contraloria municipal de tunja plan de...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

NIT. 800107701-8

Control Fiscal Un Compromiso Social


PLAN DE ACCIÓN

2012

Elaboró: Magda Sánchez Página web: www.contraloriatunja.com Email: [email protected] Calle 10 N° 15–76 Telefax: 7441843


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TABLA DE CONTENIDO

TEMA

Pág

Presentación

Directrices

4 6

1.

1.1.

1.2.

1.3.

1.4.

1.5.

1.5.1.

1.6.

2.

2.1.

2.1.1.

2.1.2.

2.2.

2.2.1.

2.2.2.

2.2.3.

2.3.

2.3.1.

2.3.2.

2.3.3.

Planteamiento Estratégico Misión Visión Principios Corporativos

Política de Calidad Objetivos Objetivos Específicos Mapa de Procesos

Plan Operacional por Procesos Procesos Estratégicos Proceso Direccionamiento Estratégico

Proceso Planeación Procesos Misionales Proceso Participación Ciudadana Proceso Auditor

Proceso Responsabilidad Fiscal Procesos Administrativos o de apoyo Proceso Gestión Financiera Proceso Gestión del Talento Humano

Proceso Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos

7 8 8 8

9 9 9 10

11 11 11

12 14 14 23

24 26 26 30

34



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2.3.4.

2.3.5.

2.3.6.

3.

Proceso Archivo y Correspondencia

Proceso Gestión Jurídica Proceso Evaluación y Control Anexos

39

41 43 46



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PRESENTACIÓN

Siguiendo los objetivos formulados y establecidos en el Plan Estratégico 2012-2015, y bajo las políticas y directrices del señor Contralor José Armando Puin; los responsables de proceso y demás personal de la Contraloría Municipal de Tunja, se ha formulado en el siguiente documento las actividades a ejecutar para la vigencia 2012, cuyo principal objetivo tienen el cumplimiento de la misión institucional y la satisfacción de sujetos de control y ciudadanía en general frente al ejercicio del control fiscal en el Municipio.

Siguiendo el Procedimiento para la Elaboración Del Plan De Acción e Informes de Gestión, se establecen las condiciones generales para la formulación planes, entre las que se tienen las siguientes:

a) El Plan de Acción de la Contraloría Municipal de Tunja, debe contemplar, en

diferentes capítulos, las actividades relacionadas con los procesos institucionales, en razón a que tanto estos planes como los Planes Estratégicos de la entidad, deben de proyectarse y ejecutarse de acuerdo a los procesos (Mapa) que la entidad ejecuta para llevar a cabo sus actividades, tanto estratégicas, misionales y administrativas o de apoyo.

b) Tanto la Política como los objetivos, los cuales se integran al Plan Estratégico de la entidad, deben guardar relación directa con el Plan de Acción de la Misma.

c) En razón a la transversalidad de los procesos institucionales, pueden existir varias dependencias que participen en la ejecución y actividades de los mismos.

d) El Plan de Acción de cada vigencia y para cada uno de los procesos de la entidad, debe de armonizar su ejecución con los programas del respectivo Plan Estratégico, mediante el establecimiento de actividades y/o Planes de Trabajo, dando así cumplimiento a lo normado en las resoluciones de aprobación y adopción del Plan Estratégico, para lo cual se tendrá en cuenta lo estipulado en las actividades que más adelante se detallan.

e) Las acciones propuestas en los Planes de Acción de cada proceso institucional, no

deben ser aisladas ni casuales, sino fruto del análisis de las responsabilidades contenidas en el Plan Estratégico; de manera tal, que al finalizar la vigencia se logre presentar informes efectivos de la ejecución de cada Plan de Acción, como del Plan Estratégico.

f) Los planes de acción por proceso, deben de contemplar indicadores de gestión.

Para ello, los responsables de cada proceso deben de revisar y actualizar los mismos, así como proponer otros indicadores, de manera tal que se cuente con suficiente número de ellos a fin de poder realizar seguimiento y evaluación efectiva sobre el

Elaboró: Magda Sánchez

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desarrollo de los procesos de la entidad y de sus actividades.

Así mismo de acuerdo a la metodología para la planificación establecida en el Modelo Estándar De Control Interno, implementados en la entidad, se ha fijado la estructura del presente plan de acción el cual presenta tres etapas principales:

1. Planteamiento Estratégico, que presenta el procedimiento general a partir del cual se estructura el plan de acción 2012, la determinación de la misión, visión, principios corporativos, política y objetivos de calidad, y finalmente la caracterización de los procesos.

2. El plan operacional, que contiene el conjunto de actividades y acciones que cada proceso institucional debe cumplir en procura de los objetivos y logros de cada uno de ellos y en general de la institución, así como los cronogramas e indicadores de gestión para la vigencia.

3. Anexos. Compuesto por los cronogramas de actividades que los responsables de algunos procesos institucionales y de dependencias proponen a fin de hacer seguimiento y llevar a cabo las actividades de los mismos.

Finalmente atendiendo al principio de unidad, se tendrán en cuenta las directrices establecidas por el señor Contralor en su Plan Estratégico 2012-2015, como líneas para la gestión durante la vigencia. Estas si bien enmarcan la integridad y coordinación entre los planes generales de la entidad, fijan además la continuidad frente a los objetivos establecidos para el periodo.



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DIRECTRICES

1- Proyectar y llevar a cabo una estrategia de cobertura General de Auditorias Fiscales para una eficaz y eficiente vigilancia fiscal y celeridad en los procedimientos fiscales.

3.- Fortalecer la Función Preventiva de la Contraloría como Entidad de Carácter Técnico a través de Capacitaciones y Convenios en materia fiscal contra la Corrupción.

4.-El Control del Manejo ambiental debe orientarse por Lineamientos, Municipales, Departamentales, Nacionales e internacionales.

5.-Diseñar y Ejecutar un Programa de Formación para las veedurías, personería y ciudadanía en general como Verdaderos Veedores del Tesoro.

6.- Como Participación Ciudadana se deben fortalecer las Veedurías Ciudadanas que son

Pilares del Control Social (ley 850 de 2003).

7. – La Contraloría Municipal de Tunja implementara un programa de modernización en la

entidad en donde la sistematización de los procesos se realizara de forma integral con el software contable, correspondencia, compra de equipos de computo, antivirus, serán la prioridad en la actual vigencia en armonía con el plan estratégico “Control Social Un Compromiso Social”.



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1.

PLANTEAMIENTO ESTRATÉGICO

El proceso para la formulación del Plan de Acción de la vigencia 2012, tuvo en cuenta las directrices y la metodología de planificación mencionados anteriormente, consideraciones como:

La elaboración de los planes generales de la entidad se formulan de acuerdo al modelo

de operación por procesos, establecido en el Modelo Estándar De Control Interno. Esto con el fin de lograr fijar un orden para la ejecución y cumplimiento de las actividades programadas para cada uno los procesos de la Contraloría Municipal de Tunja.

Mediante la toma de decisiones en grupo, en el Comité Directivo y con la planta de

personal, se han obtenido importantes lineamientos referentes a actividades a desarrollar, generando de paso en el personal, un alto grado de compromiso para con la ejecución de este plan.

La estructura del plan de acción de la vigencia será tal, que sirva de guía para la elaboración posterior de los Informes De Gestión Semestral sobre la ejecución de las actividades en la entidad.



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1.1. MISIÓN

“LA MISIÓN DE LA CONTRALORÍA DE TUNJA ES EJERCER UNA EFICIENTE, OPORTUNA Y EFECTIVA VIGILANCIA DE LA GESTIÓN FISCAL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y DESCENTRALIZADA DEL MUNICIPIO, ASÍ COMO DE LOS PARTICULARES QUE ADMINISTREN RECURSOS PÚBLICOS DEL MISMO ORDEN, PROMOVIENDO LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL, PARA EL BUEN USO DE LOS BIENES Y RECURSOS PÚBLICOS. (ACUERDO NO 025 DE 2011)”

1.2. VISIÓN

EN EL 2015 SER RECONOCIDOS POR NUESTRA OPORTUNA, EFECTIVA Y TRANSPARENTE GESTIÓN EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL.

1.3. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

De conformidad con el código de ética de la Contraloría Municipal de Tunja, los principios corporativos que guían su gestión, son los siguientes:

El Estado y la sociedad en general esperan de la Contraloría de Municipio de Tunja una conducta intachable, distinguida por la justicia y la imparcialidad en la actividad que realiza, para producir dictámenes precisos y fiables. La integridad constituye el valor central de la acción de la Contraloría Municipal, la cual está obligada a cumplir normas elevadas de conducta en desarrollo de su labor y en sus relaciones con las entidades fiscalizadas. La Contraloría será totalmente independiente con respecto a las entidades fiscalizadas y otros grupos de interés externos. La Contraloría Municipal de Tunja debe ser objetiva e imparcial al tratar los temas sometidos a su revisión. Se requiere objetividad e imparcialidad en toda la labor efectuada.




