baze de date pentru mangement 2008

Baze de date pentru management

Edelhauser Eduard

Eduard Edelhauser


Petroani 2008

1


Edelhauser Eduard

Cuvnt nainte, Acum 20 de ani, ideea unui computer ieftin i larg rspndit era un vis. Astzi este o realitate i suntem de abia la nceput", a spus Gates. "n urmtorii 10 ani, o nou generaie avansat de PC-uri i dispozitive inteligente vor transforma procesele de afaceri i vor revoluiona modul n care oamenii lucreaz, nva i i petrec timpul liber." Adresndu-se unui numr larg de cititori lucrarea i propune s realizeze o acomodare sau apropiere a cititorilor de domeniul bazelor de date i mai precis utilizarea acestora n gestiunea resurselor unei ntreprinderi . Ultimii 20 de ani , ani care se confund n acelai timp cu experiena legat de IT a autorului, ( a absolvit Liceul de Informatic din Petroani n 1986 , studiile universitare inginereti la Universitatea Transilvania din Braov avnd direcia de aprofundare Automatizri i Echipamente Periferice n 1991, studiile academice post universitare de Informatic Aplicat i Programare la Universitatea Tehnic din Cluj Napoca n 2002, doctoratul n inginerie industrial la Universitatea din Petroani n 2004 cu o tema din domeniul proiectrii sistemelor informatice integrate, iar n prezent este doctorand n economie, specialiyarea management la Universitatea din Craiova tot cu o tem din domeniul ERP-urilor ) au fost cruciali n influena indus de IT n toate domenile de activitate. Autorul a instruit sute poate chiar mii de studeni, dar i specialiti din industrie n domenii ca utilizarea calculatorului, baze de date, softuri pentru modelarea deciziei manageriale, proiectare i simulare asistat de calculator, soft de ntreprindere, soft pentru managementul proiectelor. Lucrarea se adreseaz specialitilor din econmie si industrie care ii desvrec pregtirea n cadrul cursurilor de masterat, cursuri din care tehnologia informaional este nelipsit. Mai mult, avnd un dialog constant cu specialitii din industrie am constatat necesitatea acomodrii acestora cu softurile de ntreprindere, care n acest curs se suprapun cu tematica dedicat afacerilor. Primul capitol este un capitol de prezentare al unui soft, inclus poate cam pretenios n clasa sistemelor de gestiune a bazelor de date, dar care dac este perceput n mod corect deschide poarta SGBD-urilor, a programrii obiectuale, a SQL-ului, a QBE ului i nu n ultimul rnd al ERP-urilor. Este vorba desigur de ultima aplicaie Access lansat de Microsoft n pachetul Office 2007. Al doilea capitol demonstreaz capacitile acestui soft anterior descris n domeniul unui mini ERP. Este un cappitol didactic pentru nsuirea Access i nu pentru utilizarea acestei mini aplicaii n cazul unei firme. Cel de al treilea capitol al crii ne duce pe o pia soft extrem de dezvoltat i posibil cea mai productiv pentru firmele de soft , avnd n vedere i ajutorul dat n acest domeniu de Internet. Este vorba de softul pentru business sau softul pentru afaceri care n Romnia dei este implementat nc din anii de pionierat ai acestui domeniu nu a reuit s ating un nivel mulumitor. Un studiul IDC ofer o descriere detaliat a pieei romneti pentru aplicaii integrate Enterprise Application Suite (EAS). Printre distribuitorii de EAS cuprini n studiu se numr SAP, Oracle, SIVECO, Microsoft Dynamics, Epicor-Scala, Wizrom, Totalsoft, Transart, EBS Romania, Adcos Romania, Crisoft i alii. Piaa romneasc de soft i servicii informatice a avut o evoluie accelerat n ultimii ani, soluiile de tip Entreprise Resource Planning (ERP) Planificarea Resurselor Intreprinderii sau Soft de ntreprindere, nregistrnd o cretere peste medie, relev ERP Romania 2006 primul studiu despre piaa romneasc de produse software ERP i

2


Edelhauser Eduard

servicii aferente, realizat de Pierre Audoin Consultants (PAC). Potrivit lui Eugen SchwabChesaru, Managing Director PAC pentru Europa Centrala i de Est, n Romnia, o adevarat pia pentru soluii integrate ERP s-a format mult mai trziu decat n alte ri din regiune, precum Cehia sau Ungaria. Astfel, stadiul actual de dezvoltare este relativ redus, dei potenialul economic este mult mai mare dect n rile menionate, ceea ce explic i creterile de peste 30% nregistrate de piaa romneasc de ERP n ultimii doi ani. Pentru anul 2005, Ioana Bucin, consultant PAC responsabil pentru studiul ERP Romania 2006, a evaluat piaa romneasc de ERP la 87 de milioane euro, din care produsele soft i serviciile aferente au avut ponderi aproximativ egale. Aceast structur a pieei arat nc o dat, conform PAC, imaturitatea pieei romneti i dificultatea cu care serviciile informatice sunt acceptate de numeroi clieni. Cel de al patrulea capitol atac exact aceast problem a pieei romneti de ERPuri i anume dificultile de implementare a softurilor de ntreprindere i am ncercat s prezint cele mai importante produse care exist pe pia. Adresabilitatea acestei lucrri este ctre toi specialitii ce opereaz ntr-o firm, indiferent de dimensiunea acesteia, n care calculatorul este nelipsit i n care un specialist nu se poate manifesta fr ajutorul calculatorului.

Petrosani,

Autorul,

Capitolul 1 Baze de date. Sisteme de gestiune a bazelor de date.3


Edelhauser Eduard

Proiectarea bazelor de date.1. Introducere n domeniul bazelor de date 1.1. Organizarea fizic a datelor ndat ce o baz de date este structurat logic, bazndu-se pe caracteristicile sale, relaiile i metodologia sa de acces, trebuie implementat fizic cu software i hardware specific astfel nct managerii afacerilor i planificatorii s poat accesa datele n aplicaiile din lumea real. Datele organizate n baze de date sunt de obicei stocate i accesate prin intermediul sistemelor de gestiune a bazelor de date, care la rndul lor sunt organizate n diferite aranjamente de procesare sau topologii. Fiecare sistem de gestiune al bazelor de date folosete una sau mai multe metode diferite de stocare digital i de acces; aceasta poate afecta semnificativ cantitatea de spaiu de stocare necesar i viteza salvrii datelor. 1.2. Sisteme de gestiune a bazelor de date Software-ul sistemelor de gestiune a bazelor de date a dat posibilitatea multor organizaii s treac de la o abordare tradiional a fiierelor la o abordare a bazelor de date, prin urmare bucurndu-se de beneficiile unui nivel mai nalt de acces al datelor, redundan mai mic a datelor, inconsisten mai mic a datelor i o uurin mai mare n programare. Un sistem de gestiune al bazei de date (SGBD) este un software ce organizeaz date. Un SGBD ofer utilizatorilor unelte pentru a aduga, terge, menine, afia, tipri, cuta, selecta, sorta i actualiza date. Uneltele variaz de la interfee de limbaj natural uor de folosit la limbaje de programare complexe folosite pentru dezvoltarea aplicaiilor sofisticate ale bazelor de date. Sistemele de gestiune a bazei de date sunt instalate ntr-o gam larg de sisteme informaionale. Unele sunt ncrcate i folosite n manier adhoc pentru a asista luarea individual a deciziilor. Altele se afl pe cteva calculatoare interconectate i sunt folosite pentru a asista sistemele de prelucrare a tranzaciilor pe scar larg, cum ar fi intrarea comenzilor i sistemelor de control a stocurilor iar altele sunt interconectate prin intermediul reelelor locale ale unei organizaii, oferind acces departamentelor individuale la datele corporaiei. Deoarece un SGBD trebuie limitat la stocarea doar a cuvintelor i numerelor, firmele le folosesc pentru a stoca i grafice, sunete i video. Exist multe baze de date specializate, depinznd de tipul sau formatul datelor stocate. Spre exemplu, o baz de date informaional geografic poate conine date de localizare pe hri sau imagini; s-ar putea vedea spaial localizrile clientului i vnztorului n loc de a citi textual adresele. O baz de date despre cunotine poate stoca reguli de decizii folosite pentru a evalua situaii i pentru a ajuta utilizatorii n luarea deciziilor ca un expert. O baz de date multimedia poate stoca date diferite - sunete, video, imagini, animaie grafic i text. Sistemele de gestiune a bazei de date sunt proiectate pentru a fi relativ invizibile pentru utilizator. Pentru a interaciona cu ele, trebuie nelese procedurile de interaciune, chiar dac majoritatea muncii lor este fcut n spatele scenei i prin urmare este invizibil sau transparent pentru utilizator. Majoritatea acestor interaciuni au loc folosind limbaje SGBD. 1.3. Limbaje ale bazelor de date Conceptual, un sistem de gestiune al bazelor de date folosete dou limbaje - un limbaj de definire a datelor (LDD) i un limbaj de manipulare a datelor (LMD). LMD-ul

4


Edelhauser Eduard

este de fapt legtura dintre primirile logice i fizice ale bazei de date. (logic se refer la modul n care utilizatorul privete datele; fizic se refer la modul n care datele sunt fizic stocate sau prelucrate). Un utilizator SGBD definete vederi sau scheme folosind LDD. Pot exista muli utilizatori i programe de aplicaii utiliznd aceeai baz de date; prin urmare pot exista multe subscheme diferite. Fiecare utilizator sau program de aplicaii utilizeaz un set de relatri LDD pentru a construi o subschem pentru acele elemente de date de care este interesat. LDD-ul este folosit pentru a defini caracteristicile fizice ale fiecrei nregistrri; cmpurile din cadrul unei nregistrri; i numele logic al fiecrui cmp, tipul datelor i lungimea caracterelor. Un nume logic al unui cmp ( cum ar fi NUME_ANG pentru un cmp cu numele angajatului ) este folosit att de programele de aplicaii ct i de utilizatori pentru a se referi la cmp pentru salvarea sau actualizarea datelor din el. LDD-ul este de asemenea folosit pentru a specifica relaiile dintre nregistrri. Alte funcii primare ale LDD-ului sunt urmtoarele: ofer mijloace de asociere a datelor ce au legtur; indic identificatorii (sau cheile) unici ai nregistrrii; instaleaz accesul de securitate al datelor i schimb restricii. Limbajul de manipulare a datelor ofer utilizatorilor capacitatea de a salva, sorta, afia i terge coninuturile bazelor de date. LMD-ul include n general o varietate de verbe de manipulare (ex.: CREAZ, MODIFIC, TERGE) i operanzi pentru fiecare verb. Mai mult, majoritatea limbajelor de manipulare a datelor se interfereaz cu limbaje de programare de nivel nalt cum ar fi PASCAL, COBOL sau C. Aceste limbaje dau posibilitatea unui programator de a executa manipulri n plus ale datelor pe care LMD-ul din SGBD nu le permite. O caracteristic principal a unui LMD este c folosete nume logice i operanzi (cum ar fi Nr student pentru numr student) cnd se refer la date n loc de locaii de stocare fizic. Aceast capacitate este posibil de vreme ce limbajul de definire a datelor ofer legturi ntre primirea logic a datelor i stocarea lor fizic. Aceasta permite programatorilor i operatori de sisteme s modifice stocajul fizic al datelor, s conduc o ntreinere a bazei de date, sau chiar s schimbe dispozitivele de stocare a datelor fr a deranja utilizatorii sau programele LMD ale utilizatorilor. 2. Prezentare Access 2007 Odat cu lansarea pachetului Office 2007 apare o schimbare major n interfaa principal a Word, Excel sau Access, schimbare care modific interfaa stabil de peste 10 ani a acestor softuri ( Office 97, Office 2000, Office 2003 ).

