CIRCULAR Nº 5126“Resumen de algunas disposiciones legales y técnicas, que deben

observarse en el proceso presupuestario ”

(se indican los puntos que fueron actualizados mediante la circular  Nº  8270  del 17 de agosto de 2000)

TABLA DE CONTENIDOS

Nota de PresentaciónIntroducción

Página

Capítulo 1­ De los recursos:Sobre origen y aplicación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Programación de efectivo  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Sobre estimación de ingresos  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Efectiva gestión de cobro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

 Prohibición de compensación de egresos con ingresos o viceversa  . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Inversiones transitorias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Tarifas por servicios  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Recursos del crédito  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Superávit  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Recursos por transferencias o aportes  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Capítulo 2 –De los egresosSobre artículo 180 de la Constitución Política . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Sobre laudos arbitrales  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Régimen del Servicio Civil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Provisión salarial  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Contenido económico salario período anterior  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Jornada de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Plazas vacantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Plazas nuevas  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Servicios especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Suplencias  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Jornales ocasionales  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Anualidades  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Incentivos salariales  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Incentivos para profesionales en ciencias médicas  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

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Disponibilidad  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Horas extras  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Compensación de vacaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Zonaje  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Dietas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Consultorías y honorarios  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Leasing operativo o financiero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Actos de concesión o de contratación administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Información y publicidad  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . 24

Tarjetas de crédito  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Gastos de viaje y de transporte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

 Kilometraje  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Gastos de representación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Pólizas de fidelidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Uniformes . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Inversiones  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Aportes a organismos públicos y privados  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Prestaciones legales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

 Cuota organismos internacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Fondos sin asignación presupuestaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Capítulo 3 –Normas de tipo generalPresentación y ejecución del presupuesto ordinario  . . . . . . . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Sobre modificaciones al presupuesto ordinario y presupuestos extraordinarios   . . . . . . . . . 33

Referente al Manual de normas técnicas sobre presupuesto  . .  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Requisitos legales . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Sobre Lineamientos de la Autoridad Presupuestaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Condición de suspenso  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Seguro de Riesgos Profesionales  . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Sentencia firme (juicios)   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Informes de ejecución presupuestaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Lista de circulares . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

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3

DIRECCION GENERAL DE PRESUPUESTOS PUBLICOS DEPARTAMENTO DE EMPRESAS PUBLICAS

__________________________________________________________________

                                                                                         Al contestar refiérase al

                                                                              oficio No. 118425 de noviembre, 1998362­DGPP

SeñoresPresidentes EjecutivosGerentes GeneralesDirectores EjecutivosTODAS LAS ENTIDADES PUBLICAS

Estimados señores:

Conforme con lo indicado en las notas de remisión de los presupuestos ordinarios, para1999,      nos    permitimos    remitirles    la    “Circular    No.  5126  –Resumen  de  algunasdisposiciones legales y técnicas que deben observarse  en el proceso presupuestario­”(versión revisada y actualizada).

Atentamente,

Oscar Calderón Fallas, Lic.Director General

OCF/jsr

ci    Auditoría Interna    Depto. Presupuesto

Dirección Financiera    Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica    Autoridad Presupuestaria – Ministerio de Hacienda    Dirección Gral de Planif. Interna y Evaluación de Sistemas – C.G.R.

Dirección General de Auditoría – C.G.R.Dirección General de Asuntos Jurídicos – C.G.R.Dirección General de Contratación Administrativa – C.G.R.

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CIRCULAR No. 5126

“Resumen de algunas disposiciones legales y técnicas, que debenobservarse en el proceso presupuestario ”

Introducción

Para  llevar a  cabo una administración pública  eficaz y eficiente  se  hace  imperiosa  lanecesidad  de  acometer  un  proceso  de  mejoramiento  del  sistema  integrado  de  laadministración  financiera  con  sus  respectivos  subsistemas  de  presupuesto,  tesorería,proveeduría, contabilidad y crédito público. Dichos subsistemas ligados entre sí formanuna unidad  indisoluble para  alcanzar un  fin único.  Así    la previsión que contempla elpresupuesto    cuando se  ejecuta  se  traduce en  ingresos  y gastos,    en adquisición debienes  y  servicios  necesarios  para  lograr   objetivos y metas, sobre  los que  registra einforma la contabilidad y se afecta  la tesorería o el crédito público.

Dicho sistema integrado de la administración financiera tiene como columna vertebral elproceso  presupuestario  y  para  propiciar  su  permanente  mejoramiento  se  presenta  eldocumento  que  actualiza  la  circular  N  º  5126  que  resume  los conceptos  másimportantes  de  la  normativa  legal  y  técnica  relativa  a  las  distintas  fases  delproceso presupuestario. Consideramos que de esta forma se contribuye para que secuente con dicha normativa, y en su forma de resumen  facilite la consulta; no obstanteadvertimos que la misma debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria por parte delas entidades públicas, en lo que corresponda.

Esta  circular  se  ha  apoyado,  fundamentalmente,  en  la  Constitución  Política,  la  LeyOrgánica de la Contraloría General de la República, la Ley General de la AdministraciónPública,  la  Ley  de  la  Administración  Financiera  de  la  República  y  otras  leyesrelacionadas  con  la  materia  presupuestaria,  el  “  Manual  de  normas  técnicas  sobrepresupuesto...”, circulares y otras disposiciones emitidas por esta Oficina, por distintosmedios.

Constituye motivo de permanente preocupación para esta Oficina, que los responsablesde la Administración Financiera posean una clara conciencia sobre su responsabilidaden la adecuada administración de los fondos públicos, pues estamos convencidos queningún sistema que se establezca será  suficiente si las personas que lo guían no estánsuficientemente  motivadas.  Acorde  con  esto  es  importante  realizar  las  siguientesconsideraciones:

1.  El proceso presupuestario está conformado por una serie de etapas que son  laformulación,  discusión,  aprobación  y  promulgación,  ejecución  y  contabilidad  ycontrol y evaluación. Dichas etapas están estrechamente  interrelacionadas, y enellas  participan  diferentes  actores,  en  diferentes  momentos  y  con  diferentesroles,  pero  es  de  vital  relevancia  que  se  reconozca  la  responsabilidad  de  la

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entidad  de  sujetarse  a  todas  las  disposiciones  legales  y  técnicas,  vigentes  endicho proceso presupuestario.

2.  Uno  de  los  puntos  a  destacar  es  que  el  presupuesto  es  un  importanteinstrumento de ejecución de  los planes  institucionales y para ese fin se definenprogramas presupuestarios, para los que se concretan objetivos y metas y se lesasignan  recursos,  pero todo ello son  previsiones, que luego deben ejecutarse,y es precisamente en esta fase donde con  frecuencia se observan, en algunasentidades,  serias  divergencias entre  los  elementos  proyectados  y  lo  que  en  lapráctica llevan a cabo los responsables de dichos programas. Por lo anterior, esnecesario recordar que el presupuesto no debe ser un proceso que se desarrollecon  objeto  de cumplir  un  requisito  legal,  es  un  valioso  instrumento  útil  para  latoma de decisiones en los diferentes niveles de la administración en la utilizaciónde los recursos públicos con criterios de eficacia, eficiencia y economicidad, peropara que esto se reconozca así, es preciso que en  la entidad se establezca unadecuado  sistema  de  presupuesto,  sustentado  en  una    verdadera  cultura  deplanificación y presupuesto.

3.  La primera fase mencionada es la de formulación presupuestaria, cuyo desarrollocompete  a    la  entidad,  en  el  marco  de  las  políticas  públicas  que  hayan  sidodefinidas,  y  con  el  concurso  de  algunos  órganos  que  coadyuvan  en  laformulación,  tales  como  el  Ministerio  de  Planificación  Nacional  y  PolíticaEconómica  y  la  Autoridad  Presupuestaria.  Es  necesario  que  se  realicenesfuerzos para propiciar que en esta etapa se cuente con una serie de elementosjurídicos  y  técnicos  enunciados  en  el  Manual  de  normas  técnicas  sobrepresupuesto  y  en  diversas  circulares    remitidas    por    esta    Oficina,especialmente,  lo indicado en la circular Nº 8034 del 4 de julio de 1997.

