전자결재 사용자 매뉴얼 -...

전자결재 사용자 매뉴얼 Office 365 Groupware

Office 365 Groupware 사용에 필요한 기능 및 제품을

설명합니다.

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2 전자결재 사용자 매뉴얼

목차

1. 홈페이지 ..................................................................................................................................................... 3

1.1 글로벌 메뉴 .............................................................................................................................................. 3

1.2 홈 화면 구성 ............................................................................................................................................ 4

2. 전자결재 초기 화면 및 진행 프로세스 ....................................................................................... 5

2.1 결재 문서 상태 별 현황 ...................................................................................................................... 7

3. 결재 화면 및 메뉴 설명 ..................................................................................................................... 8

3.1 메뉴 ............................................................................................................................................................... 8

3.2 결재함 목록 ............................................................................................................................................... 9

4. 전자결재 기안 .......................................................................................................................................... 9

4.1 결재문서 작성 .......................................................................................................................................... 9

4.2 결재선 지정 ............................................................................................................................................. 11

4.3 결재요청 및 임시저장 ........................................................................................................................ 12

4.4 상신 취소 하기 ...................................................................................................................................... 13

5. 전자결재 승인 ........................................................................................................................................ 13

5.1 결재하기 ................................................................................................................................................... 13

5.2 합의 ............................................................................................................................................................ 15

5.3 참조설정 ................................................................................................................................................... 15

5.4 서명 이미지 관리 ................................................................................................................................. 16

6. 휴가관리 ................................................................................................................................................... 17

6.1 휴가 신청 ................................................................................................................................................. 17

6.2 휴가현황 ................................................................................................................................................... 18

3 Office 365 Groupware

1. 홈페이지

1.1 글로벌 메뉴

글로벌 메뉴는 어느 사이트로 이동을 하더라도 항상 상단에 위치하여 사이트간 이동을 용이

하게 합니다.

a. 홈: 공지사항, 사내 일정, 사내 문서함, 게시판 등으로 구성된 홈 사이트입니다.

b. 전자결재: 전자결재 사이트 입니다.

c. 개인설정: 사용자의 서명 이미지 등록 및 삭제, 휴가 현황을 확인 할 수 있습니다.

d. 관리자: 전자결재 사용을 위한 회사정보, 부서관리, 직책관리, 직급관리, 사용자관리,

전자결재 문서 템플릿, 서명 이미지관리, 개인결재선, 휴가현황 및 휴가관리 등 관리

를 위한 기능들로 구성된 사이트입니다. 관리자만 해당 사이트에 접근 가능합니다.



1.2 홈 화면 구성

a. 공지사항: 사내 공지사항 목록 입니다.

b. 결재 대기 목록: 현재 사용자가 결재해야 할 문서 입니다.

c. 결재 진행 목록: 현재 사용자가 기안하거나, 결재한 문서들의 진행 현황 입니다.

d. 사내일정: 회사의 사내 일정 정보를 표시합니다.

e. 문서: 회사의 문서함의 최신 업데이트 문서 목록을 표시하며, 문서함으로 이동하기

위해선 +more 를 클릭합니다.

f. 게시판: 자유 게시판의 최신 글 목록을 표시합니다.

g. 사이트 바로가기: 사이트 바로가기 목록에 등록된 사이트 바로가기 링크를

제공합니다.

a

b

c

d

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f

g


2. 전자결재 초기 화면 및 진행 프로세스

[그림] 전자결재 초기 화면



전자결재 진행 프로세스

또는

저장된 문서에 저장(재기안 가능)

순차 승인

합의

병렬 합의

최종 승인

결재 승인 프로세스

합의 완료


2.1 결재 문서 상태 별 현황

결재할 문서: 로그인 된 사용자가 결재를 진행해야 할 문서 목록을 보여줍니다.

진행할 문서: 로그인 된 사용자가 진행중인 문서 목록을 보여줍니다. 또한, 자신이 결재시점이

도달하지 않아도 목록에 보여지게 됩니다.

참조된 문서: 로그인 된 사용자가 참조 확인할 문서 목록을 보여줍니다.



3. 결재 화면 및 메뉴 설명

3.1 메뉴

[그림] 결재메뉴

a. 결재함

현재 결재가 진행중인 문서들에 대해 사용자와

관련된 문서들을 조회 할 수 있습니다.