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Se debe conocer y cumplir las políticas, los procedimientos, las metodologías y las normas de fiscalización. De igual modo, se debe entender adecuadamente los principios y normas constitucionales, legales e institucionales que rigen el funcionamiento de los órganos de control fiscal en Colombia. La práctica de la fiscalización debe corresponder a los lineamientos que distinguen los compromisos estratégicos de la Contraloría, de manera principal, conocer y practicar su visión, la misión y los valores institucionales. Conocimiento del régimen de inhabilidades e incompatibilidades consagrado en nuestro ordenamiento jurídico para fortalecer la conducta y respetabilidad de la entidad en el ejercicio de sus funciones. La Contraloría Municipal está obligada a ser modelo de comportamiento en lo relacionado con el respeto del patrimonio público.

1.4. POLÍTICA DE CALIDAD

“La Contraloría Municipal de Tunja, es una organización que ejerce vigilancia a las entidades y personas que manejan y administran bienes y recursos públicos, que trabaja por la satisfacción de las necesidades de sus clientes apoyada en una gestión por procesos enfocados al mejoramiento continuo, la eficiencia, eficacia y efectividad con responsabilidad social”.

1.5. OBJETIVOS

GENERAL:

Con estricta sujeción a la Constitución y a la Ley, y con fundamento en los principios y valores rectores de la gestión pública, se llevara a cabo la vigilancia de la gestión fiscal de nuestros sujetos de control, con la autonomía administrativa e independencia del sistema de control fiscal de nuestro país.

1.5.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Mejorar el nivel de satisfacción de los clientes de la contraloría. Fortalecer los canales de comunicación y colaboración con las organizaciones comunitarias para que apoyen la labor de fiscalización. Garantizar la entrega oportuna de productos y servicios a la comunidad.



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Materializar la eficacia, eficiencia y efectividad en todos los procesos de la Contraloría Municipal, a través de los indicadores. Garantizar el nivel de competencia de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Tunja.

1.6.

MAPA DE PROCESOS

N

PROCESOS ESTRATÉGICOS

N

E

C

PLANEACIÓN Y

DIRECCIONAMIENTO

GESTIÓN DE CALIDAD

E C

I

D

A

D

PROCESOS MISIONALES

E S I

E

S

D

E

L

PARTICIPACIÓN

CIUDADNA

AUDITORIA FISCAL

PROCESOS APOYO

GESTIÓN DE RESP.

FISCAL

D A D E S

C

L

I

GESTIÓN HUMANA Y

ADMINISTRATIVA

GESTION JURIDICA

GESTIÓN RECURSO

S A

E

N

ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

GESTION FINANCIERA,

PRESUPUESTAL Y

CONTABLE

FISICO TECNOLOGICO T I

T S

E PROCESOS EVALUACIÓN

CONTROL INTERNO Elaboró: Magda Sánchez Página web: www.contraloriatunja.com Email: [email protected] Calle 10 N° 15–76 Telefax: 7441843

F E

E C

INDICADOR RELACIÓN MATEMÁTICA FRECUENCIA META OBJETIVO

MEDICIÓN DE

LA EFICACIA

No de indicadores en rango máximo y sobresaliente

----------------x 100

No total de indicadores

Anual 80% Mide la eficacia respecto al

cumplimiento de los

objetivos institucionales.

INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA

FRECUENCIA META OBJETIVO

Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes

Anual 80% Mide la eficacia en la

revisión y seguimiento

a manuales


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2.

PLAN OPERACIONAL POR PROCESOS

2.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS

2.1.1. PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

RESPONSABLE: Contralor Municipal de Tunja

El proceso direccionamiento estratégico, como responsable de establecer directrices de la Entidad, asignar los recursos necesarios y mantener los sistemas existentes de la Contraloría Municipal durante la vigencia 2012, adelantara las siguientes actividades, así:

1. Realización de comités directivos, reuniones de personal y demás reuniones, para

establecer y socializar las nuevas políticas y estrategias que se tomen sobre el actuar de la Entidad.

2. Evaluar los informes de avance en la gestión presentados por las direcciones de la

entidad.

3. Revisión, ajuste y aplicabilidad de la política y objetivos de calidad, a fin de que guíen las actuaciones de la entidad.

4. Utilización de medios y canales de comunicación - Comunicar planes, políticas,

objetivos, medios y canales de comunicación (Política y Cultura de Comunicaciones).

5. Revisión y actualización de indicadores y de mapas de riesgos, de los procesos de la entidad como del Despacho de la misma, para ser usados en la toma efectiva de decisiones.

6. Tomar acciones correctivas, preventivas y/o de mejora. Así como revisión y adopción

de proyectos de Mejora Continua presentados por los responsables de procesos.

INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO.



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2.1.2. PROCESO DE PLANEACION

RESPONSABLE: Oficina Asesora de Control Interno

La Oficina de Control Interno, con el propósito de lograr la armonización de las actividades de todos los procesos institucionales, y de contribuir en la determinación de las directrices de la entidad, ha proyectado para la vigencia, el desarrollo de las siguientes actividades:

1. FORMULACIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE PLANES - Plan de acción 2012:

La consolidación de un documento anual PLAN DE ACCION 2012, en el que se reúnan los planes operacionales o de acción por proceso, y en el que se fijen programas o actividades que guarden relación con las directrices y políticas establecidas en el plan estratégico, se constituye en la elaboración del Plan de Acción para vigencia.

cada

Para lo anterior se revisara que cada plan por proceso tenga en cuenta los indicadores de gestión aprobados y diseñados en el Manual De Indicadores de la entidad, así como las propuestas de mejoramiento de los mismos.

2. FORMULACIÓN DE INFORMES DE GESTION

Bajo lineamientos de la Ley 951 de 2005, la Oficina Asesora de Control Interno, consolidara y elaborará semestral y anualmente los informes de gestión de la entidad y los informes de gestión a presentar a las demás entidades. Dichos informes contienen los principales logros alcanzados en una vigencia fiscal y porcentajes de ejecución frente a las metas programadas, así como un resumen de las acciones llevadas a cabo con los correspondientes resultados para la entidad y el insumo para este producto, son los informes de gestión presentados por cada uno de los responsables de proceso. Se entregara un informe de gestión semestral al despacho del Señor Contralor, para que sea evaluada la gestión del proceso de Planeación.

3. ADMINISTRACIÓN DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO MECI

1000:2005.

La Oficina de Control Interno asesorara y apoyara, al Director del equipo MECI, para continuar con la tarea de de la implementación y mantenimiento del modelo que se puso en marcha en Diciembre de 2008, la Contraloría Municipal de Tunja deberá ser un modelo a seguir por sus sujetos de control, con el desarrollo de Sistemas Integrados



MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.

Anual 80% Mide el porcentaje de

cumplimiento a las

actividades

programadas en los

planes de acción por

proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.


cumplimiento al Plan

De Acción

institucional.

NOMBRE TRASLADOS DE DENUNCIAS A OTRAS INSTANCIAS


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de Gestión y Control que permitan una articulación armónica, no solo en el Sistema de Control Interno, sino de todos los demás sistemas creados por la ley.

5. MODERNIZACION DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Como en nuestro Plan estratégico uno de los compromisos que tenemos es el programa para la modernización de la entidad, con el fortalecimiento y uso de herramientas administrativas en donde los sistemas es una prioridad, con la adquisición de sistemas de información y equipos de cómputo.

ACTIVIDADES VARIAS.

Asesoría permanente a las labores de la Contraloría Municipal. Apoyar al Señor Contralor en las directrices que trace para los diferentes programas

tecnológicos a desarrollar.

Prestar apoyo técnico para la consolidación física de la cuenta anual a ser presentada por parte de esta Contraloría ante la Auditoria General de la Republica.

Participación en las reuniones del comité técnico (comité directivo), las cuales frecuentemente son convocadas por parte del Señor Contralor Municipal.

INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO DE PLANEACION



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2.2. PROCESOS MISIONALES

2.2.1. PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

RESPONSABLE: Auditoria Fiscal

OBJETIVO GENERAL: Asesorar y asistir al Despacho del Contralor Municipal en el desarrollo de los programas, políticas y planes para la efectiva participación ciudadana o comunitaria en la vigilancia, revisión y control a la gestión pública del municipios y Entidades que manejen recursos públicos, además los resultados de las mismas. Así como desarrollar los procedimientos para la aplicación de mecanismos de participación ciudadana o comunitaria en el ejercicio de la función de vigilancia y control fiscal, de conformidad con lo establecido en la Constitución Política y la Ley.

Las siguientes son las actividades a ejecutar plasmadas en el cuadro del plan de acción para la vigencia de 2012, las cuales tienen como objetivo el cumplimiento de la misión de la entidad.

PROGRAMA No. 1 CANALIZACIÓN DE LAS DENUNCIAS CIUDADANAS ENVIADAS A LA CONTRALORÍA MUNICIPAL

Objetivo: Registrar de manera permanente en el formato de matriz de seguimiento, todas las denuncias y derechos de petición que son enviados a la Contraloría Municipal de Tunja, para darles el trámite adecuado oportunamente y así disponer de la información sobre el procedimiento dado a los mismos de manera que sea accesible y asequible en el momento que sea solicitado por el ciudadano o la entidad.

ACTIVIDAD No.1 Se recepcionará y se radicará las denuncias y Derechos de Petición allegados a la Contraloría, donde se registrará en el formato matriz de seguimiento ,contemplado en el manual de procesos y procedimientos de Auditoría Fiscal.

Estrategias:

Realizar el registro oportuno y en orden consecutivo a todas las denuncias y derechos de petición.

Examinar y tramitar todas y cada una de las denuncias y Derechos de Petición

recepcionados por el área de Auditoria, dando respuesta oportuna dentro de los términos de ley y los términos internos estipulados en el procedimiento, donde se le informará de esta actuación al peticionario que interpuso la denuncia ante este ente de control. Hacer seguimiento a las denuncias y derechos de petición que fueron trasladados a las dependencias de la Contraloría, para conocer su estado actual con el fin de actualizar la base de datos y a la vez darle respuesta de fondo al peticionario, para proceder a dictar auto de archivo.



MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.


MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.


PROCESO Participación ciudadana

RESPONSABLE Auditoría Fiscal

OBJETIVO Mide el porcentaje de denuncias que son trasladadas a

otras instancias frente al total de denuncias recibidas.

RELACIÓN MATEMÁTICA No denuncias trasladadas a

otras instancias a las que se les ha hecho seguimiento

-----------------------------------------------x 100

No denuncias recepcionadas

META DE INDICADOR 100%

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral

FRECUENCIA DE ANÁLISIS Semestral


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Dejar constancia del trámite realizado a las denuncias en las que no se especifica dirección alguna, o sean denuncias anónimas.

Indicadores de gestión y Responsables:



MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral


NOMBRE EFICACIA EN EL TRAMITE DE DENUNCIAS



OBJETIVO Medir la eficacia en el trámite de denuncias


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PROGRAMA No.2. CAPACITACIÓN A LA COMUNIDAD EN SISTEMAS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA

Objetivo: Dar a conocer a la comunidad a través de las capacitaciones en las distintas Instituciones, los sistemas de participación haciendo énfasis en veedurías ciudadanas, de tal forma que estas se motiven a organizarse con el fin de que se ejerza con eficiencia, eficacia y oportunidad, la vigilancia del manejo de los recursos públicos a nivel municipal, a través de la conformación de veedurías ciudadanas creadas de acuerdo a la ley y al control social, que de manera individual o colectiva puedan ejercer vigilancia, seguimiento, evaluación a la gestión pública, al desarrollo de los proyectos, de los programas y a la eficiente prestación de los servicios públicos.

ACTIVIDAD Nº 1:

Para está vigencia de acuerdo a las políticas impartidas por el señor contralor Municipal de Tunja, se harán capacitaciones a diferentes Entidades del Municipio, teniendo en cuenta la solicitud de la comunidad en los temas que se requieran.

Estrategias:

Desarrollar procesos de formación, sensibilización y divulgación, dirigidos a los ciudadanos y organizaciones sociales, con miras al fortalecimiento del control fiscal.




MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral



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Capacitar a los funcionarios públicos que sean sujeto de control del ente fiscalizador, con el fin de hacer una labor preventiva, en el manejo de los recursos públicos y la rendición de cuentas, a través del sistema de rendición de cuentas SIA, que será en coordinación con funcionarios de la Contraloría Municipal.

Indicadores de gestión y responsables:

PROGRAMA Nº 3. REALIZACIÓN DE AUDIENCIAS PÚBLICAS.

Objetivo: Construir, consolidar y promover mecanismos e instrumentos para la participación ciudadana en el control y la vigilancia fiscal mediante la celebración de audiencias públicas a iniciativa propia de la Contraloría Municipal ó atendiendo la solicitud del ciudadano.

ACTIVIDAD

Fortalecer el desarrollo de audiencias o foros públicos como espacios deliberativos para la participación ciudadana en temas de interés público y de vigilancia fiscal.

Estrategias:

Actualizar y desarrollar metodologías de control fiscal participativo, por medio de reuniones con los sujetos de control fiscal. Generar espacios de deliberación con la ciudadanía para el análisis y evaluación de las políticas públicas que conduzcan a la construcción, desarrollo y seguimiento de agendas ciudadanas y propiciar la presentación de recomendaciones ante las



MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100 No total de indicadores


cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral




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instancias competentes, a través de reuniones y convocatorias para tal efecto.

Indicadores de gestión y Responsables

2.2.3. PROCESO AUDITOR

RESPONSABLE: Auditoria Fiscal

INTRODUCCION

La vigilancia de la gestión fiscal considerada en la Ley 42 de 1993, se fundamenta en la

eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de

tal manera que permite evaluar en un periodo determinado la gestión de una

administración conforme a los procedimientos y principios establecidos en la Ley 42, y

mediante la aplicación de los diferentes sistemas de control como: financiero, legalidad,

gestión, de resultados, revisión de cuentas y la evaluación del sistema del control interno.

El Plan General de Auditoría PGA 20121 de la Contraloría Municipal de Tunja es el

instrumento de planificación para ejercer la vigilancia de la gestión fiscal de las entidades

del orden municipal y particulares que administran y/o manejan fondos, bienes y/o recursos

públicos municipales, conforme al mandato constitucional y Legal; es la programación

anual del control fiscal micro y macro, el cual se desarrollará en una única fase y tiene como

propósito articular y armonizar la vigilancia de la gestión fiscal, a través de la aplicación de

la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral en sus diferentes modalidades, en




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concordancia con el Audite 3.0 adoptado mediante resolución Interna No. 0116 del 30 de

noviembre de 2007.

La ejecución del Plan General de Auditorías se realizará a partir del 1 de marzo de 2012 y

finalizará el 30 de diciembre de 2012, dejando aprobados planes de mejoramiento y

traslados realizados de acuerdo al cuadro anexo; este plan se elaboró teniendo en cuenta

la Política Institucional y las directrices a seguir planteadas en el presente documento para

realizar un control fiscal objetivo y oportuno, a través de los equipos auditores asignados,

incluyendo los tiempos necesarios para el desarrollo de las actividades.

1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento de planificación técnicamente elaborado que permita definir las

Entidades, los sistemas de vigilancia, las modalidades, los recursos humanos, físicos,

financieros y tecnológicos necesarios para ejercer de manera óptima la vigilancia de la

gestión fiscal en las entidades o las personas que manejan fondos o bienes del Municipio de

Tunja, en el año 2012.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Articular el proceso auditor con el control fiscal macro y el proceso de responsabilidad fiscal, que permitan obtener informes sectoriales y consolidados del análisis macro en aspectos como la evaluación al Plan de Desarrollo 2008 – 2011, el dictamen sobre los estados financieros, el estado de la deuda pública, la gestión fiscal, el sistema de control interno, los recursos naturales y del medio ambiente y el pronunciamiento sobre las finanzas del Municipio de Tunja, Marco Fiscal de Mediano Plazo, entre otros. Articular el proceso auditor con el control ciudadano, vinculando las organizaciones civiles y sindicales, a través del control fiscal participativo. Retroalimentar el Proceso de responsabilidad fiscal con los resultados que se obtengan del proceso auditor. Lograr resultados de auditoría oportunos, a fin de informar a las autoridades y a la ciudadanía sobre la gestión realizada por los administradores públicos. Realizar un control fiscal objetivo e integral de las entidades públicas a través de equipos multidisciplinarios. Efectuar la revisión de las cuentas rendidas por los sujetos de control, a través del análisis de la información reportada en las cuentas rendidas, dejando los pronunciamientos a 31 de diciembre de 2011.. Obtener la información y evidencias necesarias en la aplicación de los procedimientos de auditoria, para emitir pronunciamientos acerca del funcionamiento de los procesos, las actividades, sistemas y controles, para fundamentar el concepto sobre la gestión y el logro de los resultados obtenidos. Lograr resultados de auditoría oportunos que les permita a las Entidades vigiladas, emplearlos en la toma de decisiones e informar a las autoridades y a la ciudadanía sobre la gestión realizada por los responsables.



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Establecer los posibles aspectos críticos y su incidencia directa tanto en los resultados y la determinación de responsabilidades, como en la determinación de las oportunidades de mejoramiento de los procesos evaluados.

2. HORIZONTE DE PLANEACION

El horizonte de planeación es el período de tiempo dentro del cual se realiza la

programación y ejecución de las auditorías dentro del control fiscal micro y macro, con el fin

de que la Contraloría Municipal de Tunja produzca los informes sobre la vigilancia de la

gestión fiscal de los sujetos de control, para una vigencia fiscal determinada.

El propósito consiste en dar oportunidad a la presentación de los informes de auditoría de tal

manera, que la evaluación de la gestión de la administración pública para un período

determinado, sea presentada dentro de los tiempos establecidos en el plan; es decir, que los

resultados sirvan como insumo para la elaboración de dichos Informes al Concejo Municipal.

Este horizonte de planeación permitirá pronunciamientos de informes de auditoría

oportunos, dado que la información generada por la administración pública sujeto de

control de la Contraloría Municipal de Tunja sobre una vigencia fiscal, será procesada y

analizada en la vigencia siguiente. Este propósito se veía limitado por el atraso que se tiene

en la emisión de pronunciamientos sobre vigencias anteriores, causado principalmente por

la limitación de personal en el área misional que posee la entidad, por lo cual, es necesario

fortalecer el quipo auditor para lograr las metas previstas dentro del presente plan.

El desarrollo del PGA 2012 inicia el 1 de marzo de 2012 y finalizará el 30 de diciembre del año

2012, dejando cerrado cada proceso auditor con traslados realizados y planes de

mejoramiento aprobados de acuerdo al cuadro anexo. De igual forma se buscará agilizar el

trámite de comunicación de informes finales y de los traslados que se generen en desarrollo

de las auditorías.

