chefsmöte 19/10-2011

Chefsmöte 19/10-2011

• Återkoppling chefsdagar 31/8-1/9.• Ekonomiska läget. Handlingsplaner.• Omställningsarbete.• Budget 2012

Chefsdagar 31/8-1/9

• Syfte: Två inspirationsdagar för att lyfta vikten av god kommunikation som en förutsättning för att nå våra mål.

• Mål: Ökad medvetenhet och kompetens i chefsgruppen. Förbättrad kommunikation kring det ekonomiska läget.

Utvärdering

Kommunikation - viktigare nu än någonsin!

• De flesta förändringar möter motstånd hos dem som berörs. Därför spelar kommunikation en nyckelroll för att komma till rätta med rädsla, oro och bristande engagemang.

Alla reagerar på förändringarR

EA

KT

ION

TID

Lugnet före stormen

Förnekelse

Aktivt motstånd

Passivt motstånd

ResignationAcceptans

Åter-uppbyggnad

Positiv framtids-orientering

Ny stabilitet

Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

•Tidigare erfarenheter

• Tidigare återkoppling

• Möjlighet till reaktion

•Tid att vänja sig vid tanken

Alla reagerar – men inte samtidigt

Cheferna Mellancheferna Medarbetarna

Kommunikationens olika faserR

EA

KT

ION

Chockfas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

Enkla och tydliga budskap

Varför och vad

Muntligt och skriftligt

Utrymme för reaktioner och kritik

Argument för och emot

Upprepa varför och vad

När och hur

Skapa dialog

Återkoppling

Bekräftelse

God exempel

Lärdomar

Framgångsfaktorer – hur/vad gör vi?

• Ta det lugnt!• Planera kommunikationsarbetet• Målgruppsanpassa insatserna (inte samma info till

personal och brukare)• Skapa genomtänkta gemensamma budskap• Undvik dubbla budskap• Tidig information och tydliga besked• En fungerande intern kommunikation är grunden för

den externa kommunikationen

Kommunikativa utmaningar

ÄO/HSL• Att införa optimerad bemanning på äldrevården• Anamma salutogent förhållningssätt• Framtidens äldreomsorg – hur ska den se ut?• Anpassning till minskad befolkning• Se rehabilitering i hemmet som ett fullgott alternativ – både

anhöriga och medarbetare• ASiH – rätt förväntningar, definiera/komma överens om

”kvalitet”• Stödprocesser, mål, mötesplatser mer välkända för att…• Olika arbetssätt som ska bli ett och samma• Förebyggande: ökad kännedom för att förebygga

äldreomsorg• Anhörigcenter: nå anhöriga i tidigt skede, se sin roll som

personal att bemöta anhöriga

IFO/FH• Gränssnittet äldreomsorg och funktionshinder; samarbetet

IFO/ÄO• Implementera stadsgemensamma processer• Hur hantera hemlösa?• Anhöriga – adressera och kunna ta emot/bemöta deras

behov. Resurs mer än problem! Ta hjälp av deras kunskap och för att vända frustration till engagemang och resurs.

• Intern kommunikation inom IFO – hur ser kommunikationsvägarna ut? Tydliggöra vår målbild, så att den delas av alla

• Få till stånd en kommunikationsplan som fungerar oavsett chef! Möjlighet att bära med tidigare erfarenheter

• Gruppboende etableras – få acceptans från grannarna

KoF• Fokusgrupper fastighet/städ och måltid ihop med

ÄO/HSL och förskola/skola• Kö till kommunala musikskolan – nytt men roligt!• Stora förväntningar från politiken på två (!)

fritidsledare• Stadsbibliotekets stängning – sätt oss på kartan som

alternativ• Städ/fastighet och måltider: finansiering?!

Kommunicera förändringarna med kunderna. Viktigt med tydlig modell: utmaning att få till, och sedan få acceptans.

• Samarbete med skola/förskola trots ny tillhörighet

UTB• ”Är det här verkligen en kommunal skola” Vänd våra fördomar om att

kommunala skolor inte är tråkiga och grå – istället i kreativ framkant, t ex• Lyft fram styrkan i vår stora mångfald!• Förskola: nöjd föräldraindex, men bjud in dem som inte är nöjda till dialog!

