e-facturatie: wat moet ik weten? hein vandelanotte · moet die papieren facturen derhalve nog tot...
TRANSCRIPT
E-Facturatie: Wat moet ik weten?Hein Vandelanotte
1
7Audio = kanaal
Definitie factuur
Factuur (Vandaele):
• Lijst van geleverde goederen, met opgave van de berekende prijzen, van plaats en datum van de aflevering, de wijze van vervoer enz.
• Samen of tegelijk met de goederen aan de afnemer verzonden
3
Verplichte vermeldingen op de factuur
De opname van alle verplichte vermeldingen op de factuur is van belang zowel in hoofde van de belastingplichtige dienstverrichter/leverancier maar ook in hoofde van de afnemer. Het Hof van Cassatie bevestigde in een arrest van 19 september 1996 dat de afnemer zijn recht op aftrek slechts mag uitoefenen op voorwaarde dat hij in het bezit is van een conforme factuur.
4
Verplichte vermeldingen op de factuur
Datum (factuur wordt uitgereikt)Volgnummer (uniek nummer)Identiteit van de leverancier/dienstverrichterIdentiteit van de afnemerVermelding BTW-identificatienummerDatum belastbaar feit (datum levering, voltooiing dienst, incassering van (een deel) de prijs - indien deze verschilt van de uitreikingsdatum)Vermelding van gegevens inzake de verrichte handelingDe maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteldDe tarieven van de verschuldigde btwHet totaalbedrag van de verschuldigde btw moet in euro worden opgegevenAdministratieve toegevingen (facturering aan particulieren, detailzaken, …)
5
Regels vanaf 1 januari 2013
• Ter omzetting van richtlijn 2010/45/EU van 13 juli 2010, harmonisering tussen de lidstaten van de regels voor het opstellen van een factuur en elektronische facturering.
Geschiedenis :• Vanaf 1993 : via individuele
vergunning• Vanaf 2004 : twee voorwaarden :
• Voorafgaandelijk akkoord tot het ontvangen van een elektronische factuur
• Garanderen van Authenticiteit van de herkomstIntegriteit van de inhoud
6
Regels vanaf 1 januari 2013
Geschiedenis :• Door beveiligde elektronische handtekening• EDI (Electronic Data Interchange)• Een ander systeem dat aan de voorwaarden
voldoet van art. 1, §4 van het KB nr. 1, mits de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd.
• Vanaf 2010 : schrapping van de drie mogelijkheden voor het geven van de garantie. De belastingplichtige kiest zelf de wijze van verzending (wel nog garanderen van authenticiteit en integriteit)
Vanaf 2013…….• Nu ook de leesbaarheid van de factuur
7
Regels vanaf 1 januari 2013
Definitie van een factuur : Elk document of bericht op papier of in elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarde vastgesteld in het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten.Elektronische factuur is toegestaan mits aanvaarding van de afnemer.
• Van belang is dat een factuur slechts kan worden aangemerkt als een elektronische factuur als zij zowel verstrekt als ontvangen is in een elektronisch formaat. Het Wetboek BTW vermeld in Artikel 1, §13, 2° dat een elektronische factuur in om het even welke elektronische vorm mag worden uitgereikt en ontvangen. (Circ. 14/2014 dd. 04/04/2014)
8
Regels vanaf 1 januari 2013
Vorm :Alle vormen zijn toegelaten : Gestructureerde XML-berichten, Word-documenten, pdf, elektronische fax… ---Zolang je ze maar elektronisch verstuurd.
• Het is niet uitgesloten dat een factuur in een bepaald elektronisch formaat wordt verstuurd en in een ander elektronisch formaat wordt ontvangen.
9
Regels vanaf 1 januari 2013
Garantie : (voor alle facturen !)Authenticiteit van de herkomstIntegriteit van de inhoudLeesbaarheid van de factuur
Niet voldoende louter onveranderlijkheid van de factuur aan te tonen of de identiteit van de leverancierOok aantonen dat factuur overeenstemt met werkelijke levering
• Door een bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en levering van goed of dienst aantoont
• Bewijsstukken van de onderneming
10
Begrippen
Authenticiteit van herkomst:• “Het waarborgen van de herkomst van de
identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur.”
• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer
Integriteit van de inhoud:• “ Het feit dat de inhoud die voorgeschreven is
door de toepasselijke regels inzake de facturering geen wijziging heeft ondergaan.”
• Verplichting: bij leverancier/dienstverrichter als afnemer
Leesbaarheid:• “Zowel op korte als op lange termijn moeten alle
btw-gegevens duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is.”
11
Factuurvermeldingen
Datum belastbaar feit voor goederenlevering en diensten of datum ontvangst prijs
• Voor zover die datum verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur
Te betalen BTW in munteenheid van lidstaat van regels factureringVermelding “BTW-verlegd” (dus geen wetsartikel ook voor medecontractant)Vermelding “factuur uitgereikt door afnemer” bij self-billingVermelding “bijzondere regeling – reisbureaus”Vermelding “bijzondere regeling – gebruikte goederen” “bijzondere regeling -kunstvoorwerpen” “bijzondere regeling voor verzamelingen of antiquiteiten”
12
Factuurvermeldingen
Vermeldingen van de elektronische factuur:Artikel 5, § 3, van het KB nr. 1 voorziet dat:
Bij een reeks elektronische facturen die aan dezelfde medecontractant worden overgemaakt of ter beschikking worden gesteld, hoeven de voor de verschillende facturen gelijke vermeldingen slechts één keer te worden opgenomen, voor zover voor elke factuur alle informatie toegankelijk is.
13
Aanvaarding
De voorafgaande aanvaarding door de afnemer• De aanvaarding kan impliciet
bv. door het betalen van de factuur.• kan ook stilzwijgend:
• Betaling • Latere correspondentie zonder protest• Opname in boekhouding afnemer
• Aanvaarding: geldt in principe voor alle handelingen
• In de circulaire nr. 14/2014 wordt er aanbevolen om deze aanvaarding uitdrukkelijk en schriftelijk vast te leggen en dit in het belang zowel van de belastingplichtigen zelf als van de Schatkist.
14
Bewaring
7 jaar• Tenzij niet gebouw – cf. herziening 15
jaarWaarborg van authenticiteit, integriteit en leesbaarheidCBN 2010/14
Art 60 § 5 : vanaf uitreiking tot einde bewaartermijnElektronisch of op papier (dus elektronische kunnen nu op papier bewaard worden) (Art 60 §6)Elektronisch mag buiten België : toegang online gewaarborgd
• Op ieder verzoek en zonder onnodig uitstel
15
BewaringAdvies CBN van 28 september 2016
• De onveranderlijkheid wordt gegarandeerd • Behoud van de initiële, eventueel geüpdatete
informaticatoepassingGeen verplichting van bewaring van een identieke versie van de informaticatoepassingMaar de gearchiveerde gegevens moeten kunnen worden gerecupereerd aan de hand van latere versies
• Wijziging van de informaticatoepassing: archivering en overdracht van gegevens
Bij overdracht van gegevens naar een nieuwe informaticatoepassing moet er een waarborging zijn van de materiële continuïteit, regelmatigheid en onveranderlijkheid
• Fiscale aspecten• Belastingplichtige bepaalt zelf hoe de authenticiteit
van herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de facturen gewaarborgd worden.
• Waarborg kan geleverd worden a.d.h.v. een betrouwbaar controlespoor.
• De fiscale administratie beveelt aan om de bedrijfscontroles aan te passen aan de omvang en de activiteit van de onderneming en raadt aan om een zo volledig mogelijke documentatie op te maken van alle geïmplementeerde bedrijfscontroles.
16
Bewaring
Controlespoor• Aangepast aan o.a.
