ECM. Введение

2016 Горобец С.Л.

Enterprice Content Management - введение в предметную область

О чем будем говорить? ECM - что это?

• Определения ECM (формальное и … понятное)• 3 составляющих ECM• Обычное состояние дел в области управления контентом• Оценки уровня зрелости ECM

Что общего и чем отличается ECM от BPM (CRM, ACM, ERP и т.д)?

Два больших практических приложения - ЭА и СЭД• Задачи, решаемые ЭА• Задачи, решаемые СЭД

"Убийцы" ECM проекта

ПО в области ECM (западное, российское, украинское)• Лучшие в своём классе• Лидер платного ПО vs OpenSource• Российское и отечественное ПО

В помощь «продавцу» ECM решений

ECM - что это?

Определения ECM (формальное и … понятное)

3 составляющих ECM

Оценки уровня зрелости ECM

Правильно, но … трудно запомнить:

ECM – это совокупность стратегий, методов и инструментов, используемых для ввода, хранения, управления, обеспечения сохранности и передачи информации с целью поддержки наиболее важных бизнес-процессов.

ECM (расшифровывается как «Enterprise Content Management») это:

А так, чтобы понятно?

ECM – это …

ECM – это инструменты + эффективный способ управления неструктурированной информацией (контентом) компании.

Эффективный означает, что информация – под контролем, вне зависимости от её количества компания всегда способна получать от контента максимальную отдачу с минимальными усиляими.

© AIIM

ECM можно представить так …

Ввод Хранение Управ-ление

Сохран-ность Доставка

Управление документами Управление электронными записями Рабочий процесс (workflow) Сканирование и обработка изображений Коллективная работа Управление Web-контентом Безопасность контента Поиск Просмотр

КОНТЕНТ

… или так

ECM достигает максимальной эффективности только если присутствуют все 3 составляющие!

Три составляющих ECMСтрате-гии

Методы

Инстру-менты

ECM

Определяют принципы управления информацией.

Как определять ценность информации, как её классифицировать, что, где и сколько хранить?

Конкретные способы и подходы к выполнению практических задач ECM.

Примеры технологий ECM: версионность, составные документы, иерархическое хранение данных,

check-in/check-out

Программное обеспечение. Как правило, в той или иной степени реализуют требуемые

технологии

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTОбычное состояние управления корпоративным контентомРЕАЛИЗАЦИЯ НЕСВОЙСТВЕННЫХ ФУНКЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ В ИМЕЮЩИХСЯ СИСТЕМАХ

Реализация функций управления контентом неэффективна Затраты на поддержку разнородных систем хранения,

неоптимальное использование систем хранения

Невозможность сквозного поиска документов Невозможность оперативно получить нужные документы в

контексте выполняемой операции Дублирование документов и нерелевантность данных

Накопление неактуальной информации, которая приводит к принятию неверных решений

Несоблюдение требований к информационной безопасности – утечка или несанкционированный доступ

НЕДОСТАТОЧНО КАЧЕСТВЕННОЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

ОТСУТСТВИЕ ЕДИНОЙ ПОЛИТИКИУПРАВЛЕНИЯ КОНТЕНТОМ

МНОГООБРАЗИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ

Затраты на интеграцию новых информационных систем и поддержку существующих

Затраты на повторную реализацию функций управления контентом в разных системах

ОТСУТСТВИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СРЕДСТВ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Трудозатраты на разработку и согласование Расхождение версий и форматов документов Различающиеся способы работы документами

И это вызывает проблемы …Поиск нужного документа, когда точно известно, что он был «Я его где-то видел!»

Документы теряются«Он был именно здесь – кто его удалил??»

Поиск информации/документа по необходимой тематике «Я хочу найти все документы по клиенту YYY. Но как это сделать?»

Большое кол-во контента, в котором трудно найти нужную информацию«Почему здесь столько мусора – я хочу найти всего лишь договор с клиентом!»

