Canllaw Cyngor:Gwneud Dogfennau’n Hygyrch

diversecymru.org.uk

2

CyflwyniadNod y llyfryn hwn yw egluro mewn iaith glir sut mae gwneud eich dogfennau’n hygyrch i gymaint o bobl â phosibl.

Defnyddiwn ‘hygyrch’ i olygu cyflwyno gwybodaeth mewn ffordd sy’n ei wneud yn hawdd i’w ddarllen a’i ddeall. Gallai hyn fod ar gyfer pobl gydag anabledd dysgu neu nam ar eu golwg.

Pam gwneud dogfennau’n hygyrch? Mae er eich budd chi i wneud yn siŵr bod cynulleidfa eang yn deall eich deunyddiau. Hawdd yw methu â chyrraedd y rhai sy’n cael anhawster wrth ddarllen, a cholli cyfleoedd gwerthfawr.

Mae’r llyfryn hwn yn canolbwyntio ar Microsoft Word, ond mae’r egwyddorion yn berthnasol i negeseuon ebost a chyflwyniadau PowerPoint hefyd.

3

Gwneud eich Dogfennau Word yn Hygyrch Darllenwch a dilynwch y canllawiau syml canlynol i’ch helpu i sicrhau bod eich dogfennau Word yn hygyrch i bob darllenwr.

Nodwch, os rydych chi’n cynhyrchu gwybodaeth mewn fformatau heb law Word, fel PDFs neu siartiau llif, efallai y bydd angen i chi ddarparu fersiwn Word o’r un wybodaeth gan y gallai hyn fod yr unig fodd o’i wneud yn gwbl hygyrch.

Pwysigrwydd Penawdau Mae’r llun ar y dde yn cynnwys tudalen mewn dogfen. Hyd yn oed os na fedrwn ei ddarllen, gwelwn bod un pennawd mawr, a thri phennawd llai.

Mae cipolwg yn dangos i ni fod gan y ddogfen un prif bwnc a thri is-bennawd o fewn y pwnc hwn.

Rydym yn adnabod yr wybodaeth hon drwy edrych dros y dudalen ac mae maint y penawdau yn rhoi cliw gweledol i ni. Nid oes angen i ni ddarllen y dudalen gyfan i ddod o hyd i’r rhan y mae gennym ddiddordeb ynddo, a gallwn ddefnyddio’r penawdau i ddod o hyd i’r hyn rydym yn chwilio amdano.

4

Meddalwedd darllen sgrînNid all pobl gyda nam ar eu golwg sy’n defnyddio meddalwedd darllen sgrîn gymryd cipolwg ar dudalennau i ddethol yr wybodaeth sydd ei angen arnyn nhw yn yr un modd ag y gall person sy’n darllen gyda llygad. Heb benawdau wedi’u fformatio’n iawn mae’n rhaid iddyn nhw ddarllen y ddogfen gyfan i ddod o hyd i’r hyn y maen nhw ei angen.

I wneud dogfennau’n hygyrch, y peth pwysicaf yw creu penawdau ac is-benawdau mewn modd sy’n cael ei adnabod gan dechnoleg gynorthwyol.

Mae trefn i benawdau. O ddefnyddio llyfr fel enghraifft, gellid ystyried mai Pennawd 1 yw teitl y llyfr, bod penodau ar lefel Pennawd 2, a phynciau o fewn penodau ar lefel Pennawd 3, ac yn y blaen. Bydd meddalwedd darllen sgrîn yn rhestru’ch penawdau ynghyd â’u lefel ac mae hyn yn caniatáu defnyddwyr i ddeall strwythur y ddogfen a dod o hyd i gynnwys perthnasol yn gyflym. Er enghraifft:

Pennawd 1Pennawd 2Corff y testun

Fformadu PenawdauMae pobl sydd â nam ar eu golwg yn dibynnu ar benawdau i weithio’u ffordd drwy’ch dogfen. Gallem wneud i bennawd sefyll allan drwy wneud maint y testun yn fwy, neu ddefnyddio testun trwm / bold. Byddai hyn yn sicr yn dal llygad y darllenydd pe gallent ei weld, ond i dechnoleg

5

gynorthwyol, mae hyn yn edrych yr un fath â gweddill testun y ddogfen.

