carta comercial
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INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I: MARCO CONCEPTUAL
1.1 Definición etimológica
.2 Definición conceptual
CAPÍTULO II: CLASIFICACIÓN
.1 Clasificación según su empleo
2.2 Casos de empleo, según clasificación
2.2 Casos de empleo en el campo contable
CAPÍTULO III: ESTRUCTURA
3.1 Estructura del documento
3.2 Formato esquemático
3.3 Modelos de uso común
3.4 Modelos de empleo con términos del campo contable
3.5 Terminología contable
CONCLUSIONES
REFERENCIAS
INTRODUCCIÓN
La carta comercial es la base de por lo menos el noventa por ciento de
todas las transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad
para escribir una buena carta es requisito indispensable y valioso para el
estudiante que tiene intención de entrar al mundo de los negocios.
El objetivo de este trabajo es proporcionar los conocimientos y prácticas
necesarias para desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de
cartas sobre todo cuando se trata de las cartas comerciales más
comunes.
La carta comercial es también el medio de comunicación más
característico y normalizado que utiliza la empresa para relacionarse con
el mundo exterior ya que actúa como un testimonio escrito y garantizado.
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CAPÍTULO I: MARCO CONCEPTUAL
1.1. DEFINICIÓN ETIMOLÓGICA
El término carta se deriva del latín charta que significa escrito
de carácter privado que una persona envía a otra; por lo
general; es sobre cerrado en las empresas comerciales una
carta es un mensaje escrito con un fin comercial.
La palabra comercio proviene del latín commercium. Ésta se
descompone en cum, que significa con, y merx o mercis, que
significa mercancía, mercancía es una "cosa mueble que se
fabrica o se adquiere para ser vendida". Commercium era uno
de los derechos que correspondían a los ciudadanos romanos
no incapacitados, para adquirir y transmitir la propiedad.
A pesar de que es relativamente sencillo desentrañar la
etimología de la palabra comercio, no lo es tanto alcanzar su
significado actual, pues depende, para empezar, del punto de
vista desde el que se le considere: económico o jurídico
1.2. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
Una carta comercial es un documento que se ocupa
principalmente de asuntos de índole comercial como medio de
comunicación entre dos empresas comerciales o bien una
empresa con un particular, o viceversa.
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Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial, la
actividad comercial es muy variada, por ello existen varios
tipos de cartas comerciales.
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada
su redacción.
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CAPÍTULO II: CLASIFICACIÓN
2.1. CLASIFICACIÓN SEGÚN SU EMPLEOExisten criterios que clasifican o distinguen unas cartas de
otras según el tema que se comunique, la finalidad que se
persigue, la relación existente entre remitente y destinatario, y
la forma de canalizar la propia comunicación escrita.
2.1.1. CARTAS SOLICITANDO ALGÚN SERVICIO O INFORMACIÓNSon cartas que intervienen en el proceso negociador de compra/venta de un producto/servicio junto con sus respuestas. En ellas se debe especificar con claridad qué se quiere exactamente destacando las cualidades más sobresalientes del producto o servicio. Las características principales de esta carta son la brevedad y concisión en la solicitud.
2.1.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUS DE INFORMACIÓNSon las cartas que proporcionan la información
solicitada en una carta anterior y plantean la
posibilidad de promocionar el producto o servicio
sobre el que se pregunta.
2.1.3. CARTAS DE PEDIDOSEstas acompañan a menudo un formulario de pedido.
Son breves y precisas, e incluyen información sobre
precios, descuentos, referencias a catálogos o
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folletos, cantidades, modelos, embalaje, instrucciones
de transporte, almacenaje, entrega, documentos
necesarios y confirmación de términos de pago. Es
esencial proporcionar una descripción completa y
detallada del producto que se pide.
2.1.4. CARTAS DE CONFIRMACIÓNEste tipo de carta comercial puede ser la respuesta a
una misiva anterior en la que se ha hecho un pedido o
puede tratarse de un documento que sirve de
confirmación a un asunto tratado en una conservación
telefónica previa. En cualquier caso hay que escribir
muy claramente todos los contenidos tratados en la
carta o conversación anterior para evitar cualquier tipo
de malentendido y asegurar una perfecta
comprensión por ambas partes del asunto tratado.
2.1.5. CARTAS DE VENTAS Y MARKETINGLas cartas dirigidas a la búsqueda de clientes pueden ser la primera y única conexión antes de que éstos respondan por teléfono o por escrito para solicitar el producto o servicio ofrecido. Una característica recurrente en estas cartas de promoción es la persuasión. Se trata de captar la atención del lector y darle razones para seguir leyendo por medio de ofertas, anuncios de productos nuevos o que presentan mejoras, etc.