Bli starka tillsammans.• Förändrade arbetssätt vid ny teknik: berör många, hur prata om det för

bästa implementering• Hjärntorget – få det att fungera• ”Varför har ni så tråkiga hemsidor jämfört med friskolorna??”• Gemensamt arbetssätt för barn med behov av särskilt stöd – samarbeta

optimalt! • GHET• Samarbete med KoF trots ny tillhörighet• Utmaning för pedagogerna ´hinna med det dagliga, viktiga mötet med

föräldrar ensam med flera barn• Utmaning att skapa den attraktiva arbetsplatsen!

Stödfunktioner• Utmaning att skapa den attraktiva arbetsplatsen! • Få stödfunktionerna att fungera på ett bra sätt – både som

styrning/ledning och som ledning och stöd ute i organisationen• Hur förändra arbetet i förvaltning i linje med det nya uppdraget?• Få cheferna att se fördelen med att äga sina egna

ekonomiprocesser• Få inköpare att inse fördelen med stadsgemensamma systemet• Att hitta system och process för hur stödfunktionerska användas,

förtydliga uppdraget

Hur går vi vidare?

• Utvärdering internkommunikation – rapport klar.

• Kommunikationsstrategi för FL, budget- och uppföljningsprocessen.

• Planer för övergripande och lokala insatser.

Ekonomiska läget

Resultat per sektor

Sektor

Resultat t o m september (tkr)

Prognos helår (tkr)

Utbildning -5 555 -7 000

Äldreomsorg samt hälso- och sjukvård

-12 917 -8 800

Individ- och familjeomsorg samt funktionshinder

-7 196 -8 600

Kultur och fritid 207 900

Förvaltningsgemensamt 4 443 7 500

Totalt -21 018 -16 000

Nettokostnadsutveckling jan-aug 2011 samt prognostiserad utveckling helår

0,0%

1,0%

2,0%

3,0%

4,0%

5,0%

6,0%

7,0%

8,0%

9,0%

Angered ÖstraGöteborg

Örgryte-Härlanda

Centrum Majorna-Linné

Askim-Frölunda-Högsbo

VästraGöteborg

VästraHisingen

Lundby NorraHisingen

Totalt SDF

Utfall mars Prognos helår

Kompletterande handlingsplan

• Totalt 80 tjänster• 49 ÄO-HSV• 11 UTB• 15 IFO-FH• 5 KoF• Särskild översyn av stödfunktioner, central

adm.

Omställningsarbete

OMSTÄLLNINGSGRUPP HÖSTEN 2011

FACKLIGA FÖRETRÄDAREARBETSGIVARREPRESENTANTER

HANTERAR HELA FÖRVALTNINGEN

Anställningstrygghet• Politiskt beslut från 1991 • Inte befattningstrygghet • Förutsätter att medarbetaren som

behöver omplaceras accepterar ett skäligt erbjudande till ett nytt arbete.

• Kan innebära nya arbetsuppgifter och arbetsförutsättningar för medarbetaren

……innebär vid arbetsbrist• Hanteras inte strikt enligt LAS • Lämnar alltid den övertalige ett erbjudande om

nytt arbete • Området för övertaligheten ska begränsas så

långt det är möjligt. Önskvärt att det ska gälla det område som övertaligheten berör

• Undvika omflyttningar på flera ställen • Brukar- och medarbetarperspektiv

Framgångsfaktorer

Krävs att såväl enskilda medarbetare som de fackliga organisationerna aktivt medverkar till och godtar ett byte av förvaltning, ändrat arbetsinnehåll eller ny befattning.

Tre delar i omställningsarbetet

• Konstatera arbetsbrist• Fastställande av övertaligheten • Matchning mot nytt arbete.