• Omvang, activiteit en type BP• Aantal en waarde transacties• Aantal en type leveranciers en
afnemers• O.a. via 3-way / 2-way matching (AAFISC nr. 14 – 8.1)
• Vb. aankooporder/bestelbon, ontvangen leveringsnota en aankoopfactuur of van gelijkwaardige stukken
• Vb. aankooporder/bestelbon en aankoopfactuur of van gelijkwaardige stukken
• Geen administratieve goedkeuring (zelfcontrole) (AAFISC nr. 14 – 9.4)
• Evt. outsourcen en/of externe audit
17
Bewaring
Recht op aftrek BTW• De circulaire van 16/2008 (ET 112.801
dd. 13/05/2008) was veel strenger op het vlak van digitale bewaring
• In de nieuwe circulaire van 2014 wordt dit niet meer herhaald, dus volgens mij blijft volgende nog van toepassing:
• De originele papieren facturen vanaf de datum van scanning moeten nog gedurende één maand worden bewaard voor controledoeleinden. Nadien moeten ze voor btw-doeleinden niet meer worden bewaard.
18
Bewaring
Recht op aftrek BTW• De Administratie moet de
mogelijkheid hebben om de originele papieren factuur te vergelijken met het beeld dat werd bekomen volgens een beveiligde scanningprocedure
• Bv. Een onderneming die op 20 juni 2017 overgaat tot scanning van de inkomende papieren facturen met betrekking tot de jaren 2015 en 2016 moet die papieren facturen derhalve nog tot en met 20 juli 2017 bewaren.
19
Voorlegging / meenemen facturen
Bij elektronische bewaring en online toegang :recht deze facturen ter controle na te zien /
te downloaden en tegebruiken
Geen onlinetoegang door AdministratieWel verzoeken op uitrusting BP kopieën te maken in de hem gewenste vorm (papier, cd …)Recht om boeken, facturen en kopieën facturen (tegen ontvangstbewijs, proces verbaal van retentie) te behouden
• Directe belastingen: vermoeden van hogere belastbare basis
• BTW: indien ambtenaar meent dat er extra belasting of boete verschuldigd is
20
Valsheid
Valsheid in geschriften Nu ook valsheid in informatica :
• De inbreuk valsheid in informatica wordt gedefinieerd als het opzettelijk vermommen van de waarheid via datamanipulatie met betrekking tot juridisch relevante gegevens. Gegevens in een elektronisch formaat kunnen derhalve worden vervalst door wijziging of verwijdering (geheel of gedeeltelijk), tijdens hun invoer, hun herstelling of tijdens de bewaring.
21
Wat is e-factureren?
22
Verschijningsvormen
Door de mens lees- en interpreteerbare e-facturen
• Grafisch bestand : GIF, TIF of JPEG• Geen verwerking door de ontvanger
Tekstverwerking of spreadsheets• Nadeel : aanpasbaar• Geen waarborg van integriteit• Wel mogelijk wachtwoord maar soms
elektronische handtekeningPDF
• Te beveiligen voor verandering• (geavanceerde) e-handtekening• Kan meestal niet gelezen worden
door computersysteem
23
Verschijningsvormen
Door de computer lees- en interpreteerbare e-facturen
• UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport)
• Extensible Markup Language (XML)• XML en XBRL• UBL Standaard (nadere invulling van
XML)• E-FFF protocol : op basis van UBL 2.1
Combinatie : in de praktijk PDF + XML geëxtraheerd
24
Verschijningsvormen
Verschillen tussen PDF en een XML-bericht:
PDF-document XML-bericht
De opmaak van het document is vrij. De indeling van een XML-bericht kent een vaste structuur die bepaalt welke elementen in het bericht opgenomen zijn.
Een PDF-document is direct leesbaar voor de gebruiker.
Een XML-bericht is niet visueel direct leesbaar voor de gebruiker.
25
Verschijningsvormen
• Verschillen tussen PDF en een XML-bericht:
Bron: www.bestuurszaken.be – Elektronisch factureren naar de overheid?
26
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Elektronische facturering bij overheidsopdrachten
Richtlijn 2014/55/EU• Doel: volumetoename van e-invoicing te verhogen door
overheden te verplichten e-facturen te ontvangen en te verwerken
• Probleem: veelheid aan niet-interoperabele normen→ het naast elkaar bestaan van meerdere juridische voorschriften en
technische normen inzake e-factureringOndernemers die een grensoverschrijdende opdracht willen plaatsen en een nieuwe markt betreden, moeten vaak een nieuwe norm inzake e-facturering voldoen
• Gevolgen:• Belemmeringen voor markttoegang bij
grensoverschrijdende overheidsopdrachten• Handelsbelemmeringen• Buitensporige complexiteit• Versnippering van de markt door nationale voorschriften• Rechtsonzekerheid• Extra exploitatiekosten
27
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten • Oplossing:
Gemeenschappelijke Europese norm:• Moet kernelementen aangeven en beschrijven die een
elektronische factuur altijd moet bevatten.• Moet het mogelijk maken elektronische facturen te versturen en te
ontvangen tussen systemen met uiteenlopende technische normen.