Exist 4 meniuri principale n momentul 0 al aplicaiei Home Create External Data Database Tools

5


Edelhauser Eduard

Ulterior, n momentul generrii de tabele apar noi meniuri

6


Edelhauser Eduard

n momentul crerii unei tabele apare meniul i interfaa Design, pe lng Database Tools

n momentul generrii interogrii, meniul Design ia o nou nfiare

7


Edelhauser Eduard

Meniul specific Querry Design genereaz interogri n modul QBE

n momentul creerii unui formular utilizm opiunea Form Wizard

Apar acum nc dou noi meniuri Design specific Form i Arrange

8


Edelhauser Eduard

Meniul specific Form Design genereaz formulare n modul VBA (controale i cod surs)

Formularul n mod View ( cu 4 etichete, 3 casete text i un buton de comand )

Codul surs VBA aferent formularului i mai ales butonului Command7

9


Edelhauser Eduard

Raportul vzut n meniu Design View aduce nc 2 noi meniuri Arrange i Page Setup

10


Edelhauser Eduard

3. Noiuni generale Access ( aplicabile Access 97, Access 2000 i Access 2003 ) Bazele de date relaionale sunt baze n care datele sunt stocate n tabele i pot fi stabilite legturi ntre tabele bazate pe informaii comune. Un performant produs software, avnd cele mai multe capaciti specifice sistemelor de Baze de Date Relationale (BDR) de tip client/server (baze de date SQL) este produsul Microsoft numit Access ( un produs de dezvoltare de aplicaii proiectat special pentru Windows). Ne vom ocupa de versiunea Access a acestui produs proiectat pentru SO Windows , din cadrul pachetului Microsoft Office . Sistemele de gestionare a bazelor de date relaionale de tip client server sunt pe primul loc n ceea ce privete transferarea aplicaiilor de baze de date de pe minicalculatoare i sisteme mainframe pe calculatoare personale conectate n reele, proces numit "downsizing". Produsul se adreseaz i celor ce nu sunt programatori prin uurinta realizrii de tabele, interogri, formulare, rapoarte i grafice utiliznd generatoarele. De asemenea se pot creea aplicaii complexe i utiliznd numai cele 40 de instruciuni macro. Programatorii pot scrie aplicaii Access n Visual Basic for Applications (VBA). Access se interconecteaz foarte uor cu Excel sau Project putnd activa un formular sau orice obiect din acestea. Access a fost proiectat n special pentru creearea aplicaiilor multiuser n care fiierele de baze de date sunt folosite n comun i nglobeaza un sistem de securitate sofisticat pentru a impiedica accesul persoanelor neautorizate. (vezi i iconul aferent programului - cheia ). Ca organizare structural Access este un program multifuncional fa de procesoarele de tabele i texte. Principalele funcii ale sale sunt: 1. Organizarea datelor - creearea i manevrarea tabelelor care conin date n formatul tabelar convenional ( foaie de calcul tabelar - DataSheet sau SpreadSheet ). 2. Legarea tabelelor i extragerea datelor - creeaz tabele temporare prin interogri. 3. Introducerea i editarea datelor - proiectarea formularelor de introducere ( diferit de forma tabelar implicit ) 4. Prezentarea datelor - crearea rapoartelor ce pot fi vizualizate i listate, precum i crearea de diagrame i grafice. Pentru a realiza conexiunea tabel - interogare - raport Accesss este dotat cu 4 funcii suport : 1. Macrocomenzile sunt secvene de aciuni care automatizeaz operaiile repetitive n bazele de date. ( aceste aciuni pot fi alese dintr-o list de aciuni disponibile ). Se utilizeaz pentru operaii simple ( ex : deschiderea unui raport ). 2. Modulele sunt funcii sau proceduri scrise n VBA (Visual Basic for Aplication pentru Access ). Se utilizeaz pentru calcule mai complicate ce depesc capacitile macrocomenzilor standard. 3. Securitatea se utilizeaz pentru sisteme multiuser la acordarea de drepturi i restricii. 4. Tiprirea permite tiprirea tuturor etapelor din cadrul rulrii n mediul Access. 3.1. Elemente definitorii ale programului de dezvoltare de aplicaii pentru Baze de Date Relationale (BDR) Access 1. Prima caracteristic ar fi faptul c fiierul clasic de tip baz de date (dbf) se transform n cazul Access ntr-un fiier atotcuprinzator (mdb) ce include: obiecte date ( tabele, indeci i interogri ) i obiecte aplicaie ( formulare, rapoarte, macrocomenzi i module de cod VBA )

11


Edelhauser Eduard

2. Descrierea elementelor unei baze de date Access In figura de mai jos sunt evideniate cele ase elemente de baza ale unei baze de date Access pentru sistemul informatic de gestiune al resursei umane (MRU) propus spre rezolvare n partea de aplicaii. De asemenea se evideniaz i cele 18 tabele ( 4+14) utilizate.

2.1. Tabelele - structurate similar cu cele generate de programele de calcul tabelar. Se pot importa, exporta sau linka (lega ) tabele din SGBD-uri ca xBase sau Paradox, tabele din Spread Sheeturi ca Excel, Quattro sau Lotus sau alte baze de date Access. 2.2. Interogrile - QBE - cu ele se construiesc cele mai multe din formularele i rapoartele din aplicaiile complexe Access. Ele se impun ns prin viteza mare cu care pot fi proiectate i utilizate. O caracteristic suplimentar a QBE-urilor Access sunt interogrile de aciune. Ele pot actualiza, aduga i sterge nregistrari n tabele, permind i creearea de noi tabele pe baza seturilor de rezultate ale interogrilor. (deci exist 4 tipuri) De asemenea ele realizeaz i tergerea i adugarea n cascad ( pentru nregistrri nlnuite, nregistrri dependente de una principal). Ele reprezint baza aplicaiilor Access de prelucrare a tranzaciilor. 2.3. Formularele - reprezint interfaa utilizator pentru afiarea de date din tabele i interogri putnd conine i sunet i imagine. Exist 3 tipuri de formulare n funcie de clasificarea aplicaiilor de tip baz de date: - procesarea tranzaciilor - adugare i editare nregistrri - facilitarea lurii deciziilor - furnizarea de grafice sau tabele fra a permite adugare sau modificare de date - ntreinerea bazelor de date - creeare, control aces i securitate a bazelor de date Ele se construiesc cu un generator "Form Wizard" - Vrjitorul de formulare. 2.4. Rapoartele - tipresc datele din interogri i tabele i chiar din formulare, fiind produsul final al unei aplicaii de baz de date i ele pot include grafic, i de asemenea i ele se genereaz cu un generator numit "Report Wizard" Exist 6 tipuri de rapoarte numite i machete: - rapoarte cu o singur coloan - rapoarte dispuse pe rnduri ( o coloana pentru fiecare cmp al tabelei ) - rapoarte multicoloan ( erpuirea rapoartelor cu o singur coloan )

12

Baze de date pentru management -

Edelhauser Eduard

rapoarte cu grupare/totalizare ( cel mai des utilizate ), ele sumeaz datele pe grupuri de de nregistrri, realiznd i totaluri generale la sfrit de raport. - Etichetele de coresponden ( raport multicoloan pentru tiprire grupata de nume i adrese ) - Rapoarte neasociate ( conin subrapoarte care au la baz tabele sau interogri nelegate ( independente) ) Obs: se pot genera i rapoarte complexe aplicnd gruparea i sortarea datelor n raport, transmiterea de rapoarte prin E-mail ca fiiere ataate mesajelor. 2.5. Macrocomenzile - automatizeaz aplicaiile Access, nlocuind un cod de program ce ar trebui scris ntr-un limbaj obinuit de programare (chiar i n limbajul propriu Access numit Access Basic - limbaj propriu de programare vizual similar cu Visual Basic ) pentru o anumit aciune prin programarea ntr-un limbaj formal numit programare interfat utilizator (User Interface ). Exist 49 de aciuni ( set de comenzi, macrouri ) ce pot fi incluse n comenzile macro. Dac trebuie executat o operaie ce nu e coninuta n cele 49 ea trebuie creeat cu VBA. 2.6. Modulele - conin codul Access VBA ce trebuie scris pentru a executa operaii neacceptate de colecia standard de macrocomenzi incluse n Access. 3. O alt caracteristic este c Access este special proiectat pentru creearea de aplicaii multiuser n care fiierele de baze de date sunt folosite n comun n reele i nglobeaz un sistem de securitate sofisticat ( realizeaz aplicaii protejate ) 4. Noiuni despre SQL Access ataat la Access In general SQL are un set obinuit de instruciuni ce poate fi utilizat n oricare din sitemele de gestiune a bazelor de date compatibile SQL, n paralel cu SGBD-ul respectiv. El este un limbaj de aplicaie pentru bazele de date relaionale i nu un limbaj de programare, el fiind implementat alturi de limbajul cu care este utilizat (xBase, Cobol) El mai poart numele de " limbaj de genraia a patra " putnd fi utilizat i de cei lipsii de cunotinte de informatic. SQL Access utilizeaz circa 50 de instruciuni din cele 100 cuvinte cheie standard pentru SQL general 3.2. Tabele Access Crearea unei noi baze de date sau modificarea structurii uneia deja existente se face dup urmtorul algoritm. Atribuii un set de proprieti fiecrui cmp dintr-o tabel Access. Primele trei proprieti sunt atribuite n grila Table Design, panoul superior al ferestrei Table Design prezentate n figura urmatoare. Pentru a atribui proprietatea Primary Key, selectai cmpul i executai clic pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. Stabilii valorile proprietilor rmase n panoul inferior al ferestrei Table Design, Field Properties. Figura este o exemplificare pentru tabela copii din problema 1 din capitolul de aplicaii. Avem aici de a face cu patru cmpuri, niciunul nefiind declarat Primary Key, iar proprietatea Description nu este utilizata. Proprietatile cmpului se refera la Nrmat care este nnegrit.

13


Edelhauser Eduard

Lista care urmeaz centralizeaz proprietile pe care le stabilii n grila Table Design. Field Name. Introducei numele cmpului n prima coloan a grilei Table Design. Numele cmpurilor nu pot fi mai lungi de 64 de caractere i pot avea nglobate (dar nu la nceput) spaii i semne de punctuaie cu excepia punctelor (.), a semnelor de exclamare (!) i a parantezelor drepte ([]). Numele cmpurilor sunt obligatorii i nu putei atribui acelai nume mai multor cmpuri. Este foarte bine dac nu includei spaii n nume. (Pentru a mbunti lizibilitatea nlocuii spaiile cu caracterul de subliniere ( ) sau folosii litere mari i mici). Reducerea lungimii numelor conserv resursele i v scutete de introduceri lungi n cazul n care facei referire la numele cmpurilor n macriocomenzi sau n cod VBA. Data Type. Selectai tipurile datelor dintr-o list derulant din a doua coloan a grilei Table Design. Aceste tipuri include Text, Memo, Number,Data/Time, Currency, AutoNumber, Yes/No, OLE Obect i Lookup Wizard. (Tipul AutoNumber nlocuiete tipul Counter din Acces 1.x i 2.0.). Alegerea tipului de date reprezint subiectul seciunii urmtoare din acest capitol. Description. n caseta de text din cea de-a treia coloan a grilei Table Design putei introduce o descriere opional a cmpului. Dac o adugai ea va aprea pe bara de stare din partea din stnga jos a ferestrei Access atunci cnd selectai cmpul pentru introducerea sau editarea datelor. Primary Key. pentru a alege un cmp drept cheie principal, selectai executnd clic pe butonul lui de selecie din partea stng a coloanei Field Name i apoi pe butonul Primary Key de pe bara cu instrumente. Tabela Order Details are o cheie principal compus, constituit din cmpurile OrderlD i ProductlD. (Pentru instruciuni referitoare la modul n care creai o cheie principl compus, consultai seciunea "Selecia unei chei principale" prezentat ulterior n acest capitol).

