatu sistem hingga tahap implementasi sistem dan
pemeliharaannya. Isu interaksi manusia dan komputer yang menyangkut daya guna sistem
interaktif relevan dengan seluruh aktivitas pada SDLC. Software engineering untuk sistem
interaktif bukan semata-mata menambahkan sebuah tahapan pada SDLC, namun lebih pada
melibatkan teknik yang berada sepanjang SDLC itu.
Software Development Life Cycle adalah suatu usaha untuk mengidentifikasi aktifitas
yang terjadi selama pengembangan sebuah perangkat lunak. Aktivitas ini kemudian diurutkan
sesuai dengan waktu pelaksanaannya pada proyek pengembangan manapun dan diaplikasikan
teknik yang tepat pada setiap aktifitasnya. SDLC memperhatikan dua buah pihak, yaitu
pelanggan atau klien (customer) yang akan menggunakan produk dan desainer atau perancang
sistem yang menghasilkan produk.
Aktivitas pada SDLC direpresentasikan pada Gambar 2.2. Bagan ini dikenal sebagai
Model Waterfall karena mengikuti bentuk air terjun dengan satu aktifitas menuju ke aktifitas
berikutnya.
1. Requirement Specification
22
Requirement Specification disebut juga sebagai tahap spesifikasi kebutuhan user,
dimana Desainer sistem mengumpulkan kebutuhan secara lengkap kemudian dianalisis dan
didefinisikan kebutuhan mana yang harus dipenuhi oleh program yg akan dibangun. Tahap ini,
Desainer Sistem harus berkomunikasi dengan Client. Desainer Sistem atau Sistem Analis harus
melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem
informasi yang berlaku saat ini atau disebut dengan istilah present system.
Gambar 2.2 Proses SDLC
(Sumber: Pedoman Analisis dan Desain Sistem Informasi Amikom)
2. Architectural Design
Tahapan Architectural Design merupakan tahapan dimana sistem analis berkosentrasi
pada bagaimana sistem dibangun, dengan memperhatikan langkah-langkah berikut:
a. Mendefinisikan tujuan sistem, tidak hanya berdasarkan informasi dari user, tetapi juga
berupa analisa dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
b. Membangun sebuah model konseptual, berupa gambaran sistem secara keseluruhan
yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
c. Menerapkan kendala-kendala organisasi.
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data.
e. Menyiapkan proposal sistem desain.
3. Coding (Pengkodean)
23
Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa
pemrograman yang telah ditentukan. Setiap komponen diuji untuk memverifikasi apakah sudah
berjalan dengan benar setelah Proses Coding selesai.
4. Integrasi dan Testing
Integrasi dan testing dilakukan dengan mengoperasikan program dengan memproses
data sehingga kesalahan dapat diketahui seawal mungkin. Pengujian dilakukan dengan teliti,
mula-mula per-unit sampai berbagai unit secara komprehensif, kemudian dilakukan pengujian
tes penerimaan dengan client untuk memastikan sistem yang dibuat memenuhi kebutuhan
mereka.
5. Training dan Implementasi
Tujuan sistem yang baru adalah untuk mengganti prosedur-prosedur lama, maka
pelatihan kepada user yang akan menggunakan sistem merupakan hal penting. Tahapan setelah
pelatihan selesai dilakukan konversi (peralihan) dari sistem lama ke sistem yang baru, mungkin
perlu menulis program khusus untuk menukar file yang ada menjadi file yang baru atau
membuat file dari catatan manual, beberapa cara konversi ke sistem yang baru adalah sebagai
berikut:
a. Konversi langsung yaitu sistem yang lama secara sekaligus diganti dengan sistem yang
baru.
b. Konversi pararel dengan cara sistem baru dan lama dijalankan secara bersamaan untuk
beberapa waktu, sehingga jika sistem baru mengalami gangguan sistem lama dapat
mengkompensasi.
c. Konversi bertahap adalah peralihan ke sistem yang baru dilakukan bagian per bagian.
6. Operasi dan Maintenance
Tahapan yang dilakukan setelah pemasangan dan organisasi disesuaikan dengan
perubahan- perubahan yang ditimbulkan oleh sistem baru, maka tahap operasional dimulai.