4.  Surge luego la discusión y aprobación interna que es responsabilidad del órganodirectivo  de  la  entidad  quién  emite  un  acto  administrativo,  y  le  corresponderealizar el  estudio analítico para armonizar  los objetivos, políticas, programas ymetas considerando los recursos disponibles y las restricciones de diversa índoleque  pueden  incidir  en  la  armonía  de  esos  elementos.  Preocupa,  sin  embargo,que  no  todos  los  jerarcas  ni  los  órganos  colegiados  de  las  entidades,reconozcan  la  relevancia  de  esta  fase,  ya  que  constituye  un  elementoindispensable  para  que  puedan  contar  con    una  visión  integral  del  procesopresupuestario  en  sus  diferentes  momentos,  lo  que  a  su  vez  les  posibilitaconocer  la  forma  en  que  se  asignan  y  utilizan  los  fondos  de  la  entidad  en  elcumplimiento de los objetivos y metas que son su razón de ser.

5.  La aprobación externa del presupuesto de los entes descentralizados, empresaspúblicas  y  municipalidades  le  corresponde  a  la  Contraloría  General  de  laRepública, como auxiliar de  la Asamblea Legislativa en la superior vigilancia dela Hacienda Pública, acorde con lo dispuesto en la Constitución Política y en suLey Orgánica.

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6.  La  fase  de  ejecución  presupuestaria  que  lleva  a  cabo  la  entidad  es  de  granimportancia, pues comprende una serie de decisiones y numerosas operacionesfinancieras  tendientes  a  hacer  posible  la  ejecución  de  los  programas  yactividades;  es  la  etapa  en  que  se  deben    movilizar  los  recursos  humanos  ymateriales  para    lograr  los  objetivos  y  metas  previstos,  implica  definirresponsables de medios y fines. Constituye una prueba auténtica de la bondad ono  de  los  programas  definidos,  así  como  de  la  capacidad  de  la  entidad  paraejecutarlos, y posibilita, además, apreciar la calidad de las previsiones realizadastanto  con  respecto  a  las  acciones  a  ejecutar  como a  los  recursos proyectadospara financiarlas.

7.  Por  lo  tanto,  debe  tenerse  presente  que  la  buena  formulación    y    aprobaciónpresupuestaria  en  sus  fases  internas  y  externas,  son  condiciones  necesariaspero  no  suficientes  para  una  adecuada  administración  y  fiscalización  de  losfondos públicos, pues es imprescindible, además, que se cumplan determinadascondiciones  en  la  etapa  de  la  ejecución  presupuestaria  cuya  responsabilidad,con estricto apego a las disposiciones constitucionales, legales y técnicasvigentes, debe asumir la administración en forma exclusiva.

8.  En consecuencia, el  éxito de la gestión presupuestaria exige la concurrencia deuna serie de requisitos o elementos por parte de los responsables de la ejecucióndel presupuesto, tales como:  a) el ajuste de dicha ejecución a las disposicioneslegales y técnicas vigentes, b) el apoyo del nivel superior de la entidad para quela ejecución presupuestaria se  lleve a  cabo según  las  políticas definidas    y  lasprevisiones establecidas, c) la necesaria programación de los ingresos y gastos,acorde con  los  objetivos  y  metas  definidos,  d)  la  necesidad  de  un  sistema  deinformación periódica que permita a  los  responsables de la  toma de decisionesestar debida y puntualmente  informados de la gestión presupuestaria en  lo quese refiere a la evolución de los recursos y de los gastos, e) la coordinación eficazentre los responsables de la gestión física y  financiera.

9.  Asimismo,  el  presupuesto  es  útil  para  controlar    y  evaluar,  en  términos  de  losbienes y servicios proporcionados, los resultados obtenidos de la actividad  de laentidad.      Pero  el  control  y  la  evaluación  debe  realizarse  en  los  diferentesmomentos del ejercicio presupuestario con la participación estelar de la entidad.

Específicamente, consideramos que    la  remisión de  la presente circular   contribuirá  alograr objetivos tales como:

1. Que  los  funcionarios  que  se  relacionan  con  el  proceso  presupuestario,especialmente los de las áreas de planificación y presupuesto, tengan un marcode referencia de consulta de algunos criterios legales y técnicos, para apoyar susopiniones y que les ayude a cumplir satisfactoriamente sus tareas, y con ello sepropicie  en  particular  el  mejoramiento  del  sistema  integrado  de  administraciónfinanciera y en general la gestión institucional.

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2. Apoyar los controles internos en su tarea de colaborar en la consecución de losobjetivos  y  metas  con  mayor  eficiencia,  eficacia  y  economicidad,  dentro  de  lanormativa legal y técnica vigente.

No  podemos  dejar  de  mencionar  que  como  su  nombre  lo  indica  en  esta  circular  seincluye  tan solo un “Resumen de algunas disposiciones  legales y técnicas, que debenobservarse en el proceso presupuestario”, siendo de acatamiento obligatorio la totalidadde las disposiciones existentes, en lo que corresponda.

Finalmente,  les  indicamos  que  lo  dispuesto  en  está  circular  será  complemento  de  loindicado en las notas de remisión de los documentos presupuestarios que apruebe estaContraloría General; en consecuencia, en dichas notas se considerarán únicamente losaspectos más  relevantes  de  la aprobación como  tal  y  los  errores  y omisiones en queincurra  este  Despacho  al  aprobar  los  documentos  presupuestarios,  no  faculta  a  laentidad a que se  actúe en contra del ordenamiento jurídico o técnico existente, ni a  loenunciado en la presente circular.

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Capítulo 1­ De los recursos:

1. Cuando  se  remitan  a  la  Contraloría  General  documentos  presupuestarios,  se

debe  aportar  un  detalle de origen  y aplicación de recursos,  donde se  refleje

claramente la asignación de recursos específicos.

2. En  lo  que  a programación  de  efectivo  se  refiere,  se  debe  observar  lo  que

dispone la norma Nº 564 del “Manual de normas técnicas sobre presupuesto...”,

con  la  finalidad  de  que  se  puedan  atender  oportunamente  las  necesidades

institucionales.

3. De  conformidad  con  la  norma  563  del  “Manual  de  normas  técnicas  sobre

presupuesto...”,  los  ingresos  deben  estimarse  con  base  en  métodos

(matemáticos,  financieros  y  estadísticos)  de  común  aceptación.    En

consecuencia,  los  documentos  presupuestarios  que  incorporen  recursos  que

deban  ser  estimados,  deben  indicar,  al  menos,  la  metodología  utilizada,  su

composición,  estacionalidad  e  información  que  incluya  unidades  físicas  y

monetarias. (Actualizado ver circular  No. 8270 del 17 de agosto de 2000)

4. Se debe realizar una efectiva gestión de cobro con el fin de que se recauden,

como  mínimo,  las  sumas  que  se  han  estimado  en  los  documentos

presupuestarios, para evitar problemas de liquidez o situaciones deficitarias.

5. De  conformidad  con  lo  establecido  en  el  artículo  17  de  la  Ley  de  la

Administración  Financiera  de  la  República “...  son  prohibidas  lascompensaciones de egresos con ingresos o viceversa”.

6. Esta Contraloría no ha objetado que se realicen inversiones transitorias, en el

mercado  financiero.    No  obstante  se  deben  tener  en  cuenta  las  siguientes

indicaciones:

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a.  Disponer siempre de la liquidez necesaria para el cumplimiento de los fines

de la entidad.

b.  Los intereses  que  generan  tales  inversiones,  deben  incorporarse  al

presupuesto y aplicarse a los mismos fines que tienen los recursos que les

dieron origen.

c.  Las inversiones a corto plazo se consideran operaciones de caja o tesorería

y  por  consiguiente no  sujetas  a  presupuestación.    Las  de  largo  plazo

deben presupuestarse, siguiendo los trámites de aprobación establecidos.

d.  Los intereses que se hayan generado con recursos específicos invertidos,

al  igual que éstos últimos, sólo pueden trasladarse a otro ente –aunque

sea para cumplir el mismo fin­, si una ley lo autoriza expresamente.

e.  Se  debe  considerar,  además,  lo  expuesto  en  la  Ley  Reguladora  del

Mercado  de  Valores,  Nº  7732,  publicada  en  La  gaceta  Nº  18  del    27  de

enero de 1998.

f.  Se  deben  ajustar  a  las  directrices  publicadas  por  la  Autoridad

Presupuestaria.

7. Cuando  en  los  documentos  presupuestarios  se  incluyan  recursos  provenientes

de la aplicación de nuevas tarifas por servicios, o se den incrementos de éstos,

las  tarifas  respectivas  deben  estar  debidamente  autorizadas  por  el  organismo

competente y publicadas en el Diario Oficial “La Gaceta”.  Para lo anterior deberá

considerarse lo expuesto en el artículo 5º de la Ley Nº 7593, Ley de la Autoridad

Reguladora de los Servicios Públicos.

