利用者グループ責任者用マニュアル -...
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名古屋大学全学技術センター設備・機器共用推進室
利用者グループ責任者用マニュアル
(v.2.0)
目次
1. はじめに ................................................................................................................................................. 1
サービスの概要 .................................................................................................................................................1
利用者グループの概要と責任者の役割 .............................................................................................................2
2. ログインとログアウト ............................................................................................................................ 3
ログイン ............................................................................................................................................................3
ログアウト ........................................................................................................................................................4
3. 利用者管理 ............................................................................................................................................. 5
利用者管理の概要 .............................................................................................................................................5
予算の設定 ........................................................................................................................................................6
利用登録時の承認設定 ......................................................................................................................................9
グループ加入・退出に伴い配信されるメール ............................................................................................... 10
グループ加入の承認・不承認 ........................................................................................................................ 12
グループ加入者情報の確認・編集 ................................................................................................................. 13
副責任者の任命 .............................................................................................................................................. 14
グループの解散 .............................................................................................................................................. 14
4. 利用料金と予算管理 ............................................................................................................................. 15
利用料金の概要 .............................................................................................................................................. 15
利用料金集計後に配信されるメール ............................................................................................................. 18
課金状況の確認 .............................................................................................................................................. 19
予算の修正 ..................................................................................................................................................... 20
状態の変更 ..................................................................................................................................................... 21
利用料金確定済の履歴を表示 ........................................................................................................................ 22
5. 相談窓口と FAQ ................................................................................................................................... 23
相談窓口 ......................................................................................................................................................... 23
FAQ ................................................................................................................................................................ 23
利用者グループ責任者用マニュアル 1. はじめに
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1. はじめに
サービスの概要
このシステムでは、研究設備・機器の共同利用を目的とし、以下のサービスを提供しています。名古屋大
学の構成員以外の方もご利用が可能です。
設備検索
利用が可能な研究設備・機器（以下「設備」という）の検索を行うことができます。検索対象は、名古屋大学
が保有する設備のうち、「名古屋大学設備・機器管理データベース」に登録された設備です。
この検索は学内外問わず誰でも利用可能です。ただし、名大 ID等でログインしない場合は閲覧できる設
備や表示項目に限りがあります。
設備利用予約
共用設備の利用予約、利用実績記録および利用料金集計を行うことが出来ます。対象の設備は、「名古
屋大学設備・機器管理データベース」に登録された設備のうち、本システムで予約管理を行っている設備
です。
名大 IDを持つ名古屋大学構成員であれば、本システム上での利用者登録で、すぐに利用が可能です。
名古屋大学以外の方も利用可能ですが、事前の利用申請および承認が必要です。1
1 詳細は設備・機器共用推進室にお問い合わせください。連絡先は、23 ページをご覧ください。
責任者
利用者
課金状況の通知
利用料金の請求
利用料金集計
請求額の通知
利用者側
提供者側
利用料金の支払
図 1-1 サービスの概要
検索・詳細情報の閲覧
予約・各種申請
利用実績記録・確認
利用条件・料金の提示
予約確認・申請承認
利用実績確認・修正
設備・機器共用システム
管理者
利用者グループ責任者用マニュアル 1. はじめに
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利用者グループの概要と責任者の役割
利用者グループとは
本システムで設備を予約利用する場合、利用者は利用者グループに加入する必要があります。利用者グ
ループはそのグループに加入する構成員が使用した設備の利用料請求先です。利用者グループ責任者
（以下、「責任者」という）は構成員の設備利用料金の支払いだけでなく、設備利用に関わる全ての責任を
負います。
利用者グループの設置方法
利用者グループを新規に設置するには、代表者（責任者）の方からの申請が必要です。詳細は設備・機
器共用推進室にお問い合わせください。なお、一人で複数グループの責任者になることも可能です。
責任者の実務
責任者には管轄するグループの
グループ構成員の管理
グループ構成員の設備利用料金および予算管理
をシステム上で行っていただきます。
副責任者の任命
責任者は副責任者を任命することができます。副責任者は主責任者と同じ権限で操作が可能です。
利用者グループ責任者用マニュアル 2. ログインとログアウト
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2. ログインとログアウト
本システムは、「名大 ID」もしくは「学外者用ユーザ ID」でログインして利用します。
ログインして利用した後は必ずログアウトしてください。
ログイン
ログインの手順
図 2-1 トップページ
図 2-2 設備検索画面
図 2-3 ログイン画面 （左：名大 ID 用、右：学外者用）
利用者グループ責任者用マニュアル 2. ログインとログアウト
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ログアウト
利用後は必ずログアウトしてください。
ログアウトの手順
図 2-4 権限選択画面
図 2-5 ログアウトのボタン
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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3. 利用者管理
利用者管理の概要
責任者は、グループに所属する構成員の①グループ加入の承認や取消、②権限の指定、③予算管理を
行っていただきます。これらは利用者管理画面で行います。
利用者管理画面
利用者グループ欄（上図 ➊）
管理操作中の利用者グループ名称が表示されます。利用者グループは複数持つことが可能で、２つ以上
のグループを持つ責任者は、この利用者グループ欄で目的のグループを選択します。
利用者登録時の承認欄（➋）
利用者がグループに加入する際に、責任者が承認を行うか否かの設定が表示されます。初期設定は「不
要」と設定されていますので、利用者のグループ加入は責任者承認を経ることなく、申請後ただちに加入
登録されます。責任者が承認を行う場合は「要」に設定します。
主責任者欄（➌）
主責任者の情報が表示されます。
他欄（➍）
主責任者以外のグループ構成員（利用者）が表示されます。ここで各構成員の加入承認や除外、利用で
きる予算の制限などを行います。
図 3-1 利用者管理画面
➊
➋
➌
➍
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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予算の設定
このシステムでは、設備の予約時に利用料金を支払うための“予算”を選択する必要があります。予約時
に選択する予算は、グループの責任者が事前に設定します。
この予算設定は利用者グループ毎で行います。
予算設定の確認方法
１
２
３
図 3-2 利用者管理画面
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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予算の追加方法
２
１
３
図 3-3 利用者管理画面と予算追加画面
４
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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予算の修正および削除方法
２
１
３
図 3-4 利用者管理画面と予算編集画面
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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利用登録時の承認設定
本システムで設備を予約利用する場合、利用者は利用者グループに加入する必要があります。利用者
グループへの新規加入は、利用者がこのシステム上で申請します。申請後は責任者による承認を経て、
利用者グループに登録されます。
この「申請後の責任者による加入承認」は省略することが可能で、グループ毎に「要」・「不要」の設定をす
ることができます。
初期設定は「不要」と設定されています。「不要」と設定した場合は、利用者が申請を行うと直ちに加入登
録が行われ、設備の予約利用が可能となります。「要」に設定した場合には、申請後に責任者がグルー
プ加入の承認・不承認の決定を行う必要があります。責任者による承認が行われるまで、利用者は設備
を予約利用することができません。
承認設定の手順
図 3-5 利用者管理画面
２
１
３
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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グループ加入・退出に伴い配信されるメール
利用者が利用者登録の操作を行うと、責任者には以下のメールが配信されます。
グループ加入申請（利用登録時の承認が「要」のグループの場合）
以下のメールが配信された場合は、グループ加入の承認・不承認を決定してください。（→P.12）
題名: 【名古屋大学 設備・機器共用システム】 利用者登録（承認依頼）について
※このメールは名古屋大学設備・機器共用システムからの自動配信です。
========
利用責任者： xxxxxx 様
ご担当の利用者グループに、以下の通り利用者登録申請がありました。
以下の手順で承認または不承認の決定を行ってください。
１．システムにログインし、利用責任者権限を選択
２．メインメニュー「利用者管理」を選び、申請者を「承認待」から「メンバー」又は「除
外」に変更
URL ： https://es.tech.nagoya-u.ac.jp/public/php/mkgKikiSearchTop.php
利用者グループ名 ： xxxxxxxxxxx xxxxxxxx
利用者
(以下 略)
グループ加入登録（利用登録時の承認が「不要」のグループの場合）
以下のメールが配信された場合は、利用者登録が自動完了しており、グループ加入の承認手続きは不要
です。必要に応じて登録情報をご確認ください。（→P.13）
題名: 【名古屋大学 設備・機器共用システム】 利用者登録（通知）について
※このメールは名古屋大学設備・機器共用システムからの自動配信です。
========
利用責任者： xxxxxx 様
ご担当の利用者グループへ、以下の利用者が登録されました。
次の URLで、登録内容をご確認の上、必要があればご変更ください。
URL ： https://es.tech.nagoya-u.ac.jp/ita/php/mkgKikiSearchTop.php
利用者グループ名 ： xxxxxxxxxxx xxxxxxxx
利用者
(以下 略)
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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グループ退出の通知
以下のメールが配信された場合は、利用者がグループから退出（脱退）しました。この後の手続きは特に
必要ありませんが、登録情報は残りますので、必要に応じて登録情報を確認することはできます。
（→P.13）
題名: 【名古屋大学 設備・機器共用システム】 利用者登録（通知）について
※このメールは名古屋大学設備・機器共用システムからの自動配信です。
========
利用責任者： xxxxxx 様
ご担当の利用者グループから、以下の利用者が退出されました。
URL ： https://es.tech.nagoya-u.ac.jp/ita/php/mkgKikiSearchTop.php
利用者グループ名 ： xxxxxxxxxxx xxxxxxxx
利用者
(以下 略)
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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グループ加入の承認・不承認
利用者が利用者登録を行うと、責任者にメールで通知されます。
利用登録時の承認が「要」と設定されている利用者グループは、責任者が加入の承認・不承認を決定す
る必要があります。「不要」と設定されている利用者グループはこの章での操作は不要です。
グループ加入の承認方法
2 詳細は次ページ参照。
３
図 3-6 利用者管理画面
２
１
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４
５
６
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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グループ加入者情報の確認・編集
グループ構成員（利用者）の情報は利用者管理画面で確認・編集することができます。
加入者情報の確認・編集方法
「離籍後居残り」のチェックボックスについて
「離籍後居残り」にチェックを入れると名大離籍後もグループに所属させることができます。チェックが入っ
ていない場合、離籍の翌月 1日に権限が自動で「除外」となり、利用者グループ責任者（主・副）にはメー
ルで通知されます。権限が「除外」になると該当の利用者グループでの予約ができなくなります。3
3一旦除外された離籍者を復活させたい場合は、離籍後居残りをチェックし、利用者権限を「除外」以外にします。
図 3-7 利用者管理画面
１
３ ４
２
６
５
離籍後居残り
利用者グループ責任者用マニュアル 3. 利用者管理
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副責任者の任命
責任者は、グループの構成員を副責任者として任命（罷免）することができます。副責任者は（主）責任者
と全く同じ権限で本システムを操作することが可能です。副責任者は複数任命することが可能で、副責任
者が副責任者を任命することもできます。副責任者は、本システムの利用者管理画面で利用者の権限変
更を行うことで任命（罷免）できます。操作方法の詳細は、13ページをご覧ください。
グループの解散
グループを解散したい場合は、
で解散することが出来ます。
解散が実行されると、既存予約は全て取消され、グループ構成員全員に解散を知らせるメールが配信さ
れます。また、利用者グループ責任者には未請求の利用料金請求メールが送信されます。
１
２
３
図 3-8 グループの解散
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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4. 利用料金と予算管理
利用料金の概要
利用者グループの責任者にはグループに所属する利用者全員の利用料金が請求されます。
利用実績と課金
基本的には予約時の予約時間やオプションが課金対象（利用実績）となります。早めに設備の利用を終え
た場合など予約時の条件と利用実績が異なる場合は、利用者が設備使用後に利用実績の入力を必ず行
ってください。
利用実績および利用料金は利用終了日の翌日午前 1時に確定します。確定後は設備管理者のみが利
用実績を修正することが出来ます。何らかの理由で訂正が必要な場合は設備管理者にご相談ください。
利用料金の確認と予算修正
利用料金は利用実績に基づき、１ヶ月毎に集計されます。集計は月末締めで、設備管理者の確認を経て
確定します。1円以上の利用料金が確定したグループには責任者宛に利用料金の確認メールが送信さ
れます。メール受信後は記載された期日までに集計結果の確認を行い、必要に応じて予算の修正を行い
ます。確認期日が過ぎると予算毎の利用料金が確定し、メールでお知らせします5。確定後の会計処理は
各部局で行われます。
5 学外の利用者グループは予算の確認・修正作業を行いません。第８稼働日の翌日に利用料金が確定したことをお知らせ
するメールが送信され、後日、納付書が送付されます。
図 4-1 利用料金の確認作業の工程例
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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予約・実績管理画面
グループ構成員の設備利用状況や課金状況は予約・実績画面で確認します。
予約・実績管理画面では、予約データおよび利用実績データを検索して確認することができます。
①検索条件を入力し、②検索結果の並び順を指定して、③[検索]ボタンを押して実行します。
検索条件は、[検索条件を指定] ボタンを押すことでフリーワード検索などの追加の検索条件を指定する
ことも可能になります。
検索結果の項目も編集することができます。[表示する列を選択]ボタンを押すと表示項目の一覧（図 4-3）
が表示されますので、表示したい項目にチェックを入れます。
図 4-2 予約・実績管理画面（予約確認時）
検索条件の追加ボタン
検索ボタン
追加される検索条件
検索結果の並び順
表示項目編集ボタン
状態
図 4-3 表示項目選択
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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“状態”について
予約データおよび利用実績データには、「状態」という情報が付加されており、「状態」は設備利用の進行
に合わせて遷移していきます（図 4-4）。「状態」は予約・実績管理画面（16ページ図 4-2）で確認すること
ができます。
“状態”の詳細
承認待： 設備管理者からの予約承認待ちの状態で、予約が完了していません。この「承認待」の状態で
は設備の利用はできません。
予約済： 予約が完了している状態です。予約日時に設備の利用が可能です。予約毎承認が不要の設備
は、予約入力後にこの「予約済」の状態になります。予約毎承認が必要な設備は、予約入力
後、設備管理者が承認するとこの「予約済」の状態になります。
不承認： 予約が不承認となった状態です。指定日時での設備の利用はできません。
取消済： 予約が取消された状態です。指定日時での設備の利用はできません。取消は、利用者だけでな
く、設備管理者などから行われる場合もあります。
実績入力済： 利用者により実績が入力された状態です。この状態では、実績の修正は可能です。
設備管理者確認中： 設備管理者による利用実績確認を待っている状態です。予約日翌日の１時に「予約
済」と「実績入力済」は、全てこの状態に遷移します。この状態以降、利用者は実績
の修正ができません。
設備管理者確認済： 設備管理者による利用実績確認が終わった状態です。
利用責任者確認中： 利用責任者による予算修正を待っている状態です。
利用責任者確認済： 利用責任者による予算修正が終わった状態です。
図 4-4 状態の遷移
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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利用料金集計後に配信されるメール
利用料金集計後、利用料金が発生した利用者グループの責任者には以下のメールが配信されます。
集計結果確認依頼
以下のメールが配信された場合は、利用料金の予算を確認し（→P.19）、必要に応じて、予算の修正を行
ってください。（→P.20）
題名: 【名古屋大学 設備・機器共用システム】 利用実績集計結果（利用責任者確認用）
※このメールは、名古屋大学設備・機器共用システムからの自動配信です。
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利用責任者： ◯◯ △△ 様
先月末日における設備・機器の利用実績集計が終わりました。
ご担当の利用者グループメンバによる利用実績がありましたので、使用する予算に間違いが無い
か共用システムを利用してご確認の上、変更が必要であれば、mm月 dd日までにご対応くださ
い。
確認・変更方法
(以下 略)
集計結果報告
集計後の確認が終了し、予算毎の利用料金が確定すると以下のメールが配信されます。本システムでの
処理は終了となり、この後は各部局ごとでの会計処理に移行します。確定した集計結果は本システム上で
確認することができます。（→P.22）
題名: 【名古屋大学 設備・機器共用システム】 利用実績集計結果（確定版）
※このメールは、名古屋大学設備・機器共用システムからの自動配信です。
========
利用責任者： ◯◯ △△ 様
先月末日における設備・機器の利用実績集計結果が確定しました。システムで結果確認がで
きます。
ご利用料の支払いは、指定された経費で手続きを行います。
(以下 略)
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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課金状況の確認
設備利用料の課金状況は予約・実績管理画面で確認できます。
課金状況の確認手順
最初に表示される画面では、ログイン者が管理する全てのグループの課金情報が表示されま
す。２つ以上のグループを管理している場合などは、グループ名や IDなどで検索してくださ
い。検索部分の使い方は、16 頁をご覧ください。
１
図 4-5 予約・実績画面（課金状況の確認）
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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予算の修正
予算の修正（付け替え）も予約・実績管理画面で行います。
利用料金集計後にメールで予算確認の通知がされますが、それ以前でも予算の修正は可能です。
予算の修正手順
他の状態のデータを表示したい場合や、データを絞り込みたい場合は、検索条件を入力し、
検索を実行します。検索部分の使い方は、16 頁をご覧ください。
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図 4-6 予算の変更
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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状態の変更
利用実績のデータを確認後、状態を「利用責任者確認中」から「利用責任者確認済」に変更することがで
きます。（逆も可能です。）
なお、この操作は必須ではありません。状態が「利用責任者確認中」でも「利用責任者確認済」でも、責
任者確認期限後（翌月の１４稼働日）にはすべての状態が「実績確定済」に変化します。データ確認時の
覚書としてご利用ください。
状態の変更方法
データを絞り込みたい場合は、検索条件を入力して検索を実行します。検索部分の使い方
は、16 頁をご覧ください。
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図 4-7 状態の変更
利用者グループ責任者用マニュアル 4. 利用料金と予算管理
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利用料金確定済の履歴を表示
確定済の設備利用料金も予約・実績管理画面で確認できます。確定済のデータは履歴確認のみ可能で、
本システム上で修正などの操作はできません。
さらにデータを絞り込みたい場合は、検索条件を入力して検索を実行します。検索部分の使
い方は、16 頁をご覧ください。
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図 4-8 実績確定済データの検索
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利用者グループ責任者用マニュアル 5. 相談窓口と FAQ
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5. 相談窓口と FAQ
相談窓口
システムの不具合、利用方法の問い合わせ
全学技術センター設備・機器共用推進室
電話 052 - 789 – 3820
受付時間 9：00 〜 17：00
設備の詳細
各設備の管理者にお問い合わせください。問い合わせ先は各設備の詳細情報画面からご確認ください。
FAQ
Q 名大 IDがありません。利用可能でしょうか？
A 全学技術センター設備・機器共用推進室までお問い合わせください。