da. producto final

PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para

sustentar de la siguiente manera:

• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Ficha Técnica en cada carpetaTécnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un creando o utilizando un sitio en la WEBsitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN

DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de

información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia

de Actividadesdesempeñadas

LO PRINCIPAL

Garantizar:

Fácil acceso a los registros Preservación adecuada (Orden - Ambiente)

Verificables No manipulables

CONTROL DE LOS REGISTROS

PARÁMETROSPARÁMETROS

RESPONSABLE DE ARCHIVAR

Persona asignada para archivar .

(Quién los archiva?)

IDENTIFICACIÓN Por tipo de

registro / área / proyecto / servicio

(Cómo los archivo?)

RECUPERACIÓN

Quiénes tienen acceso. Cuáles

no tienen acceso (Quién los consulta?)

CÓMO RECUPERAR

Alfabético / cronológico / código

/ consecutivo (Cómo los consulto?)

ALMACENAMIENTO

Sitio específico donde se va a

guardar (Dónde los archivo?)

TIPO DE REGISTRO

Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo

los registro?)

TIEMPO DE RETENCIÓN

Archivo activo:

período/año / eventos (Cuánto los

archivo?)

Por tablas de retención

documental

DISPOSICIÓN Qué hacer con el

documento después del período de

conservación.

CON

TRO

L D

E LO

S RE

GIS

TRO

SCO

NTR

OL

DE

LOS

REG

ISTR

OS

a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN

b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS

c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO DE

REVISIÓN

d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A

INTERESADOS

f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS

g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E

IDENTIFICARLOS

1. Quién1. Quién debe aprobar los

documentos?

2. Cuándo2. Cuándo se deben revisar y actualizar

los documentos?

3. Quién3. Quién debe aprobar las

modificaciones?

4. Cómo4. Cómo se identifica la vigencia de los

documentos?

5. Cómo5. Cómo se identifican los cambios en los documentos?

6. Quién6. Quién debe tener los

documentos vigentes?

7. Cuáles7. Cuáles son los documentos

vigentes?

8. Cómo8. Cómo hacemos

legibles los documentos?

9. Cómo9. Cómo se identifican los documentos?

10. Cómo10. Cómo se identifican los documentos externos?

11. Quién11. Quién debe tener los

documentos externos vigentes?

12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos obsoletos?

13. Cómo13. Cómo se identifican los documentos obsoletos?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación

1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse2. Quién debe aplicarlos

3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,

establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de

una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los

documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.

Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones

documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES

PROYECTO INTEGRADOR

INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CODIGO:

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)

Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)

Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA



PROYECTO INTEGRADOR

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Nombre Estudiante:

Programa:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN

MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL



PROYECTO INTEGRADOR


ALMACENAMIENTO:

El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.

Ejemplo:

Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).

Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo)Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.

El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.

Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

ESTADO:

El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.

Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:






PROYECTO INTEGRADOR


RECUPERACIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).

DISPOSICIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.

Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:




3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA

1

2

3

A

INFORME DE GESTIÓNPLAN DE DESARROLLORESOLUCIONES DE DECANATURADE ESTUDIANTESDE MANEJO PRESUPUESTALDE PESONAL DOCENTE

20092010

20112012

ORGANIZACIÓN FISICA

ORGANIZACIÓN FISICARelación de Series y Subseries por Gaveta

ACTASCOMITÉ DE ARCHIVO U.N.

COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.

ASESORÍAS

INTERNAS

EXTERNAS

INFORMESDE GESTIÓN

INTERNOS

PROYECTOS DE ARCHIVO

CORRESPONDENCIAINTERNA: Recibida, Enviada

EXTERNA: Recibida, Enviada

INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentación producida. En las unidades de gestión se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminación de series o tipos documentales según formatos de aplicación

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por el archivo.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados (ganchos plásticos, carpetas no perforadas)•Evitar el uso de máquinas perforadoras•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca sobre el documento original•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos anexándolo al documento que se conserva en la oficina

(Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )

•No humedecer las yemas de los dedos•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben documentos•No colocar los documentos en el piso•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos •No manipular los documentos más de lo necesario•No se debe empastar ni legajar la documentación.


• No guardar documentación que llegue por fax si es importante se debe sacar copia.