• Moet verenigbaar zijn met de bestaande betalingsnormen zodat betalingen automatisch verwerkt kunnen worden.
• Moet rekening houden met bescherming van persoonsgegevens.• Houdt rekening met de speciale behoeften van het midden- en
kleinbedrijfen van niet-centrale aanbestedende diensten en aanbestedende instanties.
• Is geschikt voor gebruik in commerciële transacties tussen ondernemingen.
• Is verenigbaar met de relevante internationale normen voor elektronische facturering.
• Tegen uiterlijk 27/05/2017 zal de richtlijn de norm opmakenUiterlijk na 18 maand (27/11/2018) moeten de lidstaten zorgen dat hun aanbestedende diensten/instanties e-facturen ontvangen en verwerken die voldoen aan de norm
28
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Indien bestaande nationale normen niet
botsen met nieuwe Europese norm:• Hoeven deze niet te worden
vervangen• Hoeft het gebruik ervan niet te
worden beperkt• Mogen ze toegepast blijven naast de
Europese normVoordelen voor aanbestedende instanties en ondernemers:
• Besparingen• Milieueffecten• Vermindering van de administratieve
lasten
29
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Doel: volledige interoperabiliteit op drie
afzonderlijke niveaus• Semantisch: de inhoud van de factuur
De Elektronische factuurBevat een bepaalde hoeveelheid vereiste informatieBehoudt de precieze betekenis van de uitgewisselde informatieWordt op ondubbelzinnige wijze begrepenWordt onafhankelijk van de wijze waarop zijn fysiek wordt weergeven of doorgegeven
• Syntax: het gebruikte formaat of de gebruikte taal
Elektronisch formaat dat rechtstreekse uitwisseling tussen zender en ontvanger en automatische verwerking mogelijk maakt
• Wijze van overdracht
30
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten In het kader van facturatie naar de overheid
toe is er in 2017 ook een aardverschuiving gebeurd. Sedert 1 januari 2017 verplicht de Vlaamse overheid zijn leveranciers om de facturen digitaal aan te leveren.
• Elke nieuwe overheidsopdracht vanaf 01/01/2017
• Richtsnoer: OpdrachtdocumentenHier staat in hoe u moet aanleveren: E-invoice of papier
Europese doelstelling :• “Tegen 2020 moet e-facturatie zijn
uitgegroeid tot de voornaamste manier van factureren.”
31
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Vanaf 1 januari 2017 verwacht de Vlaamse overheid e-facturen van haar
leveranciers. Sinds 2015 kunnen vrijwel alle entiteiten immers ook e-facturen ontvangen en verwerken.Er zijn een aantal uitzonderingen waarbij elektronische facturatie op dit moment niet verplicht is:
• De leverancier is een micro-onderneming én factureert voor opdrachten onder de 8.500€ (zonder BTW). (Uitstel kan tot 1.1.2018)Wanneer is een bedrijf een micro-onderneming? https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/Leveranciers_excl_micro-ondernemingen.pdf geeft alle bedrijven in België weer zonder de micro-ondernemingen. Vindt u uw bedrijf niet terug in deze lijst, dan mag u veronderstellen dat het een micro-onderneming is.
• De factuur is geen startpunt voor de betaling (kredietkaart, contante betaling, pro forma factuur)
• G2G-facturen. Een overheid factureert naar een overheid (Voorzien eind 2017)
• Facturen van privé-personen• Declaraties• Schuldvorderingen
32
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten
Federale en Vlaamse regering hebben beslist om een bestaand platform gezamenlijk te gebruiken: e-PRIOR
• Is een product van en voor de Europese Commissie
• Mercurius: uitrol van e-PRIOR in België
• Aangesloten op de PEPPOL omgeving
Bron: https://overheid.vlaanderen.be/project-e-invoicing
33
Modellen van elektronisch factureren
• Pan European Public Procurement Online• In 2008 gestart als testproject van de
Europese Commissie• PEPPOL verschaft een elektronische
(data)transport infrastructuur, die het voor overheden en bedrijven in Europa mogelijk maakt via hun IT systemen op een eenvoudige, efficiënte en betrouwbare wijze data en zakelijke documenten (elektronisch) uit te wisselen.