Наличие множества файлов документов с практически идентичным содержимым – какой самый актуальный – непонятно«Я искал договор с клиентом, нашел 5 файлов – какой из них клиент подписал?»Сложность совместной работы над документом

Невозможно определить ответственного за обработку документа в конкретный момент времени

Большой объем контента, большая часть которого уже неактуальна«Это документ 7-летней давности – я думаю (но не уверен), что он уже никому не нужен, но я постоянно натыкаюсь на него»

Сложность доказательства документальной деятельности контролирующим органам (аудит, НБУ, судебные разбирательства и т.д.)«Я точно помню, что отправлял этот файл контрагенту и получил от него подтверждение, но у меня почему-то нет его в п/я – я недавно чистил почту – может я его случайно удалил?»Неправомерное изменение документа и/или его атрибутов

Доступ неавторизированных лиц к конфиденциальной информации

Которые могут быть решены!Поиск нужного документа, когда точно известно, что он был Единый репозиторий с одной или несколькими

классификационными схемами, полнотекстовый/атрибутивный поиск

Документы теряются «Управление записями» (Records management)

Поиск информации/документа по необходимой тематике Явный процесс ввода в ECM систему, отсев явной нерелевантной информации.Классификация, тегирование, политики размещения и хранения, полнотекстовый/атрибутивный поиск.

Большое кол-во контента, в котором трудно найти нужную информацию

Наличие множества файлов документов с практически идентичным содержимым – какой самый актуальный – непонятно

Поддержка версионности документов, поддержка статусов (Черновик, На согласовании, Подписан, Срок действия истек и т.д.)

Сложность совместной работы над документом Поддержка блокировок документов на время редактирования, версионность, средства параллельной работы

Невозможно определить ответственного за обработку документа в конкретный момент времени

Маршрутизация документов по исполнителям.

Большой объем контента, большая часть которого уже неактуальна Управление сроками хранения и автоматического удаления контента после его истеченияОбъявление документа «официальным документом», строгая регламентация действий с ним (Records management)

Сложность доказательства документальной деятельности контролирующим органам (аудит, НБУ, судебные разбирательства и т.д.)

Документы теряются Управление доступом и правом удаления (контента, атрибутов) документов. Неправомерное изменение документа и/или его атрибутов

Доступ неавторизированных лиц к конфиденциальной информации

Общие принципы построения решений на базе ECM-платформы

• Централизованное управление конфигурацией (управление составом и настройками и размещением хранилищ, серверов ядра платформы, устройств хранения, директорий пользователь и поисковых подсистем)

• Обеспечение прозрачности доступа к данным из хранилища ECM-решения за счет общей глобальной конфигурации

• Обеспечение ссылочной целостности между связанными документами

Единая логическая конфигурация ECM-платформы

• Обеспечение сквозной идентификации и поиска документов в прикладных решениях за счет общих справочников (в т.ч. классификаторов типов документов)

Сквозная идентификация документов и поиск

• Унифицированный сервисный интерфейс и протокол взаимодействия

• Унифицированные сценарии и пользовательский интерфейс для пользователей

• Согласованное развитие функционала и повторное использование разработанных компонентов

Унифицированный интерфейс к функциям работы с контентом

• Разработка и реализация политик хранения

• Применение технологий HSM –разделение хранилища контента на оперативное, оперативный архив, долговременный архив

Использование средств платформы для оптимизации стоимости хранения контента

Методики оценки зрелости ЕСМИх много, и стандартов здесь нет. Как правило, know how консалтинговых компаний и компаний, внедряющих ECM решения.

Визуально результат оценки может быть, например, представлен так:

текущий профиль желаемый профиль

Уровень зрелости: 2 (потенциальный)

Коэффициент зрелости: 2.5

Желаемый профиль

Уровень зрелости: 4Коэффициент зрелости: 4

Текущий профиль

Рассчитан при помощи online калькулятора, доступного на сайте

ECM-journal.ru

Что общего и чем отличается ECM от BPM?

ECM BPM?

в подходах к процессам

CRM ERP

ACM

ECM и BPM – общее и отличия

BPM ECM

Ускорение бизнес-процессов за счёт автоматизации (workflow)

Начало процесса – событие БП Начало процесса – контент(файл, документ, письмо)

В «центре» – карточка процесса, атрибутом, наряду с другими, может выступать контент.

В «центре» – карточка документа(файла), атрибутом может выступать контент.

