BAB IV

PEMECAHAN MASALAH

4.1 Metodologi Pemecahan Masalah

Metodologi pemecahan masalah adalah suatu pola pemikiran atau penjabaran

dari langkah-langkah untuk memecahkan masalah agar suatu penelitian dapat

dilakukan secara terarah. Metodologi pemecahan masalah yang akan dilakukan pada

penelitian ini dapat dilihat pada gambar diagram alir berikut :

Identifikasi MasalahLemahnya pemantauan dan pengendalian kegiatan yang mengakibatkan terjadinya kegagalan proses

pengadaan

Studi LiteraturLiteratur yang digunakan :

Manajemen Kinerja, Sistem Kontrol dan Pengukuran Kinerja, Manajemen Informasi, Performance Dashboard,

dan referensi lain yang relevan

Penentuan Tujuan PenelitianMendesain sistem pengukuran kinerja untuk membantu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan dengan

menggunakan metode “Performance Dashboard”

Pengumpulan Data

Data Perusahaan

Survey dan Wawancara

Analisis Data

Analisis Sistem Yang AdaAnalisis Sistem Yang akan

Dikembangkan

Analisis “Gap”Gap yang terjadi antara sistem yang ada dengan

sistem yang akan dikembangkan digunakan sebagai dasar dari perancangan Performance Dashboard

Perancangan Performance Dashboard- Identifikasi key performance Indicator (KPI)- Desain Interface dashboard- Identifikasi input data- Desain Prototype Performance Dashboard- Identifikasi umpan balik/masukan dari pengguna

Kesimpulan dan Saran

Gambar 21. Tahapan Metodologi Pemecahan Masalah

52

Penjelasan lebih lanjut untuk beberapa tahapan yang membutuhkan penjelasan

detil akan diuraikan pada sub-sub bab berikutnya. Meski begitu, untuk memberi

gambaran umum tentang proses pemecahan masalah, berikut ini akan diberikan

penjelasan ringkas mengenai tiap-tiap tahapan di atas:

1. Identifikasi Masalah

Tahap ini mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses pengadaan

PT. TELKOM tbk di divisi infratel yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik.

Dari hasil identifikasi tersebut didapat bahwa permasalahan terletak pada lemahnya

proses pemantauan dan pengendalian proyek-proyek yang ditangani oleh Unit

Fungsional Logistik (UFL) ini.

2. Studi Literatur

Tahapan studi literatur dilakukan untuk memperoleh landasan dan kerangka

berpikir dari data yang mendukung penelitian ini disamping memberikan pemahaman

mengenai berbagai teori pendukung dalam analisis dan pembahasan. Studi literatur ini

menjadi acuan dalam penggunaan alat analisis, proses analisis dan penarikan

kesimpulan. Studi pustaka yang dilakukan pada penelitian ini meliputi konsep-konsep

pengukuran kinerja, Key Performance Indicator (KPI), Sistem Informasi dan

performance dashboard.

3. Penentuan Tujuan Penelitian

Pada tahapan ini ditentukan tujuan dari penelitian yaitu membuat usulan

rancangan sistem pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan untuk Unit

Fungsional Logistik Divisi Infratel dengan menggunakan metoda performance

dashboard sebagai suatu alat bantu yang dapat mengkomunikasikan suatu kinerja

dengan menampilkan informasi terpilih yang ditampilkan secara visual sehingga kita

dapat dengan cepat menemukan dimana letak dari suatu permasalahan, sehingga dapat

segera pula dilakukan langkah pengambilan keputusannya.

4. Pengumpulan dan Pengolahan Data

Untuk keperluan penelitian, proses pengumpulan data dilakukan dengan cara

survey dan wawancara langsung dengan pihak-pihak terkait dengan aktivitas

organisasi bisnis yang menjadi objek penelitian. Data yang dikumpulkan adalah data

yang relevan terhadap tujuan penelitian yang telah ditetapkan.

53

5. Perancangan Desain Performansi Dashboard

Membuat sebuah rancangan display informasi berbasis Information Sistem

(IS) sebagai sarana untuk pemantauan dan pengendalian proses bisnis yang dapat

menyediakan informasi kinerja bisnis secara integratif dan dapat mendukung proses

pengambilan keputusan secara cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

6. Kesimpulan dan Rekomendasi

Tahap ini disimpulkan hal-hal pokok yang perlu diperhatikan oleh perusahaan

berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini, berikut saran-saran untuk

perbaikan yang akan direkomendasikan.

4.2 Studi Literatur

4.2.1 Pengukuran Kinerja

Pengukuran kinerja dalam suatu perusahaan sangat penting untuk dilakukan,

karena dengan dengan pengukuran tersebut kita hanya dapat mengetahui apa yang

kita dapatkan melalui sesuatu yang terukur. Apa yang diukur biasanya mendapatkan

perhatian. Yang lebih penting adalah jika kita tidak dapat mengukur suatu hal, maka

akan sulit untuk dapat mengelolanya. ”If yot cannot measure it, you cannot manage

it”. Dalam kerangka pikir inilah dapat dinyatakan bahwa pengukuran kinerja menjadi

sebuah alat untuk mengkaji ulang manajemen stratejik yang diterapkan oleh pihak

manajemen.

Dalam perancangan suatu sistem manajemen kinerja, Wibisono, D, 2006,

dalam bukunya yang berjudul ”Manajemen Kinerja : Konsep, desain, dan teknik

meningkatkan daya saing perusahaan”, menempatkan pengukuran kinerja pada tahap

penerapan dari sistem manajemen kinerja, yang mana terdapat 4 tahap dalam

perancangan sistem manajemen kinerja tersebut, yaitu :

• Tahap 0 : Fondasi

Pemahaman atas pedoman prinsip yang harus dijadikan fondasi bagi rancangan

sistem manajemen kinerja.

• Tahap 1 : Informasi Dasar

Informasi dasar yang diperlukan sebagai masukan bagi perancang Sistem

Manajemen Kinerja pada dasarnya menyangkut lingkungan usaha yang saat ini

sedang digeluti, yang terdiridari informasi tentang industri, pemerintah dan

masyarakat, pasar dan pesaing, serta produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan.

54

• Tahap 2 : Perancangan

Merupakan lankah perancangan Sistem Manajemen Kinerja yang terdiridari

penentuan visi, misi, strategi, dan kerangka kerja yang digunakan sebagai dasar

penentuan variabel kinerja, keterkaitan antar variabel, dan kaji banding

(bencmark) yang akan diambil.

• Tahap 3: Penerapan

Merupakan tahap penerapan rancangan yang meliputi display yang akan

didukung, laporan yang akan dirancang, sosialisasi Sistem Manajemen Kinerja

kepada seluruh karyawan, analisis manfaat/biaya bagi penerapan Sistem

Manajemen Kinerja, modifikasi proses yang diperlukan, pelatihan yang harus

disertakan, sumber daya yang akan terlibat, dan kedudukan Sistem Manajemen

Kinerja saat ini terhadap Sistem Manajemen Kinerja yang baru. Pada saat

penerapan, harus diuji apakah Sistem Manajemen Kinerja tersebut telah dapat

mengakomodasi 4 hal utama, yaitu pengukuran, evaluasi, diagnosis, dan tindak

lanjut yang diperlukan jika kinerja perusahaan menyimpang dari standar yang

telah ditetapkan.

• Tahap 4 : Penyegaran

Merupakan langkah evaluasi terhadap kemutakhiran Sistem Manajemen Kinerja

yang dirancang dengan mempertimbangkan informasi dan perkembangan

pengetahuan terkini.

Secara diagramatis Sistem Manajemen Kinerja dapat dilukiskan seperti pada

gambar dibawah ini.

Gambar 22. Manajemen Kinerja

Pengukuran Kinerja

Evaluasi Hasil Pengukuran

Diagnosis Proses Perbaikan

Tindak Lanjut

Proses perubahan Fundamental

Proses perbaikan berkelanjutan

55

Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa 4 pilar utama dalam manajemen

kinerja adalah pengukuran kinerja, evaluasi hasil pengukuran yang didapat, diagnosis

untuk mengidentifikasikan perbaikan, dan tindak lanjut yang harus dilakukan. 4 pilar

tersebut termasuk dalam tahap perancangan Sistem Manajemen Kinerja pada tahap

penerapan. Tahap tersebut dapat dilihat pada gambar perangkat pendukung penerapan

sistem manajemen kinerja di bawah ini.

Gambar 23. Perangkat Pendukung Penerapan Sistem Manajemen Kinerja

Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa untuk mendukung keempat fungsi

tersebut, Sistem Manajemen Kinerja harus mempertimbangkan beberapa aspek, yang

meliputi ; Sistem Manajemen Kinerja yang berlaku saat ini, laporan yang harus

didukung oleh Sistem Manajemen Kinerja yang baru, sosialisasi Sistem Manajemen

Kinerja yang baru ke seluruh organisasi, analisis rasio manfaat terhadap biaya yang

harus dikeluarkan untuk setiap aktivitas dalam penerapan Sistem Manajemen Kinerja,

pelatihan yang harus dilakukan sehubungan dengan penerapan Sistem Manajemen

Kinerja yang baru, alokasi sumber dayanya, dan display yang komunikatif bagi

seluruh pegawai perusahaan.

Dalam penelitian ini, aspek yang dipertimbangkan untuk melakukan perbaikan

proses pemantauan dan pengendalian proyek yang mendukung pada penerapan sistem

manajemen kinerja adalah aspek laporan dan aspek display.

56

Laporan

Laporan harus sudah didefinisikan di awal perancangan. Spesifikasi laporan

tersebut harus dipilah untuk keperluan manajemen puncak, menengah, dan untuk

karyawan di level operasi. Untuk tiap level-level tersebut tentu berbeda kedalaman

laporannya, kerincian laporan dan jangka waktu laporan yang harus didukung.

Laporan hendaknya dirancang sedemikian rupa sehingga dapat dikomunikasikan

dengan segera dalam waktu riil (real time reporting) dan dengan dukungan sistem

terhubung (on-line system), baik dari segi informasi kinerjanya maupun aspek

pengambilan keputusannya.

Dispaly

Dalam membantu meningkatkan motivasi diri dan menciptakan lingkungan

yang sportif, mempublikasikan data tertentu ke depan publik dalam tingkat intern

terutama yang merangkum kinerja tim maupun individu dalam perusahaan merupakan

salah satu cara yang baik, karena setiap individu akan mengetahui posisi mereka

masing-masing terhadap seluruh kinerja perusahaan.

Tipe data yang sering digunakan adalah data kuantitatif yang merupakan data

hasil pengukuran. Bagaimana data dinilai dan ditanggapi tergantung dari pihak

manajemen. Hal yang paling sederhana dalam mengomunikasikan kinerja adalah

mengguakan grafik display. Aturan utama dalam membuat grafik display adalah

tampilannya yang menarik perhatian seperti penggunaan huruf yang besar, banyak

warna, karakteristik gambar yang mudah dirancang, mudah diperbaharui, mudah

diakses, dan mudah diinterpretasikan. Salah satu contoh grafik display yang

informatif adalah dalam bentuk dashboard.

Agar informasi kinerja tersebut dapat selalu di-update dan saling

diinformasikan dengan segera, maka diperlukan bantuan komputer yang dapat

mengakomodasikan kompleksitas data kinerja dan mempresentasikannya dalam

display yang komunikatif.

4.2.2 Sistem Pengukuran Kinerja dan Kontrol

Sistem pengukuran kinerja dapat membantu para manajer untuk melacak

implementasi dari strategi bisnis yang sedang dijalankan dengan membandingkan

hasil aktual dengan strategic goals dan objektifnya. Sistem pengukuran kinerja

memiliki ciri yang berisi metode sistematik dari pengaturan business goals bersama-

57

sama dengan feedback reports yang diberikan secara periodik untuk

mengidentifikasikan progress dari kondisi aktual dibandingkan dengan goals nya

tersebut. Feedback dari suatu informasi merupakan backbone dari sistem pengukuran

kinerja dan kontrol.

Dalam suatu sistem pengukuran kinerja dan kontrol terdapat 4 aspek penting

yang dapat menjadi fokus perhatian, yaitu :

1. Kegunaan dari sistem pengukuran kinerja dan kontrol adalah untuk

memberikan informasi. Sistem ini berfokus pada data, baik data finansial

maupun non finansial yang dapat mempengaruhi pembuatan keputusan dan

managerial action.

2. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol menyajikan suatu rutinitas formal dan

prosedur-prosedur. Informasi dicatat atau dimasukkan kedalam suatu

komputer sistem dengan format standar yang telah ditetapkan, baik itu di atas

kertas dokumen ataupun di dalam sistem berbasis komputer.

3. Sistem pengukuran kinerja dan kontrol biasanya digunakan oleh tingkat

manager. Sebuah organisasi menciptakan begitu banyak informasi, informasi

tersebut tidak semuanya relevan bagi manager di setiap hari kerjanya.

4. Para manager menggunakan sistem pengukuran performansi dan kontrol untuk

me-maintain atau merubah pola aktifitas-aktifitas di organisasinya. Pola

aktifitas yang diharapkan adalah pola yang mengarah pada keefisiensian dan

proses yang jauh dari kesalahan-kesalahan (error-free processing).

4.2.3 Penggunaan Informasi Untuk Pengukuran Kinerja dan Kontrol

Informasi sangat penting untuk semua bisnis juga organisasi-organisasi

nonprofit. Banyaknya dan kualitas informasi yang bermanfaat bagi manager dari

semua jenis organisasi menunjukkan barometer yang baik dari kesehatan organisasi.