La programación del PGA se llevó a cabo en los meses de enero y febrero de 2012,

desarrollándose todas las acciones necesarias para la selección de las entidades a incluir, y

la determinación del alcance que se dará a estas auditorías. Se consolidó y se realizó un

primer análisis con el equipo auditor, y finalmente se revisó y consolidó con la participación

del señor Contralor, los profesionales del área de auditorías y las iniciativas de otras áreas de

la entidad.

3. POLÍTICA INSTITUCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DEL PGA 2012

MARCO LEGAL

La Contraloría Municipal de Tunja ejerce el control fiscal sobre las entidades del orden

municipal y particulares que administren y/o manejen fondos, bienes y/o recursos públicos




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municipales, conforme a lo establecido en el artículo 272 de la Constitución Política, la Ley

42 de 1993, Ley 1474 de 2011 y la Resolución Interna No. 0116 de 2007.

ALCANCE: Se emplearán los sistemas de control establecidos en la Ley 42 de 1993, cuales

son: Control Financiero, de Legalidad, de Gestión, de Resultados, la Revisión de Cuentas, la

Evaluación del Control Interno y la Valoración de los Costos Ambientales, todos dentro de la

Auditoría Integral, los cuales se aplicarán en cada una de las entidades seleccionadas,

teniendo en consideración criterios que apoyen el logro del objetivo general;

distribuyéndolos en forma tal que cada área tenga evaluaciones significativas dentro de

cada tipo de control, especialmente el integral.

4. SELECCIÓN DE SUJETOS DE CONTROL

Con el fin de hacer efectiva la objetividad en la programación del PGA y que ésta sea

realizada de una forma rigurosamente técnica, se desarrolló una matriz para priorizar el

ejercicio del control fiscal a todas las entidades vigiladas, incluyendo al municipio, el cual se

priorizó por áreas. En esta matriz se definieron los sujetos de control y áreas que han de ser

auditadas, incluyendo todas las entidades sujetas de control y los particulares que manejan

recursos públicos del orden municipal, así como las áreas especificas a ser auditadas de la

Alcaldía de Tunja.

5. ALCALCE

Cuantitativamente, la programación del Plan General de Auditoría para el año 2012,

corresponde a la evaluación de la gestión fiscal de todos los sujetos de control hasta el año

2011, además se estudiarán las áreas más críticas de la Alcaldía.

El PGA programado se resume en el cuadro anexo, en el que se relacionan las actividades,

tiempos y responsables

Se espera realizar 38 Auditorías en 22 entidades sujetas a control; un particular que maneja recursos públicos (El Cuerpo de Bomberos Voluntarios de Tunja) que corresponde a un cubrimiento del 100% de las 22 entidades que nos competen fiscalizar. Se incluyó el municipio de Tunja que representa el 95% del presupuesto total a auditar, el cual se evaluará en Auditorías Especiales.

6. ESTRATEGIAS

Priorizar líneas de auditoría y delimitar el alcance de las labores de control fiscal. Lograr el acoplamiento a la metodología vigente y a la metodología de evaluación del proceso auditor por parte de la AGR. Mejorar la calidad de la información obtenida a través de la rendición de cuenta anual consolidada. Obtener el máximo beneficio de la plataforma tecnológica con que cuenta la Contraloría Municipal de Tunja Atender los lineamientos de la CGR y la AGR.




NIT. 800107701-8


Apoyar la labor de control fiscal mediante estudios realizados por estudiantes de las universidades locales. Conformar un equipo interdisciplinario de apoyo a las actividades del área de Auditoría Fiscal. Fortalecer la capacidad de la Contraloría Municipal de Tunja para atender los negocios misionales con eficiencia y eficacia, para actuar como órgano principal y agente que favorezca la consolidación del sistema de control fiscal. Promover la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal a la gestión pública. Capacitación y entrenamiento para que el recurso humano posea una formación básica y oportuna para desarrollar destrezas y habilidades, que se le actualice permanentemente, de tal forma, que contribuya a lograr de manera eficiente, eficaz y económica, los Objetivos de la Entidad. El entrenamiento planificado debe responder a criterios, parámetros y políticas de equidad y cobertura dentro de un proceso continuo. La Contraloría municipal de Tunja empleará las facultades y medios disponibles para informar al Concejo, al Municipio, a las entidades vigiladas y a la ciudadanía sobre los resultados de la gestión fiscalizadora. Mejorar la calidad y oportunidad de los resultados del proceso auditor, en lo que tiene ver con informes, traslados y planes de mejoramiento. Fortalecer el equipo auditor con la contratación de personal profesional para cubrir la totalidad de auditorías previstas, garantizando la calidad y oportunidad de cada ejercicio de control fiscal.

7. LIMITACIONES.

La principal limitación que se presenta en la Contraloría Municipal de Tunja es la falta de

experiencia del personal, pues para el año 2012, el 67% del total de los funcionarios que

realizan el proceso auditor son nuevos, lo cual ocasiona mayor tiempo en el conocimiento

de los sujetos de control, conocimiento de la metodología y desarrollo de cada proceso

auditoria, haciendo que los procesos se vean afectados continuamente a pesar de que

siempre se busca desarrollar las actividades de acuerdo a lo planeado.

La necesidad de atender actividades contempladas en las normas con el personal de

planta, que inciden en el desarrollo normal del proceso auditor limita la profundidad de los

trabajos y el cumplimiento de los términos previstos.

Existen demasiadas solicitudes externas que exceden la capacidad institucional y por ser

originadas en organismos competentes, deben ser atendidas, ocasiona alteraciones en el

cumplimiento del PGA, por lo cual se hace indispensable fortalecer el equipo para lograr el

cumplimiento de las metas previstas.

8. REQUERIMIENTOS

Se debe garantizar la totalidad de la planta aprobada en el equipo auditor, así como el

adecuado y oportuno suministro de elementos mínimos de trabajo, necesarios para la

ejecución del PGA. Elaboró: Magda Sánchez



NIT. 800107701-8


Solicitar a los sujetos de control Fiscal suministrar la información y la colaboración necesarias

para un trabajo oportuno y eficiente, más aún cuando el tiempo de ejecución de auditorías

en las entidades es limitado, siendo indispensable el apoyo efectivo de los sujetos de control.

Para lograr el cumplimiento del PGA previsto es indispensable la contratación de

profesionales debidamente capacitados en las área de contaduría, derecho y áreas

administrativas de tal manera que se garantice el adecuado cumplimiento del PGA.

9. SEGUIMIENTO Y MONITOREO

El seguimiento y monitoreo al desarrollo del PGA año 2011, se realizará mediante mesas de trabajo periódicas y tableros de control de cada equipo auditor e informes de seguimiento periódicos al Contralor, con el propósito de coadyuvar al logro de los resultados esperados y retroalimentar al equipo auditor con información oportuna que les permita, en tiempo real, realizar los correctivos necesarios a que haya lugar.

A través del seguimiento al PGA se determinará el cumplimiento de los propósitos establecidos en los encargos de auditoría, frente a los memorandos de planeación de las auditorías y mediante la revisión selectiva o total de las actas de las mesas de trabajo; se hará el seguimiento a los estados de avance de las auditorías y al desarrollo de los objetivos propuestos en el memorando de planeación.

El Auditor Fiscal, jefe del Área, será el responsable del monitoreo del desarrollo del proceso

auditor en todas sus fases: planeación, ejecución, informe y seguimiento; conceptuando

sobre la calidad y la relevancia de los hallazgos.

10. MATRIZ PROGRAMACIÓN DEL PGA 2012

De acuerdo con lo anterior, En el cuadro en EXCEL anexo se muestran los sujetos de control

a ser auditados, las fechas y el No de auditores responsables de realizar cada auditoría.

Las labores del programa de Participación Ciudadana, Recepción de Cuentas en Línea,

Control de la Deuda Pública, serán realizadas por el Equipo Auditor o por quien se designe

en las mesas de trabajo de Auditorías así como del control y seguimiento sobre las auditorías

que se desarrollen en la vigencia será ejercido por el Auditor Fiscal.