Tahap ini perlu dilakukan pemeliharaan terhadap sistem serta peningkatan mutu sistem agar
sesuai dengan kebutuhan organisasi, sehingga perlu adanya perubahan dan peningkatan
terhadap sistem, tidak masuk akal untuk mengatakan bahwa sebuah sistem informasi berbasis
komputer telah selesai, sistem tersebut akan terus berkembang selama daur hidupnya
Maintenance melibatkan koreksi terhadap kesalahan atau error yang ditemui pada sistem
setelah dikeluarkan dan segera dilakukan perbaikan terhadap sistem. Pemeliharaan sistem
merupakan aktivitas untuk mengadaptasikan sistem dengan tantangan-tantangan baru. Sistem
24
yang terancang baik pada umumnya cukup fleksibel dan terbuka pada perubahan-perubahan
kecil yang sesuai dengan perkembangan kebutuhan organisasi. Perubahan besar dilakukan jika
sistem sudah tidak efisien lagi, sehingga dalam hal ini diperlukan daur baru pengembangan
sistem informasi.
2.9 Perangkat Pemodelan Sistem
Perangkat pemodelan sistem adalah peralatan yang digunakan untuk menggambarkan
elemen- elemen yang terkait dalam pembangunan suatu sistem. Proses ini bertujuan
mempermudag dalam perancangan sistem dan untuk mengetahui detail sistem yang dibangun.
Jenis perangkat pemodelan sistem yaitu Diagram Konteks, Data Flow Diagram dan Standard
Operating Procedure.
2.9.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan suatu gambaran grafis berupa diagram yang digunakan
untuk menggambarkan sistem yang akan dibuat secara garis besar. Diagram konteks selalu
mengandung satu dan hanya satu proses saja, proses ini mewakili proses dari seluruh sistem.
Langkah-langkah dalam menyusun suatu diagram konteks antara lain:
1. Mengidentifikasi terlebih dahulu semua kesatuan luar (external entity) yang terlibat di
sistem.
2. Mengidentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan kesatuan luar.
3. Menggambar konteks diagram berdasarkan hasil identifikasi dari langkah-langkah di
atas.
Langkah-langkah di atas merupakan langkah sebelum pembuatan atau perancangan dari
sebuah sistem informasi.
2.9.2 Data Flow Diagram (DFD)
Perancangan Diagram Alir Data (DAD) atau dalam Bahasa Inggris disebut Data Flow
Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan alir
dari data yang penggunaanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika,
terstruktur dan jelas. DFD juga bisa dikatakan sebagai suatu model logika data atau proses yang
dibuat untuk menggambarkan asal data dan tujuan data yang keluar dari sistem, tempat data
disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan
dan proses yang dikenalkan pada data tersebut. DFD ini merupakan alat perancangan sistem
25
yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi yang dapat digunakan untuk
penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh
profesional system kepada pemakai maupun pembuat program.
DFD diperlukan dalam merancang software aplikasi. DFD digunakan untuk
menjelaskan software aplikasi sebagai jaringan kerja antar proses yang berhubungan satu sama
lain. Diagram ini menunjukkan bagaimana aliran data dari suatu proses ke proses lain atau ke
tempat penyimpanan data. DFD dibuat secara bertingkat, dimana suatu proses akan dijelaskan
secara rinci pada DFD tingkat yang lebih tinggi (Jogiyanto, 1989).
DFD dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana
data tersebut mangalir, misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya atau lingkungan fisik
dimana data tersebut disimpan, misalnya microfiche, harddisk, tape, diskette, dan lain
sebagainya. DFD merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat
menggambarkan alir data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan
dokumentasi dari sistem yang lebih baik.
DFD adalah suatu gambaran grafis dari suatu sistem yang menggunkan sejumlah
bentuk-bentuk simbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui proses yang
saling berkaitan. Simbol yang digunakan pada DFD dapat dijelaskan seperti pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Simbol DFD
Simbol Keterangan
External Entity (Kesatuan
Luar)
Process (Proses)
Entitas Proses
Data Flow (Arus Data)
Data Store
Data Store (Simpanan Data)
Sumber: (Analisis dan Desain Sistem Informasi: Jogiyanto)
26
1. External Entity (Kesatuan luar) atau Boundary (Batas Sistem)
Batas sistem digunakan untuk memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya.
2. Process (Proses)
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau
komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses.
3. Data Flow (Arus Data)
Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara
proses, simpanan data dan kesatuan luar.
4. Data Store (Simpanan Data)
Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau
database di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja sesorang,
tabel acuan manual dan agenda atau buku.
