溝通與報告黃 大 益 David HuangCulligan Asia Supplier Quality Manager

品質管理師六標準差黑帶 主導稽核員 國際專案管理師

Certified CQM by CSQ Certified SSBB by CSQCertified Lead Auditor by CSQCertified PMP by PMI

參考資料 :麥肯錫寫作技術與邏輯思考 _ 高杉尚孝邏輯表達的基礎與訣竅 _ 西村克己簡報聖經 _Jerry Weissman圖解金字塔原理 _ 王友龍溝通聖經 _Nicky Stanton有效的溝通技巧 _James G. Robbins溝通管理 _ 長宏顧問公司發現問題的思考術 _ 齊藤嘉則

訊息 如何理解訊息 訊息辨別 訊息種類 操作三種變數 , 讓訊息更明瞭

如何理解訊息

訊息辨別辨別訊息種類 , 不等於辨別內容正確性談論 [ 訊息的種類 ], 並不是在討論 : 記述內容正不正確 , 評價內容正不正確 , 或者 規範的內容正不正確

訊息種類

記述訊息描述事物的景象和現象本身如 : 這個水壺的容量是 700 毫升

Remark:你看到的記述訊息有無時間性 , 空間性或人員差異的變異 ?

評價訊息表達某一景象或現象的好壞如 : 這個水壺真漂亮 ; 這個手把真難握

記述訊息 + 評價訊息這部車的引擎有 250 匹馬力 , 所以是一部性能佳的引擎

規範訊息要求事物應有的狀態以及人該採取的行動如 :

這個水壺的容量應該要有 700 毫升投資人應該買進 XX 公司的股票

複合式訊息 , 要從句子的結構上找出想要表達的中心來判斷訊息的種類例 : 記述訊息 + 評價訊息 + 規範訊息這部車的引擎有 250 匹馬力 , 是一部性能佳的引擎 ,所以你應該要選擇它 ..

操作三種變數 , 讓訊息更明瞭1.使用主詞與述詞關係明確的句型2.使用正確的邏輯連接詞連接句子3.提出會讓人印象深刻的具體表現主詞 明確主詞 : 讓訊息更明瞭 欠缺主詞 : 容易造成誤解 兩個主詞 : 讓人陷入困惑連接詞 ( 文章通順的靈魂 ) 由於景氣惡化 , 企業經營不佳 , 結果 , 住宅行情下跌 . 由於景氣惡化 , 企業經營不佳 , 同時 , 住宅行情下跌 . 由於景氣惡化 , 企業經營不佳 , 雖然 , 住宅行情下跌 .(不通順 )

具體性 活化對方的想像力 用字具體 , 表現 [ 負責 ] 的態度 避免過多的抽象表現 , 如 [ 推動 ],[調整 ] 或 [ 重新評估 ]

溝通 溝通的六項構成要素 溝通模式 溝通的分類 溝通的方法與使用時機 溝通技巧 有效的溝通 溝通的障礙

溝通的六項構成要素

Right time , To Right Person, With Right Information, By Right Structure

溝通模式

溝通模式

溝通模式也是知識傳遞的方式之一

訊息是否容易理解 , 關鍵在於它的明瞭程度 . 明瞭度 : 指的是表達方式的明瞭 , 與訊息內容難易程度無關 .

明瞭的訊息可以減輕接收者的負擔 .

溝通的分類

溝通的分類

溝通的方法與使用時機

溝通技巧

溝通技巧

有效的溝通

溝通的障礙

表現思考的技巧 三角邏輯 ( 主張 , 論據 , 資料 ) 歸納法 演繹法 ( 假設法 ) 演繹法和歸納法的不同 訊息的設計 ( 歸納法與演繹法 ) MECE 的技巧 將內容架構成金字塔型

表現思考的技巧 : 三角邏輯 ( 主張 , 論據 ,資料 )

表現思考的技巧 : 歸納法

表現思考的技巧 : 演繹法 ( 假設法 )

表現思考的技巧 : 演繹法和歸納法的不同

表現思考的技巧 : 訊息的設計 ( 歸納法與演繹法 )

1. 結論法2. 摘要法3. 歸納法(KJ 法 ( 親和圖 )

1. 理由法2. 詳述法3. 演繹法( 切成 WBS; 工作包 )

表現思考的技巧 :MECE 的技巧 ( 意義在於 [ 思慮周延 ])

Mutually Exclusive Collectively Exhaustive相互排他性 , 集合網羅性( 不重複 ( 容易理解 ), 不遺漏 ( 更有說服力 ))

表現思考的技巧 : 將內容架構成金字塔型

表現思考的技巧 : 將內容架構成金字塔型

報告 基本結構 好報告的基本要素 簡報 ( 報告 ) 五戒 金字塔結構 簡報 : 用金字塔結構呈現 運用概括重點技巧到達金字塔頂端 行動論述明確化 (具體性 ) 將內容架構成金字塔型 讓文字說話 讓數字發揮作用 用圖表說故事

報告 : 基本結構

好報告的基本要素

簡報 ( 報告 ) 五戒1.缺乏清晰的論點 2.對觀眾沒好處 3.過程不明白流暢 4.太瑣碎 5.太冗長

報告 : 金字塔結構

簡報 : 用金字塔結構呈現

簡報 : 用金字塔結構呈現

運用概括重點技巧到達金字塔頂端

行動論述明確化 (具體性 )將行動論述明確化有 2 種方式 :1.具體的數據2.明確的陳述

讓文字說話 : 文字指導方針

讓文字說話 : 莫把資料當簡報

言簡意賅少即是多

讓文字說話 : 有效的條列重點式簡報

( 一圖 , 二表 , 三條 ,四目 , 五文字 )

讓數字發揮作用

用圖表說故事 : 串連圖表的技巧

文章一氣呵成 , 這就是邏輯思考

有說服力的故事 : 用 SCQOR鋪陳

有說服力的故事 : 用 SCQOR鋪陳

有說服力的故事觀眾至上[利益 ]是聽眾的興趣 , 所以每次要說服別人之前 ,務必要從利益點出發

有說服力的故事觀眾至上瞭解聽眾的需要 ;創造顧客價值

提案與文案的高明說服技巧邏輯思考加上心理學技巧 , 說服人心不必口才犀利 1. 訊息傳達 , 由上而下效果最好 2. 風險 , 不可能避免 ,只能管理 不能只說利多 , 解決方案必有風險 3. 替代方案該給幾個 ?提出順序有學問 單一選擇就是沒得選 ,常會吃閉門羹 ( 原則上 )替代方案 ,給出三個 第一個提出來的方案 ,會產生心錨效應 (對比效果 ) 第一印象 , 通常也是永遠的印象

提案與文案的高明說服技巧

Q & A