DOCUMENTOS DE GESTIÓN

ABG. Karen Castro Mori

•  • Ninguna institución gubernamental u organización privada

podría sobrevivir sin documentar sus actividades. Oficina alguna podría funcionar bien si tuviera que depender solamente de la memoria de sus funcionarios para recordar las transacciones efectuadas. Sin documentos cualquier administración organizada dejaría rápidamente de funcionar. Los documentos y específicamente la información que contienen, son uno de los recursos fundamentales que las instituciones necesitan para poder realizar sus operaciones eficazmente. Así como una organización podría seguir funcionando con escasos recursos humanos, económicos o materiales, no podría funcionar si no mantuviera sus documentos y fuera posible el acceso a los mismos.

LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS.

• La responsabilidad se establece cuando es posible mostrar pruebas de que los funcionarios públicos sabían lo que hubieran debido saber, que medidas tomaron y el resultado de sus actividades.

• Los documentos testimonian el cumplimiento de leyes, reglamentos y procedimientos.

• Los documentos confiables pueden servir de prueba para mostrar abusos de función, mal uso de los recursos, e incumplimiento de compromisos o normativa financiera.

• Los documentos ofrecen testimonios verificables de fraude y pueden conducir a quienes investigan a las raíces de la corrupción.

• Los documentos bien administrados pueden obrar como una restricción eficiente en función de su costo.

• Siempre será más barato prevenir un fraude que el costo que la corrupción y su enjuiciamiento tienen para el Estado.

• Los documentos cooperan con la preservación de la memoria colectiva de los pueblos.

• La conservación permanente de los documentos con valor histórico ayuda a establecer la cadena de la historia pues los mismos son pruebas esenciales.

• Dan a los pueblos su sentido de identidad, sirven como memoria y conforman el patrimonio documental de un país.

•LOS DOCUMENTOS COMO TESTIMONIO

•  Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.

• La gestión de documentos pretende suministrar el documento apropiado en el contexto apropiado a la persona apropiada en el momento apropiado y con el menor costo posible

La Gestión de documentos

GRACIAS