III. Thực trạng công tác kiểm soát chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty cổ

phần dệt may Huế Gatex

http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-da-sua-vien

http://www.slideshare.net/conghuy55/luan-van-na

3. 1 Giới thiệu khái quát về chu trình bán hàng-thu tiền tại công ty

3.1.1 Đặc điểm về hàng hóa

Sản phẩm dệt may là loại sản phẩm có yêu cầu rất phong phú, đa dạng tuỳ

thuộc vào đối tượng tiêu dùng. Người tiêu dùng khác nhau về văn hoá, phong tục tập

quán, tôn giáo, khác nhau về khu vực địa lý, khí hậu, về giới tính, tuổi tác… sẽ có

nhu cầu rất khác nhau về trang phục. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu của

từng nhóm người tiêu dùng trong các bộ phận thị trường khác nhau có ý nghĩa đặc

biệt quan trọng trong việc tiêu thụ sản phẩm.

Sản phẩm dệt may mang tính thời trang cao, phải thường xuyên thay đổi mẫu

mã, kiểu dáng, màu sắc, chất liệu để đáp ứng nhu cầu thích đổi mới, độc đáo và gây

ấn tượng của người tiêu dùng . Do đó để tiêu thụ được sản phẩm, việc am hiểu các xu

hướng thời trang là rất quan trọng.

Công ty chủ yếu là nhận gia công các sản phẩm dệt may cho các nước trong

khu vực châu Á có nền kinh tế phát triển, sau đó lại xuất khẩu sang các thị trường

Hoa Kỳ, Châu Âu, Đài Loan, Hàn Quốc nên tiêu dùng của khách hàng rất cao cấp,

yêu cầu khắt khe về chất lượng và độ an toàn giá cả là vấn đề quyết định nhất đối với

thị trường này. Các sản phẩm xuất khẩu là áo Polo Shirt, Jacket, T-shirt, quần áo thể

thao, quần áo trẻ em với các nhãn hiệu nổi tiếng như Perry Ellis, Ping, Kohls, John

Henry, Grand Slam, Pegatour, Colombia...

Việc quản lý quá trình gia công, sản xuất loại hàng hóa này sử dụng những tiêu

chuẩn đánh giá chất lượng rất khắt khe như hệ thống quản lý chất luợng ISO 9001-

2000. Bên cạnh đó, công ty được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất

lượng cao trong nhiều năm liền và chứng nhận về Trách nhiệm tuân thủ các tiêu

chuẩn xã hội trong sản xuất hàng may mặc (SA-8000) của các khách hàng lớn tại Mỹ

như: Perry Ellis, Sears, Regatta,... có chứng nhận đồng nhất tiêu chuẩn về điều kiện

luật pháp, đạo đức, chủng tộc của tổ chức phi lợi nhuận WRAP trong sản xuất hàng

may mặc... và chương trình hợp tác chống khủng bố của Hải Quan Hoa Kỳ và Hiệp

hội thương mại (gọi tắt là C – TPAT ).

Còn sản xuất hàng may mặc nội địa không quan trọng vì khó cạnh tranh nên mục

đích chỉ là sử dụng nguồn lực dư thừa như hàng tồn kho trong xuất khẩu

3.1.2 Các phương thức tiêu thụ

Phương thức bán buôn: chủ yếu công ty bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng

tức là công ty nhận hợp đồng từ các công ty dệt may lớn ở các nước châu Á về sản xuất

rồi xuất khẩu sang các nước khác như Hoa Kỳ, Châu Âu, Hàn Quốc,Đài Loan…. Đây là

hình thức bán chủ yếu của công ty.

Ngoài ra công ty tiêu thụ hàng hóa qua phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp thông

qua hệ thống cửa hàng kinh doanh và giới thiệu sản phẩm:

Phương thức bán lẻ, bán qua đại lý: là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu

dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nôị bộ không mang tính chất kinh doanh.

Bán lẻ hàng hoá là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu

dùng. Bán lẻ hàng hoá thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán thưởng ổn

định và thường thanh toán ngay bằng tiền mặt.

Công ty tổ chức phương thức bán lẻ thông qua hệ thống các của hàng với mục

đích tiêu thụ các hàng tồn kho còn lại từ hoạt động xuất khẩu, sử dụng được năng lực

nhàn rỗi của công ty.

Quá trình phân phối sản phẩm may mặc của công ty dệt may Huegatex

Đại lý

Người TD

cuối cùng

Quầy GTSP

Người bán lẻ

Công ty Dệt May Huegatex

Xuất khẩu

Theo đơn đặt hàng

3.1.3 Phương thức thanh toán

Để làm tăng tốc độ luân chuyển vốn, công ty đã nghiên cứu và chấp nhận mọi

phương thức thanh toán mà bạn hàng đặt ra sao cho hai bên cùng có lợi mà không vi

phạm pháp luật và giữ được uy tín của công ty.

a. Đối với gia công may nội địa sản xuất theo phương thức may

CMPT( cutting making packing thread: đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí

xuất nhập khẩu) nên sử dụng phương thức thanh toán chuyển tiền thanh toán qua ngân

hàng. Tỷ lệ gia công nội địa năm 2011 là đạt 7,2 %.

b. Đối với gia công xuất khẩu:

công ty HueGatex chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực xuất khẩu, nên phương thức

thanh toán áp dụng là các phương thức thanh toán quốc tế. Hiện nay công ty có 2 đối tác

lớn là công ty HANSAE( Hàn Quốc) và công ty TECHMENT( Hồng Kông) với tỷ lệ gia

công xuất khẩu năm 2011 là đạt 9,8%.