Salah satu dari tujuan pengukuran kinerja dan kontrol adalah menciptakan

suatu fact-based management, yaitu manajemen yang berangkat dari intuisi menuju

analisis berdasarkan data dan fakta.

Dalam tahapan implementasi strategi, informasi terbagi menjadi 2 tipe, yaitu :

- informasi mengenai progress dalam pencapaian goals

- informasi untuk memberikan peringatan akan suatu ancaman ataupun peluang

58

Kedua informasi tersebut sama-sama menyediakan suatu feedback. Gambar dibawah

menggambarkan alur informasi yang dibutuhkan oleh top management untuk

memperoleh pencapaian dari profit goals dan strategi.

Gambar 24. Alur Informasi Dalam Suatu Organisasi

Informasi dapat digunakan untuk berbagai macam tujuan seperti planning,

coordination, motivation, evaluation, dan education. Untuk tujuan menciptakan

sistem pengukuran kinerja dan kontrol, semua tujuan diatas dapat dibuat kedalam

lima kategori, yaitu informasi untuk :

- Decision making, dimana para manager secara rutin mengumpulkan informasi

untuk memperbaiki proses pengambilan keputusan.

- Control, para manager menggunakan informasi untuk kontrol dengan

menggunakan feeddback untuk memastikan bahwa input, proses, dan output

telah diatur untuk memperoleh organizational goals.

- Signaling, digunakan saat manager mengirimkan isyarat ke seluruh bagian

organisasi mengenai preferensi, nilai-nilai, dan tipe-tipe peluang untuk di

dicari dan diteliti lebih dalam oleh para karyawannya.

- Education and learning, untuk melatih para manager dan karyawan juga

untuk membuat seluruh bagian organisasi mengerti akan perubahan-perubahan

Board of Directors and Shareholders

Top Management

Lower Organizational Levels

Information about strategies and economic payoffs

Information about strategic domaain

Information about intended strategis and plans

Information about progress in achieving intended strategies

Information about emerging threats and opportunities

59

yang terjadi dalam lingkungan internal dan eksternal yang dapat menyebabkan

efek pada organisasi.

- External communication, untuk memilih siapa yang berkepentingan dalam

kelangsungan dan kesuksesan perusahaan.

Pada masa lalu, informasi untuk pengukuran kinerja dan kontrol mengalami

berbagai kendala, seperti masalah kekurangan jumlah informasi, informasi dalam

scoop yang terbatas, informasi yang terlalu teragregat dan umum untuk digunakan

sebagai bahan pengambilan keputusan dan kontrol, informasi yang terlambat,

informasi yang tidak reliabel. Namun pada masa sekarang ini, dengan teknologi

informasi yang telah berkembang pesat dan pengertian akan penggunaan pengukuran

kinerja dan kontrol yang lebih baik, semua keterbatasan tersebut dapat dihindari.

4.2.4 Data dan Informasi

Data adalah fakta atau hasil observasi yang menggambarkan suatu gejala

tertentu. Data dapat didefinisikan sebagai aliran sekumpulan fakta atas sesuatu

peristiwa tertentu dalam suatu organisasi atau lingkungan yang masih belum diolah

menjadi bentuk yang dapat dipahami dan dipakai. Data baru memiliki arti setelah

diolah menjadi informasi. Data dapat berupa huruf, angka, gambar ataupun suara.

Data merupakan sumber informasi yang perlu dikelola dan dipelihara.

Gambar 25. Tranformasi Data Menjadi Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data. Informasi merupakan salah satu

sumberdaya yang mempunyai peranan sangat penting bagi manajemen suatu

organisasi dalam upayanya mencapai tujuan. Informasi dipakai sebagai pendukung

manajemen dalam mengambil keputusan mulai dari perencanaan sampai dengan

pengendalian. Dengan informasi yang baik suatu organisasi akan memiliki

keunggulan posisi untuk bersaing.

Data Pengolahan Informasi

Penyimpanan Data

60

Informasi memberikan penjelaskan pada suatu sistem mengenai apa yang telah

terjadi di masa lalu, apa yang telah terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di

masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan

khusus, dan output dari simulasi matematik. Output informasi ini digunakan oleh

manajer maupun non manajer dalam suatu perusahaan saat mereka akan membuat

keputusan untuk mencari solusi dari suatu masalah.

Kualitas dari suatu informasi ditentukan dari seberapa besar informasi itu

dapat memotivasi seseorang untuk mengambil suatu tindakan ataupun bagaimana

kontribusinya dalam pembuatan keputusan yang efektif. Ada beberapa acuan yang

dapat dipakai untuk menentukan kualitas informasi, yaitu :

• Akurat

Suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan (lengkap) dan tidak bias

atau menyesatkan. Akurat merupakan salah salah satu variable dalam menilai

kualitas informasi, karena selama berjalan dari pemberi sampai ke penerima

seringkali terjadigangguan yang menyebabkan adanya perubahan informasi

• Tepat waktu

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang

sudah usang tidak akan memberikan nilai bagi si penerimanya.

• Relevansi

Suatu informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Jika

kebutuhan informasi diperuntukan bagi suatu organisasi maka informasi

tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan

bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

• Lengkap

Informasi harus diberikan secara lengkap tidak parsial.

4.2.5 Sistem Informasi

Definisi sistem informasi dijelaskan oleh Laudon dalam bukunya

“Management Information System : New Approaches to Organization & Technology”

sebagai kumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk

mendukung proses pengambilan keputusan, koordinasi dan pengendalian. Tugas

61

pokok statu sistem informasi mencakup: capturing, conveying, creating (transaction

processing, analitycal processing), craddling (stroring), communicating.

Dalam prespektif bisnis, sistem informasi merupakan suatu solusi atas

persoalan organisasional dan manajerial, dengan memanfaatkan teknologi informasi

untuk mengantisipasi tantangan dari lingkungannya. Dalam perkembangannya istilah

sistem informasi manajemen selalu dikaitkan dengan teknologi jaringan komputer

sebagai alat sekaligus media transfer informasi. Sistem informasi manajemen yang

didukung oleh teknologi komputer tersebut dikenal sebagai sistem informasi

manajemen berbasis computer (computer-based information system).

Keputusan memerlukan informasi yang tepat dan akurat. Teknologi informasi

memberikan fasilitas untuk memenuhi kebutuhan tersebut, yaitu dengan CBIS atau

Sistem Informasi Berbasis Komputer. Sistem tersebut ditopang oleh perangkat keras

dan lunak untuk memproses dan menyebarkan informasi. Model CBIS digunakan

sebagai model pemecahan masalah.

Gambar 26. Model CBIS Sebagai Model Pemecahan Masalah

Jika dilihat dari sisi proses transformasi informasi serta penggunaan teknologi

informasi, maka model performance dashboard dapat disebut sebagai suatu model

CBIS.

4.2.6 Alur Data dan Informasi

Struktur manajemen dari perusahaan menyerupai bentuk sebuah piramida.

Dilihat dari level-level detail sistem pelaporan yang ada, laporan yang diterima

manager senior akan lebih ringkas dibandingkan dengan format laporan yang

dibutuhkan manager-manager dibawahnya. Seperti diketahui bersama bahwa inti dari

sistem informasi adalah bagaimana mengubah data mentah menjadi informasi yang

Masalah

Keputusan

Pemecahan Masalah

Informasi Sistem Pendukung Keputusan

CBIS

62

berguna bagi para pengambil keputusan. Dalam piramida perusahaan juga terlihat tiga

tingkatan pengolahan data untuk menjadi informasi, yaitu :

• Tingkat pertama, tingkat ini adalah tingkat transaksi dimana untuk pertama

kalinya data mentah direkam ke dalam perangkat penyimpanan komputer

(data strorage). Proses ini dinamakan data entry.

• Tingkat kedua, tahap dimana data yang bersal dari berbagai macam sumber

memasuki tahap konsolidasi. Proses ini dinamakan data warehousing. Di

perusahaan yang belum memiliki data warehouse, konsolidasi biasanya

dilakukan secara manual (data di-entry ulang) ataupun dengan membuat

program-program interface yang menghubungkan beberapa modul terpisah.

• Tingkat ketiga, tingkat dimana pemrosesan data menjadi informasi yang

relevan bagi pengguna sistem komputer. Pada dasarnya yang terjadi adalah

aktifitas meringkas data yang telah tersimpan di data warehouse atau database

terkait. Seorang penyelia perlu mendapatkan ringkasan data transaksi yang

terjadi di divisinya (transactional information system). Di tingkatan

manajemen biasanya terjadi peringkasan lebih lanjut terhadap informasi yang

dihasilkan di divisinya sehingga sesuai dengan kebutuhan para manager

(management information system).

• Di tingkatan yang lebih tinggi lagi, informasi harus disajikan sedemikian rupa

sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem ini disebut

dengan nama decision support system. Ringkasan informasi yang jauh lebih

ringkas ini biasanya hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja

perusahaan seperti profit perusahaan, pangsa pasar dan lainnya pada perioda

yang bersangkutan, sistem ini dinamakan executive information system.

Gambar piramida dari sistem informasi dapat dilihat pada gambar di bawah ini

63

Gambar 27. Information System

4.2.7 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Terdapat 2 metode yang dapat dipakai untuk mengidentifikasi kebutuhan

informasi, yaitu :

1. Enterprise analysis (bussines system planning)

Metode bussines system planning (BSP) dikembangkan oleh IBM. Keunggulan

BSP adalah dapat memberikan gambaran kebutuhan informasi organisasi secara

menyeluruh. Kelemahan BSP adalah membutuhkan waktu yang relatif lama untuk

mengumpulkan informasi melalui wawancara dengan beberapa manajer, dan

cenderung meluas serta kurang fokus pada inti persoalannya.

2. Critical Succes Factors (CSF)

Metode CSF dilakukan melalui wawancara dengan manajer kunci untuk

mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi.

Metode ini cukup efektif dan fokus kepada persoalan inti, namun memiliki

kelemahan yaitu dalam mengagregasikan keinginan dan pendapat manajer yang

berbeda atau saling bertentangan. Informasi yang diperoleh dari para manajer

berpotensi untuk terjadinya bias.

4.2.8 Pengambilan Keputusan

Dalam piramida perusahaan juga membagi manajemen pengambil keputusan

menjadi tiga tingkatan, yaitu :

• Top Manager (TM), TM sebagai tingkatan tertinggi dalam mengambil

keputusan biasanya bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka

EIS

B I S

Data Warehouse

CCBS BSSIMS

DSS

Report & Analytical

Transactional

64

panjang dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta

metodenya.

• Middle Manager (MM), MM akan menterjemahkan target strategis yang

ditetapkan ke dalam periode jangka menengah yang pelaksanaannya harus

terbukti efektif dan efisien terutama dalam melakukan manajemen kontrol.

• Lower Manager (LM), tingkatan ini akan berusaha mengimplementasikan apa

yang diterjemahkan oleh MM ke dalam aktifitas sehari-hari sesuai prosedur

dan target jangka pendek yang ditentukan.

Dalam proses pengambilan keputusan diperlukan data mengenai banyak hal

untuk diolah menjadi informasi. Karakteristik informasi yang diperlukan atau relevan

untuk masing-masing level manajemen pun berbeda. Ada enam dimensi indikator

dasar dari informasi yang harus diperhatikan dalam membangun sistem informasi

tertentu bagi pengambil keputusan yang berbeda tingkat level manajemen, yaitu :

1. Information Source, yaitu sumber informasi yang dibutuhkan

2. Frequency of Decision, yaitu frekuensi dari tiap level manajemen untuk

mengambil keputusan

3. Time scale, yaitu skala waktu untuk melihat seberapa jauh tiap level

manajemen harus memonitor program-program yang diembannya.

4. Time Horizon, yaitu rencana-rencana yang akan dilakukan untuk masa depan,

baik itu jangka pendek maupun jangka panjang.

5. Scoope, yaitu batasan tiap level manajemen dalam pengambilan keputusan

6. Nature of decision, yaitu cara dari tiap level manajemen untuk mengambil

keputusan.

4.2.9 Performance Dashboard

Berdasarkan ide yang didapat dengan mengadopsi instrument panel pada

mobil, dimana panel tersebut dibuat untuk mempermudah pengemudi mobil untuk

bisa mengetahui berapa kecepatan mobil, berapa putaran mesin, berapa jumlah bahan

bakar yang ada, berapa suhu mesin dan panel-panel lain yang dapat

menginformasikan kondisi mobil lainnya sehingga kita dapat mengontrol jalannya

mobil kapanpun dan sesuai dengan yang kita inginkan. Dengan tujuan yang sama

maka performance dashboard versi digital dengan memanfaatkan teknologi komputer

65

dibuat untuk membantu para bisnis atau proyek manager untuk mengontrol jalannya

bisnis atau proyek.

Dashboard adalah alat bantu control untuk mengidentifikasi jalannya proses

bisnis secara mudah dengan menggunakan indikator-indikator tertentu seperti

misalnya penggunaan indikator warna-warna khusus yaitu merah, hijau atau kuning

yang melambangkan status atau kondisi dari suatu bisnis atau proyek, tanda

peringatan, ringkasan-ringkasan, grafik-grafik seperti bar-chart, pie chart, dimana

biasanya dibuat satu set dalam suatu portal, dan dapat diatur.

Performance dashboard memiliki fungsi yang lebih dari hanya sekedar grafik-

grafik performansi, performance dashboard adalah suatu bussines information sistem

yang komplit yang dibangun dari bussines intelegent dan struktur data-data yang

terintegrasi. Performance dashboard ini menampilkan mekanisme-mekanisme display

dengan mudah.