8. Con respecto a los recursos del crédito les recordamos:

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a.  Ajustarse a lo que dispone el artículo 7º de la Ley Nº 6947 y sus reformas,

en lo que se refiere a las autorizaciones que deben emitir el Banco Central,

el Ministerio de Planificación Nacional  y Política Económica y  la Autoridad

Presupuestaria.

b.  Ajustarse a las directrices publicadas por la Autoridad Presupuestaria.

c.  Que  una vez  finalizado  el  año,  deberán  realizar  las  gestiones  necesarias

para  que  los  recursos  del  crédito  (interno­externo),  no  transferidos  en  su

oportunidad,    por  el  Gobierno  Central,  se  incorporen  al  presupuesto

nacional  por  medio  de Decreto  Ejecutivo,  en  el  siguiente  ejercicio

económico, en los casos que correspondan.

d.  En los documentos presupuestarios donde se incluyan recursos del crédito,

deberán remitir un cuadro con la información que se señala en las circulares

Nos. 5826 y 5827, según corresponda.

e.  Cuando  se  incorporen  en  los  documentos  presupuestarios  transferencias

provenientes  del presupuesto  de  la  República,  cuya  fuente  de

financiación sean préstamos o donaciones o recursos que se van a utilizar

como contrapartida local, deben aportar una certificación de la Tesorería

Nacional  en  la  que  se  indique  la  suma  que  será  girada  en  el  período

presupuestario  respectivo. (Actualizado  ver  circular  No.  8270  del  17  de

agosto de 2000)

9. Respecto del superávit determinado al 31 de diciembre:

a.  Debe reflejarse el superávit acumulado en su totalidad, como ingreso real

en el primer informe de ejecución presupuestaria del año siguiente.

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b.  Debe ajustarse  cuando  se  den  situaciones  especiales  debidamente

justificadas, que se determinen con posterioridad al 31 de diciembre y por el

resultado de la liquidación de compromisos al 30 de junio.

c.  Cuando en  los  presupuestos se  incorpore como  fuente de  financiamiento,

deberá  aportarse  la certificación  del  órgano  que  tenga  funciones  de

decisión en cuanto a lo certificado.

En la certificación debe detallarse cuánto corresponde a superávit libre y

cuánto al específico, así como los conceptos que componen este último.

Igual certificación debe emitirse cuando se haya realizado  la liquidación de

compromisos.

d.  Cuando al 31 de diciembre se cierre con déficit, este debe enjugarse en el

ejercicio siguiente y para ello debe ser presupuestado en la partida “Servicio

de  la  Deuda”,  subpartida  “amortización  cuentas  pendientes  de  ejercicios

anteriores” con las correspondientes justificaciones.

10.  Cuando  se  incorporen  recursos  provenientes  de transferencias  o  aportes  de

otras  instituciones  públicas,  es  necesario  que  la  entidad  beneficiada,  antes  de

incluirlos en su presupuesto, compruebe que  la entidad que los otorga  los haya

presupuestado.

Si  provienen  de recursos  del  Fondo  de  Desarrollo  Social  y  AsignacionesFamiliares en ningún caso se podrán destinar a financiar gastos administrativos,

sino exclusivamente al pago de  los programas y servicios, según lo establecido

en el artículo 17 de Ley Nº 5662.

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Capítulo 2 –De los egresos

1. De acuerdo con  lo establecido en el  artículo 180 de  la Constitución Política,  el

presupuesto  constituye  el  límite  de  acción  de  la  institución  para  el  uso  y

disposición de los recursos públicos.  Por otra parte el artículo 72 de la Ley de la

Administración  Financiera  de  la  República  dispone: “...ninguna  instituciónpodrá  realizar  gastos  que  no  estén  contemplados  en  sus  presupuestos”.

Por  lo anterior no podrán adquirir obligaciones y compromisos que excedan  las

sumas autorizadas en el presupuesto, ni variar el  límite de dichos gastos sin  la

previa  aprobación  de  esta  Contraloría  General,  según  lo  establece  la

constitución.

2. De conformidad con lo dispuesto en el voto Nº 3285 de la Sala Constitucional, es

responsabilidad  de  la  administración  verificar  la  correcta  aplicación  de  los

beneficios  que  se  originaron  en laudos  arbitrales,  los  cuales  deberán  estar

plenamente justificados como derechos adquiridos.

3. Las instituciones que estén bajo el régimen del Servicio Civil deben seguir  los

trámites establecidos por  la Dirección General del Servicio Civil; por  lo  tanto no

se  podrán  crear  plazas,  ni  hacer  aumentos  generales,  revaloraciones,

reasignaciones  y  reclasificaciones  que  no  estén  debidamente  autorizados  por

esa Dirección.

4. En concordancia con las facultades que le confiere a esta Contraloría General, el

artículo  19  de  su  Ley  Orgánica,  Nº  7428,  se  ha  autorizado  para  que  las

instituciones  incluyan  en  sus  presupuestos,  en  las  subpartidas  de  gastos

respectivas,  una suma  estimada  para  el  eventual  aumento  general  desalarios del primero y del segundo semestre o posibles reasignaciones, en las

siguientes condiciones:

a) Las  instituciones  que  se  rigen  por  los  lineamientos  de  la  AutoridadPresupuestaria y las que están bajo el régimen  del Servicio Civil en el

momento  en  que  se  dicten  las  resoluciones  que  dispongan  el aumento

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general  de  salarios  o  las  reasignaciones,  estos se  pueden  hacer

efectivos  sin  que  para  ello  se  requiera  la  remisión  de  una  modificación

externa o presupuesto extraordinario a esta Contraloría General.

b)  Las  instituciones  que no  se  rigen  por  los  lineamientos  de  la  Autoridad

Presupuestaria  ni  están  bajo  el  régimen  del  Servicio  Civil  en  el  momento

que el  órgano competente dicte  la  (s)  resolución  (es)  que disponga  (n) el

aumento general de salarios o las reasignaciones deberán remitir para elprimer caso, a esta Contraloría General, un oficio con  las  justificaciones

pertinentes,  en  el  que  se  solicite  nuestra  autorización  para  utilizar  la

provisión.

c)  Tanto  para  las  situaciones  expuestas  en  los  incisos  a)  y  b),  las

reasignaciones  que  se  deban  hacer,  producto  de reestructuracionesinstitucionales, deben someterse  a estudio  de  esta  Oficina, mediante un

documento  presupuestario.    Se  deberá  proceder  igual  en  los  casos  de

reasignación de los puestos del nivel gerencial y de confianza.

d)  A  fin  de  que  este  despacho  cuente  con  los  detalles  de  puestos

(denominados  “Relación  de  puestos”),  debidamente  actualizados,  cada

entidad deberá  remitir esos detalles en el mes en que se haga efectivo el

aumento general, con las explicaciones correspondientes, los cuales deben

contener desglose  de  los  salarios  gerenciales,  en  los  diferentes

conceptos  que  los  componen.    En  el  caso  de  reasignaciones,  deberá

actualizarse  la  relación  de  puestos  y enviarla  con  el  informe  de  ejecución

presupuestaria de junio y la liquidación al 31 de diciembre, también con las

explicaciones  respectivas.    En  ambos  casos  acompañados  con  el  (los)

acuerdo  (s)  respectivo  (s)  de  la Junta  Directiva,  u  órgano  que

corresponda.

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Esta  Oficina se  reserva el  derecho de no aceptar  la  incorporación  de  la provisión en

cuestión o de solicitar su eliminación, si se comprueba su uso indebido.  Además, de

conformidad con sus facultades de fiscalización superior y a tenor de lo dispuesto en el

Capítulo V (“De las sanciones y de las responsabilidades”) de su Ley Orgánica, hará las

verificaciones del caso, en el momento que  lo estime pertinente.  Si  fuera procedente

recomendará  al  órgano  o  autoridad  administrativa  competente,  la  aplicación  de  la

sanción correspondiente, de acuerdo con el mérito del caso.

5. En  la  primera  modificación  presupuestaria  o  presupuesto  extraordinario,  se

deberá  incluir  el  suficiente  contenido  económico  que  permita  hacer  frente  a

cualquier aumento o ajuste salarial aprobado por la Contraloría General, en elejercicio  económico  inmediato  anterior  y  que  no  fue  incluido  en  el

presupuesto ordinario.

6. En cuanto al  aumento de  la jornada de  trabajo,  se considera que  la  fecha de

vigencia debe ser la de aprobación por parte de esta Contraloría General, dado

que esos casos no involucran sólo el contenido presupuestario, sino también el

cambio en la relación de puestos.

