CARTILHA DE REDAÇÃO E

CORRESPONDÊNCIAS OFICIAIS

(1ª Edição)

MNISTÉRIO DA EDUCAÇÃO

INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS

João Martins Dias

Reitor

Antônio Venâncio Castelo Branco

Pró-Reitor de Desenvolvimento Institucional

Nelson Batista do Nascimento

Pró-Reitor de Administração

Vicente Ferreira de Lucena Júnior

Pró-Reitor de Ensino

Ana Mena Barreto Bastos

Pró-Reitora de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação

Sandra Magni Darwich

Pró-Reitora de Extensão

Elaboração

Analice Pereira Barbosa

Administradora

Yanna Santos de Medeiros

Administradora

Revisão

Jânio Lúcio Paes Alves

Diretor de Administração e Finanças – Reitoria

Colaboração

Erlison Soares Lima

Designer - Reitoria

A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com a máxima

clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Esta

cartilha apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com

o “Manual de Redação da Presidência da República”, para a elaboração

de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a

padronizá-los, facilitando a comunicação do

Instituto Federal de Educação, Ciências e Tecnologia – IFAM.

Apresentação

Características da Redação Oficial

• Impessoalidade: o documento é

feito em nome do Serviço

Público, por isso, o destinatário,

por mais que seja seu amigo,

deve ser tratado de forma

impessoal, de maneira formal,

respeitando a hierarquia, e o

assunto deve se delimitar apenas

à esfera “de”.

• Clareza: o documento não

pode apresentar palavras ou

expressões ambíguas. Tente ser

o mais direto

possível, sem rodeios.

• Concisão: transmitir o máximo

de informações com o mínimo

de palavras. Se você quer

chamar atenção para algo,

coloque em negrito

(mais não exagere).

• Padronização: diz respeito a

manter a formalidade e a

uniformidade nos documentos

emitidos em toda a

Administração Federal. •

1. Pronomes de tratamento

Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas

com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo:

Autoridade Forma de tratamento Vocativo

• Diretores

• Pró-Reitores

• Chefes de Departamento

• Demais autoridades e particulares

Vossa Senhoria Senhor seguido do respectivo

cargo

• Reitores de Universidades Vossa Magnificência Magnífico Reitor

Elementos para a estrutura da redação oficial

Foi abolido o uso do tratamento de

Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade

é pressuposto para que se ocupe qualquer

cargo público, sendo desnecessária sua

repetida evocação.

Doutor é um título adquirido mediante

curso de doutorado, logo é relativo à

pessoa, e não a um cargo ou uma função,

não devendo ser utilizado como forma de

tratamento.

2. Siglas

UNIDADES SIGLAS

Pró-Reitoria de Administração PROAD

Pró-Reitoria de Ensino PROEN

Pró-Reitoria de Pesquisa, Pós-Graduação e Inovação

Tecnológica PPGI

Pró-Reitoria de Extensão PROEX

Pró-Reitoria de Desenvolvimento Institucional PRODIN

Campus Coari CCO

Campus Lábrea CLA

Campus Manaus Centro CMC

Campus Manaus Distrito Indutrial CMDI

Campus Manaus Zona Leste CMZL

Campus Maués CMA

Campus Parintins CPA

Campus Presidente Figueiredo CPRF

Campus São Gabriel da Cachoeira CSGC

Campus Tabatinga CTB

3. Destaques e números

Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas

palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a

certas informações:

Documentos

numerados

Independente do tipo de documento (lei,

ofício, memorado) é preciso

identificação própria, portanto a letra

inicial deve ser maiúscula.

Recebi o Ofício n.º 123

Proad/Ifam/2012

O Decreto n.º 001...

Datação dos

expedientes

A datação deve sempre começar com

letra maiúscula e terminar com ponto.

A cidade de origem é seguida de vírgula,

antes da data. Sem citar a cidade, usa-se

“Em”, não seguido de vírgula.

Manaus, 15 de janeiro de

2012.

Em 1º de janeiro de

2012.

Use itálico nas expressões

estrangeiras e latinas.

Use negrito para destacar

alguma palavra no texto

quando necessário, mas

evite excessos!

A indicação do ano não

deve conter ponto entre as

casas de milhar e centena.

Não se escreve ano 2.000,

apenas 2000.

Os dias devem indicados na

forma numérica, sem o

numeral zero à Esquerda; o

primeiro dia do mês escreve-

se em número ordinal:

Ex.: 4 de novembro de 2008,

1º de novembro de 2012.

Documentos Oficiais

1.Ofício

O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os

diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço

Público com particulares.

2. Memorando

O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação

interna dos órgãos do Serviço Público.

Quando se estabelece uma comunicação entre

os campi do Ifam, ou ainda entre a Reitoria e os

Campi, utiliza-se memorando.

Quando a comunicação é com outro Instituto

Federal ou com fornecedores, utiliza-se o ofício.

Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma

estrutura e mesma diagramação, chamada de “padrão ofício”.