HANSAE sử dụng phương thức thanh toán điện tử và thanh toán sau 7 ngày từ

ngày giao hàng:  Đây là hình thức thanh toán khá đơn giản, theo đó khách hàng ủy nhiệm

cho Ngân hàng trích tài khoản của mình một số tiền nhất định chuyển cho người bán ở

một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định.

Thực tế, nhiều trường hợp, nhà nhập khẩu sẽ không chuyển tiền hàng cho nhà xuất

khẩu cho đến khi nhận đầy đủ hàng. Đây là một lợi thế của nhà nhập khẩu nhưng lại là

rủi ro của nhà xuất khẩu khi mà hàng hóa đã được chuyển giao nhưng tiền hàng không

được thanh toán, bị chậm trễ thanh toán hoặc thanh toán không đầy đủ. Tuy vậy, bên

nhập khẩu cũng có thể gánh chịu rủi ro, đặc biệt trong trường hợp chuyển tiền trước khi

giao hàng như: nhận toàn bộ tiền hàng trước khi giao hàng, đặt cọc, tạm ứng,…Trong

trường hợp này nhà nhập khẩu có thể sẽ phải gánh chịu rủi ro nếu tiền đã chuyển mà hàng

không được giao đúng thời hạn, đúng chất lượng hoặc số lượng…

TECHMENT sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit – L/C):

Theo phương thức này thì một ngân hàng (ngân hàng mở L/C), theo yêu cầu của người

mua sẽ trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc chấp nhận hối phiếu do người này

ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng

từ thanh toán phù hợp với những qui định của thư tín dụng.

Đối với nhà xuất khẩu (người thụ hưởng trong L/C), cần phải kiểm tra kỹ lưỡng

thư tín dụng. Bởi vì nếu có sự không phù hợp giữa L/C và Hợp đồng mua bán hàng hóa

quốc tế mà nhà xuất khẩu không phát hiện ra được mà cứ tiếp tục giao hàng thì nhà xuất

khẩu sẽ khó đòi được tiền hoặc ngược lại nếu từ chối giao hàng thì vi phạm hợp đồng.

c. Đối với hàng FOB “sơ khai”: tức nhà nhập khẩu chỉ định mua nguyên phụ

liệu, may theo mẫu mà họ đưa ra và được hưởng 5%-10% trên giá trị sản phẩm, tỷ lệ

hàng FOB này trong năm 2011 là 83%. Nếu FOB “thật sự” là doanh nghiệp phải tự thiết

kế mẫu mã, chọn nguyên phụ liệu, cháo hàng (mua đứt, bán đoạn). Khách hàng của công

ty chủ yếu là công ty ITOCHU (Nhật Bản).

ITOCHU sử dụng thanh toán trade card, đây là cách dùng của những tập đoàn lớn.

TradeCard là hình thức giao dịch thương mại điện tử mới, đang ngày càng phổ biến, áp

dụng cho doanh nghiệp xuất khẩu trong lĩnh vực dệt may. Tổ chức TradeCard đứng ra

cung cấp các dịch vụ điện tử làm cầu nối giữa người mua và người bán từ khâu ký kết

hợp đồng, đối chiếu hóa đơn, chứng từ đến khi thanh toán, đảm bảo giao dịch khớp đúng

với hợp đồng hai bên đã ký kết. Phương thức thanh toán trong giao dịch TradeCard là

phương thức chuyển tiền điện (TTR) thông qua ngân hàng được chỉ định vào tài khoản

của người xuất khẩu.

Phương thức này được tiến hành dựa trên hệ thống bảo mật thông tin cao của

TradeCard, được phân quyền riêng biệt đối với người sử dụng, truy cập hệ thống bằng thẻ

cá nhân do TradeCard cung cấp. Chương trình giao dịch tương đối dễ sử dụng, với giao

diện web cho phép người sử dụng đăng nhập hệ thống từ nhiều phương tiện kết nối

Internet khác nhau.

Như vậy, hình thức giao dịch này là khá tiện ích và mức độ an toàn cao.

3.1.4 Quy trình bán hàng-thu tiền

Quy trình bán hàng- thu tiền mặt hàng may của công ty HueGatex gồm những

bước sau:

- Nhận và xét duyêt đơn đặt hàng

- Phê duyệt bán chịu

- Chuyển giao hàng, lập hóa đơn.

- Thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

- Thu hồi nợ.

- Các khoản giảm trừ doanh thu

Các bước của

chu trình

Các chứng từ liên quan Sổ sách kế toán Bộ phận có liên

quan

- Nhận và xét

duyêt đơn đặt

hàng

Đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu

mua hàng

Phòng kế hoạch xuất

nhập khẩu, phòng kế

toán

- Phê duyệt

bán chịu

Hợp đồng kinh tế; hợp đồng

gia công may mặc, sợi.

Phòng kế hoạch xuất

nhập khẩu; phòng kế

toán tiêu thụ,công

nợ; Tổng Giám đốc

- Chuyển giao

hàng, lập hóa

đơn.

