Digitaliseringsstrategifor By- og Udviklingsforvaltningen

2011-2013

Kolding Kommune

Kolding Kommune

Strategi

Digitaliseringsstrategien opstiller konkrete, hand-lingsorienterede mål for digitaliseringen af By- og Udviklingsforvaltningen. Gennem digitaliseringsind-satsen skal det sikres, at borgere, virksomheder og foreninger får en god og tidssvarende service. Det sker på den ene side ved at digitalisere og opti-mere eksisterende såvel som nye serviceydelser og på den anden side ved at effektivisere de bagved-liggende arbejdsgange og kommunikationskanaler.

Et gennemgående succeskriterie er at flytte så mange traditionelle borgerhenvendelser som muligt over på digital form, hvor det giver mening.Digitaliseringsstrategien bidrager til at styre udviklin-gen i forvaltningen med en prioriteret anvendelse af teknologi i tæt samspil med interne behov og eksterne påvirkninger og krav. Digitalise-ringsstrategien medvirker til at gøre forvaltningen til en effektiv, serviceorienteret og attraktiv arbejds-plads som er rustet til de kommende års fald i arbejdsstyrken.

Digitaliseringsstrategien tager afsæt i anbefalinger i KLs fælleskommunale digitaliseringsstrategi samt i Kolding Kommunes tværgående programs vision ”Det digitale førstevalg”.Digitaliseringstrategien revideres mindst en gang årligt for at bibeholde relevans.

“..Gennem digitaliseringsindsatsen skal det sikres, at borgere, virksom-heder og foreninger får en god og tidssvarende service..”

“.. Digitaliseringsstrategien medvirker til at gøre forvaltningen til en effektiv, serviceorienteret og attraktiv arbejds-plads..”

Kolding Kommune

Målniveauer i strategien

Forvaltningsmål

Styring af digitale projekterSom en fast del af By- og Udviklingsforvaltningen er programmet Digital Forvaltning inkl. GIS etableret. Pro-grammet har til opgave at screene, initiere, prioritere og porteføljestyre digitale udviklingsprojekter i forvaltningen. Programmet skal sikre, at der på tværs i forvaltningen ar-bejdes systematisk med udvælgelse og styring af digitale projekter.

Effektiv kanalstrategiForvaltningens kanalstrategi vil følge Kolding Kom-munes centrale kanalstrategi, der definerer hvilke kanaler, herunder digitale, som kommunen bruger til forskellige kommunikationsformål med borgere og virksomheder. By- og Udviklingsforvaltningen vurderer løbende, hvordan den overordnede kanalstrategi skal anvendes i forhold til forvaltningens fagområder og målgrupper. Hovedformålet er dog, altid at vælge den mest effektive digitale kanal i forhold til de respektive formål. By- og Udviklingsforvalt-ningen vil løbende udvide kommunikation med borgere og virksomheder, så den også omfatter flere platforme, herunder mobil og tablets.

Dialog og inddragelseBorgere, foreninger og virksomheder vil blive inddraget i den løbende udvikling af forvaltningens digitale tilbud. Fokus i dialogen vil være på at udvide og forbedre de digi-tale tilbud i en mere brugervenlig retning. Inddragelsen vil både ske via spørgeskemaundersøgelser, interviews samt gennem workshops, hvor borgere, foreninger, virksom-heder og forvaltningens medarbejdere vil drøfte behov og ønsker.

Høj datakvalitetDer skal skabes sammenhæng mellem vore mange datasamlinger, så data kan anvendes på tværs af opgaver og organisation. Der skal ikke bruges tid på at skabe de samme data flere steder. Vore registre, dokumenter, geodata og arkiver skal være tilgængelige i en form, der er egnet til såvel selvbetjening som til brug i den interne opgaveløsning. Alle datasamlinger skal være komplette og ajourførte, så borgere, virksomheder og foreninger har tillid til dem.

Forvaltningsmål Forvaltningsmål er de overordnede mål, der går på tværs af flere fagområder i By- og Udviklings-forvaltningen.

Faglige målDisse mål er centrale digitale mål indenfor specifikke fagområder.

Sammenhængen mellem data skal øges, så anvendeligheden og tilgængeligheden mulig-gøre selvbetjening internt og eksternt.

Der skal lægges vægt på at anvende den mest effektive kommunikationskanal i forhold til borgere og virksomheder.

Kolding Kommune

SelvbetjeningVi vil løbende udvikle og forbedre selvbetjeningen for borgere, virksomheder og foreninger på alle områder, så de kan betjene sig selv når og hvor som helst. Målet er, at alle selvbetjeningsløsninger så vidt muligt er direkte koblet på ESDH- og fagsystemer, så manuel efterbehandling i forvaltningen undgås. Dette vil resultere i betydelige res-sourcebesparelser. Vi vil motivere til brug af selvbetjen-ingsløsninger ved at gøre dem mere attraktive end de analoge alternativer.