En  torno  a  este  punto,  debe  considerarse  lo  expuesto  por  nuestra  Dirección

General de Asuntos Jurídicos en oficio Nº 499/93, donde manifestó:

“...no  podemos obviar el  hecho de que  la  adopción  de  una  medida de

esta  naturaleza  podría  significar,  para  la  institución  un  fuerte  egreso,

amén del  deber de cumplir  con el  procedimiento  correspondiente.   Por

otra parte, pese a que la entidad pudiera tener  la expectativa de contar

con los recursos necesarios para tal fin,  lo cierto es que el aumento de

jornada  sólo  podría  llevarse  a  cabo  si  la  institución  cuenta  con  el

correspondiente  proyecto  o  modificación  de  presupuesto  debidamente

aprobado,  pues  lo  contrario  sería  asumir  una  obligación  sin  el

correspondiente sustento económico”.

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Del texto transcrito se desprende que, en efecto, una medida de esta naturaleza

entraría  a  regir  luego  de  la  aprobación  del  presupuesto  o  modificación  que  le

otorgue sustento económico al cambio de jornada.   Lo anterior, sin olvidar que

una  reforma  como  esta  –entre  otras  cosas­  exige  un  absoluto  respeto  a  los

derechos de los servidores.

Debe recordarse, además, que no procede pagar beneficios salariales porincrementos  en  la  jornada de  trabajo  en  puestos  de  nivel  gerencial  y  deconfianza.

7. Sobre  las plazas  vacantes  deberá  observarse  lo  establecido  en  los

“Lineamientos generales de política salarial y empleo”, emitidos por la Autoridad

Presupuestaria, y en la Ley Nº 6955 y sus reformas (ver Ley Nº 7560 publicada

en La Gaceta 215, Alcance 50 del 13 de noviembre de 1995).

8. Sobre plazas nuevas se recuerda:

a.  Deben crearse por medio de un documento presupuestario que debe venir

para aprobación de esta Contraloría General.

b.  Cuando se incorporen plazas nuevas en documentos presupuestarios, debe

aportarse  la autorización  de  la  Autoridad  Presupuestaria,  según  lo

establecido en el artículo Nº 80 de  la Ley Nº 7097, y la  justificación de su

creación  en  función  de  la  prestación  de  nuevos  programas  o  servicios  o

ampliación de los existentes.

c.  La vigencia  de  las  plazas  nuevas,  será  a  partir  de  la  fecha del  oficio  de

aprobación de esta Contraloría General, del documento presupuestario que

las  incorpora, de conformidad con lo expuesto por  la Dirección General de

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Asuntos Jurídicos de esta Contraloría General en oficio Nº 499 del 14   de

enero de 1993.

d.  Lo  anterior  es  aplicable  para  lo  que  se  ha  venido  denominando

transformación de plazas.

9. En  lo  que  respecta  a “Servicios  especiales”,  recordamos  que  incluye  las

remuneraciones al personal profesional,  técnico o administrativo, contratado por

un  período,  no  mayor  de  un año,  para  realizar  trabajos  de carácter  especial  o

eventual.

Su remuneración se debe dar de acuerdo con la clasificación y escala de sueldos

básicos del régimen vigente en la institución.

10. La subpartida de “Suplencias”, incluye la remuneración del personal contratado

con  el  propósito  de  sustituir,  temporalmente,  (por  vacaciones,  incapacidades,

licencias, etc.), al titular de un puesto.

11. La subpartida de “jornales ocasionales”, considera  los pagos que se hacen al

personal  no  profesional  ni  técnico  ni  administrativo,    que  eventualmente

presta  servicios  a  la  entidad  en  trabajos  de  tipo  manual.    Los  funcionarios

contratados  bajo  esta  modalidad,  generalmente  no  tienen  considerado  en  su

pago el día de descanso obligatorio, dado que el cálculo se establece tomando

como base las horas o días trabajados o la tarea realizada.

La  relación  laboral  de  quienes  se  contratan  en  forma  ocasional,  no  puede

exceder de los plazos que determinan las leyes existentes.

No  se  podrán  pagar  con  cargo  a  “jornales”,  plazas  que  por  suscaracterísticas  corresponden  a  “sueldos  para  cargos  fijos”  y  “servicios

especiales”.

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12. Para el reconocimiento de anualidades deberá tenerse presente lo siguiente:

a.  Debe  regirse,  en  principio,  por  la  Ley  Nº  6835.    De  lo  contrario,  debe

indicarse, en  los  documentos  presupuestarios  que  incorporan este  tipo de

gastos, el fundamento legal.

b.  Sólo deben reconocerse anualidades que correspondan a años de servicio

en  el sector  público,  inclusive  en  empresas  estatales  constituidas  como

sociedades  anónimas,  según  lo  establecido  en  el  pronunciamiento  Nº

009793  del  16  de  agosto  de  1994  de  la  Dirección  General  de  Asuntos

Jurídicos de esta Contraloría General.

c.  En  caso  de  traslado  de  funcionarios  dentro  del  sector  público,  se  debe

tomar en cuenta   que el cálculo de anualidades se hará con la escala que

rige en la entidad a la cual se traslada el funcionario.

13. En  lo  que  se  refiere  a  los  conceptos  salariales: “prohibición”,  “dedicaciónexclusiva”, “carrera profesional”, “incentivo por cómputo”, se debe observar

lo siguiente:

a.  La “prohibición”  se podrá pagar sólo en  las  instituciones  y en  los casos

que están autorizados en la Ley Nº 5867 y sus reformas u alguna otra  ley

que así lo establezca.

b.  La “dedicación exclusiva” es un concepto excluyente de la “prohibición” y

sólo  se  puede  pagar  si  se  cumple  con  lo  dispuesto  por  la  Autoridad

Presupuestaria en el Decreto que regula ese beneficio.

c.  La “carrera profesional”, se podrá pagar si se cumple con lo dispuesto por

la Autoridad Presupuestaria en el Decreto que regula ese beneficio.

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d.  El “incentivo por cómputo”, según el  artículo 41 de  la Ley Nº 7097 y  lo

establecido  por  la  Autoridad  Presupuestaria  en  la  sesión  Nº  21­92,  se

establece en un 25% sobre el salario base, aplicable, en forma exclusiva, a

los puestos de la serie técnico con especialidad en cómputo.  Es excluyente

de la “prohibición” y  “dedicación exclusiva”.

14. Incentivos  médicos  y  estatuto  de  servicios  de  enfermería  (leyes  6836  y7085).

El pago correcto de estos  incentivos es  responsabilidad de  la administración,  la

cual  deberá  velar,  en  el  caso  de  los  profesionales  en  ciencias  médicas  y

enfermeras  de  empresa,  para  que  los  incentivos  que  se  paguen  sean

concordantes con las labores realizadas en la institución.

15. En las instituciones donde se pague el incentivo por concepto de disponibilidadse recuerda:

a)  A  quienes se  les otorgue ese  incentivo  deben ser  funcionarios  técnicos  o

especializados,  personas insustituibles  por  sus  conocimientos  y

experiencia,  sin  cuyo  auxilio  en  un  determinado  momento,  no  se  puede

seguir el curso del trabajo institucional.

b)  La  persona  puede  ser  requerida  en  cualquier  momento,  abarca  las 24horas del día (oficios C­015­87 y C­077­87 de la Procuraduría General de

la República).

c)  El pago por  disponibilidad debe otorgarse en forma restrictiva, para lo que

debe considerar el encargado de otorgarla en cada caso, los parámetroslegales y los límites de la discrecionalidad.

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d)  La  “disponibilidad”    no  debe  entenderse  como  un  recurso  de  “reajuste

salarial”.

e)  Al  no  existir  motivo  para  que  la  persona  que  ocupa  determinado  puesto

deba prestar el servicio dentro de los supuestos de la disponibilidad laboral,

no puede justificarse esa retribución económica.

f)  Ningún  funcionario  podrá  alegar  derecho  adquirido  por  la  compensación

que  se  le  haya  pagado  (disponibilidad)  si  se  acuerda  trasladarlo  a  otras

funciones  que  no  amerita  el  reconocimiento  por  disponibilidad  o  por

cualquier otra razón justificable que amerita suprimir la disponibilidad.