Alegerea tipului, a dimensiunii i a formatului datelor din cmpuri Dac nu vrei s folosii tipul Text, pe care Access l aloc n mod prestabilit, este necesar s atribuii un tip de date fiecrui cmp din tabel. Unul dintre principiile proiectrii bazelor de date relaionale este acela c toate datele dintr-un cmp sunt de un singur tip. Access v permite s alegei dintr-o gam mult mai larg de tipuri de date i de fenomene dect cea oferit de cele mai multe programe de gestionare a bazelor de date de

14


Edelhauser Eduard

pe calculatoarele personale. Pe lng stabilirea tipului de date, putei indica i alte proprieti ale cmpului, determinnd formatul, dimensiunea i alte caracteristici care afecteaz aspectul i corectitudinea stocrii valorilor numerice. Tabelul urmator prezint tipurile de date pe care le putei selecta pentru cmpurile tabelelor din Access.Informaii Caractere Tipul datelor Text Descrierea tipului datelor Cmpurile de tip Text sunt cel mai des folosite, aa c Access consider acest tip fiind cel prestabilit. Un cmp de tip Text poate conine cel mult 255 de caractere i putei desemna lungimea maxim mai mic sau egal cu 255. Access atribuie o lungime prestabilit de 50 de caractere. Tipul Text cu lungime fix este similar tipurilor Character din xBase i Alphanumeric din Paradox. Cmpurile de tip Memo pot conine cel mult 64.000 de caractere. Le utilizai pentru a oferi comentarii descriptive. Cmpurile Memo sunt similare acelora din xBase, cu excepia faptului c datele din aceste cmpuri sunt incluse n tabel n loc s fie ntr-un fiier separat. Acces afieaz coninutul acestor cmpuri n modul Datasheet View. Un cmp Memo nu poate fi cheie i nu putei insexa dup el. Sunt disponibile mai multe subtipuri de date. Alegei subtipul corespunztor selectnd unul dintre parametrii proprietii Field Size (dimensiuniea cmpului). Indicai modul n care va fi afiat numrul stabilindu-i proprietatea Format la unul dintre formatele existente. Un cmp de tipul AutoNumber conine o valoare numeric (Long Integer), pe care Accews o completeaz n mod automat pentru fiecare nregistrare adugat ntr-o tabel. Access poate incrementa cu I cmpul AutoNumber sau l poate completa cu un numr generat aleator, n funcie de parametrul ales al proprietii New Values (valori noi). Un cmp AutoNumber creaz o valoare similar numrului nregistrrii din xBase i Paradox. Numrul maxim de nregistrri dintr-o tabel care pot folosi cmpul AutoNumber este mai mare de 2 miliarde. Cmpurile logice (booleene) din Acces folosesc valori logice numerice (de tip ntreg): I pentru cmpurile Yes (True) i 0 pentru No (Fa 1 se). Utilizai proprietatea Format la afiarea cmpurilor Yes/No ca Yes sau No, True sau Fa 1 se, On sau Off, 1 sau 0 (De asemenea, putei folosi orice numr diferit de zero pentru a reprezenta True). Cmpurile logice nu pot fi cheie, dar pot fi indexate. Este un format special fix cu patru zecimale, proiectat s previn erorile de rotunjire care ar afecta operaiile contabile acolo unde valoarea trebuie s se potriveasc la bnu (similar tipului Curency din Paradox). Datele calendaristice i ora sunt stocate ntr-un format special fix. Data este reprezentat de ntreaga poriune numeric a valorii Date/Time, iar ora de partea zecimal a acesteia. Controlai modul n care Access afieaz datele calendaristice selectnd una dintre proprietile Date/Time Format. Include elementele grafice realizate din puncte (bitmap), desene vectoriale, fiiere cu semnale audio i alte tipuri de date care pot fi create de o aplicaie OLE server.Nu putei atribui unui obiect OLE drept cmp cheie i nu-l putei include ntr-un index.

Memo

Valori numerice

Number

AutoNumber

Yes/No

Currency

Dates and Times

Date/Time

Obiecte mari

Obiect OLE (Blob-binary large object)

Exemplificarea parametrilor proprietii Field Size (dimensiunea cmpului) pentru tipul de date numerice.Field size Double Single Long Integer Integer Zecimale 15 7 0 0 de la 2.147.483.648 pn la+2.147.483.647 de la 32.768 pn la 32767 Intervalul valoric de la 1,79*10^308 pn la +1,797*10^308 de la 3,4*10^38 pn la +3,4*10^38

15

Baze de date pentru managementByte Currency (tip de date nu subtip) 0 4 de la 0 la 255 de la 922337203685477.5808 pn la

Edelhauser Eduard

+922337203685477.5808

3.3. Ordonare. Filtrare. Interogare prin exemple (QBE). Limbajul Structurat al Interogrii (SQL) Programul Microsoft Access ofer o gam de caracteristici de ordonare i filtrare, care simplific aciunea de personalizare a afirii datelor n modul Table Detasheet View. Ordonarea i filtrarea nregistrrilor din tabele este destul de util atunci cnd folosii datele coninute la crearea unei liste pentru coresponden sau la tiprirea unui anumit set de nregistrri. De asemenea Access include faciliti multilaterale de cutare (find) i de nlocuire care v permite s localizai fiecare nregistrare care se potrivete cu o valoare indicat i apoi, opional, s modificai valoarea. Dac avei o tabel mare, facilitatea Find a programului Access v permite s localizai rapid acul n carul cu fn. Cutarea i nlocuirea sunt adeseori necesare atunci cnd importai date dintr-o alt baz de date sau foaie de calcul. Caracteristicile de ordonare, filtrare i de nlocuire ale programului Access sunt de fapt implementate n spatele cortinei interogrilor, pe care aceasta le creeaz pentru dumneavoastr. Totui nvarea noiunilor de baz ale executrii acestor operaii asupra tabelelor, v ajut s nelegei mai uor interogrile. De asemenea putei aplica filtre asupra rezultatelor interogrilor, putei folosi caracteristica Find n cazul interogrilor n modul Detasheet View i caracteristica search and replace asupra seturilor de rezultate ale interogrilor actualizabile. pentru cititorii care sunt utilizatori ai programului xBase sau cunosc SQL, acolo unde sunt aplicabile, sunt prezentate declaraiile echivalente din aceste dou limbaje de programare referitoare la executarea operaiilor. Ordonarea datelor din tabele O cerin fundamental a mediului de dezvoltare a bazelor de date este capacitatea de a ordona rapid nregistrrile, astfel nct ele s apar n succesiunea dorit. Programele anterioare de gestionare a bazelor de date, precum dBase II i II/III+, v cereau s creai o nou copie a unei tabele dac voiai s reordonai fizic nregistrrile n ea. Crearea i indicarea unui index dup un cmp al tabelei v permiteau s afiai sau s tiprii tabela n ordinea indexului. Totui, dac voiai s ordonai datele dup dou sau mai multe cmpuri, trebuia fie s creai un index compus dup cmpuri, fie s preordonai datele dup unul sau mai multe cmpuri i apoi s aplicai un index dup unul singur. Sistemele moderne de dezvoltare a bazelor de date, precum Access, nu v cer niciodat s ordonai fizic tabela. Poziiile fizice ale nregistrrilor n fiier reprezint ordinea introducerii lor. n mod prestabilit, Access afieaz nregistrrile n ordinea cheii principale. Acest comportament este similar celui din programul Paradox al firmei Borland. Dac tabela dumneavoastr nu are o cheie principal, nregistrrile sunt afiate n ordinea introducerii lor. Spre deosebire de programul dBASE i de imitaiile lui, nu putei alege un anumit index Access pentru a modifica ordinea n care nregistrrile sunt afiate n modul Table Datasheet View al interfeei cu utilizatorul (UI). Cu toate acestea , cu ajutorul limbajului Access VBA putei indica un index de ordonare a nregistrrilor din tabelele pe care le manevrai. Access folosete metodele de ordonare la afiarea nregistrrilor n succesiunea dorit. Dac exist un index dup cmpul dup care vrei s 16


Edelhauser Eduard

ordonai nregistrrile, operaia se desfoar mult mai rapid. Access folosete n mod automat indecii, dac acetia exist, pentru a grbi ordonarea. Acest proces se numete optimizarea interogrilor. Filtrarea tabelelor de date Access v permite s aplicai un filtru pentru a indica nregistrrile care apar n modul Datasheet View al tabelei sau ca rezultat al unei interogri. De exemplu dac voiai s vizualizai numai angajaii din localitatea Petroani, ai fi utilizat un filtru pentru a limita nregistrrile afiate numai la cele al cror cmp localitatea_dom conine textul "Petroani"(vezi tabela IDENT din partea de aplicatii). Access v ofer trei modaliti diferite de aplicare a filtrelor asupra datelor dintr-o tabel: Filter by Selection (filtrare conform seleciei). Aceasta este cea mai rapid i mai simpl metod de aplicare a unui filtru. n acest caz, stabilii criteriul de filtrare selectnd toate datele dintr-unul din cmpurile unei tabele sau numai o parte a lor. Access afieaz numai nregistrrile care se potrivesc cu eantionul selectat. Cu metoda filtrrii conform seleciei putei filtra nregistrrile numai pe baza unui criteriu aplicat unui singur cmp al tabelei. Filter by Form (filtrare conform formularului) Aceasta este cea de-a doua metod rapid de aplicare a unui filtru. n acest caz, introducei criteriul de filtrare ntr-o foaie de date goal a formularului tabelei; Access afieaz nregistrrile care respect criteriul combinat n fiecare cmp. Utilizai metoda filtrrii conform formularului la filtrarea rapid a nregistrrilor, pe baza unor criterii aplicate n mai multe cmpuri. Advanced Filter/Sort (filtrarea/ordonarea avansat) Aceasta este cea mai puternic, dar i cea mai dificil metod de filtrare. Cu ea putei face ca un filtru Access s execute dou sarcini, deoarece putei aduga i o ordine de sortare ntr-unul sau n mai multe cmpuri. Fiecare dintre cele trei tipuri de filtre disponibile este descris n urmtoarele seciuni. Metodele Filter by Selection i Filter by Form sunt caracteristici noi ale programului Access. Utilizarea caracteristicii Query by Example - QBE Caracteristica Query by Example, abreviat de obicei QBE, a fost iniial dezvoltat pentru a permite utilizatorilor aplicaiilor de baze de date de pe calculatoarele mainframe s gseasc i s afieze poriuni de date (sau colecii de date) fr s fie nevoie s tii un limbaj de calculator. Multe sisteme de gestionare a bazelor de date folosesc n final caracteristica QBE ntr-o form sau alta (De fapt, programul dBASE, primul gestionar de baze de date care a avut succes pe calculatoarele personale folosete o variant de QBE pentru comenzile date de la promptul punct). De exemplu la promptul de comand utilizatorii QBE introduc declaraii ca cea care urmeaz LIST ALL localitatea_dom LIKE Pe* WITH judet_dom HUNEDOARA n ident Acestea sunt cunoscute ca declaraii d-mi un exemplu. Aplicaia QBE caut n cmpul localitatea_dom din tabela ident toate localitatile care ncep cu Pe. Programul ignor caracterele rmase n localitate i afieaz numai acele nregistrri care n cmpul judet_dom conin valoarea HUNEDOARA.

