會計財務資訊系統 1

第二章系統建置與導入

2.1 系統建置過程與方案

2.2 描述會計資訊系統之工具

2.3 系統設計

2.4 資料庫設計

2.4 SQL：關聯式資料庫查詢語言

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圖2.1 新的系統需求

系統需求

降低成本

改善顧客服務 提昇經營績效

配合經營策略

更適切的決策訊息加強控管

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系統發展生命週期(systems development life cycle，SDLC)

一、系統規劃(systems planning)

二、系統分析(systems analysis)

三、系統設計(systems design)

四、系統實施(systems implementation)

五、系統操作與維修(operation and maintenance)

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圖2.2 建立資訊系統的過程

規劃

實施

系統操作與維修設

計

分析

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系統規劃中初步提出的計劃應分析下列三種可行性：

1.經濟可行性：亦即要知道所提方案的成本與效益。

2.技術可行性：分析該項作業的問題是不是能由資訊科技解決。

3.作業可行性：分析組織內的人力、財力與人員的態度等是否適合實施該方案。

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圖2.3 資訊部門預算之主要成本項目

1.硬體成本 5.網路傳輸費用

電腦及週邊設備(如電腦機型、磁碟機、磁帶機、列表機、終端機)購置、或租金、折舊費、保險費、維護費

數據機、集訊機、路由機等之維護費、保險費、稅捐、連線費用(以連線類型、應用、地點等計費)、顧問費

2.軟體成本 6.用品耗材費用

作業系統及其他系統軟體、應用軟體(租賃、折舊、維護費等)

磁帶、磁碟、微縮膠片、報表紙及其他辦公室用品

3.薪資與人事費用 7.場地費用

薪資(以人員、職務或小組區分，如系統分析師)、加班費、福利(稅捐、保險費、休假及其他)、教育訓練(為新軟體、程式、應用系統之使用)、聘雇、資遣及調職費用

辦公室場地租金、電力、空調、水電

4.辦公室設備費用 8.其他費用

影印機、辦公室系統、電話等(租賃、購置、租金、折舊、維修費等)

差旅費、會議成本、教育訓練、印刷費、郵資、電話、手冊、雜誌、書籍、顧問諮詢費、外界服務、其他費用

會計財務資訊系統 7

系統需求大致分成下列四項：

資訊需求 首先要決定電腦作業所產生的報表是那些，可以在螢幕上查詢的資料是那些，根據這些需求就能知道應輸入那些資料，以及輸入的資料需做那些處理。訂出資訊需求就決定了電腦作業的輸入資料、處理工作，以及輸出資訊的內容。

組織需求 要確定為了配合電腦作業，原有的人力配置需作怎樣的調整。

控制需求 是指為了使電腦作業正確，並防止錯誤及舞弊，在系統設計時應注意的事項。

硬體設備需求 初步確定這套資訊系統需要多大的電腦硬體網路設備，設備採用什麼系統架構，以及需要那些電腦軟體。

會計財務資訊系統 8

系統分析出來的各種方案可能有自建系

統(build in- house systems)或購買套裝軟體(purchase commercial software packages)。若外購軟體則設計階段時需針對不足或不合用部分增加設計「客製

程式」或稱「外掛程式」。

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圖2.4 系統建置過程與方案

規劃 分析

自建

購買

自建系統

商用套裝軟體(如ERP系

統)