Phiếu xuất kho; phiếu xuất

kho kiêm vận chuyển nội bộ;

phiếu giao hàng; hóa đơn xuất

khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng;

Tờ khai thuế quan; Chứng

nhận xuất xứ; Bộ chứng từ

thanh toán; Giấy báo có của

ngân hàng; phiếu thu.

Sổ cái tài khoản doanh thu,

hàng hóa nhận gia công,

thuế GTGT đầu ra; sổ nhật

ký bán hàng; sổ theo dõi số

lượng, bảng tổng hợp số

lượng sản phẩm bán ra;

doanh thu hàng hóa bán ra;

sổ chi tiết theo dõi công nợ.

Phòng kế hoạch xuất

nhập khẩu; người

nhận; thủ kho; Tổng

Giám đốc; phòng kế

toán

-Thu tiền mặt

và tiền qua

ngân hàng

- Giấy báo có của ngân hàng;

phiếu thu; Hợp đồng thanh

-Sổ quỹ, bảng kê tiền mặt;

Sổ cái tài khoản tiền mặt,

tiền gửi ngân hàng, phải thu

Phòng kế hoạch xuất

nhập khẩu; Phòng kế

toán-tài chính;

toán khách hàng. Người nhận; Thủ

kho; Tổng Giám

đốc; Phó Tổng Giám

đốc;

- Các khoản

giảm trừ doanh

thu

Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn

giá trị gia tăng

Sổ nhật ký bán hàng, sổ

cái; sổ chi tiết, sổ theo dõi

doanh thu, sổ chi tiết công

nợ.

Phòng kế hoạch xuất

nhập khẩu; phòng tài

chính kế toán; khách

hàng; Tổng Giám

đốc

- Thu hồi nợ Giấy đề nghị thanh toán; bảng

đối chiếu công nợ.

Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái

tài khoản 131,111,112, sổ

theo dõi chi tiết, tổng hợp

công nợ

Phòng tài chính kế

toán; kế toán trường;

Tổng Giám đốc.

3.1.5 Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ

Khách hàng gửi đơn đặt hàng được đến phòng kế hoạch xuât nhập khẩu, phòng

này tiến hành thẩm định, xem xét đơn hàng: kiểm tra có chữ ký phê duyệt của người có

thẩm quyền bên khách hàng, các yêu cầu đã rõ ràng, đầy đủ chưa và kiểm tra xem

chủng loại, số lượng trong kho của công ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng không.

Nếu chấp nhận thực hiện thì trình lên cho TGĐ xem xét ký duyệt, hoặc TGĐ ủy quyền

giao cho PTGĐ ký duyệt.

Các Hợp Đồng Kinh Tế được kí kết giữa Công Ty và khách hàng là chứng từ

ban đầu quan trọng trong chu trình Bán Hàng-Thu Tiền. Căn cứ vào Hợp Đồng Kinh

Tế đã được kí kết, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu sẽ lập Phiếu Xuất Kho chuyển cho

Thủ Kho để tiến hành xuất hàng giao cho khách hàng. Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất

kho thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn bán hàng và hàng ngày

tổng hợp hoá đơn chuyển cho bộ phận kế toán theo dõi doanh thu và các khoản phải

thu.

3.1.6 Bộ phận liên quan trực tiếp trong chu trình bán hàng-thu tiền

Ban lãnh đạo: Hoạt động tiêu thụ là một khâu quan trọng và chiếm phần

lớn tại đơn vị. Nó góp phần tạo nên hoạt động liên tục và sự tồn tại của công ty. Chính vì

vậy mọi hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ luôn chịu sự quản lý chặt chẽ của ban

giám đốc, luôn có sự phê duyệt của ban lãnh đạo trước tiên.

Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: Là bộ phận đầu tiên trong khâu xử lý bán

hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động dưới sự chỉ đạo của giám đốc và chịu trách nhiệm

báo cáo với giám đốc tất cả các vụ việc xảy ra không nằm trong sự kiểm soát của mình.

Trong quá trình hoạt động phòng có nhiệm vụ sau:

- Tổ chức cung ứng nguyên vật liệu, công cụ, điều hành sử dụng nguồn lực

công ty giao

- Tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu khách hàng để từ đó đưa ra các kế

hoạch sản xuất, cung cấp sản phẩm cần thiết cung cấp và thông báo bảng giá mới nhất

của các sản phẩm cho khách hàng.

- Phòng xuất nhập khẩu tham mưu với ban lãnh đạo công ty về các phương

án kinh doanh tối ưu.

- Bộ phận này có nhiệm vụ giao dịch đàm phán trực tiếp với khách hàng về

các điều kiện bán hàng và cung cấp dịch vụ, thanh toán... tìm ra nguồn khách hàng dồi

dào cho công ty, giúp cho đơn vị có thể giữ được vị thế cạnh tranh trên thị trường

Phòng tài chính kế toán: tổ chức công tác, quản lý, sử dụng, bỏa toàn, phát

triển vốn của công ty một cách hợp lý, nghiêm chỉnh thu chi tài chính, nghĩa vụ nộp ngân

sách đây đủ, đúng chế độ... Trong nghiệp vụ bán hàng:

- Kế toán tiêu thụ ghi nhận doanh thu, ghi chép chi tiết phải thu khách hàng, lập

báo cáo khách hàng, theo dõi đôn đốc thu hồi công nợ.