PROCESO DE REVISION DE CUENTAS

Gestión indicada: Eficiencia en la Rendición de Cuentas

Nº de Entidades que rindieron Cuenta Nº de Entidades obligadas a rendir Cuentas

X 100%

Trámite Y Eficiencia

Nº Funcionarios designados Nº Cuentas por revisar

X 100%

Eficiencia y Revisión de Cuentas Nº Cuentas Revisadas

X 100%

Nº Cuentas por Revisar



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AUDITORIAS

Gestión Indicada: Cumplimiento Nº Auditorías Realizadas

Nº Auditorías Propuestas en el PGA

X 100%

Efectividad

Nº Hallazgos Trasladados Nº Hallazgos Fiscales

X 100%

Suscripción Convenios

Nº Auditorías con Convenio de Mejoramiento

X 100%

Nº Auditorías Realizadas

AMBIENTAL

Eficiencia:

Nº Auditorías Realizadas Nº Auditorías Programadas

Nº Procesos Revisadas a Autoridades Ambientales Nº Procesos iniciados en el Área Ambiental

Nº Peritazgos realizados Nº Peritazgos solicitados

Nº Informes Técnicos realizados Nº Informes Técnicos solicitados

X 100%

X 100%

X 100%

X 100%

2.2.3. PROCESO RESPONSABILIDAD FISCAL

RESPONSABLE: Jefe Oficina Jurídica

OBJETIVO GENERAL: Determinar y establecer la responsabilidad fiscal de los servidores públicos y de los particulares cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta causen por acción u omisión en forma dolosa o gravemente culposa un daño en el patrimonio del Municipio de Tunja, con el fin de recuperar los dineros perdidos, malversados o extraviados del erario y en general buscar el resarcimiento de los daños al patrimonio público, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal; de igual manera le corresponde adelantar la etapa previa de Indagación Preliminar, los procesos Administrativos Sancionatorios, los procesos de Jurisdicción Coactiva, el ejercicio de la representación legal en los diversos trámites judiciales que cursan ante la jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, brindado a la vez asesoría jurídica


MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral







MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y Numero de Anual 80% Mide la eficacia en la

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA NIT. 800107701-8



MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral







NIT. 800107701-8


El proceso de responsabilidad fiscal, contribuye en el cumplimiento de su misión y visión institucional en la búsqueda del resarcimiento del daño ocasionado al patrimonio público, generando confianza y reconocimiento ante la ciudadanía.

COBRO COACTIVO

RESPONSABLE: Oficina Jurídica




MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA


Revisión Y

Seguimiento

De Manuales

Numero de

manuales revisados

-----------------X100

Numero de

manuales existentes



a manuales

Cumplimiento

Plan De Acción

Por Proceso

Nº de actividades

que cumplen la

meta

-----------------X100

Nº de atividades

programadas por

proceso.


cumplimiento a las

actividades

programadas en los


proceso

Cumplimiento

Planes De

Acción

Institucional

Nº de procesos que

cumplen la meta

-----------------X100

Nº total de planes

por proceso.



De Acción

institucional.








-----------------------------------------------x 100



FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

Semestral





MEDICIÓN DE

LA EFICACIA


----------------x 100



cumplimiento de los


INDICADOR RELACIÓN

MATEMÁTICA



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Entre las actividades proyectadas a ejecutar frente al Cobro coactivo en la vigencia 2012 se tienen previsto el recaudo por procesos de responsabilidad fiscal y el recaudo por proceso administrativo Sancionatorio, de la siguiente manera:

2.3. PROCESOS ADMINISTRATIVOS O DE APOYO

2.3.1. PROCESO GESTIÓN FINANCIERA

RESPONSABLE: Jefe Oficina Administrativa

I. PLANEACIÓN FINANCIERA

La planeación financiera es el proceso que permite a la Contraloría Municipal de Tunja, establecer con la Administración Municipal el monto de los recursos económicos disponibles y realizar su distribución en cumplimiento de la autonomía presupuestal y de nuestra misión institucional.

Involucra además todas las actividades y decisiones mediante las cuales se muestran los resultados de la Gestión Económica de nuestra Entidad, permitiendo realizar un análisis anticipativo de costos y detección de desviaciones en la canalización de los recursos hacia una u otras actividades; siendo éste un aspecto básico para generar una cultura de planeación sistemática en todos los procesos.

La programación, ejecución y seguimiento, están enmarcados en lo consagrado en el Decreto 411 de 2011, Ley 617/00, Ley 1151/07, Ley 716/01, Ley 819/03, donde se establece el monto total de nuestros ingresos.

1.

INGRESOS

La Administración Municipal, mediante decreto 411 de 2011, liquidó el Presupuesto para la vigencia fiscal 2012, el cual incluye como Transferencia para la Contraloría Municipal, la suma de $1.298.983.713,89.




NIT. 800107701-8


21010101 SUELDO PERSONAL DE NOMINA

21010102 PRIMA DE SERVICIOS

21010103 BONIFICACION ESPECIAL POR RECREACION

21010104 PRIMA DE VACACIONES

21010105 VACACIONES

21010106 PRIMA DE NAVIDAD

21010107 BONIFICACION

21010108 INDEMINIZACION POR VACACIONES

21010109 INTERESES A LAS CESANTIAS

210102 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS

21010201 PERSONAL SUPERNUMERARIO

21010202 HONORARIOS PROFESIONALES

21010203 REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS PROFESIONALES

21010204 REMUNERACIÓN APRENDICES 21010205 OTROS GASTOS POR SERVICIOS PERSONALES 0.00000

CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR

210103 PUBLICO

21010301 CESANTIAS CONTRALORIA

21010302 CESANTIAS FONDO NACIONAL DE AHORRRO

21010303 PENSIONES INSTITUTO SEGUROS SOCIALES

21010304 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

21010305 INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

21010306 ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

21010307 ESCUELAS INDUSTRIALES E INSTITUTOS TECNICOS

CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NOMINA SECTOR

210104 PRIVADO

21010401 FONDOS DE CESANTIAS

21010402 FONDOS DE PENSIONES

21010403 EMPRESAS PROMOTORAS DE SALUD

575.875.492,00

50.660.791,00

3.377.386,07

27.441.261,79

25.247.183,96

57.169.295,40

1.000,00

15.000.000,00

4.516.318,30

97.001.000,00

1.000,00

1.000.000,00

83.000.000,00

3.000.000,00

106.078.791,12

3.000.000,00

43.555.150,88

21.953.939,04

3.756.970,12

22.541.820,72

3.756.970,12

7.513.940,24

169.532.053,14

33.631.293,40

50.997.600,00

51.674.006,82




NIT. 800107701-8


21010404 ADMINISTRADORA DE RIESGOS PROFESIONALES

APORTES PARAFISCALES CAJA DE COMPENSACION

21010405 FAMILIAR

2102 GASTOS GENERALES

210201 ADQUISICION DE BIENES

21020101 MATERIALES Y SUMINISTROS

21020102 COMPRA DE EQUIPO

21020103 BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL

210202 ADQUISICION DE SERVICIOS

21020201 VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE

21020202 COMUNICACIONES Y TRANSPORTES

21020203 SERVICIOS PUBLICOS

21020204 SEGUROS

21020205 IMPRESOS Y PUBLICACIONES

21020206 MANTENIMIENTO

21020207 VIGILANCIA

21020208 ARRENDAMIENTOS

21020209 BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL

21020210 COMISION NACIONAL SERVICIO CIVIL

210203 OTROS GASTOS GENERALES

21020301 APORTE (Acuerdo 0024 de 1996)

21020302 CAPACITACION (Ley 1416 de 2010)

21020303 PARTICIPACION CIUDADANA EN EL CONTROL FISCAL

21020304 IMPUESTOS, TASAS Y MULTAS

21020305 GASTOS IMPREVISTOS

TOTALES

3.173.391,95

30.055.760,97

167.083.141,11

45.000.000,00

8.000.000,00

35.000.000,00

2.000.000,00

77.000.000,00

20.000.000,00

2.000.000,00

15.000.000,00

8.000.000,00

800.000,00

17.000.000,00

2.000.000,00

200.000,00

3.000.000,00

9.000.000,00

45.083.141,11

11.082.141,11

26.000.000,00

2.000.000,00

6.000.000,00

1.000,00

1.298.983.713,89

2.

EGRESOS




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La ejecución que se proyecta para la presente vigencia es del ciento por ciento 100% del total de recursos transferidos .Sujeta a la programación de metas de pagos para la Oficina de Tesorería, debe tener absoluta concordancia con el marco presupuestal.

2.1

ANÁLISIS DE ASIGNACIONES PRESUPUESTALES

Cada mes se efectuará un análisis de las asignaciones presupuestales, para verificar el comportamiento de cada rubro presupuestal a través de la ejecución presupuestal de ingresos y egresos; adicionalmente frente a la resolución N° 001 de 2012. (Anexo reso)

4. INDICADORES PR: GFI

5.1

INDICADOR INGRESOS RECAUDADOS VIGENCIA 2012

INGRESOS RECAUDADOS INGRESOS PRESUPUESTADOS

X 100%

5.2

INDICADOR SITUACION PRESUPUESTAL

VR GASTOS EJECUTADO

X 100%

VR INGRESOS RECAUDADOS

5.3. INDICADOR EJECUCION DE GASTOS

VR PRESUPUESTO GASTOS EJECUTADO

X 100%

VR PRESUPUESTO DEFINITIVO

5.4. INDICADOR EJECUCION DE CUENTAS POR PAGAR

VR TOTAL PAGOS _____________

X 100%

VR TOTAL CUENTAS POR PAGAR

OBSERVACIONES:

Toda planeación es flexible y permite efectuar ajustes de acuerdo a los cambios que se puedan presentar en la normatividad, estructuras, proyectos, etc.



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2.3.2. PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

RESPONSABLE: Jefe Oficina Administrativa

ADMINISTRACIÓN, DESARROLLO Y APROVECHAMIENTO DEL TALENTO HUMANO.

El Talento Humano de la Contraloría Municipal de Tunja, debe ser altamente comprometido en su desarrollo personal, organizacional y social, creativo e innovador, justo y transparente en sus actuaciones, Participativo, con sentido de pertenencia y autogestión. A quien la Entidad ofrece un ambiente propicio para su mejoramiento continuo, con oportunidades de reconocimiento y de proyecto de vida, para consolidar una Contraloría Competitiva y de calidad.