客製程式 實施

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圖2.5 使用者同意後的雛型即正式實施

實施

系統雛型

設計分析規劃

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圖2.6 資訊系統建立各階段所產生的文件

系統實施系統開發系統設計系統分析可行性研究設計階段

專案計劃規格 邏輯設計規格 技術設計規格

產生文件 可行性研究報告

系統需求書 系統規格 系統說明書

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描述會計資訊系統之工具

系統分析師在了解分析現況及設計新程序

新制度時，須用到一些工具以描述現行制

度及新制度，這些工具包括：

1.文件流程圖，2.資料流圖，

3.系統流程圖，4.程式流程圖，

5.決策邏輯表，6.檔案或記錄格式圖，

7.資料方格圖。

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圖2.7 常用文件流程圖符號

發票

單一表單文件

32發票 1

三聯發票

A

暫時交易性檔案，未來仍會進一步處理者

用以存放資訊的文件，例如日記帳、分類帳則左邊以黑實，以與輸入被處理的文件，如支票、發票、訂單、出貨單等有所區分

永久檔案N表示數宇依數字順序排列歸檔。以發票為例，依銷貨發票號碼排列

N

人工作業

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圖2.8 銷售收款文件流程圖

銷售業務人員

開始

開立發票

32發票 1

N 客戶

1

應收帳款會計

發票 3 繳款單 2

應收款款分類帳

1

入帳更新應收帳款明細分類帳

日記簿

N

2

出納收款員

來自客戶

背書公司帳戶名稱並編寫繳款單

321

N 客戶

2

支票

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圖2.9 資料流圖符號

或

(圓形) (圓角長方形)

或

(兩平行線) (三邊長方形)

(方形)

(箭頭)

外部個體(external entity)

資料流向(data flow)

處理(process)

資料儲存處(data store)

代表與系統有關的其他外界機構、單位或個人

表示資料或表報的流向

表示資料或表報的處理

表示儲存資料檔或表報的地方

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圖2.10 資料流圖(一階)

1.0計算加班工時

員工加班時數檔案

現場負責人

4.0計算員工曠工時數

請假單檔案

員工曠工時數

2.0審核請假

員工底薪

5.0計算員工薪資

員工曠工時數檔案

員工曠工記錄

薪資記錄檔案薪工單

人事總務長

3.0計算各種請假時數

加班卡 未核准請假單

員工加班時數

代扣所得稅及保險費

工時卡

薪工單

各種請假時數

員 工

已核准請假單

員工請假記錄

員工加班記錄

員工津貼

員工基本資料檔案

薪資

※ 表示須再分解(decompose)

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圖2.11 資料流圖(二階)

※ 表示須再分解(decompose)

5.1計算時薪

員工加班時數檔案

5.2計算應加金額

應扣金額

5.3計算應扣金額

員工底薪

5.4計算全薪

員工曠工時數檔案

員工曠工記錄

5.5扣除半薪

代扣所得稅及保險費

員工時薪

各種請假時數

全薪

員工加班記錄

應加金額

員工基本資料檔案

薪工單

薪資記錄檔案

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圖2.12 Data Store定義之例子

薪資記錄檔案員工編號姓名

加班津貼

獎金請假扣薪曠工扣薪代扣所得稅代扣保險費

日期員工資料實作日數底薪應加金額

應扣金額

實發金額

加班時數加班費職務津貼伙食津貼車輛保養夜點費其餘津貼績效獎金全勤獎金

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圖2.13 處理邏輯說明之例釋

5.1 計算時薪REPEAT

GET員工底薪FROM員工基本料檔案將員工底薪除以30天而得到日薪將日薪除以8小時而得到時薪

UNTIL所有的員工基本資料檔案都讀完送出各員工時薪

5.2.1 計算加班費REPEAT

GET員工時薪GET員工加班記錄FROM員工加班時數檔案將甲種加班時數乘上員工時薪乘上2倍而得到甲種加班費將乙種加班時數乘上員工時薪乘上1.66倍而得到乙種加班費將丙種加班時數乘上員工時薪乘上1.33倍而得到丙種加班費將丁種加班時數乘上員工時薪乘上1倍而得到丁種加班費將甲乙丙丁四種加班費相加而得加班費送出加班費

UNTIL每個員工的加班費都算出5.2.2 計算獎金

REPEATIF員工沒有全勤THEN不發全勤獎金

END IF將績效獎金與全勤獎金相加而得獎金

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一些流程圖經常使用到的符號

支票

開立銷貨發票

列印採購單

文件單據(Document)：任何書面單據，如支票、或銷貨發票。

人工處理程序(Manual Process)：任何人工作業，如開立銷貨發票或編製銀行調節表。

處理(Process)：任何作業，無論以人工、機械、或電腦執行均屬之。通常和人工處理符號交互運用。但通常是指電腦處理程序。

排列順序

不與主機連線，而是離線儲存(Offline storage)，例如掛在架上的磁帶。

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一些流程圖經常使用到的符號

按日期歸檔

開始(結束)