- Nếu là hình thức bán chịu thì khâu xử lý cuối cùng sẽ do kế toán công nợ,

- Kế toàn thanh toán: bộ phận này có trách nhiệm lập phiếu thu tiền mặt và ghi

chứng từ ghi sổ thu tiền mặt.

- Kế toán ngân hàng: khách hàng thanh toán qua ngân hàng, bộ phận này có trách

nhiệm giao dịch với ngân hàng, ghi vào chứng từ ghi sổ tiền gửi ngân hàng.

- Thủ quỷ: nhận và giữ tiền thanh toán của khách hàng.

Phòng quản lý chất lượng: tổ chức kiểm soát nguyên phụ liệu đầu vào, chất

lượng trong quá trình sản xuất, đánh giá chất lượng các lô sản phẩm giao cho khách

hàng.

3.2 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại

công ty cổ phần dệt may Huế Gatex:

Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, công ty dệt may Huegatex đã thiết lập

cơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, kịp thời

phát hiện các sai sót, sữa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả.

Chu trình bán hàng - thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả

kinh doanh của công ty. Đồng thời, tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân các

nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền hữu

hiệu là rất cần thiết, nhất là công ty có làm ăn với các đối tác nước ngoài như công ty dệt

may Huegatex .

3.2.1 Môi trường kiểm soát

3.2.1.1 Quan điểm, phong cách điều hành của ban lãnh đạo công ty

Ban lãnh đạo công ty Huegatex có trình độ năng lực kinh doanh và tổ chức điều

hành doanh nghiệp, có phẩm chất đạo đức, sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu khác theo quy

định tại điều lệ tổ chức hoạt động của công ty. Quản lý các mặt hoạt động của công ty,

chú trọng thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng và tổ chức kiểm soát, duy trì cải

thiện hệ thống quản lý chất lượng tại công ty.

Doanh nghiệp đã ban hành dưới dạng văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa

ban lãnh đạo và các nhân viên lâm vào tình thế xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể

cả việc ban hành các quy định xử phạt thích hợp khi các quy tắc chuẩn mực này bị vi

phạm. đã yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những quy tắc, chuẩn mực

được thiết lập. Đồng thời, công ty còn yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ

những quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.

Những quy định bắt buộc của công ty thường được công bố ở tất cả các bộ phận

của công ty để đảm bảo rằng tất cả các công nhân viên phải biết, cập nhật đươc và phải

tuyệt đối chấp hành theo những quy định mà công ty đề ra.

3.2.1.2 cơ cấu tổ chức quản lý bán hàng và thu tiền

3.2.1.3 Chính sách nhân sự

Ban lãnh đạo công ty rất quan tâm đến việc thực hiện chính sách nhân sự nhằm tạo

ra môi trường kiểm soát mạnh.

Với các chính sách và thủ tục, hệ thống văn bản thống nhất để tuyển dụng, huấn

luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải nhân viên… nhằm khuyến khích mọi người làm việc

liêm chính, hiệu quả. Ban lãnh đạo công ty ưu tiên lựa chọn những nhân viên có đủ năng

lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, năng lực sản xuất

của đơn vị và chiến lược phát triển nguồn nhân lực của công ty. Trưởng các đơn vị có

nhu cầu lao động lập phiếu yêu cầu lao động, phòng nhân sự xem xét, tổng hợp trình

giám đốc phê duyệt.

3.2.1.4 công tác lập kế hoạch tiêu thụ

Kế hoạch tiêu thụ do phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lập ra hằng năm.

Bộ phận bán hàng

(Phòng kế hoạch xuât nhập khẩu)

Bộ phận kho hàng

Bộ phận kế toán, thủ quỹ

(Phòng tài chính- kế toán) Ban lãnh đạo

Ví dụ kế hoạch tiêu thụ năm 2012: doanh thu tiêu thụ 1100 triệu đồng, tăng 8,5%

so với năm 2011. Lợi nhuận 18 tỷ đồng, sản phẩm may là 8 triệu sản phẩm, tăng 43% so

với năm 2011, giá trị tính theo CM là 108 tỷ.

Cuối năm, phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, phòng tài chính-kế toán đối chiếu số

liệu kế hoạch với thưc tế. Công ty dựa vào kế hoạch này để khoán quỹ lương cho từng bộ

phận

3.2.1.5 Ban kiểm soát

Công ty thành lập Ban kiểm soát theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp năm

2005. Ban kiểm soát của công ty không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò

trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo

cáo tài chính, …

Ban kiểm soát được trực tiếp báo cáo độc lập, khi làm việc với các cơ quan kiểm

toán thì hợp tác cởi mở, rõ ràng, minh bạch. Và ngoài tiền lương, hàng tháng ban kiểm

soát được nhận tiền thù lao theo nghị quyết của đại hội đồng cổ đông họp thường niên:

đối với trưởng ban kiểm soát là 1 triệu đồng/tháng, thành viên ban kiểm soát là 800 nghìn

đồng/ tháng.

Năm 2010, công ty ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của hội đồng quản trị

và ban kiểm soát định hướng các chương trình hoạt động và phát triển của công ty trong

từng thời kỳ theo chức năng nhiệm vụ đề ra, xử lý kịp thời những vấn đề nảy sinh trong

hệ thống quản lý điều hành.

3.2.1.6 Các yếu tố bên ngoài khác.

Công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh khóc liệt, không những các công ty dệt

may nước ngoài mà các công ty dệt may trong nước

3.2.2. Các quy định kiểm soát về chu trình bán hàng - thu tiền:

Các chính sách liên quan đến hoạt động bán hàng:

Quy định về chiết khấu, giá bán, giảm giá hàng bán:

- Công ty không có bảng giá quy định áp dụng trong thời gian 1 năm mà

bảng giá được lập theo từng thời điểm. Cụ thể là nhân viên marketing của phòng kế

hoạch xuất nhập khẩu của công ty tiến hành tính giá và chào giá sau khi nhận yêu cầu

thông báo giá từ khách hàng và sau khi kiểm tra các thông tin về chất liệu, kiểu dệt, trọng

lượng và các yêu cầu đặc biệt khác của khách hàng đối với sản phẩm.

- Chiết khấu hàng bán: công ty không có chính sách cụ thể. Trước đây có

một số đại lý được công ty chiết khấu mục đích là để lách thuế, nộp thuế hoa hồng, không

nộp thuế GTGT cho nhà nước.

- Chính sách giảm giá: công ty không có quy định định mức cụ thể , tùy

trường hợp, từng đơn hàng, sự quen biết bạn hàng lớn, lâu năm mà công ty có sự giảm

giá khác nhau.

Ký kết hợp đồng :

- Công ty ký kết hợp đồng với các khách hàng dựa trên yêu cầu của họ và

khả năng đáp ứng của công ty, tuy nhiên trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh

khốc liệt hiện nay, có được một khách hàng là điều quý giá.

Phương thức bán hàng :

- Phương thức bán buôn: Bán hàng theo hợp đồng, đơn đặt hàng của khách

hàng, công ty chủ yếu bán cho các đối tác lớn.

- Bán lẻ, bán qua đại lí: hình thức bán này không được sử dụng chủ yếu trong

công ty, công ty không có đại lí và thường là ký kết bán theo những hợp đồng lớn.

3.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng tại công ty trong

từng giai đoạn của quy trình bán hàng - thu tiền:

Chu trình bán hàng - thu tiền là một chu trình trong đó khối lượng các công việc,

nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá lớn tuy nhiên trong thực tế hoạt động của các doanh

nghiệp và liên hệ thực tế tại công ty dệt may thì chu trình này có thể khái quát qua những

giai đoạn chủ yếu theo sơ đồ sau :

Xét duyệt bán chịu

Xử lí đơn đặt hàng

Hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quy trình bán hàng và thu tiền tại công ty

3.2.3.1. Xử lí đơn đặt hàng:

Đơn đặt hàng đã xác nhận

Sau khi kiểm tra Đơn đặt hàng bao

KHÁCH HÀNG

Báo cáo kế toán liên quan

Các tài khoản và sổ sáchHệ thống chứng từ

Hệ thống thông tin kế toán phục vụ

Đơn đặt hàng của khách hàng sẽ được gửi đến phòng xuất nhập khẩu (công ty dệt

may), chuyên viên marketing của phòng xuất nhập khẩu tiến hành thẩm định, xem xét các

yếu tố khách hàng yêu cầu như đặc điểm sản phẩm T-shirt, Polo Shirt,dài tay ngắn tay,

wash, in, thêu, có sử dụng hóa chất hay không? Nguyên vật liệu nhập khẩu hay trong

nước, kết hợp soát xét khả năng nhà máy có đủ năng lực và thiết bị để sản xuất, hoàn

thành đơn hàng của nhà nhà máy dệt may, nếu công ty không đủ điều kiện đáp ứng yêu

cầu của khách hàng thì phòng xuất nhập khẩu sẽ có thông tin phản hồi lại cho khách

hàng.

Nếu công ty đáp ứng đủ các yêu cầu kỹ thuật thì chuyên viên marketing tiến hành:

PHÒNG KINH DOANH

Sau khi kiểm tra Đơn đặt hàng bao

- Tính giá sơ bộ và báo giá cho khách hàng: Khi nhận được yêu cầu báo giá

CMPT thì chuyên viên marketing chuyển tài liệu liên quan cho nhà máy may tính giá.

Sau khi nhận được thông báo báo giá CMPT thì phòng này tiến hành tập hợp chi phí vào

biểu mẫu “Bảng tính đơn giá CMPTQ” số KH-M04(00-01/09/09); Còn khi nhận được

yêu cầu báo giá FOB, đối với khách hàng chỉ định nhập khẩu nguyên liệu nhập khẩu thì

những mã hàng có yêu cầu kỹ thuật may phức tạp chuyển cho nhà máy may tính và báo

giáCM/CMPT. Những mã hàng đã làm hoặc có yêu cầu kỹ thuật may đơn giản, tương tự

các mã hàng đã làm thì áp giá CMPT tương tự. Chuyên viên marketing tiến hành tính giá

và tập hợp chi phí vào biểu “Bảng tính giá thành sản phẩm may sử dụng Nguyên vật liệu

nhập khẩu” số KH-M05(00-01/9/09); Trong một số trường hợp khách hàng gửi bảng tính

giá chi tiết, thì chuyên viên marketing kiểm tra chi tiết trên bảng giá khách hàng gửi. Đối

với sử dụng nguyên vật liệu trong nước làm tương tự và tập hợp chi phí vào biểu “bảng

tính giá thành sản phẩm may sử dụng nguyên liệu trong nước sản xuất” số KH-M06(00-

01/9/09).

- Sau khi báo giá cho khách hàng, nếu khách hàng chấp nhận giá đó thì tiến hành

lập hợp đồng đơn hàng (hoặc khách hàng lập) và có 6 bản mỗi bên giữ 3 bản, sau đó gửi

cho đại diện của khách hàng ký duyệt và trình hợp đồng lên cho TGĐ xem xét ký duyệt,

hoặc TGĐ ủy quyền giao cho PTGĐ ký duyệt. Sau khi hợp đồng được ký kết thì chuyên

viên marketing sẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, còn bản

hợp đồng chính thức được chuyển đến bộ phận tài chính kế toán để theo dõi tình hình sản

xuất và công nợ của khách hàng.

- Chuyên viên đơn hàng của phòng kế hoạch xuất nhâp khẩu tiếp nhận toàn bộ tài

liệu của đơn hàng từ bộ phận marketing và chuẩn bị đơn hàng:

+ Lập phiếu đề nghị nhà máy may ban hành định mức nguyên liệu

+ Lập bảng tạm tính nguyên liệu dựa trên định mức của bảng tính giá hoặc

thông báo định mức tạm tính của nhà máy may.

+ Lập phương án triển khai sản xuất.

+ Phương án sản xuất đã được phê duyệt tiến hành làm phiếu giao nhiệm vụ

cho các nhà máy.

+ Tiến hành chuẩn bị nguyên phụ liệu phù hợp yêu cầu đặt ra của khách

hàng.

- Chuyên viên đơn hàng làm hợp đồng xuất khẩu chuyển cho chuyên viên xuất

nhập khẩu và các đơn vị (phòng tài chính kế toán…) 2 tuần sau khi nhận được đơn đặt

hàng.

3.2.3.2. Xét duyệt bán chịu:

- Công ty không có chính sách cụ thể nào về vấn đề bán hàng cho khách hàng

mua chịu.

Khách hàng mới: Công ty không áp dụng chính sách bán chịu cho khách

hàng mới.

Khách hàng lâu năm: việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng lâu năm chủ

yếu là dựa trên sự tin tưởng, tín nhiệm của công ty đối với khách hàng do đó khả năng

xảy ra rủi ro của công ty trong khâu thu tiền là rất lớn.

- Khách hàng lâu năm yêu cầu mua nợ thì công ty vẫn chấp nhận.

- Việc xét duyệt bán chịu do TGĐ phê duyệt hoặc ủy quyền cho các PTGĐ phê

duyệt và thực hiện như theo hợp đồng.

- Hợp đồng có thể có yêu cầu thế chấp tài sản nếu khách hàng mua chịu.

Đây là quy trình xét duyệt bán chịu đối với khách hàng lâu năm:

Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu

Hợp đồng cam kết trả nợ

Kí duyệt bán chịu

Đối chiếu công nợ khách hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng

Căn cứ quy định của công ty, xem xét thông tin từ phòng kế toán.

Yêu cầu mua chịu

Kế toán tiêu thụ, công nợ

Khách hàng truyền thống

(Phó) tổng giám đốc phụ trách

3.2.3.3. Chuyển giao hàng hóa và lập hóa đơn

Chuyên viên đơn hàng lập danh sách đóng thùng và gửi đặt chổ cho hãng tàu trước

10 ngày so với ngày giao hàng. Khi có confirm booking của hãng tàu, thì chuyên viên

này làm thông báo giao hàng gửi cho nhà máy may và các đơn vị liên quan. Và sau khi

hàng đã được final (kiểm tra chât lượng sản phẩm lần cuối cùng trước khi xuất hàng) của

phòng quản lý chất lượng đã xong thì chuyên viên xuât nhập khẩu, chuyên viên giao hàng

của phòng kế hoạch xuất khẩu tiến hành thủ tục giao hàng.

Chuyên viên giao hàng lập lệnh xuất hàng có 3 liên, gửi lên tổng giám đốc phê

duyệt. Căn cứ lệnh xuất hàng được phê duyệt, thủ kho tiến hành xuất hàng, lưu lại 1 liên

để xem như là lệnh xuất hàng, 1 liên gửi cho phòng tài chính kế toán để theo dõi doanh

thu, hàng tồn kho, công nợ, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu gửi cho khách hàng để

đối chiếu nhập kho tại khách hàng và sau đó lưu lại để theo dõi doanh thu và công nợ

phải thu. Phòng tài chính kế toán lập hóa đơn lưu lệnh xuất hàng và ghi sổ kế toán liên

quan.

Đây là quy trình xuất kho hàng để bán được áp dụng ở công ty dệt may Huế :

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

ký

3

1

4 ký

kýPhiếu xuất

kho

Phó tổng giám đốc

Thủ khoKhách hàng

5

2

Phiếu xuất kho

Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu

Ghi thẻ kho

lưuký

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Căn cứ đơn đặt hàng đã duyệt

Phòng tài chính-kế toán

Ghi sổ kế toán liên quan

Chuyên viên xuất nhập khẩu tiến hành quy trình xuất khẩu

a. Lập hồ sơ hải quan:

b. Vào mạng khai hải quan điện tử tờ khai xuất khẩu: khai báo tương tự như trên

tờ khai giấy

c. Giao hàng tại kho công ty

- Trước khi giao hàng chuyển 1 invoice 1 packinglist cho phòng kinh doanh

để làm lệnh giao hàng

- Thực hiên công việc giám sát bốc hàng lên xe tải hoặc container gồm các

thành phần: chuyên viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu, thủ kho phòng kinh doanh, thủ

kho nhà máy may, bảo vệ nhà máy may. Sau khi hàng đã xếp vào xe tải hoặc container,

chuyển lệnh giao hàng đã xác nhận của thủ kho phòng kinh doanh cho kế toán của phòng

kinh doanh để làm hóa đơn gia trị gia tăng.

- Gửi toàn bộ hồ sơ hải quan niêm phong và hóa đơn GTGT cho lái xe để

chuyển cho công ty giao nhận làm thủ tục xuất khẩu và thanh lý tờ khai hải quan tại cảng

xuất khẩu.

d. Lập chứng từ xin cấp C/O

Trong khi hàng được vận chuyển đến cảng xuất khẩu, căn cứ vào quy định của

L/C xuất khẩu (nếu thanh toán bằng L/C) hoặc tradecard’s PO (nếu thanh toán bằng

tradecard) để lập chi tiết B/L gửi cho hãng tàu để làm B/L gốc. Đồng thời đề nghị hãng

tàu e-mail hoặc fax B/L thảo để kiểm tra và xác nhận trước khi phát hành và gửi B/L gốc.

e. Lập thủ tục xin cấp C/O

f. Lập chứng từ xuất trình ngân hàng để thanh toán theo L/C:

Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiệp

Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng hoặc của phòng quản lý xuất nhập khẩu khu vực Đà Nẵng

thì tiến hành xuất trình bộ chứng từ thanh toán lên ngân hàng. Thời gian cần hoàn thành

bộ chứng từ xuất khẩu để xuất trình ngân hàng (hoặc hệ thống trardcard nếu là khách

hàng Supreme) là trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng xuống tàu, chứng từ xuất

trình theo quy định trong L/C

g. Lập Invoice và xuất trình chứng từ trên Tradecard:

Sau khi có bộ C/O đã được chứng nhận của phòng Thương mại và Công nghiêp

Việt Nam chi nhánh Đà Nẵng thì tiến hành làm Invoice trên mạng tradecard và đính kèm

theo chứng từ xuất khẩu (chứng từ scan), loại và số lượng chứng từ xuất trình Tradecard

h. Làm thủ tục thanh lý các hợp đồng gia công và thanh toán gia công đơn vị gia

công.

Khi đủ chứng từ lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng thì chuyên viên giao hàng lập

hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên, có 3 chữ ký: người mua hàng, người bán hàng, thủ

trưởng đơn vị. 1 liên gửi cho khách hàng, 1 liên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu giữ lại

để ghi vào sổ theo dõi số lượng, doanh thu sắp bán ra, 1 liên phòng tài chính kế toán lưu

lại và ghi sô doanh thu và nợ phải thu.

Hóa đơn đã phát hành được ghi lên bảng kê để ghi nhận doanh thu trong tháng.

Nếu chuyên viên này lập sai hóa đơn phải hủy thì phải làm biên bản hủy hóa đơn nêu rõ

seri hóa đơn, lý do hủy và phải có sự chứng kiến của đại diện bên mua hàng. Biên bản

này được lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản để đối chứng sau này. Đây cũng là một biện pháp

kiểm soát nhằm hạn chế gian lận khi nhân viên lập hóa đơn và kế toán cấu kết với nhau

để cố tình giấu bớt một hóa đơn nào đó nhằm biển thủ tài sản của công ty. Trường hợp,

đã gửi hóa đơn sai sót cho khách hàng mới phát hiện thì phải làm biên bản điều chỉnh hóa

đơn.

3.2.3.4. Thu tiền mặt và tiền qua ngân hàng:

a. Đối với thu tiền măt:

- Khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộ

phận tài chính kế toán, 1 liên lưu ở thủ quỹ để xem là lệnh thu tiền, 1 liên giao cho khách

hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền

- Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán. Có 5

chữ ký: giám đốc, kế toán trưởng, người nộp tiền, người lập phiếu, thủ quỷ.

- Thủ quỷ kiểm tra tiền nếu đầy đủ đóng dấu đã thu tiền lên 2 liên gửi ra ngoài

phải đóng dấu và thủ quỷ cất tiền trong két sắt và chỉ có thủ quỹ giữ chìa khóa két sắt

này.

Người lập phiếu thu tách biệt với người thu tiền.

- Phiếu thu được thủ quỹ ghi váo sổ quỹ.Kế toán thanh toán lập bảng kê thu

tiền để sau này đối chiếu với số dư tiền mặt tồn quỹ.

Cuối tuần đối chiếu, kiểm kê quỹ có sự giám sát của kế toán trưởng

b. Đối với thu tiền gửi ngân hàng:

Sau khi lập chứng từ xuất trình với ngân hàng, ngân hàng gửi giấy báo có về

phòng tài chính- kế toán.

