efficient versturen van e-facturen met ricoh
TRANSCRIPT
Efficiënt versturen van e-facturen
Zender én ontvanger hebben profijt van e-factureren Sinds februari 2009 hoeft u uw klanten niet meer officieel om toestemming te vragen voor het
versturen van een elektronische factuur. En kunt u direct al profiteren van de vele voordelen.
Elektronisch aanmaken, distribueren en opslaan van facturen is gemakkelijker en veiliger dan
het verwerken van de papieren variant. En levert u bovendien flinke tijd- en kostenbesparingen
op. Die zelfs enorm interessant worden als ook de ontvangers van uw facturen hun systemen
en processen op e-facturering inrichten. Daarom helpen wij ook uw klanten met het efficiënt
ontvangen en verwerken van elektronische facturen. Elektronisch factureren, in welke vorm dan
ook, is tegenwoordig voor iedere ondernemer betaalbaar en verdient zich in snel tempo terug.
Bovendien bewijst u het milieu een grote dienst.
Automatiseer uw tijdrovende handelingen! Verstuurt u uw facturen nog steeds op papier? Dan verliest
u onnodig veel tijd. Uw medewerkers zijn vaak druk bezig
met printen, kopiëren, in een envelop stoppen, frankeren en
verzenden van de facturen en bijlagen. De in archiefmappen
opgeslagen facturen moeten weer handmatig opgezocht
worden als bijvoorbeeld de Belastingdienst of uw accoun-
tant vragen heeft. Of als de klant met vragen komt. Waarna
de kans bestaat dat de factuur moet worden aangepast of
gecrediteerd. U weet toch ook dat dit hele proces kan
tegenwoordig veel gemakkelijker, sneller en veiliger kan
verlopen? Volledig elektronisch! Wanneer stapt u over? Of
heeft u nog vragen?
Loont e-factureren voor uw organisatie? Na het uitvoeren van een ‘quick scan’ van de facturatie-
processen in uw organisatie, kunnen we op korte termijn uw
mogelijkheden op het gebied van elektronisch factureren
in kaart brengen en u aangeven of het voor uw organi-
satie lonend is uw facturen digitaal aan te maken en uit
te sturen. We bekijken welke manier van e-factureren het
meest oplevert, gelet op kostenbesparing en pro ces-
optimalisatie.
Vraagstukken waar u bij een overstap van papieren naar
digitale facturen mee te maken krijgt, zullen we samen met
u beantwoorden, zoals:
• Moetue-factureringin-ofoutsourcen?
• Hoesplitstudefacturentussenpapierendeverschillende
digitale formaten?
• Hoeschakeltugeleidelijkovervanpapiernaar
elektronisch?
• Hoe enwaar vindt de omzetting van digitale formaten
plaats?
• WatalsubuitenNederlandmoetfactureren?
• Watisnuwelenniettoegestaan?
Wij helpen ook uw klanten met elektronische ontvangstOmdat een groot deel van uw kostenbesparing wordt bereikt
als zender en ontvanger geautomatiseerd samenwerken,
helpen wij u ook met de acceptatie van uw elektronische
facturen bij uw eigen klanten. Daarbij gaan wij in op:
• Klanteisenm.b.t.eenspecifiekdigitaalformaat,hoekunt
u koppelen?
• Hoeovertuigtuuwklantenvandevoordelenvandigitaal
factureren?
• Hoezorgtuvooreenhogereacceptatiegraadvandigitale
facturen?
Zorg er altijd voor dat de ontvanger de factuur zo snel en
gemakkelijk mogelijk kan ophalen en verwerken. Dat kan
betekenen dat u de factuur verrijkt met informatie die de
klant wenst. Afhankelijk van de voorkeur van de klant wat
betreft de daar aanwezige systemen en qua uitwisseling
van de factuur.
Snelle uitwisseling van facturenUw facturen kunnen op verschillende manieren bij uw klant
terechtkomen:
• Viae-mail,alsbijlage;
• Uwcomputerendievandeklantkunnendefactuurvia
desystemenuitwisselen;
• Klantenkunnenzelfdefactuurinzienenophalenvaneen
beveiligdwebportal;
• Klantenmakenzelfdefacturenaanbijdeleverancierop
eenwebportal;
• Deleveranciergeeftinhetsysteemvandeklantopdracht
tot betaling van de factuur.
Voordelen versturen van e-facturen
Tijdbesparing: facturen sneller in juiste vorm en
formaat op de juiste plaats
Lagere print-, kopieer- en verzendkosten
Besparing archiefruimte en -kosten
Alle factuurinformatie direct uitwisselbaar
Diverse manieren van factuurverzending
Geen risico op foute gegevensovername
Transparantie in hele proces
Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht
Papierbesparing
Milieuvriendelijkerebedrijfsvoering
Ricoh,Utopialaan25,5232CD’s-Hertogenbosch,+31(0)736452600,www.ricoh.nl
Kortom,erzijnveelmogelijkhedenomdefactuursnelinhet
juiste formaat op de juiste plaats te krijgen. Wij kijken samen
metuwelkewijzevooruenuwklantenhetmeestefficiëntis.
TussenoplossingOok als de klant uw facturen nog op papier wil ontvangen,
kunt u al kosten besparen in de eerste processtap: het digi-
taal aanmaken van de factuur. Mocht de klant binnen
afzienbare tijd toch overstappen op het elektronische
factuurverwerking, dan kunt u na overleg over de gewenste
ontvangstwijze van uw facturen, de vervolgstappen
eenvoudig uitvoeren.
Goede beveiliging, juridisch altijd juistU kunt de factuur beveiligen met een geavanceerde elek-
tronische handtekening of door een factuur te versturen via
een beveiligde verbinding. Ook de opslag is beveiligd. Bij
vragen van de klant, controlerende instanties of andere
betrokkenen, hebben uw medewerkers na het invoeren van
hun inlogcode, de elektronisch opgeslagen facturen
razendsnel in beeld.Met e-factureren voldoet u aan alle
geldende wetten en regels voor verzenden en bewaren en
staat u juridisch altijd sterk.
MilieuvriendelijkerAls het proces van opmaak, verzending en opslag van
facturen digitaal verloopt, verbruikt u aanzienlijk minder
papier, bespaart u op uw afdrukkosten en spaart u het milieu!
Waarom Ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in informatievraagstukken.
Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij
ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de
juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden.
Intern draagt het bij aan een gestroomlijnde workflow waar-
door uwmensen efficiënter en plezieriger werken. Daar-
naast kunt u met onze praktische en duurzame oplossingen
informatie organisatiebreed delen, maar ook met uw klanten,
partners en leveranciers. Dit creëert overzicht zodat u beter
kunt sturen.
Concluderend: met een goed georganiseerde informatie-
logistiek wordt uw organisatie slagvaardiger. Ricoh vergroot
uw concurrentiekracht en stimuleert groei.
Geïnteresseerd in efficiënt versturen vane-facturen?Neem contact op met Ricoh.