- 결재문서

현재사용자가 결재해야 할 문서들이 표시됩

니다.

- 진행문서

현재사용자가 기안하거나, 결재한 문서들의

진행 현황을 조회할 수 있습니다.

- 참조문서

승인 완료된 결재 문서에서 현재사용자가

참조 지정된 문서 중 참조 확인해야 할 문

서를 조회 할 수 있습니다.

b. 완료함

- 내 기안문서: 사용자가 기안하고 승인 완료

된 문서를 조회 할 수 있습니다.

- 완료문서: 사용자가 결재한 승인 완료된 문

서를 조회 할 수 있습니다

- 합의문서: 사용자가 합의하고 승인 완료된

문서를 조회 할 수 있습니다

- 참조문서: 사용자가 참조 확인한 문서를 조

회 할 수 있습니다.

- 반려된 문서: 반려된 문서를 조회 할 수 있

습니다

c. 저장함

- 저장문서: 사용자가 결재 문서 작성 중 임시

저장한 문서 및 상신 취소한 문서를 조회 할

수 있습니다.


3.2 결재함 목록

[그림] 결재 리스트

a. 작성할 결재문서 선택: 전자결재양식 중 작성하고자 하는 양식을 선택합니다.

4. 전자결재 기안

4.1 결재문서 작성

- 작성하고자 하는 양식의 아이콘을 클릭하여 신규 결재문서를 작성할 수 있습니다.

[그림] 결재작성 기본 화면

a

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a. 결재관련 버튼: 결재선지정, 파일첨부, 임시저장, 결재요청 버튼

파일첨부: 찾아보기 버튼을 클릭한 후 첨부하고자 하는 파일을 선택 열기 확인

버튼 클릭 파일의 목록을 결재 작성화면에서 확인

결재선 지정, 결재 요청은 4-2 결재선 지정, 4-3 결재요청 및 임시저장을 참고합니다.

b. 결재선 정보: 지정된 결재선의 목록이 나타납니다.

결재순서는 검토확인심사합의승인 순서로 진행 됩니다.

검토, 확인 심사는 순차 승인으로 진행되며 합의는 병렬 합의로 진행됩니다. 합의가

완료되면 최종 승인 단계인 승인으로 진행됩니다.

c. 문서번호: 결재가 요청되면 연도별 순번으로 자동으로 문서 번호가 부여됩니다.

d. 작성자: 결재 문서를 작성하는 작성자 정보가 자동으로 표시됩니다.

e. 보안등급: 공개는 결재가 완료된 후 조직 구성원들이 전체 열람할 수 있습니다.

비공개를 선택하면 결재라인에 있는 사용자와 작성자만이 결재 문서를 열람할 수 있

습니다

f. 보존연한: 해당 문서의 보존기간을 선택 합니다.

g. 참조: 결재선 지정에서 지정한 참조자의 이름이 표시됩니다.

h. 제목: 반드시 제목을 입력하여야 합니다. .

i. 본문: 편집기를 통해 결재 문서의 내용, 표, 그림 등의 내용을 입력할 수 있습니다.

j. 리본: 본문 내용 작성함에 있어 스타일 적용 등 다양한 기능을 사용할 수 있습니다.


4.2 결재선 지정

- 결재선 지정을 클릭하면 결재선 지정 창이 나타납니다.

[그림] 결재선 지정 창

a. 조직도: 회사 조직도를 표시합니다.

b. 결재선: 지정한 결재선의 결재자, 합의자, 참조자 정보가 표시됩니다.

c. 사용자 검색: 조직도에 등록된 사용자를 검색할 수 있습니다.

d. 구성원: 선택한 부서별 사용자 혹은 검색된 사용자 정보를 나타냅니다.

e. 결재선 추가: 선택된 사용자를 결재자, 합의자, 참조자로 추가할 수 있습니다.

f. 결재관련 버튼

- 올리기: 선택된 결재자의 결재 순서를 한 단계 올리기

- 내리기: 선택된 결재자의 결재 순서를 한 단계 내리기

- 삭제: 선택된 결재자를 삭제

- 결재선 초기화: 선택된 결재 선을 초기화

- 결재선 반영: 결재문서에 결재 선을 반영

g. 개인결재선 저장: 각 양식별로 개인 결재선을 미리 저장해 놓을 수 있습니다. 양식

b a

c

d

e

f

g



별로 미리 저장된 개인별 결재선은 추후 해당 양식 새로 만들기 선택 시 기본 결재

선으로 적용되어 매번 결재선을 지정할 필요가 없습니다.

