curso sobre el correo de google

Curso avanzado sobre Gmail

El repositorio de correo

● Por defecto los mensajes se muestran ordenados por orden cronológico (repositorio clásico).

● Puede seleccionar mostrar primero los mensajes importantes, los no leídos, los destacados o los prioritarios.

Para enviar un correo electrónico

● Pulsar en Redactar

● Escribir la dirección de receptor del mensaje o elegir entre los sugeridos entre las direcciones contactadas con más frecuencia


● Pulse en la opción "Para" y seleccione entre la lista de contactos que aparece en la ventana emergente


● Escriba algo en el asunto y en el texto y pulse "Enviar"

● El sistema le confirma si su mensaje se ha enviado correctamente

Enviar una copia

● Para enviar copia de un mensaje a alguien pulse en "Añadir Cc"

● Escriba el nombre de los receptores de una copia del mensaje

Enviar una copia oculta

Para ocultar las direcciones de correo a los otros receptores pulse CCO.

Si no quiere que nadie vea quién recibe un correo incluya todas las direcciones como ocultas

Dando formato al mensaje

● Para dar formato a un mensaje pulse “Formato enriquecido" (opción por defecto)

Dando formato al mensaje

● Si desea redactar un mensaje como texto plano pulse en la opción correspondiente

Corrector de texto

● Para comprobar la ortografía de un mensaje pulse en "Corrector ortográfico"

● Además del corrector ortográfico, el navegador, por defecto, ya nos subraya en rojo las palabras con faltas de ortografía

Corrector de texto

● Las faltas de ortografía aparecen en amarillo

Corrector de texto

● Si pulsamos sobre la palabra nos aparecen alternativas

Adjuntar un archivo

● Para adjuntar un archivo pulse en la opción correspondiente, seleccione el archivo a adjuntar y pulse en "Abrir"

Adjuntar archivos

● El archivo adjunto aparece junto a la imagen de un clip

● Podemos NO enviar un archivo adjunto pulsando en la casilla correspondiente

Copiar imágenes

● Puede copiar imágenes en un mensaje de correo mediante las opciones copiar-pegar (Ctrl+c-Ctrl+v) o bien arrastrando la imagen desde el escritorio

Borradores

● Cada pocos minutos Google hace una copia de su mensaje y la guarda como borrador

● También se puede guardar con las teclas Ctr + s o bien pulsando sobre el botón "Guardar ahora"

Borradores

● Para revisar un borrador pulse en "Borradores"

● Para eliminar un borrador pulse sobre el borrador correspondiente y luego pulse sobre "Descartar borradores"

Deshacer un error

● Entre los labs existe una función para deshacer. Primero debe ir a "Labs"

● Buscar la aplicación para deshacer un envío y pulsar en "Habilitar"

Deshacer un error

● Pulse en el botón para guardar los cambios

● Durante unos segundos, antes de enviar un mensaje tenemos la opción de deshacer

Conversaciones

● Google Apps Mail agrupa todas las respuestas a un mensaje original en una única conversación o hilo

● El repositorio de correo muestra una lista de contactos y un número entre paréntesis que corresponde al número de mensajes de la conversación

Vista de conversación

● Al abrir un mensaje se muestra toda la conversación apilada con cada interlocutor en un color distinto


● Para ver un mensaje específico pulse sobre el mensaje● Para ver todos los mensajes pulse sobe "Mostrar todos"


● Se muestran todos los mensajes de la conversación

Reenviar mensajes

● Podemos reenviar un único mensaje o bien una conversación completa

Buscar un mensaje

● Mediante el cuadro de búsqueda podemos buscar un mensaje específico dentro de una conversación

Archivos adjuntos

● Si recibe un correo con un archivo adjunto verá el icono de un clip

● Los archivos PDF o Microsoft Office se pueden previsualizar en Google Docs o descargarlo al equipo local

Archivos adjuntos

● También podemos ver los documentos .pdf, .doc, .xls, .ppt, .rtf, .sxw, .sxc, .sxi, .sdw, .sdc, .sdd, and .wml como HTML

● Las hojas de cálculo Excel o los archivos .csv se pueden visualizar con Google Spreadsheets