Контент – опционален Контент - обязателен

Как правило – большое количество (десятки) «бизнес» атрибутов

Как правило – небольшое количество (до 10) «бизнес» атрибутов

По окончании ЖЦ экземпляр процесса не подлежит долговременному хранению

По окончании ЖЦ документ зачастую подлежит долговременному хранению вместе с информацией о

его ЖЦ

Показательно написано об этом здесь:http://bpms.ru/library/reviews/12/the-war-begins/index.html?no_cache=1&print=1

Много споров, нет общепризнанного мнения. Но самое очевидное, с чем согласны все «спорщики»

Снова в тренде Adaptive Case Management (ACM) – как альтернатива BPM

Самые популярные ECM приложения

Электронный архив (ЭА)

• Классификация• Долговременное хранение документов• Обеспечение неизменности контента• Разграничение прав доступа на контент• Контроль сроков хранения• Процедура контролируемого уничтожения

документов• «Привязка» к бумажным оригиналам

(хранение информации о местонахождении бумажного оригинала)

• Различные варианты «просмотра каталога»• Различные варианты поиска (атрибутивный,

полнотекстовый, смысловой и т.д.)

Система электронного документооборота (СЭД)

•Создание (ввод) документов•Совместная работа по подготовке документов•Согласование и утверждение документов•Маршрутизация документов по исполнителям•Поддержка статусов (состояний)•Контроль исполнительской дисциплины•Комментирование •Управление версиями •Обеспечение аутентичности и безопасности доступа•Предоставление доступа к документам только тем, кто имеет на это право•Поиск - по реквизитам и содержанию, в соответствии с правами•Оперативное хранение документов

«Убийцы» ECM проектовДалеко не всякий проект заканчивается успехом. Чего нужно избегать, чтобы не провалить внедрение проекта?Эти причины справедливы для многих ИТ проектов, но ECM проекты особенно к ним чувствительны. Отсутствие поддержки или «утрата интереса» топ-

менеджераECM проект всегда затрагивает всю компанию. Он может быть внедрён на уровне структурного подразделения, но тогда его эффект резко снижается. Без активной поддержки «топов» ECM проект лучше не начинать.

Недостаточное внимание к человеческому факторуБанальное нежелание и «саботаж» персонала может свести на нет эффект внедрения ECM решения.

Непонимание эффекта от внедрения ECM решения руководствомЕсли эффект выражен в цифрах и есть методика их расчёта, руководство убеждается в разы проще.

Внедрение только программной части ECM (инструменты), без изменения подходов к работе с информацией (стратегии и методы)Если автоматизировать бардак, то получим автоматизированный бардак, который будет создавать хаос в разы быстрее …

ПО в области ECM

Лучшие в своём классе

Лидер платного ПО vs OpenSource

Российское и отечественное ПО

ECM платформы - Best of breed

IBM (FileNet) EMC (Documentum) OpenText Microsoft (Sharepoint)

M-Files Alfresco

IBM FileNet vs Alfresco ECMОтдельно проводилось исследование функциональных и прочих отличий IBM FileNet и Alfresco. Это лидеры в классах проприетарного и OpenSource ПО соответственно.Cравнение проводилось по 72 критериям. Отчёт, включая критерии и методику сравнения, SWOT анализ платформ – отдельная презентация

IBM FileNet vs Alfresco ECMFILENET

ПРЕИМУЩЕСТВА НЕДОСТАТКИ Лидер в рейтингах Gartner & Forrester Большое кол-во реализованных проектов, в т.ч. в Украине Уверенность в стабильности развития и поддержки Оптимальное хранение контента (дедупликация файлов) Интеграция с внешними системами мониторинга ПО Интеграция с внешними системами бекапировнаия Лучший инструментарий для полнотекстового поиска Высокая степень безопасности хранения данных

Высокая стоимость Высокая требовательность к серверным

ресурсам Отсутствуют возможности работы с «облаком» Отсутствует возможность альтернативной

аутентификации (GoogleApps, соц. сети) Слабая интеграция с офисным ПО Слабые возможности ввода информации по

каналам электронной почты Ограничение на размер файла в хранилище

(2ГБ) Слабые возможности по работе с медиа-

файламиALFRESCO (One)ПРЕИМУЩЕСТВА НЕДОСТАТКИ

Низкая стоимость «входа в проект» - нет необходимости платить за лицензии. Низкая ТСО в первые 3-5 лет