17


Edelhauser Eduard

Pe msur ce terminalele de afiare ale calculatoarelor au devenit mai sofisticate, aplicaia QBE grafic a ajuns metoda preferat de creare a interogrilor. Ea afieaz numele cmpurilor din unul sau mai multe tabele din baza de date ca titluri ale coloanelor. Utilizatorii pot introduce n aceste coloane exemple de declaraii pariale sau expresii, pentru a crea o interogare. Deoarece terminalele capabile s afieze n mod grafic erau o raritate atunci cnd programul QBE grafic a fost creat, s-a folosit modul standard text cu 80 de caractere i 25 de rnduri. Astfel termenul grafic a devenit impropriu n lumea de astzi a mediilor grafice adevrate, cum este Windows. n versiunea iniial a programului QBE grafic, declaraia anterioar poate fi asemntoare urmtoarei declaraii: LOCALITATEA_DOM JUDET_DOM Like PE* HUNEDOARA Cmpurile care corespund coloanelor n care nu sunt introduse expresii nu sunt examinate pentru conformitatea cu interogarea. Dup verificarea cmpurilor indicate i gsirea tuturor potrivirilor din fiierul cercetat, aplicaia afieaz acele adrese care conin valorile cutate. Pri ale fiecrei adrese apar n coloanele respective, ca n exemplul urmtor LOCALITATEA_DOM Petrosani Petroani Petrila JUDET_DOM HUNEDOARA HUNEDOARA HUNEDOARA

Pentru cei mai muli utilizatori nvarea crerii expresiilor de interogare n coloanele programului QBE grafic s-a dovedit mai uoar dect introducerea expresiilor QBE la prompt. Utilizatorul rebuia s tie sintaxa ctorva expresii pentru a crea interogri relativ complicate. Folosirea programului QBE grafic a fost una dintre caracteristicile care au stat la baza succesului sistemului RDBMS Paradox al firmei Ansa Software pe piaa Aplicaiilor de gestionare a bazelor de date relaionale de pe calculatoarele personale, dominat de dBASE II i dBASE III. Microsoft Windows a creat un mediu grafic pentru utilizator potrivit perfect unui sistem QBE grafic de gestionare a bazelor de date. Microsoft a beneficiat din plin de gama larg de caracteristici grafice nglobate n Windows , aa cum se va constata cnd se creaz prima interogare Access adevrat. Operatorii i expresiile programului Access O expresie este o declaraie de intenie. Dac dorii s se execute o aciune dup ndeplinirea unei anumite condiii , expresia dumneavoastr va trebui s indice condiia. De ecemplu, pentru a selecta ntr-o interogare nregistrrile care conin n cmpul ZIP valori egale sau mai mari dect 50.000 introducei expresia ZIP > = 50.000. De semenea, se pot folosi expresiile i n calculele aritmetice. De exemplu dac ntr-o interogare avei nevoie de un cmp cu Valoare, care s conin valori calculate introducei expresia de calcul a acestora. [Valoare]: cantitate*[Pret Unitar]. Perechea de paranteze drepte ([]) trebuie s ncadreze numele obiectelor, precum i numele cmpurilor care conin spaii sau alte semne de punctuaie diferite de caracterul de subliniere. De asemenea perechile de paranteze drepte se pot folosi la identificarea numelor cmpurilor n expresiile de validare a datelor. Pentru a fi considerat expresie, o declaraie trebuie s conin cel puin un operator i un cuvnt identificator sau funcie. Lista care urmeaz descrie aceste elemente:

18


Edelhauser Eduard

Operatorii includ simbolurile aritmetice familiare +,-, * (nmulire) i / (mprire) i multe alte simboluri i abrevieri. Cei mai muli dintre ceilali operatori disponibili n Access sunt echivaleni cu cei din limbajele tradiionale de programar5e precum BASIC, doar civa sunt specifici programului Access sau limbajului SQL precum Between, In, Is i Like. Constantele (literals) sunt introduse de dumneavoastr de exemplu 12345 sau ABCDE. Valorile exacte sunt utilizate de cele mai multe ori la stabilirea datelor iniiale i n combinaie cu identificatorii cmpului la compararea valorilor din cmpurile tabelului Identificatorii sunt numele obiectelor din Access (precum cmpurile din tabele), care ntorc valori distincte, numerice sau text. Termenul ntorc, utilizat n cazul expresiilor nseamn c valoarea actual a identificatorului i nlocuiete numele n expresie. De exemplu identificatorul numelui cmpului [Company Name] ntoarce ntr-o expresie valoarea (un nume) cmpului Company Name al nregistrrii selectate. Access conine cinci constante predefinite denumite, care servesc i ca identificatori: True, False, Yes, No, Null. Constantele denumite i variabilele pe care le creai n Access VBA sunt de asemenea, identificatori. Funciile precum Date () i Format$ (),ntorc o valoare n locul numelui funciei din expresie. Spre deosebire de identificatori, cele mai multe funcii v cer s furnizai parantezele necesare unui indentificator sau ale unei valori folosite ca argument. Cnd constantele, identificatorii sau funciile sunt folosite mpreun cu operatorii, aceste combinaii se numesc operanzi. 1. Operatorii Access asigur 6 categorii de operatori care se pot utiliza la crearea expresiilor: Operatorii aritmetici execut adunri, scderi, nmuliri i mpriri. Operatorii de atribuire i de comparare stabilesc i compar valori. Operatorii logici lucreaz cu valori care nu pot fi dect true sau false. Operatorii de concatenare combin iruri de caractere. Operatorii de identificare creeaz nume clare ale obiectelor bazei de date, astfel c se poate atribui acelai nume de cmp n cteva tabele i interogri. Ali operatori care simplific crearea expresiilor de selecie a nregistrrilor prin intermediul interogrilor.Operatorii de comparare Operator < = > Descriere Mai mici dect Mai mic dect sau egal cu Egal cu Mai mare dect sau egal cu Mai mare dect Diferit de Exemplu 123 < 1000 15 =456 123>123 123456 Rezultat True True False True False True

Operatorii logici Operator Descriere Exemplul 1 Exemplul 2 Rezultat 1 Reyultat 2

19

Baze de date pentru managementAnd Or Not Xor Si logic Sau logic Nu Sau exclusiv True And True True And False True Or False False Or False Not True Not False True Xor False True Xor True

Edelhauser EduardTrue False True False False True True False

Ali operatori Operator Is Like Descriere Folosit mpreun cu Null pentru a stabili dac o valoare este Null sau Not Null Stabilete dac o valoare ir ncepe cu unul sau mai multe caractere (pentru ca operatorul Like s lucreze corect trebuie s adugai un caracter de nlocuite, * , sau unul sau mai mulkte semne de ntrebare (?)). Stabilete dac o valoare ir este o component a unei liste de valori Stabilete dac o valoare numeric se ncadreaz ntr-un interval indicat. Exemplu Is Null Is Not Null Like "Jon" Like "FILE ????"

In Between

In ("CA", "OR", "WA") Between 1 And 5

Funcii Funciile ntorc valori ctre numele lor; Ele pot lua locul identificatorilor din expresii. Una dintre cele mai comune funcii utilizate n expresiile Access este Now ( ) care ntoarce data i ora ceasului intern al calculatorului. Access i VBA definesc aproape 140 de funcii individuale. Lista care urmeaz grupeaz funciile dup scop: Funciile date and time )dat calendaristic i or) manevreaz valorile de tip dat/or din cmpuri sau pe care le introducei drept constante. Cu ajutorul funciilor de acest fel se pot extrage pri ale datelor (precum anul sau ziua) sau ale orei (precum ora sau minutele). Funciile de manipulare a textului sunt folosite n lucrul cu iruri de caractere. Funciile de conversie a tipului de date v permite s indicai tipul de date al valorilor din cmpurile numerice, n loc s lsai programul Access s-l aleag pe cel mai potrivit. Funciile matematice i trigonometrice execut operaii cu valorile numerice care depesc capacitatea operatorilor aritmetici standard ai programului Access. De exemplu la calcularea lungimii laturilor unui triunghi dreptunghic se pot folosi funcii trigonometrice simple . Funciile economice sunt similare celor oferite de programele Lotus 1-2-3 i Microsoft Excel. Ele calculeaz deprecierea, valorile taxelor anuale i ratele de achitare a mprumuturilor. De exemplu pentru a stabili valoarea actual a unui premiu la Loterie pltit n 25 de rate anuale egale, se poate folosi funcia PV ( ). Funciile de uz general nu se ncadreaz n nici una dintre categoriile precedente; le folosii la crearea interogrilor, formularelor i rapoartelor. Alte funcii sunt cele care execut schimbul dinamic de date (DDE) cu alte aplicaii Windows, funcii globale de domeniu, funcii globale SQL i altele folosite n principal n program.

20

Baze de date pentru management 3.4. Formularele Access

Edelhauser Eduard

Formularele Access creeaz interfata utilizatorului cu tabelele dumneavoastr. Dei n ferestrele Table View i Query View puteti s executati aceleasi functii, formularele ofer avantajul c prezint datele ntr-o maniera organizat i atractiv. Puteti aranja cmpurile pe formular astfel nct introducerea datelor sau operatiile de editare a nregistrrii s se fac de la stnga la dreapta i de sus n jos. Formularele permit s stabilii selecii ale cmpurilor dup mai multe criterii, care utilizeaz coduri de prescurtare pentru a reprezenta un set de valori admisibile. Un formular bine proiectat mrete viteza de introducere a datelor i minimizeaz erorile de tastare. Formularele sunt compuse dintr-o colecie de elemente specifice de proiectare numite elemente de control sau obiecte de control. Acestea sunt componentele pe care le vedei n ferestrele i casetele din Access i din aplicaii Windows. Casetele de text folosesc la introducerea i editarea datele etichetelele la stocarea numelui cmpurilor i cadrele de obiect la afiarea graficelor. Un formular const dintr-o fereastr n care plasai dou tipuri de obiecte de control: unele care afieaz datele din tabele, iar altele, informatii generale cum ar fi etichetele sau emblemele (logos). Formularele Access sunt multifunctionale: ele permit s realizati obiective care nu pot fi ndeplinite n modurile de luau Table View sau Query View. Putei s validai intrri pe baza informatiilor coninute n altt tabele dect cea la care lucrai. Aveti posibilitatea s generai formulare care includ alt formulare (un formular inclus n alt formular poart numele de subformular Proiectarea unui formular Pentru a crea sau modifica un formular se execut clic pe butonul Design. Va fi afiat astfel fereastra Form Design. Fereastra mobil care apare n modul de lucru Form Design conine o bar cu instrumente numit caset cu instrumente (Toolbox) care permine plasarea pe formular a elementelor de control. Elementele ferestrei Form Design Spaiul formularelor poate fi mprtit n trei zone: antetul (Form Header), zona de detaliu (Detail) i zona de subsol (Form Footer). Antetul i zona de subsol sunt opionale. Fereastra Form Design include urmtoarele elemente de baz: Bara cu instrumente Form Design, care conine butoane de comand rapid pentru selectarea opiunilor din meniul disponibil n modul de lucru Form Design. Funciile butoanelor i opiunile echivalente sunt prezentate n tabelele din seciunile urmtoare. Bara cu instrumente Formatting, compus din butoane de comand rapid pentru opiunile de culoare, text, chenar i pentru diverse alte opiuni de formatare. Functiile butoaneior de formatare i opiunile de meniu echivalente sunt prezentate n sectiunea urmtoare. Un set de rigle verticale i orizontale, calibrate n inci pentru Access versiunea S.U.A i n centimetri pentru versiunile furnizate trilor care utilizeaz sistemul metric. O linie vertical (la dreapta casetei cu instrumente), care stabilete marginea dreapt a formularului. Putei deplasa linia de margine dac o selectai i apoi o tragei cu mouse-ul pn n poziia dorit. O linie orizontai, care stabilete marginea de jos a formuiarului. Puteti executa clic i