I greu penawdau y gall meddalwedd darllen sgrîn ei adnabod, rhaid fformadu’r testun gan ddefnyddio’r ddewislen Arddulliau / Styles a ddangosir isod.

Bydd defnyddio’r ddewislen hon yn rhoi’r effaith weledol a ddymunwn i ni, a hefyd yn ‘tagio’ eich testun fel pennawd, sydd yn caniatáu i’r feddalwedd ei adnabod. Mae hefyd yn caniatáu i chi greu tabl cynnwys os oes eisiau un.

I greu pennawd, dewiswch y testun a dewis yr Arddull Pennawd rydych ei eisiau o’r tab Hafan / Home yn Rhuban Word fel y dangosir uchod.

Bydd gosodiadau diofyn yr arddull yn rhy fach i ddogfen hygyrch, ond mae’n hawdd newid gosodiadau’r ffont. De gliciwch unrhyw un o’r arddulliau a dewis Addasu... / Modify ac wedyn ei newid i’r gosodiadau rydych chi eu heisiau.

FfontMae ffontiau yn perthyn i un o ddau gategori: ‘sans serif’ a ‘serif’. Defnyddir Arial yn y ddogfen hon, sydd yn ffont ‘sans

6

serif’. Mae hyn yn golygu nad oes fflic neu gyrlen ar ben y llythrennau, sydd yn gallu bod yn anoddach i rai pobl eu darllen.

Dyma Times New Roman, esiampl gyffredin o ffont ‘serif’.

Dylech ddefnyddio ffont ‘sans serif’ ble bynnag mae’n bosibl, gan fod y rhain fel arfer yn haws i’w darllen ar sgrîn ac mewn print. Mae hyn oherwydd bod y llythrennau’n symlach ac felly’n haws i’w hadnabod wrth gael cipolwg arnyn nhw.

Cyfyngwch ar ddefnyddio gwahanol ffontiau mewn dogfen. Mae’n dderbyniol defnyddio ffont wahanol ar gyfer penawdau a chorff y testun, ond dylai pob pennawd edrych yr un fath a holl gorff y testun edrych yr un fath.

Maint y Testun Mae Diverse Cymru yn defnyddio ffont pwynt 14 yn safonol, ond mae 12 yn dderbyniol hefyd. Peidiwch â defnyddio maint llai na 12 mewn unrhyw ran o ddogfen, yn cynnwys troednodiadau.

Gall print bras fod yn unrhyw beth mwy na phwynt 16. Os gofynnir i chi ddarparu print bras, dylech ofyn i’r unigolyn am eu dewis o ffont a maint, a sicrhau bod eich dogfen yn parhau i weithio ar ôl newid y maint, er enghraifft, bod y dudalen cynnwys yn dal i gyd-fynd â thudalennau’r testun.

7

Lliw a ChyferbynneddDylid gosod lliw'r testun i ‘awtomatig’ yn hytrach na du bob amser. Mae rhai pobl gyda nam ar eu golwg yn arfer defnyddio gosodiadau cyferbynnedd uchel fel testun melyn ar gefndir du. Os yw’ch ffont wedi’i osod i ‘ddu’, yna bydd yn ymddangos yn ddu beth bynnag yw gosodiadau’r defnyddiwr. Os yw’r testun wedi’i osod i ‘awtomatig’, yna bydd yn newid yn ôl dewisiadau bob defnyddiwr.

Os oes angen i chi ddefnyddio lliw gwahanol am resymau dylunio neu frandio, cadwch y palet mor gyfyngedig â phosibl a dylech osgoi defnyddio testun amryliw ar gyfer penawdau a chorff y testun.

CefndiroeddDylai unrhyw gefndir gyda thestun drosto fod yn un lliw, heb batrwm na gweadedd iddo. Yn ddelfrydol, dylid dewis ‘dim lliw’ fel y gall defnyddwyr ddefnyddio gosodiadau amgen.