Низкие требования к серверным ресурсам Возможность работы с большим спектром серверов приложений

и СУБД, в т.ч., не enterprise класса Широкие возможности в облаке – хостинг + подключение

облачных хранилищ данных + гибридные решения Альтернативная аутентификация (Google Apps, соц. сети) Гибкие модели данных – высокие возможности кастомизации Высокая степень интеграции с MSOffice (поддержка Sharepoint

протокола) Богатый функционал «из коробки» Широкие интеграционные возможности

Неоптимальное хранение данных Невозможность работы с несколькими

хранилищами Нет гарантии вендора на стабильное развитие и

поддержку Отсутствие интеграции с enterprise-level ПО для

мониторинга и бэкапа

ECM решения – российское ПОМножество решений (десятки). Находятся в разной степени «близости» к понятию ECM платформа, как правило, содержат большое количество готовых к употреблению модулей.

Большое количество коробочных решений класса СЭД и ЭА на разнообразных платформах (IBM FileNet, Alfresco, IBM Notes/Domino, jBoss)Подробнее см. http://ecm.blogic20.ru/logikaecm/docflow-solutions

Известная и давно развивающаяся СЭД платформа на IBM Lotus/DominoПодробнее см. http://www.intertrust.ru/products/companymedia

Претендент на звание ECM-платформы, которая уже в базовой комплектации закрывает основные функции СЭД.Подробнее см. http://www.directum.ru/system

Очень продвинутое, но всё же СЭД. С большим количеством готовых модулей. Подробнее см. http://www.docsvision.com/products

Несколько продуктов одной компании. Из известных: «Дело», «EOS for Sharepoint», “eDocLib”Подробнее см. http://www.eos.ru/eos_products

ECM решения – отечественное ПОПредложений значительно меньше, тем не менее решения СЭД и ЭА класса присутствуют. До звания «ECM платформа» им ещё очень далеко. Распространены, как правило, в гос. структурах.

Два отдельных модуля. ДокС – СЭД, ДокБС – архив клиентских дел.Подробнее см. http://www.docsystems.com.ua

Очень распространённая в гос. структурах СЭДПодробнее см. http://infoplus.kiev.ua/index2.php?products/text_3

Megapolis.Документооборот.Подробнее см. http://inbase.com.ua/megapolis-dokumentooborot-ru

Программная платформа для создания СЭД в государственных и коммерческих организацияхПодробнее см. http://optima-workflow.ru/opisanieplatformiop/benefits.html

В помощь «продавцу»ECM решений

Ключевые слова, указывающие на проблемы/потребность в ECM

Наводящие “ECM” вопросы

Ключевые слова, указывающие на проблемы/потребность в ECM

Ввод Хранение Управление Сохранность Доставка

номенклатура дел дело кейс документы дня документы

подразделения мультимедиа разграничение

доступа ЭЦП

документооборот переписка между

подразделениями обработка

документов исполнитель

(документа) длительное

согласование актуальная

версия жизненный цикл совместная

работа с файлами

сканирование распознавание шаблон

документа классификация регистрация

входящих/исходящих

потоковый ввод

потерянные документы

архив документов

сроки хранения (документов)

каталог поиск

документов/файлов полнотекстовый

поиск документы для

аудита оперативный

доступ (к документам)

удалённый доступ (к документам)

мобильный доступ (к документам)

Наводящие “ECM” вопросы

1. Где хранятся «входящие» документы (например, сканкопии документов клиентов)?

2. Как организована формальная переписка между подразделениями?

3. Как согласовываются черновики документов?

4. Используется ли ЭЦП? Для каких целей?

5. Может ли руководство поработать с документом удалённо? Каким образом?

6. Ведутся ли документы дня?

7. Как проводится регистрация входящих/исходящих? Используется ли регистрация при пересылке документов между подразделениями?

8. Как узнать кто сейчас работает с документом? Кто отвечает за его исполнение?

9. Сколько времени доставляется документ до получателя?

10. Как организована работа с конфиденциальными документами?

11. Как происходит поиск сотрудниками документов - для личных нужд? При проверках аудита/внешних запросах?

Ответы на которые позволят получить некоторое представление о состоянии дел компании в области ECM

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ !