26

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan

Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos

pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jenderal G.W

Baron Van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih

menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang

dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke

Negeri Belanda. Peranan Kantor Pos semakin penting dan berkembang setelah

penemuan teknologi Telegrap dan Telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos,

Telegrap, dan Telepon (Jawatan PTT) pada tahun 1907. Badan usaha yang

dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan

fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik.

Jawatan PTT merupakan bagian dari Departemen Perusahaan-perusahaan

Pemerintah (Departement van Gouvernementsbedrijven) dan dikelola berdasarkan

Undang-undang Perusahaan Negara Hindia Belanda (Indische

Bedrijvenwet=IBW). Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih

kekuasaan Belanda di Indonesia, Jawatan PTT dibagi menurut struktur organisasi

Pemerintah Militer Jepang sehingga ada Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT

Jawa, dan Jawatan PTT Sulawesi.

Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tanggal 27

September 1945 setelah dilakukan pengambil alihan Kantor Pusat PTT di

27

Bandung oleh Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari Pemerintah Militer Jepang.

Dalam peristiwa tersebut gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT dan tanggal

tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT Republik Indonesia dan

diperingati setiap tahun sebagai Hari Bakti PTT dan yang kemudian menjadi Hari

Bakti Parpostel.

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19

Tahun 1960, Jawatan PTT dianggap memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh

Undang-undang tersebut untuk menjadi Perusahaan Negara. Dengan demikian

Jawatan PTT diubah statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan

Telekomunikasi (PN Postel) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 240 Tahun

1961. Agar diperoleh kebebasan bergerak yang lebih luas dalam mengembangkan

usaha, PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha, masing-masing PN Pos dan

Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan PP No. 29 Tahun 1965 dan PP No. 30

Tahun 1965.

Dengan dikeluarkannya Undang-Undang No. 9 Tahun 1969, status Badan

Usaha Negara dikelompokkan menjadi tiga status yaitu :

1. Perusahaan Jawatan (Perjan)

2. Perusahaan Umum (Perum)

3. Perusahaan Perseroan (Persero)

Status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan

PP No. 9 Tahun 1978. sehubungan dengan terjadinya perubahan-perubahan dalam

iklim usaha, status sebagai Perum disempurnakan khususnya yang menyangkut

tata cara pembinaan dan pengawasan berdasarkan PP No. 24 Tahun 1984.

28

Menghadapi pertumbuhan dunia usaha yang semakin marak dan penuh

persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel dan

dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik. Perubahan

status Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) dilaksanakan

berdasarkan PP No. 5 Tahun 1995 tanggal 27 Februari 1995, dan perubahan

tersebut secara efektif mulai berlaku pada tanggal 20 Juni 1995.

Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi

pelayanan kepada publik. Setelah Kantor pos Batavia didirikan, maka empat tahun

kemudian didirikan Kantor pos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos

yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute

perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan.

Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan

kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan

memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24

ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota atau kabupaten, hampir 100

persen kecamatan dan 42 persen kelurahan atau desa, dan 940 lokasi transmigrasi

terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan

teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki lebih dari 3.800 Kantor pos

online, serta dilengkapi electronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik

merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid dan terintegrasi.

Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana

tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat.

29

Visi dan Misi PT Pos Indonesia (Persero) Fatmawati Jakarta Selatan:

1. Visi

Menjadi raksasa logistik dari Timur

2. Misi

a. berperan penting sebagai aset yang berguna bagi bangsa dan Negara

b. menciptakan tempat berkarya yang menyenangkan guna berkontribusi

secara maksimal

c. menyediakan layanan prima yang menjadi pilihan pertama bagi para

pelanggan

d. Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi stakeholders

utama.

30

3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Organisasi

4.

5.

6.

7.

WAKIL KEPALA KANTORPOS

BIDANG BISNIS

WAKIL KEPALA KANTORPOS

BIDANG UMUM

MANAJER PELAYANAN

JASKUG,FD,GOL

MANAJER DUKUNGAN UKUM BIDANG SDM & KESEKRETARIATAN

MANAJER AUDIT,

MUTU DAN K3L

MANAJER PELAYANAN SURKET & CS

MANAJER PENJUALAN

MANAJER PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN OUTLET

MANAJER PENGAWASAN UNIT

PELAYANAN LUAR

MANAJER PROSTRANS INCOMING

MANAJER PROSTRANS OUTGOING

MANAJER ANTARAN I

MANAJER OPERASI LOGISTIK

MANAJER OPERASI KORPORAT

MANAJER DUKUNGAN UMUM

BIDANG TEKNOLOGI & SARANA

MANAJER AKUNTANSI

MANAJER KEUANGAN DAN BPM

MANAJER SOLUSI TEKNOLOGI

KEPALA KANTORPOS CABANG

Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.1

Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)

KEPALA KANTOR POS

31

Tugas dan tanggung jawab dari tiap-tiap bagian dalam struktur organisasi PT Pos

Indonesia (Persero) sebagai berikut:

1. Kepala Kantor Pos mempunyai tugas dan tanggung jawab:

a. Merumuskan dan mengkoordinir penyusunan rencana kerja kantor pos

untuk diusulkan kepada Regional.

b. Menetapkan target pendapatan dan laba serta alokasi anggaran biaya dan

mengevaluasi pelaksanaannya serta mengevaluasi pencapian target

pendapatan, laba kantor pos dan kantor pos cabang.

c. Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan pemasaran,

penjualan, operasi, penagihan, pelayanan pelanggan, keuangan, dan

akuntansi, sumber daya manusia dan sarana, aplikasi teknologi, dan

kegiatan administratif serta mengendalikan dan menjamin pelunasan

piutang pelanggan korporat, meraih dan memlihara pelanggan korporat

untuk mendukung kinerja UPT sesuai dengan ketentuan perusahaan.

d. Mengajukan usulan pengembangan kapasitas outlet yang berada dalam

lingkup tanggung jawabnya untuk disampaikan kepada regional.

e. Mengelola pelaksanaan pelayanan solusi Teknik Informasi untuk kantor

sendiri dan kantor inboudnya sesuai yang ditetapkan perusahaan.

f. Mengajukan usulan pengadaan, pengembangan dan perbaikan saran dan

prasarana kantor pos dan dan kantor pos cabang kepada regional.

2. Wakil kepala kantor pos bagian bisnis mempunyai tugas dan tanggung jawab:

a. Mengarahkan dan mengkoordinir penyusunan target pendapatan di

bidangnya.

b. Merancang sasaran mutu operasi kantor pos.

32

c. Mengkoordinir, mengatur serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan di

bidang operasi dan antaran, serta layanan untuk kelancaran operasional

agar dapat menjamin bahwa pelaksanaan pekerjaan dibidangnya sesuai

dengan Standar Operating Procedure (SOP) dan uraian pekerjaan yang

ditetapkan perusahaan.

d. Melakukan pengawasan melekat dalam pengelolaan operasional,

pelayanan dan penjualan dibidangnya untuk mencegah fraud di seluruh

outlet.

e. Melakukan verifikasi dan validasi terhadap transaksi keuangan, dan

piutang pendapatan perusahaan terkait dengan layanan, serta melakukan

evaluasi terhadap umur piutang pendapatan.

3. Manajer pelayanan Jaskug, FD, GOL

Tugas pokok manajer pelayanan adalah melaksanakan dan menhendalikan

peneglolaan layanan loket surat dan paket, jasa keuangan (pospay, wesel pos

dan jasa keuangan lainnya), postmart dan e’commerce serta penjualan

prangko, benda pos flateli dan materai serta benda pihak ketiga lainnya,

pengelolaan operasional dan layanan giro serta penyaluran dana untuk

mencapai sasaran pendapatan, likuiditas perusahaan dan mutu serta kepuasan

pelanggan dan melaksanakan serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan

pelayanan pelangan yang meliputi penanganan keluhan pelanggan, informasi

pelanggan, dan solusi pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan.

4. Manajer pelayanan surat keterangan dan customer service

a. Melaksanakan tugas dari atasan

b. Mengawasi jalanya proses layanan di loket

33

c. Mengawasi kelancaran antrian di loket

d. Melakukan Aktivasi User Petugas Loket

e. Melakukan Otorisasi atas transaksi Jasa Keuangan

f. Mengawasi Proses pembatalan transaksi di Loket

5. Manajer Penjualan

Tugas pokok manajer penjualan adalah mengelola dan mengendalikan

kegiatan penjualan surat, paket, dan jasa keuangan di kantor pos kepada

pelanggan kantor pos dan bertanggung jawab atas pencapaian target

pendapatan surat pos dan paket pos yang ditetapkan perusahaan, serta

melakukan pengelolaan pelanggan, akuisisi pelanggan, penganggaaran pasar

untuk meningkatkan penjualan sehingga target dapat di capai secara

maksimal dengan biaya seefisien mungkin dan mengelola, melaksanakan

serta mengendalikan administrasi penjualan, pengelolaan piutang pendapatan

di kantor pos dan account executive.

6. Manajer pemasaran dan pengembangan outlet

Tugas pokok manajer pemasaran dan pengembangan outlet adalah

merencanakan, mengelola, dan mengendalikan pembukaan, penutupan outlet

dan mersepon permohonan pembukaan outlet kemitraan (agen pos atau agen

pos desa) baru, melaksanakan pemasaran dan pengelolaan usaha serta

pengembangan outlet untuk mencapai jumlah dan komposisi outlet yang ideal,

efektif, dan produktif sesuai ketentuan yang ditetapkan perusahaan.

7. Manajer pengawasan unit pelayanan luar

Tugas pokok manajer pengawasan unit pelayanan luar adalah melakasanakan

dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh kantor pos

34

cabang, Loket Ekstensi, MPS, CPM, unit pelayanan lainnya, pengelolaan dan

pengembangan agen pos dan agen pos desa serta titik layanan lainnya untuk

mencapai tertib administrasi dan pembukuan akuntansi dengan tertib dan

benar sesuai dengan ketentuan perusahaan

8. Manajer prostrans incoming

Tugas pokok manajer prostrans incoming adalah melaksanakan dan

mengawasi pemrosesan kiriman surat standar dan prioritas dalam negeri yang

diterima, untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.

9. Manajer prostrans outgoing

Tugas pokok manajer prostrans outgoing adalah melaksanakan dan

mengawasi pemrosesan outgoing kiriman surat standar dan prioritas dalam

negeri untuk mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.

10. Manajer antaran

Tugas pokok manajer antaran adalah melaksanakan dan mengawasi

pelaksanaan proses pra-antaran, antaran dan pasca-antaran kiriman pos (surat

dan paket), agar mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.

11. Manajer operasi logistik

Tugas pokok manajer operasi logistik adalah mengurus sistem untuk

mengawasi proses arus dari logistik dari mulai penyimpanan, pengantaran

yang strategis untuk material, bahan-bahan atau suku cadang, dan barang jadi

atau produk akhir agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan.

12. Manajer operasi corporate

Tugas pokok manajer operasi corporate adalah

35

a. Meningkatkan sistem operasional, proses dan kebijakan dalam mendukung

visi dan misi peusahaan.

b. Membuat atau merencanakan pengembangan operasi dalam jangka pendek

maupun panjang.

c. Mengawasi tata letak operasinonal, persediaan dan distribusi barang.

13. Wakil kepala kantor pos bidang umum

Wakil kepala kantor pos memiliki tugas dan tanggung jawab

a. Mengkoordinir dan merumuskan program kerja, dan anggaran perusahaan

di bidangnya.

b. Merumuskan pembuatan uraian tugas staf di kantor pos berdasarkan

ketentuan perusahaaan.

c. Mengarahkan dan mengkoordinir serta menyakini bahwa pelaksanaan

pekerjaan dalam lingkup tanggung jawabnya telah sesuai dengan SOP

yang berlaku di perusahaan.

d. Mereview perform laporan keuangan dan laporan profitabilitas kantor pos.

e. Memonitor pelaksanaan sistem informasi keuangan dan aplikasi terkait di

bidang keuangan.

f. Mengendalikan pelaksanaan administrasi perpajakan dan akuntansi

perpajakan.

14. Manajer dukungan umum bidang sumber daya manusia dan kesekretariatan

Manajer sumber saya manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab:

a. Menyusun dan melakukan program kerja dan anggaran di bagiannya.

b. Membuat uraian tugas (job description) di bagiannya sesuai dengan

ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja.

36

c. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan

sumber daya manusia sesuai dengan ketentuan perusahaan.

d. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian

sumber daya manusia.

e. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai.

f. Mengelola penyelesaian piutang pegawai.

g. Menyusun jadwal kerja dinas hari libur pegawai.

h. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat.

i. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk

mrndukung kegiatan operasional.

15. Manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana

Tugas pokok manajer dukungan umum bidang teknologi dan sarana adalah:

a. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir pegawai dan menyusun

jadwal kerja dinas hari libur pegawai.

b. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat dan melaksanakan

kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk mendukung kegiatan

operasional.

c. Melakukan pemeriksaan sisa barang tercetak berharga dan tidak berharga

dengan daftar pertanggungan barang tecetak.

d. Mengatur pengeluaran opersional kendaraan bermotor sesuai dengan

ketentuan perusahaan.

e. Mengendalikan jumlah kebutuhan perangkat teknologi informasi untuk

menunjang kelancaran operasional bisnis perusahaan.

16. Manajer Akuntansi

37

a. Memimpin dan menerapkan pedoman sistem akuntansi yang telah

disetujui Direktur Keuangan dan Akuntansi yaitu mulai dari pemeriksaan

bukti-bukti akuntansi, pencatatannya, pengelompokan sampai dengan

penyusunan laporan keuangan

b. Memimpin penyusunan laporan keuangan (Laporan Posisi Keuangan,

Laporan Laba-Rugi Komprehensif, Laporan Mutasi Ekuitas, Laporan Laba

Ditahan, Laporan Arus Kas, Catatan atas Laporan Keuangan) dan

mengkonsolidasikan semua laporan keuangan tersebut untuk pihak

manajemen serta laporan keuangan untuk pihak luar agar laporan tersebut

benar, teliti dan tepat waktu.

c. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada

bawahannya menurut sistem dan prosedur yang ditentukan.

d. Memeriksa dan menandatangani Laporan Mutasi Piutang dan Laporan

Mutasi Hutang, sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan

Akuntansi

e. Secara periodik, besama-sama dengan Bagian Gudang melaksanakan

pemeriksaan fisik persediaan (stock Opname) barang yang ada di gudang.

f. Memeriksa pembuatan berita acara pemeriksaan fisik persediaan yang ada

di gudang sebelum disampaikan kepada Direktur Keuangan dan Akuntansi.

g. Membuat laporan-laporan manajemen dari bagiannya secara periodik.

17. Manajer keuangan dan BPM

Manajer keuangan dan BPM mempunyai tugas dan tanggung jawab:

a. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian

keuangan dan BPM.

38

b. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan

keuangan dan BPM sesuai dengan ketentuan perusahaan.

c. Melaksanakan fungsi treasury dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan

kasir.

d. Melakukan pencocokan pencatatan transaksi keuangan dengan neraca

atau dokumen sumber terkait serta fisik uangnya.

e. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan kebenaran transaksi biaya,

kwitansi, surat perintah bayar beserta kelengkapannya sedemikian rupa

sehingga akurat dan dapat dipertanggungjawabkan serta

mengadministrasikan naskah dan arsipnya dengan baik dan aman.

f. Melakukan pengawasan terhadap uang kas yang ditahan di kantor pos

cabang dan berkoordinasi dengan bagian pengawasan pelayanan luar.

g. Melaksanakan pengelolaan pajak perusahaan

18. Manajer solusi teknologi

Manajer teknologi solusi memiliki tugas dan tanggung jawab:

a. Mengelola tingkat layanan TI (Service Level Management)

b. Mengelola ketersediaan TI (Avaibility Management)

c. Mengelola kesinambungan layanan TI (Service Countinuity Management)

d. Mengelola pencatatan konfigurasi sistem layanan TI serta tata cara

perubahan konfigurasi yang diperlukan (Configuration Management).

e. Mengelolaa proses pengumpulan, menganalisis, menyimpan dan berbagi

ilmu pengetahuan di UPT (Knowledge Management).

39

f. Mengelola permasalahan layanan TI yang berupa identifikasi masalah

dari mulai laporan insiden, penyelesaian masalah, eskalasi permasalahan

dan pelaporan permasalahan layanan TI (Problem Management).

19. Kepala kantor pos cabang

Tugas pokok kepala kantor pos cabang adalah melakukan transaksi pelayanan

jasa, surat, paket, jasa keuangan dan keagenan, giro dan penyaluran dana,

pembayaran pensiun, proses tutupan pos dan antaran pos serta kegiatan

pendukung dan administrasi lainnya sebagai infrastruktur bisnis, dan operasi

dari kantor pos pemeriksa untuk mencapai pendapatan dan mutu operasi

perusahaan.

20. Manajer audit, mutu dan K3L

Tugas pokok manajer audit, mutu dan K3L adalah melakukan pemeriksaan

secara rutin dan berkala terhadap pelaksanaan pekerjaan pada setiap bagian di

MPC dalam lingkup tanggung jawabnya berdasarkan pedoman pemeriksaan

periodik yang berlaku.

3.1.3. Kegiatan Usaha/Organisasi

PT Pos Indonesia (Persero) adalah suatu perusahaan yang bergerak di

bidang jasa atau biasa di sebut dengan Jaskutip (jasa keuangan dan titip). Adapun

jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) dibagi

menjadi beberapa kelompok produk atau bisnis sebagai berikut:

1. Bisnis komunikasi

Jenis layanan dari bisnis komunikasi antara lain:

a. Jenis layanan standar terdiri dari:

40

1) Surat biasa

2) Surat atau tercatat

3) Kartu pos dan surat balasan kartu pos

4) Warkat pos atau Aerogram

5) Barang cetakan braile

6) Perlakuan khusus

b. Jenis layanan prioritas terdiri dari:

1) Surat kilat

2) Surat kilat khusus

3) Express mail service

4) Pos express

5) Perlakuan khusus

2. Bisnis logistik

a. Jenis layanan standar yang terdiri dari:

1) Paketpos biasa (darat atau udara)

2) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah

b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari

1) Paket pos kilat khusus

2) Paket pos cepat luar negeri

3) Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah

3. Bisnis keuangan

a. Jenis layana standar yang terdiri dari:

1) Wessel pos biasa

2) Wessel pos kemitraan

41

3) Giro pos online

4) Giro pos kemitraan

b. Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:

1) Wessel pos prima

2) Wessel pos kemitraan

3) Wessel pos instan

4) Western union

4. Bisnis keagenan

Bisnis keagenan terdiri dari:

a. Penerimaan setoran pajak

b. SOPP (System Online Payment Point) seperti PLN, Telkom, Lazada, Bli-

Bli, dan Pembelian Tiket.

c. Pembayaran pensiunan dari taspen.

5. Bisnis flateli

Bisnis flateli terdiri dari:

a. Penjualan benda-benda pospenjualan benda flateli dan perangko prisma.

3.2. Hasil Penelitian

3.2.1. Pelaksanaan Penilaian Kinerja Pegawai

Pelaksanaan kinerja adalah proses penilaian capaian target-target kerja

yang disepakati oleh atasan dan bawahan untuk jangka waktu tertentu. Suatu

pelaksanaan penilaian kinerja merupakan bagian atau proses dari keseluruhan

siklus manajemen unjuk kerja dan merupakan suatu proses pembelajaran

berkelanjutan. Pelaksanaan terhadap pegawai sangat penting bagi perisahaan.

42

Karena perusahaan harus memilih dan memilih sumber daya manusia yang tepat

bagi kelangsungan perusahaan di masa yang akan datang.

Pada PT Pos Indonesia (Persero) untuk pelaksanaan penilian kinerja

dilakukan melalui SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu) aplikasi yang

digunakan untuk melakukan pengukuran atau penilaian kinerja pegawai tiap

triwulan dimana setiap 3 (tiga) bulan dan dalam setahun ada 4 (empat) penilaian.

Pegawai yang dinilai yaitu penggambaran mengenai target-target atau rencana

tindakan dari pelaksanaan sasaran kinerja pegawai, yang mempresentasikan

kesesuaian dengan hasil yang berhasil dicapai oleh pegawai tersebut. Selanjutnya

hasil tersebut akan di kompilasikan oleh bagian sumber daya manusia untuk di

input dan setelah semua hasil penilaian kinerja terselesaikan akan di kirim ke

kantor Regional.

Untuk para pegawai yang ingin melihat hasil penilaian kinerjanya dapat

dilakukan dengan cara membuka aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja

Individu), dan masing-masing pegawai memiliki useraname dan password untuk

log in ke aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu). Setelah itu

pegawai akan melihat hasil atau pencapaian kinerja masing-masing sesuai dengan

waktu yang telah di tentukan.

43

Berikut ini adalah alur pelaksanaan penilaian kinerja pegawai PT Pos Indonesia:

Pegawai Kepala Bagian Bagian SDM Regional

TIDAK

Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)

Gambar III.2

Alur pelaksanaan penilaian kinerja PT Pos Indonesia (Persero)

Mulai

Setuj

u/tida

k

Target

kinerja

Melakukan

pekerjaan

sesuai

target

Nilai kinerja Nilai Kinerja Input

ke web

Menerima

nilai

kinerja

Selesai

YA

44

Berdasarkan gambar III.2 dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Dimulai dari adanya kesepakan antara pegawai dengan atasan langsung.

2. Target kinerja, masing-masing pegawai menyusun target kinerja yang akan

direalisasikan per bulan.

a. Tingkat kehadiran

Tingkat kehadiran pegawai dalam satu bulan

b. Kuantitas kerja

Jumlah jam kerja perbulan yang diperlukan oleh pegawai untuk

menyelesaikan pekerjannya

c. Kualitas kerja

Bobot dari realisasi kinerja pegawai per bulan

3. Disetujui atau tidak, pegawai menyerahkan target kinerja sesuai dengan job

description masing-masing kepada atasan untuk meminta persetujuan. Jika

disetujui maka pegawai dapat melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan

yang telah disepakati. Jika tidak maka pegawai harus memperbaiki target

kinerjanya sesuai dengan standar yang ditetapkan.

4. Melakukan pekerjaan sesuai target, pegawai akan merealisasikan pekerjaan

yang telah sesuai dengan target yang telah disepakati dengan atasan.

5. Nilai Kinerja, pegawai melakukan penilaian diri sendiri atas hasil yang

dicapai.

6. Nilai kinerja, nilai tersebut kemudian di serahkan kepada atasan langsung

pada masing-masing bagian untuk diserahkan kepada bagian sumber daya

manusia.

45

7. Input ke web, dilakukan penginputan nilai kinerja dengan menggunakan

aplikasi SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu) oleh bagian SDM.

8. Menerima nilai kinerja, seluruh nilai kinerja pegawai di kirim kepada kantor

Regional.

9. Selesai

3.2.2. Hasil Penilaian Kinerja Pegawai

Untuk mengetahui hasil penilaian kinerja pegawai pada PT Pos Indonesia

(Persero) terdapat 4 (empat) formulir penilaian kinerja yang digunakan untuk

mencatat hasil kerja yang terdiri dari beberapa bagian yaitu:

1. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Individu non struktural

a. Identitas pegawai, yang merupakan informasi data pegawai yang meliputi

nama, NIP Pos, Jabatan, dan periode penilaian.

b. Informasi sumber data.

c. Informasi jumlah jam kehadiran dan jumlah jam kerja efektif pegawai.

d. Informasi jumlah waktu menyelesaikan pekerjaan dan jumlah jam kerja

efektif pegawai.

e. Informasi jumlah ditemukannya kesalahan, keterlambatan, keluhan

customer.

f. Informasi pencapaian sasaran atau bobot kinerja, yang merupakan

gambaran dari sasaran kinerja yang dicapai dalam triwulan atau 3 (tiga)

bulan.

g. Informasi jumlah nilai akhir sasaran penilaian kinerja

46

2. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Tingkat Kehadiran

a. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis

log book, dan nomor log book.

b. Informasi uraian dari total jumlah ketidakhadiran pegawai (per bulan).

1) Terlambat datang

2) Terlambat

3) Tidak masuk untuk

4) Berobat ke dokter

5) Izin mengurus perpanjangan

6) Izin mengurus perpanjangan

7) Mengurus anak sakit

8) Mengurus anak sekolah

9) Mengurus pajak rumah

10) Ke bank ambil akta kredit

11) Mengurus keperluan anak

c. Informasi akumulasi total jumlah ketidakhadiran pegawai (per bulan).

d. Informasi akumulasi jumlah kehadiran pegawai (per bulan)

e. Informasi pencapaian kinerja terhadap standard.

f. Informasi jumlah jam kerja efektif pegawai.