16. Los  gastos  en  la  subpartida “horas  extras”  se  regirán  por  las  siguientes

disposiciones:

a)  No podrá pagarse a quienes ocupen puestos de confianza o jefatura, salvo

después de una jornada de doce horas.

b)  La autorización para  trabajar  jornada adicional,  debe emanar  del  superior

jerárquico, preferentemente por escrito.

c)  Su  pago no puede convertirse en práctica  ordinaria,  y  sólo  se permite  en

casos debidamente justificados.  La calificación sobre su necesidad, la hará

la propia administración, bajo su exclusiva responsabilidad.

d)  Debe observarse la regulación existente en los “Lineamientos generales de

política salarial y empleo”, emitidos por la Autoridad Presupuestaria.

e)  En los organismos de la administración central se requiere la autorización

de la Comisión de Recursos Humanos para los casos en que proceda el

trabajo en tiempo extraordinario.

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17. Según  lo dispuesto en la Ley Nº 7641, reformada por Ley Nº 7805, no puedencompensarse las vacaciones, excepto en jornales ocasionales o a destajo.  Por

lo  tanto,  la  administración  será  responsable  de  velar  por  su  cumplimiento.

(Modificado  mediante  circulares  6149  y  12743,  del  22  de  junio  de  2000  y  28  de

noviembre de 2000, respectivamente).

18. Se le pagará zonaje a aquel funcionario que para el desempeño de sus labores

deba  trasladarse en  forma permanente a un  lugar distinto de su domicilio  legal,

para residir en otro alejado de su circunscripción territorial, donde se presentarían

las características de residencia habitual y permanente, pero sin  la  intención de

fijar  allí  “su  principal  establecimiento”.    La  residencia  en  el  nuevo  lugar  no  es

voluntaria, puesto que el sujeto no escoge su traslado, sino que se ve obligado a

ello para el mejor desempeño de su trabajo.

Para  mayor  información debe consultarse el  decreto  Nº  90­S.C.: “Reglamentopara  el  pago  de  zonaje  a  los  servidores  de  la  Administración  Pública”,

dirigido al Poder Ejecutivo e instituciones semiautónomas.

19. Dietas:  Instituciones autónomas y semiautónomas.

a)  Para  el  pago  de dietas  a  los  miembros  de  las  Juntas  Directivas  de  las

instituciones autónomas  (excepto bancos) y semiautónomas, debe ser

considerado lo expuesto en el artículo 60 de la Ley Nº 7138.

Con la modificación presupuestaria donde se incorpore este tipo de gastos

debe aportarse nota del Banco Central de Costa Rica, en la que se señale

la variación en el índice de inflación del año anterior.

Los entes  que no  son autónomos  ni  semiautónomos,  deberán  regirse

por lo que estipulen sus leyes orgánicas y otras leyes especiales.

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Para el caso de las empresas constituidas como sociedades anónimas, se

debe tener presente lo que por este concepto reciben las Juntas Directivas

de las demás instituciones del Estado.

20. Consultorías y honorarios:   La contratación administrativa de servicios, por su

naturaleza  y  fines, debe estar  referida a un objeto  que no  implique  relación de

subordinación  jurídica  laboral.    De  este  modo,  por  la  vía  de  la  contratación

administrativa no es procedente que se  lleven a cabo contrataciones para suplir

necesidades en el  campo de  los  servicios  profesionales, que sean continuas  y

permanentes, ya que necesidades de este tipo corresponde atenderlas mediante

el establecimiento de una relación jurídica laboral o, más precisamente, mediante

una relación de empleo público.

Así, la contratación administrativa de servicios profesionales se concibe como el

medio legal  idóneo para atender necesidades ocasionales, que estén referidas

a  un  objeto  específico.    En  este  sentido,  tampoco  podemos  admitir

fraccionamientos  de  contrataciones  que  por  su  propia  naturaleza  o  prestación

pudieran  haberse  promovido  mediante  un  solo  procedimiento;  esto  es,  en

contratos efectuados por “etapas” que bien pudieran haber  sido contratadas en

un  solo  momento,  fraccionadas  con  el  único  fin  de  evadir  el  procedimiento  de

contratación  que  corresponda.    Es  oportuno  hacer  aquí  una  reflexión  sobre  el

deber  de  planeamiento  y  de  fijar  objetivos  de  trabajo  institucionales,  para

establecer  así  los  ámbitos  concretos  de  acción  de  cada  unidad  administrativa.

Así, lo visto como trabajos independientes –que tienden todos a lograr el mismo

fin  último­  deberían  estar  siendo  visualizados  como  objetivos  particulares  y

concretos de una única misión.

La contratación administrativa  no puede prestarse para el “fraude  laboral”,  esto

es, como un mecanismo que encubra una relación de empleo público.  Insistimos

que su objeto contractual debe ser específico, esto es, referirse a una necesidad

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administrativa  puntual,  susceptible  de  ser  verificada  en  el  cumplimiento  de  las

obligaciones  y  derechos  asumidos  previamente.    En  cuanto  a  su  fase  de

preparación,  selección  y  adjudicación  se  deben  de seguir  los procedimientos  y

normas  que  al  efecto  prevé  la  Ley  de  Contratación  Administrativa  y  el

Reglamento General.

En el caso particular de la contratación de asesores de los niveles institucionales

superiores, éstos  tienen un  régimen de nombramiento,  remuneración  y número

de plazas, especialmente previsto en el Decreto Ejecutivo Nº 20183­H publicado

en La Gaceta Nº 17 de 24 de enero de 1991 (Reglamento para la determinación

de puestos de confianza del Sector Público Descentralizado), por  lo que por vía

de  contratación  administrativa    resulta  absolutamente  improcedente  que  se

amplíe  su  número,  no  sólo  porque  resulta  incompatible  con  el  régimen  de

contratación  administrativa,  sino  porque  por  esta  vía,  las  administraciones

públicas  están  inhibidas  de  exceder  el  número  de  “asesores”  o  “consultores”

(como se le denomina en este caso sometido a examen) que expresamente tiene

previsto el Decreto Ejecutivo citado.

Este  Despacho  estima  conveniente  llamar  la  atención  del  órgano  interno  de

control, así como de  la asesoría  legal de cada  institución, para que cuando  los

contratos  de  servicios  estén  referidos  a  “asesorías”  o  contratos  de  servicios

profesionales, tengan especial cuidado en revisar que el objeto sea susceptible

de  ser  contratado  administrativamente,  en  razón  de  su  especialidad,

verificabilidad de sus resultados y razonabilidad del precio pagado.

En estos casos, cabe señalar que deberán seguirse las normas que informan  la

materia  en  la  fase  de  preparación,  selección  y  adjudicación  del  contrato,

previstas en la Ley de Contratación Administrativa y el Reglamento General.

21. En  lo  que  respecta  a  la  utilización  de  las  figuras “leasing  operativo  o

financiero” y las demás formas abiertas a que se refiere el artículo 55 de la Ley

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Nº 7494, Ley de la contratación administrativa y el artículo 66 de su reglamento,

deben tener presente  lo dispuesto por  la Sala Constitucional en su voto Nº 998­

98 del 16 de  febrero de 1998,  referente a  la existencia de un decreto ejecutivo

donde se autorice a  las instituciones la utilización de esas figuras.

22. En  las  instituciones  donde se esté  aplicando  la  Ley  Nº  7668  (publicada  en La

Gaceta Nº 84 del 5 de  mayo de 1997), en  la cual se  faculta  a  los órganos  del

Estado,  las  instituciones  públicas  descentralizadas,  autónomas  y

semiautónomas,  las  empresas  públicas  del  Estado  y  las  municipalidades  a

transferir,  mediante actos de concesión  o de contratación administrativa de

conformidad con  la  ley, la prestación de servicios y actividades auxiliares a

favor  de  las  siguientes  organizaciones  sociales: asociaciones  de  desarrollocomunal, cooperativas, asociaciones, fundaciones y sociedades anónimas

laborales, se debe considerar lo siguiente:

a)  Esta  transferencia  no  perjudicará  el  obligado  control  y  la  regulación de  la

actividad  transferida,  para  proteger  el  interés  público  y  el  ejercicio  de

potestades  de  imperio  y  las  atribuciones  de  la  administración,  que  son

indelegables,  imprescriptibles  e  irrenunciables.    Los superiores  jerárquicos

deberán  definir  cuales  actividades  y  servicios  son  auxiliares  y  cuales

fundamentales  para  el  quehacer  institucional,  de  conformidad  con  el

reglamento que se dictarán para tal efecto.

b)  En  ningún  caso,  podrán  transferirse  los  bienes  de  dominio  público,  en

particular  los  referidos en el  inciso 14) del  artículo  121  de  la Constitución

Política.    Tampoco  podrá  contratarse  la  prestación  de  servicios  y

actividades  en  los  que el estado  y  las  instituciones ejerzan potestades de

imperio o de naturaleza regulatoria, las cuales no podrán ser delegadas.

c)  Las Juntas Directivas de  las  instituciones deberán definir previa consulta

con la Contraloría General de la República, cuáles actividades o servicios

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son  auxiliares  y  cuáles  sustanciales  o  fundamentales  del  quehacer

institucional.

d)  Las sumas necesarias  para  el  pago  de servicios  contratados deberán ser

presupuestados por  las administraciones  interesadas, bajo el  rubro “Pagode Servicios Sociedades Anónimas Laborales”.

e)  La  Administración  titular  del  servicio  contratado  deberá  efectuar,

periódicamente, auditorías sobre el grado de cumplimiento de contrato.

f)  Cada  institución  o  ente  público  deberá  publicar  su  definición  tanto  de

actividades y servicios auxiliares, como de los sustanciales, en La Gaceta y

en los periódicos de circulación nacional.

23. Respecto de los gastos de “información y publicidad por radio y televisión”,

se recuerda que:

a)  De conformidad con lo establecido en el artículo 1º de  la Ley Nº 4325,  las

instituciones  autónomas  y  semiautónomas  del  Estado,  el  Gobierno  de  la

República y todas las entidades que reciban subvención del Estado, están

obligados a presupuestar dentro de ese rubro, al menos un 30% de la suma

total  que éste  representa,  para  patrocinar programas en vivo,  grabados  o

filmados, artísticos, culturales e informativos de producción nacional.

Dicha norma constriñe a las citadas instituciones a que durante un período

fiscal  determinado, de  la  suma  total  ejecutada, al menos un 30% se  haya

dirigido a patrocinar programas producidos en nuestro país.

b)  Tales gastos  deben  reflejarse  presupuestariamente en  forma separada de

los gastos de información y publicidad que se hagan por otros medios.

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c)  Deben detallarse en los informes de ejecución presupuestaria.

d)  Mayores detalles sobre ese particular pueden consultarse en la circular Nº552­OD­74 del 16 de octubre de 1974.

24. La asignación de tarjetas  de  crédito  a  funcionarios  y  servidores  de  alto  nivel,

con el fin de que éstos –en representación del Organismo Estatal de que se trate

y con cargo a su presupuesto­  efectúen pagos  (tanto en el  interior  como en el

exterior del país) por concepto de gastos de representación, recepción, atención

de visitas oficiales, y en general por cualquier otro concepto, no procede sin eldebido  sustento  jurídico  que  la  respalde,  toda  vez  que  se  viola  con  ello  el

Principio  de  Legalidad  que  recoge  el  artículo  11  de  la  Ley  General  de  la

Administración Pública.

Por otra parte, estimamos que el uso de las tarjetas de crédito –en la forma y para los

fines  indicados  arriba­  resulta  improcedente,  pues,  si  lo  que  se  busca  con  ello  es

efectuar  pagos  sobre  determinados  gastos,  debe  tenerse  presente  que  las  referidas

tarjetas no constituyen un medio de pago (vid. Artículos 4 y 9 de la Ley de la Moneda),

sino  más  bien  un sistema  de  crédito  cuya  esencia  consiste  en financiar  al

“tarjetahabiente” la compra de bienes y servicios hasta donde alcance la línea de crédito

que se ha abierto  en su  favor, por  lo cual se exige, para minimizar  los  riesgos de un

eventual  crédito  insoluto,  el  otorgamiento  de  garantías  como  por  ejemplo:  letras  de

cambio, prendas, fiadores, etc.

Además, en cuanto a  los pagos,  los mismos no se  limitan exclusivamente a satisfacer

las  deudas  por  concepto  de gastos  de  representación  o  atención  de visitas  oficiales,

pues  en  ellos  se  incluyen  conceptos  tales  como  intereses,  comisiones,  derechos  por

renovación de  tarjetas,  etc.;  todo  lo  cual  rebaza  abiertamente  el  propio marco  de  los

gastos públicos que se pretenden cubrir con este sistema.

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En  nuestro  criterio,  el  uso  de  “tarjetas  de  crédito  institucionales”,  dificulta  el  control

oportuno de los gastos, se presta para cometer abusos, no evita que el funcionario se

exceda de la suma para él autorizada y pone en riesgo los recursos públicos en caso de

robo o pérdida de la tarjeta.

25. En  lo  que  respecta  a  los gastos  de  viaje  y  de  transporte  para  funcionarios

públicos, debe atenderse el  reglamento  respectivo,  emitido por esta Contraloría

General y publicado  en el Diario Oficial “La Gaceta”.

26. El pago de “kilometraje” se podrá realizar siempre y cuando se cumpla con  lo

que  dispone  –al  respecto­  el  artículo  79.8  del  Reglamento  General  de

Contratación Administrativa (decreto Nº 25038­H).   De  igual manera se deberán

respetar los montos fijados, para esos efectos, por esta Contraloría General.

27. Gastos de representación:

a)  Deben  corresponder  a  erogaciones  ocasionales  en  que  incurren  ciertos

funcionarios,  autorizados  para  realizarlas,  con  motivo  de atenciones  decarácter  oficial  que  le  dispensen  a  personas  o  entidades  ajenas  a  la

institución.  Por lo tanto quedan excluidas todas aquellas atenciones en que

incurran los funcionarios en su carácter personal.

b)  No  se  pueden  asignar  como  sumas  fijas,  sino  que deben  liquidarse  o

girarse contra presentación de los respectivos justificantes.

c)  Debe observarse  lo que al  respecto dispone el “Reglamento de gastos de

viaje  y de  transporte para funcionarios públicos”, cuando se trate del pago

de gastos de representación fuera del país.

d)  Debe existir un reglamento para el buen uso de esta subpartida.

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27

e)  Debe clasificarse dentro de la partida “servicios no personales”, subpartida

“gastos de representación”.

28. Pólizas de fidelidad:

Con  el  fin  de  que  se  tomen  las  previsiones  del  caso  se  recuerda  que   deacuerdo con el artículo 9º de  la Ley de  la Administración Financiera de  laRepública,  todo  funcionario  o  empleado  que  tenga  a  cargo  la  recaudación,

administración o custodia de fondos o bienes fiscales, deberá rendir garantía afavor de  la  Hacienda Pública,  para asegurar el  correcto  cumplimiento  de sus

deberes  u  obligaciones.    Esto significa  que se  impone  a  estos  funcionarios  un

deber  para  ejercer  el  cargo,  que  deben  atender  personalmente  con  su

patrimonio, sin que sea posible trasladarlo a la entidad que los contrató.  Así, el

funcionario  o  empleado  que  maneje  fondos  o  bienes  públicos  agrega  a  sus

deberes  personales,  el  cumplimiento  del  precepto  del  artículo  9º  arriba

comentado.

Dispone este artículo, además,  que ningún funcionario o empleado podrá entrar

al desempeño de su cargo, sin dar previamente cumplimiento a esta obligación.

Sin  embargo,  ha  sido  criterio  de  esta  Contraloría  que  entratándose  de

funcionarios ad­honorem, cajeros, cobradores y funcionarios que manejen

fondos  de  caja  chica,  puede  la  institución  como  caso  absolutamente

excepcional,  cubrirles  con  sus  fondos  el  monto  de  la  póliza  que  garantice  su

gestión.

Ha sido criterio reiterado de esta Contraloría, que dada la naturaleza y fines que

persigue  la  garantía  en  comentario,  se  puede  tomar  una Póliza  Colectiva  deFidelidad,  en  tanto  se  adopten  –como  requisito  sine  qua  non­  las  medidas

necesarias  a  efecto  de  que  aquellos  funcionarios  obligados  a  caucionar

personalmente su gestión, reintegren al erario institucional,  la parte proporcional

del valor de la póliza que se adquiera –ver oficios 1037 y 10156 de fechas 23 de

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28

enero de 1990, 3 de octubre de 1985 de nuestra Dirección General de Asuntos

Jurídicos­.

29. En relación con los gastos para uniformes, se recuerda:

a)  Que la necesidad de dotar de uniforme a  los servidores públicos depende

esencialmente  de  las  labores  que  éstos  desempeñan  y  siempre  que  las

necesidades del  servicio  así  lo  requieran  (artículo 9º  Ley  de  salario de  la

administración  pública).    De  tal  manera  que  el  uso  de  esa  indumentaria

debe responder a una evidente necesidad del servicio que se presta, más

que a criterios de índole económica tales como el ahorro o beneficio directo

del trabajador.

b)  La asignación de uniforme no puede considerarse como salario en especie.

c)  Es criterio de esta Contraloría General que el uso de uniforme está, en los

casos  que  luego  se  citan,  plenamente  justificado,  aún  en  ausencia  de

disposición  convencional  o  reglamentaria  expresa  que  así  lo  indique:

choferes, conserjes, policías de tránsito, rurales y civiles.

