ВАЩЕНКО АНДРЕЙ АНАТОЛЬЕВИЧ, НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ Москва, 27 октября 2016 г.

ПОЛЕЗНОЕ И РЕЗУЛЬТАТИВНОЕ СОВЕЩАНИЕ

Ващенко Андрей Анатольевич

IT-обучение — ускорение ваших проектов

Ващенко Андрей АнатольевичНачальник Управления долгосрочного планирования и развития» ООО «Газпромтранс»

Тел 8-916-553-02-22vaan23011972@mail.rufacebook.com/vashenkoandАвтор 15 Книг в издательстве Литрес https://www.litres.ru/andrey-vaschenko/

Эксперт открытого правительства

СОДЕРЖАНИЕЧАСТЬ №1. СОВЕЩАНИЕИсторическое наследиеНациональная культура совещанийАвтоматизация совещаний

ЧАСТЬ №2. Позитивное СОВЕЩАНИЕРезультативное СовещаниеРекомендации по использованию времени на совещаниях

ЧАСТЬ №3.Личная выгода от посещения СОВЕЩАНИЯ

ЧАСТЬ №1СОВЕЩАНИЕ

Историческое наследиеНациональная культура совещаний

Автоматизация совещаний

Совещание в Московии. Иван Грозный

Карта Руси 1580 – постановка задачи

Совещание у Кутузова

Задача выполнена. Россия 1870г.

Шутки и сатира о Совещаниях

Специальные здания для проведения Важного Совещания

Автоматизированные совещательные комнаты

Совещание – это долго, скучно и безрезультатно

Ключевая ошибка всех участников совещания: организаторов, гостей, экспертов – идеализация ценности времени. Мы фантазируем о том, как много могли бы сделать на рабочем месте, если бы нас не таскали с совещания на совещание. На почве этих фантазий мы обесцениваем важность и полезность совещания. У нас, на основании личного опыта, жестко негативная оценка способности группы людей обсудить и решить самую простую проблему. Этот исходно негативный настрой лишает нас способности провести совещание с пользой, результативно, в позитивном ключе.На совещании мы: -Спим (зеваем, тухнем со скуки)-Сидим в смартфоне-Рисуем каракули на бумаге-Задираем собеседников-Затягиваем обсуждение (проблематизируем)-Имитируем желание сотрудничать и решить проблему

Инэмури

Опоздания руководителя на совещание на 2-3 часа

Фильмы о Совещаниях

IT-обучение — ускорение ваших проектов

ГаражБитва за МосквуИгра на понижениеГитлер Капут12 разгневанных мужчин

Результативное совещание подразумевает решение, общую договоренность, план реализации, распределение обязанностей, назначение ответственных, утверждение сроков исполнения, графика контрольных мероприятий

Совещание равных – это судебное заседание

Совещание присяжных, как универсальное совещание для анализа и оценки

Разные цели и ценности у каждого участника совещания

ЧАСТЬ №2Позитивное СОВЕЩАНИЕ

Результативное СовещаниеРекомендации по использованию

времени на совещаниях

Консалтинговая практикаКонсультанты обожают все систематизировать и категоризировать. Выделяют совещания:- Оперативные - Отчетные (итоговые)- По развитию- Проблемные- Инструктивные или информационные

У совещания возможна форма:- доклада- общения- мозгового штурма- свободного обсуждения

Жалобы на совещания Недостатки подготовки совещаний (совещания не планируются, состав участников неизвестен до начала совещания, повестка дня определяется на месте, отсутствует регламент, отсутствие или запоздалая рассылка материалов, неявки и опоздания, неподготовленность докладчиков, необорудованное помещение для совещаний и т.д.);

Недостатки проведения совещаний (превышение времени совещаний, блуждание фокуса обсуждения, необоснованные отклонения от повестки дня, потеря управления совещанием, не фиксируются обсуждавшиеся вопросы, не принимаются решения и не выдаются поручения, идут только разговоры, не ведется протокол или протокол готовится по памяти и т.д.);

Недостатки контроля исполнения совещания (после совещания ничего не происходит, не контролируется исполнение поручений, не оценивается исполнительская дисциплина, не ведется история решения вопросов, всплывают темы, которые ранее уже обсуждались, не найти материалы совещаний, нет статистики совещаний и т.д.).

Совещание – место, где принимают решения

IT-обучение — ускорение ваших проектов

Главные нарушители правил совещания, повестки, регламента, формата и формы – вышестоящие руководители.