Para lograr este propósito, hemos diseñado planes y programas que propician en su

generalidad el desarrollo del Talento Humano y en su especificidad, el mejoramiento continuo de las personas y sus roles, para lograr ser competitivos, humanos y eficientes.

1. DESARROLLO Y APROVECHAMIENTO DEL TALENTO HUMANO

Son las personas quienes dinamizan y agregan valor a los recursos materiales y económicos,

como generadores de ideas, capacidad y cambios culturales, constituyéndose en el más valioso de los recursos al servicio de cualquier organización.

En la Administración del Talento Humano de la Contraloría Municipal de Tunja, se propenderá por generar un ambiente de confianza para los funcionarios, la valoración de su trabajo, la participación en las decisiones que se tomen en cada dependencia, de tal forma que se dinamice el trabajo en equipo.

Será relevante resaltar la creatividad de los funcionarios, generar espacios de comunicación para el desarrollo de sus actividades y su desarrollo personal, permitiéndoles conocer los planes y programas de la administración y hacerlos partícipes de ellos, como sujeto activo en su realización.

1.1. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

La capacitación como Elemento Transformador, se constituye en una de las mejores inversiones en el Talento Humano y en una de las principales fuentes de bienestar para los funcionarios y la Entidad, según lo establecido en la ley 909 de 2004 y 1416 de 2010.

Somos conscientes que cuando un trabajador recibe capacitación de alto nivel, novedosa, creativa, dinámica y sobre todo útil, su horizonte de sentido cambia, su visión de mundo se enriquece y su autoestima se fortalece, porque siente que la Entidad lo valora, estima y, por lo tanto, le está asignando lo que Maslow denomina "salario espiritual" y considera que están invirtiendo en su Talento, sus habilidades, para mejorar su rendimiento, la calidad de su trabajo, elevar su productividad.



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En consecuencia la capacitación y formación de los servidores de la Contraloría Municipal, está orientada al desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores y competencias fundamentales, con el ánimo de propiciar su eficacia personal, grupal y organizacional, de manera que se posibilite el desarrollo profesional de los funcionarios y el mejoramiento en la prestación de los servicios.

Esencialmente el Plan de Capacitación que se ejecutará durante la vigencia 2012, consolida las necesidades de formación arrojadas en la Evaluación de Competencias Laborales llevada a cabo durante la vigencia 2012 (Anexo 1 )

1.1.1 OBEJTIVOS DE LA CAPACITACION

Proporcionar a la Entidad, talento humano altamente calificado en términos de

conocimiento, habilidades y actitudes para un mejor desempeño.

Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la Entidad a través de una mayor competitividad y conocimientos apropiados.

Mantener a los funcionarios permanentemente actualizados frente a los cambios que

se generen.

Lograr cambios en su comportamiento con el propósito de mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la Entidad.

2. EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES

La Evaluación de las Competencias Laborales, es una herramienta importante que permite detectar las necesidades de formación que pueden tener los Funcionarios de la Contraloría Municipal de Tunja, para desarrollar de manera eficaz las habilidades requeridas en el desempeño de cada cargo; mostrando claramente las áreas que se deben fortalecer mediante actividades de formación.

Esta herramienta contribuye en el Ente fiscalizador, a la consolidación del Plan Anual de Capacitación 2013.

Se realizará la Evaluación de Competencias a los funcionarios, de la Contraloría Municipal de Tunja, durante el segundo semestre de 2012.

3. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL

La Evaluación del desempeño Laboral, se realizará dentro del plazo establecido por la Ley 909/04, correspondiente al periodo anual del 1º de febrero de 2012 al 31 de enero de 2013.

4. PROGRAMA DE BIENESTAR SOCIAL Elaboró: Magda Sánchez


No. de Cargos NIVEL DENOMINACION CÓDIGO GRADO

1 Directivo Contralor 010

1 Asesor Asesor Control Interno 105 01

1 Directivo Auditor Fiscal 006 01

1 Directivo Jefe de Oficina Administrativa 035 01

1 Directivo Jefe de Oficina Jurídica 035 02

1 Profesional Tesorero General 201 01

7 Profesional Profesional Especializado 222 01

2 Técnico Técnico Administrativo 367 05


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Fundamentalmente al Bienestar Social dentro de la concepción de desarrollo a Escala Humana, compromete el conjunto de programas y beneficios que se estructuran como solución a las necesidades de las personas, que influyen como elemento importante dentro de una empresa.

Como espacio para el desarrollo de los funcionarios es importante que exista una estrecha vinculación con la misión institucional del Ente de Control y espacio para el crecimiento humano.

Esta es una herramienta importante que contribuye al logro de un desempeño óptimo, porque responde a la satisfacción de las necesidades individuales y organizacionales.

Para esto se llevará a cabo en la vigencia 2012, un programa de bienestar social que incluye la realización de actividades culturales, recreativas y deportivas. (Anexo 2)

5.

PROGRAMA DE SALUD OCUPACIONAL

Programa encaminado a prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan, al igual que el mejoramiento de las condiciones de trabajo.

Enmarcado de acuerdo a lo establecido en el Decreto Ley 1295/94, Ley 776/02, Ley 100/93. Su realización estará apoyada por la Administradora de Riesgos Profesionales – Positiva ARP. (Anexo 3)

8. PLANTA DE PERSONAL

El honorable Concejo Municipal de Tunja mediante Acuerdo 025 de 2011, aprobó la planta de personal para la Contraloría Municipal de Tunja, en un total de dieciocho (18.) conformados por 5 Directivos, 7 profesionales especializados,3 técnicos y 2 funcionarios del nivel asistencial.

PLANTA DE PERSONAL AUTORIZADA MEDIANTE OACUERDO 025/11













1 Asistencial Secretaria Ejecutivo 425 02

1 Asistencial Secretario 440 01

HONORARIOS PROFESIONALES 1.000.000,00

REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS PROFESIONALES 83.000.000,00

REMUNERACIÓN APRENDICES

OTROS GASTOS POR SERVIVIOS PERSONALES

3.000.000,00

10.000.000

MATERIALES Y SUMINISTROS 8.000.000,00

COMPRA DE EQUIPO 35.000.000,00

BIENESTAR SOCIAL Y SALUD OCUPACIONAL 2.000.000,00

VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE 20.000.000,00

COMUNICACIONES Y TRANSPORTES 2.000.000,00

SERVICIOS PUBLICOS 15.000.000,00

SEGUROS 8.000.000,00

IMPRESOS Y PUBLICACIONES 800.000,00

MANTENIMIENTO 17.000.000,00

VIGILANCIA 2.000.000,00

ARRENDAMIENTOS 200.000,00


COMISION NACIONAL SERVICIO CIVIL 9.000.000,00

APORTE (Acuerdo 0024 de 1996) 11.082.141,11


NIT. 800107701-8


9.INDICADORES PR: GTH

9.1 INDICADOR EFICACIA EJECUCION PROGRAMA CAPACITACION

Capacitaciones realizadas

X 100 % =

Capacitaciones programadas

9.2 INDICADOR EVALUACION DE COMPETENCIAS DE LOS FUNCIONARIOS

No. Funcionarios que logran un nivel ideal de competencias X 100% No. Total de funcionarios evaluados

9.3 INDICADOR EFICACIA CUMPLIMIENTO PROGRAMA BIENESTAR SOCIAL

Numero actividades ejecutadas

X 100%

Numero actividades programadas

9.4 INDICADOR EFICACIA CUMPLIMIENTO PROGRAMA SALUD OCUPACIONAL

Numero actividades ejecutadas

X 100%

Numero actividades programadas

.3.3. PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS

RESPONSABLE: Oficina Administrativa y Tesorería

Comprende los gastos generales del presupuesto de la Contraloría Municipal de Tunja, están

conformados por la adquisición de bienes y de servicios, que deben facilitar el normal


















3.000.000,00

10.000.000








NIT. 800107701-8


funcionamiento del ente de control y corresponden actualmente al 9.392% del total del presupuesto aprobado para la actual vigencia.

1.

PLAN COMPRAS 2012

La Gestión de los recursos físicos, comprende los gastos necesarios para el desarrollo de las

actividades de la Entidad, los cuales se deben considerar en el plan de compras 2012, tales como la compra de papelería y útiles de escritorio, gasolina, compras menores (caja menor), elementos de aseo y cafetería, entre otros, Compra y mantenimiento de equipos. (Anexo 4)

PLAN DE COMPRAS 2012



















3.000.000,00

10.000.000























3.000.000,00

10.000.000







SEGUROS 8.000.000,00


MANTENIMIENTO 17.000.000,00

VIGILANCIA 2.000.000,00

ARRENDAMIENTOS 200.000,00


COMISION NACIONAL SERVICIO CIVIL 9.000.000,00

APORTE (Acuerdo 0024 de 1996) 11.082.141,11


NIT. 800107701-8


El plan de compras se ejecutará con los lineamientos contemplados en la Ley 80 de 1993 y Ley 1474 de 2011. La ejecución está programada a partir del mes de Enero de 2012.