Kế toán ngân hàng phân loại giấy báo theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp

theo thứ tự liên tục ghi trên giấy báo, đối chiếu kiểm tra giữa các giấy báo liên tiếp. Căn

cứ vào giấy báo này, kế toán ngân hàng sẽ cập nhật vào TK TGNH.

Và hàng tháng, kế toán ngân hàng kiểm tra, đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng tại

ngân hàng và số dư tài khoản TGNH trên sổ sách công ty để điều chỉnh hợp lý số dư

TGNH trên giấy báo có và số dư trên sổ cái:

- Lập bảng kê theo ngày và có người kiểm tra độc lập số tổng cộng

- Lập bảng cân đối thu tiền gửi cho khách hàng

Cuối quý, kế toán trưởng tiến hành đối chiếu số dư tiền gửi với đại diện có thẩm

quyền của ngân hàng để xác nhận số dư giữa công ty và ngân hàng.

3.2.3.5. Theo dõi công nợ:

- Hợp đồng sau khi được ký kết thì được lưu bản chính tại phòng tài chinh-

kế toán để phòng này theo dõi việc tiến hành sản xuất ở nhà máy và công nợ của khách

hàng, hàng ngày tiến hành cập nhật văn bản các khoản nợ còn tồn đọng cho phòng kế

hoạch xuất nhập khẩu.

- Kế toán tiêu thụ ghi sổ theo dõi chi tiết và sổ tổng hợp công nợ ngay khi

nhận được chứng từ: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có. Sổ tổng hợp được

lập dựa trên sổ chi tiết công nợ nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi

công nợ. Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài

khoản 131.

- Kế toán công nợ theo dõi chặt chẻ công nợ của khách hàng, hàng tháng báo

cáo tình hình công nợ để biết khách hàng nào đã đến hạn trả, quá hạn trả…. Định kỳ lập

biên bản đối chiếu công nợ gửi khách hàng. Cuối quý, lập báo cáo phân tích công nợ.

- Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu mở sổ theo dõi để cuối tháng đối chiếu với

với kế toán tiêu thụ và có trách nhiệm chính đi đòi các khoản nợ, trực tiếp thực hiện đối

chiếu công nợ với khách hàng. Đánh giá khả năng thanh toán và lập đề nghị về mức nợ

và thời hạn thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng khó đòi, không đòi được (do

khách hàng phá sản, ngưng hoạt động) thì phải chấp nhận xóa nợ. Việc xóa nợ, phòng kế

hoạch xuất nhập khẩu phải làm bản tường trình gửi lên GĐ phê duyệt. Trường hợp họ

vẫn còn tồn tại thì phòng này vẫn phải đòi nợ.

- Khách hàng trả nợ thì kế toán tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu khách hàng.

Kế toán ngân hàng hay kế toán thanh toán: ký xác nhận các khoản tiền đã vào tài khoản,

quỹ. Đóng dấu đã thu tiền lên phiếu thu và có trách nhiêm về các khoản tiền khách hàng

đã chuyển hoặc đã nộp vào quỹ.

- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài chính- kế toán): thường xuyên kiểm

tra, giám sát các hoạt động trên để xem các nhân viên đã thực hiện đúng quy định về

công nợ.

- Khách hàng nợ lâu hay nợ quá hạn rất ít khi xảy ra. Nhưng hàng năm, công

ty đều trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi do phó phòng tài chính- kế toán thực

hiện theo hướng dẫn thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 7/12/2009 của bộ tài chính. Hồ

sơ dự phòng nợ phải thu khó đòi gồm hợp đồng kinh tế, biên bản đối chiếu công nợ, biên

bản thanh lý hợp đồng…

3.2.3.6 Các khoản giảm trừ doanh thu

Trường hợp giảm giá hàng bán, các khoản chiết khấu thương mại.

- Giảm giá hàng bán ít khi xảy ra chỉ trừ trường hợp khách hàng sau khi nhận

hàng thấy sản phẩm vẫn chưa thỏa mãn hết các yêu cầu đặt hàng nên khách hàng yêu cầu

công ty giảm giá và tổng giám đốc cho giảm giá thì phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lập

hợp đồng điều chỉnh. Tuy nhiên công ty thường hay đổi hàng.

- Chiết khấu thương mại được trừ trực tiếp trên hợp đồng, đã được phòng

xuất nhập khẩu thỏa thuận với khách hàng và được tổng giám đốc phê duyệt.

Trường hợp hàng bị trả lại: Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại do tổng giám

đốc phê duyệt. Khi khách hàng trả lại hàng, phòng xuất nhập khẩu nhận lại sản phẩm,

tiến hành hiệp thương với khách hàng. Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làm

biên bản đề nghị trả lại hàng, nếu được ký duyệt thì sẽ giao nhận hàng trở lại.

Công ty phải chấp nhận bồi thường sản phẩm bằng cách giảm giá bán, nếu khách

hàng đã đưa sản phẩm vào sản xuất thì phải bồi thường chi phí sản xuất đó (bán sp

không đạt chất lượng). Quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, bộ phận, và tùy điều kiện

khách quan hay chủ quan mà tiến hành xử lý theo quy định của công ty.