貳、系統架構eip.tekserve.com.tw/software/鼎新系統cosmos/應付...以產生對應要結算給下游廠商的應付憑單。...

應付管理系統 1

壹、前言..................................................................................................... 3

一、主系統架構圖 ...................................................................................................... 4 二、系統目的 .............................................................................................................. 5 三、應付系統架構圖 .................................................................................................. 6 四、系統特色 .............................................................................................................. 7

貳、系統架構 ........................................................................................... 8

一、主作業程序 .......................................................................................................... 9 二、系統功能圖 ........................................................................................................ 10 三、應付系統與其他系統之關聯 ............................................................................ 12

參、基本資料建立 ................................................................................ 15

一、管理維護管理系統 ............................................................................................ 16 二、基本資料管理系統 ............................................................................................ 17 三、應付管理系統 .................................................................................................... 27

肆、日常異動處理流程 ....................................................................... 41

一、結帳作業流程 .................................................................................................... 42 二、應付憑單建立作業 ............................................................................................ 44 三、付款流程 ............................................................................................................ 49 四、付款單建立作業 ................................................................................................ 52

伍、批次產生作業 ..................................................................................... 60

一、應付憑單自動結帳作業 .................................................................................... 61 二、自動付款作業 .................................................................................................... 65 三、自動開票作業流程 ............................................................................................ 67 四、應付帳款月統計資料重計作業 ........................................................................ 70 五、應付帳款月底結轉作業 .................................................................................... 71 六、應付單據清除作業 ............................................................................................ 72

陸、期初餘額導入 ................................................................................ 73

2 應付管理系統

柒、報表管理 ......................................................................................... 74

一、應付帳款明細表 ................................................................................................ 75 二、應付帳款分戶帳 ................................................................................................ 78 三、進貨發票金額差異明細表 ................................................................................ 81 四、模擬付款明細表 ................................................................................................ 83 五、廠商帳齡分析表 ................................................................................................ 85 七、未結案應付明細表 ............................................................................................ 89 八、進退貨單與應付憑單匯率差異表 .................................................................... 91 九、匯款通知單 ........................................................................................................ 93 十、匯款明細表 ........................................................................................................ 94

柒、上機實習 ......................................................................................... 95


壹、前言

一、主系統架構圖

二、系統目的

三、應付系統架構圖

四、系統特色


一、主系統架構圖


二、系統目的

應付帳款為一個企業的流動負債，專指因賒購商品、原料、物料、及

勞務等而發生的債務，其負債的認定與評價，對於財務狀況之表達是財務

管理上的一重要課題，而其主要工作則在於建立正確完整的應付帳款記

錄、付款方式及付款時間，類似這些工作亦可以用電腦作業來協助人工，

只要將發生的進貨資料，進貨退回資料和付款資料輸入電腦，便可以隨時

查詢得知各廠商的應付帳款有多少，另外提供應付帳款分戶帳與廠商對帳

用的應付帳款明細表都可由電腦代為列印。


三、應付系統架構圖


四、系統特色

提供多幣別之應付帳款處理功能。

對於非例行採購而發生之其他應付費用或應付款項亦可處理其帳款。

允許對供應商預付貨款之處理。

提供暫付款的管理功能。

提供三種結轉方式:即時，依廠商結帳日及使用者指定結帳區間。

付款作業可以選擇指定亦可以選擇自動沖帳方式。

提供付款作業登錄廠商付款記錄。

提供自動開票作業批次開票，節省時間。

付款時若有付票情形，其票據資料亦可做輸入，並可與票據管理系統連

線，將票據資料更新票據管理系統。

提供應付帳款明細分戶帳之列印，可取代人工帳本。


貳、系統架構

一、主作業程序

二、系統功能圖

三、應付系統與其他系統之關聯


一、主作業程序

廠商基本資料建立

會計科目設定作業

單據性質設定作業

應付憑單作業應付憑單單自動結帳作業

託外進貨單託外退貨單付款單作業

應付帳款明細表應付帳款明細表進貨發票金額差異明細表模擬付款明細表

進貨單退貨單

進出口費用

資產購置/改良

採購


二、系統功能圖

系統參數設定

基本資料建立

異動處理作業

憑證列印作業

登入者代建立作業使用權限建立作業群組資料建立作業共用參數設定廠別資料建立幣別匯率資料常用片語資料程式註記/簽該建立作業

單據性質砓定作業會計科目設定作業廠商每月統計維護

結帳單建立作業付款單建立作業

應付憑單憑證付款單憑證

應

付

管

理

系

統

接下頁


應付單據性質清單應付憑單明細表付款單明細表

應付憑單自動結帳作業自動付款作業應付單據清除作業應付帳款月統計資料重計應付帳款月底結轉作業自動開票作業

應付帳款明細表應付帳款分戶帳進貨發票金額差異明細模擬付款明細表廠商帳齡分析應付帳款月底重評價表未結案應付明細表進退貨單與應付憑單匯率差異表

清單明細列印

批次作業

管理報表列印

應

付

管

理

系

統


三、應付系統與其他系統之關聯

資產取得

資產改良

應付管理系統

固定資產

管理系統

出口管理系統進口管理系統

自動分錄

系統

出口費用

報關/

贖單費用

應付憑單

付款單

基本資料管理系統

廠別資料

匯別匯率建立

註記/

簽核資料

程式註記/

簽核

採購管理系統

進貨單

退貨單

託外進貨單

託外退貨單

製令/託外管

理系統票據資金

管理系統

應付票據

銀行支票

營業稅申

報系統應付憑單

多角貿易系統

多角貿易應付憑單

訂單管理系統

運費


(1)與採購管理系統之關係

進貨單建立

進貨單資料為應付帳款之加項，結應付帳款時可依進貨單之單筆或整

張進貨單結帳。

退貨單建立

退貨單資料為應付帳款之減項，結應付帳款時可依退貨單之單筆或整

張退貨單結帳。

(2)與製令管理系統之關係

託外進貨單

託外進貨單為應付加工款之加項，結應付加工款時可依託外進貨單之

單筆或整張託外進貨單結帳。

託外退貨單建立

託外退貨單為應付加工款之減項，結應付加工款時可依託外進貨單之

單筆或整張託外進貨單結帳。

(3)與固定資產管理系統之關聯

固定資產取得及改良，由本系統結成應付憑單及付款給廠商。

(4)與進口管理系統之關聯

報關/贖單費用經由『報關/贖單自動結帳作業』，產生應付帳款於本系

統。

(5)與出口資產管理系統之關聯

出口費用建立作業

出口費用 EX：運費結應付帳款給貨運公司時，藉由『出口費用自動結

帳作業』，產生應付憑單至本系統。

(6)與自動分錄產管理系統之關聯

應付憑單及付款單可透過『自動分錄系統』，拋轉傳票至會計總帳系統。

(7)與票據管理系統之關係

付款單輸入時，可一併登打應付票據資料。

自動開票時，需參考銀行支票建立作業。

(8)與營業稅申報系統之關系應付憑單

將申報期間之應付憑單單據中有記載進項稅額之資料寫入『進銷項憑證維

護檔』。


(9)與多角貿易系統之關係多角貿易結帳單建立作業後，再透過『多角貿易結帳單拋轉作業』，就可

以產生對應要結算給下游廠商的應付憑單。

(10)與訂單管理系統之關係若銷貨單上運送方式『非自送』，並於派車單有建立資料時，可執行『運

費自動產生應付憑單作業』，將運費金額產生至應付憑單中。


參、基本資料建立

一、管理維護系統

二、基本資料管理系統

三、應付管理系統


一、管理維護管理系統

1. 使用者權限設定

程式代號：ADMI05

程式名稱：使手者權限設定作業

作業目的：設定使用者之各項作業權限(請參考管理權限維護系統說明) 輸入畫面：

注意事項:

1. 在系統運作之前，應該先行計劃公司內有那些人員或那些部門單位需

要直接使用電腦執行本系統。

2. 確定後，必須對於每一需要使用之人員或部門單位賦予一唯一之『使

用者代碼』，然後利用「管理維護系統」中之『登錄者代號建立作業』、

『群組資料建立作業』及『使用者權限建立作業』一一加以輸入。

3. 對於所輸入之各使用者，應該對其在公司內之職掌予以明確界定，然

後對於每一使用者逐一檢討其對於每一項作業之使用權限。

4. 詳細請參考管理維護系統說明。


二、基本資料管理系統

1. 公司資料建立作業

程式代號：CMSI11

程式名稱：公司資料建立作業

作業目的:系統所提供之各種報表，其表頭皆可印出公司名稱，此公司

名稱乃於「基本資料管理系統」中之『公司資料建立作業』

中所設定者。故可於系統使用之前執行公司名稱設定，否則

所列印之報表表頭將不會印出公司名稱。輸入畫面:

注意事項:

1.若在本系統之前，電腦已安裝有本系列軟體中之其他系統，且已執行

過『公司資料建立作業』，則本系統可以不必重複設定，直接沿用即可。


2. 廠別資料建立

程式代號: CMSI02

程式名稱：廠別資料建立作業

作業目的：

1.廠別資料為庫存，或商品異動相關報表資料的篩選條件

2.為配合全球 ERP 的管理，如果只有單一製造廠管理，亦必須設定一

個廠別代號來標示，在本系統的銷貨及採購系統的異動單據（銷貨

單、銷退單、進貨單、退貨單…等）輸入時必須指定廠別。

輸入畫面：

注意事項：

1.本系統可以支援多廠別帳款及付款的管理.


3. 幣別匯率資料建立


程式名稱：幣別匯率資料建立

作業目的：對作外幣交易時，每天之銀行買進/賣出匯率需先行建立，

至於海關買進/賣出匯率可期間整批產生。單價、金額、單

位成本及成本金額，可依不同幣別設定不同的取位。

輸入畫面：

注意事項:

本國幣別亦應設定其幣別，而其匯率則固定為１。

重要欄位說明:

1.單價取位

指的是訂單及銷貨在輸入單價時，此種幣別的取位方式，如訂單 S$ 設

為小數二位，當單價為 4.536 時則會取位成 4.54 元。

2.金額取位

指訂單銷貨及採購進貨「單筆」金額的取位方式（單價×數量）。

3.單位成本取位

指庫存單位成本的取位方式，目前只有本國幣別即「共用參數設定」

中定義的本國幣別有意義，其餘沒有功能，一般而言均為小數二位。


對「訂單管理系統」而言，只有銷貨單及銷退單會影響庫存成本。

4.成本金額取位

指庫存成本的取位方式，用單位成本取位只有本國幣別有效，一般設

定為整數。

5.生效日期

指此筆匯率的生效期間，如果您有外幣管理在預設匯率時，系統將判

生效日期的有效性。

6.銀行買進匯率

訂單系統及應收帳款系統於打單時（報價單、客戶訂單、銷貨單、銷

退單、結帳單）所用的預設匯率。

7.銀行賣出匯率

採購系統及應付帳款系統於打單時（核價單、採購單、進貨單、退貨

單、應付憑單）所用的預設匯率。

8.報關買進匯率

出口系統所用的預設匯率。

9.報關賣出匯率

進口系統所用的預設匯率。


4. 註記/簽核資料建立作業


程式名稱：註記／簽核資料建立作業

作業目的：對常用之註記及簽核可先行建立，可於列印憑證或報表取

用。

輸入畫面：


注意事項:

1. 對於系統所提供的憑證或報表列印，是可由使用者自訂其簽核程序（經

理核准、主任核准、製表）及憑證報表表尾的註記。

2. 請先將常用的註記及簽核格式編碼於本作業建檔。

3. 可依不同單據依需要設定不同之簽核及註記。


5. 程式註記/簽核資料建立作業


程式名稱：程式註記／簽核資料建立作業

作業目的：對報表程式對應之註記簽核可先行建立，

而不需在列印時再修改。

輸入畫面：

注意事項:

1. 本作業在設定每一支報表列印時所採用的註記代號及簽核代號，作業前

必須先確定『註記／簽核資料建立作業』已經完成資料規劃及建檔。


6. 財務參數設定作業


程式名稱：財務參數設定作業

作業目的：定義目前之財務作帳年月。

輸入畫面：

與本系統有關之欄位說明：

應付現行年月：指應付帳款結算年月，本欄位由應付帳款月底結轉作業

執行後自動更新+1，若經結帳，則不可修改現行年月之

前之帳款資料。

應付關帳年月：指應付帳款結算年月，本欄位必須由人工自行維護，關

帳是指帳款已經會計師審核過後，資料無誤使可關帳，

關帳年月不可大於現行年月。


7. 付款條件建立作業


程式名稱：付款條件建立作業

作業目的：對於廠商之採購/託工和客戶之銷售後之預計收(付)款日、

資金實現日、取得折扣方式等，可設定付款條件。

輸入畫面：

欄位說明：

1. 類別

「1」採購 / 託工、「2」銷售

2. 預計收(付)款方式

* 1.加日數 2.加月數

* 為應收、應付帳款結帳單建立作業的需求資料，亦是票據管理系統

資金預估的需求欄位。


3.範例說明:

銷售日期:2002/7/10

結帳日期:每月 25 日

預計收款日:加月數，結帳加 1 個月後逢 5 日

資金實現日:加月數，付款加 2 個月後逢 5 日

取得折扣方式:縮短票期，票期需提早 30 天兌現，

給予百分之 2 的折扣，

折扣欄位輸入 98%。例如：結帳日:2002/7/25

預計收款日:2002/09/05

資金實現日:2002/11/05

取得折扣兌現日:2002/10/05


三、應付管理系統

1. 供應廠商資料建立作業程式代號：PURI01

程式名稱：供應廠商資料建立作業

作業目的：可建立應付帳款之供應商資料。

輸入畫面：

作業注意事項：

1. 建立本資料前，必須將以下資料先行建檔完成：

編碼原則設定：基本資料管理系統 3.廠商編碼

採購人員資料：基本資料管理系統職務類別建立採購

交易對象建立作業：基本資料管理系統

幣別匯率建立作業：基本資料管理系統

2. 供應廠商包括：採購供應廠商、託外加工廠商、固定資產供應商、一般文

具雜項購置供應商、海運公司、空運公司、報關行、驗貨公司均由此建立，

最好於編號的第一碼即能分辨。


3. 進行廠商評該時，若廠商間有相互比較之需求者，編號應屬同一區間。

4. 對於供應廠商有相同之應付帳款整帳日期者，其編號須於同一區間。

欄位說明：

【基本資料】

1. 廠商代號

可依「自動編碼開窗作業」預設廠商代號。請於基本資料管理系統

建立作業編碼原則設定廠商編碼，先行定義。

2. 核准狀況：分為1.已核准、2.尚待核准、3.不准交易

已核准：可登入採購、進貨等單據。

尚待核准：可登入採購、進貨等單據，但會顯示警告訊息。

不准交易：不可登入採購、進貨等單據。

3.稅額計算方式：

整張資料計算：計算稅額時以整張單據之總金額計算。

如：一張進貨單，共有兩筆資料：

A 品號之貨款為 130 元，B 品號之貨款為 258 元。

若以整張計稅，則會先將兩筆貨款加總，再計算稅額。

即為(130+258)*5%=19 元，所以稅額是 19 元。

單身單筆資料計算：計算稅額時以單身單筆逐筆計算

如：一張銷貨單，共有兩筆資料

A 品號之貨款為 130 元，稅額=(130*5%)=7 元

B 品號之貨款為 258 元，稅額=(258*5%)=13 元

則該銷貨單稅額=7 元+13 元=則為 20 元。


【交易資料】

1.允許分批交貨

若不允許分批交貨，表示一筆採購資料只允許一次進貨記錄，進貨數量

若未達採購數量者，則該張採購單即指定結案。反之，則無限制進貨次

數。

2.最近交易：由進貨單確認後回寫交易日期。

3.付款方式：註記欄位。

計有：1.現金、2.電匯、3.支票、4.其他等四種。系統預設支票。

4.付款條件

可按[F2]付款條件代號查詢及[F3]原付款條件描述查詢。

輸入後，會自動顯示付款條件名稱之資料。

5.價格條件：註記欄位，可按[F2]查詢片語資料。

6.匯款銀行

6-1.共用參數設定之功能別設定為「1.台灣版」時，若付款方式不是「2」

電匯時，則不允許輸入或修改。


6-2.共用參數設定之功能別設定為「2.大陸版」時，付款方式不判斷，

均可輸入或修改。

6-3.可按[F2]查詢全省金融機構資料，輸入後自動顯示銀行名稱。

7.加工費用科目：此為自動分錄拋轉傳票時，優先抓取之會計科目。託外加工時之會計科目，若加工費用科目有設明細科目才需要輸入，若

未設明細科目，則不需輸入。本欄位輸入時，僅能輸入會計性質為『明

細科目或獨立科目』。

8.應付帳款科目：此為自動分錄拋轉傳票時，優先抓取之會計科目。廠商應付帳款的會計科目，此科目不得為統制帳戶，一般應付帳款如果

區分到明細科目，則應於本欄位明訂，如果只有一個彙總科目，則無須

輸入。

9.應付票據科目：此為自動分錄拋轉傳票時，優先抓取之會計科目。付款時，若開票據予廠商之票據科目，此科目不得為統制帳戶，一般應

付票據如果區分到明細科目，則應於本欄位明訂，如果只有一個彙總科

目，則無須輸入。

10.結帳日期：指收料驗收後何時結帳認定應收帳款。

若固定月底結帳，日期應設為31日。

11.ABC 等級：可自行設定或透過採購系統『廠商ABC分析表』來更新。

12.交貨評等：可自行設定或透過採購系統『廠商交貨/品質評等』來更新。

13.品質評等：可自行設定或透過採購系統『廠商交貨/品質評等』來更新。

14.其餘欄位請參考採購管理系統之供應廠商資料建立作業。


2.科目資料建立作業 ■程式代號：ACTI03

■作業目的：會計科目資料建立

■輸入畫面：


1. 會計科目編號共 20 碼、可編至 10 個階層。

2. 科目別名：可輸入英文；後續產生報表時（如多期比較財務報表、帳戶式資

產負債表等），可選擇列印「科目名稱或科目別名」。

3. 科目性質：

帳戶：可以切傳票，除了本期損益以外科目。

結轉：不可以切傳票，例：本期損益。


4. 資產損益別：

資產負債：本科目屬資產負債表之科目（資產、負債、業主權益）

損益：本科目屬於損益表之科目（收益、費用）

5. 餘額借貸別：

設定每一個會計科目是屬於借餘或貸餘之會計科目（正常借貸別），例：

固定資產類之會計科目，其正常借貸別為「借方」，而累積折舊科目雖然

亦屬於資產類會計科目，但其正常借貸別為「貸方」。

6. 報表借貸別：

借方：資產、費用類科目

貸方：負債、業主權益、收益類科目

7. 科目類別：可切傳票之會計科目，其「科目類別」須為「明細/獨立帳戶」。

統制帳戶：向下建立明細帳戶，本身不可切傳票，例如：銀行存款。

明細帳戶：可切傳票，例如：銀行存款－華南活存。

獨立帳戶：向下無明細帳戶，可切傳票，例如：預付費用。

分類：／，例如：[1]資產類，[11]流動資產，[110]現金

8. 立沖帳目(一)、立沖帳目(二)：

(1)可簡化科目，來源分為客戶、廠商、人員、部門、其他，若為其他，

請於「立沖帳目名稱建立作業」定義之。

(2)管制方式以「4.需輸入,需檢查」最嚴謹。

(3)傳票輸入時至多可做兩項立沖帳目管理，例：想要知道某一筆應收帳

款對應的客戶及該筆帳款的收款業務人員，則可在輸入應收帳款科目

後，輸入「立沖帳目（一）=客戶代號」（設定立沖帳目（一）之來源為

「客戶」），在「立沖帳目（一）=員工代號」（設定立沖帳目（一）之來

源為「員工」）。

9. 部門管理

(1)該會計科目有勾選部門管理者，於切傳票時須輸入部門資料，沒有勾

選者，不可輸入部門資料。

(2)該會計科目是否做部門管理，請於設定之前討論決定好，設定使用後

(已有帳務資料)，則不能任意改變設定。


10. 科目有效：

打勾才可切傳票，若舊科目已使用一段期間，保留舊科目另設新科目，將

舊科目餘額轉至新科目。舊科目不可刪除，將舊科目此欄位設定成不打勾

即可。

11. 貨幣性科目

(1)對正常財務報表上使用的科目應勾選為貨幣性科目。

(2)非貨幣性科目主要用於「變動比率分攤」（詳參「分攤比率資料建立作

業」）；若傳票有非貨幣性科目，該科目金額不會累算至此傳票借貸金

額。

12. 財務比率分析類別

依照該科目所歸屬之財務比率分類設定之，以利後續「財務比率分析表」

之分析用

13. 現金類科目及現金流量表項目

(1)若會計系統參數設定作業中勾選使用直接法現金流量表，此處設定現金

類科目。

(2)現金類科目有勾選則不需定義現金流量表項目，反之若沒勾選則需定義

現金流量項目。

14. 軟體出貨時，隨貨附本軟體所提供的「標準會計科目」資料，如客戶適用

者請執行「載入預設會計科目作業」。

15. 一旦有輸入傳票，或是會計科目尚有餘額，則不允許刪除該會計科目。


3.科目部門設限建立作業

■程式代號：ACTI05 ■作業目的：若公司有做利潤中心管制，須做部門管理，則可於此作業針對

的有勾選「部門管理」的會計科目，設定其設限部門。 ■輸入畫面：


1. 有勾選部門管理的會計科目（「科目類別」須為「明細/獨立帳戶」）方可進

行科目部門設限之建立。

2. 設限表示在輸入傳票時，只可針對「部門代號」欄位，輸入設限範圍內的部

門資料。

3. 若不設限但須做部門管理，則「起始限定部門代號」設為空白，「截止限定

部門代號」輸入「zzzzzz」。


4.會計科目設定作業

程式代號：ACPI04

程式名稱：會計科目設定作業

作業目的：本作業乃針對「應付管理系統」中，定義付款作業中經

常會用到相關交易之會計科目。

輸入畫面：


1. 對於每種交易方式定義最常用之會計科目，若無固定常用之會計科目則

可不設定

2. 如果有會計總帳系統，該科目必須存在科目資料建立中且不可為統制帳

戶

欄位說明：

一般付款會計科目：

指付給廠商現金或銀行匯款時，可預設本欄位。於付款單時當付款方式為一般時，會先預設此會計科目。


5.單據性質設定作業


程式名稱：單據性質設定作業

作業目的：

1.凡於應付系統所使用的單據如應付憑單、預付款單、付款單等，必須

先於本作業編設單據代碼及相關基礎資料，以方便日後異動單據輸入。

2.作業一經設定請勿隨意修改，必須修改時，請保持在單一使用者狀況

修改，單據性質將影響帳款的統計，千萬不得造成單據不同時區，所

代表的性質不同。

輸入畫面：


1. 單據經設定請勿隨意修改，必須修改時，請保持在單一使用者狀況修改，

單據性質將影響帳款的統計，千萬不得造成單據不同時區，所代表的性質

不同。

2. 單據編碼原則一經確定，且已有異動據資料時，請勿更改編碼方式，以免

造成日後電腦自動編碼有誤。


3. 會計科目的設定，應付帳款的會計科目可事先於此設定，便於自動分錄系

統的串聯。需設定會計科目的單據性質有 71 應付憑單、72 溢付待抵單、

74 預付結帳單。

4. 若要設定性質為「74」預付結帳款時，則須先建立「75」預付待抵單性質

之單據別，始可建立性質為「74」預付結帳單。

5. 單據性質設定參考

單別

代號

單據名稱單據性質會計科目備

註

A710 採購應付單 71 應付憑單單據應付帳款

A711 託外應付單 71 應付憑單單據應付加工費用

A712 其它應付單 71 應付憑單單據其它應付款

A719 餘額應付單 71 應付憑單單據

A720 溢付應付單 72 溢付待抵憑單溢付帳款由付款單建立確認後

產生之單據性質，為直

接確認之單據

A730 付款單 73 付款單據

A731 其它付款單 73 付款單據

A732 預付款單 73 付款單據配合溢付待抵憑單

A740 預付結帳單 74 預付結帳單預付帳款

A750 預付待抵單 75 預付待抵由預付結帳單建立確

認後產生之單據性

質，為直接確認之單據

欄位說明：

1. 單據性質區分：一般應付憑單、溢付應付憑單、付款單、預付結帳單、

預付待抵單據等五種。

一般應付憑單：指進貨、加工、自行輸入，為應付帳款之加項。

溢付應付憑單：指由付款單輸入多付款項，而產生單據號碼之應付憑單，此

性質之應付憑單會預設自動確認＝『Y』，為應付帳款之減項。

預付結帳單：指採購單上支付部分訂金時，輸入預付結帳單而產生單據號碼

之預付待抵單。


2. 編碼方式分為：1.日編、2.月編、3.流水號、4.手動編號。

屬於「付款單建立作業」系統自動產生的預付結帳單，其編碼方式不得為

『4.手動編號』。。

3. 年碼數：編碼方式為日編或月編才需輸入。

3-1.日編：年碼數＋4(4 碼表 MMDD)＋流水號碼數，不可大於 11 碼。

3-2.月編：年碼數＋2(2 碼表 MM)＋流水號碼數，不可大於 11 碼。

4. 自動確認：單據輸入完成（如：應付憑單）是否馬上核准（更新相關單據之

結帳碼），如果公司的打單與簽核為分工權責者，那就不可設為自動確認。

5. 自動列印：單據輸入完成是否馬上將該憑證列印出來。

6. 單別限定使用者

6-1 單據輸入時設定該單據是否僅允許某些使用者始能輸入。

6-2 若單別限定使用者=『Y』，才允許輸入上方之單別限定使用者代

號。

6-3 使用者代號(維護):

可按[F2]開窗查詢使用者資料，必須存在於管理維護系統->使用者帳號

建立作業中。

7. 會計科目

7-1.本欄位於「自動分錄系統」執行傳票產生時，定義應付帳款科目。

假如您設了一種單據為貨款應付憑單，專司原物料進貨/退貨的帳款整

理，則應付帳款就是會計科目。

7-2.可按[F2]開窗查詢會計科目資料，輸入時會計科目不得為統制帳戶。

7-3.單據性質若為：

「71」應付憑單性質：則會計科目應設應付類之會計科目(例：應付帳

款)


「72」溢付待抵憑單性質：則會計科目應設預付類之會計科目(例：預

付貨款)，編碼方式必須為自動編號。「73」付款單據：會計科目不需輸入。「74」預付結帳單：會計科目欄位應設應付類之會計科目。「75」預付待抵：會計科目欄位不須輸入，編碼方式必須為自動編號。

8. 預付待抵單別

若單據性質為『74』之預付結帳單才允許輸入。

在輸入性質為「74」之單別前，應先輸入「75」之單別。


6. 匯款通知單備註設定作業


程式名稱：匯款通知單備註設定作業

作業目的：欲於匯款通知單中呈現之備註，於此處建立。

輸入畫面：


肆、日常異動處理流程

一、結帳作業流程

二、應付憑單建立作業三、付款作業流程

四、付款單建立作業


一、結帳作業流程

託外進貨單退貨單

應付憑單建立作業或應付憑單自動結帳作業

應付憑單

應付憑單確認

核准

應付帳款成立

進貨單託外退貨單

結帳分三種：

（１）直接結帳

進貨單／退貨單／託外進貨單／託外退貨單設為”直接結帳” ，單據存檔確認

後，系統直接產生應付憑單。（２）手動結帳

自行至應付憑單中建立要結帳的單據。（３）批次結帳：分二種

A. 統一結帳日 B. 廠商結帳日


批次結帳流程:

◆統一結帳日(結帳日)001--

進貨6/1005--

進貨6/28004--

進貨6/20003--

進貨6/18002--

進貨6/10

統一結帳區間為6/1-6/30

應付憑單6/30--進貨單納入001,002,003004,005

◆依廠商結帳日(每月26日)001--

進貨6/1005--

進貨6/28004--

進貨6/20003--

進貨6/18002--

進貨6/10

結帳月份為6 月（5/27-6/26)

應付憑單6/30--進貨單納入001,002,003004


二、應付憑單建立作業


程式名稱：應付憑單建立作業

作業目的：凡欲作帳款之管理，不論是原物料之進/退貨或託外進

/退貨或雜項應付帳款等，皆由本作業進行登錄。

輸入畫面：



1. 應付憑單結帳之時機，應於該月份所有進退貨內容(金額)確定後再執行。

2. 應付憑單產生方式有三

自行輸入：無來源單據之費用或因為某種原因，要將進貨單單身資料

單獨結成應付憑單時使用。

直接結帳：在進貨單/退貨單的單據性質設定為『自動結帳』，單據確

認時自動產生應付憑單。

應付憑單自動結帳作業：利用本系統提供的『結帳單自動結帳』的批

次作業，自動產生結帳單。

3. 預計付款日及預計兌現日：乃依應付憑單日期及廠商基本資料之付款條件

之設定而推算出來的，如需調整可自行修改該欄位。

4. 進/退貨單可分整張結帳號或分批結帳

單身之來源憑證序號若為空白，則表示為『整張結帳』。

單身之來源憑證序號若不為空白，則表示『逐筆結帳』。

5. 已產生應付憑單其所對應之進貨相關單據，不可再修改。


6. 結應付憑單時，若來源單據只要結部份品項資料，而不是要結整張單據，則

必須手動輸入應付憑單資料．例：

進貨單進貨時有５個品號，但在結帳時，因某種原因而只先結前面３個品項，

而後面二個品項不結，則此時就請用手動結帳的方式，自行輸入應付憑單。 7. 應付憑單之日期對應付帳款之管理非常重要，本系統對於應付帳款之認定

均以『憑單日期』為基準。

8. 依稅法規定若為二聯式收銀機發票，必須設為「應稅內含」；若為銷退貨折

讓，一律設為「應稅外加」。

■ 單頭欄位說明：

1. 凍結付款碼：

凍結付款碼打勾，則表示該張應付憑單不可輸入付款單，亦即不可付款，

若該張單據確認後要修改凍結付款碼可由單頭”凍結/取消凍結”按鍵來進行修

改。

2. 幣別：預設為應付憑單日期之銀行賣出匯率。

3. 預計付款日＝

憑單確認日期+廠商基本資料檔中付款條件所設定之預計付款日(加日、加

月擇其一計算)，可修改日期。

4. 預計兌現日＝

預計付款日+廠商基本資料檔中付款條件所設定之預計兌現日(加日、加月

擇其一計算)，可修改日期。

5. 取得折扣兌現日／取得折扣付款日：依付款條件設定之資料，由系統自動推算。

6. 產生分錄碼

本欄位僅作顯示用，當產生過自動分錄拋轉後，會自動更新為打勾。 7. 憑單日期：指本張單據的確認日期。

■ 單身欄位說明：

8. 來源別：應付憑單來源分為：

「1」進貨：來源依據為採購系統『已確認未結憑單之進貨單』。


「2」退貨：來源依據為採購系統『已確認未結憑單之進貨退回單』。

「3」託外進貨：來源依據為製付系統『已確認未結憑單之託外進貨單』。

「4」託外退貨：來源依據為製令系統『已確認未結憑單之託外退貨單』。

「5」報關/贖單費用：來源依據為進口系統之『報關／贖單產生之費

用資料』。

「6」出口費用：來源依據為出口系統『已確認未結憑單出口費用資料』。

「7」資產取得：來源依據為固定資產管理『未結憑單之資產進貨取得

資料』。

「8」資產改良：來源依據固定資產管理『資產改良所產生之應付額』。

「A」預付待抵:來源依據採購訂金支付『自動產生之預付待抵』。

「B」採購：來源依據採購系統，若有預付訂金時，必須輸入對應之採購

單，存檔確認後，系統會自動產生一筆『預付待抵資料』。「C」維修：來源依據維修系統『未結憑單之送廠歸還維修建立資料』。

「9」其他：非上述來源之『其他應付款項』，例：支付佣金／房租／水

電等。其他無單據來源之應付帳款，但若依公司付款辦法其流程是

必須要依憑單制始付款者，可選擇來源「９」其他。

9. 憑證單別、單號

依來源別不同，必須輸入對應之憑證單別、單號。

但若來源為「9」其他時，因無來源單別，故此欄位可不必輸入。

10. 憑證序號

可指定結某一來源之某品項資料，空白表示該來源憑證要『整張結帳』，

例：進貨單有５筆進貨品號(單身序號從0001~0005)，但因某種原因，只

暫時先結前面３個品號的貨款(0001~0003)，而後面二個品號(0004、0005)

暫時先不結帳款款，此時，該筆進貨單必須手動結帳，憑證序號必須輸

入三筆要結帳的憑證序號(0001~0003)

11. 會計科目：輸入此筆費用之會計科目，此為自動分錄拋轉傳票時使用。

若來源為『進貨單/退貨單』，且來源之憑證單別、單號、序號皆有輸入

時，系統會自動帶該筆進/退貨單序號之品號所對應的會計科目。

但若整張結帳，也就是憑證序號是空白時，可以自行補入會計科目，若

沒有輸入則會抓取自動分錄中的設定。

12. 原幣差額

若結帳時認列進貨折讓，則結帳金額與原進貨單金額之差額呈現於此，

不可以修改。


單頭icon說明：

發票付款資料修改：可於確認後修改發票相關資料。

：凍結／取消凍結付款鈕，當該應付憑單凍結付款時，可按此

鈕『凍結付款』，此時於付款單時便無法支付此筆款項，若要

取消凍結，則再按一次此功能鈕即可，當按此鈕時，單頭之凍

結付款碼即會立即被勾選。


三、付款流程

付款流程一：一般付款沖帳

付款流程(二)(當有預付貨款金額時)

付款單

付款單建立作業

付款單確認

核准

預付帳款記錄預付應付憑單單產生

應付帳款沖銷

付款單

付款單建立作業

核准

付款單確認

應付憑單


預付款流程(方式一:訂金不開發票)

付款單建立作業類別5:溢付

系統自動產生溢付待抵單

(單據性質: 72)

進貨單建立作業

應付憑單建立作業

付款單註:類別4:沖帳及3:待抵

帶進貨貨款與溢付待抵單一併沖銷

預付貨款時… 進貨時…


預付款流程(方式二:訂金要開發票)

預付結帳單建立作業

(單據性質: 74)

系統自動產生預付待抵單

(單據性質: 75)

付訂金貨款付款單

(單據性質: 73)

應付憑單建立作業

(單據性質: 71) 註:帶進貨貨款與

預付待抵單沖銷

付尾款付款單

(單據性質: 73)

預付貨款時…

採購單建立作業

(輸入訂金比率)

進貨時…

進貨單建立作業 (帶採購單資料)

(單據性質建議直接結帳)


四、付款單建立作業


程式名稱：付款單建立作業

作業目的：當付款時，可於本作業建立付款相關資料及沖銷帳款。

輸入畫面：

■ 作業注意事項：

1. 應付憑單可分批付款。

2. 付款沖帳時，可用不同幣別沖帳。

3. 付款單輸入完畢須確保單尾之『本國幣差額』=0 始可

存檔確認。 4. 付款單之會計科目可由基本資料建立會計科目建立


預設：

一般：一般付款科目如：現金、銀行存款等票據：若應付票據科目空白，預設『廠商基本資料』

之應付票據科目。

差額：若單尾尾差>0，表示借餘，預設貸方差額科目。

單尾尾差<0，表示貸餘，預設借方差額科目。

折讓：折讓科目。

5. 若付款為支付訂金之預付性質，則付款之類別可選擇

『5:溢付』，且輸入預付性質之來源單別。當此付款單

確認後，則電腦將會自動在『應付憑單』上，增加一

張新的『溢付應付憑單』。

6. 如果本系統與票據系統連線使用，若輸入類別=「2.

票據」時，在『參考單號』欄位可以選擇開窗輸入應

付票據之資料，或提供應付票據資料之修改維護功能。

7. 付款單建立：各種類別範例說明(依台幣為範例)

各種付款狀況模擬

借 /

貸類別會計科目單別-單號立帳金額立帳餘額原幣金額

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890 「現金」支

付帳款貸 1 一般現金空白(註 1) 0(註 2) 0(註 3) 1,890

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890 「銀行匯

款」支付帳

款貸 1 一般銀行存款

空白 0 0 1,890

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890 票據」支付

帳款貸 1 應付票據應付票據空白 0 0 1,890

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 500 「退貨」沖

抵帳款 ( 退

貨 500 元) 貸

4 沖帳應付帳款 720-91083001(註 4)

500 500 500

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890 付票 1800,另 90 元折

讓貸

貸 2 票據

7 折讓應付票據

進貨折讓

空白空白

1,800 90

0

0

1,800

90

預付票據

500 訂金(無發票)

借

貸

5 溢付

2 票據

預付貨款

應付票據

720- 空白 ( 註

5) 空白

0 0

0

0

500

500

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890

貸 3 待抵預付貨款 720-91083001 500 500 500

沖銷上次訂

金 500 及支

付餘款貸 2 票據應付票據空白 0 0 1,390

支付美金借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890


貸 1 現金現金空白 0 0 1,881

(註 6) 55 元沖帳

( 假設匯率

34.2) 貸 6 差額匯兌收益空白 0 0 9 (註 6)

借 4 沖帳應付帳款 710-91082701 1,890 1,890 1,890 將應收票據

轉付給廠商貸 8.應收票據

轉付應收票據空白 0 0 1,890( 註

7)

註：

1. 為支付貨款，因無來源單據，故單別-單號不必輸入(唯有類別為

沖帳／溢付／待抵者才需輸入。溢付時，只要輸入單別即可，單

號不必輸入，系統會自編) 2. 立帳金額：指當初立該筆帳款之金額，因是付款性質，故無立沖

帳金額（唯有類別為沖帳／待抵才有立帳金額）

3. 立帳餘額：指該筆帳款沖款後之餘額，若從未沖款過，則本欄位

金額應等於立帳金額。

4. 類別為沖帳說明：同一廠商若有進貨（應付帳款增加），日後若

亦發生退貨（應付帳款減少）情形時，此時必須要至付款單互相

的沖銷，帳款才會減少。

5. 若為溢付時，單別欄位只需輸入溢付待抵憑單單別即可，單號不

需輸入，存檔確認後，單號系統會自動賦予。

6. 現金 1881=支付美金 55 * 34.2(匯率)，1890－1881=9，產生匯兌

收益，若是支付美金 56*34.2=1915，1890－1915 =－25，故產生

損失，此時應將損失列入借方而非貸方。

7. 若此時正好有筆應收票據可以沖抵該筆帳款資料，則可使用應收

票據轉付沖抵帳款。

8. 帳款沖帳時，可以一對多沖帳。

■ 單頭欄位說明：

1. 幣別

1-1.若空白，表付款沖帳時不分幣別。

1-2.若此欄位『非空白』時，則單身各筆資料皆需為此一

相同幣別。


EX:單頭幣別為『NTD』，則只能沖『NTD』之應付憑單。

1-3.當付款幣別與立帳幣別不同時，單頭之幣別請勿輸

入，始可沖銷多幣別。

2. 廠別：同一筆付款資料若要沖不同廠別之貨款時，單頭之

廠別可不輸入，若輸入時，則僅能沖銷該廠別之貨款資料。

■ 單身欄位說明 3. 類別：分為「1」一般、「2」票據、「7」折讓、「3」待抵、

「4」沖帳、「5」溢付、「6」差額、「8」應收票據轉付

「1」一般：當以現金或匯款支付時使用（可切借或貸）。「2」票據：當以開票據支付時使用(應切貸)。「7」折讓：當以折讓沖抵帳款時使用(應切貸)。「3」待抵：當前次以溢付類別預付沖抵帳款時使用(應切貸)。「4」沖帳：有二種狀況：

一為要被沖銷之應付帳款時使用(應切借)；一為當有進貨退回時使用(應切貸)。

「5」溢付：當預付貨款不開發票時使用(應切借)。「6」差額：當不同幣別間有匯兌損益時使用(可切借或貸)。「8」應付票據轉付：當付票據時，以應收票據轉付給其他廠商時

使用(應切貸)。

4. 來源單別-單號

當沖帳類別是「4」沖帳、「5」溢付、「3」待抵者，才需輸入，若

類別是「5」溢付時，只要輸入單別即可，單號不須輸入，系統會

自編。

5. 會計科目 5-1 系統會預設，可按「F2」開窗查詢會計科目檔，本欄位僅能輸

入明細或獨立科目，預設後可依需要而自行修改。 5-2 類別若為『沖帳』，則先判斷廠商基本資料是否有設定『帳款

科目』，若有設定時，則抓取廠商基本資料之帳款科目，若廠

商基本資料沒有設帳款科目，則抓取單據性質設定作業之會計

科目。 5-3 類別若為『溢付』時，則預設抓單據性質設定作業之會計科目。 5-4 若為『一般』類別，則預設抓會計科目設定作業之一般會計科

目。 5-5 類別『票據』，則先判斷廠商基本資料之『票據科目』是否有

設定，若有設定則抓取，若未設定，則抓會計科目設定作之票

據科目。 5-6 類別若為『差額』，借方差額抓會計科目設定之借方差額科目，


若為貸方差額，則抓會計科目設定之貸方差額科目。 5-7. 類別若為『折讓』，則會計科目設定之折讓科目

6. 部門

6-1 若會計科目有做部門管理時，則此欄位必須輸入部門代號 6-2 可按「F2」開窗查詢部門資料檔

7. 幣別

7-1 可按「F2」開窗查詢幣別匯率檔。 7-2 當單頭有輸入幣別時，則單身之幣別不可輸入，會自動帶單

頭之幣別，若單頭未輸入幣別，則本欄位可輸入幣別代號。

8. 匯率 8-1 若為本國幣別，則輸入 1。 8-2 若為外幣，則必須輸入匯率資料。

9. 參考單號

9-1.當類別='1:一般'，於參考單號按[F2]開窗，可進入『銀行

存提建立作業』之查詢狀態。

於參考單號輸入提款單別後，再按[F2]開窗可進入『銀行存

提建立作業』之新增狀態。

9-2.當類別='2:票據'，則可按[F2]進行應付票據查詢狀態。

於參考單號輸入應付票據票號，再按[F2]開窗可進入『應付

票據建立作業』之新增狀態。

若參考單號已存在於應付票據檔，則可進入『應付票據建立

作業』之修改狀態。

若參考單號不存在於應付票據檔，則可進入『應付票據建立

作業』之新增狀態。

10. 立帳金額

10-1 指當初該筆應付帳款成立時之金額。

10-2 此欄位只有類別為『沖帳／待抵』時，才有立帳金額。

10-3 本欄位僅作顯示用，系統自動抓取應付憑單之帳款金額。

11. 立帳餘額

11-1 指該筆帳款當未被沖銷之餘額，系統自動抓取應付憑單之應

付總計－已付金額。 11-2 本欄位僅作顯示用，不可輸入。

12. 原幣金額

12-1 指此筆帳款之原幣金額，原幣定義指單身之幣別若為美


金，則此欄位指美金金額，若單身幣別為台幣，則此欄位即

為台幣金額。

12-2 輸入時依實際支付之該幣別金額。

13. 本幣金額＝原幣金額*匯率，系統會自動換算。

14. 發票號碼

單身類別為'4.沖帳'時，可按[F2]發票號碼開窗，可帶回應

付憑單單別、單號、金額等資料。

15. 到期日：預設應付憑單之預計兌現日。 16. 銀行代號

15-1 若為開票時，可先指定要開那家的銀行支票，也可先不指定。

15-2 可按「F2」開窗查詢票據資金系統之銀行帳號資料檔。


■ 單頭功能鈕說明：

：已結帳進貨單查詢：在修改狀況時，可點選此功能。

新增或修改狀況時，輸入供應商代號後若有修改權限者，可開窗

查詢已結帳未結案的進貨、應付憑單資料。

：自動沖帳：新增或修改時可以點選此功能：


1.可輸入要沖銷至某個時點止的帳款。 2.點選此功能前，必須先於單身輸入一筆要沖抵之貨款金額後，才點

選此鈕，系統會自動產生沖帳資料，產生後可修改；若此時有溢付

待抵或退貨所產生的沖帳單亦會產生。例：原應付憑單有四筆資料：

710-93031001 5000(因進貨所產生之帳款) 710-93031503 6000(因進貨所產生之帳款) 710-93031802 -2000(因退貨所產生之帳款) 720-93030301 -1000(為預付貨款)

目前付款金額為 6000 元（假設付支票），先輸入：貸：一般應付票據 6000（原幣金額）（選自動沖帳，則產生以下結果）貸：沖帳應付帳款 2000 貸：待抵預付貨款 1000 （total 可沖金額 9000）借：沖帳應付帳款 5000 (採先進先出方式，先抓到此筆) 借：沖帳應付帳款 4000(可沖餘額 9000-5000=4000)


伍、批次產生作業

一、應付憑單自動結帳作業

二、自動付款作業

三、自動開票作業

四、應付帳款月底結轉作業

五、應付帳款月統計資料重計

六、應付單據清除作業


一、應付憑單自動結帳作業

程式代號：ACPB01

程式名稱：應付憑單自動結帳作業

作業目的：提供批次彙總結應付憑單。

輸入畫面：

■ 欄位說明： 1. 結帳期間

1-1 統一結帳日：可以指定結帳之日期區間。 1-2 廠商結帳日：則依廠商基本資料所設定之結帳日期結帳。

2. 結帳日期 2-1 若結帳期間是依統一結帳日，則可輸入結帳之日期區間。 2-2 若結帳期間是廠商結帳日，則本欄位不可輸入。

3. 結帳年月

3-1 若結帳期間是依廠商結帳日，可以輸入要結帳之年月，例：某廠商之結帳日是 24 日，現要結 9303 月的帳，則會結 930225～930324區間的資料。

3-2 若結帳期間是依統一結帳日，則本欄位不可輸入。


4. 選擇進／退貨 1-1 有以下選項「進貨」、「退貨」、「託外進貨」、「託外退貨」、「進／退

貨」、「託外進／託外退貨」、「全部」 1-2 選「進貨」：只抓取進貨單資料，將未結帳之進貨單結成一筆應付

憑單。選「退貨」：只抓取退貨單資料，將未結帳之退貨單結成一筆應付

憑單。選「託外進貨」：只抓取託外進貨單資料，將未結帳之託外進貨單

結成一筆應付憑單。選「託外退貨」：只抓取託外退貨單資料，將未結帳之託外退貨單

結成一筆應付憑單。選「進／退貨」：進貨單及退貨單均抓取未結帳之單據結成一筆憑

單資料。選「託外進／託外退貨」：託外進貨單及託外退貨單均取未結帳之

單據結成一筆憑單資料。選「全部」：抓取上述未結帳之單據結成同一筆應付憑單。

1-3 產生應付憑單時，將同一廠商中相同課稅別/稅率、相同發票聯式、相同幣別之資料匯總成一筆，同一廠商若課稅別不同，則會分開產生。

1-4 若單選擇「進貨」或「退貨」或「託外進貨」「託外退貨」任何一種，則可再選擇要產生的單別。

5. 同廠商不同廠別是否分開結帳：

若該廠商於當月份與本公司台中廠及台北廠分別有交易，結帳時是否產生於同一張應付憑單，或者分開產生兩張應付憑單，若本公司由總廠統一付款此欄位不應打勾，以利後續付款作業。

