Come ottimizzare il budget IT con una gestione dei documenti più efficienteOttieni di più dalla tua infrastruttura di stampa dove è importante

del budget ITdi una PMI è legatoalla stampa

15%

Come in quasi tutte le aziende, probabilmente anche nella tua la maggioranza del budget IT non è dedicata ai nuovi macchinari super tecnologici di cui avresti bisogno, ma viene invece spesa per la manutenzione dei macchinari esistenti.1

Sfrutta al meglio il tuo budget IT

Quindi, se desideri sfruttare al meglio il tuo budget IT, ottenere il massimo valore dalla tecnologia esistente è un buon punto di partenza.

In particolare, benché molte aziende non se ne rendano conto, ottimizzare il mix di stampanti, fotocopiatrici, scanner e fax è la prima cosa da fare. Una migliore infrastruttura di stampa consente di migliorare gli utili, per due semplici ragioni.

Prima di tutto, molte organizzazioni spendono molto più di quanto sia realmente necessario per i loro ambienti di stampa e la gestione dei documenti. La stampa costituisce infatti in media il 15% dell’intero budget IT di una PMI: se hai a disposizione un milione di euro per l’IT, parliamo di 150.000 euro. E grava per almeno il 12% sulle risorse IT.2

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3.250 orespese all’anno per stampare documentiin un’azienda di 250 persone

Secondo, la maggior parte delle aziende non ottiene il massimo dalla propria infrastruttura di stampa. Gli utenti impiegano troppo tempo per stampare – addirittura 3.250 ore lavorative all’anno in aziende con oltre 250 dipendenti3 – e l’IT perde troppo tempo per soddisfare le richieste di assistenza legate alla stampa.

In sintesi: esiste un’enorme opportunità di ridurre la spesa per la gestione dei documenti stampati e allo stesso tempo migliorarne drasticamente le modalità di utilizzo da parte degli utenti.

Il nostro eBook mira proprio a questo. Ti aiuteremo a identificare le aree di sprechi insieme alle opportunità che non puoi lasciarti sfuggire per ottenere un valore migliore. Poi ti spiegheremo come ottenere entrambi gli obiettivi.

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Molte aziende spendono molto più di quanto si rendano conto per la gestione dei documenti.

Eliminando le inefficienze, diventa possibile ottenere risparmi concreti. La chiave è identificare i segnali rivelatori di un ambiente di stampa e relativa infrastruttura che non funzionano al meglio delle loro capacità.

Ecco i più importanti.

I sei indicatori di un ambiente di stampa inefficiente

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64%delle PMInon è in grado di teneretraccia dell’utilizzoe dei costi relativi ai dispositivi di stampa

Il segnale principale che l’infrastruttura di stampa costa più di quanto dovrebbe è la proliferazione di stampanti economiche. Ma dal momento che il 64% delle PMI non è in grado di tenere traccia dell’utilizzo e dei costi relativi ai dispositivi di stampa, non ci si rende nemmeno conto degli sprechi.4

Le stampanti desktop economiche costituiscono di fatto uno shadow IT che costa davvero molto all’azienda. La parte peggiore? La spesa dedicata a dispositivi e consumabili non ècentralizzata, quindi è impossibile identificare i costi reali.

Spesso, tutto ha inizio in modo innocuo. Un team con importanti esigenze di stampa decide che non vale la pena dover raggiungere la stampante di un altro ufficio e spende duecento euro per acquistare una inkjet economica. In altri casi, qualcuno decide di volere una stampante personale, quindi ne acquista una e poi mette il dispositivo in nota spese. E nessuno lo nota.

Ma se inizialmente la stampante può sembrare conveniente, la spesa non monitorata per i materiali di consumo certo non lo è.

Il risultato: più stampanti economiche di quante ce ne sia bisogno, tante persone diverse che acquistano consumabili costosi di cui non si riesce a tenere traccia, molti fornitori da gestire e più chiamate all’IT. La buona notizia? Questi costi sono totalmente evitabili.

1. Ci sono troppe stampanti economiche

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90%delle aziendeha subito violazioni perla scarsa sicurezzadell’ambientedi stampa

RISERVATO

2. I documenti rimangono abbandonati nei vassoi di stampa

Il segnale più chiaro degli sprechi sono le pile di documenti abbandonati nei vassoi della stampante. Per prima cosa, si tratta di uno spreco di carta e toner. Ed è anche uno spreco di tempo, se poi qualcuno deve disfarsene.

Ma soprattutto i documenti abbandonati nei vassoi di stampa rappresentano una minaccia non da poco alla sicurezza. 90% delle aziende ha subito violazioni della sicurezza a causa di una scarsa tutela della stampa.5

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3. Tutti acquistano i prodotti per la stampa

Nessuno vuole trovarsi impreparato se carta o toner finiscono nel bel mezzo di una stampa.

