PRODUCTO FINALPRODUCTO FINALEl estudiante presentará la Gestión Documental de sus archivos para sustentar de la siguiente manera:

• Gestión Documental del Archivo Físico: Por cada materia integrada entregará las carpetas evidenciando la aplicación de Gestión Documental con la Ficha Técnica en cada carpetaFicha Técnica en cada carpeta, el docente establecerá los documentos que deberá archivar el estudiante.

• Gestión Documental del Archivo Digital: Por cada materia integrada evidenciará mediante archivo digital con su Ficha TécnicaFicha Técnica, creando o utilizando un sitio en la WEBcreando o utilizando un sitio en la WEB, que éste concuerda con su archivo físico.

1. CONCEPTUALIZACIÓN

DOCUMENTOEs el testimonio material de un hecho o acto realizado en el

ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de

información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, CD, videos, fotografías, etc.) en lenguaje natural o convencional.

Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte

REGISTRO

Documento que presentaresultados obtenidos o proporciona evidencia

de Actividadesdesempeñadas

LO PRINCIPAL

Garantizar:

Fácil acceso a los registros

Preservación adecuada

(Orden - Ambiente)

Verificables

No manipulables

CONTROL DE LOS REGISTROS

PARÁMETROSPARÁMETROS

RESPONSABLE DE ARCHIVAR Persona asignada

para archivar . (Quién los archiva?)

IDENTIFICACIÓN Por tipo de registro /

área / proyecto / servicio (Cómo los

archivo?)

RECUPERACIÓN

Quiénes tienen acceso. Cuáles no

tienen acceso (Quién los consulta?)

CÓMO RECUPERAR

Alfabético / cronológico / código /

consecutivo (Cómo los consulto?)

ALMACENAMIENTO

Sitio específ ico donde se va a

guardar (Dónde los archivo?)

TIPO DE REGISTRO

Escrito, magnético, óptico, etc. (Cómo los

registro?)

TIEMPO DE RETENCIÓN Archivo activo:

período/año / eventos (Cuánto los archivo?)

Por tablas de retención documental

DISPOSICIÓN Qué hacer con el

documento después del período de conservación.

CON

TRO

L D

E LO

S RE

GIS

TRO

SCO

NTR

OL

DE

LOS

REG

ISTR

OS

a. APROBAR ANTES DE EMISIÓN

b. REVISAR, ACTUALIZAR Y APROBAR CAMBIOS

c. IDENTIFICAR CAMBIOS Y ESTADO

DE REVISIÓN

d. DISTRIBUIR DOCUMENTOS A

INTERESADOS

f. IDENT. Y CONTROL DE DOC EXTERNOS

g. PREVENIR USO DE OBSOLETOS E

IDENTIFICARLOS

1. Quién1. Quién debe aprobar los

documentos?2. Cuándo2. Cuándo se deben

revisar y actualizar los documentos?

3. Quién3. Quién debe aprobar las

modif icaciones?

4. Cómo4. Cómo se identif ica la vigencia de los

documentos?

5. Cómo5. Cómo se identif ican los cambios en los

documentos?6. Quién6. Quién debe tener los

documentos vigentes?

7. Cuáles7. Cuáles son los documentos

vigentes?

8. Cómo8. Cómo hacemos legibles los documentos?

9. Cómo9. Cómo se identif ican los documentos?

10. Cómo10. Cómo se identif ican los

documentos externos?

11. Quién11. Quién debe tener los

documentos externos vigentes?

12. Qué12. Qué debemos hacer con los documentos

obsoletos?

13. Cómo13. Cómo se identi f ican los documentos obsoletos?

2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICA2. ARCHIVOS Y FICHA TECNICAFormaciónFormación

1. Qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse

2. Quién debe aplicarlos3. Cuándo deben aplicarse a un proyecto,

proceso, producto o contrato específico.

ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

OBJETIVO: Identificar, agrupar y archivar documentos producidos por las unidades de gestión aplicando tablas de organización y ordenar los documentos con respecto a las series, subseries y tipos documentales,

establecidas para cada una de ellas, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el tramite que los produjo, con el fin de recuperarlos de

una manera eficaz, eficiente y uniforme.

ALCANCE: Aplica para todas las unidades de gestión productoras de documentos. Incluye todo el procedimiento de clasificación, depuración, foliación, organización y almacenamiento de los

documentos las normas técnicas de archivo.

Definiciones a tener en cuenta

Archivo facilitativo: Son aquellos que adquieren importancia como facilitadores de la gestión. Las oficinas podrán otorgarle a estos documentos la disposición que mejor responda a sus necesidades.

Archivo de apoyo: Corresponde a la normatividad legal vigente, y que sirve de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la Unidad , que son los documentos obligatorios de origen externo.

Definiciones a tener en cuentaClasificación Documental: identificar y establecer agrupaciones

documentales acorde con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora .

Depuración: destrucción organizada de documentos carentes de valor. Ejemplo: copias, invitaciones, borradores de documentos.

Eliminación de documentos: destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable y no tienen valor histórico.

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTALFICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL•La ficha técnica se debe utilizar para cada archivo, físico y digital

•Permite gestionar de manera óptima los documentos

•Ayuda a ubicar de manera rápida y exacta el documento físico o digital

•Permite determinar el período de manejo del documento