6. 選擇來源單別：空白表該選項全部單別資料均要產生。

7. 發票聯式

7-1 可以選擇只產生某種發票聯式之單據。

7-2 發票聯式分「二聯式」、「三聯式」、「二聯式收銀機」、「三聯式收銀

機」、「電子計算機發票」、「免用統一發票」、「全部」。

8. 課稅別

8-1 可以選擇只產生某類課稅別之單據。 8-2 課稅別分「應稅內含」、「應稅外加」、「零稅」、「免稅」、「不計稅」、

「全部」。


9. 產生方式

9-1 指應付憑單單身呈現的方式 9-2 選「逐筆」產生時，當符合區間之異動單據有多筆單身資料時，產

生之應付憑單單身會有多筆異動單據資料。 9-3 選「整張」產生時，當有符合區間之多筆異動單據資料時，產生之

應付憑單單身只會有一筆異動單據資料的合計。

10. 一張進／退貨單產生一張應付憑單若有勾選，指進／退貨單與產生之應付憑單據是一對一的關係。

11. 逐張憑單日期同進(退)貨單日期 11-1 一張進(退)貨單產生一張應付憑單有勾選，尚可勾選此選項。 11-2 若勾選則應付憑單上之日期則會對應至進(退)貨單。 11-3 若無勾選則必需指定憑單日期。

12. 同廠商不同廠別是不分開結帳

12-1 若有勾選，指同一家廠商對應到不同廠別時，會產生不同的應付

憑單。 12-2 一張進(退)貨單產生一張應付憑單有勾選，尚不可勾選此選項。


1. 依廠商結帳日期之結帳作業 EX:廠商結帳日期=25 日(廠商基本資料建立作業需輸入) 結帳月份 03 月表示 02/26 至 03/25 日內之進貨單及退貨單產生於應付憑單。 EX:廠商結帳日期= 日(廠商基本資料建立作業未輸入) 結帳月份 03 月表示 03/01 至 03/31 日內之進貨單及退貨單產生於應付憑單。

2. 依統一結帳日期之結帳作業 EX:起始結帳日 93/03/01 截止結帳日期 93/03/31 表示 03/01 至 03/30 日內之進貨單及退貨單產生於應付憑單。

3. 當進貨單或退貨單之發票號碼不相同，則分別立帳至不同之應付憑單。

4. 若進貨單或退貨單之發票號碼為空白時，則結於同一張應付憑單。


5. 各種選項產生組合舉例如下：

整張

逐筆

一張進貨單產生一張應付憑單

原始異動單據單據別單別-單號-序號金額

產生之應付憑單資料單別-單號-序號金額

V 進貨單 34B 9303001 001 3000 002 1500進貨單 34B 9303010 001 2000退貨單 35B 9303005 001 1000

710 9303001 001 4500 002 2000 003 –1000(註 1)

V 進貨單 34B 9303001 001 3000 002 1500進貨單 34B 9303010 001 2000退貨單 35B 9303005 001 1000

710 9303001 001 3000 002 1500 003 2000（註 2） 004 -1000

V V 進貨單 34B 9303001 001 3000 002 1500進貨單 34B 9303010 001 2000退貨單 35B 9303005 001 1000

710 9303001 001 4500710 9303002 001 2000710 9303003 001 –1000(註 3)

V V 進貨單 34B 9303001 001 3000 002 1500進貨單 34B 9303010 001 2000退貨單 35B 9303005 001 1000

710 9303001 001 3000 002 1500710 9303002 001 2000710 9303003 001 –1000(註 4)

註：狀況（１）：因為 35B 為退貨單，故金額呈現負數，只產生一張應付憑單，

同一張進貨單身金額加總。狀況（２）：因為產生條件不同而可能產生多張應付憑單或只產生一張應

付憑單，只產生一張應付憑單，原始憑證之單身分別產生。狀況（３）：產生３張應付憑單，將同一張憑單單身加總產生。狀況（４）：產生３張應付憑單，但單身依原始憑證之單身分別產生。


二、自動付款作業

程式代號：ACPB02 程式名稱：自動付款作業作業目的：提供應付憑單某預付款日期區間之應付帳款統一自動產生付款。輸入畫面：

畫面欄位說明

1. 付款方式 1-1 分「現金」、「電匯」、「支票」、「其他」、「全部」。 1-2 資料處理時，系統會抓取符合廠商基本資料之付款方式符合條件資料。

2. 付款單別

2-1 必須輸入要產生的付款單別，可按「F2」開窗查詢單據性質資料。


3. 付款類別 3-1 可選擇為「一般」或「票據」。 3-2 若是以現金或匯款支付，則用「一般」，使用應付票據支付，則用「票

據」。 4. 輸入貸方科目

4-1 產生付款資料時，輸入要產生的貸方科目資料，必須為獨立或明細科

目，例：現金／銀行存款／應付票據。 4-2 可按「F2」開窗查詢會計科目資料。

5. 部門別 5-1 若輸入之會計科目有設部門管理時，則必須輸入部門代號，若未做部

門管理，則不可輸入。

6. 輸入銀行代號 6-1 若付款類別為「票據」時始可輸入，指欲開票之銀行代號。

7. 待抵沖帳 7-1 自動付款時是否將類別為「溢付」之預付款納入沖帳。

8. 輸入匯款單單別 8-1 可開窗選擇匯款單單別

處理說明：

若應付憑單之「凍結付款碼」有勾選，則此筆資料不做付款處理。


三、自動開票作業流程

銀銀行行支支票票本本建建立立作作業業

付付款款單單建建立立作作業業

單身符合銀行代號、

類別=‘票據‘

自自動動開開票票作作業業

應應付付票票據據建建立立作作業業付付款款單單建建立立作作業業

票票據據系系統統

新增回寫票號


1.自動開票建立作業


程式名稱：自動開票建立作業

作業目的: 提供使用者批次開票，產生應付票據至應付票據建立作業。

輸入畫面：

畫面欄位說明：

1. 選擇銀行代號 1-1 可按「F2」開窗查詢銀行代號資料檔。 1-2 此欄位若有輸入，則僅抓付款單身之銀行代號符合之資料。 1-3 空白表不論付款單身之銀行代號是否有資料均會抓取產生。


2. 選擇確認碼：選擇付款單「己確認」、「未確認」或「全部」。

3. 付款單銀行代號空白者指定開票銀行帳號： 1-1 可按「F2」開窗查詢銀行代號資料檔。 1-2 本欄位不可空白一定要輸入。

當上面的「選擇銀行代號」欄位未輸入時，開票資料產生時，會將

付款單身付款類屬「票據」者，而銀行代號為空白者，均預設為此

銀行。


1. 需先於票據系統中[銀行支票本建立作業]新增銀行支票號碼。

2. 自動開票作業可依『銀行支票本檔』找到付款單單身符合銀行代號、

付單單身之付款類別=『2』'票據'及參考號碼必須是空白的資料，才會

自動自動賦予[票號]，同時新增票據資金系統之應付票據開票資。

3. 異動資料有：

3-1.回寫付款單身：參考單號、到期日(依付款條件推算或付款日)。

3-2.新增應付票據建立作業單頭、單身。

3-3.回寫銀行支票本建立作業已用編號。

4. 支票號碼抓取時，以符合銀行代號至銀行支票檔中使用順序最小且使

用狀態為'1.可用者'之已用支票號碼續編票號。若整批給號時，該支

票號碼已用完，將回寫使用狀態為'2.用完'，若有尚未給號的付款

單，請再執行一次自動開票作業。

付款單 ICON 說明

：條件輸入完畢後，必須按此鈕，將要產生之開票之付款單資料產生至下方：

：指所篩選出來之資料是否要全部產生，若是則點選此鈕後廠商資

料會全部勾選

：資料篩選出來後，並不要全部開票，僅部份要開票，若是則點選

此鈕後，廠商資料勾選會被全部拿掉，再由人工自行點選所要開

票的資料。


四、應付帳款月統計資料重計作業


程式名稱：應付帳款月統計資料重計作業

作業目的：當發現帳款有異常時，可以選擇重計帳款。

輸入畫面:

作業說明：

1. 重計年月：可選擇要自那個年月開始做重計，但要確定該年月的期初金額必須

是正確的，使用以該年月做重計的基礎。

2. 執行重計時對帳款有異動的作業均必須暫時停止執行，以免重計金額不正確

(例：應暫停登打進貨單／應付憑單／執行結帳作業)。為確保帳

款順利重計，建議執行本作業時，所有使用者離線。


五、應付帳款月底結轉作業


程式名稱：應付帳款月底結轉作業

作業目的：即帳款之月結作業，帳款結算無誤後，即應執行本作業，

以避免人員修改之帳款資料。

輸入畫面:

作業說明:

1. 直接以應付現行年月為月底結轉之年月，不可修改。

2. 結帳後，系統會自動產生月檔。 3. 結帳後，便不可以修改之前的帳款資料。 4. 結帳後，系統自動更新財務參數設定作業的應付帳款現行年月+1。


六、應付單據清除作業


程式名稱：應付單據清除除作業

作業目的：清除帳款之異動資料

輸入畫面:

■ 作業注意事項:

1. 執行此作業前請先行備份，一旦刪除若無備份則資料將無法救回，若

非年代久遠之歷史帳款資料，異動資料不需再查詢者可清除。

2. 此作業建議管理者記得一定鎖權限，若非必要刪除不建議執行本作

業.