2.1.6. CARTAS DE QUEJA O RECLAMACIÓNLos motivos para escribir una carta de queja pueden
ser muchos y muy diversos, envío de productos
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incorrectos, un mal servicio, o productos en malas
condiciones. Es importante basar la queja en una
descripción o explicación clara completa y objetiva del
problema y pedir algún tipo de acción para subsanar
el error.
2.1.7. CARTAS DE DISCULPASon las cartas que responden a una carta de queja
previa para intentar solucionar el problema o, al
menos, dar una explicación del mismo. Un cliente
descontento puede significar publicidad negativa para
una compañía. Es muy importante contestar rápida y
cortésmente a las posibles quejas que se reciban.
2.1.8.
2.1.9. CARTA DE CONSULTA
Tipo de comunicación escrita cuyo objetivo es
preguntar sobre algún aspecto relacionado con alguna
actividad de tipo comercial, en la cual se desea
inquirir sobre la mercadería o sus productos. Tiene
por función el comparar productos en distintas
empresas, para tomar una determinación acerca de lo
cotizado. Se debe elegir las empresas en forma
adecuada aplicando la misma capacidad de criterio
para cada una. En su parte estructural consta de
membrete, encabezamiento, cuerpo y suplementos.
2.1.10. CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIÓN
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Es aquella que envía la empresa que ha sido
consultada, en el texto explica todo lo relativo a la
mercadería y deja en claro las condiciones de pago,
tanto al crédito como al contado, así mismo, se
encarga de interesar al potencial cliente, ofreciendo
algún tipo de garantía adicional al servicio, para
conseguir que éste finalmente se decida por realizar
la compra en su entidad. Es una carta breve, por lo
cual puede estar constituida sólo de dos párrafos y
una amable despedida.
2.1.11. CARTA DE PEDIDO
Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene
como objetivo solicitar el envío de mercadería, por lo
tanto debe hacerse con máximo de seriedad pues
representa un compromiso formal de compra. Se
debe indicar claramente detalles de la mercadería que
se solicita, precios, cantidad, forma de envío, plazo
para su cancelación; para así evitar futuros problemas
en el mundo de los negocios. Si el comprador paga
por adelantado debe indicar claramente la forma de
pago ya sea por cheque, tarjeta, etc.
2.1.12. CARTA DE ENVÍO
Es la nota en que se señala que la mercadería se ha
despachado, indicando la cantidad de artículos y
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detallando las condiciones en que el pedido ha sido
enviado.
2.1.13. CARTA DE RECEPCIÓN
Tipo de comunicación escrita que tiene como objetivo
el confirmar que ha recibido una mercadería conforme
a lo estipulado en la carta de remisión o de respuesta
a pedido. Generalmente este tipo de comunicación se
utiliza para confirmar el recibimiento de la mercancía.
En caso de que la mercadería haya llegado
desconforme a lo anteriormente señalado en la carta
de pedido, se enviará una carta de reclamo.
La carta de recepción es de carácter breve y no se
explaya en explicaciones
2.1.14. CARTA DE REMESA
Es aquella en la que se envía un cheque, un giro o
una letra de cambio, para continuar con el curso
normal del negocio. Luego de solicitar información,
enviar y recibir el pedido, es lógico que se envíe
dinero cancelando su valor. Después de que la carta
de remesa ha sido enviada es necesaria que sea
contestada inmediatamente para que el remitente
sepa que la remesa no se extravió.
2.1.15. CARTA DE RECLAMO
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Son las que merecen mayor cuidado y argumentación
en su redacción, pues representan una queja formal.
Esta misiva la escribe el cliente cuando considera
perjudicados sus intereses y plantea en ella su
reclamación esperando obtener la solución adecuada,
que él mismo sugiere o que deja criterio de la Casa
Comercial. Al formular nuestro reclamo debemos
tener presente que su motivo corresponda a un
estricto sentido de justicia y de ética comercial.
2.1.16. CARTA DE EXPLICACIÓN
El criterio aceptado es que pocas cartas como las de
explicación, exigen tanto del el espíritu de equidad y
ecuanimidad del redactor. Sea positiva o negativa su
contestación, no debe traslucir molestia ni tampoco
exagerar la actitud de servicio, sino dar explicaciones
con moderación.