2.9.3 Standard Operating Procedure (SOP)
Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur
kerja secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara
tertulis tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. SOP
juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja. SOP sering juga
disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk mengarahkan dan
mengevaluasi suatu pekerjaan.
Fungsi dari Standard Operating Procedure (SOP) adalah untuk menjelaskan secara
detail mengenai proses kerja yang berlangsung secara rutin yang harus diikuti dalam suatu
perusahaan atau organisasi
Tujuan dari Standard Operating Procedure (SOP) adalah sebagai berikut:
1. Menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit.
2. Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait.
4. Melindungi organisasi dan staff dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
27
Bentuk simbol-simbol flowchart yang digunakan dalam pembuatan SOP dapat dilihat
pada Tabel 2.2.
Tabel 2.2 Simbol – Simbol SOP
No Lambang Nama Keterangan
1
Terminal
Menunjukkkan awal atau
akhir suatu proses.
2
Manual Operation
Melakukan proses secara
manual.
3
Manual Input
Menunjukan proses
masukkan data secara
manual.
4
Display Menampilkan data.
5.
Process
Menunjukkan proses
pelaksanaan instruksi.
6.
Decision
Menunjukkkan proses
pemilihan alternative atau
pengecekan kondisi.
7.
Predefined Process
Menunjukkan proses
yang telah didefinisikan.
8.
On-page Connector
Merupakan penghubung
pada satu halaman
28
9.
Off-page Connector
Merupakan penghubung
pada halaman lain.
10.
Document
Merupakan dokumen
(arsip) dari hasil proses.
11.
Arrow Merupakan arah aliran
proses.
Sumber: (Analisis dan Desain Sistem Informasi: Jogiyanto)
Flowchart merupakan gambaran dengan menggunakan simbol, Berdasarkan uraian
diatas, dapat dilihat pada Tabel 2.2 setiap simbol menggambarkan proses tertentu. Flowchart
dapat memperjelas urutan poses suatu kegiatan, ketika ada penambahan proses maka dapat
dilakukan lebih mudah.
2.9.4 Normalisasi
Perancangan basis data diperlukan, agar diperoleh basis data yang efisien dalam
penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam pemanipulasian
seperti menambah, mengubah atau menghapus data. Perancangan model konseptual akan
menunjukkan entitas dan relasinya berdasarkan proses yang diinginkan oleh organisasi.
Menentukan entitas dan relasinya dibutuhkan analisis data tentang informasi yang ada dalam
spesifikasi di masa yang akan datang.
Pendekatan model kenseptual dilakukan dengan menggunakan model data relasional.
Model pendekatan konseptual dibagi menjadi dua yaitu normalisasi data dan model
keterhubungan antar entitas. Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam logikal desain
sebuah basis data atau database, teknik pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga
membentuk struktur relasi yang baik (tanpa redudansi). Normalisasi database dibagi menjadi
beberapa tingkatan yaitu sebagai berikut:
1. Normalisasi Pertama (1st Normal Form)
29
Bentuk normalisasi pertama adalah data yang sudah tersusun dalam bentuk tabel yang
pada setiap potongan baris dan kolomnya memuat data yang sifatnya atomik. Aturan
normalisasi pertama adalah sebagai berikut:
a. Mendefinisikan atribut kunci.
b. Tidak adanya group berulang.
c. Semua atribut bukan kunci tergantung pada atribut kunci.
2. Normalisasi Kedua (2nd Normal Form).
Suatu tabel dikatakan berada pada bentuk normal kedua jika dan hanya jika tabel
tersebut berada pada normal pertama dan nilai dari setiap non-key attribut hanya tergantung
pada primary key. Aturan normalisasi kedua adalah sebagai berikut:
a. Sudah memenuhi dalam bentuk normal kesatu.
b. Sudah tidak ada ketergantungan parsial.
c. Seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.
3. Normalisai Ketiga (3rd Normal Form).
Sebuah tabel dikatakan pada bentuk normal ketika jika dan hanya jika tabel tersebut
berada pada bentuk normal kedua dan nilai dari setiap non-key atribut tergantung pada non-
transitively. Aturan normalisasi ketiga adalah sebagai berikut:
a. Seluruh field hanya tergantung pada sebagian field kunci.
b. Tidak ada ketergantungan transitif (dimana field bukan kunci tergantung pada field
bukan kunci lainnya).