La menor y la mínima cuantía para la vigencia 2012, teniendo en cuenta lo establecido en la Ley 1150/07 artículo 2º y el presupuesto aprobado; son las siguientes:

1.1 COMPRA DE EQUIPO

Se pretende adquirir entre otros un Servidor para Instalación de la Bases de datos de la parte Contable, Financiera, Presupuesta, correspondencia, almacén y almacenamiento de la información relevante de la Entidad y equipos de escritorio,

1.2 MANTENIMIENTO

Con el fin de proteger y garantizar el buen funcionamiento de los bienes, se ejecutará un

plan de mantenimiento de equipos de sistemas, fotocopiado y comunicación.

1.2.1

MANTENIMIENTO PROGRAMA CONTABLE

El programa de Contabilidad pública que maneja la Contraloría , debe ser parametrizado para iniciar las operaciones correspondientes al año fiscal 2012, el cual permite generar los estados de actividad financiera, económica y social, permitiendo a la Alta Dirección una correcta y oportuna toma de decisiones. Información que se rinde trimestralmente por conducto de la Alcaldía Municipal de Tunja, a la Contaduría General de la Nación.

1.2.4

MANTENIMIENTO DE COMPUTADORES

En coordinación con la oficina Administrativa en el proceso de recurso Tecnológico, se programa el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cómputo que posee



















3.000.000,00

10.000.000







SEGUROS 8.000.000,00









NIT. 800107701-8


la Entidad, de acuerdo a la disponibilidad de recursos. Su ejecución está contemplada en el PESSI que diseña la oficina Administrativa.

1.3

IMPRESOS Y PUBLICACIONES

El plan de acción 2012, contempla la renovación de las suscripciones importantes para

brindar la actualización permanente en la normatividad y necesaria para el desempeño de las funciones administrativas, de asesoría y de Control Fiscal a cargo de la Contraloría Municipal de Tunja, en la medida en que la asignación de recursos lo permita.

1.4

COMUNICACIONES Y TRANSPORTE

Servicio de mensajería que se debe contratar para todos procesos de la Entidad, de acuerdo a la disponibilidad de recursos.

1.5

SERVICIOS PÚBLICOS

Llevaremos a cabo un estricto control en el servicio telefónico para garantizar que su

consumo obedezca exclusivamente a llamadas oficiales.

1.6

SEGUROS

El programa de seguros, incluye la renovación de las pólizas constituidas para salvaguardar y proteger de eventualidades el Talento Humano y los activos de la Entidad.

PROGRAMA DE SEGUROS 2012




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29-06-2011 AL 29-06-

SUSTRACCION DAÑOS 1001078 PREVISORA 2012 $ 417,600

29-06-2011 AL 29-06-

INCENDIO DAÑOS 1001103 PREVISORA 2012 $ 1,226,143

29-06-2011 AL 29-06-

ORRIENTE DEBIL

DAÑOS

1001100 PREVISORA 2012 $ 409,728

2.

CAJA MENOR

De acuerdo con el comportamiento de la caja menor y la disponibilidad de recursos, para

la vigencia 2012, se proyecta en la suma de $2.000.000.

3.

VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE

Este rubro es de gran importancia, porque le permite a la Contraloría Municipal de Tunja, cumplir el mandato Constitucional de ejercer el Control Fiscal, a través del Plan General de Auditorías (PGA 2012), investigaciones fiscales, actividades de control social participativo, otras de orden jurídico y administrativo.

PLAN DE VIÁTICOS 2012

4.

4.1

INDICADORES PR:GFT

INDICADOR EFICACIA MANEJO DE INVENTARIOS

Nº INVENTARIOS por Responsables Nº INVENTARIOS de la CMT

x 100 =

DEPENDENCIA VIÁTICOS Y GASTOS

DE VIAJE

Costo Anual proyectado: $20.000.000

NOMBRE DEL

INDICADOR

OBJETIVO FORMULA FRECUENCIA

DE

MEDICION

MET

A

RESPONSABLE

Eficacia en el

número de

informes

rendidos al

contralor

Busca medir la

eficacia de la

entidad frente

a los informes

de control

interno

propuestos.

Número de

informes

rendidos al

Contralor

--------------- X

100

Número de

informes

programados

a rendir

Semestral 90% Asesor

Control

Interno

4.2

INDICADOR CUMPLIMIENTO PLAN ESTRATEGICO PESSI



NIT. 800107701-8


Nº actividades ejecutadas

x 100 =

Nº actividades programadas

4.3

INDICADOR EFICACIA CUMPLIMIENTO PLAN DE COMPRAS

COMPRAS ejecutadas COMPRAS programadas

X 100%

4.4

INDICADOR EFICACIA CUMPLIMIENTO PROGRAMA DE VIATICOS y GASTOS DE VIAJE

Viáticos ejecutados Viáticos programados

X 100%

4.5

INDICADOR EFICACIA CUMPLIMIENTO PROGRAMA DE SEGUROS VIGENCIA

Numero Seguros

adquiridos

X 100%

Numero Seguros programados

2.3.4. PROCESO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

RESPONSABLE: Oficina Administrativa

La Secretaría del Despacho, tiene un tránsito de documentos alto, en tal sentido fue importante proyectar el cambio de los indicadores que se venían manejando; de igual forma, de éste proceso se desprenden los siguientes procedimientos como:

- - -

Recepción Archivo Correspondencia

1. OBJETIVO DEL PROCESO

El Objetivo General del Proceso de Archivo y Correspondencia, es mantener la información requerida en forma oportuna y confiable, dentro de los parámetros establecidos en la Ley 594 de 2000.


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2. OBJETIVO GENERAL DEL PLAN DE ACCION

La Oficina Administrativa propende como objetivo para la vigencia 2012,

Minimizar los

riesgos, orientar la ejecución y cumplimiento en el trámite de correspondencia a las diferentes Direcciones de la Entidad, cumpliendo con las metas y optimizando la utilización de los recursos (Humano y presupuestal)

LINEAS DE ACCION

Las líneas de acción de la Oficina están direccionadas a satisfacer las necesidades de los

clientes externos y clientes internos de la Entidad; entendiéndose como cliente externo a todas y cada una de las personas que requieran información de la dependencia, o que deban ser notificadas por algún proceso que la Entidad le adelante; y cliente interno, naturalmente a todos los funcionarios de las diferentes dependencias de la Entidad, que requieran información para desarrollar así mismo las funciones propias del cargo. Esta atención a los dos tipos de clientes debe ser oportuna y de calidad.

3. METAS POR PROGRAMAS 3.1. Ventanilla Única

Manejar siempre el procedimiento con alta calidad en cuanto a servicio y custodia de los documentos.

3.2.

Archivo

Hacer transferencia documental al Archivo Central, de todas las dependencias de la Entidad, correspondiente a las vigencias anteriores. Coordinar para que cada dependencia aplique en el día – día los procesos archivísticos según ley 594 de 2000. Coordinar con cada dependencia, que en el momento que se tramite un proceso se alimente las tablas de Retención Documental.

3.3.

Correspondencia

Implementar el Software de correspondencia para todas las dependencias de la Entidad, para la información de clientes externos como internos.

Dar trámite de forma inmediata a todos los documentos allegados a la Entidad, tanto de los clientes Externos como internos, como son oficios, procesos para trámite de notificación, procesos para cobro coactivo, Derechos de Petición, Resoluciones, Providencias internas y externas, entre otras. Coordinar que al cierre de la vigencia 2012, los actos administrativos firmados por el Señor Contralor, estén debidamente empastados en un 60%. 4. ACTIVIDADES Y FUNCIONARIO ( S ) RESPONSABLES 4.1. Ventanilla Única



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Se recibirá diariamente la correspondencia tanto externa como interna, la cual se entregará de manera oportuna al destinatario.

Funcionarias Responsables: Oficina Administrativa(Archivo), correspondencia (s. Despacho)

4.2. ARCHIVO

Se apoyará para que diariamente en cada dependencia se trabaje los documentos con proceso archivístico, durante todo el año. Se recibirá en el momento oportuno por parte de cada dependencia, los insumos para alimentar las tablas de retención documental. Se Realizara las capacitaciones por dependencias en lo referente a proceso Archivístico en cumplimiento de la Ley 594. Se gestionará capacitación por parte del Archivo General de la Nación, para personal de planta de nuestra Entidad. Se tendrá información actualizada sobre la Ley General de Archivo y sus reglamentos, de consulta para todos los funcionarios.

Funcionarios Responsables: Oficina Administrativa

4.3. Correspondencia

Se tendrá un libro borrador para consecutivos de Actos Administrativos que emita el Despacho del Señor Contralor. Se llevará un formato de correspondencia recibida interna y externa, cronológicamente. Se llevará un formato para la correspondencia enviada (Externa e Interna a través de Memorando), cronológicamente. Se organizará y devolverá, el proceso tanto de Responsabilidad Fiscal o Proceso Sancionatorio una vez terminado el proceso de notificación, a la oficina respectiva. Se responderá de forma inmediata toda la correspondencia que se allegue la Secretaría, durante todo el año. Se realizará a todos y cada uno de los documentos que se reciban y que se produzcan, el proceso Archivístico enmarcado en la Ley 594 de 2000.

Funcionarios Responsables: Secretaria de Despacho

2.3.5. PROCESO GESTIÓN JURÍDICA

RESPONSABLE: Oficina Asesora Jurídica

1. OBJETIVO DEL PRESENTE PLAN

Con estricta sujeción a la Constitución y a la Ley, y con fundamento en los principios y valores

rectores de la gestión pública, se llevara a cabo la vigilancia de la gestión fiscal de nuestros sujetos de control, con la autonomía administrativa e independencia del sistema de control fiscal de nuestro país.