1. Estrutura

a. Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem, com alinhamento à esquerda:

Of. 123/2011 – Ifam

Memo. 123/2011 – Propad/Ifam

b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita:

Manaus, 01 de janeiro de 2011.

c. Destinatário alinhado à esquerda:

Ofício Memorando

A Sua Excelência o Senhor

Deputado Fulano de Tal

Câmara dos Deputados

70.160-900 – Brasília - DF

Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e

Administração

d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão

Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo encaminhado.

e. Fecho alinhado ao texto:

Para autoridades superiores Para autoridades de mesma hierarquia ou

hierarquia inferior

Respeitosamente, Atenciosamente,

f. Assinatura e identificação do signatário:

Nome do Responsável

Cargo

2. Diagramação

• A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em

geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé;

• Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em

branco entre os parágrafos;

• Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam

organizados em itens ou títulos e subtítulos;

• É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página;

• Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do

papel;

• A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0

cm), na cor preta e em papel branco. A impressão colorida deve ser apenas

para gráficos e ilustrações;

• A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm;

• A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm;

• O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem

lateral esquerda.

Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, como

convênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha,

também devem seguir os padrões aqui estabelecidos.

Modelo de Ofício

Modelo de Memorando

3. Documentos Circulares

Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo

para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo

este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a

finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão

Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que

será identificado em grupos afins.

Ofício Memorando

Aos Reitores dos Institutos Federais

de Educação

Aos Pró-Reitores e Diretores Gerais

dos Campi

Estrutura

a.Número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com

alinhamento à esquerda:

Informação n.º 123 CPCC/DAP

Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011

Assunto: Situação do Contrato 123/2011

b. Destinatário alinhado à esquerda:

Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração

c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a

motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida,

prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução,

desenvolvimento e conclusão.

d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o

seguinte fecho:

É o que informo.

e. Local e data alinhados à esquerda:

f. Assinatura e identificação do signatário

Outros Documentos

1. Informação

É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para

apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às

rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda,

esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor.

A informação deve seguir a mesma

forma de diagramação do padrão

ofício.

Modelo de Informação

2. Despacho

Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa

acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que

foi submetido à autoridade e põe fim à questão;

b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento;

c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à

autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição;

d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo.

O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de

que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento.

Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte.

Estrutura

Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte

1. Texto com a resolução e/ou

encaminhamento;

2. Data em que foi proferido o despacho;e,

3. Assinatura com carimbo do emitente.

1. Documento de referência: identificação do

documento a que o Despacho se refere;

2. Texto com a resolução e/ou

encaminhamento;

3. Data em que foi proferido o despacho;e,

4. Assinatura com carimbo do emitente.

Modelo de

Despacho

Utiliza-se somente a frente da folha de despacho,

não é permitido a inclusão de novas folhas até seu

total aproveitamento.

No caso de inserção de novos documentos no

processo, inutilizar o espaço em branco da última

folha de despacho, carimbando “Em branco”.

3. E-mail

Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio eletrônico.

Estrutura

O modo como um e-mail é estruturado pode melhorar a legibilidade e o impacto do texto:

- Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”);

- Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar,

como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão;

- Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize

também caixa-alta e caixa-baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em

minúsculas;

- Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou

Saudações;

- A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas

mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação

como “Senhor Diretor” podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente

encaminhada a ele.

Letras maiúsculas podem parecer agressivas e

letras minúsculas podem dar a impressão de que

o emissor estava apressado ou com preguiça.

Não divulgue informações confidenciais!

Assinatura eletrônica

Inclua uma assinatura na mensagem. Ela poderá apresentar sua titularidade, seu cargo, seu número de telefone e o endereço do site da instituição, entre outros detalhes. Entretanto, mantenha essa assinatura curta, digamos com no máximo quatro linhas.

Alguns sistemas anexam, à resposta dada a um e-mail, todo o histórico das mensagens trocadas. Entretanto, quase sempre esse histórico é desnecessário e só aumenta o tamanho da mensagem. Além disso, retransmitir o conteúdo recebido anteriormente pode ser inadequado. Evite isso.

Se o destinatário não tiver nenhuma vantagem em receber sua mensagem, não a envie, mesmo se não houver custo.

Em hipótese alguma divulgue correntes.

Para escrever bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os

fundamentos da redação, como:

• Adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo –

complementos;

• Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor

economize o dele;

• Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo

para ficar “meditando” sobre aquilo que você escreveu;

• Evite frases muito longas, com excesso de pontuação.

Sugestões para uma boa redação

Prefira Evite

- o termo mais simples;

- o sinônimo mais curto;

- o singular ao plural;

- o presente ao futuro;

- o termo concreto ao abstrato;

- o particular ao genérico;

- o explícito ao implícito;

- o positivo ao negativo.

- Excesso de palavras;

- Enxertos desnecessários: somente

citações indispensáveis;

- Vá direto ao assunto;

Referências

ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São

Paulo: Editora Moderna, 2003

BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da

Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de

Imprensa Nacional, 2002.

BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de

correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006.

VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios,

Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência

Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.