21


Edelhauser Eduard

s tragei linia cu mouse-ul n noua poziie. Marginile sunt importante atunci cnd proiectai un subformular care trebuie s se ncadreze ntr-un dreptunghi de dimensiune predeterminat din formularul principal. Cte o bar de deruiare vertical i orizontal, care permit s vizualizati poriuni ale formularului afiate n afara limiteior ferestrei. O bar Form Header (antet), care definete nltimea zonei rezervate antetului de formular. Ea apare doar dac ai optat pentru introducerea unui antet i a unei zone de subsol n formular. Zona Form Header conine texte statice, imagini grafice i alte obiecte de control afiate n partea de sus a formularului. Dac formularul are mai multe pagini antetul este afiat doar pe prima pagin. O bar Form Detail (zona de detaliu) care desparte zona Form Header de restul formularului. Pe bara Form Detail se gsesc obiecteie de control care afieaz datele din tabele sau rezultate din interogri, plus elementeie statice, cum ar fi etichetele i simbolurile. O bar Form Footer, care defineste nltimea zonei de subsol a formularului. Ea este similar cu bara de antet Form Header. Dac tiprii un formular cu mai muite pagini, zona de subsol apare doar n partea de jos a ultimei pagini. Butoanele barei cu instrumente Form Design i opiunile meniului

Bara cu instrumente Form Design din Access conine cteva butoane care sunt utilizate doar pentru proiectarea formularelor. Opiunile pentru cuoare i font le selectai de pe bara cu instrumente Format, ceea ce constituie o facilitate nou n Access . Vom enumera ulterior funciile fiecrui buton de pe bara cu instrumente Form Design. Butoanele pentru formatarea textului i a culorii sunt descrise n paragrafele de mai jos. Sunt explicate toate optiunile mai putin cele pentru Internet. Afieaz formularul n modul Run (dac executai clic pe sgeata aflat la dreapta butonului este afiat o list o list derulant care v permite s selectai modul de afiare Datasheet View). Salveaz formularul curent Tiprete toate nregistrrile din tabel utiliznd formu larul de pe ecran pentru formatarea datelor tiprite i valorile curente ale parametrilor de configurare a imprimantei curente. Selecteaz opiunea Print Preview pentru previzualizarea formuiarului ce va fi tiprit. Putei tipri formuiarul din fereastra Print Preview. Iniiaz verificarea ortografiei etichetelor selectate. Taie din formular obiectele selectate i le memoreaz n Clipboard. Copiaz obiectele selectate din formular n Clipboard Lipete n formuiar coninutui memoriei Clipboard. Copiaz formatul obiecteior selectate i l aplic unui alt obiect similar. Anuleaz ultima modificare operat n formular. Afiseaz o list a cmpurilor rezuitate dintr-o interogare sau dintr-un tabel care reprezint sursa de date a Formularului principal. Afieaz sau nchide caseta cu instrumente. Aplic formatul predefinit pe care l-ai ales dintre cele existente, inclusiv formmtul imaginii bitmap pentru fundal, fonturile i parametrii de culoare. Deschide fereastra de editare a codurilor surs VBA coninute ntr-un modul care face parte integrant dintr-un formuiar (Code Behind Form sau CBF coduri surs care stau la baza formularului)

22


Edelhauser Eduard

Afiseaz fereastra Properties asociat uneia dintre cele dou zone ale formularului cnd selectai barele de selecie sau proprietile unui obiect de control n momentul n care 1 selectai. Afieaz fereastra utilitarului BuilderWizard pentru obiectul sau proprietatea selectate din formular. Butonul este activat doar dac n Access exist un program generator pentru elementul selectat. Afieaz fereastra Database. Creaz un nou obiect. Executai clic pe sgeata din dreapta butonului pentru a obine lista obiectelor pe care le putei crea.

Bara cu instrumente Formatting Access afiseaz n ferestrele Form Design View i Report Design View butoane pentru comenzi rapide i liste derulante pentru toate opiunile de formatare a textelor, de linie, de culoare i de mprire n celule. Aceste butoane i liste se afl pe o bar separat, numit bara cu instrumente Formatting. Cnd selectai un obiect de pe un formular (cum ar fi o caset de text), Access activeaz butoanele relevante de pe bara cu instrumente Formatting. Listele derulante v permit s alegei aspectul i mrimea textului. Celelalte butoane de pe aceast bar cu instrumente, utilizate pentru formatarea textelor, sunt simliare celor accesibile pe bara cu instrumente utilizat de programul Microsoft Word sub Windows sau de alte aplicaii Windows de procesare a textelor. Access adaug o nou list derulant de opiuni la bara cu instrumente, i anume meniul Select Object. Acesta afieaz numele obiectului selectat n mod curent pe formular i v permite s selectai rapid un alt obiect, prin selectarea numelui su. Dac nu se specific altfel, tipul caracterelor folosite n formulare este acelai cu cel utilizat pentru tabele i interogri, i anume tipul MS Sans Serif cu un font de 8 puncte. Putei s alegei din lista derulant orice familie de fonturi, bitmap sau TrueType, dintre cele instalate pe calculatorul dumneavoastr. Putei alege ntr-o list derulant una dintre dimensiunile prestabilite pentru fontul respectiv sau s introducei o dimensiune exprimat n puncte n caseta combinat Size. Aplicai atributele i formatai textul folosind butoanele pentru text. Tabelul de mai jos prezint funciile butoanelor pentru formatarea textelor i modul n care configureaz proprietile.

Functia Stabilete stilul aldin pentru text (prestabilit pentru titluri i etichete)

Proprietatea i valoareaFont Weight Bold Font ltalic Yes Font Underline Yes Text Align Left Text Align Center Text Align Right Back Color = numar Fore Color = numar Border Width = lime

Stabilete stilul cursiv. Stabilete stilul de text subliniat. Aliniaz textul la stnga fa de margine. Centreaz textul pe orizontal fat de margini. Aliniaz textul la dreapta fat de margini. Afiseaz o palet de culori din care putei alege culoarea de fundal a obiectului selectat. Afieaz o palet de culori din care putei alege culoarea textului din obiectul selectat. Afieaz o list derulant din care putei alege limea chenarului obiectelor selectate. Putei s selectai linia subire sau linii cu grosimi de 1 pn la 6 puncte. Afieaz o list derulant de efecte speciale

Special effect= nume

23

Baze de date pentru managementpentru afiarea obiectului selectat. Puteti selecta una din opiunile Flat (plat), Raised (nlat) Sunken (adncit), Etched (gravat), Shadowed (umbrit) sau Chiseled (cizelat).

Edelhauser Eduard

Descrierea casetei cu intrumente Toolbox Caseta Toolbox cu instrumente Access are la baz caseta Toolbox pentru Visual Basic Microsoft. Pentru a aduce un element de control ntr-un formular, alegei unul dintre cele 18 instrumente, reprezentate prin cte un simbol. Caseta cu instrumente realizeaz aceleai funcii la generarea rapoartelor, dei instrumentele care cer introducerea unor valori de ctre utilizator, cum ar fi casetele combinate, sunt rar folosite ntr-un raport. Categoriile de obiecte de control n formularele i rapoartele Access exist trei categorii de obiecte de control: Obiectele de control asociate sunt obiecte atasate unui cmp din sursa de date a formularului sau subformularului. Sursa de date poate fi o tabel sau o interogare. Obiectele de control asociate afieaz i actualizeaz valorile celulei de date a cmpului asociat din nregistrarea curent. Casetele de text sunt cele mai utilizate obiecte de control asociate. Putei afia coninutul obiectelor grafice sau s redai un fiier de sunet folosind un obiect OLE asociat. Putei ataa butoane comutatoare, casete de validare i butoane de opiune cmpurilor de tip Yes/No. Toate obiectele de control asociate sunt nsoite de etichete ce afieaz proprietatea Caption (titlul) cmpului la care sunt ataate; putei s editai sau s tergei aceste etichete fr ca obiectul de control asociat s fie afectat. Obiectele de control neasociate afieaz date furnizate de dumneavoastr, care sunt independente de sursa de date a formularului sau a subformularului. Ca s includei un desen sau o imagine bitmap ntr-un formular, utilizai un obiect OLE neasociat. Putei folosi linii i dreptunghiuri ca s mprii formularul n zone care grupeaz logic obiectele sau s simulai casetele care apar pe formularul tiprit. Casetele de text neasociate sunt utilizate pentru introducerea valorilor care nu sunt destinate actualizrii unui cmp din baza de date surs, ci altor scopuri, cum ar fi stabilirea unei valori utilizate de o expresie. Unele obiecte de control neasociate, cum ar fi casetele de text, includ i etichete; altele, cum ar fi obiectele OLE neasociate, nu includ etichete. Obiectele de control calculate folosesc expresiile ca surs de date. De obicei, expresia conine valoarea unui cmp, dar putei utiliza n expresiile calculate i valori create de casetele de text neasociate. Caseta cu instrumente Toolbox Cu ajutorul casetei Toolbox putei introduce obiecte de control ntr-un formular sau raport. Caseta Toolbox este afiat doar n modul Design i apare doar dac executai clic pe butonul Toolbox de pe bara cu instrumente sau dac selectati opiunea Miew, Ioolbox din meniu. Cnd caseta Toolbox, prezentat prezentat mai jos este vizibil pe ecran, opiunea Toolbox din meniu este marcat. Putei selecta oricare dintre cele 18 obiecte de control i butonul vrjitorului, ale cror nume i funcii sunt prezentate n tabelul ce urmeaz.

24

Baze de date pentru management Obiectele de control ale casetei Toolbox

Edelhauser Eduard

Bara de instrumente ce conine obiecte vizuale Access Nume FunciePointer Deselecteaz instrumentul selectat anterior i restabi(indicator) lete funcia normal pentru indicatorul mouse-ului. Butonul Pointer este instrumentul activat implicit atunci cnd afisati caseta Toolbox. Control Wizards Activeaz/dezactiveaz programele Control Wizards. Aceste utilitare constituie o nou facilitate Access 2.0 care v ajut s generai obiecte de control complexe, cum ar fi grupurile de opiune, casetele de liste i casetele combinate. Label (eticheta) Creeaz o caset ce conine texte fixe de descriere sau instruciuni. Text Box Creeaz o caset care afieaz i permlte editarea datelor de tip text. (caset de text) Option Group Creeaz o caset dreptunghiular de dimensiune (grup de variabil, n care putei plasa butoane comutatoare, opiune) butoane de opiune sau casete de validare. Numai un singur obiect de control din interiorul acestei casete poate fi selectat la un moment dat. Cnd executati clic pe un obiect din grup, objectul selectat anterior va fi deselectat. Toggle Button Creeaz un buon care, atunci cnd este selectat, co(buton mut din starea On n starea Off. Starea On cores comutator) punde vatorii Yes ( l) iar starea Off corespunde valorii No (O). n cadrul unui grup de opiune, acionarea unui buton comutator dezactiveaz butonul comutator acionat anterior. Puteti utitiza butoane comutatoare pentru a permite utitizatorului s selecteze o valoare dintr-un set. Option Button Creeaz un buton rotund (iniial numit buton radio) (buton de care se comport identic cu un buton comutator. opiune) Butoanele de acest tip sunlt utilizate cel mai frecvent n grupurile de opiune pentru selectarea unei valori dintr-un set de optiuni. Check Box Creeaz o caset de validare care, atunci cnd este (caset de selectat, comut ntre starea On i starea Off. Casevalidare) tele de validare multiple trebuie plasate n afara grupurilor de opiune, astfel nct s putei selecta mai multe opiuni simultan. Combo Box Creeaz o caset combinat format dintr-o caset de (caset text editabil, n care putei introduce o valoare i o combinat) list din care putei alege o valoare dintr-un set. List Box Creeaz o caset care conine o list derulant de (caset de list) opiuni, din care putei selecta o valoare. O caset de list este de fapt o component a unei casete combinate. Command Creeaz un buton de comand care, atunci cnd se Button execut clic pe el, comut un eveniment care execut (buton de o comand macro Access sau o procedur VBA de

25


Edelhauser Eduard

comand) tratare a evenimenteior. lmage (imagine) Afieaz un grafic static pe un formular sau ntr-un raport. Aceasta nu este o imagine OLE, deci nu o putei edita dup ce ai plasat-o pe formular. Unbound Object Include n formular sau n raport un obiect OLE creat (obiect cu o aplicaie server OLE, cum ar fi Microsoft Graph neasociat) sau Microsoft Draw. Obiectul Custom Control este o versiune special de obiect neasociat, care conine obiecte OLE Control. Bound Object Afieaz coninutul unui cmp OLE al unei nregistrri, (obiect asociat) dac acesta conine un obiect grafic. Dac obiectul inclus n cmp nu este grafic, apare pictograma ce reprezint obiectul, cum ar fi pictograma opiunii Sound Recorder pentru un fiier .WAV legat sau nglobat. Obiectele OLE Control au date asociate (data-bound OLE Control) sunt stocate ntr-o versiune special de obiect asociat. Page Break Determin imprimanta s treac la o pagin nou (delimitatorul de ncepnd din poziia delimitatorului de pagin din pagin) formular sau din raport. n modul Run, delimitatoarele de pagin nu sunt afisate pe formular sau n raport. Subform Ataeaz unui formular sau raport un subformular, (subformular) respectiv un subraport. Ele trebuie s fi fost deja create nainde de selectarea acestei opiuni. Line (linie) Creeaz o linie dreapt pe care puteti s o redimensionai i s-i modificai poziia. Culoarea i grosimea liniei pot fi modificate folosind butoanele barei cu instrumente Formatting sau fereastra Properties. Rectangle Creeaz un dreptunghi pe care putei s-l redimen (dreptunghi) sionai i s-l repoziionai. Culoarea chenarului, ltimea i culoarea care umple dreptunghiul, se stabilesc prin selecii din palet.

3.5.Rapoartele Access Produsul final al aplicatiilor de baz de date este un raport. n Access, raportul este un tip de formular continuu destinat n mod special tipririi. Programul Access combin datele din tabele, interogri i chiar tormular i genereaz un raport pe care s-l tiprii i s-l distribuii celor care au nevoie de el sau l solicit. Versiunea tiprit a unui formular poate servi drept raport, situaie frecvent ntlnit n cazul rapoartelor care faciliteaz luarea deciziilor Prin tiprirea unui formular continuu putei crea un raport care conine toate valorile din cmpurile unei tabele sau interogri sau numai o parte a lor. Rapoartele i formularele Access au multe caracteristici comune, printre care se numr urmtoarele: Programele Report Wizards pot crea trei tipuri de rapoarte de baz: cu o singur coloan, de grupare/totalizare i cu etichete pentru coresponden. Dac este cazul, putei modifica rapoartele pe care le creeaz vrjitorul. Funcia programului Report Wizard este similar cu cea a programului Form Wizard, Seciunile utilizate n raport includ seciunile de antet i de subsol ale raportului care apar o dat la nceputul i la sfritut su, precum i sectiunile de antet i de subsol de pagin care se tipresc la nceputul i la sfrsitul fiecrei pagini. Zona de subsol este utilizat frecvent pentru tiprirea totalurilor generale. Seciunile raportului sunt similare seciunilor cu acelai nume ale formularelor. Sectiunile grupurilor din rapoartele considerate ca ansamblu reprezint echivalentul seciunii Detail a formularelor. Grupurile sunt numite adesea benzi, iar procesul de grupare a nregistrrilor este numit asocierea n benzi. Putei aduga grupului o zon de antet, Group Header, care include un titlu al grupului i o zon de subsol, Group Footer, pentru tiprirea subtotalurilor pe grup. Putei plasa grafice statice (neasociate)

26


Edelhauser Eduard

n seciunile de antet i de subsol i imagini grafice asociate n interiorul grupurilor. Obiectele de control se preiau din caseta cu instrumente Access, se insereaz n rapoarte i apoi se poziioneaz i se dimensioneaz folosind marcajele. Subrapoartele pot fi ncorporate n rapoarte n acelai mod n care inserai un obiect subformular pe formularul principal. Tipurile de rapoarte Access Rapoartele create n Access se mpart n sase tipuri de baz, numite i machete, astfel: Rapoartele cu o singur coloan afiseaz toate cmpuriie unei nregistrri dintr-o tabel ntr-o coloan lung de casete de text. O etichet indic nume-le cmpului i o caset de text afiat la dreapta etichetei furnizeaz valorile. Opiunea AutoReport, o noutate n Access , creeaz un raport cu o singur coloan cnd executai un singur clic pe butonul AutoReport. Rapoarteie cu o coloan sunt utilizate rareori, pentru c sunt mari consumatoare de hrtie. Rapoartele dispuse pe rnduri furnizeaz cte o coloan pentru fiecare cmp al unei tabele sau interogri i tipresc valoarea fiecrui cmp al nregistrrii pe rnduri plasate sub captul de coloan. Dac exist mai muite coloane i nu ncap pe o pagin, se tipresc mai multe pagini suplimentare, n ordine, pn la epuizarea numrului de coloane; apoi, se tiprete urmtorul grup de nregistrri. Rapoartele multicoloan se obtin din rapoartele cu o singur coloan prin metoda ziaristic sau prin erpuire, utilizat de aplicaiile de procesare a textelor i de tehnoredactare. Informailie care nu ncap n prima coloan continu pe a doua coloan i aa mai departe. Formatul tabelelor multicoloan asigur un consum mai mic de hrtie, dar are utilizri limitate pentru c alinierea coloanelor corespunde rareori dorintelor dumneavoastr. Rapoartele cu grupare/totalizare sunt rapoartele cel mai frecvent utilizate. Rapoartele de acest tip sunt similare celor create de alte aplicaii de gestionare a bazelor de date, cum ar fi dBASE i Paradox. Ele sumeaz datele pe grupuri de nregistrri i adaug apoi totaluri generaie la sfrsitul raportului. Etichetele pentru corespondent constituie un tip deosebit de raport multicoloan, proiectat pentru a tipri n mod grupat nume i adrese (sau alte informaii provenite din mai multe cmpuri). Fiecare grup de cmpuri constituie o celul ntr-o reea. Modelul de hrtie adeziv pentru etichete pe care tiprii determin numrul de linii i de coloane pe pagin. Rapoartele neasociate conin subrapoarte care au la baz surse de date nelegate cum ar fi tabele sau interogri. Primele patru tipuri de rapoarte utilizeaz ca resurse de date o tabel sau o interogare, la fel ca formularele. Ele se numesc rapoarte asociate sursei de date. Raportul principal al unui raport neasociat nu este legat la o tabel sau interogare. Gruparea i sortarea datelor dintr-un raport. Gruparea datelor. Metoda de grupare depinde de tipul de date din cmpul pe baza cruia se face gruparea. O posibilitate este s grupai dup un singur cmp caz n care valoarea coninut mn acel cmp trebuie s fie unic. Se poat grupa date i n funcie de o plaj de valori acestea putnd fi att numerice ct i alfabetice. Gruparea datelor se poate face n funcie de valorile unui cmp sau pe baza unei expresii.

27


Edelhauser Eduard

Capitolul 2 Proiectarea unui mini sistem informatic realizat n Access pentru managementul desfacerii1. Definirea partenerilor comerciali (clieni, furnizori) Micromediul firmei este format din componentele mediului extern al firmei, cu care aceasta intr n relaii directe, dictate de necesitatea atingerii obiectivelor sale (prezente sau de perspectiv). Este alctuit din actorii din imediata vecintate a firmei i anume: furnizorii (de bunuri, servicii, for de munc), clienii, concurenii, intermediarii i organismele publice. n vederea realizrii obiectului lor de activitate, orice agent economic cu scop lucrativ efectueaz n mod obinuit operaiuni de aprovizionare i desfacere, operaiuni prin intermediul crora se realizeaz funcia comercial a ntreprinderii. Derularea acestor operaiuni presupune evidenierea printre altele a relaiilor ntreprinderii cu terii comerciali: furnizori i clieni. Operaiunile curente ce se nasc ntre ntreprindere i terii comerciali genereaz: datorii comerciale i creane comerciale. Datoriile comerciale apar n cadrul procesului de aprovizionare cu bunuri, lucrri i servicii i includ n structura lor furnizorii i efectele de pltit. Creanele comerciale apar n cadrul procesului de desfacere a bunurilor sau ca urmare a executrii lucrrilor sau prestrilor de servicii ctre teri i cuprind n structura lor clienii i efectele de primit. Furnizorii cuprind o gam larg de firme ce pun la dispoziia firmei, pe baze contractuale, necesarul de materii prime i materiale, energie, echipament tehnologic, for de munc, resurse financiare i informaii. ntreprinderea are drept scop principal formularea celor mai avantajoase decizii n privina alegerii furnizorilor pentru fiecare categorie de factori de producie. Furnizorii de mijloace materiale (bunuri) sunt firme sau indivizi care aprovizioneaz cu resursele necesare att firma ct i concurenii acesteia n vederea producerii de bunuri. Se vor avea n vedere n vedere furnizorii de materii prime i materiale, produse finite, energie, echipament tehnologic, precum i o eventual clasificare a lor n interni i externi. Furnizorii de servicii sunt ageni economici organizai ca societi comerciale, alte firme sau persoane particulare, care n cadrul prestrilor de servicii, asigur firmelor beneficiare diverse servicii utile acestora de genul serviciilor de transport, de publicitate, bancare, financiare. Furnizorii forei de munc sunt reprezentai de oficiile forelor de munc, de instituiile de nvmnt (licee de specialitate, coli profesionale, faculti) etc. Clienii ocup locul principal n relaiile firmei, fiind cei care asigur plasarea bunurilor i serviciilor. Clienii se grupeaz n: a) Utilizatori direci (finali): cumpr i utilizeaz produsul pentru uzul personal sau al gospodriei. La rndul lor, acetia se mpart n: persoane fizice: pot fi grupate dup vrst, sex, domiciliu (urban/rural); persoane juridice: sunt firme care utilizeaz produsul pentru satisfacerea nevoilor de funcionare (ex.: achiziionarea de ctre o firm de mobilier n vederea dotrii propriilor birouri); agenii guvernamentale (ex.: o asociaie a consumatorilor care achiziioneaz produse de iluminat pentru iluminarea spaiilor proprii). 28


Edelhauser Eduard

b) Utilizatori industriali: firme care cumpr produse pentru a le vinde apoi clienilor. Se vor enumera principalii clieni, grupai conform criteriului de mai sus, precizndu-se totodat, pentru fiecare client, i valoarea produselor achiziionate sau/i procentul din totalul vnzrilor. Se va aprecia n ce msur sunt satisfcute cele 3 categorii de nevoi ale clienilor poteniali: tehnice, comerciale, psihologice. Nevoile tehnice corespund n principal performanelor tehnice, funcionale ale produsului. Nevoile comerciale in de crearea unei ambiane corespunztoare n procesul de vnzare-cumprare, de crearea unor condiii avantajoase de plat pentru client. Nevoile psihologice corespund psihologiei persoanei, personalitii clientului, modului su de exprimare i manifestare a sentimentelor. 2. Proiectarea mini sistemului informatic pentru managementul desfacerii in Access Ne propunem s realizm o aplicaie n Access 2007, soft cuprins n noua versiune oferit de Microsoft pentru pachetul Office. Aplicaia i propune ca pentru problematica managementului desfacerii s emit facturi ctre beneficiari, utiliznd dou tabele ( clienti i produse ), 3 interogri, 2 formulare de preluare date i dou rapoarte. Aplicaia nu va folosii cod surs VBA ci doar generatoarele Access pentru generarea obiectelor aplicaiei.

Structura aplicaiei Access 2007 Prezentm n mod succint modul de realizare al fiecrui obiect Access, acolo unde este cazul vor fi prezentate i etapele de generare ale obiectului.

29


Edelhauser Eduard

Pornim de la crearea tabelei cu informaii legate de produsele comercializate ( n modul Design View )

Tabela produse Observaie important : Modificarea tipului standard de reprezentare numeric al cmpului pret produs ( Number din Integer n Single cu dou zecimale adc din ntreg n real )

Modificarea tipului standard de reprezentare numeric al cmpului pret produs Sunt prezentate n continuare cele dou tabele proiectate

Tabele proiectate Realizarea unei machete de preluare date (formular) utilizand un vrjitor ( Wizard ), date ce se preiau automat dintr-o tabel anterior definit ( Table produse)

30


Edelhauser Eduard

Selectarea tabelei dorite

Selectarea cmpurilor dorite din tabela produse Rezultatul obinut n urma utilizrii generatorului automat de formulare

Forular generat automat Adugarea de butoane de comand necesare automatizrii formularului ( se adaug din bara de instrumente Toolbox ) - buton de adugare nregistrri - buton de inchidere formular

31


Edelhauser Eduard

Adugarea unui buton de comnd Adugarea unui buton de comand pentru adugarea de noi nregistrri ( Record Operation Add New Record )

Alegerea tipului de buton Adugarea unui buton de comand pentru nchiderea unui formular - Ieire ( Form Operation Close Form )

32

Baze de date pentru management Alegerea tipului de buton Forma final a machetei de culegere date produse

Edelhauser Eduard

Forma final a machetei de culegere date produse Urmeaz creearea unei interogri (Querry) numit factura pro forma care va conecta cele dou tabele anterior creeate ( clienti i produse ) dupa cmpul comun cod client, interogare ce va conine toate produsele destinate tuturor clienilor.

Creearea unei interogri Urmeaz creearea a dou interogri ce le-am denumit conform celor doi clieni ALFA i BETA

Interogare 1

33


Edelhauser Eduard

Construirea unei expresiiExpr1: [FACTURA PRO FRORMA]![cantitate produs]*[FACTURA PRO FRORMA]![pret produs] Expr2: [FACTURA PRO FRORMA]![cantitate produs]*[FACTURA PRO FRORMA]![pret produs]*19/100

Stabilirea formatului numeric pentru cmpurile calculate ( valoare i valoare TVA )

Stabilirea formatului numeric pentru cmpurile calculate Rezultatul interogrilor sunt cele dou tabele de mai jos

Tabele rezultate din interogare Am realizat n continuare i dou rapoarte ce emit faturile pro forma pentru cei doi clieni Raportul aferent clientului BETA a fost realizat pe baza interogrii BETA anterior creeat

34


Edelhauser Eduard

Generatorul de rapoarte Am realizat i dou nsumri automate pentru valoare i valoare TVA , aferente expresiilor calculate Expr1 i Expr2 din interogarea BETA

Insumri automate Raportul rezultat prin generarea automat arat astfel

Raport generat automat Am determinat n continuare un cmp calculat ( text box ) pentru valoare + valoare TVA 35


Edelhauser Eduard

Cmp calculat n raport n urma cosmetizrii raportului el va semna cu o factur pro forma

Raport cosmetizat n modul Design

Raport cosmetizat n modul View

36


Edelhauser Eduard

Capitolul 3 Sistemele informatice integrate de tip ERP 1. Generaliti1. ERP Generaliti . Descriere. Ce inseamna ERP ? Un ERP reprezinta o infrastructura software ce ofera suport de gestiune si coordonare a diferitelor structuri si procese din companie, in vederea realizarii obiectivelor de afaceri. Scopul unui ERP : Sistem de gestiune integrata a proceselor de afaceri - este realizarea unei mai bune comunicari in companie, imbunatatirea cooperarii si interactiunii dintre diverse departamente precum cele de planificare a productiei, achizitii, productie, vanzari si relatii cu clientii. Schimbarile radicale din domeniul afacerilor si cresterea activitatilor din cadrul unei companii necesita adaptarea permanenta, adaptare ce pune la incercare capacitatile de efort si analiza ale resurselor companiei. Sistemele ERP (Enterprise Resource Planning) au fost create ca solutie la aceste provocari, din simplul fapt ca sunt capabile sa proceseze un volum foarte mare de date si informatii agregate n scopul optimizarii si eficientizarii proceselor. Sistemul integrat ERP : Prin definitie, un sistem de tip ERP este o solutie software complexa, ale carei elemente sunt integrate intr-o platforma comuna, pentru gestionare resurselor companiei. Sistemele de gestiune a afacerilor au evoluat de-a lungul timpului, incepand cu simple programe de planificare a materialelor si apoi a productiei, fiind concentrate in special pe gestionarea proceselor de productie si a activitatilor financiar contabile. Sistemele ERP actuale realizeaza integrarea tuturor functiilor de conducere ale unei companii, plecand de la planificare, asigurarea stocului de materii prime si materiale, definirea tehnologiilor, coordonarea proceselor de productie si, nu in ultimul rand, la realizarea gestiunii financiar contabile, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite si terminand cu dezvoltarea si mentinerea relatiilor cu clientii si partenerii de afaceri. Un astfel de sistem ERP permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizarii planului de afaceri. Prin optiunile de simulare a activitatilor si prin caracterul flexibil si dinamic al aplicatiilor se pot realiza planuri de previziune, evaluari si predefiniri ale tendintelor de evolutie ale industriei din care face parte compania, analize calitative, integrarea cu noile tehnologii e-business si comunicare online. Beneficiile unui sistem ERP : informatii online / in timp real pentru toate ariile functionale ale unei organizatii standardizarea datelor si acuratete la nivel de intreprindere aplicatiile includ "cele mai bune practici" din industria respectiva eficienta pe care o inregistreaza compania 37


Edelhauser Eduard

analizele si rapoartele ce pot fi folosite la planificari pe termen lung Avantajele furnizate de un sistem ERP : Informatia este introdusa in sistem o singura data Obliga la folosirea "celor mai bune practici" din industrie Permite personalizari Furnizeaza functionalitati pentru interactiunea cu alte module Furnizeaza instrumente de raportare manageriala diversificate. Conceptul de integrare ntr- un Sistem ERP Sistemele ERP reprezint un ansamblu de aplicaii informatice (software) modularizate i integrate pentru suportul i integrarea tuturor funciunilor i proceselor dintr-o ntreprindere. Aceste sisteme mai sunt cunoscute i sub denumirea de Sisteme Informatice de Gestiune Integrate sau Sisteme Informatice Economice Integrate. n condiiile actuale ale globalizrii afacerilor, mediul organizaional al unei firme trebuie s se adapteze cerinelor concureniale ale pieei. Creterea economic a unei firme depinde n mod esenial de abilitatea ei de a actualiza i integra, personaliza i extinde aplicaiile informatice, ntr-un mod flexibil i rapid, oferind tuturor utilizatorilor acces instantaneu, interactiv i consistent la modelul su de date. De asemenea, pentru asigurarea eficienei activitii lor, firmele trebuie s standardizeze gestiunea proceselor economice. Se afirm c integrarea complet este un obiectiv major al gestiunii resurselor informaionale, care devin din ce n ce mai complexe i mai numeroase i de aceea este necesar s se realizeze i s se implementeze sisteme informatice integrate. n cele ce urmeaz vom prezenta cteva accepiuni ale acestui concept (LUPE 2007). O prim accepiune a noiunii de sistem informatic integrat este dat n Hotrrea de Guvern nr. 841/1997, unde prin sistem informatic integrat se nelege un sistem informatic care ndeplinete urmtoarele condiii: - utilizeaz o baz de date unic; - are n componen programe informatice, care cuprind activitile tuturor compartimentelor funcionale ale firmei, conform organigramei acesteia; - exist un plan de securitate al sistemului informatic, care cuprinde msuri tehnice i organizatorice corespunztoare. Pentru realizarea acestor obiective, se deruleaz diverse proiecte de integrare informaional. Derularea unui asemenea proiect nu este o activitate deloc simpl, ci reprezint o adevrat provocare tehnologic, att pentru proiectani ct i pentru firme. De-a lungul existenei sale, o firm achiziioneaz sau dezvolt prin fore proprii mai multe aplicaii informatice, menite s-i satisfac cerinele, legate de diversificarea ori extinderea activitilor sale. Fiecare dintre aceste aplicaii rspunde unei probleme concrete sau acoper un anumit proces economic, fr s in seama de lanul de procese sau de legturile cu celelalte aplicaii informatice implementate n respectiva firm. n faza de nceput a informatizrii activitilor, mai ales din considerente de ordin financiar, firmele decid n general s achiziioneze sau s dezvolte prin fore proprii o serie de aplicaii informatice pentru activitile de contabilitate, apoi pentru cele financiare, de salarizare a personalului, aprovizionri etc., fr nici o legtur ntre aceste aplicaii.

38


Edelhauser Eduard

n etapa a II-a se ncearc construirea unor legturi ntre aceste aplicaii, legturi concretizate n interfee personalizate, care i propun realizarea integrrii ntre dou sau mai multe aplicaii. Fiecare dintre aplicaii folosete n continuare baza sa de date proprie, ceea ce nseamn redundan (aceleai date) i surs de inconsisten (datele comune trebuie actualizate separat, ceea ce nseamn eforturi suplimentare i posibilitatea apariiei unor neconcordane). ntr-o etap urmtoare a procesului de integrare s-a trecut la implementarea pachetelor ERP (Enterprise Ressource Planning). Aprute n anii 90, ele au devenit o prezen obinuit n marile corporaii i n companiile multinaionale. A doua jumtate a ultimului deceniu din secolul 20 a nsemnat deschiderea aplicaiilor de tip ERP pentru segmentul ntreprinderilor mici i mijlocii. n perioada actual, succesul implementrii pachetelor ERP n IMM-uri depinde i de msura n care ele permit integrarea altor categorii de sisteme, cum ar fi cele privind soluiile de tip Customer Relationship Management (CRM), SupplyChain Management (SCM), Business Intelligence (BI), precum i cele specifice utilizrii Internet-ului. Un alt factor mobilizator n procesul extinderii sistemelor integrate l-a reprezentat creterea fr precedent a activitilor de comer i colaborare electronic (e-commerce i ebusiness). Sistemele ERP i-au fcut loc n aplicaiile de firm n contextul exploziei informaionale i a dezvoltrii extraordinare a tehnologiilor informaionale i comunicaiilor de la nceputul anilor 90. n perioada amintit, mediul afacerilor a fost marcat de creterea complexitii i volumului acestora, datorit cerinelor tot mai mari ale managerilor, precum i creterii fluxului de date interfuncionale din cadrul organizaiilor economice. Volumul de activitate i de informaii a ajuns att de mare, nct n prezent nu se poate imagina i realiza creterea competitivitii firmei pe piaa afacerilor fr un sistem informatic bine pus la punct. Cerina principal a acestui sistem const (n primul rnd) n oferirea de informaii necesare procesului decizional, la momentul oportun (n timp real). n lumea de astzi, disponibilitatea informaiei pentru managementul n timp real joac un rol primordial n producia fizic de bunuri materiale, alturi de resurse, de fora de munc etc. La sfritul anilor 80, pe pia au aprut primele sisteme ERP, destinate iniial marilor companii, datorit costurilor lor de dezvoltare, implementare i ntreinere extrem de ridicate. Acestea conineau soluii informatice "la cheie", implementarea lor presupunnd adaptarea acestora la cerinele specifice ale firmelor beneficiare (parametrizare). Adepii ERP afirm c aceste soluii la cheie nu necesit scrierea de cod pentru implementarea aplicaiei la o organizaie concret, ci doar setarea corespunztoare a unor parametri. Sistemele sunt aa de generale nct ele acoper toat gama de situaii posibile. Spre deosebire de vechile sisteme de aplicaii informatice, proiectate prin fore proprii, sistemele ERP aduc avantajul integrrii, rezultnd un pachet informatic unimodul, care este adaptat specificului firmei i care poate fi ulterior extins i cu alte module (HOSSAIN et all 2002). Ideea de baz a sistemelor ERP este folosirea unui model de date unic la nivelul organizaiei, pe care se pot grefa diversele module (subsisteme) componente. Toate aceste module comunic ntre ele numai prin modelul de date al organizaiei. Din punctul de vedere al dezvoltrii, realizarea unui sistem ERP ncepe cu modelarea datelor din organizaie i cu identificarea nucleului i a principalelor module (subsisteme)

39


Edelhauser Eduard

ale acestuia, mpreun cu precizarea modului n care acestea folosesc modelul de date (n termeni de operaii CRUD - creare (Create), citire (Read), actualizare (Update) i tergere (Delete)). Paii urmtori stabilesc o ordine de implementare a modulelor dup prioritatea lor. Pe urm sistemul ERP este realizat folosind paradigma dezvoltrii incrementale, fiecare increment adugnd un nou modul la sistemului deja existent. Literatura de specialitate conine multe definiii ale ERP, care pun accentul pe una sau alta dintre aspectele acoperite de acest termen. De exemplu, ntr-o definiie orientat tehnologic, ERP-ul reprezint un sistem informaional contabil, bazat pe interfee grafice utilizator, baze de date relaionale, limbaje de generaia IV-a, instrumente CASE i arhitectur client/server (FOTACHE & HURBEAN 2004). Dup prerea autorilor Fotache i Hurbean "Enterprise Resource Planning reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server, dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii i dezvoltrii produciei pn la relaiile cu furnizorii i ali parteneri de afaceri." Este unanim acceptat ideea c, dei tehnologia este esenial n realizarea unui ERP, definiia acestuia trebuie s reliefeze ariile funcionale bazate pe activitile principale ale unei firme, cum sunt: contabilitatea, producia, vnzarea, aprovizionarea, stocurile, personalul etc. Alte definiii consider sistemele ERP ca fiind o soluie soft, o metod sau un pachet de aplicaii, astfel: - soluie software complet i atotcuprinztoare pentru o ntreprindere (ANDEREGG 2000); - metod pentru planificarea eficient i controlul tuturor resurselor necesare pentru prelucrarea, realizarea, expedierea i contabilizarea comenzilor clienilor, n firmele de producie, desfacere ori servicii (American Production and Inventory Control Society; (HOSSAIN et all 2002); - un pachet de aplicaii care permite integrarea complet a tuturor informaiilor din cadrul unei organizaii (ANDEREGG 2000). Sintetiznd aceste definiii, putem desprinde urmtoarea concluzie, unanim acceptat de cei citai:sistemele ERP constau din module software, care acoper toate ariile funcionale ale unei firme: marketing-ul i vnzrile, service-ul, proiectarea i dezvoltarea de produse, producia i controlul stocurilor, aprovizionarea, distribuia, resursele umane, finanele i contabilitatea, precum i serviciile informatice.(LUPE 2007). n procesul de abordare structural tehnologic a sistemelor ERP, am considerat important, pentru nceput, prezentarea ctorva dintre caracteristicile funcionale ale unui astfel de sistem. Putem remarca cteva dintre caracteristicile funcionale ale unui astfel de sistem, i anume: - ofer informaiile necesare conducerii firmei prin intermediul bazei de date, unde se stocheaz tranzaciile zilnice; - asigur prelucrarea corespunztoare a datelor, pe baza unor programe adecvate; - permite utilizarea n comun a datelor din baza de date, de ctre toate modulele care folosesc aceste date; - permite realizarea fiecrui tip de prelucrare (culegere date, stocare, actualizare, interogare), n mod separat;

40


Edelhauser Eduard

- asigur principiul integrrii sistemului, prin intermediul bazei de date unice; - permit accesul la date n timp real; - ofer suport multivalut i multilingv; - sunt adaptate specificului activitilor organizaiilor(activiti n diferite ramuri industriale, servicii, comer, bnci, sntate etc.); - permit realizarea unor adaptri fr intervenia programatorilor. Modulele de aplicaii sunt grupate n subsisteme (suite) cum sunt: financiar, producie, distribuie etc. Lsnd la o parte barierele terminologice, putem conchide c fiecare sistem ERP are un set de componente generice, i anume (LUPE 2007): 1. Nomenclatoarele (fiiere de baz) de clieni, furnizori, personal, materiale, produse etc., care reunesc toate datele de descriere a acestor entiti i interfaeaz cu orice modul care are nevoie de aceste date. 2. Contabilitatea general, care este numit i componenta financiar-contabil, deoarece ea asigur conducerea evidenei contabile i gestiunea financiar a organizaiei. Funcionalitile acestei componente sunt, n general, urmtoarele: automatizarea nregistrrii informaiilor financiar-contabile, preluate din documentele primare; realizarea evidenei contabile complete, la nivel analitic i sintetic. De cele mai multe ori, aceast component realizeaz numai funciile contabilitii financiare, adic obinerea documentelor contabile de sintez cerute de legislaia n vigoare (bilanul contabil, raportrile de TVA, taxele i impozitele ctre buget) i a celor de eviden contabil (notele contabile, registrul jurnal, fiele de conturi, registrul de cas, jurnalele de vnzri i cumprri, balana de verificare etc.). Acestei componente i se poate asocia un modul de analiz, de tip tablou de bord, (specific unui sistem MIS sau chiar EIS), care ofer informaii sintetice i operative privind performanele firmei, necesare managerului n procesul decizional. Pe baza datelor din contabilitate, sunt calculai diferii indicatori, care ilustreaz rezultatele financiare ale firmei, cum sunt: veniturile i cheltuielile pe produse/servicii, situaia disponibilitilor financiare etc. 3. ncasrile i plile permite gestionarea ncasrilor i plilor, care sunt efectuate pe baza mai multor tipuri de documente de plat/ncasare. Sunt urmrite, de asemenea, facturile scadente la ncasare i/sau restante la plat; de obicei evidena realizat este multivalut. 4. Resursele umane ofer informaii pentru crearea unei politici de personal, realizeaz analiza i urmrirea forei de munc, permite definirea unui sistem de apreciere a performanelor, furnizeaz diverse statistici privind personalul etc. 5. Salarizarea este o component legat strns de cea de Resurse umane, avnd ca obiect principal calculul i evidena salariilor. Sunt incluse aici i module privind calculul taxelor i impozitelor, al contribuiei la bugetul statului i al asigurrilor sociale etc. 6. Imobilizrile aceast component realizeaz operaiile prin care se gestioneaz mijloacele fixe ale firmei, obiectele de inventar i activele necorporale. Se are n vedere ntreaga durat de utilizare a activului, ca s se poat afla n orice moment care este starea acestuia i operaiile care au fost efectuate asupra lui (nregistrare, amortizare, transfer, reevaluare, casare). Ea include de regul diverse modaliti de calcul i nregistrare a amortizrii (liniar, degresiv, accelerat). Aceast component realizeaz de, asemenea, i nregistrarea contabil a operaiunilor privind imobilizrile, inclusiv a amortizrii, ct i elaborarea rapoartelor impuse de legislaia n vigoare.

41


Edelhauser Eduard

7. Planificarea produciei realizeaz elaborarea planurilor de producie (fabricaie) pe o perioad dat, pe baza contractelor i comenzilor de la clieni, a ordinelor de lucru pentru un plan de producie dat etc. Ordinele de lucru precizeaz executantul, termenul i produsele de realizat, costul programat al realizrii, dotrile tehnice necesare etc. 8. Urmrirea produciei nregistreaz notele de predare i rapoartele de lucru, analizeaz i compar comenzile lansate n producie, ofer rapoarte cumulate ori detaliate de producie (pe faze ori pe produse/lucrri ), precum i rapoarte de costuri. 9. Gestiunea datelor tehnice stocheaz definiiile i caracteristicile tehnice ale fabricaiei, adic, pentru fiecare variant tehnologic, se au n vedere urmtoarele: planul de operaii, timpii alocai i consumul pentru fiecare operaie. Acestea sunt stocate n nomenclatorul de produse i informaii de natur tehnologic privind fazele i operaiile/lucrrile de realizare a fiecrui produs, materiale i manoper necesare, consumuri i costuri, criterii de calitate i de acceptan etc. 10. Planificarea necesarului de materiale realizeaz determinarea automat a cantitilor i sortimentelor de materiale necesare, pe baza planurilor de fabricaie. Planificarea i urmrirea consumurilor i costurilor realizeaz operaiile referitoare la ntocmirea bonurilor de consum, preluarea datelor despre consumuri, centra

baze de date pentru mangement 2008

Documents