新システムは、文書を扱う現場のニーズと使い勝手を確認しながら構築していくアジャイルの手法を使って開発が進められた。これにより、構築から運用開始までわずか3カ月という短い期間で完成した。作成した文書をファイルサーバーに保存するだけで、かしこい検索が可能になる手軽さが実現されたとともに、文書目録の自動生成による確実な管理と台帳作成業務の省力化にも期待を寄せている。

新潟県庁はファイルサーバーの容量拡張に合わせ、利用ルールと検索ツールの整備を実現するシステムの構築を決定。協議の結果、「ConceptBaseEnterprise Search」をベースにウルシステムズとジャストシステムが共同開発した「Document Intelligence」が選ばれた。現状の紙ベースの業務からシステム化できることと、大容量のファイルサーバーから目的の文書を素速く確実に検索できることが決め手だった。

新潟県では、ファイルサーバーに保管している行政文書を適正に管理することを目的として「新潟県文書検索・目録作成支援システム」を構築、2010年4月より運用を開始する。従来の紙ベースで運用していた文書決裁や保管に関する業務から、ファイルサーバーをベースとした新しいシステムに採用されたのは、ウルシステムズとジャストシステムが共同開発した「Document Intelligence」だった。

ファイルサーバーから目的の文書をすばやく確実に検索できることが決め手に

かしこい検索が可能な手軽さを実現

台帳作成業務の省力化にも期待新潟県庁ではこれまで、日々作成される行政文書は紙をベースに承認や保管をしていた。また、保管場所や保管期限などの利用ルールは部署ごとに委ねられていたため、文書が増大化するにつれ、使い勝手の改善、管理負荷の軽減への取り組みが急務だった。そこで新潟県庁は、文書作成・管理業務の効率化を目指し、検索システムを中心とした新しい文書利用環境の整備に着手した。

文書作成・管理業務の効率化を目指し検索システムを中心とした利用環境を整備

文書検索・目録作成支援システムの構築により行政文書の適正管理を実現

導入の背景 採用の理由 導入の成果

新潟県庁所 在 地

設 置

職 員

概 要

新潟県新潟市中央区新光町4-1

1871年

35,101名（2009年4月1日現在）

日本海沿岸のほぼ中央部に位置する新潟県。信濃川・阿賀野川の流域に広がる越後平野を中心に、古くから日本随一の米どころ、本州日本海側最大の産業拠点として発展してきた。面積は約12,500㎢、人口は約240万人。

U S E R P R O F I L E

ウォーターフロントに位置する複合コンベンション施設の朱鷺メッセ

信濃川にかかる6連アーチの萬代橋

新潟県庁

コンセプトベース

導入事例

　文書を適正に管理しようという施策は、多くの企業・組織で積極的に進められている。もちろん官公庁・地方自治体も例外ではない。　新潟県庁も、そんな組織の一つである。同庁ではこれまで、約160の部署で日常的に作成される行政文書をファイルサーバーで保管・管理してきた。ところが、ファイルサーバーの利用ルールは十分に徹底されているわけでなく、使用できるディスク容量に制限があったり、保管した文書を検索するツールが用意されていなかったりといったように、使い勝手に難があった。　そこで新潟県庁では、文書作成業務の効率化を目指し、従来の文書管理の方法を見直す取り組みを開始。ファイルサーバーの容量拡張に合わせ、詳細な利用ルールの策定・徹底と検索ツールの整備を実現する新しいシステムの構築を決めた。　新システムを構築するにあたり、新潟県庁ではSIベンダー各社に提案を依頼し、プロポーザル方式によってソリューションを選定することにした。公示への応募を協議した結果、ベンダーとして採用されたのが、ITコンサルティングおよびシステム開発で豊富な実績を持つウルシステムズだった。同社は、ジャストシステムの検索ツール「ConceptBase Enterprise Search」をベースにした文書資産活用ソリューション「Document Intelligence」をジャストシステムと共同開発。それをファイルサーバーと連携した文書検索・管理の仕組みとして利用するという提案を行い、新潟県庁に採用されたのだ。検索効率の高さ、テラバイトクラスの大容量ファイルサーバー対応などの点が採用の決め手になったという。

　新潟県庁とウルシステムズの間で行われた新システムの仕様策定の中で、浮き彫りになった課題もあった。それは、文書の保管場所や保管期限を記録する文書目録の台帳を手作業で作成する業務の負荷が大きいことだった。新システムでは、ファイルサーバーに保存した文書からインデックスを作成し、それを検索に利用する仕組みになっている。そのメタデータを二次利用してデータベース化すれば、手作業で行われてきた文書目録の作成を自動化することが可能になる。こうして、文書検索を中心に、文書目録を自動生成する「新潟県文書検索・目録作成支援システム」の仕様が固まった。　実際の構築が始まったのは、2010年1月。2010年4月からの運用開始に向け、わずか3カ月という短い期間だった。この短期開発を実現したのが、ウルシステムズが提案したアジャイル開発の手法。これは、使い勝手を確認しながら要求をその都度取り入れるというイテレーション（反復）を繰り返すというものだ。　こうして出来上がった新システムでは、従来から利用していた文書分類をファイルサーバーから自動生成して文書検索で利用できるようになり、クリック操作だけで目的の文書を簡単に探すことができる仕組みとなっている。　当面は約160の部署、約5,000名の職員が利用し、順次適用範囲を拡大していくという。また、2011年4月に施行される予定の公文書管理法（国民が公文書を主体的に利用し得ることを担保するために、2009年6月に成立した法律）への対応も視野に入れている。

■ システム構成アジャイル開発で短期間のうちに構築

検索効率の高さと大容量対応を評価

新潟県庁

2010年2月現在 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

アジャイル開発とCBESの採用が決め手に

USER'S VOICE

VENDOR'S VOICE

早期に使い勝手を確認できるアジャイル開発手法と大容量の文書データから目的の文書を確実に検索できる「ConceptBase Enterprise Search」が採用の決め手になりました。

新潟県総務管理部情報企画監

松下 邦彦 氏

新潟県庁の実績をより多くの地方自治体へ公文書管理業務は、どの地方自治体にも存在します。新潟県庁におけるシステム構築の実績を公文書管理業務向けソリューションとして横展開していく準備を進めています。

ウルシステムズ株式会社事業開発部

ドキュメントソリューション担当マネジャー

植田 淳 氏

新潟県職員

《文書検索・目録作成支援システム》

文書目録データベース

文書検索用インデックス

Document Intelligence®Powered by ConceptBase®

文書目録情報の永続管理

ドメイン認証

各種文書ファイル ファイルサーバー

ディレクトリサーバー

ＡＣＬの参照

アクセス制御情報（ACL）

ファイルサーバーから各種情報を自動抽出ファイルサーバーに作成文書を保存

Webブラウザから保存文書を検索・参照

目録情報編集画面

Webブラウザから目録情報を参照・編集

ファイル基準表（PDF）

文書目録一覧 （Excel）

ファイル基準表生成目録情報データ出力

文書検索画面

文書情報

目録情報

コンセプトベース

導入事例

ご購入のご相談を下記にて承っております。●法人専用インフォメーションセンター TEL:03-5324-7655

製品についての詳しい情報や最新情報は

http://just-enterprise.com/2010年8月現在 CBES-CASE-NK-FL02

ウルシステムズ株式会社〒104-6014東京都中央区晴海1-8-10トリトンスクエア タワーX 14F