• Kenmerk: vrijheid voor de leveranciers voor (elektronische) gegevensuitwisseling met elke organisatie in het PEPPOL-netwerkdoor middel van open standaarden.
• PEPPOL ondersteunt het gebruik van UBL 2.0 documenten.
34
Modellen van elektronisch factureren
Voordelen PEPPOL• PEPPOL gebruikt een standaard, dit elimineert het
maatwerk en maakt e-facturatie bijgevolg goedkoper. • Niet alleen met de Overheid (B2G), maar ook met uw
andere business partners:bedrijven kunnen e-facturen zenden naar en ontvangen van andere bedrijven (B2B)
• De verwachte toename van Access Points bevordert een goede marktwerking. In Noorwegen bijvoorbeeld, waar PEPPOL algemeen ingang heeft gevonden, zijn meer dan 40 AP’s actief.
• In 19 andere Europese lidstaten is PEPPOL operationeel.
• Er komen steeds meer KMO-vriendelijke toepassingen voor e-facturatie.
• PEPPOL is veel meer dan e-facturatie alleen. Het biedt ook een oplossing voor e-ordering en e-catalogue.
• PEPPOL onderzoekt de mogelijkheid van e-facturatie naar consumenten.
35
Bron: https://overheid.vlaanderen.be/sites/default/files/documenten/overheidsopdrachten/e-procurement/PEPPOL.pdf
36
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Digitaal aanleveren kan op volgende manieren:
1. Via uw boekhoudpakket2. Via een PEPPOL access point (Pan-European
Public Procurement Online)3. Via een alternatieve tool (ERP)4. Via het Mercurius portaal (gratis /
onmiddellijk beschikbaar / via E-ID)Leverancier tikt handmatig zijn factuur ineigenlijk enkel geschikt als tussenoplossing, in afwachting dat de leverancier een oplossing kiest die volledig geïntegreerd is in zijn bedrijfsprocessen
→ De digitalisering moet helpen om de nieuwe betaaltermijn van 30 dagenzo stipt mogelijk na te leven.
37
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Gebruik
Mercuriusportaal
Opgelet: Mercurius biedtgeen bewaring
38
Gebruik Mercuriusportaal
• Toegang voor personen die in het KBO geregistreerd zijn
• Er kunnen rollen toegekend worden aan medewerkers
39
Elektronisch factureren bij overheidsopdrachten Mercuriusportaal
• Mercurius biedt geen bewaring• Zorgt tijdens de verzending voor:
• Authenticiteit van de herkomst• Integriteit van de inhoud
Gebruik toegestaan mits aanvaarding door afnemer
overheid verplicht e-invoicing: geen spelregels
40
Voordelen e-factuur
• Minder betwistingen• Snellere afhandeling• Geen ‘vermiste’ facturen• Minder risico op fraude• Verzenddatum = ontvangstdatum• Efficiënter proces• Volledige digitalisering processen• Feedback over uw e-factuur• Correcter en sneller betaald worden• Oplossing voor B2G, maar ook B2B• KMO-vriendelijk
41
Praktische vragen en antwoorden
Heeft de elektronische factuur dezelfde juridische waarde als een papieren factuur?
• Ja, de vorm van de factuur, hetzij op papier, hetzij in een elektronisch formaat, heeft geen belang meer, aangezien alle facturen aan dezelfde regels zijn onderworpen en op zelfde wijze moeten worden behandeld. De juridische waarde van een elektronische factuur is dus volledig gelijkwaardig aan die een papieren factuur.
42
Praktische vragen en antwoorden
Hoe veilig is een elektronische factuur?• De veiligheid van de facturen
hangt af van de gebruikte technologie, van de controles die bestaan binnen de onderneming en/of van de tussen de betrokken partijen gesloten overeenkomsten.