A

流程線(Flowlines)：指示單據流向的線條，除非以箭頭表示其他方向，否則不是向下就是向右。

註解(Annotation)：用以評註或說明，如按序歸檔（或按日期，字母…等等）。

表示程序的開始或結束。

連結點(Connector)：轉出或進入流程圖的另一部份。用以避免過多的流程線交叉，轉出及轉入或連結，通常以字母或阿拉伯數字表示。

顧客 轉頁連結點(Offpage connector)：表示轉入或轉出流程圖項目的來源或終止點。

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一些流程圖經常使用到的符號

自客戶處收取現金

否

是

存量低於安全存

量?

輸入／輸出(Input/Output)：用以代替轉頁連結點，表示轉入或轉出流程圖的資料。

決策(Decision)：表明是否之決策所引起的選擇行動。

打孔紙帶

顯示器記憶體磁碟

線上儲存 磁帶打孔卡片

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圖2.14 應付帳款系統流程圖

供應商應付帳款主檔

應付帳款檔

待採購訂貨檔

供應商歷史檔

待收貨採購單據

待付款憑單檔

傳票交易檔

會計總帳作業業報表編製作業

成本控制作業

應付帳款作業

輸入發票

批次總數

驗收單N

應付帳款承辦員執行

來自訂貨作業

驗收單供應商發票

顯示錯誤及例外

人工審核並加總

審校資料

憑單彙總表

驗收單

供應商發票

付款憑單顯示錯誤及例外

更新應付帳款核准付款

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圖2.15 程式流程圖例釋

測試是否符合條件

不符合符合

執行A 執行B

2.選擇型

執行A

執行B

1.簡單順序型

A

B

測試條件是否符合

符合

A執行A

3.迴圈型

B

不符合

會計財務資訊系統 25

圖2.16 決策邏輯表

圖(a) 由流程圖編製決策邏輯表

列印發票

列印撿貨單

否

是

否

是

存量＞訂貨量

A

B

信用等級AAA？ 訂單處理 1 2 3

信用等級AAA？ Y N -

N

X

訂貨量＜存量 Y -

列印倉庫撿貨單 X

列印發票 X

至A執行程序 X

至B執行程序

動作

條件

會計財務資訊系統 26

圖2.16 決策邏輯表

IF HOURS＞40

THEN G_PAY＝40 WAGE＋1.5

WAGE(HOURS－

40)

ELSE GPAY＝ HOURS WAGE,：：

圖(b) 由電腦程式編製決策邏輯表

薪資處理

1 2

條件 HOURS＞40 Y N

動作 計算包括加班費的薪水總額

X

計算薪資總額 X

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圖2.17 資料格式圖

記錄長度(R.L)=62區段長度(B.L)=6200區段目數(B.F)=100

日期ˍˍˍˍˍˍˍ設計師ˍˍˍˍˍˍ

系統：應付帳款

發票號碼

AN

廠商代號

AN

開票日期

N

金 額

N(二位小數)

付款期限

N

折扣天數

N

折扣%

N

折扣額

N(二位小數)

實際付款日期

N

支票帳號

N

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011121314151617181920212223242526272829303132333435363738394041424344454647484950515253545556575859606162 63 64

會計財務資訊系統 28

圖2.18 資料方格圖

檔案資料項

薪資異動檔 薪資主檔

員工編號 ˇ ˇ

員工姓名 ˇ

薪資率 ˇ ˇ

身份證號碼 ˇ

會計財務資訊系統 29

圖2.19 交易處理的基本工作

基本活動 說 明

記錄交易事件更新主檔

列印報表或文件

處理查詢

記錄交易事件的重要屬性，如銷售單、訂貨單的資料。許多交易處理需要建立並維護一套主檔(master file)，以儲存與該交易有關企業個體之永久性或歷史性資料。譬如說，計算員工的薪水，必須知道其工資率、扣繳項目等。這些資料均存在一員工主檔中。在進行交易處理時，必須確定主檔中的資料為最新的。