• No exponer los documentos a la luz.• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico

directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario hacerlo así:


4. 4. Programa de Gestión Documental (PGD) Programa de Gestión Documental (PGD)

a. Producción documental

• Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

• Define formatos y medios de producción.

• Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos).

• Se encarga de la normalización de la producción documental.

b. Recepción de documentosOperaciones de verificación y control que una institución debe realizar

para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Actividades:Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional,

correo electrónico, página web, otros.Recibo de documentos oficiales.Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro

c. Distribución de documentos

Actividades tendentes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Actividades: Distribución de documentos externos/ internosEnvío y distribución de documentos a destinatarios

d. Trámite de documentos

Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

ACTIVIDADES:Recepción de solicitud o trámitePreparación y envío de respuesta

e. Organización de documentosConjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los

documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)Descripción documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Descripción1.Área de identificación2.Área de contexto3.Área de contenido y estructura4.Área de condiciones de acceso y uso5.Área de documentación asociada6.Área de notas7.Área de control de la descripción.

f. Consulta de documentos

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

ACTIVIDADES:

1. Formulación de la consulta2. Estrategia de búsqueda3. Respuesta a consulta

g. Conservación de documentos

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

ACTIVIDADES:

Protección de los documentos

Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento de información

Implantación de un Sistema Integrado de Conservación

h. Ciclo de vida de documentos

i. Disposición final de documentos

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

ACTIVIDADES:

Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc).

Selección documental (selección para conservación total)

Digitalización/ microfilmación

Destrucción de la documentación (acta expurgo)

5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION 5. REQUISITOS DE UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALDOCUMENTAL

Esquema general de requisitos

Explicación de requisitos por etapas de gestión

Requisitos de un SGD por etapas

a. Captura e importación

Obtención de documentos Elementos del proceso:

Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…)Importación masiva Formatos soportadosDigitalización (escáneres, conexión, ...)

OCR/ ICR:

OCR básico: reconocimiento textosTratamiento de imagen y marcasProcesamiento de formularios (Kofax, Readsoft

Forms,…)

ICR avanzado (reconocimiento no estructurado)

Agregación de contenidos (importación Bases de Datos)

b. Indexación, clasificación y organización

Metadatos, tipologías y árbol de carpetas

Elementos del proceso:Metadatos automáticos Indexación de metadatos (manual) Diccionarios y tesauros Clasificación de documentos:

TipologíasUbicación de documentos

Carpetas y subcarpetas

c. Consultas y presentación Navegación por carpetas o tipos

Búsquedas:Sencillas Avanzadas (en metadatos o en ficheros)

Visualización de documentos

Elementos del proceso:Frontend (navegador, escritorio, móvil, …)Sitios web (vistas) Visualizadores on-lineDescarga Ficha de contenidosImpresión

d. Gestión y distribución Trabajo con los contenidos

Elementos del proceso:Gestión de usuarios, roles y organizacionesEntradas/ salidas (control de existencia) Gestión de versiones y bloqueos Gestión de expedientes (carpetas estructuradas) Envío, notificación, listados, volcados, …Exportación masiva Workflow/ procesos de negocioGestión de otros contenidos (formularios, págs. web,

…) Estadísticas e Informes (reporting)

e. Personalización y colaboraciónPreferencias personales:

Diseño gráficoConfiguraciones de listados, pantallas, etc.Configuración de menús

Localización e idiomas:Idioma de la interfazTraducción de los contenidos Moneda, formatos, etc.

Suscripción a contenidos:“Mis documentos”“Mis novedades”Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”)“Mis tareas”

Colaboración empresarial: redes sociales corporativas

f. Seguridad, control y autenticidad Seguridad del acceso y los contenidos Elementos del proceso:

Autenticación (login)Firmas digitales (servidor vs. cliente) Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …)Protección de ficheros (encriptación, permisos, …)Permisos de acceso y acciónGestión de “records” o evidencias Bloqueos temporales Cierres Cierres especiales (certificados) Retención y disposición. Destrucción de recordsNiveles de seguridad Auditoría de accesos y acciones

g. Almacenamiento y conservaciónAseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos del proceso:

Copias de seguridad (política de backups)

Encriptación de datos

Arquitectura de sistemas

Hardware de almacenamiento

Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)

6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE 6. COMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTALGESTION DOCUMENTAL

a. Perfil de organizaciones interesadas

b. Subsectores sensibles

c. Planificación de un proyecto de gestión documental

d. Ejemplo de un ruta de toma de datos

a. Perfil de los clientes interesados

* Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados). * Varias sedes/ oficinas.* Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.)* Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)* Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.* Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO)* Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) * Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)* Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)

b. Subsectores más sensibles

Inmobiliarias, constructoras, ....

