1

SLS arkivs digitaliseringsstrategi

2013 - 2015

”Vi digitaliserar centralt svenskt kulturarv i arkivet och biblioteket och gör det sökbart och tillgängligt för forskare och allmänhet 2015”

2

Vision

NyckelordDigitalisering: Text, ljud, bild och rörlig bild överförs till digitalt format genom skanning eller andra motsvarande tekniker.

Styrdokument: Strategi- och policydokument som definierar digitaliseringens innehåll och riktning.

Urvalskriterier: Kriterier enligt vilka material väljs ut för digitalisering.

Metadata: Information om det digitaliserade objektet, här framförallt beskrivande metadata.

Digitaliseringsplan: Plan med uppgifter om material som ska göras tillgängligt digitalt, samt urvalskriterier och tidtabell.

Projektplan: Beskrivning över ett projekt med uppgifter om vilka SLS arkiv-, IS-, IT- och webbresurser som krävs.

Målgrupp: Användargrupp för vilken digitaliseringen görs.

3

Digitaliseringsstrategi för SLS arkiv och bibliotek

2013 -2015 

1. Digitaliseringens syfte2. Styrdokument för digitalisering3. Urvalskriterier4. Organisering och ansvar5. Målgrupper6. Digitaliseringsplan

5

1. Digitaliseringens syfte

Syftet med SLS arkivs och bibliotekets digitalisering av arkivmaterial är att:• tillhandahålla arkivmaterial för forskning och allmänna ändamål,• befrämja och utveckla effektiv kundbetjäning,• öka och underlätta sökbarheten i arkivmaterial och boksamlingar,• öka synlighet för materialet i SLS arkiv och bibliotek,• säkerställa förvaringen av material som är i dålig kondition eller hotas av förstörelse.

2. Styrdokument för digitalisering vid SLS arkiv

Digitaliseringsstrategin definierar målet för digitaliseringen och hur detta mål ska uppnås. Strategin styrs av övriga styrdokument och påverkar mera specifika planer (Figur 1).

• Strategin baserar sig på de policy- och strategidokument som styr SLS arkivs verksamhet: SLS strategi, SLS arkivs insamlings- och tillgänglighetspolicy, budget och verksamhetsplaner.

• De uppställda målen förverkligas via digitaliseringsplan, verksamhetsplaner och projektplaner.

• Digitaliseringsplanen beskriver vilket och enligt vilka kriterier material väljs ut för digitalisering.

6

Förutom SLS arkivs styrdokument kan även andra motsvarande formulerade eller planerade SLS interna policydokument påverka valet av material som väljs ut för digitalisering.

De strategiska målsättningarna för SLS arkivs planering av digitalisering kan också påverkas av nationella och europeiska samarbetsprojekt såsom:

•samarbete med SKS, Riksarkivet och andra närstående privata arkiv,

•Nationella digitala biblioteket,

•Europeana.

7

Styrdokument för digitalisering vid SLS arkiv

8

SLS syfte § 1 SLS strategi 2010 – 2015

SLS arkivs digitaliseringsstrategi 2013 - 2015

Digitaliserings- och projektplaner

Styrdokument för SLS arkivs digitalisering

SLS arkivs insamlingspolicy och tillgänglighetspolicy

Figur 1

Budget och verksamhetsplan

3. Urvalskriterier för digitalisering

Forskningsintresse: materialet har stort värde för forskningen. Behovet sammanfaller ofta med allmänt intresse men inte alltid.

Allmänt intresse: materialet utnyttjas mycket, stor efterfrågan från olika användarkategorier.

Målgruppsintresse: materialet är enligt SLS strategi och arkivets egen bedömning intressant för en eller flera definierade målgrupper.

Utåtriktad verksamhet: material synliggör SLS arkivs verksamhet.

Sökbarhet: materialets sökbarhet ökar genom digitala förteckningar, register och beskrivande metadata.

Aktualitet: materialet hör till ett planerat/pågående insamlingsprojekt vid SLS arkiv eller andra projekt inom SLS, t.ex. vid förlaget.

Fysisk kondition: materialet är i dålig kondition, får inte användas, mikrofilmning eller digitalisering alternativ för att bevara och skydda materialet.

9

4. Organisering och ansvarsfördelningSLS arkiv och bibliotek besluter om vad som digitaliseras och görs tillgängligt via bl.a. SLS webbplats med beaktande av donationsvillkor, upphovsrätter och andra juridiska begränsningar.

SLS arkiv och bibliotek ansvarar för den beskrivande metadata och köper tjänster av och samarbetar med funktionerna för informationsförvaltning och kommunikation för att förverkliga digitaliseringsstrategin.

Funktionen för informationsförvaltning ansvarar för digitalisering för kundbetjäning, hantering och långtidsförvaring av det digitala materialet samt för effektiv och smidig tillgång till materialet med standardiserade och pålitlig datatekniska lösningar och informationssystem.

Funktionen för kommunikation ansvarar för att det digitala materialet som görs tillgängligt på nätet får bästa tänkbara synlighet.

10

5. MålgrupperAtt fastställa målgrupp eller för vem och varför digitaliseringen görs är centralt:

• prioriterade målgrupper i SLS strategi.• SLS arkivs egna definierade målgrupper.• olika projekts särskilda målgrupper.

11

12

EnhetFolkkultursarkivet, Historiska och litteraturhistoriska arkivet, Språkarkivet, Biblioteket, Österbottens traditionsarkiv, Finlands svenska folkmusikinstitut.

Arkiv/SamlingUr vilket arkiv/vilken samling är materialet? Ska hela arkivet/samlingen digitaliseras eller endast delar?

Materialtyp Fotografier, text, ljud, rörliga bilder

Omfattning, mängd Antal, tid, speciella format (t.ex. kartor).

Förberedande åtgärderVad krävs för att iordningsställa materialet för digitalisering? Hur organiseras arbetet?

MetadataVilken beskrivande metadata behöver det digitaliserade materialet? Vem för in metadata?

TidtabellAnge vilket årskvartal materialet ska vara färdigt digitaliserat, t.ex. 1/2013 (januari – mars) o.s.v.

Övrigt Är det en materialhelhet som digitaliseras flera år i rad?

6. Digitaliseringsplan

Uppgifter om material som ska digitaliseras

13

Forskningsintresse

Materialet har enligt arkivets egen bedömning stor betydelse för forskningen. Materialet används mycket, stor efterfråga av flera forskare. Beställt för ett specifikt forskningsprojekt.

Allmänt intresseMaterialet är efterfrågat av flera olika användargrupper. Materialet används mycket, stor efterfråga.

Målgruppsintresse

Materialet lämpar sig enligt SLS strategi och arkivets egen bedömning för en eller flera specifika målgrupper.

Utåtriktad verksamhetMaterial för ett projekt på nätet som synliggör SLS arkivs verksamhet. På vilket sätt?

SökbarhetMaterialets sökbarhet ökar genom att digitalisera förteckningar och registrera beskrivande metadata i databaser i elektronisk form.

AktualitetMaterialet hör till ett planerat/pågående insamlingsprojekt vid SLS arkiv eller andra projekt inom SLS, t.ex. förlaget.

Fysisk kondition Materialet måste skyddas för slitage eller av andra motsvarande orsaker.

Mikrofilmning Är materialet mikrofilmat?

Övrigt

Uppgifter om material som ska digitaliseras, forts.

Hur förverkliga digitaliseringsstrategin?

14

Strategiskt val av material för digitaliseringVARFÖR?

Samla in och analysera

uppgifter om materialVAD?

Förverkliga digitali- seringen

HUR?

Uppföljning, analys, tidtabell

NÄR?

Välja ut och analysera uppgifter om arkivmaterial och boksamlingar som ska digitaliseras och beskriv:

• om det är en helhet eller delar av arkiv eller samlingar som ska digitaliseras,

• vad för materialtyper det är fråga om,

• materialets omfattning, mängd, antal objekt som ska digitaliseras,

• med vilken tidtabell materialet ska digitaliseras,

• om det finns motsvarande överlappande eller kompletterande material för digitalisering i andra enheter.

15

Förverkliga digitaliseringsstrateginVAD?

För det strategiskt valet av material för digitalisering beskriv:

• hur det följer styrdokumenten SLS strategi, SLS arkivs insamlingspolicy och tillgänglighetspolicy,

• vilket syfte det tjänar och för vilken målgrupp det är tänkt,

• vilka kriterier som har använts vid urval av material.

16

Förverkliga digitaliseringsstrateginVARFÖR?

Förverkliga digitaliseringen genom att beräkna:

• hur mycket resurser som ska reserveras och vad tidsåtgången är för att få materialet i digitaliserbart skick,

• digitaliseringens tidsåtgång tillsammans med funktionen informationsförvaltningen,

• vilka resurser (vem) och hur lång tid det tar att föra in beskrivande metadata i objekten,

• hur kommunikationen med enheten för informationsförvaltningen sker, vem är ansvarspersoner,

• helhetskostnaderna.

17

Förverkliga digitaliseringsstrateginHUR?

Uppföljning, analys och tidtabell:

• digitaliseringsstrategin 2013 – 2015 analyseras årligen och revideras vid behov,

• digitaliseringsstrategin förverkligas genom årliga verksamhetsplaner och budgeter,

• digitaliseringsplanen följs upp och uppdateras årligen i FAO,

• projektplanerna följs upp och uppdateras årligen i FAO.

18

Förverkliga digitaliseringsstrateginNÄR?