報表或文件是交易處理工作的產出，一般有定期性報表與突發性報表兩種。

將交易資料集合起來，隨意因工作需要，調取任何一筆交易記錄供人使用。

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系統設計

一、輸入設計

二、交易處理時機

三、資料檔的種類與儲存媒體之決定

會計財務資訊系統 31

圖2.20 電腦化交易事件記錄方法之舉例說明

交 易 交易記錄方法 說 明

拜訪客戶時所接之訂單

人工記錄 由銷貨員填具訂單。

電話訂購 由終端機鍵入 由銷貨員接電話時當場由鍵盤輸入。

採購 人工記錄或由終端機鍵入

可由人工填具採購單，或由採購員由終端機鍵入。

乙存存款 人工記錄或由終端機鍵入

客戶自行填具存款單，而行員由終端機鍵入，或客戶自行由存款機鍵入。

航空班機訂位 終端機鍵入 直接由終端機鍵入。

會計財務資訊系統 32

輸入設計

(一)表單設計(document design)原則

(二)畫面設計(screen design)

(三)選擇輸入裝置

(四)代碼設計

(五)輸入資料核驗

會計財務資訊系統 33

代碼設計

(一)代碼設計方法1.依順序編號(sequential code)

2.區段編號(block code)

3.依類別編號(classification code)

4.代碼中各碼分別代表不同項目(Hierarchical)

5.記憶代碼(Mnemonic Code)