3. formulir KPI (Key Performance Indikator) kuantitas kerja

a. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis

log book, dan nomor log book.

b. Infromasi uraian sasaran kinerja yang merupakan gambaran dari target

kinerja yang akan dicapai.

47

1) Pengawasan pegawai

2) Persiapan buka loket

3) Penerimaan i-pos

4) Penerimaan wessel pos

5) Penerimaan pos pay

6) Sortir uang tunai

7) Cetak back sheet

8) Penjualan BPM

9) Pengawasan cap tanggal

10) Menyerahkan naskah N2 atau Lampiran

c. Informasi jumlah waktu penyelesaian pekerjaan (per bulan) dalam jam.

d. Informasi akumulasi waktu menyelesaikan pekerjaan (per bulan).

e. Informasi pencapaian kinerja terhadap standard.

f. Informasi jumlah jam kerja efektif pegawai.

4. Formulir KPI (Key Performance Indikator) Kualitas Kerja

1. Identitas pegawai, yang meliputi nama, NIP Pos, jabatan, triwulan, jenis

log book, dan nomor log book.

2. Informasi jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan atau keluhan

pelanggan.

3. Informasi total jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan (per bulan)

4. Informasi akumulasi total jumlah hari kejadian ditemukannya kesalahan.

5. Informasi pencapaian kinerja terhadap standar.

6. Informasi jumlah hari kerja individu terkait.

48

Tabel III.2

KPI (Key Performance Indikators)

Individu Nonstruktural PT Pos Indonesia (Persero)

Nama : xxxx

NIP Pos : xxxx

Jabatan : Staff SDM

Periode penilaian : Triwulan / 2018

KPI Sumber

data

Jumlah

jam

kehadiran

Jumlah

jam kerja

efektif

karyawan

Realisas

i

Bobot nilai

1 2 3 4 5 6 7

1.tingkat

kehadiran LB-3 450 450 100,00 33% 33.33

KPI Sumber

data

Jumlah

waktu

menyelesai

kan

pekerjaan

Jumlah

jam kerja

efektif

karyawan

Realisas

i

Bobot nilai

1 2 3 4 5 6 7

2.kuantita

s kerja LB-1 413 450 91,69 33% 30,56

KPI Sumber

data

Jumlah hari

ditemukannya

kesalahan,

keterlambatan, keluhn

kastemer.

Realisas

i

Bobot Nilai

1 2 3 4 5 6 7

3.kualitas

kerja LB-2A 0 100,00 33% 33,33

Total (I+II+III+IV+V) 97,21

Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)

Berdasarkan tabel III.2 dapat disimpulkan bahwa untuk nilai prestasi hasil

kinerja individu yang didapat oleh pegawai atas nama xxxx adalah 97, 23. Untuk

bobot tingkat kehadiran memperoleh nilai 33.33 sesuai dengan realisasi sasaran

49

kinerja yaitu 100,00. Untuk bobot kuantitas kerja memperoleh nilai 30,56 sesuai

dengan realisasi sasaran kinerja yaitu 91,69. Sedangkan untuk bobot kualitas kerja

memperoleh nilai 33.33, sesuai dengan realisasi kinerja yaitu 100,00. Dalam

penilaian kinerja setiap 100% akan dibagi 3 dan kualitas kerja akan berkurang jika

ada pengurangan dari nilai 100%.

Nilai-nilai tersebut diperoleh dengan menggunakan rumus:

Nilai : Realisasi kinerja dibagi bobot kinerja

Tabel III.3

KPI Tingkat Kehadiran Individu

Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book: Individu

Jabatan : Staff Bagian SDM Nomor Log Book : 3

Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI: Tingkat Kehadiran

No Uraian Jumlah ketidakhadiran karyawan (jam)

Jan – 18 Feb-18 Mar-18

1 TERLAMBAT

DATANG

7 TERLAMBAT

10 TIDAK MASUK

UNTUK

1 BEROBAT KE

DOKTER

5 IZIN MENGURUS

PERPANJANGAN

7 IZIN MENGURUS

PERPANJANGAN

26 MENGURUS ANAK

SAKIT

1 MENGURUS ANAK

SEKOLAH

6 MENGURUS PAJAK

RUMAH

8 KE BANK AMBIL

AKTA KREDIT

24 MENGURUS

50

KEPERLUAN ANAK

Total jumlah ketidakhadiran karyawan

(perbulan)

Akumulasi total jumlah ketidakhadiran

karyawan (perbulan)

Akumulasi jumlah kehadiran karyawan

(perbulan)

167 334 450

Pencapaian kinerja 37,1 74,2 100,00

Terhadap standard

STANDARD 450

(jumlah jam kerja efektif karyawan)

Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)

Berdasarkan tabel III.3 Dapat disimpulkan bahwa untuk tingkat kehadiran

individu pegawai atas nama xxxx memperoleh nilai standar (jumlah jam kerja

efektif karyawan) sebesar 450 atau 100,00. Dikarenakan jumlah ketidakhadiran

karyawan (per bulan) sebanyak 0.