43
Praktische vragen en antwoorden
Wanneer wordt een factuur als elektronisch beschouwd op gebied van de BTW?
• Een elektronische factuur inzake BTW wordt slechts als een geldige factuur beschouwd als aan onderstaande voorwaarden is voldaan:
• Alle verplichte factuurgegevens dienen aanwezig te zijn in de elektronische factuur
• Het moet gaan over een ‘elektronische factuur’. Dit houdt in dat het document in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen moet worden.
44
Praktische vragen en antwoorden
Wat met het origineel van een elektronische factuur?• Vermits elke belastingplichtige ten allen tijde moet
kunnen aantonen dat de factuur een weerspiegeling is van de feitelijke prestatie die eraan ten gronde ligt en die zij vastlegt, verdween sinds 1 januari 2013 elke verwijzing naar de "oorspronkelijke vorm” van de factuur uit artikel 60 van het Btw-wetboek. Voortaan moeten alleen de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van een factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn.
• Indien deze voorwaarden op afdoende wijze worden ingevuld en gewaarborgd door elke betrokken partij, zal de realiteit van en achter de factuur noodzakelijkerwijs veel duidelijker kunnen worden aangetoond en blijken dan wanneer men, zoals vroeger, enkel oog zou hebben voor de oorspronkelijke factuur als uitgangspunt voor de btw-regelgeving met betrekking tot de bewaring van facturen, de uitoefening van het recht op aftrek én de controle op de correcte naleving ervan.
45
Praktische vragen en antwoorden
Hoe kun je weten of een elektronische factuur goed ontvangen werd?
• De wet voorziet niet in enige regeling hierover. Eenieder moet voor zichzelf uitmaken welke technische oplossing voor hemzelf wordt geïmplementeerd.
Bijvoorbeeld: bij verzending van de factuur per mail kan een ontvangstbewijs worden gevraagd, men kan gebruik maken van een facturatieplatform, met EDI of Zoomit krijgt men een messagedelivery notification.... Uiteraard geldt de betaling van de factuur als bewijs van goede ontvangst ervan.
46
Praktische vragen en antwoorden
Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant?
• Neen. Principieel mag voor éénzelfde handeling slechts één factuur, elektronisch of papier, worden uitgereikt. Indien toch twee facturen uitgereikt worden, moet één van beide facturen (de papieren of de elektronische) de vermelding 'dubbel' bevatten of enige andere vermelding die duidelijk maakt dat het andere exemplaar het 'origineel' is en enkel dat kan gebruikt worden voor het recht op aftrek.
47
Praktische vragen en antwoorden
Moet ik de facturen bewaren die moeten gedownload worden op de website van een leverancier of kan ik eenvoudig de e-mails met de links bewaren?
• Het bewaren van een e-mail die een link naar een factuur bevat volstaat niet: u moet de factuur zelf bewaren.
• Aangezien elke belastingplichtige gehouden is de door hem ontvangen (papieren en elektronische) facturen te bewaren, dient u steeds de via de website van de leverancier/dienstverrichter ter beschikking gestelde elektronische facturen te downloaden en te bewaren. Niets belet uiteraard dat ook de e-mailberichten met de hyperlink naar die website wordt bewaard, als aanvullend bewijs van de herkomst.
48
Praktische vragen en antwoorden
Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur per post?
• Ja. Als u facturen gewoon via mail verstuurt, kunt u in uw mailprogramma aangeven dat u een afleveringsbericht wenst. Werkt u met boekhoudsoftware of via een serviceprovider dan worden daarin ook afleveringsberichten voorzien. Vooraleer u met uw klant afspreekt om voortaan elektronische facturen te versturen, kunt u altijd met testberichten werken en samen een goede regeling uitwerken.
49
Praktische vragen en antwoorden
Hoe kan ik het best omgaan met het naast elkaar bestaan van elektronische en papieren facturen?
• Ofwel de twee stromen volledig apart beheren.
• Ofwel kunt u, om slechts één gegevensstroom te behouden: uw elektronische facturen uitprinten of uw papieren documenten inscannen(De bestemmeling van de factuur moet kunnen aantonen dat de door hem gebruikte technologie of procesmatige middelen inderdaad de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur waarborgen).