Самые частые придирки, отказ от принятия решения, перенос сроков совещания, претензии к участникам совещания возникают по формальным основаниям. Это разрушает мотивацию к выработке общего решения.

Скрытое соперничество, местничество, феодальные замашки, узкий кругозор руководящих работников – основное препятствие к конструктивному обсуждению и принятию решения.

Культура проведения совещаний прямо связана с корпоративной культурой компании. Фобии, страхи и мнительность мешают принять решение и нести ответственность.

Нет решения – нет совещания!

Как мы видим себя и других участников совещания

Готовность к продуктивной работе на совещании

Кризис. Безвыходное положение. Креатив на нуле

Контроль включенности на совещании

Раньше участники долгих бессмысленных совещаний рисовали каракули и карикатуры на бумаге. Сейчас «втыкают» в смартфон.Современное совещание подразумевает изъятие личных электронных устройств на все время совещания (либо блокируется связь в помещении). Для экономии времени проще дать участникам прочесть презентацию, а не зачитывать доклад целиком. Участники совещания делают записи ручкой на бумаге. Листы с записями сдают секретарю совещания для подготовки протокола. Можно требовать от участников совещания письменных вопросов к докладчику, письменных предложений в протокол.

Термины и понятияРезультативное совещание – это коллективное обсуждение проблем и выполнимые планы по их разрешению. Решения, принятые на совещании, должны помочь большинству участников встречи достичь своих краткосрочных и среднесрочных целей.

Позитивное совещание – это психологическое внутреннее ощущение участников встречи, что время потрачено не зря, обсуждение было продуктивным, принятые решения выполнимы, общие цели связаны с личными целями, участники встречи делают общее дело и могут рассчитывать на помощь и поддержку друг друга.

Полезное совещание – это такой тип коллективного обсуждения, при котором разумное и правильное решение вырабатывается быстрее, точнее осознается участниками совещания, они лучше понимают свою роль и ценность в общем решении, чем если бы такое решение готовилось, обсуждалось и согласовывалось в дистанционном формате без общего обсуждения и решения.

Рекомендации по порядку ведения совещания (копировать регламент совещательной

комнаты в суде)1. В начале совещания дать 10-15 мин для прочтения презентации или доклада организаторов совещания (если выступлений несколько, то делать паузу для чтения перед каждым выступлением). В идеале в презентации есть проект решения по данной теме. Если однозначного решения нет - две, три точки зрения на возможное решение. 2. Презентацию и устный доклад можно пропустить и сразу переходить к вопросам: Что хотите решить? Что вам нужно от участников совещания? Какова выгода от вашего предложения? Какие последствия для подразделений компании от ваших предложений? Оценка рисков? Отзывы содокладчиков?3. После вопросов переход к голосованию. Если регламент голосования требует 100% согласия, обсуждение продолжается, пока согласие не будет достигнуто. Именно поэтому не нужно большого количества участников совещания, не участвующих в принятии реальных решений. 4. По ходу обсуждения возникает необходимость обращаться к экспертам по узким темам. Докладчик может или представить письменные отзывы экспертов на свой доклад, или участники по телефону задают вопросы экспертам во время совещания. Отрывать людей от работы не надо. Эксперту не нужно все время быть на совещании.

Личное отношение работника к совещаниюКлючевой фактор, определяющий отношение участника совещания к коллегам, к совещанию, к принимаемым решениям - наличие взаимного доверия между участниками совещания. Большинство людей больше доверяют собеседнику, если имеют возможность поддерживать визуальный и личный контакт. Средства автоматизации и визуализации значительно снижают уровень доверия (чаты, видео трансляции, скайп-конференции и т.д.), зато гарантируют сохранность, неизменность информации о содержании обсуждения и принятых решениях. Наличие архива видео, аудио, текстовых записей приносит пользу участникам совещания только в том случае, если процесс поиска нужной информации для уточнения сути принятых решений и договоренностей занимает мало времени. В противном случае избыточная информация приводит к долгому поиску виновных, а не поиску истины и пользы.

Корректировка культуры коллективного обсуждения

Отношение сотрудников и руководителей к совещанию изменится. Совещание будут воспринимать позитивно (не как развлечение): - Если будут видеть, что это реальный орган власти, а не «говорильня».- Если по мере совершенствования процедуры коллективного принятия решения вклад участников будет расти, а затраты (временные, психологические, эмоциональные, трудовые) на организацию совещания - снижаться.