4.3 결재요청 및 임시저장

[그림] 결재 상신

a. 결재요청: 결재요청을 클릭 하면 첫 번째 결재자에게 결재를 요청합니다.

b. 임시저장: 임시저장을 누르면 저장함의 저장문서에 저장되며, 저장함에서 문서를 확

인하고 결재요청 할 수 있습니다.


4.4 상신 취소 하기

기안자가 기안을 하고 다음 결재자가 결재를 하지 않은 상태에서는 기안을 취소할 수 있

습니다.

[그림] 상신 취소

a. 상신취소: 버튼을 클릭하면 결재가 상신취소 확인 창이 나타납니다.

b. [확인] 버튼을 클릭하면 결재가 취소가 되고, 문서 저장함에 저장이 됩니다.

5. 전자결재 승인

5.1 결재하기

- 홈 화면의 “결재할 문서”나 “전자결재” 사이트로 접속하면 결재 해야 할 문서를 볼

수 있습니다.

[그림] 결재함 목록



[그림] 결재 승인 창

a. 승인: 일반적인 순차구조의 결재를 승인 합니다.

반려: 결재 문서를 반려 처리 합니다.

인쇄: 문서를 출력 합니다.

반려 시에는 반드시 반려의견을 입력하여야 합니다.

a


5.2 합의

- 개인 병렬 합의 기능입니다. 문서에 대한 반려 권한이 있습니다.

[그림] 합의결재 화면

a. 합의: 현재 결재문서에 대한 합의처리를 진행합니다.

불합의: 현재 결재문서에 대해 불합의 의견을 표하고 승인여부에 대한 권한은 최종

결재자에게 위임합니다. 불합의된 의견을 바탕으로 승인자는 승인/반려를 결정합니다.

반려: 결재 문서를 반려 처리 합니다.

인쇄: 문서를 출력 합니다.

불합의 혹은 반려 시에는 반드시 의견을 입력하여야 합니다.

5.3 참조설정

- 결재선 지정 시 기안자는 참조 대상 사용자를 선택 할 수 있습니다.

- 결재가 승인 완료된 후 사용자는 결재함의 참조문서에서 문서를 조회 할 수 있습니다.

- 참조확인을 클릭하여 사용자는 자신에게 지정된 참조를 확인합니다.

- 참조확인을 완료한 문서는 완료함-참조문서에서 확인할 수 있습니다.

a



5.4 서명 이미지 관리

사용자는 개인설정의 서명 이미지 관리를 통해 자신의 서명 이미지를 저장 할 수 있습니다.

서명 이미지를 등록하기 위해서는 개인설정 메뉴를 선택합니다.

서명 이미지 관리에서 사용자는 사용할 서명 이미지를 업로드 합니다.

업로드한 서명 이미지는 삭제하여 다른 서명으로 업로드 할 수 있습니다.


6. 휴가관리

6.1 휴가 신청

1. [전자결재] 메뉴 선택 후 휴가신청서를 선택합니다.

양식 작성

- 제목 입력: 휴가신청서 제목 입력합니다.

- 휴가 일시: 휴가 시작일부터 휴가 종료일을 선택합니다.

([휴가 일시]는 참고용 이며 실제 잔여 휴가일 계산은 [기간]을 기준으로 계산됩니다.)

- 휴가 기간 입력: 반차의 경우 0.5 단위 입력이며 종일의 경우 1 단위로 입력합니다

- 휴가 구분 선택: 연차 또는 공가 중 선택합니다.

- 부서, 성명, 직위, 사번, 사유, 행선지 등 세부 사항을 입력합니다.

3. 결재선을 지정하여 결재를 요청합니다.

4. 휴가신청서 승인 완료 후 사용자 별 연차 사용일수에서 신청한 휴가기간이 자동으로

차감됩니다.



6.2 휴가현황

- 최종 승인 완료 된 휴가 신청 목록은 상단 [개인 설정] > [휴가현황

리스트]에서 확인 할 수 있습니다.

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