● Si es un archivo Microsoft Word puedes visualizarlo con Google Docs

Google Viewer

● Si el archivo adjunto es un archivo PDF, PPT, DOC, DOCX,TIFF, ZIP o RAR podemos visionarlo en Google Viewer sin necesidad de descargarlo o salvarlo en Internet

Guardar archivos adjuntos

● Si usa el navegador Google Chrome puede arrastrar y soltar los adjuntos a tu ordenador para guardarlos en local

● Una vez visionado un adjunto con Google Viewer puede guardarlo en Google Docs sin necesidad de descargarlo

Vista básica en HTML

● Para visionar el repositorio de correo en la vista básica en HTML pulsamos la opción "HTML básico" en la parte inferior de la pantalla

● Esta vista puede ser útil para conexiones a Internet lentas

Vista básica en HTML

● La vista básica en HTML es compatible con cualquier navegador

● Esta vista no permite corrector ortográfico, filtros, importar contactos, etiquetas de colores, formato enriquecido, dirección de remite personalizada…

Responder a un mensaje

● Podemos responder sólo a la persona que envía el mensaje

Responder a todos

● Podemos responder a todas las personas que participan en una conversación

Reenviar un mensaje

● Para reenviar un solo mensaje pulse en reenviar

Reenviar una conversación

● Para reenviar una conversación completa pulse en "Reenviar Todo"

Imprimir un mensaje

● Para imprimir un mensaje pulse "Imprimir"

Imprimir una conversación

● Para imprimir una conversación completa pulse en "Imprimir todo"

Marcar como leído

● Los mensajes NO leídos aparecen en negrita. Si quiere puede marcar un mensaje como leído

Marcar como NO leídos

● Para marcar como NO leído pulsamos en la opción del desplegable "Más acciones"

Respuestas prediseñadas

● Es una funcionalidad en los Labs● Permite añadir contenido previamente diseñado en los

mensajes● Permite guardar numerosos mensajes para diversos

temas● Puede modificarlos cuando quieras● Puede borrarlos cuando no los necesites

Crear una respuesta prediseñada

● Habilite la funcionalidad “Respuestas prediseñadas” en los Lab y guarde los cambios

Crear una respuesta prediseñada

● Escriba un nuevo mensaje y guardelo como respuesta prediseñada


● Escriba el nombre de la respuesta prediseñada y pulse "Aceptar"

● La respuesta estará disponible en el menú de "Respuestas prediseñadas"


● Inserte la respuesta prediseñada pulsando sobre el nombre de la respuesta que quiera insertar

Enviar correo desde múltiples cuentas

● Primero debe añadir las direcciones desde las que quiere enviar los mensajes

Enviar correo desde múltiples cuentas

● Escriba en la ventana emergente la otra dirección desde la que desea enviar correos

Enviar correos desde múltiples cuentas

● Antes de poder enviar correos desde otra dirección Google debe verificar que somos propietarios de dicha dirección de correo


● Debe confirmar que la dirección es suya introduciendo el código de verificación


● En el panel de configuración podemos seleccionar la cuenta desde la que vamos a enviar los mensajes

● Para ellos pulsamos en "establecer como predeterminada"


● Seleccione la dirección desde la que desee enviar los mensajes


● Al responder a un mensaje también puede cambiar la dirección desde la que envía el mensaje

Recibir correo de múltiples cuentas

● Puede recibir correo desde otras cuentas si así lo configura desde la cuenta de origen en la opción para redirigir el correo entrante

● Las cuentas de las que quiera recibir deben soportar acceso POP y tenerlo activado


● Para recibir correo de múltiples cuentas primero entramos en "Configuración", "Cuentas e inportación" y pulsamos en "Añadir curnta de correo electrónico POP3"


● Introducimos la dirección de correo de la que queremos recibir los mensajes

● Podemos recibir mensajes de un máximos de 5 cuentas● Pulsamos "Paso siguiente"


● Introducimos el nombre del servidor, el puerto y la contraseña

● Importante seleccionar la opción "Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor"

● Si quiere puede etiquetar los mensajes entrantes● Pulsar en "Añadir a mi cuenta"● Use siempre una conexión segura SSL● Puede archivarlos directamente sin pasar por el repositorio

de correo● Debe confirmar que la dirección es suya pulsando en el

enlace o introduciendo el código de verificación

Recibir correos de múltiples cuentas

● Debe confirmar que la dirección es suya introduciendo un código de verificación

Firma de los mensajes

● Puede configurar una firma por defecto que se aplica a todos los mensajes

● Para ellos entramos en "Configuración" y "General"

● Sólo se puede crear una firma para cada dirección de correo● Si no desea incluir la firma en un correo puede borrarla

manualmente

Firma de los mensajes

● Puede aplicar una firma distinta para cada dirección de correo

Respuesta automática

● Podemos enviar un mensaje por defecto cuando estemos de viaje o de vacaciones.