In molte aziende, ciò significa che i dipendenti acquistano cartucce di toner ogni volta che pensano di averne bisogno. Sembra una cosa innocua mentre di fatto può generare un aumento vertiginoso delle spese. Perché se qualcuno non tiene sotto controllo chi acquista cosa e quando, ben presto si arriverà a una situazione di sprechi incontrollati.

Il problema poi si moltiplica se ci sono stampanti di fornitori diversi sparse per l’azienda, soprattutto se una di queste viene sostituita da una stampante di marca diversa e tutti i consumabili acquistati in precedenza diventano inservibili.

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dei lettori comprendemeglio le nuove ideese presentate a colori.

69%4. Si stampa tutto a colori

La stampa a colori è più dispendiosa di quella in bianco e nero. Allo stesso tempo, è importante che alcuni team abbiano la possibilità di stampare documenti a colori. Il colore rende le informazioni più facili da ricordare e da trovare, oltre a farle risaltare meglio.6

Per esempio, nel caso dei venditori, il 69% del loro pubblico comprende meglio una nuova idea se viene presentata a colori.

Il problema degli sprechi si pone quando nessuno controlla l’utilizzo delle stampanti o cerca di identificare le diverse esigenze di stampa di ciascun team. In questo caso, è normale che si stampi tutto a colori, indipendentemente dall’utilizzo, generando costi inutili e totalmente evitabili.

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dei processi aziendalisi basa sui documenti

40%5. Si perde tempo prezioso sulle piccole cose

Addirittura il 40% dei processi aziendali si basa sui documenti.7 Ma spesso, il flusso di lavoro documentale è costituito da tante piccole fasi che devono essere completate manualmente. Per esempio, elaborare una fattura può significare dover scansionare il documento, salvarlo in Dropbox e informare un collega in amministrazione.

Se gli utenti devono eseguire tutte queste azioni manualmente, ogni singola volta, il tempo dedicato si dilata a dismisura. A meno di utilizzare la tua infrastruttura di stampa per automatizzare alcune fasi del processo (ne parliamo più avanti), gli sprechi di tempo non si conteranno.

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delle chiamate all’assistenzaè legato alla stampa

40-60%

6. L’assistenza IT è subissata di chiamate relative alla stampa

Si stima che il 40-60% delle richieste di assistenza all’IT riguardino la stampa.8 Si tratta di un sacco di tempo speso per gestire problemi di cui l’IT non avrebbe né il tempo né la voglia di occuparsi.

Queste chiamate rappresentano infatti un duplice costo, poiché fanno perdere tempo sia all’IT che ai dipendenti.

Esternalizzare queste chiamate può essere d’aiuto, ma eliminarne la causa sarebbe la soluzione ideale. Per esempio, sostituire le stampanti obsolete e inefficienti ridurrebbe il numero di chiamata all’assistenza.

Le chiamate all’assistenza: un costo evitabile

Una chiamata tipo all’assistenza costa $14.9 Quindi, se prevediamo per difetto una percentuale del 30% di chiamate relative alla stampa, per ogni 1.000 chiamate mensili spenderai addirittura $4.200, che significa $50.400 all’anno!

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Identificare i segnali di un’infrastruttura di stampa costosa e inefficiente è la prima cosa da fare. Ma è anche importante capire in che modo questi problemi si traducono in costi.

In pratica, la cattiva gestione documentale si esprime sotto due forme diverse per le aziende.

I costi di un’infrastruttura di stampa inefficiente

1. I costi fissi di un’infrastruttura di stampa inefficiente

La mancanza di monitoraggio e ottimizzazione dell’ambiente di stampa si paga con due tipi di costi fissi.

• Il costo di stampanti e multifunzione superflue, vale a dire l’acquisto, gestione e manutenzione di più dispositivi di quanti siano necessari per eseguire il lavoro.

• Il costo di consumabili superflui, vale a dire i costi moltiplicati per l’acquisto non programmato di carta e toner, così come i costi per carta di alta qualità e toner a colori utilizzati senza alcun criterio.

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488 oredi produttività sprecataannualmente dai lavoratoriin attesa di stampe econsumabili10

L3

32

332

4

3

14

8 11

41-1

814

953

4

1

M GM V

Il costo dell’inefficienza

2. I costi flessibili di una gestione documentale inadeguata

Oltre ai costi fissi per dispositivi e consumabili non necessari, una gestione dei documenti inefficiente si ripercuote anche sulla produttività degli utenti e sull’efficacia del loro lavoro. I costi flessibili includono:

• utenti che sprecano troppo tempo per prelevare le stampe a causa di problemi con il dispositivo;

• utenti che sprecano troppo tempo per compiti manuali che potrebbero essere automatizzati;

• l’IT che spreca troppo tempo per rispondere a chiamate e problemi di assistenza.

Il tempo speso per affrontare questi problemi non fa altro che accumularsi.

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Ma come abbiamo già detto, la buona notizia è che tutti questi costi sono totalmente evitabili. Quindi dovremmo anche valutare quanto ci costerebbe non implementare un flusso di lavoro migliore, cioè considerare il potenziale miglioramento di produttività ed efficienza che potremmo ottenere con un ambiente di stampa ben gestito.

È arrivato il momento di capire come ottenere dei risultati.

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In sintesi, ottimizzare la spesa per la gestione dei documenti significa due cose:

• spendere meno per l’infrastruttura di stampa;

• fare in modo che il flusso di lavoro documentale migliori la produttività.

Ottimizzare la spesa per la gestione dei documenti

Il primo passo fondamentale per ottimizzare i processi è valutarne la situazione attuale. Scarica la nostra Guida pratica alla gestione dei documenti per svolgere una rapida autovalutazione del tuo ambiente di stampa.

Così sarai in grado di identificare nel dettaglio le inefficienze che devi risolvere per prime. Qui passiamo invece in rassegna alcuni consigli generali e best-practice che ti aiuteranno a migliorare la situazione.

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1. Standardizzare per risparmiare

Come abbiamo visto, un approccio in cui tutti stampano a colori e utilizzano qualsiasi tipo di carta non è particolarmente efficiente.

Quindi è opportuno standardizzare stampanti e multifunzione su impostazioni predefinite di stampa in bianco e nero. E ancora meglio, alcune multifunzione possono essere impostate per la stampa fronte-retro per tutti gli utenti.

È un modo semplice per dimezzare i costi della stampa.

In più, e cosa importante, puoi impostare permessi specifici per ciascun utente. In questo modo la stampa a colori sarà consentita solo a determinate persone, uffici o documenti.

I tuoi utenti potranno sfruttare la marcia in più del colore solo in caso di necessità, mentre la tua azienda beneficerà di un approccio più economico alla stampa grazie alla standardizzazione.

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2. Integra il cloud e il mobile

Applicazioni cloud e dispositivi mobili sono diventati strumenti di produttività indispensabili. Quindi i tuoi utenti non dovrebbero aver bisogno di eseguire azioni in più per stampare o scansionare dialogando con cloud e mobile.

Connetti le tue multifunzione agli strumenti cloud usati in azienda, come Salesforce, Office 365 e Dropbox. E attiva la stampa mobile, così le persone non dovranno passare per il desktop per stampare i documenti di cui hanno bisogno.

I tuoi utenti potranno sfruttare i vantaggi di un flusso di lavoro più lineare, mentre tu beneficerai dell’integrazione tra la tua infrastruttura di stampa e quella digitale ottenendo il meglio da entrambe.

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3. Centralizza la gestione del tuo ambiente di stampa

Invece di acquistare consumabili e stampanti da più venditori in modo individuale e non programmato, centralizzare la procedura tramite un unico punto di contatto costituisce un duplice vantaggio.

Primo, potrai beneficiare dell’economia di scala derivante da un acquisto organizzato dei consumabili. Secondo, semplificherai enormemente la gestione dei diversi fornitori.

Quindi selezionare un partner è la mossa giusta. Devi solo assicurarti che il partner selezionato sia in grado di:

• comprendere la natura specifica del tuo ambiente di stampa: di cosa hanno bisogno i tuoi utenti e la tua azienda, e come ottimizzare la gestione per il futuro;

• fornirti supporto su tutto – scorte, macchine, manutenzione e assistenza – con un’unica fattura;

• assisterti indipendentemente dai fornitori da cui acquisti prodotti e macchine.

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4. Ordina i consumabili in modo proattivo

Invece di avere tante persone che ordinano materiali di consumo diversi per stampanti di più marche in qualsiasi momento, puoi automatizzare gli ordini delle scorte.

Scegli multifunzione che supportino il rifornimento automatizzato dei toner e impostale in modo tale che avvisino il tuo partner quando il toner comincia a scarseggiare.Il partner si occuperà di riassortire le scorte, così non dovrai farlo tu. L’assistenza non riceverà più chiamate, le persone non perderanno tempo a ordinare i prodotti e le scorte ti saranno consegnate puntualmente al bisogno.

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5. Automatizza i flussi di lavoro dei tuoi utenti

Hai presente le fasi manuali della gestione dei documenti, come la fatturazione che abbiamo citato in precedenza? La buona notizia è che molte di queste fasi ora possono essere facilmente automatizzate attraverso le tue multifunzione.

Elenca le fasi comuni a più flussi di lavoro, come la fatturazione o il processo dall’acquisto al pagamento, e poi imposta una app ad hoc sulla tua multifunzione.

Così facendo, quando gli utenti dovranno utilizzare quel flusso di lavoro, basterà premere un pulsante e la multifunzione invierà i documenti alle cartelle o agli archivi specificati.

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30%I servizi MPS riducono i costi di gestionedei documenti fino al 30%

Grazie ai servizi MPS puoi delegare la valutazione, l’ottimizzazione e la gestione del tuo ambiente di stampa a esperti nella gestione dei documenti.

I servizi di stampa gestiti (MPS) sono un’ottima soluzione

Ed è un modo intelligente per ottenere il massimo dalla tua infrastruttura di stampa. Questa mossa ti consentirà di risparmiare fino al 30% sui costi di gestione dei documenti e ti libererà dall’impegno di dover gestire il tuo ambiente di stampa e i flussi di lavoro documentali.

Un buon fornitore di servizi di stampa gestiti è in grado di fare tutto questo fornendoti due elementi fondamentali:

• una valutazione dettagliata della tua configurazione attuale, per identificare il numero effettivo di dispositivi presenti in azienda, il loro utilizzo e il relativo costo, anche in termini di consumo energetico e carico sostenibile;

• un piano per ottimizzare la spesa relativa alla gestione dei documenti, basato sull’analisi dei tuoi flussi di lavoro, sull’ubicazione ideale delle stampanti, e anche sui consigli di esperti e sulle best-practice più aggiornate.

I servizi di stampa gestiti sono una scelta intelligente per ottenere il massimo valore dai costi per la gestione dei documenti, senza sovraccaricare di lavoro il tuo team.

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Quando i partner con cui collabori diventano consulenti fidati e affidabili, i servizi MPS possono avere un impatto notevole.

I vantaggi reali dei servizi MPS

• La città di Rochester ha identificato oltre 2 milioni di dollari di risparmi in cinque anni grazie a un piano per consolidare l’ambiente di stampa, passando da 459 dispositivi a 168.

• WellPoint ha ridotto il consumo energetico del 59% e le emissioni di CO2 del 60%.

• La Cleveland State University ha investito i fondi risparmiati in programmi per studenti.

• USI Insurance Services, grazie ai servizi MPS, è riuscita a sfruttare al meglio le sue risorse umane, immobiliari e mobiliari.

Sei interessato a una valutazione dei servizi MPS? Contattaci.

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Sei sempre alla ricerca di come ottimizzare il tuo budget IT. La gestione dei documenti è un modo garantito, e spesso sottovalutato, di produrre un impatto positivo su persone e processi, riducendo i costi e migliorando la produttività.

Ottimizzare il tuo ambiente di stampa e i flussi di lavoro documentali è un risultato raggiungibile e dall’impatto incredibile. Identifica gli sprechi e valuta tutte le variabili di costo della tua attuale infrastruttura di stampa, così saprai esattamente cosa puoi ottenere da una gestione dei documenti più intelligente.

I tre vantaggi di una gestione documentale efficace

• I tuoi utenti beneficeranno di flussi di lavoro semplificati, in grado di connettere gli strumenti digitali alle macchine che devono utilizzare.

• Tu gestirai in modo più semplice l’ambiente di stampa, grazie anche a una migliore comprensione del flusso di documenti dell’azienda.

• La tua azienda trarrà vantaggio da personale più produttivo ed efficiente, e da costi più bassi, consentendo all’IT di dedicarsi a iniziative più strategiche e critiche per la tua attività.

Segui i suggerimenti di questo eBook e sarai già sulla buona strada per ottenere il massimo valore dal tuo budget IT. Ma se desideri ottimizzare la tua infrastruttura di stampa, una valutazione dei servizi MPS è il punto ideale da cui partire.

Le prossime mosse

I servizi di stampa gestiti sono un modo ottimale per esternalizzare i processi fondamentali di gestione dei documenti e migliorare la tua agilità aziendale. Ti consentono di risparmiare fino al 30%, tutelare i tuoi documenti e automatizzare i flussi di lavoro. La chiave è scegliere il partner giusto.

Scopri come scegliere un partner MPS.

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Operiamo in 180 paesi e con oltre 140.000 dipendenti creiamo innovazioni significative e forniamo servizi per processi aziendali, e apparecchiature, software e soluzioni di stampa che fanno una reale differenza per i nostri clienti, e per i loro clienti.

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Fonti

1 ZDnet, Here’s what your tech budget is being spent on, 2014

2 Studio Quocirca su MPS per PMI, 2014

3 Xerox, Minutes equal hours: How to stop wasting time at the printer

4 Studio Quocirca su MPS per PMI, 2014

5 The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, maggio, 2015

6 The ROI of printing in color, Xerox

7 Poor document processes lead to significant business risk, IDC

8 Xerox RealBusiness Magazine – Gartner ITxpo Issue, 2012

9 2014 HDI Support Center Practices & Salary Report

10 Xerox Corporation, EPS Pre-Contract Assessment Team Key Metrics Report, 2011