Fastställa övertalighet

•Samverkan i omställningsgrupp•Riskbedömning•MBL-individ

Matchning

•Handlingsplan•Kompetenskartläggning•Matchningsdatabas•Erbjudande ny placering

Konstatera arbets-brist

•Dialog LSG•Samverkan FSG

Omställningsgruppen ska:

• Identifiera de områden som övertaligheten berör

• Identifiera befattning• Fastställa turordning

• Sammanträdena ska dokumenteras i form av protokoll

Riskbedömningnärmaste chef

• När omställningsgruppen har identifierat område och befattningar som berörs ska en riskbedömning göras

• Berörd enhetschef ansvarar för riskbedömning tillsammans med berörda parter (ABC)

Identifiering av övertaligaomställningsgruppen

Stadens utgångspunkt är nedanstående principer, men parterna kan komma överens om annat urvalssätt

•Frivillighet inom de grupper som berörs innan identifiering •Kortast anställningstid om inget annat bestäms i omställningsgruppen

Fastställa övertaliga på individnivåMBL-förhandling

• Sker för enskild medarbetare• Med respektive facklig organisation• MBL § 11 – HR avdelning och resp chef• Protokoll

Matchning mot nytt jobb påbörjasnärmaste chef – HR-avd

• Personligt samtal• Individuell handlingsplan• Kompetenskartläggning• Medarbetare läggs i

matchningsdatabasen• Aktivt arbete för att identifiera lediga

arbeten

Matchningsprocessenen del i sig

• Göteborgs Stads omställningsprocess gäller • De mallar och stöddokument som är kopplade till

processen ska användas i omställningsarbetet• Chef har personalansvar för medarbetaren under hela

omställningsprocessen• Medarbetaren har ett ansvar och ska vara aktiv• HR – avdelningen stöd till cheferna i processens alla

delar• Facklig organisation kan delta i olika delar på

medarbetarens begäran• Medarbetarcenter• Företagshälsovård• Information till medarbetare - personalingången

Diskutera!

1. Reflektera själv kring den information du har fått. Har du fler frågor/synpunkter? Skriv ner på en post-it-lapp och sätt på ditt bord.

2. Diskutera det ni har skrivit i grupperna.3. Lämna kvar lapparna på borden. De

samlas in och sammanställs.

Budget 2012

Budgetförutsättningar 2012

Verksamhet Sektor utbildning

Sektor äldreomsorg

Sektor IFO/Funk

Sektor Kultur och Fritid

NB 2011 332 305 428 100 299 723 63 872

NB 2011 (tilläggsbudget) 6 000 5 000 2 400 500

KB Löneavtal utfördelat 2 818 3 623 1 816 340

Prel löneavtal att fördela 1 147 718 333 140

Överhäng löneavtal 1 322 1 447 716 160

Ingående NB 2012 343 592 438 888 304 988 65 012

Förslag ramar 2012 347 047 431 100 306 709 64 206

Prisindex 2% -2 608 -3 774 -3 386 -260

Index utöver 2% -1 140 -2 940 -400

Effekt efter index -293 -14 502 -1 665 -1 466

Beräknade befolkningsförändr 3920 -6840 6100

Effekt efter befolkningsförändr -4 213 -7 662 -7 765 -1 466

Total procentuell effekt -1,2% -1,7% -2,5% -2,3%

Styrning 2012

Centrum Budget 2012

FL:s konkretisering

Nämndens mål- och inriktningsdokument

”Strategisk karta”Nämndens sex

prioriterade mål

KF:s budget

Område

Arbetsgrupper förvaltnings-ledningen är processledare

”De vi är till för” God kvalitet, rätt behovstäckning, delaktighet och inflytande

samt en stad planerad utifrån invånarnas behov

KF:s prioriterade mål

Enhet Enhet Enhet

StödSektorerna

Område

Verksamhetsplaner

Kunden i fokus

• Allt vi gör ska göra skillnad för våra brukare och invånare.

• Vi måste förstå deras behov.• Hur mötet längst ut med brukarna blir är

avgörande för om vi lyckas.

Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta D

e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi

God kvalitet Rätt behovstäckning Delaktighet och inflytande Stadsutveckling

Utbildningsnivån hos vårdpersonal ska öka

”Full behovstäckning i förskolan”

”Kvalitet och attraktion i våra kommunala skolor

ska öka”

Samverka med interna och externa aktörer för

bl.a. effektiv lokalförsörjning

Skapa relationer genom effektiv kommunikation

…Framtidsinriktade processer för högsta

kvalitet…

Proaktivt samarbete med interna och

externa aktörer för arbete och

sysselsättning - funktionsnedsättning

Ekonomi i balans - mer värde för pengarna

Kvalitetssäkrade processer för

individuella kundbehov nu och i framtiden

Utveckla metoder för att synliggöra och få effekt i den sociala dimensionen i våra interna och externa

processer i stadsutveckling

HW/CK

JS/BG

JN/IAK

JS/MS

Kompetenta och engagerade

medarbetare Attraktiv arbetsplats Utvecklingsinriktat

ledarskap

HW/CK

CKIAK

HW/AH

JS/BGBG/JS

MS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

”För att säkerställa en fortsatt god och säker vård

till våra äldre ska äldres inflytande över sin vardag

öka”