50
Praktische vragen en antwoorden
Hoe komt mijn e-Factuur terecht bij de overheid?
• De factuur zal op identiek dezelfde manier worden bezorgd aan de overheidsdienst, ongeacht de aanpak die u volgt. Alle facturen worden verzameld op het Mercurius-platform. Daar kan elke overheidsdienst zijn post ophalen via een specifieke toegang (zie ook Mercurius).
• Opgelet: elke overheidsdienst wordt geïdentificeerd aan de hand van zijn bedrijfsnummer (KBO-nummer). Het is dus essentieel dat er duidelijk wordt verwezen naar de geadresseerde van uw factuur (de klant) met dit nummer.
51
Praktische vragen en antwoorden
Hoeveel bedragen de kosten om zich aan te sluiten bij Mercurius om facturen te versturen?
• Er is geen enkele bijdrage vereist. U moet, als leverancier van een overheidsdienst, dus niet betalen om zich aan te sluiten bij Mercurius. Dit houdt verband met het verbod op roamingkostentussen operatoren van het PEPPOL-netwerk.
52
Belangrijkste stappen:
Nadenken over gevolgen (inkoop, logistiek, voorraadbeheer, …?)Maatwerk of standaardfunctionaliteit nodig bij softwareleveranciers?Voer gesprekken met medewerkersHoe omgaan met verschillen tussen klanten en leveranciers? (niet iedereen gaat onmiddellijk mee)Zijn er ontwikkelingen in de branche ? Zelf of welke BSP (Billing Service Provider)Voer gesprekken over de mogelijkheden om financiële, fiscale of juridische risico’s te beperken
53
Gevolgen voor het accountantskantoor
Administratieve dienstverlening• Meer klanten door uitgebreide
dienstverlening• Minder boekhoudwerk ? Meer
correctiewerk ?• Betere communicatie met de
klant voor (digitale)verwerking ?• Nederland : vb. EDI-Circle (aantal
kantoren / aantal klanten EN “rijke” e-facturen
54
Gevolgen voor het accountantskantoor
Het opmaken van de jaarrekening of de samenstelpraktijk
• Geen invloed op de uit te voeren werken
• Wel betere/snellere consultatie onderliggende documenten
• Makkelijker nazicht en controle
55
Gevolgen voor het accountantskantoor
Advies• Heel belangrijke adviesrol over
hoe om te gaan met e-facturatie.• We moeten ons verdiepen om
adequaat te kunnen helpen.• Verwijzen naar ICT specialisten !
56
Gevolgen voor het accountantskantoor
E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep:
• Voor het beroep: Bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie
• In het beroep:Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere dimensie krijgt.
57
Elektronisch factureren 1. De universele uitwisseling tussen
boekhoudkundige, financiële, commerciële en beheerssystemen garanderen
2. Een universele bewaring garanderen 3. De oplossing moet kunnen worden toegepast op
alle inputprocessen (de oorspronkelijke factuurvorm is geen criterium)
4. Alle compatibele operationele oplossingen bevorderen
5. Alle oplossingen bevorderen betekent ook een eenvoudige oplossing bevorderen
6. Erkennen de essentiële rol van de economische beroepen in de invoering van de elektronische factuur, in het bijzonder in kmo's
7. Aanbevelingen doen om het ontvangen, het versturen en het bewaren van elektronische facturen praktisch en concreet te maken voor kmo's
8. Een vereenvoudigd proces voor de aanvaarding van elektronische facturatie bevorderen
9. Een vertrouwenslabel creëren10. Sensibiliseren voor elektronische facturatie 58
Conclusie
E-facturatie is een (nieuwe) uitdaging voor en in het beroep:
Voor het beroep: bijstand en begeleiding van ons cliënteel in deze (nieuwe) vorm van communicatie met integratie van de betaalfaciliteiten en boekhoudadministratie
In het beroep:Een voorbereiding en uitwerking van een (nieuwe) kantoororganisatie waarin dienstverlening centraler staat en verwerking een andere dimensie krijgt.
59
Bedankt!
60