Digitale kompetencerVore medarbejdere skal have de fornødne digitale kom-petencer for at kunne anvende digitale løsninger i det daglige arbejde, herunder at kunne vejlede borgere, virk-somheder m.fl. Vi skal derfor sikre, at både nuværende og kommende medarbejdere har indsigt i og viden om vore digitale løsninger. Det kan fx ske gennem eksterne kurser, sidemandsoplæring, deltagelse i digitaliseringsprojekter og ved internt i forvaltningen at lade ressourcepersoner undervise andre.Der påhviler desuden lederne i By- og Udviklingsforvalt-ningen et særligt ansvar for at udbrede digitaliseringen i forvaltningen. Lederne skal derfor være opdaterede på digitaliseringspotentialerne indenfor deres respektive fag-områder og sikre, at disse potentialer realiseres.

Markedsføring og informationVi skal sørge for, at eksterne brugere (borgere, virk-somheder, foreninger, samarbejdspartnere) såvel som interne brugere får information om muligheder, service-ydelser og nye tiltag. Nye digitaliseringstiltag skal markedsføres både internt og eksternt, så snart de er færdige. Markedsføring og information til brugerne skal koordineres med programmet ”Service og Kommunikation” og med Kolding Kommunes kommunikationskonsulenter.

EffektiviseringVi vil prioritere de digitaliseringsprojekter højest, der giver de største effektiviseringsgevinster for at kunne frigøre tid til andre opgaver eller direkte for at give en besparelse. Dette vil der være et særligt fokus på i programmerne ”Digital forvaltning incl. GIS” og ”Innovation og effektivitet”. Vi vil have øje for for at effektivisering i mange tilfælde kan give os en hurtigere sagsbehandling og dermed en bedre service.

Det gode eksempelVi vil anvende det gode eksempel til inspiration for andre. Vi vil gennem intern og ekstern udveksling af gode eksem-pler bidrage til at løfte de digitale serviceydelser i By- og Udviklingsforvaltningen. Vi vil ikke alene benytte best practices, men vil afprøve og implementere next pratices i løsningen af vore opgaver. Det betyder tillige, at vi skal være nysgerrige og risikovillige i forhold til at tage nye løsninger i brug.

“..Vi vil motivere til brug af selvbetje-ningsløsninger ved at gøre dem mere attraktive end de analoge alterna-tiver..”

“.. Vi skal derfor sikre, at både nuværende og kommende medarbej-dere har indsigt i og viden om vore digitale løsninger..”

“.. Vi vil prioritere de digitaliserings-projekter højest, der giver de største effektiviseringsgevinster..”

Kolding Kommune

VidendelingVi vil udnytte den viden, som vi allerede har, både i den enkelte afdeling og på tværs af afdelinger. Vi sørger for at relevante dokumenter, fotos, planer mm., lagres så de kan genbruges. Det skal være nemt at få et overblik over, hvor man kan søge viden. I By- og Udviklingsforvaltningen bruger vi de eksisterende vidensplatforme, bl.a. ESDH og intranettet, samtidig med at vi løbende søger nye plat-forme til vidensdeling. Vi vil have særlig fokus på at skabe sammenhæng, der letter adgangen til at søge viden.

Faglige mål

Digital byggesagsbehandlingVi vil indføre digital byggesagsbehandling for at effek-tivisere og forbedre byggesagsbehandlingen. Det er en forudsætning for gennemførelse af digital byggesags-behandling, at der er adgang til digitale dokumenter og tegninger fra tidligere byggesager på samme ejendom. By- og Udviklingsforvaltningen vil derfor gennemføre en digitalisering af byggesagsarkivet. Vi vil desuden deltage i det fælles offentlige projekt ”Digitalisering af Offentlig Byg-gesagsbehandling” frem for at lave vores egen løsning.

Vi vil gøre det let for borgere og virksomheder at få ad-gang til kortgrundlag til byggeansøgninger, f.eks. ved at der på hjemmesiden er adgang til et egnet kortgrundlag til en situationsplan.

Let adgang til digitale planerDet skal være let for borgere og virksomheder at finde de gældende planer for ethvert sted. By- og Udviklingsfor-valtningen vil udarbejde kommune-, lokal- og sektorplaner rettet mod digitale medier.

Vi vil inddrage flere borgere i kommunens fremtidige ud-vikling ved at opbygge en interaktiv digital kommuneplan.

By- og Udviklingsforvaltningen vil sparre med borgere og virksomheder med henblik på input til vores fremtidige planlægning. Derfor vil vi etablere et digitalt idé-forum, hvor Kolding kommune kan afprøve udviklingsidéer for et geografisk område og få borgernes reaktioner hertil. Samtidig skal borgerne kunne diskutere og kommentere hinandens forslag.

Kvalitet og effektivisering via geodataBy- og Udviklingsforvaltningen har brug for valide og let-tilgængelige geodata1 for at kunne opnå effektivisering og højere kvalitet i såvel sagsbehandlingen som i selvbetje-ningssystemerne.