(二)代碼中加檢查碼

會計財務資訊系統 34

圖2.21 常見的資料核驗方法

遺漏檢驗 該輸入之資料卻為空白的情況

合格的資料長度 資料長度不符

資料種類檢驗 例如該是數字資料，檢查是否包含文字或特殊符號

範圍或合理度檢驗 該資料是否在預期之範圍內，如庫存量為負數則不合理

不合理的代號 如檢查輸入之會計科目編號，是否在編號範圍內

核驗測試 說 明

與原先儲存的資料比較

如將客戶退款資料與應收帳款主檔中之餘額相比較

會計財務資訊系統 35

圖2.22 e 化交易處理之方式

e 化交易處理方式 資料準備 資料處理與編表

整批處理 批次 批次

即時鍵入整批處理 即時 批次

即時處理 即時 即時

會計財務資訊系統 36

圖2.23 三種交易處理方式之比較

系統類型 特 性 優 點 缺 點

整批處理 待交易事件累積一批後，才一併輸入電腦處理之

1. 節省電腦的作業時間，提高作業能量

2. 成本最低

1.無法提供最新資料

2.資料鍵入工作易形成工作瓶頸

即時鍵入整批處理

交易事件發生後，資料立刻鍵入電腦暫存，作整批處理

1. 資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸

2. 對原始資料而言，電腦可以隨時提供最新資料

1.成本較高

2.對彙總性資料而言，電腦無法提供最新資料

即時處理 交易事件發生後，立刻輸入資料，立刻處理，立刻顯現處理結果

1. 資料隨時鍵入，不致造成工作瓶頸

2. 使用者可以在短期間內知道處理結果，有最新資料

1.成本最高

2.需要較新技術

會計財務資訊系統 37

E-R模型設計法

一、決定個體

二、決定關係

三、決定屬性

四、決定鍵值欄位

會計財務資訊系統 38

圖2.24 銷貨發票

發票號碼： 發票日期： 客戶信用等級：

客戶編號： 運貨日期： 客用賒銷額度：

客戶名稱： 銷貨總額：

客戶地址： 營業稅：

銷貨單號碼： 付款條件：

序號 品號 品名／規格 單位 數量 單價 金額 備註

會計財務資訊系統 39

圖2.25 部分訂單系統E-R模式圖

業務人員

ll處理接洽

M

l

l

l

l

ll

M

l

l

M

l下 訂單顧客

MM

M

M

NN

欠 產生收到

應收帳款 產生 發票

包含

M

M

產品

提供供應商

被採購

採購單接受

會計財務資訊系統 40

圖2.26 個體屬性釋例

顧客

名稱

電話號碼

付款條件

顧客帳號

住址

信用額度

目前餘額l

欠

M

應收帳款

發票號碼

顧客編號

日期

交易金額

餘額

會計財務資訊系統 41

圖2.27 鍵值釋例

l

M

M l

M

l

Mlll l

M

N

M

Ml

M

l

M

l

N

l

N

員工編號業務員

處理接洽客戶帳號

訂單號碼訂單

產生

銷貨發票號碼銷貨發票

包含

產生

下

收到

應收帳款

發票號碼

欠

顧客

產品編號產品提供

接受

被採購

採購單 採購單號碼

供應商

供應商編號

會計財務資訊系統 42

資料未正規化之問題

(一)新增一筆記錄所產生的問題

(二)刪除一筆記錄所產生的問題

(三)異動一筆記錄所產生的問題

會計財務資訊系統 43

正規化法

(一)第一正規化格式(first normal form)若一筆紀錄沒有包括重覆的資料項目，則為第一次正規化格

式。

(二)第二正規化格式(second normal form)檔案若已經第一次正規化，而且記錄中的每筆資料可由主

鍵值單一辨識，但若其中某些欄位可由主鍵值之

一部份辨識則應改善。如符合此條件即為第二次

正規化格式。

(三)第三正規化格式(third normal form)檔案已經第二正規化而且所有和主鍵值無關的資料項目間彼

此獨立即為第三次正規化格式。

會計財務資訊系統 44

圖2.28 正規化程序

A.未正規化格式1.發票檔

發票號碼 客戶編號 客戶名稱 客戶地址 付款條件 信用等級 賒銷額度

銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額 營業稅 品號 品名／規格 單價 數量

B.第一次正規化格式1.發票檔

發票號碼 客戶編號 銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額 營業稅

2.客戶檔

客戶編號 客戶名稱 客戶地址 付款條件 信用等級 賒銷額度

3.產品項目檔

發票號碼 品號 品名／規格 單價 數量

會計財務資訊系統 45

圖2.28 正規化程序

C.第二次正規化格式1.客戶檔

客戶編號 客戶名稱 客戶地址 付款條件 信用等級 賒銷額度

2.發票檔

發票號碼 客戶編號 銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額 營業稅

3.銷貨細項檔

發票號碼 品號 數量

4.產品項目檔

品號 品名／規格 單價

會計財務資訊系統 46

圖2.28 正規化程序

D.第三次正規化格式1.客戶檔

客戶編號 客戶名稱 客戶地址 付款條件 信用等級

2.信用等級檔信用等級 賒銷額度

3.發票檔

發票號碼 客戶編號 銷貨單號碼 發票日期 運貨日期 銷貨總額 營業稅

4.銷貨細項檔

發票號碼 品號 數量

5.產品項目檔

品號 品名／規格 單價

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表達個體間關聯(Relationship)的方法

一、一對多的關係(1:M)

二、多對多的關係(M:M)

會計財務資訊系統 48

SQL：關聯式資料庫查詢語言

一、建立關聯式資料庫之SQL指令

二、查詢資料庫SQL指令

三、建立檔案間之關聯

第二章�系統建置與導入 系統發展生命週期(systems development life cycle，SDLC) 系統規劃中初步提出的計劃應分析下列三種可行性： 系統需求大致分成下列四項： 描述會計資訊系統之工具 系統設計 輸入設計 代碼設計 E-R模型設計法 資料未正規化之問題 正規化法 圖2.28 正規化程序 圖2.28 正規化程序 圖2.28 正規化程序 表達個體間關聯(Relationship)的方法 SQL：關聯式資料庫查詢語言