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Asesorar a la alta dirección con el fin de mantener un adecuado control de legalidad sobre la organización y se reduzcan los niveles mínimos de riesgo inherente.

2. OBJETIVO DEL PROCESO

Representar judicialmente a la Entidad y apoyar jurídicamente a los líderes de los procesos.

3. PROGRAMA Y LINEAS DE ACCION A LOS CUALES APORTA LA GESTION DE LA DEPENDENCIA (PLAN ESTRATEGICO 2012-2015)

Líneas de Acción:

APOYO DE LA DEPENDENICA

Desde la notificación al contralor sobre demandas contra la entidad hasta la sentencia de primera o segunda instancia. Desde la solicitud de la asesoría a la solución de estas. Sustanciación de los recursos de apelación interpuestos ante el despacho del Contralor frente a los fallos de responsabilidad fiscal para agotar la vía gubernativa). Adelantamiento de las revocatorias directas interpuestas contra los procesos Administrativos sancionatorios y de Responsabilidad Fiscal.

4. ACTIVIDADES:

1. Revisar los procesos de acciones Contencioso administrativas, que cursan en los

juzgados administrativos de Tunja, Tribunal Administrativo y consejo de Estado; así mismo lo relacionado con los procesos en los cuales la Contraloría se ha constituido en parte civil.

2. Asesorar, resolver las consultas solicitadas por los responsables de procesos y

demás funcionarios y las presentadas por los sujetos de control que se soliciten

o envíen a esta Dirección. 3. Realizar las demás funciones que se asignen a esta Dependencia.

6. INDICADORES DEL PROCESO DE GESTIÓN JURIDICA

Total consultas jurídicas resueltas ------------------------------------------------X100% Total consultas jurídicas allegadas

Total recursos de apelación proyectados ---------------------------------------------------------X 100 Total recursos de apelación recepcionados

Total de Revocatorias Directas proyectados ----------------------------------------------------------- -X 100 %




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Total de Revocatorias Directas recepcionados

Total grado de consulta proyectada -----------------------------------------------------X 100 Total grado de consultas recepcionadas

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES Y ACCIONES ESPECÍFICAS A DESARROLLAR

1. PROGRAMA:

De apoyo a los procesos misionales

ACTIVIDAD: El proceso de Gestión Jurídica, presta apoyo jurídico a los Procesos misionales

como los demás de apoyo y especialmente al proceso de Direccionamiento Estratégico.

RESPONSABLE: Oficina Asesora Jurídica.

2. PROGRAMA: Procesos contenciosos administrativos y judiciales que cursan en contra del ente fiscalizador

ACTIVIDAD: Atender los procesos administrativos y judiciales

que cursan en contra del

ente fiscalizador las diferentes entidades y despachos judiciales (Juzgados, Tribunales,) y en los cuales se haga parte la Contraloría Municipal de Tunja, conforme a los poderes otorgados por el Contralor.

RESPONSABLE:

3. PROGRAMA:

Oficina Asesora Jurídica. Recursos de apelación, impedimentos y las Revocatorias Directas.

ACTIVIDAD: Decidir los Recursos de apelación, impedimentos y las Revocatorias Directas. Planteadas por los diferentes responsables fiscales y de los cuales se den Dirección por parte del Despacho del Contralor.

RESPONSABLE:

4. PROGRAMA:

Oficina Asesora Jurídica Consultas jurídicas, verbales y escritas.

ACTIVIDAD:

Absolver las consultas jurídicas, verbales y escritas que soliciten los funcionarios

de la Contraloría Municipal y los Responsables Fiscales, en las cuales tengan el ente fiscalizador.

competencia

RESPONSABLE:

Oficina Asesora Jurídica

2.3.6. PROCESO EVALUACIÓN Y CONTROL




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RESPONSABLE: Asesor De Control Interno

La Oficina Asesora de Control Interno como responsable del Proceso de Evaluación y

Control- contribuirá con el criterio de la Alta Dirección, en lo concerniente al mejoramiento

de la imagen externa de la Entidad, verificando la efectividad y aplicación del Modelo

Estándar de Control Interno, para procurar el cumplimiento de los planes, metas y objetivos

previstos en el Plan Estratégico 2012-2015 “Control Fiscal Un Compromiso Social”.

Ha establecido además, en desarrollo de su accionar asesor y consultor propender por

garantizar el desarrollo y fortalecimiento de los Sistemas de Control Interno, aportando ideas

y presentando recomendaciones que contribuyan al cumplimiento de la misión institucional,

dentro de un marco vanguardista, innovador y acorde a su entorno normativo y

tecnológico.

Así mismo la Oficina de control interno se ha establecido para la vigencia 2012 el

cumplimiento de los siguientes objetivos:

1.- Evaluar el cumplimiento de normas, políticas, principios, planes, programas, objetivos, procesos, procedimientos y funciones, con el fin de establecer la medición y evaluación del Sistema de Control Interno, de conformidad con lo dispuesto por la ley 87 de 1993, decretos y normas reglamentarias.

2.- Asesorar a la alta dirección a fin de que se mantenga un adecuado control sobre la organización y se reduzca a niveles mínimos el riesgo inherente.

3.- Revisar y evaluar el funcionamiento de los Sistemas de Control Interno, permitiendo detectar oportunamente las debilidades y fortalezas existentes en la Entidad.

4.- Realizar seguimiento oportuno a los Planes y Acciones de mejoramiento.

5.- Fomentar la cultura del Autocontrol y de Administración del Riesgo en los servidores públicos de la Contraloría.

6.- Coordinar activamente con las dependencias de la Entidad, a las cuales se les encomiende la responsabilidad de recopilar información y de elaborar la respuesta a las solicitudes o requerimientos que se presenten por parte de los organismos externos.

ESTRATÉGIAS Y LÍNEAS DE ACCIÓN PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS

1.- Mantener y mejorar la confianza ciudadana en la Contraloría Municipal de Tunja

2.- Consolidación del esquema de dirección fundado en “Principios y Valores”.

3.- Acompañar a las Dependencias de la Entidad en el fortalecimiento de la cultura de

autocontrol. Elaboró: Magda Sánchez


DEPENDENCIA VIÁTICOS Y GASTOS

DE VIAJE

Costo Anual proyectado: $20.000.000

NOMBRE DEL

INDICADOR

OBJETIVO FORMULA FRECUENCIA

DE

MEDICION

MET

A

RESPONSABLE

Eficacia en el

número de

informes

rendidos al

contralor

Busca medir la

eficacia de la

entidad frente

a los informes

de control

interno

propuestos.

Número de

informes

rendidos al

Contralor

--------------- X

100

Número de

informes

programados

a rendir

Semestral 90% Asesor

Control

Interno

Eficacia en el

servicio de los

seguimientos

realizados

Busca medir la

eficacia de la

entidad frente

a los

procedimientos

evaluados

Número de

seguimientos

evaluados

--------------- X

100

Número de

seguimientos

programados

Trimestral 90% Asesor

Control

Interno


NIT. 800107701-8


4.- Apoyar con charlas de sensibilización para la aplicación del Modelo Estándar de Control

Interno – MECI 1000:2005.

5.- Promover la implementación de la administración del riesgo en los procesos y actividades

criticas para el logro de los objetivos y metas propuestas.

6.- Propiciar que los sistemas informáticos y recursos de tecnología de información de la

entidad, obedezcan a las necesidades de los subsistemas administrativos y/o misionales.

7.- Evaluar el funcionamiento del Sistema de Modelo Estándar de Control Interno MECI de

todos los procesos determinados por la entidad, mediante la aplicación de auditorías.

Además del desarrollo de sus actividades, este proceso adelantara como tareas relevantes

la asesoría en la revisión y actualización de indicadores y de mapas de riesgos del mismo,

para ser usados en la toma efectiva de decisiones.

INDICADORES DEL PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL




NIT. 800107701-8


para evaluar

Gestión Indicada

Eficiencia en el Cumplimiento de las Normas:

Nº de Informes presentados Nº de Informes según Ley

Eficiencia en el Servicio: Nº de Arqueos Efectuados Nº de Arqueos Programados

Nº de Asesorías Atendidas

X 100%

X 100%

X 100%

Nº de Asesorías Solicitadas

3. ANEXOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Anexo 1. Plan de capacitación- Cronograma 2012 Anexo 2. Plan de Bienestar- Cronograma 2012 Anexo 3. Plan de Salud Ocupacional- Cronograma 2012 Anexo 4. Plan de Compras- Cronograma 2012 Anexo 5. Plan Desarrollo Tecnológico Anexo 1. Plan Estratégico de Sistemas PESSI Proceso de Planeación y Mejoramiento Continuo - Cronograma 2012. Proceso Participación Ciudadana - Cronograma 2012 Proceso Auditor y Administrativo Sancionatorio- Cronograma P.G.A. 2012. Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos – Cronograma 2012 Proceso de Archivo y Correspondencia- Cronograma 2012. Proceso Evaluación y Control - Cronograma 2012.

JOSE ARMANDO PUIN CONTRALOR MUNICIPAL


contraloria municipal de tunja plan de...

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