DocumentaWeb UGRRecurso cooperativo para mejora de la gestión de la documentación universitaria

Documenta Web UGR

Se pretende crear un recurso en el que todos los implicados en los procesos de gestión de la documentación, junto a expertos en diversas materias, puedan compartir sus dudas sobre tales procesos y obtener asesoramiento sobre la forma más óptima de llevarlos a cabo. A su vez, se proporcionará un espacio a los mismos para que indiquen la documentación de la que disponen en sus diferentes unidades. De esta forma, se podrá, simultáneamente, avanzar en el conocimiento de la documentación existente en la UGR, y contribuir a mejorar los procesos de gestión de la misma

PROBLEMA: LA GESTIÓN DOCUMENTAL

La UGR es una institución enorme y compleja Genera documentación de muy diversa procedencia, tipología y formato La documentación es creada y gestionada por muchos tipos de personas Toda ella es susceptible de integrar el patrimonio documental de la UGR, pero la

variedad de su naturaleza y procedencia dificulta su gestión unificada El AUG es un servicio de escasa dotación en cuanto a medios materiales y humanos

OBJETIVOS

Aplicar la inteligencia colectiva de la UGR para la mejora de la gestión documental, mediante la implicación de todos los actores del proceso documental en todas las fases del mismo

Identificar la documentación existente en los distintos centros y servicios de la UGR Crear mecanismos estructurados para gestión de la misma, mejorando, de esta forma,

el funcionamiento de las distintas unidades Mejorar la visibilidad del Archivo universitario y el desarrollo de su trabajo

DESTINATARIOS

Cualquier miembro de la comunidad universitaria que genere documentación de carácter administrativo o institucional

Personal del AUG Expertos: especialistas en Derecho, Administración, Historia o Ciencias de la

Documentación que quieran implicarse en el proyecto

RECURSOS

MATERIALES Soporte para publicación web HUMANOS Personal del Archivo Universitario, que se encargaría del diseño, la puesta en marcha

del recurso y la moderación y dinamización del mismo

ACCIONES QUE INCLUYE EL PLAN: Fase 1

Diseño del recurso Publicación del mismo Acciones publicitarias

ACCIONES QUE INCLUYE EL PLAN: Fase 2

Análisis de los tipos de documentación aportados por cada participante Publicación de pautas de actuación sobre aquellos tipos que ya hayan sido valorados

por el AUG Discusión pública y abierta sobre valoración de documentación más inusual o

específica, de cara a elaborar el procedimiento correspondiente Análisis de las distintas cuestiones y dudas sobre gestión documental suscitados en

los diversos foros de comunicación Resolución de las mismas, y creación de un apartado de Preguntas frecuentes

RESULTADOS

Conocimiento detallado de la documentación existente en la UGR Estructuración de los procedimientos de gestión documental Elaboración del Calendario de conservación y eliminación

EVALUACIÓN

Número de participantes Evaluación de la satisfacción de los mismos (encuesta) Volúmen de documentación analizada Número de unidades implicadas y porcentaje del total de los que integran la UGR que

representan Análisis del grado de seguimiento real que han tenido las pautas de trabajo

proporcionadas Avance en la elaboración del Calendario de conservación y eliminación

TEMPORALIZACIÓN

FASE 1: Diseño y publicación: 90 días Acciones publicitarias: 15 días, aunque se realizarán recordatorios periódicos FASE 2: 1 año. Durante el mismo, el personal del Archivo dedicará 1 h. diaria al mantenimiento

y dinamización del recurso, siempre que el volúmen de publicaciones en el mismo lo justifique, y 2-3 h. semanales a la creación de contenidos y a la elaboración y publicación de pautas