Dashboard yang dibuat secara spesial dapat digunakan untuk mengontrol atau

melacak semua bagian fungsional dalam suatu perusahaan, contohnya seperti untuk

divisi human resource, recruiting, sales, operation, information technology (IT),

project management, customer relation management (CRM) dan masih banyak lagi.

Dengan perancangan sistem ini, diharapkan dapat mengontrol semua kegiatan

proyek-proyek yang sedang dilaksanakan oleh perusahaan, sehingga perusahaan dapat

dengan mudah mengetahui progress juga kekurangan dari masing-masing proyek dari

segi cost, time, quality dan scoope.

Pemilik proyek dapat memonitor dan memelihara proyeknya, melihat status

dari semua tahapan proyek, dan melakukan pengaturan sesuai dengan project plan-

nya tersebut. Para anggota tim proyek dapat melihat pekerjaan yang ditugaskan pada

dirinya atau anggota tim proyek lain. Laporan akan perkembangan untuk masing-

masing tugas dihubungkan dengan perencanaannya.

Dengan dashboard ini dapat mempermudah kita untuk dapat bekerja dengan

jumlah klien dan proyek yang banyak, klien yang memiliki multiple project digabung

menjadi satu group. Dashboard project dapat membantu kita melihat semua project

dalam satu layar, dimana setiap satu proyek dapat dihubungkan dalam ekstranet site.

Klien kita tersebut juga dapat melihat dashboard yang ada, namun hanya untuk

proyek miliknya saja.

Backbone dari sebuah dashboard adalah KPI (Key Performance Indicator).

KPI menampilkan informasi berupa tabel, diagram, dan grafik. Untuk tiap level

66

manajemen yang berbeda akan membutuhkan KPI yang berbeda pula untuk

mendukung penilaiannya mengenai performansi bisnis atau proyeknya.

Gambar 28. Arsitek Performance Dashboard (Eksekutif dashboard- boxes and

arrows:design behind the desain.htm)

4.2.10 Pengguna Performance Dashboard

Tidak semua dashboard diperuntukan bagi para eksekutif. Dengan adanya

tuntutan agar organisasi dapat bergerak cepat dan memiliki daya saing, maka

dashboard dikembangkan untuk para manager di semua divisi, sehingga bisa disebut

bahwa semua pegawai adalah CFO. Ini merupakan wujud realisasi dari perusahaan

bahwa suatu decision-making yang cepat membantu perusahaan untuk mencapai

kesuksesan. Ini juga berarti memberikan jalan bagi para manager untuk membuat

keputusannya sendiri.

Dashboard membantu manager atau eksekutif untuk melakukan tiga hal,

yaitu:

• Menjawab pertanyaan-pertanyaan fundamental mengenai bisnis atau

unit bisnis. Dashboard harus dapat menjawab pertanyaan dasar dari bisnis,

yaitu pertanyaan fundamental mengenai kesehatan dari bisnisnya bisa dari

financial ataupun operasional. Setiap eksekutif atau manager memiliki data

statistiknya sendiri yang disebut Key Performance Indicator (KPI), namun

perusahaan juga memiliki standarnya sendiri yang sudah diberikan ke seluruh

organisasi perusahaannya sebagai patokan.

67

• Memberikan peringatan pada pengguna jika terdapat masalah-masalah

di bagian tertentu. Dashboard harus memberikan peringatan (alert) pada

pengguna jika terjadi suatu kesalahan.

• Membantu membuat suatu keputusan.

Para eksekutif atau manager akan menggunakan informasi yang didapat dari

dashboard untuk membuat keputusan. Kadang-kadang keputusan dapat dibuat

dengan mudah dan dapat dijawab hanya dengan menggunakan sebuah KPI,

tapi sering juga komplek dan membutuhkan banyak input.

4.2.11 Key Performance Indicator ( KPI )

KPI adalah seperangkat ukuran yang menitikberatkan pada aspek-aspek paling

penting dari kinerja suatu unit kerja atau individu yang sangat berpengaruh terhadap

prestasi unit kerja atau individu tersebut di masa kini maupun masa yang akan datang.

Hasil penilaian KPI adalah pemunculan suatu indikator penting yang berpengaruh

terhadap prestasi kinerja perusahaan dan dari indikator diharapkan diperoleh suatu

nilai yang merupakan penyimpangan antara realisasi unit kerjanya dengan sasaran

kinerja unit kerja tersebut. Penilaian kinerja berdasarkan KPI bertujuan untuk :

• Mengukur kesehatan dan kesejahteraan organisasi secara keseluruhan

• Memfokuskan pada aspek atau area dari suatu kinerja organisasi yang kritikal

dan vital secara berkelanjutan dan mengacu pada kesuksesan di masa yang

akan datang

• Mengukur suatu kesuksesan dalam area yang dianggap penting dan proses

yang mempengaruhi customer, pekerja, shareholder dan stakeholder

• Membangun total organisasi, individual departement dan individual team

Sangat penting bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk paling tidak

mengidentifikasi KPI nya. Kunci untuk mengidentifikasi suatu KPI adalah :

• Menganalisa atau mendefinisikan proses bisnis

• Mengetahui dengan jelas goals (tujuan-tujuan) atau performansi yang

diharapkan untuk proses bisnisnya

• Memiliki pengukuran kuantitatif dan kualitatif dari hasil dan perbandingan

dengan goals nya.

• Menginvestigasi variansi-variansi dan merenggut proses-proses atau sumber

daya untuk memperoleh tujuan jangka pendek.

68

Parameter yang digunakan dalam mengidentifikasi KPI ini adalah parameter

SMART, yaitu KPI harus :

• Specific

• Measurable

• Achievable

• Realistic

• Timely

4.3 Pengumpulan dan Analisis Data

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendesain model informasi yang

sesuai dengan kebutuhan organisasi berdasarkan tingkatan manajemennya, baik untuk

tingkat eksekutif, manajer juga operasional. Informasi ini digunakan untuk sistem

pemantauan dan pengendalian yang juga mendukung dalam pengambilan keputusan

di Unit Fungsional Logistik.

Identifikasi kebutuhan informasi pada penelitian ini menggunakan pendekatan

kualitatif dan untuk pengumpulan data dilakukan dengan metode survey dan

wawancara, diskusi kelompok terarah, telaah dokumen dan juga menggunakan

metode Critical Succes Factor (CSF).

Dalam metode critical succes factor ini dilakukan melalui wawancara dengan

manajer kunci untuk mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan

organisasi. Pada penelitian ini penulis melakukan wawancara dan bekerjasama dengan

Bapak Syarif Hidayat selaku Manager Logistik Planning Unit Fungsional Logistik

Divisi Infratel.

Data yang dibutuhkan dan digunakan untuk penyelesaian masalah dalam

penelitian ini adalah berupa data kualitatif dan data kuantitatif. Pengumpulan data

tersebut dikumpulkan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key performance

Indicator (KPI) sebagai dasar dari pembentukan desain performance dashboard, dan

data untuk menyusun usulan dari desain performance dashboard itu sendiri.

• Data yang diperlukan untuk mengidentifikasi dan menyusun Key Performance

Indicator (KPI) bersifat kualitatif, untuk itu hanya diperlukan data-data primer

yang diperoleh dengan cara survey dan wawancara.

• Data yang diperlukan untuk menyusun desain Performance Dashboard

adalah :

69

o Data Primer, yaitu data yang diperoleh dengan survey dan wawancara

dengan beberapa pihak di organisasi perusahaan yang memiliki

keterkaitan dengan permasalahan seperti proses bisnis, aliran data,

sistem informasi.

o Data sekunder, yaitu data yang telah tersedia dan diperoleh dari pihak

perusahaan seperti profil perusahaan, surat keputusan direksi, job

description dan lainnya.

4.3.1 Unit Fungsional Logistik Divisi Infratel

Unit Fungsional Logistik (UFL) bertugas sebagai bagian pengadaan terhadap

permintaan user. Dalam melaksanakan tugasnya, UFL divisi Infratel ini berada

dibawah tanggung jawab bidang Logistic and General Support yang dipimpin oleh

seorang Senior Manager yang bertanggung jawab atas efektifitas penyelenggaraan

fungsi logistik dan general support divisi Infratel yang meliputi pengelolaan

kesekretariatan, pengelolaan legal dan compliance, serta pengelolaan komunikasi

divisi, sehingga kebutuhan fasilitas penyelenggaraan operasional dapat dipenuhi dan

dilaksanakan dengan lancar. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor

Divisi Infratel dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar 29. Struktur Organisasi Unit Fungsional Logistik Kantor Divisi Infratel

SM LOGISTIC & GENERAL SUPPORT

MGR . ADM & SECRETARY MGR ASSET

MANAGEMENTMGR LEGAL &

SECURITYMGR LOGISTIC

PLANNING

OFF 1 COMMUNICATION & RELATION

OFF 1 HR ADM

OFF 1 FINANCE ADM

OFF 1 OFFICE FACILITY

SUPPORT

OFF 1ASSET

TRANSPORT & IP

OFF 1ASSET SERVICE

NODE

OFF 1ASSET CIVIL ,

MECHANICAL & ELLECTRICAL

OFF 1REGULATORY COMPLIANCE

OFF 1NON LITIGATION

SERVICE & INVESTEGATION

OFF 1PARTNERSHIP &

CONTRACT VERIFICATION

OFF 1RISK CONTROL

OFF 1LOGISTIC

PROGRAME

OFF 1VENDOR &

PRICE REFERENCE

OFF 1PRICE ANALYSIS

MGR PROCUREMENT

OFF 1 TRANSPORT

PROCUREMENT

OFF 1 SWITCHING

PROCUREMENT

OFF1 IP & DATA NETWORK

PROCUREMENT

OFF 1 CIVIL ,

MECHANICAL , ELECTRICAL

PROCUREMENT

70

4.3.2 Unit Pengguna UFL di Divisi Infratel

User logistik bukanlah customer atau masyarakat tetapi pemberi tugas yaitu

divisi atau bidang lain di TELKOM. Unit pengguna UFL di divisi Infratel dibagi

menjadi beberapa bagian sesuai dengan struktur organisasinya, yaitu :

1. Bidang, terdiri dari : Business Development, Infrastructure Development, serta

Logistic & General Support.

2. Integrator, terdiri dari Provisioning Infrastructure, Realtime Fault Handling,

Engineering Group, Infrastructure Performance, dan Network Management

System.

3. Sub Divisi, terdiri dari sub divisi Telin dan sub divisi Satelit.

4. Unit Network Regional adalah unit yang menjalankan operasional di tiap regional.

Terdiri dari 8 regional, yaitu :

- Sumatera bagian utara

- Sumatera bagian selatan

- Jawa Timur

- Jawa Tengah

- Jawa Barat

- Jakarta

- Kalimantan

- K T I (Kawasan Timur Indonesia)

5. Divisi lain diluar divisi Infratel, salah satunya adalah Divisi Multi Media (DMM)

4.3.3 Pengadaan Barang dan Jasa

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa pengadaan barang dan jasa di Unit

Fungsional Logistik ini bersifat CAPEX dan OPEX, dimana CAPEX adalah

pengadaan yang sifatnya investasi atau untuk daya tumbuh perusahaan, seperti alat

produksi, sedangkan OPEX lebih kepada pengadaan yang sifatnya langsung selesai

atau habis, seperti sewa jaringan, konsultan, kontrak maintenance, dll.

Setiap awal tahun, unit planning menyerahkan jadwal pengadaan kepada unit

fungsional logistik, dimana di dalam jadwal tersebut terdapat order pengadaan selama

satu tahun ke depan, yang terdiri dari CAPEX dan OPEX, anggaran biaya yang

dibutuhkan, serta metode pengadaan yang dipilih. Pengadaan tersebut dibagi dalam

periode 3 bulan (TW) order pengadaan. Tetapi, dalam kenyataannya belum tentu

metode tersebut yang dilaksanakan. Hal ini tergantung daripada kasus pengadaan

71

yang ditangani. Pemilihan metode selain didasarkan pada nilai kontrak, juga

berdasarkan alasan-alasan tertentu, misalnya dilakukan metode penunjukan langsung

karena mitra yang dapat memenuhi permintaan user hanya ada satu.

Unit ini tidak memiliki gudang sehingga menyebabkan tidak adanya inventory,

artinya ketika barang pesanan sudah diperoleh, maka langsung diserahterimakan

kepada user. Untuk dapat memenuhi permintaan user tersebut, unit fungsional logistik

menjalin kerjasama dengan mitra usaha (supplier-supplier).

Dibawah ini adalah contoh rencana pengadaan yang diberikan pada Divisi

Infratel yang akan dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik untuk periode TW 1

tahun 2007.