”En stad planerad utifrån invånarnas behov””Tillgången på bostäder,

arbete och sysselsättning ska öka för personer med

funktionsnedsättning”

För att säkerställa att alla barn får det stöd de behöver i förskolan och skolan ska

samarbetet mellan individ/familj samt förskola/skola öka HW/JN

BG/JS

JV/IAK

HW/MS/AH


e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi


”Kvalitet och attraktion i våra kommunala skolor

ska öka”

Skapa relationer genom effektiv kommunikation

…Framtidsinriktade processer för högsta

kvalitet…


HW/CK



ledarskap

HW/CK

CKIAK

MS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

För att säkerställa att alla barn får det stöd de behöver i förskolan och skolan ska

samarbetet mellan individ/familj samt förskola/skola öka HW/JN


e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi


”Full behovstäckning i förskolan”

Samverka med interna och externa aktörer för

bl.a. effektiv lokalförsörjning




ledarskap

HW/AH

MS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

HW/MS/AH

Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk kartaD

e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi


Proaktivt samarbete med interna och

externa aktörer för arbete och

sysselsättning - funktionsnedsättning


JN/IAK



ledarskapMS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

”Tillgången på bostäder, arbete och sysselsättning ska öka för personer med

funktionsnedsättning”JV/IAK

Göteborgs Stad, Centrum – Strategisk karta ver1D

e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi


Utbildningsnivån hos vårdpersonal ska öka


Kvalitetssäkrade processer för

individuella kundbehov nu och i framtiden

JS/BG

JS/MS



ledarskap

JS/BG

MS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

”För att säkerställa en fortsatt god och säker vård

till våra äldre ska äldres inflytande över sin vardag

öka”

Göteborg Stad, Centrum – Strategisk karta D

e vi

är

till f

örV

erks

amhe

tens

pro

cess

erM

edar

beta

reE

kono

mi



Utveckla metoder för att synliggöra och få effekt i den sociala dimensionen i våra interna och externa

processer i stadsutveckling



ledarskap

BG/JS

MS/JNMS/BG PN/MS

AH//PN

”En stad planerad utifrån invånarnas behov”

BG/JS

Styrning 2012

Centrum Budget 2012

FL:s konkretisering

Nämndens mål- och inriktningsdokument

”Strategisk karta”Nämndens sex

prioriterade mål

KF:s budget

Område

Arbetsgrupper förvaltnings-ledningen är processledare

”De vi är till för” God kvalitet, rätt behovstäckning, delaktighet och inflytande

samt en stad planerad utifrån invånarnas behov

KF:s prioriterade mål

Enhet Enhet Enhet

StödSektorerna

Område

Verksamhetsplaner

Verksamhetsplaner

Verksamhetsplaner 2012• SDN gemensam mall för

verksamhetsplaner framtagen• Mallarna kommer att finnas i Rappet på

områdes- och enhetsnivå, klart senast under v. 44 i Centrum

• Planerna består av tre huvudområden; beskrivning av verksamheten, arbete med mål och utvecklingsfrågor samt resursanvändning

Verksamhetsplaner 2012Tidplan:• Omgående säkerställa att alla som ska

skriva har en aktuell behörighet i Rappet• Prioritering och värdering av mål och

utvecklingsfrågor utifrån Budget 2012 i sektorerna

• Information och utbildning i Rappet under v. 44- 46, på Engelbrektsgatan och Bohusgatan - inbjudan går ut via mejl

Verksamhetsplaner 2012• Sektorns verksamhetsutvecklare samt

stödfunktionerna kan stötta i arbetet • Arbetet med att ta fram aktiviteter för

nämndens prioriterade mål klart 30 november

• Detaljbudgetar klara 31 december • Områdesplaner klara 31 december• Enhetsplaner klara 31 januari

chefsmöte 19/10-2011

Documents