● Podemos enviarlo a todo el mundo o sólo a nuestra lista de contactos

Respuesta automática

● Seleccione las fechas en las que empieza y en las que termina (opcional) la respuesta automática

● El sistema añade la firma ● El sistema avisa de que la "Configuración de

vacaciones" está activada● Para terminar la "Configuración de vacaciones"

pulsamos en "Finalizar ahora" o lo inhabilitamos desde el panel de "Configuración"

Emoticonos

● Pulse en el botón para insertar emoticonos

● Google Apps nos ofrece muchos para elegir. Pulse sobre el emoticono a insertar

Fondo de escritorio

● Puede cambiar el fondo de escritorio pulsando en la opción "Temas" del panel de "Configuración"

Clips de la Web

● Los clips de la web son noticias relevantes que aparecen en la parte superior del escritorio

Clips de la Web

● Puede desactivar los clips de la web

Clips de la Web

● Puede seleccionar clips por temas o por términos de búsqueda

Clips de la Web

● Puede añadir nuevos clips (feeds) mediante la URL

Mensajes destacados

● Marcar con una estrella

● Para ver los mensajes destacados pulse la opción "Destacados"

Estrellas

● Puede configurar su cuenta de correo para poder usar más de un color/tipo de estrella

● Las estrellas sirven para destacar un mensaje sobre el resto● Puede usar distintos colores de estrella o distintos símbolos

para asignar un distintivo único para distintos tipos de mensaje

● Esto le permite encontrar fácilmente ese tipo de mensaje

Estrellas

● Pulse en la estrella repetidamente hasta encontrar el color/símbolo con el que quiera destacar ese mensaje

● Los colores/tipos se muestran sucesivamente a medida que usted pulsa

Estrellas

● Para encontrar todos los mensajes destacados con algún tipo de estrella pulse en destacados o escriba "is:starred" en el cuadro de búsqueda

Mensajes importantes

● Si un mensaje es importante puede etiquetarlo como tal y enviarlo a la carpeta de mensajes importantes pulsando en el símbolo que aparece en el propio mensaje

● También puede seleccionarlo y pulsar en la opción del menú de la parte superior

● No confundir la etiqueta "importante" con la etiqueta "destacados"

Etiquetas

● Para organizar el correo de manera más efectiva Google Apps usa etiquetas

● A un mismo correo se le pueden aplicar numerosas etiquetas

● Por defecto, cuando se aplica una etiqueta a un mensaje se le aplica a toda la conversación

Etiquetas

● Para ver todos los mensajes que están relacionados con una etiqueta pulse en la etiqueta correspondiente

● Aunque se borre la etiqueta el mensaje no se borra

Etiquetas por defecto● Google Apps Mail crea etiquetas por defecto (no se puede

cambiar el nombre de estas etiquetas)○ Recibidos: muestra conversaciones○ Destacados: muestra sólo los mensajes marcados con

una estrella○ Chats: muestra las conversaciones de chat archivadas○ Enviados: mensajes enviados○ Borradores: aquellos mensajes que has empezado y

que has salvado para seguir trabajando en ellos luego○ Todos: todo el correo enviado o recibido○ Spam: aquellos mensajes sospechosos de ser basura○ Papelera: aquí acaban aquellos mensajes que borras.