Tabel 6. Perencanaan Pengadaan CAPEX untuk TW 1 Tahun 2007

Unit User No Nama Pengadaan Kelompok LOP Rupiah Dollar Commitment Budget

Payment Budget PIC Metoda Mitra

InfraDev 1Ekspand GMD PAR-MO

Transport2

28,886,000,000 8-Jan-07 30-Jul-07 LOLA TL

PT. NASIO KARYA

PRATAMA

InfraDev 2SKSO Padang-Lubuk Linggau

Transport 43,320,000,000 Belum

dianggarkanBelum

dianggarkan LOLA LL

InfraDev 3 Lambda JASUKA Transport 3 37,000,000,000 1-Feb-07 30-Jul-07 LOLA TL

InfraDev 4Jawa Backbone ZTE Transport

43,190,000,000

1-Feb-07 30-Jul-07 LOLA TLZTE

InfraDev 5Penggantian STPN Medan dan Palembang

Node1

8,040,000,0001-Mar-07 30-Aug-07 KUSNUL PL

InfraDev 6

Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data Collector SSNC

Node

1

3,500,000,000

1-Mar-07 30-Aug-07 KUSNUL TL

InfraDev 7Ekspand Kapasitas Peering Domistik

Node1

1,910,790,0001-Mar-07 30-Jul-07 RACHMAD PL

InfraDev 8Upgrade OSS IP Transport

Node1

5,169,840,0001-Mar-07 30-Jun-07 RACHMAD PL

InfraDev 9Peningkatan Kapasitas Server Data Center

Node2

4,125,000,0001-Mar-07 30-Jul-07 RACHMAD PL

InfraDev 10

Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core

Node 1,899,000,000

Carry over 2006 30-Mar-07 KUSNUL PL

PT Datacraft Indonesia

InfraDev 11

Pengadaan Modul Integrasi IP Backbone ke IP Core Tahap 2

Node 2,165,000,000

Carry over 2006 30-Mar-07 KUSNUL PL

PT SCS Astragraphia

DMM 1Bandwith Management

Node 16,876,379,5201-Feb-07 30-Jul-07 ASEP PL

DMM 2Management Security Layanan Telkomnet

Node 20,235,600,0001-Feb-07 30-Jun-07 ASEP LL

DMM 3 Penambahan MCE Node 352,450,000 1-Jan-07 30-May-07 ASEP PL

DMM 4Server File Backup Operasional

Node 480,000,0001-Apr-07 30-Jul-07 HORISON

DMM 5

Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate

Transport 3,606,610,061

KUSNUL

SubDiv Satelit 1

VSAT IP Transport2

32,000,000,0001-Feb-07 30-Jul-07 SUS /

SUTOMO LL

SubDiv Satelit 2

HPA TransportSUS / TATI LL

SubDiv Satelit 3

LNA & Converter TransportSUS / TATI LL

SubDiv Satelit 4

Modem TransportSUS / TATI LL

SubDiv Satelit 5

Mux TransportSUS / TATI LL

NetRe Jakarta 1

Perangkat ON Transport

NetRe JaTeng 1

Modernisasi Perangkat SKSO

Transport5

33,600,000,0008-Jan-07 30-Jul-07 SUTOMO TL

Jumlah 246,356,669,581

Anggaran

72

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa pengadaan untuk user unit Bidang pada

TW 1 lebih banyak dibandingkan user unit lain , pengadaan di unit Bidang tersebut

semuanya berjumlah 11 proyek pengadaan untuk bagian Infrastructure Development.

Dari unit Sub Divisi Unit terdapat 5 proyek pengadaan untuk bagian Satelit. Pada Unit

Regional Area terdapat 2 proyek pengadaan yaitu untuk NetRe Jakarta dan NetRe

Jawa Tengah. Unit lain diluar divisi Infratel yang menjadi user UFL adalah Divisi

Multy Media (DMM) dengan jumlah 5 proyek pengadaan.

Tabel 7. Perencanaan Pengadaan OPEX untuk TW 1 Tahun 2007

DMM 1

Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (perpanjangan)

1,074,000 Hidayat PL PT Meghantara

DMM 2

Link gw internet satelit DS3 di Surabaya-Medan (pengadaan baru)

1,074,000 Hidayat PL

Provisioning Infratel 3 Link gw internet

satelit DS3 di Jakarta 1,014,000 Purwanto TL

4

Link Multigateway internet satelit di 5 kota : Banda Aceh, Menado, Jaya pura, Balikpapan, Denpasar

1,320,000 PT Meghantara

DMM 5 Link gw internet satelit DS3 di Yogya 1,020,000 Tati Loral Orion

Skynet

DMM 6Link gw internet kabel 4 STM-1 via Batam-singtel

2,220,000 Dedi TLSingtel

Provisioning Infratel 7

Sewa IP Port ke TMHK 360,000 Kusnul TL Telekom

Malaysia

Provisioning Infratel 8

Perpanjangan Sewa Collocation Rack di gedung Cyber 240,000,000 Kusnul TL BNA (Broadband

Net Asia)

Infratel 9Sewa KBM Roda 4 (2 Altis, 20 Vios) Dedi TL

Aldira BAM

Infratel 10Sewa KBM Roda 4 (3 Honda City, 1 Vios) Dedi TL

Aldira BAM

HR 8 11Sewa KBM Roda 4 (1 Altis, 3 Vios) Dedi TL

Aldira BAM

Infratel 12Sewa KBM Roda 4 (2 Camry) Dedi TL

Aldira BAM

Jumlah 240,000,000 8,082,000

Payment BudgetPIC Metoda Mitra

Anggaran

User No Nama Pengadaan LOP Rupiah Dollar Commitment Budget

Terkadang ada pengadaan yang tidak masuk dalam perencanaan awal, yaitu

pengadaan yang ada jika terdapat proyek baru diluar rencana awal. Pengadaan seperti

itu disebut dengan CAPEX Instant atau OPEX Instant. Dibawah ini adalah CAPEX

Instant yang terjadi pada TW 1 tahun 2007 ini.

Tabel 8. Pengadaan CAPEX Instant Pada TW 1 Tahun 2007

Unit User No Nama Pengadaan LOP Rupiah Dollar Commitment Budget Payment Budget PIC Metoda Mitra

DMM 1 PROJECT DWDM BI RACHMAD PLDMM 2 Relokasi Timika 200.000.000 HORISON TL Kopeg Jaya

Total 200.000.000

Anggaran

73

4.3.3.1 Proses Pengadaan Barang dan Jasa

Terdapat tahapan-tahapan dalam proses pengadaan barang dan jasa ini, secara

garis besar proses pengadaan ini dibagi kedalam lima tahapan pengadaan, yaitu:

• Tahap I : Penyiapan dokumen pra pengadaan dan penyiapan dokumen

pengadaan

• Tahap II : Pemilihan mitra

• Tahap III : Penyusunan kontrak

• Tahap IV : Pengawasan pelaksanaan

• Tahap V : Penyerahan dan penerimaan hasil pengadaan.

Tiap tahapan tersebut terdiri dari aktifitas-aktifitas yang harus dilakukan, seperti dapat

dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 30. Alur Proses Pengadaan

Pada lima tahapan pengadaan terdapat dokumen-dokumen yang menjelaskan

urutan aktivitas yang terjadi, contohnya pada tahapan penyiapan dokumen pra

pengadaan terdapat lima dokumen, yaitu nodin pelimpahan, justifikasi kebutuhan,

spesifikasi teknis, BoQ, dan print out PR anggaran.

Kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit Fungsional Logistik Divisi

Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang dilampiri spek teknis dan BoQ

serta Printout PR yang telah ditandatangani disampaikan oleh pihak user.

User UserUnit Fungsional Logistik

PenyusunanDokumen

Pra-Pengadaan

Pemanfa-atan HasilPengadaan

•VerifikasiKelengkapan Dok PraPengadaan

•SK Tim•Just

Pengadaan•RKS

•RKAP Capex•Nodin Pelimpahan•Just Kebutuhan•BoQ & Spek•Printout PR•RFI•Usulan Metoda

Pengadaan

•Kesepakatan Mulai Kerja

•Diskusi Draft Kontrak

•PersetujuanKontrak

•Penanda-tangananKontrak

•Printout PO

•Survei•DRM•Amandemen•Pelaksanaan•BAUT•BAST-I•Printout GR

•Pembayaran•BAST-II•BALOP

I.PenyiapanDokumenPengadaan

II.Pemilihan

Mitra

III.Penyusunan

Kontrak

IV.PengawasanPelaksanaan

Kontrak

V.Penyerahan &Pembayaran

HasilPengadaan

•Undangan/ Pengumuman

•Rapat Penjelasan

•Evaluasi & Klarifikasi

•Kelulusan tahap I

•E-auction &/ negosiasi

•Laporan pengadaan

•Penetapan Pemenang

74

No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan

alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Pengumuman lelang 7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran9 Finalisasi HPS

TAHAP -210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi,

teknik dan bukti jaminan penawaran11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dokumen proposal penawaran13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan)14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak

memenuhi persyaratan administrasi, teknik dan permintaan SPH

15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang

lelang kepada pemberi tugas18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang19 Pengumuman pemenang lelang20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi)21 Evaluasi sanggahan (bila perlu)22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta

surat kesanggupan dari pemenangTAHAP - 3

23 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan24 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 25 Create dan Posting Purchase Order (PO)26 Penandatanganan kontrak/ perjanjian27 Release Purchase Order (PO)28 Distribusi kontrak ke pihak terkait

TAHAP - 429 Survey lapangan (bila perlu)30 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)31 Negosiasi harga (bila perlu)32 Pelaksanaan pekerjaan 33 Pengawasan pekerjaan34 Evaluasi laporan pengawasan35 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)36 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)37 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima38 Pembentukan tim uji terima39 Melaksanakan uji terima dan BAST

No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan

alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan9 Finalisasi HPS

TAHAP - 210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi

dan teknik11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dokumen proposal penawaran13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan)14 Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi

persyaratan administrasi dan teknik15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction17 Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan

penetapan pemenang kepada pemberi tugas18 Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung19 Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung

dan meminta surat kesanggupan dari pemenangTAHAP - 3

20Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan

21 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal22 Create dan Posting Purchase Order (PO)23 Penandatanganan kontrak/ perjanjian24 Release Purchase Order (PO)25 Distribusi kontrak ke pihak terkait

TAHAP - 426 Survey lapangan (bila perlu)27 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)28 Negosiasi harga (bila perlu)29 Pelaksanaan pekerjaan 30 Pengawasan pekerjaan31 Evaluasi laporan pengawasan32 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)33 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)34 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima35 Pembentukan tim uji terima36 Melaksanakan uji terima dan BAST

4.3.3.2 Metode Pengadaan Barang dan Jasa

Berdasarkan dokumen pedoman pelaksanaan pengadaan nomor

KR.14/LG000/SDM-50/2005, pengadaan barang atau jasa pada UFL divisi Infratel

dapat dilakukan dengan menggunakan tiga metoda, yaitu pelelangan (LL), pemilihan

langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL).

Secara umum ketiga metode pengadaan tersebut memiliki tahapan yang sama,

hanya ada beberapa aktifitas yang berbeda pada salah satu tahapannya. Aktifitas-

aktifitas untuk masing-masing metode dapat dilihat pada tabel berikut.

Tabel 9. Metode Pelelangan (LL) Tabel 10. Metode Pemilihan Langsung (PL)

75

Tabel 11. Metode Penunjukan Langsung (TL)

No TAHAP - 11 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan

alasan pemilihan metoda pengadaan 2 Pembentukan panitia (jika perlu)3 Penyusunan justifikasi pengadaan4 Penyusunan dokumen pengadaan5 Draft HPS6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan7 Pengambilan dokumen pengadaan8 Rapat penjelasan (jika diperlukan)9 Finalisasi HPS

TAHAP - 210 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi,

teknik dan harga11 Pembukaan sampul proposal penawaran12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran13 Undangan negosiasi14 Pelaksanaan negosiasi harga15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan

penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan

16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan

17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan

TAHAP - 318 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan19 Diskusi kontrak/ perjanjian20 Create dan Posting Purchase Order (PO)21 Penandatanganan kontrak/ perjanjian22 Release Purchase Order (PO)23 Distribusi kontrak ke pihak terkait

TAHAP - 424 Survey lapangan (bila perlu)25 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)26 Negosiasi harga (bila perlu)27 Pelaksanaan pekerjaan 28 Pengawasan pekerjaan29 Evaluasi laporan pengawasan30 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)31 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)32 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima33 Pembentukan tim uji terima34 Melaksanakan uji terima dan BAST

Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa aktifitas-aktifitas yang dilakukan untuk

tiap metode hampir sama, perbedaan aktifitas terjadi pada tahap pemilihan mitranya.

Dalam metode pelelangan dan pemilihan langsung mengikutsertakan sejumlah mitra

untuk mengikuti tahap pemilihan. Pelelangan menggunakan media koran untuk

membuat pengumuman pengadaan, sehingga vendor yang mengikuti pengadaan

berjumlah banyak. Sedangkan untuk pemilihan langsung, UFL mengirimkan

undangan kepada sekurang-kurangnya tiga mitra usaha untuk mengikuti pengadaan.

Pemilihan mitra untuk metode penunjukan langsung berlangsung lebih cepat karena

mitranya sudah dipilih langsung yang terbaik oleh UFL.

76

Selain itu pada metode pelelangan terdapat masa sanggah bagi vendor yang

tidak setuju atas pemenang tender yang dipilih UFL, sedangkan untuk pemilihan

langsung tidak ada masa sanggah karena mitra usaha yang mengikuti proses

pengadaan adalah pilihan terbaik UFL.

Perbedaan antara pelelangan dan pemilihan langsung dengan penunjukan

langsung selain terdapat pada jumlah peserta pengadaan, juga pada bagian penawaran

harga. Untuk pelelangan dan pemilihan langsung menggunakan cara e-Auction yaitu

tawar-menawar harga antara peserta dan UFL, sedangkan untuk penunjukan langsung

menggunakan cara negosiasi.

4.3.4 Analisis Data

Dari hasil pengumpulan data dengan metode CSF tersebut dapat dikumpulkan

sejumlah faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan penelitian yaitu mendesain

suatu suatu sistem pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan pada Unit

Fungsional Logistik Divisi Infratel.

Dari hasil pengamatan dan diskusi dilapangan, diketahui bahwa banyak

permasalahan yang terjadi pada setiap tahapan pengadaan yang menyebabkan kinerja

dari UFL ini kurang baik. Untuk mempermudah analisis, maka permasalahan tersebut

dikelompokkan kedalam aspek scope, quality, time, cost, dan security. Akar

permasalahan yang sering terjadi adalah sebagai berikut :

Scope

Perencanaan yang belum matang menyebabkan user dan pihak UFL tidak

memahami aturan pengadaan, sehingga terjadi perubahan spesifikasi teknis yang

disebabkan oleh ketidakrincian dan ketidakjelasan dalam memberikan lingkup

pekerjaan. yang dapat membuat pelaksanaan pekerjaan terganggu. Akar masalah

dari perencanaan yang belum matang ini adalah belum standarisasinya dokumen

pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan, sehingga karyawan

menggunakan pengertiannya sendiri untuk menjalankan setiap kegiatan.

Quality

Kualitas barang yang diharapkan tidak sesuai dengan kontrak juga disebabkan

karena perencanaan yang belum matang dan ketidaktahuan akan aturan

pengadaan. Akar masalah dari masalah quality yaitu juga karena belum ada

standarisasi dokumen pengadaan dan kurangnya sosialisasi aturan pengadaan.

77

Time

Ketidakrincian pelaksanaan kegiatan dapat menimbulkan keraguan untuk

menjalankan proyek. Dari keragu-raguan ini mengakibatkan keterlambatan

proses pengadaan. Akar masalah dari keterlambatan ini adalah belum

standarisasinya dokumen pengadaan.

Cost

Database harga yang tidak akurat menyebabkan ketidakrincian dalam menyusun

anggaran dan keraguan untuk menjalankan proyek, karena ketidakpastian

ketersediaan dana. Akibatnya biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan lebih

besar daripada anggaran. Akar masalah dari cost adalah penggunaan sistem IT

yang masih minim, dimana UFL harus melakukan survey pasar yang artinya

menambah biaya survey dan memakan waktu.

Security

Permasalahan lebih kepada aturan-aturan pengadaan, dimana jika karyawan

melakukan sesuatu yang tidak sesuai ketentuan maka akan terjadi masalah

legalitas. Akar masalahnya adalah belum standarisasinya dokumen pengadaan,

sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan adalah besar karena tidak adanya

dokumen yang dijadikan panduan.

Permasalahan tersebut terjadi karena lemahnya proses pemantauan dan

pengendalian (control) yang akhirnya menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai

karena perubahan spesifikasi, kualitas barang atau jasa yang tidak sesuai kontrak,

keterlambatan penyerahan barang atau jasa, biaya pengadaan yang lebih besar dari

anggaran, serta pengadaan yang tidak didukung dokumen yang lengkap dan

terstandarisasi.

Lemahnya proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL

ini diakibatkan oleh masalah aliran informasi manajemen yang belum efektif dan

kualitas informasi yang masih kurang baik, selain itu juga pada masalah individu

pelaksananya. Masalah informasi tersebut menyebabkan terlambatnya proses

pengambilan keputusan atau pemberian suatu solusi oleh pihak manajemen jika

terjadi suatu masalah yang dihadapi pelaksana (PIC) pada proses pengadaan, yang

mana pengambilan keputusan memegang peranan penting dalam kegiatan pengadaan.

78

Terlambatnya pengambilan keputusan tersebut dapat mengakibatkan terhambatnya

proses pengadaan dan yang lebih buruk adalah gagalnya proyek pengadaan.

Proses pengawasan dan pengendalian di UFL ini dilakukan pada tahapan-

tahapan pengadaan, dimana kegiatan pengadaan yang dilaksanakan oleh Unit

Fungsional Logistik Divisi Infrtel ini dimulai setelah justifikasi kebutuhan yang

dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani

disampaikan oleh pihak user.

Pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan difokuskan pada tahap I

dan III yaitu proses pengadaan dari sejak penerimaan justifikasi kebutuhan yang

dilampiri spek teknis dan BoQ serta Printout PR yang telah ditandatangani

disampaikan oleh pihak user hingga penerbitan PO (Purchase Order) dan distribusi

kontrak pada pihak terkait. Tahapan tersebut memerlukan perhatian penuh karena

pada tahap tersebut banyak permasalahan yang muncul untuk setiap metoda

pengadaan yang menyebabkan tujuan pengadaan tidak tercapai, terutama masalah

keterlambatan. Berdasarkan KR 14/LG000/SDM-50/2005, total waktu pengadaan

adalah 30 HK yang terhitung sejak pemasukan proposal penawaran sampai dengan

diterbitkan surat penetapan pemenang. Jadi waktu maksimal bagi UFL dalam

melaksanakan pengadaan pada tahap II adalah 30 hari kerja.

Pemantauan dan pengendalian pelaksanaan proses pengadaan dilakukan

dengan menggunakan parameter scope, quality, cost, time, dimana batasan untuk

parameter tersebut pada UFL divisi Infratel ini adalah :

o Scope adalah aspek untuk lingkup kerja yang dibagi berdasarkan level

manajemen dalam melakukan pemantauan dan pengendalian.

o Quality adalah aspek kualitas proses pengadaan pada setiap tahapan

o Cost disini menyangkut pada masalah angaran biaya pengadaan

o Time adalah waktu untuk proses pengadaan meliputi waktu pemrosesan

pengadaan dan pelaksanaan pekerjaan (waktu siklus).

o Security, aturan-aturan pengadaan agar karyawan melakukan sesuatu sesuai

ketentuan

79

4.3.5 Analisis Sistem

Proses analisis sistem ini dilakukan pada kondisi sistem pemantauan dan

pengendalian kegiatan pengadaan saat ini dan sistem yang akan dikembangkan yang

berdasarkan pada data yang diperoleh dari pengumpulan data.

a. Kondisi saat ini

• Masing-masing proyek pengadaan dilaksanakan oleh pelaksana (PIC) yang

telah ditetapkan, PIC tersebut mengolah data-data dari sumber-sumber data

baik data manual maupun data aplikasi yang menjadi tanggung jawabnya

masing-masing. Kemudian data-data disimpan dalam server unit dan

diintegrasi pada file server tingkat divisi.

• Pelaporan status dari proyek dilakukan secara periodik setiap minggu pada

hari jum’at oleh setiap PIC pada manager logistik.

• Struktur directory untuk sistem pelaporan dibuat berdasarkan struktur

organisasi di divisi Infratel

b. Sistem pemantauan dan pengendalian yang akan dikembangkan

• Efficient

Hanya menunjukkan informasi apa yang perlu ditunjukkan untuk tiap

tingkatan level managemen yang berbeda, kemudian juga dapat memberi

pilihan-pilihan untuk informasi selanjutnya secara lebih detail.

• Simple

Sederhana sehingga memberikan kemudahan pada pengguna sistem untuk

mendapatkan informasi, termasuk informasi dari user lain. Jadi user dari UFL

ini juga dapat melakukan pemantauan proyek yang sedang berjalan baik itu

proyeknya sendiri maupun proyek user lain.

• Any time and any where

Dapat digunakan disetiap saat juga dimanapun, misalnya dengan

menggunakan site khusus di internet ataupun dengan menggunakan sistem e-

mailing yang dikirimkan secara berkala.

• Accurate

Pengumpulan data tepat waktu dan informasi yang ditampilkan harus sesuai

dengan kondisi real time ataupun near real time.

80

• Art

Tampilan harus didesain semenarik mungkin agar dapat memotivasi para

penggunanya.

Dari analisis kondisi sistem saat ini dan sistem yang diinginkan tersebut,

kemudian dilakukan proses analisis gap. Gap (kesenjangan) yang muncul dari analisis

tersebut adalah :

• Prosedur proses pelaporan yang ada belum cukup efektif dan efisien

• Kurang adanya jaminan terhadap keakurasian informasi yang disajikan

• Kurangnya data umpan balik dari pelaksana proyek pengadaan

• Banyaknya pimpinan dengan banyak level pengetahuan, sehingga semua

orang untuk tiap level managemen berbicara, menanyakan hal yang sama,

sehingga akan menyulitkan dalam proses pengambilan keputusan karena

semua memiliki pendapat yang berbeda

• Terjadi ketidakseragaman informasi, sehingga dapat menimbulkan persepsi

yang berbeda-beda pada karyawan khususnya untuk proyek-proyek yang

saling terintegrasi

• Adanya kecenderungan timbulnya kesalahan akibat dari human error karena

masih banyak terlibatnya proses manual dalam pembuatan laporan yang

berpengaruh pada kecepatan proses pengadaan informasi secara keseluruhan

• Koordinasi yang masih lemah. Agar proses pengadaan berjalan sesuai dengan

waktu yang direncanakan maka perlu dilakukan koordinasi yang terus

menerus dengan pihak-pihak yang terkait seperti user misalnya terjadi

perubahan rencana, jadwal pelaksanaan, masalah keuangan (ketersedian dana),

dan masalah legalitas (istilah-istilah hukum dalam kontrak). Dengan

koordinasi, maka apabila terjadi permasalahan dapat segera ditemukan

penyebabnya dan menghemat waktu proses pengadaan.

• Belum adanya aplikasi atau IS yang memadai untuk menunjang implementasi

Gap (kesenjangan) yang terjadi tersebut akan digunakan sebagai dasar dari

proses perancangan Performance Dashboard, dimana maksud dari pembangunan

Performansi Dashboard itu sendiri adalah :

81

o Mendukung sistem kinerja Unit Fungsional Logistik

o Menyajikan data-data yang mudah dimengerti dan dikumpulkan

o Para manajer dapat dengan mudah dan jelas melihat performansi yang

telah dicapainya, sehingga dapat diambil suatu keputusan yang cepat,

tepat dan akurat.

o Menyajikan performansi organisasi yang dapat terus dipantau oleh

setiap orang dalam organisasi kecuali untuk data-data yang bersifat

rahasia

o Setiap unit kerja di UFL Telkom mempunyai performansi yang jelas

dalam mendukung pencapaian performansi organisasi.

o Memotivasi manajemen dan staf pelaksana untuk mencapai tujuan dari

organisasi.

4.3.5 Perancangan Desain Performansi Dashboard

Ada dua hal penting yang harus diperhatikan oleh perancang sistem

pengukuran kinerja dalam mendesainnya, yang pertama adalah mengenai desain

fiturnya : tipe informasi apa yang akan harus dikumpulkan dan bagaimana feedback

akan disajikan. Yang kedua adalah mengenai bagaimana penggunaan dari sistem

pengukuran kinerja tersebut, siapa yang menerima data dan apa yang harus mereka

lakukan dengan data tersebut. Arsitektur dari dashboard biasanya terdiri dari 3 layer

informasi yang berguna bagi user, yaitu

1. Kesimpulan keseluruhan kegiatan berupa tampilan data statistik atau grafik (KPI)

2. Multidimensional ( seperti ; produk, waktu, customer, dan lainnya) dan tampilan

hirarki (seperti ; Enterprise, departemen, operation area, dan lainnya)

3. Tampilan yang lebih detail seperti invoices, jumlah proyek, shipment, dan lainnya

Jika diurutkan maka proses perancangan performansi dashboard secara umum

dapat dibagi menjadi beberapa langkah. Langkah-langkah proses perancangan

performance dashboard dapat dilihat pada gambar berikut.

82

Gambar 31. Proses Perancangan Performance Dashboard (Indigetech.com)

4.3.5.1 Identifikasi Key Performance Indicator (KPI)

Tulang punggung dari suatu Performance Dashboard adalah KPI, yang

ditampilkan dan dinilai pada sebuah performance dashboard. KPI menjadi informasi

penting yang harus disajikan. Untuk mendapatkan informasi tersebut, dibutuhkan

jaminan terhadap ketersediaan data hasil aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang

sistematis dan terpadu. Sehingga informasi yang dihasilkan betul-betul dapat

mendukung proses pengambilan keputusan bisnis secara cepat, akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan. Selain itu juga dibutuhkan cara yang tepat untuk mengelola

informasi KPI secara lebih integratif, yang dapat dikaitkan dengan objektif strategis

yang ditetapkan. Sehingga hal itu dapat membantu manajemen untuk mengukur suatu

keberhasilan kinerja perusahaan secara lebih baik, berdasarkan strategi dan inisiatif

kerja yang ditetapkan.

KPI yang ditampilkan untuk tiap-tiap pengguna dashboard akan berbeda-

beda, untuk itu perlu diidentifikasi terlebih dahulu siapa penggunanya dan apa

kebutuhannya.

Pengguna Performance Dahboard

Pengguna performance dashboard yang akan dirancang untuk mengukur

kinerja UFL di Divisi Infratel ini dibagi menjadi 3 tingkatan manajemen, yaitu :

1. Top Management (eksekutif), yang termasuk dalam level ini adalah :

- EGM Divisi Infratel

- Deputy EGM Divisi Infratel

2. Midlle Management

- SM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Bidang

- OSM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Integrator

83

- GM beserta manager-manager untuk user UFL dari unit Network

Regional

- Manajer untuk user UFL dari divisi lain diluar divisi Infratel

3. Lower Management yaitu level operasional / PIC (Person In Charge) di UFL

Skema dari pengguna performance dashboard di Divisi Infratel dapat

dilihat pada gambar dibawah ini.

Gambar 32. Skema Pengguna Performance Dashboard di Divisi Infratel

Informasi yang ingin ditampilkan oleh tiap-tiap level manajemen dalam

organisasi akan berbeda, tidak semua pengguna menginginkan informasi yang sama.