Fabricantes de equipos, tecnología, …

Transporte, logística, ….

Distribución (alimentación, componentes, …)

Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …

Seguros, finanzas, bancos, …

Servicios especializados, centros I+D, …

Consultoras, asesorías, ….

Administraciones públicas (e-Administración)

Recomendaciones básicas

c. Implantación de productos

Se recomienda análisis y consultoría documental previa:

1.Revisión de la licencia/ selección productos2.Análisis y toma de datos3.Instalación 4.Parametrización y diseño5.Desarrollos a medida (opcional, mín.)6.Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)7.Documentación y formación

d. Ruta de toma de datos01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS

Número de sitios e identificación de los mismosConfiguración acceso a sitios (formulario)Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL)Definir pestañas (grupos de menús, entradas después)

02 USUARIOSTipos de usuariosGrupos de usuariosForma autenticación (login)

03 ORGANIZACIONESTipos de organizacionesGrupos de organizaciones

04 ROLES Y PERMISOSRoles principalesPreconfiguración de permisos a roles principales

05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOSEsquemas de metadatos x entidadCampos de metadatos x esquema

Propiedades de cada campoListas maestras

06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Estructura inicial del repositorioBandejas de entrada?Carpetas personales?

07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOSJerarquía y estructura inicial de tiposTiene versiones?Tiene relaciones?Restricción de acciones?

08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDATiene registro de entrada y salida?Requisitos de generación de códigosTiene impresión de etiquetas?Tiene importador de anexos?

09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTESTiene expedientes?Tipos de expediente iniciales (estructura)Tiene relaciones?Restricción de acciones?

10 DICCIONARIOTiene diccionario?Existe un tesauro en la organización para importar?

11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOSCampos buscablesOcultación de camposTipo visualización resultados contenidos no accesibles?Búsqueda en anexos habilitada?

12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOSTiene records?Tiene cierres de carpetas y expedientes?Tipos documentales a proteger

13 FORMULARIOSTiene formularios?Diseño de formularios iniciales y plantillas

14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTESTiene workflow editable?Tiene tareas pendientes?Definición y diseño de workflows iniciales

d. Ruta de toma de datos15 MENÚ PERSONAL

Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)?Configuración del menú personalTiene Mis búsquedas?

16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICARequiere emisión de facturas?Requiere recepción de facturas? Formato facturae?Requiere eFactura homologada 2.0?

17 INTEGRACIONES BÁSICASPreparación de accesos directosConfiguración del single sign-on (LDAP) Requiere acceso a webservices?

18 DATOS PARA LA INSTALACIÓNCaracterísticas servidorAlmacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)?Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras?Aspectos de seguridad y política de backups?Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…)PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…)Acceso a sistemas para mantenimiento?

19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓNA CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA

Datos del clienteDatos de la instalación + comunicacionesGenerador de códigos x entidadFormularios de parametrización

B LOCALIZACIÓN E IDIOMASDefinir idioma por defecto de AboxSeleccionar o definir idiomas disponiblesLocalización de términos de la interfaz (si procede)Tiene contenidos traducibles?

C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑOLogotipos y estilos x sitioImágenes de cabecera y fondos x sitioPlantillas de mail + notificaciones

D CARGAS DE DATOS INICIALESManuales

Definición y carga de menús x sitiosTipos x entidadMetadatosAjuste fino de permisos x roles

Exportación/ importaciónPreparación de plantillas para importación del clienteImportación de usuariosImportación de organizacionesImportación de carpetasImportación de expedientesImportación de documentosImportación inicial de palabras clave

20 DISPOSITIVOS DE CAPTURADispone de captura externa?Dispone de HotOffi ce?Dispone de HotPrinter?Configuración HotMailboxConfiguración HotFolderConfiguración HotScanTiene OCR/ ICR externo? Cuál?

Para cada aspecto:1) Si están disponibles/ contratados?2) Si se necesitan?3) Cuáles son, si procede?4) Si son gestionables por el cliente final?5) Si aplican restricciones? Cuáles?

da. producto final

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