2.1.17. CARTA DE JUSTIFICACIÓN
Se escriben cuando la empresa no es responsable del
error planteado. Deben persuadir al cliente de su
enfoque erróneo de la situación.
2.2. CASOS DE EMPLEO, SEGÚN SU CLASIFICACIÓN
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2.2.1. CARTA DE CONSULTA
Dentro del mundo laboral, los modelos de carta de
consulta se utilizan para solicitar por ejemplo
información sobre los productos de venta, consultar
los precios, consultar las medidas o dimensiones del
producto, hacer una consulta sobre el tiempo
estimado o los plazos de entrega.
2.2.2. CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIÓN
Este tipo de carta se emplea para confirmar el pedido
por encontrarse en buen estado o rechazarlo debido a
algunas fallas en la entrega.
2.2.3. CARTA DE PEDIDO
Un modelo carta de pedido se utiliza para comunicarle
a una empresa o entidad nuestra intención de
comprar varios artículos. Se presupone que la entidad
nos ha enviado un catálogo previamente.
2.2.4. CARTA DE REMESA
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Una carta de remisión se emplea en las transacciones
comerciales y que sirve para informar sobre el envío
de mercancías.
2.2.5. CARTA DE RECLAMO
El modelo de carta de reclamo se emplea para
reclamar por errores de hecho como mercaderías
averiadas o cambio de pedido, también se emplea
para por discrepancias de acerca de los términos de
operación a causas ajenas al proveedor y cliente,
como accidentes e interrupciones del transporte, etc.
2.2.6. CARTA DE EXPLICACIÓN
La carta de explicación se utiliza cuando el
reclamante está en lo cierto, puesto que el error lo
cometió la empresa, la cual asume la responsabilidad
consiguiente. Estas misivas señalan el arreglo
adecuado y mantienen la buena disposición del
cliente mediante excusas fundamentadas.
2.2.7. CARTA DE JUSTIFICACIÓN
La carta justificación es un modelo de carta que se
emplea para disculparse y ofrecer una disculpa por no
realizar una obligación contraída con anterioridad, por
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ejemplo por no haber entregado a tiempo una
mercadería o por no haber pagado a tiempo a los
trabajadores.
2.3. CASOS DE EMPLEO EN EL CAMPO CONTABLE
2.3.1. CIERRE POR INVENTARIO
En estos casos el contador es participe ya que tiene
que ejecutarlos en base de las cuentas del Plan
Contable General Empresarial.
Cierre por inventario, una de las clásicas que en
ocasiones se les suele mandar a los clientes para que
estén avisados de que la empresa necesita cerrar
para hacer inventario
2.3.2. ELIMINACIÓN DE BONIFICACIÓN A LA FACTURA MENSUAL
Modelo de carta para comunicarle a un cliente que a
partir del próximo mes las facturas que reciba ya no
estarán bonificadas
2.3.3. OFERTA A ANTIGUOS CLIENTES
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Modelo de carta comercial en la que se le ofrece a los
antiguos clientes una oferta especial con descuentos
y condiciones favorables de financiación
2.3.4. SOLICITUD DE DUPLICADO DE FACTURA
Modelo de carta en la que se solicita que se nos envíe
la copia de una factura que se ha extraviado y que es
necesaria para poder cerrar la contabilidad
2.3.5. PETICIÓN DE ADELANTO DE VACACIONES ANUALES
Si necesitas una carta para pedir un adelanto de las
vacaciones anuales de tu empresa, aquí tienes un
ejemplo de carta para solicitar este adelanto de las
vacaciones
2.3.6. ANULACIÓN DE PEDIDO HECHO A UNA EMPRESA
Modelo de carta para anular un pedido que se ha
hecho debido a que se han modificado las
condiciones de venta una vez realizado.
2.3.7. COMUNICAR QUE SE HA EMITIDO UNA FACTURA
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Carta de acompañamiento a una factura que se le ha
emitido a un cliente.
2.3.8. COMUNICAR QUE SE HA HECHO UN INGRESO A UNA CUENTA BANCARIA
Modelo de carta en el que se informa de que se ha
realizado un ingreso en cuenta corriente por el
importe solicitado y se adjunta copia del documento
de ingreso.
2.3.9. SOLICITUD PARA QUE FIRMEN DOCUMENTOS OFICIALES
Modelo de carta para solicitar la firma de documentos
oficiales en las oficinas de la asesoría.
2.3.10. PEDIR QUE SE ENTREGUEN FACTURAS PARA SER CONTABILIZADAS
Modelo de carta para solicitar a un proveedor un
listado con las facturas que nos ha emitido a lo largo
del año fiscal para poder contabilizarlas.