Tabel III.4

KPI Kuantitas Kerja Individu

Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book : Individu

Jabatan : Staff bagian SDM Nomor Log Book : 2A

Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI : Kuantitas Kerja

NO Uraian Stand

ard

waktu

dalam

menit

Jumlah waktu

yang

diperlukan

untuk

menyelesaikan

pekerjaan

Jumlah waktu

yang

diperlukan

untuk

menyelesaikan

pekerjaan

Jumlah waktu

yang

diperlukan

untuk

menyelesaikan

pekerjaan

JAN-18 FEB-18 MAR-18

JML Akum

ulasi

JML Akum

ulasi

JML Akum

ulasi

1 PENGAWAS

AN PEG 18 3

2 PERSIAPAN

BUKA

LOKET

3 90 270 85 255 90 270

3 PENERIMAA

N I-POS 3 900 2.700 885 2.655 900 2.700

51

4 PENERIMAA

N

WESELPOS/

RS-3A

3 275 825 270 810 275 825

5 PENERIMAA

N POS PAY 3 900 2.700 895 2.685 900 2.700

6 SORTIR

UANG

TUNAI

10 65 650 60 600 65 650

7 CETAK

BACK

SHEET

3 65 195 60 180 65 195

8 PENJUALAN

BPM 3 55 165 60 150 55 165

9 PENGAWAS

AN CAP

TANGGAL

3 55 220 50 220 55 220

10 MENYERAH

KAN

NASKAH

N2/LAMP

10 60 600 55 550 60 600

Jumlah waktu

menyelesaikan

pekerjaan (per

bulan) dalam jam

2.465 139 2425 135 2.465 139

Akumulasi waktu

menyelesaikan

pekerjaan (perbulan)

139 274 413

PENCAPAIAN

KINERJA

0,31 0,61 0,92

TERHADAP

STANDARD

STANDARD

450 (Jumlah jam kerja

efektif karyawan

Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)

Berdasarkan tabel III.4 dapat disimpulkan bahwa karyawan ataas nama

xxxx dapat menyelesaikan pekerjaan rata-rata 3 menit, maka jumlah kerja efektif

karyawan untuk kuantitas kerja adalah 450

52

Tabel III.5

KPI Kualitas Kerja Individu

Nama Pengisi : xxxx Jenis Log Book : Individu

Jabatan : Staff Bagian SDM Nomor Log Book : 2A

Triwulan : Triwulan / 2018 Nama KPI : Kualitas Kerja

No Uraian pekerjaan Jumlah kejadian ditemukannya

kesalahan/keluhan pelanggan

JAN-18 FEB-18 MAR-18

Terlambat datang

Total jumlah ah harikejadian

ditemukannya kesalahan (per bulan)

0 0 0

A B C

Akumulasi total jumlah hari kejadian

ditemukannya (perbulan)

0 0 0

A A+B A+B+C

PENCAPAIAN KINERJA

TERHADAP STANDARD

0,00 0,00 0,00

STANDARD 66

Sumber: PT Pos Indnesia (Persero)

Berdasarkan tabel III.5 dapat disimpulkan bahwa akumulasi total jumlah

hari kejadian ditemukannya kesalahan (per bulan) adalah 0, maka standar (jumlah

hari kerja individu terkait) untuk kualitas kerja individu adalah 66.

Berikut ini hasil dari penilaian kinerja pegawai PT Pos Indonesia (Persero)

Tabel III.6

Hasil Penelitian kinerja individu

No Nama Tingkat

kehadiran

Kuantitas

kerja

Kualitas

kerja Nilai akhir

1 Rahma Dewi 33,33 30,56 33,33 97,23

2 Suherman 33,33 31.00 32,30 96,63

3 Ratri Widianti 32,56 30.00 32,45 95.01

4 Fatiah 33,33 30,56 32,30 96.19

53

5 Ahmad Zaenudin 32,56 31.33 33,33 97.22

6 Nur Hadi 32,30 30,56 32,56 95.42

7 Hendra Gunawan 32,30 30,30 33,33 95.93

8 Iskandar 32.75 31.00 32,00 96.08

9 Tunggono 32.56 30.00 32.33 94.89

Sumber: PT Pos Indonesia (Persero)

Berdasarkan tabel III.1 diatas dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Pegawai atas nama Rahma Dewi memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

33.33, nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 33.33,

dan hasil nilai akhir sebesar 97.23.

2. Pegawai atas nama Suherman memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

33.33, nilai kuantitas kerja sebesar 31.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.30,

dan hasil nilai akhir sebesar 96.63.

3. Pegawai atas nama Zumalah memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.30,

dan hasil nilai akhir sebesar 95.01.

4. Pegawai atas nama Rahma memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar 33.33 ,

nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 32.30, dan hasil

nilai akhir sebesar 96.19.

5. Pegawai atas nama Ahmad Zaenudin memperoleh nilai tingkat kehadiran

sebesar 32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 31.33, nilai kualitas kerja sebesar

33.33 , dan hasil nilai akhir sebesar 97.22.