Совещания станут результативными:- Если совещание будет заканчиваться вынесением решения- Если руководитель компании будет источником

справедливости- Если на совещании не будут сводить личные счеты- Если участвовать в совещании будет престижно- Если участники совещания будут объективно оценивать

нагрузку друг друга

ЧАСТЬ №3Личная выгода от посещения

СОВЕЩАНИЯ

Чего не стоит делать на совещании?

1. Соревноваться, меряться «мерседесами», демонстрировать свой статус2. Провоцировать собеседника, делать колкие, дерзкие, личные замечания3. Обижаться, дуться, отказываться от общения, думать что все «уроды и ничего не понимают»4. Заниматься своими личными делами: писать письма, «чатиться» в мессенджерах, общаться с клиентами или родственниками. 5. Провоцировать соседей на смех или личный разговор. 6. Играть в компьютерные игры, рисовать смешные картинки, пользоваться социальными сетями или новостными лентами.

Как не умереть с тоски на совещании?

1. Занять активную позицию. Задавать вопросы. Выдвигать предложения! Участвовать в обсуждении!

2. Использовать спрей, расширяющий бронхи, либо дозатор с кислородом. От увеличения уровня углекислого газа в помещении резко хочется спать.

3. Заняться планированием своей текущей работы4. Заняться внимательным наблюдением за

собеседниками. Внимательно смотреть и делать записи, о том, кто чем и почему занимается на совещании? Тренируйте свои зеркальные нейроны!

5. Пишите комплименты участникам совещания. Что вы в них хорошего увидели, что хорошего от них услышали?

6. Пользуйтесь калькулятором и проверяйте расчеты, представленные в презентации

Карьера и совещаниеСовещание - это место, где руководство может сравнить сотрудников между собой и сделать сравнительные выводы. Правильное поведение на совещаниях может стать инструментом для формирования доверия руководства и трамплином к карьерному росту. (Фильм «Секрет моего успеха»)

Не исполнимые мечты

IT-обучение — ускорение ваших проектов

«Что делать для повышения эффективности совещаний?»:Четко регламентировать совещания (42%)Автоматизировать управление совещаниями(36%)Обеспечить жесткий контроль решений (32%)Повысить исполнительскую дисциплину (32%)ййПоднять уровень руководства совещаниями (26%)Провести обучение (тренинг) для руководителя, секретаря и участников совещания (25%)Приведенные выше условия являются необходимыми, но далеко не достаточными для эффективных совещаний.

Без того, что называют корпоративной культурой, совещания действительно могут стать, как утверждает менеджерский фольклор, «хорошей заменой работы».

Мечтать не вредно!!!

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬРекомендации по корректировке

культуры проведения совещаний

IT-обучение — ускорение ваших проектов

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

1. Совещаний должно быть мало2. Они должны быть только в заранее запланированное время3. Совещание должно продолжаться до тех пор, пока не будет принято решение. 4. У участников совещания не должно быть других дел, звонков, важных встреч, за исключением этого совещания. 5. В компании должен быть сотрудник или аппарат, готовящий совещания и контролирующий решения6. В компании должны быть оценка уровня загрузки конкретных работников и аналитика статистики выполненных задач7. За готовность выполнить новую или сложную задачу должна быть система поощрений.

Полезное и результативное совещание подразумевает отсутствие негативных последствий за честность и принципиальность.

IT-обучение — ускорение ваших проектов

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

Совещание признано состоявшимся, еслиБыли выполнены не только формальные критерии, но и приняты решения, влияющие на работу, цели и мотивацию участников совещания.

- Отказ и нежелание сотрудников использовать результаты совещания в своей каждодневной работе свидетельствует о плохой подготовке совещания, неадекватной повестке, неактуальности решаемых задач.

- Отстраненность руководства, отказ от принятия решения, нежелание выяснять истину и принимать осознанное решение (с принятием на себя ответственности) – причина саботажа и очковтирательства сотрудников

IT-обучение — ускорение ваших проектов

Для настырных и въедливых

Можно скачать книги Ващенко АндреяПо ссылке в приложении Литрес:

https://www.litres.ru/andrey-vaschenko/

Спасибо за внимание!

111033, Москва, ул. Волочаевская, д.5, к.1Т: (495) 974 2274 Ф: (495) 974 2277E-mail: info@crocok. ru

Ващенко АндрейНачальник управления перспективного планирования и развития