2.3.11. QUEJA POR EL COBRO DE UNA FACTURA
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Modelo de carta mediante el cual solicitamos que se
nos devuelva el dinero que nos han cobrado
indebidamente por una factura incorrecta.
CAPÍTULO III: ESTRUCTURA
3.1. ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO
3.1.1. ENCABEZAMIENTO
3.1.1.1. MEMBRETEEste comprende el nombre (o logotipo), la
dirección y el teléfono de la empresa, como
también especificación del negocio y, en
algunos casos, el nombre o nombres de los
dueños.
3.1.1.2. DIRECCIÓN
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Su colocación es variable, puede ir en el
ángulo superior derecho o en el izquierdo
debajo del membrete.
3.1.1.3. FECHASu colocación es variable, puede ir en el
ángulo superior derecho o en el izquierdo
debajo del membrete.
3.1.1.4. ASUNTO O REFERENCIAEs una descripción breve y concreta que da
a entender el motivo principal de la carta. No
debe ser más extensa de una línea.
3.1.1.5. SALUDOSegún la relación que exista entre quien
dirige y quien recibe la carta, se elige la
expresión adecuada
3.1.2. CUERPO
3.1.2.1. INTRODUCCIÓNSe suele referir a correspondencia anterior,
agradecer al destinatario y/o indicar el
motivo para el escrito.
3.1.2.2. TEXTO
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a) Tras el saludo y la introducción, se
pasa a la exposición del asunto que
motiva la carta.
b) Si es una carta con la que se inicia la
correspondencia, se va directamente
al asunto a tratar.
c) Si el motivo de ésta es otra
correspondencia anterior, se
comienza por medio de una fórmula
del tipo de las que se enuncian a
continuación:
Correspondemos a su alta.
Carta del 20 del pasado mes…
Obra en nuestro poder su
amable carta del…
Nos referimos a su escrito
del…
Acusamos recibo de su atento
escrito del…
Contestamos a su carta de
fecha…
En nuestro poder su atento
escrito del 18 de enero, al que
gustosamente
correspondemos…Hemos
recibido su amable carta del…
3.1.3. FRASE DE DESPEDIDAEsta parte es siempre breve, usándose expresiones
cortéses y atentas.
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3.1.4. ANTEFIRMASuele ser sustituida por el sello de la empresa o,
mejor, por el sello de la empresa propio del firmante.
3.1.5. FIRMAIncluye el nombre del responsable de la carta, y si
ocupa algún puesto importante en la empresa, el título
correspondiente va colocado debajo del nombre. Es
de importancia que la firma sea legible.
3.1.6. POSDATASe denomina posdata a una carta ya concluida y
firmada. Si se ha olvidado algún detalle importante, o
es preciso hacer alguna aclaración final.
3.1.7. INICIALES MECANOGRÁFICASEstas sirven para identificar a la persona que dictó la
carta y a la que la escribió. Se colocan al margen
izquierdo, a dos espacios de la última línea de la
firma. Se prefiere la letra minúscula para escribirlas.
No llevan punto.
3.2. FORMATO ESQUEMÁTICO3.3. MODELOS DE USO COMÚN
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Formato carta renuncia Ejemplo nº 1
BANCO ROMANICO XXV.
Plaza de los roedores nº 53Dpto. RR.H.H.28082Madrid
7 de Abril de 2008
Muy señor mío:
Quiero expresar por medio de esta carta mis propósitos futuros respecto al trabajo que usted tan
amablemente me ofreció. Quiero manifestar mi deseo de renunciar a dicho cargo de vendedor de
hipotecas y de fondos de inversión, trabajo del que me siento muy orgulloso, pero que no consigo
asociar con mi forma de ser. No consigo sentirme feliz cuando exagero las condiciones de venta,
cuando miento y cuando engaño a los clientes para venderles los créditos.
Creo que es suficiente el motivo por el que deseo renunciar, y así lo hago saber, para que conste,
que mi último día de trabajo será el próximo 25 de abril, dejando 15 días por medio para que usted
formalice correctamente mi baja, así como estudie mi finiquito.
Le deseo a usted y a la persona que venga a sustituirme mucho exito y mucha suerte en los años
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venideros, y espero que su Banco sepa comprender mi partida.
Sin otro parecer, me despido atentamente
Julio Ramón Juradas García
(Firmar)
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3.4. MODELOS DE EMPLEO CON TÉRMINOS DEL CAMPO CONTABLE
3.5. TERMINOLOGÍA CONTABLE
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