54

6. Pegawai atas nama Nyimas Laila H memperoleh nilai tingkat kehadiran

sebesar 32.30, nilai kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar

32.56, dan hasil nilai akhir sebesar 95.42.

7. Pegawai atas nama Liana Putri memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

32.30, nilai kuantitas kerja sebesar 30.30, nilai kualitas kerja sebesar 32.56,

dan hasil nilai akhir sebesar 95.93.

8. Pegawai atas nama Edi Mulyono memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

32.75, nilai kuantitas kerja sebesar 31.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.00,

dan hasil nilai akhir sebesar 96.08.

9. Pegawai atas nama Tunggono memperoleh nilai tingkat kehadiran sebesar

32.56, nilai kuantitas kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.33,

dan hasil nilai akhir sebesar 94.89.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa diantara 9 (sembilan)

jumlah pegawai nilai tertinggi dimiliki oleh pegawai atas nama Rahma Dewi

dengan nilai tingkat kehadiran sebesar 33.33, nilai kuantitas kerja sebesar, nilai

kuantitas kerja sebesar 30.56, nilai kualitas kerja sebesar 33.33, dan nilai akhir

sebesar 97.23. sedangkan nilai terendah dimiliki oleh pegawai atas nama

Tunggono dengan perolehan nilai tingkat kehadiran sebesar 32.56, nilai kuantitas

kerja sebesar 30.00, nilai kualitas kerja sebesar 32.33 dan nilai akhir sebesar 94.89.

Setelah diketahui data dan perolehan nilai individu mengenai kemampuan

masing-masing individu maka selanjutnya adalah tahap untuk mengevaluasi dan

mengukurnya dengan melakukan perbandingan nilai antar individu apakah

pegawai tersebut sudah mencapai nilai standar perusahaan atau belum yang

meliputi tingkat kehadiran, kualitas kerja, dan kuantitas kerja.

55

3.2.3. Kendala Penilaian Kinerja Pegawai

Dalam pelaksanaan penilaian kinerja tidak selamanya berjalan sesuai

dengan harapan, ada beberapa faktor yang menjadi hambatan dalam proses

penilaian. Berikut kendala yang dihadapi PT Pos Indonesia (Persero) dalam

penilaian kinerja:

1. Keterlambatan penyerahan data

Pada saat melakukan penilaian tidak semua pegawai melaporkan hasil

penilaiannya tepat waktu, hal ini dikarenakan kesibukan mereka untuk

menyelesaikan pekerjaan lain diluar penilaian tersebut. Tentu hal ini akan

menghambat dalam proses penginputan data untuk kemudian di kirim ke

kator Regional.

2. Ketika terjadi mutasi, penilaian tidak dapat dilakukan menyeluruh

Jika terjadi mutasi tidak dapat dilakukan penilaian secara menyeluruh, hal

tersebut dikarenakan ketika pegawai tersebut belum selesai mencapai target

kinerja yang sudah disepakati di awal maka penilaian menjadi kurang,

sedangkan pegawai yang menggantikan tidak dapat melakukan penilaian

karena bukan menjadi target pencapaiannya dalam waktu yang telah di

tentukan.

3. Pegawai diluar fungsi kontrol yang kosong

Adanya Pada PT Pos Indoesia (Persero) sering terjadi hal tersebut yang

berakibat penilaian kinerja tidak dapat dilakukan secara maksimal

dikarenakan pembagian tugas yang kurang spesifik.

56

3.2.4. Cara mengatasi kendala penilaian kinerja pegawai

Berikut cara mengatasi kendala yang dihadapi PT Pos Indonesia (Persero)

dalam penilaian kinerja pegawai:

1. Setiap minggu dilakukan pembinaan kinerja atau VNC (Virtual Network

Computing).

Dalam mencapai tujuan dan kelangsungan perusahaan maka PT Pos

Indonesia melakukan pengontrolan jarak jauh yang terhubung langsung

dengan masing-masing kantor cabang. Meskipun tidak pada tempat yang

sama, dari kantor Regional dapat melakukan pengecekan semua data yang

masuk melalui VNC (Virtual Network Computing).

2. Dilakukan evaluasi melalui gathering yang dilakukan per triwulan

Pada PT Pos Indonesia (Persero) akan melakukan evaluasi dengan cara

mengadakan gathering, hal tersebut bertujuan untuk melihat sejauh mana

progress yang telah dicapai oleh masing-masing pegawai sehingga dapat

menjadi tolak ukur dimasa yang akan datang.

3. Melakukan sertifikasi

Setiap pegawai diwajibkan untuk mengikuti ujian yang dilaksanakan setiap

tahun, yang bertujuan untuk mengukur kemampuan masing-masing pegawai

agar dapat bekerja secara profesional. Jika dalam ujian tidak lolos maka

pegawai diharuskan mengikuti ujian pada periode selanjutnya sampai

dinyatakan lulus dan setiap pegawai mampu menjalankan tugas dan tanggung

jawabnya dengan baik.