Puedes vaciar la papelera en cualquier momento

Crear etiquetas

● Para crear una etiqueta ir al desplegable "Etiquetas" y pulsar en "Crear nueva"

Crear etiquetas

● También podemos ir a Configuración y luego a Etiquetas

● Puedes eliminar una conversación del repositorio y almacenarla en la etiqueta correspondiente pulsando "Mover a"

Crear etiquetas

● Dentro de "Etiquetas" pulsamos en "Crear nueva"

Anidar etiquetas

● Al crear una nueva etiqueta tenemos la opción de anidar la etiqueta dentro de otra etiqueta

● Es el equivalente a crear subcarpetas

Editar etiquetas

● Para editar etiquetas pulse el cuadrado a la izquierda de la etiqueta

Editar etiquetas

● En la ventana emergente que se muestra podemos cambiar el nombre de la etiqueta, el color de la misma, suprimir la etiqueta, ocultar la etiqueta del repositorio de correo, o mostrar si hay mensajes sin leer almacenados en esa etiqueta

Editar etiquetas

● También puede buscar en "configuración" la opción "Etiquetas" y bajar el cursor hasta la etiqueta correspondiente.

● Pulse sobre la etiqueta para editar el nombre

Asignar etiquetas a un mensaje

● Puede arrastrar la etiqueta hasta el mensaje o la conversación. Todos los mensajes de una conversación quedan etiquetados

Asignar etiquetas a un mensaje

● O bien puede arrastrar el mensaje o la conversación hasta la etiqueta. En este caso el mensaje queda archivado en esa etiqueta y desaparece del repositorio de correo

Mover una conversación

● También puede eliminar una conversación del repositorio y archivarla pulsando en la etiqueta correspondiente en el desplegable "Mover a"

Eliminar etiquetas

● Seleccione un mensaje, pulse en la opción "Etiquetas" del menú y seleccione aquellas etiquetas que quiera añadir o quitar

● También puede des-seleccionar la etiqueta que se muestra al visionar un mensaje

Gestionar etiquetas

● Pulse sobre "Administrar etiquetas"

Administrar etiquetas

● Pulsar en la opción "Adminsitrar etiquetas" del desplegable "Etiquetas"


● En el panel de administración de etiquetas podemos

○ crear nuevas etiquetas○ eliminar etiquetas○ modificar el nombre de una etiqueta ya existente○ mostrar u ocultar una etiqueta en el repositorio de correo

(lista de mensajes)○ mostrar u ocultar una etiqueta en la lista de etiquetas

Mostrar un ocultar etiquetas

● Seleccionar y arrastrar una etiqueta a la parte superior del listado de etiquetas para mostrarla en el repositorio

● Las etiquetas que no se muestran en el repositorio aparecen bajo el menú "x más"

Añadir colores a las etiquetas

● Pulse en el icono a la izquierda de la etiqueta y seleccione el color que desee

● Puede añadir colores personalizados● El color se refleja en las etiquetas del

repositorio de correo

Archivar mensajes

● Al archivar un mensaje o una conversación ésta desaparece del repositorio y se almacena permanentemente.

Ver mensajes archivados

● Para ver el mensaje pulsar en "Todos" o en la etiqueta correspondiente

● También podemos usar el cuadro de búsqueda de mensajes en la parte superior de la página o pulsar sobre la etiqueta en la que está archivado el mensaje

Eliminar un mensaje

● Para eliminar un mensaje pulse en la opción "Eliminar"● El mensaje desaparace del depositorio● Permanece en la papelera durante 30 días● Desaparece de la etiqueta correspondiente● A los 30 días el mensaje desaparece totalmente● Sólo aparece con el operador "in:anyware" en el cuadro de

búsqueda

Eliminar un mensaje

● Para eliminar un mensaje de una conversación pulse en "Eliminar este mensaje" del desplegable que aparece bajo la opción "Responder"

Recuperar un mensaje eliminado

● Durante 30 días podemos devolver el mensaje de la papelera al repositorio ("recibidos"). Para ello pulse la opción "Recibidos" en el desplegable bajo "Mover a"

● También puede archivarlo en cualquier etiqueta

Eliminar definitivamente

● Para eliminar un mensaje definitivamente pulse en la etiqueta "papelera" y luego pulse en "Suprimir definitivamente"

● También puede eliminar todos los mensajes de la papelera pulsando en "Vaciar la Papelera ahora"

Filtros

● Los filtros analizan el correo entrante y permiten realizar acciones sobre el mismo, tales como etiquetado, archivado, borrado o reenvío a otras direcciones de correo.

● Puede crear tantos filtros como necesite pero tan sólo 20 pueden reenviar a otras direcciones.