Dengan jumlah proyek pengadaan yang banyak dan beragam jenisnya karena jumlah

pengorder yang banyak, level eksekutif menginginkan informasi untuk multy project,

berbeda dengan level manager yang lebih diperuntukan untuk scope per project,

kemudian level staff yang juga lebih fokus untuk informasi per tahapan project dan

sub-subnya. Dengan demikian penyajian informasi untuk 3 (tiga) tingkatan pengguna

dibagi dalam lingkup proyek yang berbeda, yaitu :

Performance Dashboard

Eksekutif

Middle Management PIC / Pelaksana

BIDANG

UNIT FUNGSIONAL LOGISTIK

LOGISTIC & GENERAL SUPPORT

INTEGRATOR

SUB DIVISI

NETWORK

DIVISI INFRASTRUKTUR TELEKOMUNIKASI

Divisi lainContoh

Divisi Multi Media

USER USERMiddle Management Middle Management

84

Multy Project Single Project ActivityEksekutif

- EGM All Case by case - - Deputy EGM

Manager - SM - OSM Selected All Case by case - GM (semua yang ada - Manager Logistik dalam scope)

Pelaksana / Officer - PIC - Selected All

(yang ditangani)

• Eksekutif berupa Multy Project Statistical Report

• Manajer berupa Single Project Status Report

• Pelaksana/Operasional berupa Activity Level Status Report

Lingkup proyek pengadaan sebagai objek dari proses pemantauan dan

pengendalian untuk tiap level manajemen pada Divisi Infratel Telkom dapat dilihat

pada matrik dibawah ini.

Gambar 33. Matriks Lingkup Proyek untuk Pemantauan dan Pengendalian Tiap Level

Manajemen Divisi Infratel

User Needs (Kebutuhan Pengguna Performance Dashboard)

Performance dashboard terdiri dari 3 area aplikasi untuk memenuhi

kebutuhan penggunanya, yaitu monitoring, analisis dan manajemen. Monitoring

adalah aplikasi untuk memberitahukan informasi kritis dengan cepat dengan

menggunakan data waktu dan relevan. Analisis adalah dimana pengguna performance

dashboard dapat menganalisis dan mengeksplorasi data pada tingkat kedetailan data

yang berbeda-beda untuk mencari akar dari masalah yang terjadi. Aplikasi

manajemen adalah aplikasi yang menjaga komunikasi antar seluruh jajaran eksekutif,

manajer, dan staff, juga memberikan feedback pada eksekutif secara kontinyu

mengenai aktifitas kritis, dan memberikan kemudahan bagi eksekutif untuk

mengemudikan organisasinya pada jalur yang benar.

Dengan melakukan survey dan wawancara terhadap manajer kunci untuk

mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang terkait dengan tujuan organisasi, diketahui

bahwa informasi yang ingin diterima pada kegiatan pengadaan adalah :

• Informasi rencana kegiatan pengadaan berbentuk resume statistik dan daftar

rencana pengadaan dalam berbagai format.

85

• Informasi pemantauan kemajuan kegiatan pengadaan berbentuk laporan status

penyelesaian kegiatan pengadaan secara kualitatif maupun kuantitatif

• Informasi yang dikemas berdasarkan komposisi dan status sesuai dengan :

Periode waktu

Unit user

Jenis Anggaran (CAPEX / OPEX)

Tahap Pengadaan

PIC Pelaksana

• Informasi parametrik meliputi :

Volume

Effisiensi

Perubahan/ progress

Setelah diperoleh faktor-faktor kritis untuk informasi yang ingin diterima,

tahap selanjutnya adalah menentukan key performance indicator (KPI) untuk

menetukan indikator-indikator apa saja yang dianggap mewakili faktor-faktor kritis

yang telah dipilih. Dari hasil identifikasi, KPI yang dikelompokan berdasarkan level

manajemen di Divisi Infratel adalah :

1. Eksekutif (strategic level)

Status anggaran (CAPEX / OPEX )

Proyek yang tepat waktu dan tepat biaya

Status tahapan pengadaan / progress

Proyek yang terselesaikan

2. Manajer (manajement level)

Status tahapan pengadaan / progress

Proyek yang terselesaikan

3. Pelaksana/Operasional (PIC) (operational level)

Daftar kegiatan

Status kegiatan

Durasi kegiatan

Informasi yang ditampilkan untuk level eksekutif (stategic level) bersifat

menyeluruh dan tingkatannya tidak terlalu detail yang lebih kearah resume dari semua

kegiatan, informasi langsung ditunjukan berupa data kuantitatif dan data statistik

86

seperti pie chart juga tabel-tabel. Untuk tingkatan manajer (manajemen level),

informasi ditampilkan lebih detail yang difokuskan untuk semua tahapan kegiatan

pengadaan dimana dapat mendukung proses pemantauan dan pengendalian yang

biasanya digunakan oleh tingkat manager di setiap hari kerjanya. Sedangkan untuk

level pelaksana (operational level), informasi yang ditampilkan lebih spesifik yang

difokuskan pada kegiatan untuk tiap tahapan pengadaan yang menjadi tanggung

jawab masing-masing pelaksana, dimana pelaksana bertanggung jawab juga untuk

mengorganisir data-datanya atau pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang

merupakan input untuk proses pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan.

Performance dashboard dapat menampilkan informasi dalam beberapa layer,

yaitu bisa menampilkan informasi yang memiliki tingkat kedetailan yang berbeda.

Pengguna bisa menggali informasi yang lebih spesifik untuk menemukan akar

permasalahan.

4.3.5.2 Desain Interface Performance Dashboard

Langkah selanjutnya dari perancangan performance dashboard adalah

merancang interface yang akan ditampilkan pada penggunanya. Berdasarkan hasil

pengidentifikasian indikator-indikator di UFL divisi Infratel dan masukan dari pihak

pengguna, maka dapat dirancang disain interface dari performance dashboard sesuai

dengan kebutuhan para penggunannya.

Seperti dijelaskan sebelumnya bahwa terdapat 2 jenis pengadaan yang

diberikan pada UFL , yaitu CAPEX dan OPEX. Pengadaan tersebut telah dijadwalkan

oleh PT.Telkom untuk tiap tahunnya yang dibagi kedalam 3 bulan periode/ triwulan

(TW). Maka tahapan untuk tampilan interface performance dashboard diawali

dengan pemilihan informasi yang berdasarkan kriteria :

1. Jenis pengadaan : CAPEX atau OPEX

2. Tingkat Informasi : multi proyek, per proyek, atifitas

3. Periode Pengadaan : TW1, TW2, TW3, TW4, Keseluruhan

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat

Multy Project

Desain untuk tingkat informasi multy project ini sesuai dengan kebutuhan

informasi untuk level eksekutif (strategic level) yang menunjang untuk dalam

pengambilan keputusan bersifat strategis, dalam arti untuk keperluan jangka panjang

87

dan penentuan target-target perusahaan yang harus dicapai beserta metodenya.

Informasi ditampilkan secara ringkas namun menyeluruh. Ringkasan informasi ini

hanya memperlihatkan status perusahaan berupa kinerja perusahaan yang teragregat.

Informasi ukuran kinerja ditampilkan dalam bentuk data kualitatif dengan

menggunakan ukuran persentase karena lebih mudah untuk dianalisis.

Sesuai dengan kebutuhan pengguna di level eksekutif yang diperoleh dari

proses penentuan indikator diatas, maka dirancang sebuah display sesuai dengan

kebutuhannya, dimana penetapan warna indikator beserta artinya dan target-target

yang ingin dicapai diperoleh dari hasil diskusi dengan pihak manager kunci.

Rancangan display utama untuk informasi tingkat multy project ini adalah :

Dari display % penyerapan anggaran dapat diketahui

informasi persentase dari jumlah anggaran yang telah

dipergunakan sampai dengan progress keseluruhan

proyek saat ini. Dengan display ini pengguna dapat

mengetahui apakah anggaran terserap sesuai rencana atau

tidak.

Penetapan target untuk penyerapan anggaran untuk seluruh proyek pengadaan adalah

dibawah harga yang dianggarkan, dari hasil diskusi tersebut ditetapkan bahwa batas

aman untuk penyerapan anggaran dari seluruh proyek pengadaan adalah 80 %.

Pemberian batas nilai antara 70% - 80% adalah tanda peringatan agar lebih waspada

dengan memberikan warna kuning pada nilai tersebut. Daerah nilai dengan indikator

berwarna hijau menunjukan penyerapan anggaran pada daerah aman, sedangkan

warna merah adalah daerah tidak aman yang membutuhkan penanganan dengan

segera.

Dari display % progress status dapat diketahui persentase

progress kegiatan pengadaan dari keseluruhan proyek saat

ini, dapat dilihat apakah progress dari keseluruhan proyek

tersebut sesuai atau tidak dengan target waktu yang

direncanakan.

Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi

Tingkat Multy Project

0,00 %

% Penyerapan Anggaran

0 100

8070

% Progress Project

0,00 %

1000

7030

88

Nilai progress ini adalah menunjukan status dari kegiatan pengadaan yang sedang

berlangsung. Daerah nilai dengan indikator warna hijau menunjukan kegiatan

pengadaan pada saat ini telah memasuki tahap penyelesaian dengan batas nilai antara

70 % sampai batas maksimal 100%. Daerah indikator berwarna kuning menunjukan

status kegiatan pengadaan sudah dalam proses pelaksanaan dengan batas nilai antara

30% sampai 60 %. Warna merah menunjukan status kegiatan pengadaan masih pada

tahapan awal dengan nilai antara 0 % sampai 30 %.

Display ini dirancang untuk menunjukan nilai

persentase jumlah kegiatan pengadaan yang berjalan

sesuai dengan waktu yang telah direncanakan. Target

untuk jumlah kegiatan pengadaan untuk periode ini

adalah 70%. Nilai dibawah target tersebut diberi

indikator warna merah yang berarti kegiatan pengadaan

mengalami keterlambatan.

Sama halnya dengan display diatas, display ini

dirancang untuk menunjukan jumlah kegiatan

pengadaan dengan penggunaan anggaran sesuai dengan

anggaran yang telah direncanakan. Target untuk jumlah

proyek pengadaan dengan anggaran yang sesuai rencana

pada periode ini adalah 80% dari keseluruhan proyek

pengadaan.

Display ini menunjukan informasi persentase jumlah

proyek yang telah terselesaikan pada saat ini. Target

proyek yang terselesaikan untuk periode saat ini adalah

95%. Nilai antara 85 % sampai 95% masih dalam batas

aman, sedangkan untuk nilai dibawah 85% dinilai

sebagai suatu kegagalan kegiatan pengadaan pada

perioda tersebut.

Gambar 34. Rancangan Display Layer Utama Performance Dashboard untuk Informasi

Tingkat Multy Project (lanjutan)

0,00 %

% Project On-time

0 100

50

0,00 %

% Project On-budget

0 100

50

% Progress Complete

0,00 %

10080

9585

89

Dari display utama tingkat informasi diatas, informasi dapat digali lebih dalam lagi.

Informasi dapat dilihat berdasarkan proyek-proyek untuk per unit user. Dalam

informasi tersebut pengguna dashboard level eksekutif dapat memperoleh informasi

lebih detail untuk tiap proyek per unit user dengan tambahan informasi statistik yang

menampilkan informasi volume dari proyek pengadaan.. Berikut adalah rancangan

display informasi lanjutan untuk informasi tingkat multy project, sebagai contoh

adalah pada unit user Bidang, unit user Bidang terdiri dari 3 user, yaitu Infradev,

BusDev dan Logistic & General Support.

UNIT USER BIDANG

Gambar 35. Display Layer 2 Informasi Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per Unit User

Display diatas menyajikan informasi statistik untuk volume proyek pada unit

user dan jumlah anggaran yang direncanakan untuk proyek tersebut yang disajikan

dalam tampilan diagram dan pie chart.

Permasalahan utama yang menyebabkan kurang baiknya kinerja dari UFL ini

terjadi pada tahap I hingga tahap III, maka sistem pemantauan dan pengendalian

kegiatan pengadaan dititikberatkan pada tahap tersebut. Untuk tahap IV dan V tidak

dibutuhkan pengendalian yang khusus karena tidak terdapat masalah dalam tahapan

tersebut. Dalam proses pengadaan terbagi atas 3 metode yaitu Metode pelelangan

3

0 00

1

2

3

4

5

InfraDev BusDev Log&GSUSER

Volume Project

Komposisi Volume Project

InfraDev, 100%

BusDev, 0%

0%

InfraDev

BusDev

Log&GS

Anggaran

34.29

0 00

5

10

15

20

25

30

35

40

InfraDev BusDev Log&GSUser

Mily

ar (R

p)

90

(LL), Pemilihan langsung (PL), dan penunjukan langsung (TL). Dari ketiga metode

untuk tahapan pengadaan I hingga III terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan.

Dari informasi statistik diatas kemudian informasi dapat digali lagi menjadi

lebih spesifik untuk informasi status tahapan multi proyek per user disertai informasi

tingkat penyelesaiannya untuk tiap tahapan dengan menggunakan indikator warna

sebagai tanda peringatan akan keterlambatannya di tiap tahapan proyek. Gambar

dibawah adalah contoh informasi lanjutan tingkat informasi eksekutif untuk proyek

milik Infradev.

INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT (INFRADEV)

Gambar 36. Display Informasi Layer 3 Tingkat Multy Project Untuk Proyek Per User

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat

Single Project

Informasi tingkat single project ini dibutuhkan oleh level manajer(manajemen

level) untuk menterjemahkan target strategis yang ditetapkan ke dalam periode jangka

menengah yang pelaksanaannya harus terbukti efektif dan efisien terutama dalam

melakukan manajemen kontrol juga pengambilan keputusan, untuk itu level manajer,

khususnya untuk manajer di UFL sendiri yang harus mendapatkan informasi lebih

Jumlah Proyek per Tahapan

1

2

0 00

1

2

3

4

5

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi

Tahapan

Jum

lah

Pro

yek

Penyelesaian/Progress

75%

30%

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi

Tahapan

Per

sen

Pro

gres

s

Komposisi Jumlah proyek per tahapan

33%

67%

I. Penyiapan Dok

II. Pemilihan Mitra

III. Kontrak

IV. Eksekusi

Sesuai Rencana

Dibutuhkan Perhatian

Terlambat

91

spesifik untuk masing-masing proyek di semua unit user. Informasi yang dibutuhkan

oleh level manajer ini adalah informasi status tahapan dari masing-masing proyek di

semua unit user. Informasi yang dirancang berupa tabel, diagram batang, nilai persen

status tahapan, dengan indikator warna sebagai tanda peringatan.

Display awal menunjukan informasi status tahapan dari semua proyek pada

unit user yang sedang berjalan saat ini.

Unit User User Nama Pengadaan Status Rencana Aktual Rencana Aktual % Status

InfraDevEkspand GMD PAR-MO G 17/01/07 17/01/07 10/3/2007 68,09

InfraDevPengadaan Server & Aplikasi Perf. Data C ll t SSNC

G

InfraDevEkspand Kapasitas Peering Domistik R

DMMBandwith Management Y

DMMManagement Security Layanan Telkomnet

DMMPenambahan MCE

DMMServer File Backup Operasional

DMM

Pengadaan dan Pemasangan Modul Alat Produksi Akses Layanan Corporate

SubDiv Satelit

VSAT IP

SubDiv Satelit

HPA

SubDiv Satelit

LNA & Converter

SubDiv Satelit

Modem

SubDiv Satelit

Mux

NetRe Jakarta

Perangkat ON

NetRe JaTeng

Modernisasi Perangkat SKSO

NetRe

BIDANG

DIVISI LAIN

SUB DIV

Tanggal Mulai Tanggal Selesai

G Proyek berjalan sesuai rencanaY Perlu perhatianR Tidak sesuai rencanaB Proyek selesai

Keterangan Indikator

Gambar 37. Display Layer Utama Informasi Tingkat Single Project

92

Dari informasi diatas dapat digali informasi yang lebih detail lagi untuk status

tahapan proyek per user. Dibawah ini adalah contoh display informasi untuk proyek

di user Infradev.

INFRASTRUCTURE DEVELOPMENT

Gambar 38. Display Layer 2 Untuk Informasi Tingkat Single Project

Informasi dapat digali lagi untuk tiap proyek pengadaan untuk mengetahui PIC,

mitra, durasi, dan keterangan tambahan lain. Display berikutnya jika menyorot salah

satu dari proyek pengadaan diatas adalah :

Gambar 39. Display Layer 3 untuk Informasi Tingkat Single Project

1.1 1.2 1.3 1.4 2.1 2.2 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3.1 3.2 3.3

I II IIIStatus tahapan Pengadaan

1. Ekspand GMD PAR-MO

2. Pengadaan Server & Aplikasi Perf. Data Collector SSNC

3. EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK

TL

Planning

Actual

Sesuai rencana

Terlambat

Perlu perhatian

Pengadaan

68,09%

10,64%

31,91%PL

PL

Metode pengadaan

Persen status

Coding dari aktifitas tiap tahapan

Ekspand GMD PAR-MO

Keteranganstatus tahapan

Negosiasi selesai. Ada perubahan justifikasi dan RKS dariuser

PIC : Lola

Metoda : TL

Mitra : PT. Nasio Karya Pratama

Durasi : 42 hari

Start : 17 Januari 2007

Status : Rapat Penjelasan

Plannning : 25 Januari 2007

Realisasi : 25 Januari 2007

Estimasi Kontrak :

Sisa hari Sebelum kontrak :

LolaTL

PT. Nasio Karya Pratama42 hari

17-Jan-2007Rapat Penjelasan

25-Jan-200725-Jan-2007

93

Pada informasi tingkat single project ini dimana biasa dibutuhkan oleh tingkat

manajer, Bapak Syarif Hidayat selaku manajer logistik UFL yang bertanggung jawab

akan seluruh proyek pengadaan, menyarankan agar terdapat tambahan layer lagi

untuk memperjelas permasalahan yang dihadapi oleh PIC dalam melaksanakan

tugasnya. Dalam layer tersebut selain diperoleh inti masalah yang sedang dihadapi

oleh PIC pada setiap tahapan, pihak manajer khususnya manajer logistik dapat segera

memberikan keputusan, komentar atau solusi terhadap masalah tersebut. Display

tersebut hanya menampilkan proyek-proyek yang diperkirakan terjadi suatu masalah

atau proyek-proyek yang dilaporkan dengan indikator warna kuning dan merah pada

display sebelumnya. Rancangan untuk layer tersebut adalah :

User Nama Pengadaan PIC Status Masalah yang dihadapi Komentar

InfraDevLambda JASUKA

LolaRevisi RKS oleh user

Menunggu persetujuan anggaran

DMMPenambahan MCE

Asep Diambil alih oleh DMM

SubDiv Satelit

HPA SUTOMO/ SUS Belum Mulai

Menunggu justifikasi kebutuhan dari user

SubDiv Satelit

LNA & Converter SUTOMO/ SUS Belum Mulai

Menunggu justifikasi kebutuhan dari user

NetRe JatimModernisasi Perangkat SKSO SUTOMO

Justifikasi pengadaan

Menunggu persetujuan Deputi

Gambar 40. Tabel Display Informasi Tingkat Single Project Untuk Proyek Yang Terkena

Masalah

Rancangan Interface Performance Dashboard Untuk Informasi Tingkat

Activity

Informasi tingkat activity ini adalah informasi untuk level operasional yang

berinteraksi dengan transaksi rutin harian. untuk melakukan pengawasan dan

pengendalian akan aktifitas-aktifitas pada tahapan kegiatan pengadaan. Informasi ini

biasa digunakan untuk mendukung pekerjaan yang terkait dengan pengolahan data,

pengetahuan, keterampilan teknis. Informasi yang ditampilkan adalah aktifitas dari

pelaksana (PIC) yang bertanggung jawab untuk proyek yang ditugaskan kepadanya.

Pelaksana (PIC) bertanggung jawab untuk mengorganisir data-datanya atau

pembuatan dokumen-dokumen kegiatan yang merupakan input untuk proses

pemantauan dan pengendalian kegiatan pengadaan. Para PIC menginput data-data

94

mengenai status aktifitas yang telah dia kerjakan juga memberi informasi masalah

atau gangguan-gangguan yang sedang dihadapi pada aktifitasnya.

Informasi dipilih berdasarkan PIC proyek yang sedang berjalan saat ini.

Dibawah ini adalah rancangan display informasi level pelaksana dengan

menggunakan salah satu PIC sebagai contohnya.

PIC : RACHMAD Selasa, 30 Jan Rabu, 31 Jan Kamis, 1 Peb Jumat 2 Peb

Pagi Siang Pagi Siang Pagi Siang Pagi Siang

1

EKSPAN KAPASITAS PEERING DOMISTIK

Finalisasi RKS teknis

8-Feb-07

Justifikasi pengadaan 2 metode (TL dan PL)

2UPGRADE OSS IP TRANSPORT

Finalisasi RKS teknis 8-Feb-07

3PENINGKATAN KAPASITAS SERVER DC

Finalisasi RKS teknis 8-Feb-07

4 PROJECT DWDM BITime plan dan RKS

Justifikasi kebutuhan belum ada

1-Feb-06Pelajari dan hubungi user

Verifikasi Justifikasi pengadaan

5KONVERGENSI CISCO (2006)

Jaminan pelaksanaan mitra

2-Feb-07

6KONVERGENSI NORTEL (2006)

Jaminan pelaksanaan mitra

2-Feb-07

7

IN PLATFORM SCP (2006)

Proses pelaksanaan s/d 15 Feb 2007 15-Feb-07

8

RAS TIGRIS (2006) Jaminan pelaksanaan mitra

2-Feb-07

9

IP AKSES (2006) Perpanjangan proses amandemen s/d Feb 2007

2-Feb-07

Draft amandemen

10

PENAMBAHAN SEWA BANDWITH TM (2006)

Amandemen penambahan masih diskusi dengan TM

DLD sewa 1xSTM-4, TM sewa via 3xSTM-1

Konfirmasi ke user, penyelesaian RKS dan calon mitra. Konfirmasi ke calon mitra TL mengenai status

Konfirmasi ke mitra untuk percepatan penyelesaian kontrak

Target PenyelesaianNo. Pengadaan Status Masalah

Gambar 41. Tabel Display untuk Informasi Tingkat Aktifitas

Display diatas menunjukan informasi daftar kegiatan dari PIC dalam

melaksanakan proses pengadaan yang menjadi tanggung jawabnya. Indikator warna

merah menunjukkan bahwa kegiatan pada salah satu proyeknya mengalami masalah

atau keterlambatan, dimana untuk setiap status tahapan kegiatan terdapat target waktu

untuk penyelesaiannya.

95

Informasi yang dapat diperoleh dari level ini adalah informasi mengenai durasi

kegiatan dari masing-masing proyek pengadaan, dimana durasi tersebut dibagi per

tahapan pengadaan, yaoitu tahap I untuk penyiapan dokumen, tahap II untuk evaluasi

penawaran dan seleksi dan tahap III untup penetapan pemenang.

Gambar 42. Tabel Display untuk Informasi Durasi Tingkat Aktifitas

4.3.5.3 Data Performance Dashboard

Data-data yang diperlukan untuk sebuah performance dashboard adalah data-

data yang menunjang untuk kebutuhan informasi yang akan ditampilkan. Data mentah

yang berasal dari berbagai sumber akan dikirim dan direkam dalam perangkat

komputer yang disebut proses data entry, kemudian data tersebut memasuki tahap

konsolidasi yang disebut data warehousing. Dari data warehouse kemudian data

diproses menjadi suatu informasi yang relevan bagi pengguna. Diagram konteks

performance dashboard dapat dilihat pada gambar dibawah

ini.

Gambar 43. Diagram Konteks Performance Dashboard

Data Warehouse

Performance Dashboard

Manajemen

96

Data yang digunakan adalah data yang yang memiliki prioritas hubungan

paling penting dengan indikator-indikator yang dibutuhkan. Data untuk proses

pengawasan dan pengendalian kegiatan pengadaan di UFL adalah data eksternal dan

data internal UFL. Data eksternal adalah data yang berasal dari luar lingkungan UFL

adalah data dari usernya juga dari pihak perusahaan tingkat divisi berupa data yang

berhubungan dengan rencana pengadaan maupun aturan-aturannya / regulasi

pengadaan yang ditetapkan oleh pihak internal perusahaan ataupun pemerintah. Data

internal adalah data yang berasal dari pihak UFL nya sendiri yang berhubungan

dengan rencana kegiatan pengadaan yang akan dilakukan juga data kegiatan

pelaksanaannya.

Data yang dibutuhkan oleh UFL untuk melakukan pemantauan dan

pengendalian kegiatan ini adalah semua data yang berhubungan dengan semua

kegiatan atau dokumen tahapan pengadaan, data-data tersebut antara lain data rencana

kegiatan yang akan dikerjakan (project planning) seperti metoda yang akan

dilakukan, rencana durasi pengerjaan, pelaksana proyek (PIC). Data project planning

berisikan data-data yang menyangkut efektifitas proses logistik yang artinya semua

pengadaan yang telah dijadwalkan dapat terselesaikan sesuai dengan jangka waktu

yang telah ditetapkan. Data dari pihak UFL ini merupakan tanggung jawab level

operasional untuk mengatur dan mengolahnya.

Data dari pihak user adalah data-data mengenai perencanaan pengadaan

seperti data proyek pengadaan yang akan berlangsung beserta data anggaran /

budgetnya, LOP (pendanaan), commitment dan payment budget yaitu mengenai

waktu pembayaran proyek pengadaan akan dilakukan. Data dari pihak divisi berupa

peraturan-peraturan atau ketetapan dan wewenang pengesahan mengenai proyek

pengadaan yang ditetapkan oleh pihak perusahaan.

Data tersebut kemudian diproses dan direkam menjadi data warehouse untuk

diproses lagi menjadi informasi ke dalam performance dashboard, seperti dapat

dilihat pada gambar berikut ini.

97

Gambar 44. Proses Alur Data untuk Performance Dashboard UFL Divisi Infratel

Data untuk layer performance dashboard dikembangkan dan dihubungkan

dengan sumber datanya. Data harus selalu di update mengikuti perkembangan yang

terjadi. Pengguna performance dashboard khususnya pihak manajemen dapat

menggali terus informasi yang ingin diperolehnya sesuai dengan kebutuhannya untuk

melakukan pemantauan dan pengendalian kegiatan, dimana informasi yang

dibutuhkan harus akurat, tepat waktu, relevan dan lengkap. Untuk itu data-data harus

selalu terhubung dengan data-data real time dan data yang berubah sesuai dengan

perubahan suatu proses. Hubungan antara performance dashboard dengan kebutuhan

data dapat dilihat pada gambar berikut.