3. 資料刪除時，應付憑單會將已結案的刪除，而付款單則刪已確認的資

料。

4. 清除資枓時，可以選擇要刪除的單據範圍，步驟如下：

a. 先選定作業名稱後，再至「選擇單號」輸入要刪除的單據範圍（可

開窗查詢單號）

b. 再按即可將要刪除的範圍移到上方，若未使用符號

將確定刪除範圍移到上方，則系統會刪除全部

c. 例：以上圖為例，應付憑單及付款單均有勾選要刪除，而應付憑

單之後面之「選擇單據」即為刪除之條件

( )，而付款單後面的選擇單據無刪除

條件，一旦執行確定後，應付憑單僅會刪除此段區問的資料，而

付款單則合部已確認的單據均會被刪除。


陸、期初餘額導入

1.系統開始正式運作時，必須將此一導入時點的全部應付帳款按廠商別彙

總結算出來，然後輸入電腦。

所謂應付帳款總額包含：

1. 原物料供應商之採購進/退貨。

2. 加工廠商託外進/退貨之加工款項。

3. 雜項購置應付帳款。

4. 固定資產購置及改良應付款。

5. 進口報關/贖單費用。

6. 出口費用。

2.建議在『單據性質設定作業』中設立一種單據性質為應付的單據，如：『期

初結餘單』，然後直接以『應付憑單建立作業』將對各廠商應付之總額以

來源=9.其他之方式輸入應付金額並確認之即可。

3.若該廠商屬於隨貨開立發票到貨者，資料必須依發票號碼分開收集。此

一單據僅於此運用一次，以後不必再使用。


柒、報表管理

一、應付帳款明細表

二、應付帳款分戶帳

三、進貨發票金額差異明細表

四、模擬付款明細表

五、廠商帳齡分析表

六、應付帳款月底重評價表

七、未結案應付明細表

八、進退貨單與應付憑單匯率差異表

九、匯款通知單

十、匯款明細表


一、應付帳款明細表

程式代號：ACPR05

程式名稱：應付帳款明細表

作業目的：將某段期間對廠商之應付帳款明細並加上期初應付帳款金

額列印成表，作為和廠商對帳之依據。

輸入畫面


輸入條件欄位說明(進階選項)

1. 列印帳款明細資料若有勾選，則會印出每筆帳款的明細資料，若不勾選，則印彙總資料。

2. 列印已結案帳款明細若有勾選，則已結案之帳款資料會亦會被印出，反之則只印筆數。

3. 印商品明細則可再選擇列印品名規格，若未勾選，則列印品名規格則不輸入。

4. 列印已結案之應付憑單若有勾選，則已沖銷完之應付憑單亦會印出於報表中。

5. 列印當期無異動若有勾選，則當期帳款沒有任何異動之廠商資料亦會印出。

報表格式

一、列印帳款明細資料有勾選時之報表格式：

■ 報表應用

1. 統計各種幣別至目前之應收帳款明細及總計。

2. 本資料可與會計總帳系統進行相互勾稽。

3. 瞭解進項發票付款狀況。

4. 可做為廠商請款及廠內結帳差異之追蹤。


二、列印商品明細有勾選之報表格式：


二、應付帳款分戶帳


程式名稱：應付帳款分戶帳

作業目的：將某段期間對客戶之應收帳款異動明細序時列印成帳。

輸入畫面：


欄位說明：

1. 選擇廠商代號

1-1 可按 [F2] 開窗查詢廠商資料

1-2 空白表全部

2. 選擇資料日期

2-1 空白表全部

3.選擇類別

3-1 「1」應付「2」預付「3」溢付

3-2 若選擇類別皆未勾選,則才可選擇憑單單別；否則選擇應付憑單

單別不可開窗選擇。

4. 選擇應付憑單單別

4-1 可按[F2]開窗可查詢單據性質為「71」應付憑單或「72」溢

付待抵單或「74」預付結帳單或「75」預付待抵單或「66」

多角貿易的結帳單。

5. 選擇幣別

5-1 空白表全部

5-2 [F2] 幣別匯率查詢

報表格式：

（列印本期無異動資料）


（本期無異動不列印）

■ 報表應用

1. 以廠商角度瞭解期間應付帳款增加、減少及期末結存。

2. 瞭解期間內各幣別之應付帳款動態，可與會計總帳科目餘額進行相

互勾稽。


三、進貨發票金額差異明細表


程式名稱：進貨發票金額差異明細表

作業目的：以廠商角度瞭解進貨金額與進項發票金額之差異。

輸入畫面：


■報表格式

處理說明：

1.列印應付憑單之單頭發票金額與單身應付金額不同之資料


四、模擬付款明細表


程式名稱：模擬付款明細表

作業目的：可於產生付款單之前先以此報表模擬付款結果。

輸入畫面：

欄位說明： 1.付款方式

1-1 可選擇僅列印某種付款方式或全部。 1-2 付款方式分「現金」、「電匯」、「支票」、「其他」、「全部」。 1-3 依所選擇之付款方式抓取廠商基本資料之付款方式符合者。 1-4 若選「全部」則不論廠商之付款方式為何，均會抓取。


報表畫面

報表應用

1. 來源：應付憑單之預計付款日。

2. 可預先列印檢視期間內預計付款之廠商及金額，作為資金調度之依

據。


五、廠商帳齡分析表


程式名稱：廠商帳齡分析表

作業目的：將某一特定時點各廠商之應付帳款資料，依照廠商代號

的順序分析其帳齡，列印成表。

■輸入畫面：


報表畫面


六、應付帳款月底重評價表


程式名稱：應付帳款月底重評價表

作業目的：將某段期間對廠商之應付帳款以某日匯率重新評估其可能

產生的匯兌損益。

輸入畫面：


報表畫面


七、未結案應付明細表


程式名稱：未結案應柎明細表

作業目的：可依一截止時點列出尚未結案之應付憑單資料，

並依廠商別做小計。

輸入畫面：


報表畫面


八、進退貨單與應付憑單匯率差異表

■程式代號：ACPR13

■作業目的：將進/退貨單乘上匯率後之金額，與應付憑單乘上匯率後之

金額差異列印成表，供財務人員針對差異部份認列匯差。

■輸入畫面：


■報表格式：


九、匯款通知單


■作業目的：將已付款沖帳的款項，列印通知單，通知廠商款項已付，

方便匯款金額核對。

■輸入畫面：

■ 報表格式：


十、匯款明細表


■作業目的：將匯款明細資料印出,供銀行人員做為轉帳依據

■輸入畫面：

■ 報表格式：


柒、上機實習

一、應付帳款整帳作業上機實習程序說明程序上機重點

查廠商基本資料 1. 結帳日

2. 付款條件

查進/退貨資料 1.查該廠商當月份之進/退貨資料

由電腦自動結帳 1.執行自動結帳

(1)依統一結帳日

(2)依廠商結帳日

對帳 1. 列印應付憑單明細表對帳

2. 查應付憑單資料是否正確

(1)預計付款

(2)預計兌現

3. 修改應付憑單之金額，查看是

否有差額產生，差額是否可修

改？

4. 資料無誤後進行應付憑單確認

付款作業 1. 付款單輸入時本幣差額必為 0

2. 付款單確認，查應付憑單之已

付金額是否變動，是否結案？

貳、系統架構eip.tekserve.com.tw/software/鼎新系統cosmos/應付...以產生對應要結算給下游廠商的應付憑單。...

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