Normalisasi seharusnya berada dalam bentuk normal tertinggi dan bergerak dari bentuk
normal satu dan seterusnya untuk setiap kali membatasi hanya satu jenis redudansi.
2.9.5 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) dapat digunakan untuk mengekspresikan struktur
logis dari suatu basis data dengan sederhana dan jelas. Hal ini dikarenakan ERD terdiri dari
tiga bentuk diagram dasar yaitu, segi empat (merepresentasikan entitas), elips atau oval
(merepresentasikan atribut) dan garis (merepresentasikan hubungan). Tiga bentuk dasar
tersebut kemudian dapat dikembangkan menjadi bentuk lain untuk merepresentasikan sifat
yang berbeda. Notasi – notasi yang digunakan dalam ERD adalah:
1. Entitas
30
Entitas merupakan objek di dunia nyata yang memiliki atribut dan dapat dibedakan
dengan objek lain. Objek tersebut juga sering kali memiliki hubungan tertentu dengan objek
lain.
Entity
Gambar 2.3 Notasi Entitas (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
2. Atribut
Atribut merupakan properti yang membedakan entitas satu dengan entitas yang lain.
Setiap entity haruslah memiliki satu atribut yang unik agar bisa dibedakan. Atribut dinotasikan
dengan bentuk elips atau oval.
Entity
Atribut 1
Atribut 2
Gambar 2.4 Notasi Atribut (Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
3. Relationship
Relationship merupakan hubungan antara entitas yang satu dengan entitas yang lain.
Relationship dinotasikan dengan bentuk belah ketupat. Suatu hubungan memiliki tiga jenis
derajat atau kardinalitas hubungan relasi yaitu:
a. Hubungan satu ke satu (one to one)
Hubungan satu ke satu (one to one) dapat dilihat pada Gambar 2.5.
Gambar 2.5 Hubungan Satu ke Satu
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
31
Entitas pada himpunan entitas A berhubungan dengan paling banyak dengan satu
entitas pada himpunan entitas B dan begitu juga sebaliknya.
b. Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one to many or many to one).
Hubungan satu ke banyak atau banyak ke satu (one to many or many to one) dapat
digambarkan pada Gambar 2.6.
Gambar 2.6 Hubungan Satu ke Banyak
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
Entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B, tetapi tidak sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas B
berhubungan dengan paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas A.
c. Hubungan banyak ke banyak (many to many)
Hubungan banyak ke banyak (many to many) dapat digambarkan pada Gambar 2.7.
Gambar 2.7 Hubungan Banyak ke Banyak
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
Entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada
himpunan entitas B, dan demikian juga sebaliknya, dimana setiap entitas pada himpunan entitas
B dapat berhubungan dengan banyak entitas pada himpunan entitas A.
32
2.10 Database Management System
Database Management System memaparkan mengenai struktur dan bahasa basis data
yang berhubungan dengan pembuatan suatu aplikasi sistem.
2.10.1 Basis Data
Basis data didefinisikan sebagai kumpulan tabel yang saling berhubungan dan disimpan
dalam media penyimpanan elektronis. Basis data juga merupakan kumpulan view, indeks,
trigger, prosedur dan objek-objek lain. Tabel adalah inti dari sebuah basis data. Tabel-tabel
tersebut memiliki keterkaitan satu dengan yang lain dalam bentuk normalisasinya. Tabel-tabel
tersebut akan disimpan dalam wadah yang disebut database. Secara umum database memiliki
jenjang sebagai berikut:
1. Karakter
Karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf
ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data atau field.
2. Field
Field merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item dari
data, seperti misalnya nama, alamat dan lain sebagainya. Kumpulan dari field dan membentuk
suatu record.
3. Record
Record merupakan kumpulan dari field. Record menggambarkan suatu unit individu
tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu file.
4. File
File terdiri dari record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya
file mata pelajaran berisi data tentang semua mata pelajaran yang ada.
5. Database
Database merupakan kumpulan dari file atau tabel dan membentuk database.
2.10.2 Bahasa Basis Data
DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam media
penyimpanan seperti harddisk. Cara berinteraksi antara pemakai dengan basis data tersebut
diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa
yang digunakan tersebut disebut sebagai Bahasa Basis Data atau Database Language yang
33
terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan pemakai
dan dikenali oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi seperti permintaan (querry) data tertentu.
1. Data Definition Language (DDL)
Struktur atau skema basis data yang menggambarkan atau mewakili desain basis data
secara keseluruhan dispesifikasikan dengan bahasa khusus yaitu DDL. Penggunaan DDL dapat
membuat tabel (create table) baru, indeks, mengubah tabel, menentukan struktur penyimpanan
tabel dan lainnya. Hasil dari kompilasi perintah DDL, adalah kumpulan tabel yang disimpan
dalam file khusus yang disebut kamus data (data dictionary). Kamus data merupakan suatu
metadata (superdata), yaitu data yang mendeskripsikan data sesungguhnya. Contoh perintah
DDL dengan Foxpro adalah create matakuliah, modify report, modify structure, dan lainnya,
sedangkan perintah DDL dengan My-SQl Server 2000. Contohnya adalah create new database
Penjadwalan_mengajar_dosen.
Tabel 2.3 Contoh Perintah DDL
Perintah Fungsi
CREATE TABLE
Membuat tabel baru
ALTER TABLE
Menambah satu atau lebih kolom
pada tabel yang baru dibuat.
DROP TABLE
Menghapus suatu tabel
CREATE INDEKS
Membuat indeks
DROP INDEKS
Menghapus tabel yang sudah
terindeks
CREATE VIEW
Memanipulasi data
DROP VIEW
Menghapus file view
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
2. Data Manipulation Language (DML)
Bentuk bahasa basis data untuk melakukan menipulasi dan pengambilan
data pada suatu basis data. Manipulasi data pada dabase dapat berupa:
34
a. Penyisipan atau penambahan data pada file atau table dalam suatu basis data.
b. Penghapusan data pada file atau table dalam suatu basis data.
c. Pengubahan data pada file atau table dalam suatu basis data.
d. Penelusuran data pada file atau table dalam suatu basis data.
Proses level fisik dalam DML harus mendefinisikan algoritma yang memungkinkan
pengaksesan yang efisien terhadap data. Level yang lebih tinggi yang lebih dipentingkan bukan
untuk efisiensi akses, tetapi efisiensi interaksi pemakai dengan sistem.
Tabel 2.4 Contoh Perintah DML
Perintah Fungsi
SELECT
Menentukan data atau informasi
yang akan keluar dari tabel-
tabel
UPDATE
Mengubah isi record pada suatu
tabel
DELETE
Menghapus sebuah field
INSERT
Menyisipkan suatu record
COMMIT
Menuliskan perubahan ke dalam
Disk
ROLLBACK
Membatalkan perintah setelah
perintah COMMIT terakhir
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
2.10.3 Definisi dan Tipe Data
Kolom dalam tabel memiliki nilai yang terkait dengan tipe data tertentu. Himpunan
yang berupa nilai kolom yang “valid” atau dapat diterima (acceptable) disebut sengan domain.
Pelanggaran integritas data timbul jika suatu kolom memiliki nilai diluar domain. sedangkan
usaha untuk mengelompokkan nilai dalam suatu himpunan disebut dengan constraint atau
batasan nilai.
1. Kelompok Tipe Data Integer
Tipe data integer adalah tipe data yang paling sering digunakan oleh Programer. Contoh
tipe data integer dapat dilihat pada Tabel 2.5.
35
Tabel 2.5 Tabel Tipe Data Integer
No Tipe Data Keterangan
1
Bit
Mendefinisikan bilangan bulat
dengan nilai 0 atau 1.
2
Int
Mendefinisikan nilai Integer
yaitu bilangan bulant dengan
batasan antara -2.147.438.648
sampai 2.147.438.647.
3
Smallint
Mendefinisikan nilai Integer
yaitu bilangan bulat dengan
batasan nilai antara -32.768
sampai 32.767.
4
Tinyint
Mendefinisikan nilai integer
yaitu bilangan bulat antara 0
sampai 255
5
Decimal (n.p)
Mendefinisikan bilangan pecahan
baik fixed decimal atau
floating point.
6
Money
Mendefinisikan nilai data
moneter dari -
922.377.203.685.477.5808.
sampai
922.377.203.685.477.58.07
7
Smallmoney (n.p)
Mendefinisikan nilai data
moneter dari -214.748.3648
sampai 214.748.3647
8
Float (n)
Mendefinisikan nilai mulai -
1.79 E+38 sampai 3.40E+38
9
Real
Mendefinisikan bilangan mulai -
3.40E+38 s/d 3.40E+38
10
Datetime
Mendefinisikan data tanggal dan
jam (waktu) mulai 1 januari
1753 s/d
31 desember 9999, dengan
akurasi sampai 3,33 milidetik.
11 Smalldatetime Mendefinisikan data tanggal dan
jam (waktu) mulai 1 januari
1900 s/d 2079
36
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
Tipe data integer adalah tipe data numerik yang terdiri atas angka saja. Tipe data integer
yang memiliki penanda positif negatif adalah Short (16 bit), Integer (32 bit), dan Long (64 bit).
2. Kelompok Tipe Data String
Kelompok tipe data string adalah tipe data yang digunakan pada variabel atau konstanta
untuk menyimpan nilai dalam bentuk karakter (angka, huruf dan karakter khusus atau simbol).
Tabel 2.6 Tabel Tipe Data String
No Tipe Data Keterangan
1 Char (n) Mendefinisikan nilai string
sepanjang n karakter sampai
dengan batas maksimal sebesar
8000 byte.
2 Varchar (n) Mendefinisikan nilai string
sepanjang n karakter sampai
dengan batas maksimal sebesar
8000 byte dan bersifat dinamis
3 Text Mendefinisikan semua jenis data
yang berupa text seperti memo,
dokumen, listing program dimana
ukuranna mencapai 2.147.438.647
byte
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
3. Kelompok Tipe Data Unicode Character String
Unicode adalah karakter internasional yang menampung 16 bit per karakter. Unicode
digunakan oleh bahasa non latin seperti Jepang, Jerman, Cina dan sebagainya.
Tabel 2.7 Tabel Tipe Data Unicode Character String
No Tipe Data Keterangan
1
Nchar(n)
Karakter unicode mempunyai
ukuran tetap hingga 4000 byte.
2
Nvarchar(n)
Karakter unicode mempunyai
ukuran variasi hingga 4000 byte.
3
Ntext
Karakter unicode mempunyai
ukuran tetap hingga
1.073.741.823 byte.
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
37
4. Kelompok Tipe Data Binary String
Tipe data binary string adalah tipe data yang mendefinisikan bilangan dengan, karakter
dan gambar. Contoh tipe data binary string dapat dilihat pada Tabel 2.8.
Tabel 2.8 Tabel Tipe Data Binary String
No Tipe Data Keterangan
1
Binary
Mendifinisikan bilangan dengan
ukuran tetap 8000 byte.
2
Varbinay
Mendefinisikan bilangan dengan
ukuran barvariasi hingga 8000
byte
3
Image
Mendefinisikan binary data untuk
menyimpan image (.gif,.jpg,.tif)
dengan ukuran yang bervariasi
hingga 2.147.438.647 byte.
(Sumber: Konsep dan Tuntunan Praktis Basis Data: Abdul Kadir)
2.10.4 Kegunaan DBMS
Tujuan awal dan utama dalam pengelolaan data dalam sebuah basis data adalah agar
dapat memperoleh atau mencari data dengan mudah dan cepat, selain itu pemanfaatan basis
data dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut:
1. Kecepatan dan Kemudahan
Basis data memungkinkan kita untuk dapat menyimpan dan melakukan perubahan
terhadap data dan menampilkan kembali dengan cepat dan mudah.
2. Efisiensi Ruang Penyimpanan
Efisiensi ruang penyimpanan dapat dilakukan karena dapat dilakukan penekanan
jumlah redudansi data, baik dengan penerapan sejumlah pengkodean atau dengan
menggunakan relasi-relasi antar kelompok yang saling berhubungan.
3. Keakuratan (availability)
Pemanfaatan pengkodean atau oembentukan relasi antar data bersama dengan
menerapkan aturan tipe data, domain data dan lainnya secara ketat dapat menekan
ketidakakuratan pemasukan data atau penyimpanan data.
4. Ketersediaan (availability)
38
Pertumbuhan data sejalan dengan waktu akan semakin membutuhkan ruang
penyimpanan yang besar, padahal tidak semua data digunakan. History data diperlukan untuk
memudahkan dalam mencari data seperti data transaksi.
5. Kelengkapan (completeness)
Lengkapnya data yang dikelola dalam sebuag basis data bersifat relatif dan untuk
menambah kelengkapan, maka dapat ditambahkan record data.