PROJECT PLANNING FINANCIAL REGULASI LAINNYA

DATA EXTRACT

DATA TRANFORMATION

DATA WAREHOUSE

PERFORMANCE DASHBOARD

UNSTRUCTUREDDATA

STRUCTURED DATA

Telkom USERUNIT

FUNGSIONAL LOGISTIK

SOURCE DATA

INPUT DATA

PROCESS DATA

98

Gambar 45. Hubungan Antara Performance Dashboard Dengan Kebutuhan Data

Standar Durasi dan Standar Nilai Kegiatan Pengadaan

Durasi atau waktu siklus dari kegiatan pengadaan merupakan indikator kinerja

yang paling penting untuk dipantau dan dikendalikan dalam unit ini, karena kecepatan

pengadaan dibutuhkan oleh pihak user untuk kegiatan operasionalnya yang

berhubungan dengan pengadaan infrastruktur, dimana hal tersebut berhubungan

dengan keberlangsungan operasional perusahaan. Dari hasil diskusi dengan bapak

Syarif Hidayat selaku manajer Logistik UFL, disimpulkan bahwa salah satu input

untuk sistem pengukuran kinerja kegiatan pengadaan pada unit ini adalah dengan

membuat standar nilai dari setiap aktifitas tahapan kegiatan pengadaan untuk masing-

masing metode, sehingga dapat mempermudah dalam pembuatan informasi kuantitatif

Pembuatan standar nilai dari dokumen tahapan kegiatan tersebut adalah

dengan melakukan survey dengan membagikan kuesioner pada level pelaksana

kegiatan pengadaan yaitu PIC di UFL divisi Infradev. Survey tersebut untuk

menentukan standar durasi juga standar bobot dari setiap aktifitas pada tahapan

pengadaan, yang mana aktifitas tahapan pengadaannya telah diatur sesuai dengan

KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II.

Perhitungan dari hasil evaluasi dapat dilihat pada lampiran. Dari hasil survey

tersebut dapat diperoleh standar durasi dan standar nilai dari suatu kegiatan

pengadaan tersebut. Hasil evaluasi dari survey untuk setiap metode pengadaan adalah

:

0,00 %0,00 %

Jumlah Proyek per Tahapan

1

2

0 00

1

2

3

4

5

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi

Tahapan

Jum

lah

Pro

yek

0,00 %0,00 %

Jumlah Proyek per Tahapan

1

2

0 00

1

2

3

4

5

I. Penyiapan Dok II. Pemilihan Mitra III. Kontrak IV. Eksekusi

Tahapan

Jum

lah

Pro

yek

Performance Dashboard

Menggali informasi sesuai kebutuhan

- Real time - data yang berubah sesuai

kebutuhan proses

Actionable

In- touch

Data warehouse

99

Tabel 12. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pelelangan

NOTAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II DURASI

SERIALDURASI EFEKTIF

Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)

Pra Syarat

1 Nodin Pelimpahan 2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :

- Spesifikasi Teknis- BoQ

3 Printout PRSTART

1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 1.92% 1.92%

2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 3.85% 5.77%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 3.85% 9.62%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 5.77% 15.38%5 Draft HPS 4 0 3 5.77% 21.15%6 Pengumuman lelang 3 2 1 1.92% 23.08%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 1.92% 25.00%8 Rapat penjelasan dan penentuan jaminan penawaran 2 2 2 3.85% 28.85%9 Finalisasi HPS 3 2 2 3.85% 32.69%

Waktu pengadaan tahap A 27 17

10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan bukti jaminan penawaran 3 1 2 3.85% 36.54%

11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 1 2 3.85% 40.38%12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 4 3 3 5.77% 46.15%13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 2 3 1 1.92% 48.08%14 Surat Penetapan bagi peserta lelang yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan

administrasi, teknik dan permintaan SPH 3 2 2 3.85% 51.92%15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 2 2 2 3.85% 55.77%16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 1 0 3 5.77% 61.54%17 Laporan hasil pelaksanaan lelang dan usulan pemenang lelang kepada pemberi

tugas 2 2 2 3.85% 65.38%18 Persetujuan penetapan pemenang melalui lelang 3 0 2 3.85% 69.23%19 Pengumuman pemenang lelang 2 1 2 3.85% 73.08%20 Masa sanggah (untuk lelang pekerjaan jasa konstruksi) 4 4 1 1.92% 75.00%21 Evaluasi sanggahan (bila perlu) 1 1 2 3.85% 78.85%22 Surat penetapan kepada pemenang lelang dan meminta surat kesanggupan dari

pemenang 3 1 2 3.85% 82.69%Waktu pengadaan tahap B 31 21

23 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 1.92% 84.62%24 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 5 4 3 5.77% 90.38%25 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 1.92% 92.31%26 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 1 0 2 3.85% 96.15%27 Release Purchase Order (PO) 1 0 1 1.92% 98.08%28 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 1.92% 100.00%

Waktu pengadaan tahap C 13 10Total waktu pengadaan (A+B+C) 71 48 52

29 Survey lapangan (bila perlu)30 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)31 Negosiasi harga (bila perlu)32 Pelaksanaan pekerjaan 33 Pengawasan pekerjaan34 Evaluasi laporan pengawasan35 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)36 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)37 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima38 Pembentukan tim uji terima39 Melaksanakan uji terima dan BAST

Delivery timeReady For Use

STANDART NILAI

100

Tabel 13. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Pemilihan

Langsung

NO TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II

DURASI SERIAL

DURASI EFEKTIF

Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)

Pra Syarat

1 Nodin Pelimpahan2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :

- Spesifikasi Teknis- BoQ

3 Printout PRSTART

1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 2.13% 2.13%

2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 4.26% 6.38%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 4.26% 10.64%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 6.38% 17.02%5 Draft HPS 4 0 3 6.38% 23.40%6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.13% 25.53%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.13% 27.66%8 Rapat penjelasan 2 1 2 4.26% 31.91%9 Finalisasi HPS 3 2 2 4.26% 36.17%

Waktu pengadaan A 26 16

10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi dan teknik3 1 2 4.26% 40.43%

11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 1 2 4.26% 44.68%12 Evaluasi dokumen proposal penawaran 4 3 3 6.38% 51.06%13 Klarifikasi atas proposal penawaran (jika diperlukan) 2 1 1 2.13% 53.19%14 Surat Penetapan bagi yang memenuhi/ tidak memenuhi persyaratan

administrasi dan teknik 3 2 2 4.26% 57.45%15 Pemasukan dan pembukaan proposal penawaran harga 2 2 2 4.26% 61.70%16 Pelaksanaan tender harga melalui e-auction 1 0 3 6.38% 68.09%17 Laporan hasil pelaksanaan pemilihan langsung dan usulan

penetapan pemenang kepada pemberi tugas 2 2 2 4.26% 72.34%18 Persetujuan penetapan pemenang pemilihan langsung 2 1 2 4.26% 76.60%19 Surat penetapan kepada pemenang pemilihan langsung dan

meminta surat kesanggupan dari pemenang 2 2 2 4.26% 80.85%Waktu pengadaan B 22 15

20 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 2.13% 82.98%21 Diskusi kontrak/ perjanjian, termasuk aspek legal 5 4 3 6.38% 89.36%22 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 2.13% 91.49%23 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 2 1 2 4.26% 95.74%24 Release Purchase Order (PO) 1 0 1 2.13% 97.87%25 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 2.13% 100.00%

Waktu pengadaan C 14 11Total Waktu pengadaan (A+B+C) 62 42 47

26 Survey lapangan (bila perlu)27 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)28 Negosiasi harga (bila perlu)29 Pelaksanaan pekerjaan 30 Pengawasan pekerjaan31 Evaluasi laporan pengawasan32 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)33 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)34 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima35 Pembentukan tim uji terima36 Melaksanakan uji terima dan BAST

Delivery timeReady For Use

STANDART NILAI

101

Tabel 14. Hasil Evaluasi Survey Standar Durasi dan Standar Nilai Untuk Metode Penunjukan

Langsung

NO TAHAPAN SESUAI KR.14/LG000/SDM-50/2005 & SOA REMIDIASI II

DURASI SERIAL

DURASI EFEKTIF

Rata bulat BOBOT % KMLTF (%)

Pra Syarat

1 Nodin Pelimpahan2 Justifikasi Kebutuhan yg dilampiri :

- Spesifikasi Teknis- BoQ

3 Printout PRSTART

1 Memverifikasi justifikasi kebutuhan, kebutuhan panitia dan alasan pemilihan metoda pengadaan 2 2 1 2.38% 2.38%

2 Pembentukan panitia (jika perlu) 3 2 2 4.76% 7.14%3 Penyusunan justifikasi pengadaan 3 2 2 4.76% 11.90%4 Penyusunan dokumen pengadaan 5 3 3 7.14% 19.05%5 Draft HPS 4 0 3 7.14% 26.19%6 Undangan pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.38% 28.57%7 Pengambilan dokumen pengadaan 2 2 1 2.38% 30.95%8 Rapat penjelasan (jika diperlukan) 2 1 2 4.76% 35.71%9 Finalisasi HPS 3 2 2 4.76% 40.48%

Waktu pengadaan A 26 16

10 Pemasukan dokumen proposal penawaran administrasi, teknik dan harga 3 3 2 4.76% 45.24%

11 Pembukaan sampul proposal penawaran 1 0 2 4.76% 50.00%12 Evaluasi dan klarifikasi atas dokumen proposal penawaran 4 4 3 7.14% 57.14%13 Undangan negosiasi 2 2 1 2.38% 59.52%14 Pelaksanaan negosiasi harga 3 3 2 4.76% 64.29%15 Laporan kepada pemberi tugas mengenai hasil pelaksanaan

penunjukan langsung serta usulan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan 2 2 2 4.76% 69.05%

16 Persetujuan penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan3 2 4.76% 73.81%

17 Surat penetapan harga dan penunjukan pelaksana pekerjaan kepada mitra yang ditunjuk serta meminta surat kesanggupan dari pelaksana pengadaan 3 2 2 4.76% 78.57%

Waktu pengadaan B 21 16

18 Penerimaan surat kesanggupan dan jaminan pelaksanaan 3 3 1 2.38% 80.95%19 Diskusi kontrak/ perjanjian 5 5 3 7.14% 88.10%20 Create dan Posting Purchase Order (PO) 1 1 1 2.38% 90.48%21 Penandatanganan kontrak/ perjanjian 2 2 2 4.76% 95.24%22 Release Purchase Order (PO) 1 1 1 2.38% 97.62%23 Distribusi kontrak ke pihak terkait 2 2 1 2.38% 100.00%

Waktu pengadaan C 14 14Total Waktu pengadaan (A+B+C) 61 46 42

24 Survey lapangan (bila perlu)25 Perubahan lingkup kontrak (bila perlu)26 Negosiasi harga (bila perlu)27 Pelaksanaan pekerjaan 28 Pengawasan pekerjaan29 Evaluasi laporan pengawasan30 Surat klaim wanprestasi kepada mitra (bila perlu)31 Melaksanakan uji fungsi oleh waspang (bila perlu)32 Menerbitkan surat pembentukan tim uji terima33 Pembentukan tim uji terima34 Melaksanakan uji terima dan BAST

Delivery timeReady For Use

STANDART NILAI

Dari hasil evaluasi standar nilai untuk dokumen aktifitas tahapan pengadaan

tersebut, maka akan mempermudah proses pemantauan dan pengendalian kegiatan

pengadaan. Standar nilai tersebut digunakan sebagai standar penilaian pada

performance dashboard untuk status aktifitas tahapan dari proyek-proyek pengadaan

yang sedang berlangsung.

102

4.3.5.4 Prototype Performance Dashboard dan Feedback dari Pengguna

Pada tahap akhir perancangan performance dashboard ini adalah tahap

perancangan prototype, dimana pada tahap ini lebih baik dilakukan bersamaan dengan

tahap feedback dari calon penggunanya. Dimana dalam membuat prototype tersebut

si perancang dapat memperoleh banyak masukan lagi dari calon pengguna untuk hasil

akhir yang lebih memuaskan dari sisi perancang dan pengguna. Hal ini dilakukan agar

hasil rancangan performance dashboard selain fungsinya sesuai dengan kebutuhan

tapi juga mudah digunakan dan memiliki tampilan yang menarik dari segi desain,

yang mana hal tersebut dapat memotivasi para pengguna dalam mengoperasikannya.

Hasil diskusi dengan beberapa para calon pengguna mengenai prototype dari

rancangan performance dashboard adalah sebagai berikut.

Tampilan menu utama dari performance dasboard

Gambar 46. Display Menu Utama Performance Dashboard

Pada tampilan utama tersebut, pengguna dapat mengetahui tanggal

pemutakhiran (update) dari informasi yang ditampilkan. Pengguna dapat

mengetahui informasi tambahan mengenai kegunaan performance dashboard

dengan memilih tombol informasi, dengan demikian masalah sosialisasi dari

penggunaan dashboard tersebut dapat berjalan beriringan dengan proses

implementasi sistem ini. Pengguna kemudian memilih informasi jenis

pengadaan yang akan ditampilkan baik itu CAPEX atau OPEX.

103

Pemilihan tingkatan Informasi

Gambar 47. Display Pemilihan Tingkat Informasi

Pada display tersebut pengguna dapat memilih tingkat informasi yang

dibutuhkannya, yaitu tingkat multi proyek, tingkat per proyek, atau tingkat

aktifitas.

Display Informasi untuk masing-masing tingkatan

Contoh tampilan display untuk informasi tingkat multi proyek :

Gambar 48. Display Informasi Tingkat Multi Proyek Untuk Layer Utama

Dari display tersebut pengguna memilih informasi pada perioda yang ingin

ditampilkan yaitu pada TW 1, TW 2, TW 3, TW 4, atau perida keseluruhan

dalam satu tahun. Pengguna dapat memilih lagi informasi yang lebih detail

pada layer berikutnya, yaitu informasi untuk proyek pengadaan multi projek di

unit user. Begitu pula untuk display informasi tingkat per proyek atau aktifitas

proyek, yang juga menampilkan informasi sesuai dengan pilihan periodanya.