Gall testun ar ben lluniau fod yn anodd ei ddarllen a dim ond pan mae lefel cyson o gyferbynnedd uchel rhwng y testun a’r cefndir y dylid gwneud hyn.

8

AliniadDylid alinio’r testun i’r chwith bob amser; peidiwch â’i alinio i’r dde na’i unioni gan y gall hyn olygu y bydd rhai darllenwyr yn cael trafferth dod o hyd i ddechrau llinellau. Nid yw testun fertigol yn gydwedd â meddalwedd darllen sgrîn.

BylchauGall testun fod yn anodd ei ddarllen os yw’r llinellau’n rhy agos at ei gilydd. Ceisiwch roi bwlch rhwng llinellau o 1.15 o leiaf. Mae’r botwm ‘Bylchiad Llinellau a Pharagraffau’ i’w gael yn y panel ‘Paragraff’ ar ruban ‘Hafan’ Word.

Gellir defnyddio bylchau cyn neu ar ôl paragraffau drwy ddefnyddio’r tab ‘Cynllun’. Mae’r ddogfen hon yn defnyddio bwlch 6pt ar ôl paragraffau, sy’n helpu i ddiffinio gwahaniad.

Peidiwch byth a defnyddio’r bar gofod i greu bwlch rhwng llinellau neu fewnoliad. Os oes angen mewnoli testun, defnyddiwch yr allwedd ‘tab’. Bydd hyn yn sicrhau mewnoliadau cyson drwy’ch dogfen gyfan.

CynnwysDefnyddiwch dabl cynnwys os yw’ch dogfen yn hirach nag ychydig dudalennau.

Mae rhifo tudalennau yn helpu darllenydd weithio’i ffordd drwy’ch dogfen. Defnyddiwch nhw yn gyson ar bob tudalen gan ddefnyddio ffont 12pt o leiaf.

Dylech osgoi defnyddio talfyriadau. Ysgrifennwch eiriau fel “a” neu “ac” yn hytrach na defnyddio ampersand (&) oni bai

9

ei fod yn rhan o enw cwmni, e.e. "Marks & Spencer" neu dalfyriad safonol fel A&E ar gyfer Adran Ddamweiniau / Accident and Emergency (na fyddai’n cynnwys ampersand wrth gael ei ysgrifennu’n llawn).

Peidiwch â defnyddio PRIFLYTHRENNAU heb law am fyrfoddau neu acronymau fel BBC neu RADAR. Rhan fawr o ddarllen yw adnabod siapiau geiriau yn hytrach na darllen bob llythyren ar wahân, ac mae defnyddio priflythrennau’n gwneud y broses hon yn llawer anoddach.

Pan fyddwch chi’n defnyddio byrfodd neu acronym am y tro cyntaf, dylech ei ysgrifennu’n llawn, hyd yn oed os yw’n derm cyffredin yn eich maes gwaith. Mae hyn yn wir hefyd pan gedwir at yr acronym Saesneg ar gyfer term, er enghraifft, defnyddiwch “Pobl Dduon a Lleiafrifoedd Ethnig (Black and Minority Ethnic, BME)” y tro cyntaf, a BME yn unig wedyn.

Gall tanlinellu wneud testun yn anoddach i’w ddeall i rai defnyddwyr a gellir ei gamgymryd am hyperddolen.

Mae testun Italig hefyd yn llai darllenadwy a dylid ei osgoi. Y prif eithriadau i hyn yw dyfyniadau o achosion cyfreithiol, sy’n cael eu hitaleiddio yn draddodiadol.

Gellir defnyddio testun trwm er mwyn pwysleisio ond dylid defnyddio hyn yn gynnil.

Os oes angen gwahanu geiriau gyda blaen slaes ( / ) dylid cynnwys bwlch bob ochr iddo bob amser gan fod hyn yn ei wneud yn haws i’w ddarllen, e.e. print clir / mawr yn hytrach na phrint clir/mawr.

10

Pwyntiau Bwled a Rhestrau wedi’u rhifoMae pwyntiau bwled a rhestrau wedi’u rhifo yn ffyrdd gwych o gyfleu gwybodaeth. Gellir eu deall drwy gael cipolwg ac yn aml maen nhw’n llawer symlach na blocyn o destun. Adolygwch eich gwaith i weld lle gellid eu cynnwys.