Creación de un filtro

● Por ejemplo puede iniciar una acción automática cada vez que reciba un mensaje de correo○ de una dirección o para una dirección concreta○ que incluya o no incluya determinada palabra o frase○ sobre un determinado asunto○ que tiene archivos adjuntos

Creación de un filtro

● Por ejemplo por razones de seguridad puede suprimir aquellos correos con un archivo adjunto

Edición de filtros

● Desde el menú de configuración podemos editar o eliminar un filtro determinado

Uso de operadores

● En la configuración de filtros podemos usar los siguientes operadores:

○ operador OR: unión de dos criterios○ operador -: que no contenga ese criterio○ operador "": que contenga esa palabra exactamente○ operardor (): para agrupar palabras○ incluir los criterios tipo from:[email protected] en el

campo "Contine las palabras"

Uso de operadores

Reenviar automáticamente

● Puede redirigir el correo entrante a una segunda cuenta.● Puede mantener una copia en el repositorio actual.● Para ello debemos entrar en el menú de configuración y

seleccionar "Reenvío y correo POP/IMAP"

● Esta opción no funciona de forma retroactiva para el correo que ya está en el repositorio

Reenviar de forma selectiva

● Podemos reenviar automáticamente mensajes de correo a otra dirección de forma selectiva mediante filtros

● En el menú de configuración pulsamos la opción filtros y configuramos un filtro como se explicó anteriormente

● Pulsamos "Siguiente" y marcamos la opción "Reenviar"

● Sólo se permiten un máximo de 20 filtros de reenvío automático

Cuadro de texto para búsqueda

● Para encontrar un mensaje escribimos una palabra en el cuadro de búsqueda

● El mensaje aparece y la palabra buscada está resaltada en color amarillo

Búsqueda de mensajes

● Google Apps Mail no reconoce caracteres especiales como corchetes, paréntesis, símbolos de moneda($, €), el ampersand(&), asteriscos(*)...

● Google Apps Mail no reconoce coincidencias parciales ni similitudes del tipo "automov" para encontrar mensajes que incluyan la palabra "automoviles" o "automovilistas"

Búsqueda avanzada

● Puede pulsar en "Opciones de búsqueda" para iniciar una búsqueda avanzada

● También puede usar operadores de búsqueda avanzados en la caja de texto que aparece en la parte superior

Operadores de búsqueda

● from: (buscar por el remitente)● to: (buscar por el destinatario)● subject: (buscar por el contenido)● OR (buscar por varios criterios de búsqueda a la vez)● - (para excluir criterios de búsqueda)● label: (buscar por etiquetas)● has:atachment (buscar mensajes con archivos adjuntos)● list: (buscar mensajes en listas de correo)● filename: (buscar adjuntos con ese nombre)● " " (buscar por palabra exacta)● () (para agrupar criterios)● in:anywhere (buscar en cualquier sitio)

Operadores de búsqueda

● in:inbox (buscar en el repositorio)● in:trash (buscar en la papelera)● in:spam (buscar entre el spam)● is:starred (buscar entre los destacados)● is:unread (buscar entre los NO leídos)● is:read (buscar entre los leídos)● cc: (buscar entre los que han recibido una copia)● bcc: (buscan entre los que han recibido una copia oculta)● after: (buscar después de una fecha)● before: (buscar antes de una fecha)● is:chat (buscar mensajes de chat)● deliveredto: (buscar por una determinada dirección)

Buscar por una etiqueta

● Si conoce que un mensaje está almacenado en una determinada etiqueta puede usar la opción correspondiente entre las "Opciones de búsqueda"

Buscar por una etiqueta

● O bien use el operador "label:" en el cuadro de búsqueda● Si la etiqueta tiene más de una palabra debe unirlas por

un guión

Buscar mensaje eliminados

● Por defecto Google Apps Mail no busca entre los mensajes de spam ni en la papelera

● Para buscar entre el spam o en la papelera seleccione la opción correspondiente entre las opciones de búsqueda

● También puede usa el operador "in:anywhere"

Deshacer una acción

● Para deshacer una acción pulsar Ctr + z● También podemos usar la opción deshacer que aparece

en la parte superior de la pantalla● Esta opción tan sólo permanece disponible unos

segundo

Combinaciones de teclas

● Podemos habilitar las combinaciones de teclas (shortcuts) para acciones específicas

● Para ver las opciones disponibles teclear Shift + ?