En otros casos, procede cuando de las labores que deba cumplir el servidor

se  imponga  la  utilización  del  uniforme  como  medio  indispensable  para  la

obtención del fin propuesto.

d)  Cualquier entidad que pretenda ejecutar gastos por concepto de uniformes,

debe contar con la aprobación de esta Contraloría General, para lo cual se

requiere de un detalle donde se indique el tipo de personal beneficiado y las

razones consideradas por la institución para concederlo.

30. Sobre las inversiones deben tener en cuenta lo siguiente:

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29

a)  Cumplir con lo establecido en la Ley Nº 5525, especialmente en el artículo

9º.

b)  Para  las  empresas constituidas  como  sociedades  anónimas el  decreto Nº

7927­H.

c)  Lo que señale la Autoridad Presupuestaria en las directrices.

d)  Con  respecto  a  la construcción  de  edificios  públicos,    se  recuerda  la

obligación  de observar  lo que establece el  artículo  7º  de  la Ley Nº 6750.

Asimismo, con base en dicha  ley y su  reglamento  (Decreto Nº 18215­C­H

del  23  de  junio  de  1988),  se  debe  incluir  en  el  presupuesto  el  respectivo

porcentaje para la adquisición de obras de arte.

e)  En  las obras  por  contrato  se  debe  considerar  su  avance  a  efecto  de

establecer el compromiso presupuestario.

f)  Sobre los Fideicomisos, ha sido criterio reiterado de esta Contraloría que –

por  regla  de  principio­  se  requiere  de autorización  expresa  de  ley  para

que una entidad pública concerte un contrato de fideicomiso; y sólo por vía

de excepción,  resultaría factible permitir que una institución pública  lleve a

cabo  un  negocio  de  esa  naturaleza,  siempre  y  cuando  la  contratación

resulte  estrictamente  compatible  con  su  campo  de  acción,  se  presente

como necesaria o  idónea para satisfacer un fin público y no se utilice para

delegar competencias propias de la entidad –ver oficio DAJ­1260, del 18 de

junio de 1998, de nuestra Dirección General de Asuntos Jurídicos­.

Previo  a  la  concertación  de  un  contrato  de  fideicomiso,  se  requiere  su

incorporación  en  el  presupuesto  de  la  institución  y  la  aprobación  de  esta

Contraloría General.

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30

g)  Cuando  se  presupueste  la  subpartida  por  concepto  de Equipo  de

Cómputo,  se  debe  remitir  su  justificación  acompañada  de  un planinformático.

31. Para  la  ejecución  de aportes  a  organismos  públicos  y  privados,  la  entidad

donante debe considerar lo siguiente:

a)  Que  la  Contraloría  General  de  la  República  haya  aprobado  el  aporte  por

medio  del  documento  presupuestario  respectivo,  para  lo  que  debe

suministrar la base legal que la autoriza a realizar ese gasto.

b)  La entidad beneficiaria debe contar con personalidad jurídica.

c)  La  institución  que  transfiera  fondos  públicos  se  encuentra  obligada  a

implementar  los  mecanismos  de  control  necesarios  y  suficientes  para

verificar la correcta utilización de los recursos que transfiere, con la facultad

no solo de solicitar informes y exigir  las liquidaciones respectivas sobre las

sumas  giradas,  sino  también  de  responder  o  revocar  las  transferencias,

cuando  se  compruebe  que  los  receptores  se  han  apartado  de  los  fines

asignados, tal y como lo dispone el párrafo primero del numeral 7 de la Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República.

d)  Si  el aporte  es en  especie  se  debe  cumplir,  obligatoriamente,  con  lo

señalado en los incisos anteriores, y particularmente,  tratándose de bienes

en desuso,  es  importante  indicar  que  mediante  la Ley Nº 6106  del 27 de

enero de 1978, se reguló la distribución (donación) de bienes confiscados o

comisados por las autoridades, estableciendo la posibilidad de donarlos, en

forma equitativa, a centros o instituciones de educación, de beneficencia, o

a otras dependencias del Estado, que los necesiten para  la  realización de

sus  fines,  (artículo  1º),  siguiendo  los mecanismos  que  en  dicha

normativa se establecen.  En lo que nos interesa dispone esta  ley, en su

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31

artículo 1, inciso d), que “el mobiliario, equipo de oficina y otros objetos que

no sean ocupados por las instituciones autónomas y semiautónomas serán

igualmente  donados  por  intermedio  de  la  Proveeduría  Nacional  a  las

entidades  antes supracitadas, de donde que este Organo Contralor estima

jurídicamente factible esa institución, a la luz de lo expuesto, se desprenda

de aquellos bienes muebles que tengan las características contempladas en

la  ley  de  comentario,  es  decir,  que  sean  mobiliario,  equipo  de  oficina  o

similares que se encuentren en desuso para ofrecerlos a otras entidades a

través de la Proveeduría  Nacional la que al amparo de lo establecido en el

artículo 2º de la ley de referencia y en el Decreto Nº 11568­H, publicado en

La Gaceta Nº 110 del 11 de junio de 1980 realizara la donación respectiva

dando preferencia a las instituciones y dependencias que más lo necesiten

y a las más lejanas del país.

e)  Se  recuerda,  además,  que  para  algunas  instituciones  existen  normas

jurídicas  específicas  que  deben  cumplirse;  tal  es  el  caso  de  ICODER,

FODESUR, FODESAF, Dirección Ejecutora de Proyectos.

32. Prestaciones legales:  Cuando se incluya en los presupuestos la subpartida por

concepto de prestaciones legales, producto de los procesos de movilidad laboral

o de  reestructuración de  la  institución se deberá adjuntar  información donde se

demuestre  que  los  cambios  en  la  planilla  no  afectará  el  cumplimiento  de  los

objetivos y metas institucionales.

33. Las  instituciones  autónomas  deben  incluir  en  sus  presupuestos,  las  sumas

correspondientes  para  cumplir  con  el  aporte  al  Gobierno  Central,  denominado

“Cuota organismos internacionales”, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Nº

3418,  y  sin  perjuicio  de  lo  que  resuelva  la  Sala  Constitucional,  sobre  acción

interpuesta a esa ley.

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32

34. A  las subpartidas “fondos sin asignación presupuestaria” y “provisión para

aumentos salariales”, no se le podrán cargar gastos.  Su utilización está sujeta

al trámite de modificación externa ante esta Contraloría General.

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33

Capítulo 3 –Normas de tipo general.

1. Sobre la presentación y ejecución del presupuesto ordinario se les recuerda

lo siguiente:

a)  Cumplir con lo establecido en las circulares que se detalla a continuación:

5826:    Para  las  instituciones  públicas  de  servicio,  financieras  y  no

financieras.

5827:    Para  las  empresas  del  Estado,  constituidas  como  sociedades

anónimas.

b)  Lo establecido en el “Manual de normas técnicas sobre presupuesto...”, al

respecto.

c)  No  deben  concentrarse  en  un  solo  programa  (subprograma  o  actividad),

asignaciones de gastos que deben  y pueden ser distribuidos.  Atendiendo a

este principio,  tampoco podrán cargarse a partidas aprobadas, gastos que

no  sean  los  propios  de  cada  programa  (subprograma  o  actividad),  salvo

casos debidamente autorizados.

2. Sobre  las  modificaciones  al  presupuesto  ordinario  y  los  presupuestosextraordinarios se debe cumplir con lo siguiente:

a)  Utilizarse con criterios de racionalidad administrativa.

b)  La  fecha  límite para presentarlos a esta Oficina es el  30 de setiembre de

cada año, mes en el cual solo se recibirá un documento.

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34

c)  Ajustarse  a  las  disposiciones  contenidas  en  la  circular  Nº  14919

“Disposiciones  sobre  presentación  de  presupuestos  ordinarios,

extraordinarios y modificaciones”.

d)  Contener  información  sobre  la  incidencia  que  el  documento  tendrá  en  el

cumplimiento  de  los  objetivos  y  las  metas  considerados  en  el  plan  de

trabajo o en el plan anual operativo.

3. En todas las etapas del proceso presupuestario deben tener presente el “Manualde  normas  técnicas  sobre  presupuesto...”,  así  como  las  indicaciones  que

sobre el particular se formulen por diferentes medios.

4. La  Contraloría  General devolverá  sin  el  trámite  respectivo,  los  documentos

presupuestarios que no cumplan con  los requisitos legales, de acuerdo con  lo

comunicado en diferentes circulares.

