draft prosedur rapat persiapan pelaksanaan

PROSEDUR RAPAT PERSIAPAN PELAKSANAAN (Pre Construction Meeting/PCM)

No. Dokumen : BRR NIAS/SOP/DRAFT Revisi ke : R-00

Tgl. Berlaku : Maret 2007 Tanggal :

Badan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Perwakilan Nias Hal 1/3

1. Tujuan 1. Menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak, dan membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam Dokumen Kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan.

2. Prosedur ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk mendapatkan kesepakatan bersama di dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diperkirakan akan timbul dilapangan saat pelaksanaan, sebagai tahapan awal dari tindakan pengendalian oleh PPK terhadap pelaksanaan kontrak/pekerjaan.

2. Ruang Lingkup Prosedur ini memuat proses penyelenggaraan rapat persiapan pelaksanaan kontrak/pekerjaan (Pre Construction Meeting/PCM) yang dapat diselenggarakan segera setelah kontrak ditandatangani atau selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari setelah diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).

3. Definisi a. Rapat persiapan pelaksanaan (Pre Construction Meeting/PCM) adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh unsur-unsur yang terkait dengan pelaksanaan proyek seperti unsur Pengguna Barang/Jasa dan atau PPK sebagai unsur pengendalian,Konsultan Pengawas sebagai pengawas teknis dan Kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan serta unsur perencana untuk menyatukan pengertian terhadap seluruh Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat dalam dokumen kontrak maupun kemungkinan-kemungkinan kendala yang akan terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan

4. Acuan 1. Keppres Republik Indonesia No. 80 tahun 2003

2. Kepmen PU nomor 257/2004

3. Dokumen kontrak

5 Ketentuan Umum

1. Sebelum pelaksanaan kontrak, KPA, PPK, Kontraktor, Unsur BRR Distrik dan BRR Perwakilan, unsur Perencanaan dan Konsultan Pengawas harus mengadakan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak (Pre Construction Meeting/PCM).

2. Pelaksanaan Pre Construction Meeting (PCM) harus diselenggarakan selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak tanggal diterbitkannya Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).

3. Beberapa hal yang perlu dibahas dan disepakati dalam Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah :

a. Organisasi kerja

b. Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.

c. Review dan penyempurnaan terhadap schedule kerja yang harus sesuai dengan target volume,waktu dan mutu.

d. Jadwal pengadaan bahan, mobilisasi peralatan dan personil serta penggunaan peralatan.





e. Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) dan justifikasi teknis atau Kaji Ulang desain (review design) terhadap desain atau siplified design.

f. Pendekatan kepada masyarakat dan pemerintah daerah setempat mengenai rencana kerja, (misalnya : pengkaitan antara rencana kerja dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry/angkutan bahan)

g. Penyusunan Program Mutu atau Rencana Mutu Kontrak(RMK).

4. Rapat Persiapan Pelaksanaan harus dituangkan dalam Berita Acara Rapat dan merupakan Tahapan awal tindakan pengendalian PPK terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan.

5. Hasil pertemuan ini akan menjadi Bagian dari Dokumen Kontrak serta sebagai pegangan dalam menyusun kerangka kerja dan rencana pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.

6. Hal-hal lain yang perlu dimasukkan dalam Materi pembahasan Rapat Persiapan Pelaksanaan Kontrak adalah :

a. Aplikasi pasal-pasal penting dalam Dokumen Kontrak tentang:

- Asuransi pekerjaan - Pekerjaan tambah/kurang - Penyelesaian perselisihan - Pemeliharaan pekerjaan - Kompensasi - Denda dan anti rugi - Kontrak kritis/pemutusan kontrak - Pemeliharaan/pengamanan lalu-lintas - Sub Kontraktor

b. Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaanantara lain :

- Request dan Approval dalam rangka examination of works - Perpanjangan waktu pelaksanaan - Gambar kerja dan kelengkapannya - Pengajuan Monthly Certificate (MC) dan Price Escalation

Certificate (PEC)(bila ada eskalasi ) - Provisional Hand Over (PHO) dan Final Hand Over (FHO) - Pembuatan Addendum Kontrak - Jadwal pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan

personil - Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang

harus sesuai dengan target volume, waktu dan mutu - Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan

lapangan bersama (mutual check), sehubungan dengan Penyusunan Justifikasi Teknis atau Kaji Ulang Perencanaan (Review Design) terhadap desain atau simplified design yang ada dalam dokumen kontrak

c. Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan (disesuaikan dengan lingkup kontrak)





d. Kendala-kendala yang mungkin terjadi

6 Prosedur dan Tanggungjawab

No Pelaku Penanggungjawab Kegiatan Rekaman

6.1 PPK a. Membuat Undangan Rapat PCM

b. Menginstruksikan Kontraktor menyiapkan materi PCM termasuk Rencana Mutu Kontrak (RMK)

c. Memerintahkan Konsultan menyiapkan konsep pengawasan dan tata laksananya.

Undangan Rapat

6.2 Kontraktor a. Menyiapkan materi PCM meliputi :

(a) Daftar personil

(b) Jadwal pelaksanaan

(c) Project quality plan

(d) Jadwal mobilisasi

(e) Hal-hal utama lain yang belum jelas atau yang perlu ditambahkan dalam perjanjian kontrak.

b. Menyerahkan materi PCM kepada PPK.

c. Menghadiri dan mengikuti pembahasan materi PCM.

6.3 PPK a. Mengadakan rapat PCM yang dihadiri Konsultan Pengawas,Kontraktor, unsur KPA,BRR Distrik Nias/Nisel dan BRR Wilayah VI Nias.

b. Mencatat dan membukukan hasil pembahasan dan kesepakatan pada PCM.

6.4

Konsultan Pengawas

a. Memeriksa perbaikan sesuai hasil PCM dan menyerahkannya kepada PPK.

6.5 PPK a. Membuat Berita Acara PCM dan menjadikannya menjadi bagian dari Dokumen Kontrak.

Berita Acara Rapat PCM

7. Pengecualian Tidak Ada

8. Lampiran a. Contoh Undangan Rapat PCM

b. Contoh Berita Acara Hasil PCM.

draft prosedur rapat persiapan pelaksanaan

Documents