● Para poder usar la combinación de teclas primero debemos activarlas en la configuración general

Acceso POP/IMAP

● Puede acceder a su correo desde un cliente de correo tipo Outlook, Apple Mail o Thunderbird

● Puede acceder a su correo por los protocolos POP o IMAP (Google recomienda este último)

● POP (Post Office Protocol) permite descargar mensajes del servidor de correo de Google hasta su ordenador (o dispositivo móvil) para luego poder verlo mediante el cliente de correo

● IMAP (Internet Message Access Protocol) crea una conexión permanente con el servidor de correo de Google y permite descargarse los mensajes a su ordenador (o dispositivo móvil) incluso aunque no esté conectado a Internet

Diferencias entre POP e IMAP

● POP ofrece una conexión unidireccional desde el servidor de correo a su ordenador

● El correo se descarga en su ordenador y desaparece del servidor

● IMAP permite una conexión bidireccional entre el servidor de correo y el ordenador

● A través de IMAP se los dos dispositivos se sincronizan.● Los cambios que haga en su ordenador se reflejan también

en el servidor● IMAP permite que pueda acceder a su correo desde

múltiples dispositivos en cualquier momento● IMAP consume más ancho de banda que POP

Habilitar POP/IMAP

● Para habilitar el envío/recepción de correo POP o IMAP debe pulsar en "Reenvío y correo POP/IMAP" en el menú de configuración

Control IMAP

● Puede configurar el máximo de mensajes en una carpeta● Puede sincronizar el servidor y el cliente● Puede decidir si borrar un mensaje o enviarlo a la papelera

Correo sin conexión

● Puede acceder al correo incluso si no hay conexión a Internet

● Para ello debe habilitar "Sin conexión

● Google usa Gears (una extensión de su navegador de código abierto) para descargar en su ordenador una copia de su correo

● Cuando pierde la conexión Google salta automáticamente al modo offline, lo que lo hace idóneo para conexiones inestables.


● No puede usar esta funcionalidad junto con la funcionalidad de acceso a varias cuentas de Google al mismo tiempo

● Puede leer y escribir mensajes, destacarlos y etiquetarlos● Los mensajes salientes se almacenan en cache hasta que

haya de nuevo conexión a Internet● Para activar esta funcionalidad pulse en "Habilitar correo sin

conexión"


● No puede adjuntar archivos a un mensaje de correo cuando trabaja sin conexión

● Cuando trabaja sin conexión el correo sólo se almacena en el ordenador en el que está trabajando y no es accesible desde otro ordenador

● Google Mail Offline funciona en todos los navegadores que soporten Gears (Fireforx, Internet Explorer, Chrome...)

● Para acceder a su correo sin conexión teclee en su navegador http://mail.google.com/a/ejemplo.com sustituyendo ejemplo.com por su dominio

● Una vez conectado a Google Mail Offline trabaje igual que si estuviera conectado al servidor de correo de Google

http://mail.google.com/a/


● Google Mail detecta automáticamente si hay conexión y muestra el símbolo correspondiente


● Troubleshooting:○ Asegúrese de que está habilitado○ Intente refrescar la página○ Reinice el navegador○ Desactive otras extensiones del navegador○ Borre la base de datos de Gears○ Reinstale Gears

● Para desactivar el correo sin conexión pulse en deshabilitar

Acceso desde un móvil

● Puede acceder a su correo desde su dispositivo móvil (teléfono, smartphone, tablet...)

● Puede acceder de tres maneras diferentes:

○ Navegador○ App○ Sync

Acceso desde el navegador

● La interfaz se optimiza automáticamente para el dispositivo que utilice

● Puede acceder a su correo, asignar etiquetas, archivar mensajes, guardar borradores, adjuntar archivos o responder llamando al remitente del mensaje

● Cuando acceda desde un móvil la página no se refresca automáticamente

● Para refrescar la página pulse en "Recibidos"

Gmail for mobile

● En los smartphones puede descargar la aplicación "Gmail for mobile" para acceder a su correo sin pasar por el navegador

● Es más rápido que el navegador y soporta el uso de varias cuentas al mismo tiempo

● Los teléfonos Android traen la aplicación pre-instalada

curso sobre el correo de google

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