5. La Administración deberá cumplir, según sea el caso, con:

a)  Los lineamientos generales de política presupuestaria;

b)  Los lineamientos de política salarial y empleo; y

c)  Los lineamientos específicos de política presupuestaria.

Todos dictados por la Autoridad Presupuestaria, de acuerdo con lo dispuesto

en la Ley Nº 6821.

Si  en  el  presupuesto  ordinario,  presupuestos  extraordinarios  o  en  sus

modificaciones  se  incumple  alguno  de  ellos,  la  entidad  deberá  obtener  la

anuencia  de  la  Autoridad  Presupuestaria  e  informará  a  esta  Contraloría  lo

correspondiente.  De lo contrario, se tendrán que realizar los ajustes respectivos.

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6. La condición de suspenso de  un ingreso y un gasto o ambos, se regirá por lo

siguiente:

a)  Solamente  podrá  darse  en    los  presupuestos  ordinarios,  de  conformidad

con disposiciones legales vigentes.

b)  Se  dejará  sin  efecto  hasta  que  la  Administración  nos  amplíe  o  remita  la

información necesaria y  requisitos pertinentes solicitados y este Despacho

se pronuncie al respecto.

c)  La  Contraloría  General  comunicará  mediante  nota  si  se  autoriza  o  no  el

ingreso o gasto respectivo.

d)  Transcurrido  el  plazo  indicado  en  la  nota  de  remisión  del  documento

presupuestario,  para  cumplir  con  lo  que  originó  el  suspenso,  esta

Contraloría General resolverá lo que corresponda.

e)  Si  por  alguna  situación  especial  un  ingreso  o  gasto  se  mantiene  en  esa

condición,  no  se  podrán  efectuar  erogaciones  con  cargo  a  los  conceptos

involucrados en el suspenso.

f)  Los gastos que al 31 de diciembre mantengan la condición de suspenso, se

deben considerar improbados por la Contraloría General.

El  producto  de  lo  anterior  deberá  trasladarse  a  la  subpartida  “Fondos  sin

asignación presupuestaria” y reflejarse, de esa manera, en los informes de

ejecución presupuestaria al 31 de diciembre.

7. De conformidad con lo establecido en el artículo 331 del Título cuarto del Código

de Trabajo  las  instituciones  públicas  deben  incluir  la  asignación  presupuestaria

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suficiente  para  cubrir  las  primas  del  seguro  de  riesgos  profesionales.    De  lo

contrario  esta  Contraloría  podrá  tomar  las  acciones  del  caso  para  que  esa

situación se corrija.

8. De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 77 y 78 de la Ley reguladora de la

jurisdicción contencioso  administrativa  Nº  3667,  referentes  a  los  juicios  que se

establezcan contra las instituciones, recordamos que éstas deberán incluir ensus presupuestos  las  sumas  correspondientes  para  darle contenido a  lasobligaciones  que  se  deriven.   Asimismo,  si  cuentan  con  suficiente  contenido

deben  comunicarnos  las  gestiones  que  se  realicen  para  la  cancelación  y

remitirnos  la  resolución  del  Juzgado  donde  se  hace  el  levantamiento  de  lo

dispuesto en la citada ley.

9. Sobre  la presentación  de  los  informes  de  ejecución  presupuestaria  les

recordamos lo siguiente:

a)  De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de  la Ley Nº 7428, Ley

Orgánica de la Contraloría General de la República, en la circular Nº 1259 y

en la norma Nº 700 del “Manual de normas técnicas sobre presupuesto...”,

la  entidad  debe  remitir  a  más  tardar  el  16  de  febrero  de  cada  año,  los

informes de ejecución presupuestaria (salvo norma  jurídica que establezca

una fecha diferente) y la liquidación presupuestaria al 31 de diciembre, conla correspondiente evaluación de los resultados, especialmente de losprogramas  fundamentales  o  sustantivos.    Lo  anterior,  entre  otros

propósitos, con el fin de presentar a la Asamblea Legislativa el informeque establece el artículo 184  inciso 3) de la Constitución Política y elartículo 32 de la Nº 7428 citada.

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Asimismo,  requerimos  que  ese  organismo  nos  remita  los  estados

financieros al 31 de diciembre.

b)  Son  requisitos  indispensables  para  el  trámite  de  los  documentos

presupuestarios.

c)  Deben ajustarse a lo dispuesto en las siguientes circulares:

1259:  Para instituciones públicas de servicio y no financieras.

7246:  Para empresas públicas financieras.

10. Con  el  fin  de  facilitar  la  consulta  a  las  circulares  que  ha  emitido  la  Dirección

General  de Presupuestos Públicos, se presenta seguidamente un  resumen que

contiene su referencia completa.

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Lista de circulares más importantes remitidas alas entidades sujetas a fiscalización

de la Contraloría General de la República

Nº deCircular

Instituciones a las que se les remitió Fecha Asunto

552­OD­74 Para  todas  las  entidadesDescentralizadas  y  las  que  recibensubvención del Estado.

20­10­74 Comunicar  disposiciones  sobregastos en publicidad e  informaciónpor radio y televisión.

72­CO­80(724)

Instituciones financieras, no financierasy Públicas de servicio.

25­01­80 Instructivo  sobre  modificacionesinternas y externas

4526(194­EP­84)

4527(195­EP­84)

Instituciones  financieras  y  empresasconstituidas como  sociedadesanónimas.

01­06­84 Aspectos que deben tener presenteen  relación  con  los  gastos  derepresentación,  inversiónfinanciera, seguros de tipo general,crédito  interno  y  externo,contrataciones y otros.

4030 Para todas las entidades públicas. 02­05­85 Sobre la aplicación de los interesesgenerados  por  inversionestransitorias  financiadas  conrecursos específicos.

Nº deCircular

Instituciones a las que se les remitió Fecha Asunto

5826

5827

Instituciones  públicas  constituidascomo sociedades anónimas.

Empresas  estructuradas  comosociedades anónimas.

Junio1986

Referente  a  aspectos  de  ordentécnico,  formal  y  legal  que  debenconsiderar  las  empresas  einstituciones  en  la  formulación  desus presupuestos y modificaciones.Contiene  algunos  formularios  parala  remisión  de  la  informaciónmínima  que  requerimos  enaspectos  como  por  ejemplo deudainterna  y  externa  y  origen  yaplicación de recursos.

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7246 Empresas públicas financieras. Julio1987

Circular  sobre  informes  yliquidaciones  para  empresaspúblicas financieras.

9469 Para  entidades  con  presupuestos  deC.O.I.

Agosto1988

Circular  sobre  informes  yliquidaciones.

1259(070­OD­88)

Instituciones públicas. 05­12­88 Circular  de  informes  yliquidaciones.

Nº deCircular

Instituciones a las que se les remitió Fecha Asunto

­­ A todas las entidades públicas exceptolas  que  utilizan  la  modalidad  depresupuesto  de  caja,  operaciones  einversiones.

27­05­91 Circular  con  disposiciones  sobrecompromisos presupuestarios.

14919(185­CO­94)

A todas las entidades públicas. 25­11­94 Disposiciones  sobre  presentaciónde  presupuestos  ordinarios,extraordinarios y modificaciones.

5644 Asociaciones/Fundaciones/Cooperati­vas/Organismos privados.

13­05­97 Regulaciones a los entes privados,que tienen asignados aportes en elpresupuesto nacional...

8034(181­DGPP)

Todas las instituciones. 04­07­97 Se  recuerdan  una  serie  deaspectos  relacionados  con  elproceso  plan­presupuesto,  quedeben ser observados por todos losentes  y  órganos  sujetos  a  lafiscalización  de  la  ContraloríaGeneral.

Nº deCircular

Instituciones a las que se les remitió Fecha Asunto

10941(274­DGPP)

Presidentes  Juntas  Administrativas  yFundaciones.

08­09­97 Se  comunica  que  la  Ley  7687,modificó el artículo 18 de la Ley Nº

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40

5338­Ley  de  Fundaciones.    Por  loanterior, se complementa la circularNº 5644 del 13­05­97.

11261(286­CO)

A todas las entidades públicas. 16­09­97 Se  recuerdan  algunos  aspectossobre  el  uso  racional  de  losrecursos,  bajo  condiciones  deeficacia, eficiencia y economicidad,que  obliga  a  la  ordenadaadministración de los ingresos y losgastos, mediante la adecuación delpresupuesto.

3986(141­DGPP)

Asociaciones, Fundaciones,Cooperativas y otros organismosprivados.

23­04­98 Se  comunican  algunasmodificaciones a la circular Nº 5644del 13­05­97.

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