Kommunens borgere skal blandt andet tilbydes bedre overblik over byggesager, gen-nem digitaliseringen af byggesags-behandlingen.

“..Vil vil inddrage flere borgere i kommunens fremtidige udvikling ved at opbygge en interaktiv digital kommuneplan...”

1 Geodata er data knyttet til et bestemt geografisk sted enten direkte ved koordinater eller indirekte via f.eks. adresse, matrikel-nr., ejendomsnr., CPR-nr. eller CVR-nr.

Kolding Kommune

Vi vil deltage i samarbejder omkring datamodeller for geodata, så nationale og regionale opgaver på tværs af kommunegrænser bliver lettere. Adgang til oplysninger på MiljøområdetKolding Kommune vil implementere ”Århus-konven-tionen”2 ved at gøre alle relevante miljødokumenter tilgæn-gelige på nettet for eksterne brugere. Det vil samtidig medføre tidsbesparelser ved aktindsigt og dermed give en bedre service til vores virksomheder og borgere. Vi vil på sigt etablere en ”Følg min miljøsag” løsning, hvor man kan følge sin miljøsag undervejs i sagsbehandlingen.

Nemt overblik over min ejendomVi vil give borgere og virksomheder en nem adgang til at få overblik over de restriktioner, der gælder for deres ejen-domme. Vi sætter borgeren/virksomheden i centrum og etablerer en digital indgang, hvor de via adressen hurtigt kan få et overblik over, hvad der gælder på den ejendom, man ejer.

Effektiv ejendomsforvaltningVil vil have stort fokus på at spare på energien og vil der-for prioritere indsatsen omkring energiforbedringer på de kommunale ejendomme højt. Vi ønsker at styrke arbejdet ved optimering af processen omkring data fra Kolding Kommune til energimærkning samt genanvende data bagefter.

Vi vil digitalisere vore arkiver med tegninger over plan, facader og snit samt oplysninger om konstruktion for at lette og dermed effektivisere fremfinding af data til bl.a. energimærkning.

Vi vil samtidig udvikle en metode til at udnytte data fra energimærkningen i forbindelse med planlægning og prioritering af bygningsvedligehold på tværs af alle ejen-domme.

Vi vil styrke sammenkobling af ejendomsoplysninger fra eksisterende systemer for vores ejendomsportefølje for at opnå en effektivisering og yde en bedre service internt og eksternt.

KommunikationsformVi vil anvende de kommunikationskanaler, hvor borgerne befinder sig.

Det forudses, at der allerede i 2013 vil være flere, der an-vender mobiltelefon til at tilgå nettet end fra computeren. Derfor vil vi gøre erfaringer med mobilkommunikation i et pilotprojekt på kulturområdet gennem udvikling af -Kommunikationen med borgere skal foregå

via de medier, som borgerne selv benytter.

Kommunens borgere skal i højere grad kunne få et enkelt overblik over regler vedr. deres ejendomme.

2 Ifølge Århus-konventionen skal offentlige myndigheder sikre, at miljøoplysninger findes i database, som er lettilgængelig for offentligheden.

Kolding Kommune

mobilsites og app’s med inddragelse af borgere. Erfaring-erne skal derefter udbredes i hele forvaltningen, f.eks. til frilufts- og turisformidling med kort og rutebeskrivelser, så vi tilbyder vores borgere tidssvarende adgange til By- og Udviklingsforvaltningen. Minimering af tidsforbrug ved foreningstilskudVi vil etablere en portal rettet mod foreninger for at ef-fektivisere arbejdsgange omkring administration af tilskud til frivillige foreninger. Portalen skal rumme foreningernes oplysninger om medlemmer og økonomi, og vil dermed minimere kommunens arbejde med at kvalificere mangel-fulde og forkerte indtastninger samt fjerne tidsforbrug til genindtastning af data.

En selvbetjeningsportal til foreninger vil samtidig give en bedre service til foreningerne og overblik over den kom-munikation, der er foregået mellem kommunens adminis-tration og den enkelte forening.

Potentiale for geodata i andre forvaltningerBrugen af geodata skal markedsføres i Kolding Kommune. Der er et stort potentiale ved at bruge geodata udenfor de traditionelle tekniske områder. Derfor vil vi gøre opmærk-som på mulighederne for at opnå forbedret borgerservice og effektiviseringer ved brug af geodata.

Denne markedsføring skal primært ske via det tværgående program ”Digitalisering”, men vi vil også afklare forskellige supplerende metoder for at få geodata med ind i arbejdet på alle fagområder, hvor det giver en gevinst.

“..En selvbetjeningsportal til fore-ninger vil samtidig give en bedre service til foreningerne...”

Brugen af geodata kan med rette brede sig til andre områder, da det er et kæmpe potientiale at anvende geodata udenfor det tekniske område.

Kolding Kommune

Kolding Kommune

Kontakt Kolding KommuneBy- og UdviklingsforvaltningenProgrammet Digital Forvaltning incl. GISNicolai Dupont Heidemannnidh@kolding.dk

Kolding Kommune