Gall meddalwedd darllen sgrîn ddarllen pwyntiau bwled a rhestrau wedi’u rhifo, ond gwnewch yn sicr o’u cyflwyno gyda brawddeg eglurhaol yn hytrach na dibynnu ar y gosodiad gweledol i roi ystyr iddyn nhw.

Llinellau Gwag a Fformadu wedi’i GuddioMae hyd yn oed cynnwys nad ellir ei weld yn cael ei ddarllen yn uchel gan feddalwedd darllen sgrîn, a gall hyn wneud dogfennau yn ddryslyd i’r defnyddiwr. Dylid defnyddio Bylchu Paragraff a Thoriadau Tudalen yn hytrach na ‘dychwelyd’ er mwyn creu bylchau rhwng darnau o destun. Defnyddiwch y botwm ¶, sydd i’w gael yn y tab ‘Paragraff’ ar y rhuban ‘Hafan’, i ddangos y fformadu cudd yn eich dogfen a dileu’r holl fylchau, ‘dychweliadau’, ac ati, diangen.

Pennyn a ThroedynPeidiwch â rhoi gwybodaeth bwysig yn y pennyn na’r troedyn gan ei bod yn bosib na fydd meddalwedd darllen sgrîn yn gallu eu darllen.

11

Blychau testun a ThablauNid yw’r wybodaeth a gynhwysir mewn blychau testun yn hygyrch i feddalwedd darllen sgrîn. Gall y feddalwedd ymdrin â thablau yn well ond gall y rhain fod yn anodd eu trin gan eu bod yn arfer dibynnu ar osodiad gweledol i wneud synnwyr ohonynt, felly cynhwyswch nodyn eglurhaol cryno uwchben tablau cymhleth i gynorthwyo defnyddwyr. Er enghraifft,

"Mae’r tabl isod yn dangos cyfanswm nifer yr ymholiadau eleni. Mae 5 rhes yn dangos y math o ymholiadau a gafwyd, a 12 colofn, un am bob mis."

Cadwch gyfeiriad y testun mewn tablau yn llorweddol, gan fod testun fertigol yn anodd i’w ddarllen ac yn anhygyrch i feddalwedd darllen sgrîn.

HyperddolenniDefnyddiwch destun ystyrlon ar gyfer hyperddolenni, peidiwch â defnyddio cyfeiriad y ffeil neu enw’r llwybr. Peidiwch byth â defnyddio “cliciwch yma” neu “dolen”. Defnyddiwch eiriau sydd yn adnabod yr hyn sy’n cael ei gysylltu iddo.

Defnyddiwch ‘Gwefan Diverse Cymru’ yn hytrach na ‘http://www.diversecymru.org.uk/’Mae rhai mathau o feddalwedd cynorthwyol yn rhestru’r dolenni mewn dogfen felly mae’n rhaid i’r ddolen ei hun fod yn hunan-eglurhaol heb unrhyw destun ychwanegol.

12

Testun yn UnigOs byddwch yn trosi eich dogfen Word yn i ddogfen fformat Testun yn Unig (.txt), sicrhewch eich bod yn gwneud unrhyw newidiadau i’r testun plaen i gydadfer colli’r fformadu. Gwiriwch fod y cynnwys yn dal i fod yn eglur a dealladwy.

LluniauNid yw lluniau yn hygyrch i feddalwedd darllen sgrîn a byddent yn ymddangos fel gofod gwag, felly ni fydd y defnyddiwr yn gwybod os ydyn nhw’n colli rhywbeth pwysig. Ni ddylid cyfleu gwybodaeth drwy luniau yn unig, ond gellir eu defnyddio i liwio eich geiriau gyn belled â’ch bod yn ychwanegu disgrifiad testun amgen i’r llun.

Bydd y meddalwedd darllen sgrîn yn darllen y capsiwn a rowch yn y blwch Testun ‘Amgen’ fel y bydd y defnyddiwr yn gwybod beth sy’n cael ei gyfleu yn y llun cyn symud ymlaen i’r bloc testun nesaf.

Sut i ddefnyddio lluniauDylid defnyddio lluniau i liwio’ch testun ac nid i gyfleu gwybodaeth newydd heb eglurhad. Wrth newid maint llun, gwnewch hynny yn gyfran bob amser. Peidiwch byth a newid y lled neu’r uchder heb newid y llall. Mae hyn yn arwain at luniau sydd wedi’u gwasgu neu eu hymestyn. Byddwch yn sicr hefyd nad yw’ch llun yn rhy fach i gael ei weld yn glir, neu wedi’i bicseleiddio o gael ei wneud yn rhy fawr.

13

Sicrhewch fod bwlch clir rhesymol rhwng llun a thestun neu bydd yn edrych yn rhy llawn.

Ychwanegu Testun Amgen i Lun De gliciwch ar y llun i agor y ddewislen lluniau. Dewiswch Fformadu’r Llun wedyn cliciwch ar y tab ‘Testun Amgen’ a theipio disgrifiad o’r llun yn y blwch.

Ychwanegu testun amgen i luniau mewn dogfennau PDFOs ydych chi eisiau i feddalwedd darllen sgrîn ddisgrifio’r lluniau yn eich dogfen, mae’n rhaid i chi ddarparu’r disgrifiad.

Mae’r nodwedd testun amgen yn caniatáu i chi greu testun amgen a gaiff ei ddarllen gan feddalwedd darllen sgrîn.

Fodd bynnag, gan fod ffeil PDF yn ei hanfod yn ffeil llun, gall meddalwedd darllen sgrîn gael anhawster gwneud eu ffordd o amgylch a darllen yn y drefn gywir. Efallai y bydd yn gallu darllen y testun, ond efallai na fydd yn gallu dilyn fformadu fel colofnau, blychau a chapsiynau.

Mae dogfen Word yn well yn gan amlaf, ond os byddwch angen defnyddio PDF, sicrhewch fod y testun wedi’i osod allan mor syml â phosibl.

Defnyddio Testun Amgen yn InDesign:1. Dewiswch lun heb destun amgen.

2. Gyda’r teclyn dewis, dewiswch y llun.

14

3. Dewiswch Object > Object Export Options.

4. Dewiswch Custom o’r ddewislen Alt Text Source.

5. Rhowch y disgrifiad yn y maes testun a chlicio Done.

Mae’r testun amgen hwn yn cael ei gynnwys ble bynnag y byddwch yn allgludo’r ffeil InDesign hwn fel dogfen EPUB, HTML, neu PDF.

Fodd bynnag, ni chaiff ei ychwanegu at y metadata ar gyfer y llun ei hun, felly bydd rhaid ei ail-gofnodi os byddwch yn defnyddio’r llun mewn dogfen wahanol. Er mwyn bod y testun amgen yn aros gyda’r llun, mae angen ei gofnodi fel metadata yn Adobe Bridge.

Gallwch fewngludo testun amgen:Os defnyddiwyd testun amgen ar gyfer llun yn Microsoft Word neu Adobe Bridge, er enghraifft, gallwch aseinio’r un testun yn hawdd yn InDesign.

Pan fyddwch yn allgludo’r ddogfen, bydd y testun amgen rydych wedi’i bennu yn teithio gyda’r llun.

15

Mae Diverse Cymru yn elusen Gymreig unigryw sy’n ymroddedig i gefnogi pobl sy’n wynebu anghydraddoldeb a gwahaniaethu ar sail oedran, anabledd, ailbennu rhywedd, priodas a phartneriaeth sifil, beichiogrwydd a mamolaeth, hil, crefydd neu gred, rhyw a chyfeiriadedd rhywiol.

diverse cymru307-315 Heol Ddwyreiniol y Bont-faen

CaerdyddCF5 1JD029 2036 8888info@diverse.cymrudiversecymru.org.uk

16

Mae Diverse Cymru yn elusen gofrestredig (1142159) ac yn gwmni cofrestredig yng Nghymru a Lloegr (07058600)

17