RicohStorage

Hoe vangt u de datagroei binnen Document Management systemen en Microsoft sharepoint eenvoudig op?

riCoH storage

OpslaginDocumentmanagementenMSSharePoint

“Hoe zorgt u ervoor dat de fac-tuur die u daarnet heeft inge-scand over 7 jaar nog in exact dezelfde vorm beschikbaar is tegen minimale kosten?”

Zowel Document Management Systemen (DMS) als Microsoft SharePoint genereren file-data die ook vaak langere tijd moet worden bewaard, maar vaak zelden nog wordt aangeraakt. Denk aan gescan-de papieren archieven of belang-rijke documenten zoals contracten. Deze data zal de komende jaren een opslagbehoefte van ongekende omvang creëren. De overheid doet hier nog een schepje bovenop door wetgeving ten aanzien van bewaar-termijnen te introduceren, zoals bij telecom organisaties, financiële instellingen en ziekenhuizen.

Met de Document Management Systeem oplossing van Ricoh wordt ervoor gezorgd dat uw documenten en informatie op een juiste manier worden ingevoerd, bewerkt, verwerkt, opgeslagen en ontsloten. In het DMS worden de juiste meta gegevens, toegangsrechten, bewaartermijnen en integriteit gewaarborgd.

De informatie wordt opgeslagen in het DMS, maar de fysieke

documenten worden opgeslagen op WORM-applicaties (‘Write Only Read Many’), SAN- of NAS- systemen. Dit lijkt compliant en zorgeloos maar zorgt voor grote uitdagingen in de infrastructuur, het beheer én documentmanagement.De integriteit, authenticiteit en zekerheid worden niet automa-tisch overgenomen van het DMS naar het storage platform. Op het moment dat het DMS en storage platform onafhankelijk van elkaar worden ingericht zijn grote risico’s aanwezig. Zoals onbeschikbaarheid wanneer het storage platform moet worden gemigreerd vanwege de beperkte schaalbaarheid. Maar ook wanneer het archief te groot wordt waardoor het back-up window niet meer wordt gehaald. Of wanneer de performance zo ver terugloopt dat het snel en efficiënt zoeken door de gebruiker belemmerd wordt. Dit lijken infrastructurele uitdagingen maar het DMS en dus uw organi-satie ondervindt hier catastrofale gevolgen van.

Ricoh Storage zorgt voor de ultieme integratie tussen functioneel en technisch document- en informa-tiebeheer. Zodat u zeker bent van lange termijn opslag, authenticiteit en optimale performance.

Hoeveel data komt er op u af? De wereldwijde datahoeveelheid zal tussen nu en 2011 vervijfvoudigen. In 2007 was dit 281 Exabytes (281 miljard GBs) en in 2011 zal dit 1.800 Exabyte zijn. Alle data wereldwijd bestaat voor het overgrote deel uit file-gebaseerde data, het restant zit in databases. U kunt bij file-data denken aan foto’s video, X-rays, geo-data, CAD files, gescande documenten, KA bestanden etc. Naar schatting bedraagt dit zo’n 75% van alle data binnen de gemiddelde organisatie.

De uitdagingen van storage:• Schaalbaarheid• Authenticatie• Backup• Migratie (Technology refresh)• Retentie• Integretiteit (niet verwijder- en

wijzigbaar)• Kosten van storage• Beheer• Beschikbaarheid (snelheid, zoek

functionaliteit)• Performance• Infrastructuur compliant• Applicatie en formaat onafhankelijk-

heid, open standaarden• Beveiliging van data

ricoh storage on Demand - betalen naar verbruik

Wat is ricoh storage?Ricoh Storage is een node-gebaseerde, zeer schaalbare storageoplossing voor file data die in kleine stappen kan groeien naar meer dan een Petabyte. Een node in het Ricoh Storage is een 1U rackmount server, welke altijd gebaseerd is op de laatste industrie-standaard. Wanneer er meer storagebehoef-te ontstaat, worden eenvoudigweg nodes bijgeplaatst, al naar gelang uw datagroei. U slaat uw data op tegen de laagste kosten zonder het ooit meer te hoeven verplaatsen De oplossing is geheel beheersvrij: het enige dat u monitoord is de resterende capaciteit. En omdat de oplossing data voortdurend, stapje voor stapje, migreert naar nieuwe nodes. Nieuwe nodes worden toegevoegd, als oude zijn afgeschreven en worden verwijderd en u bent verlost van de gevreesde migratieslagen eens in 5 jaar.

Wat kunt u opslaan?U kunt er alle vormen van file-gebaseerde data op opslaan: Informatie uit DMS of MS SharePoint, graphics, geo-data, Call Data Records, foto’s, video’s CAD/CAM files en zelfs te archiveren email. Kortom, alles wat file-gebaseerd is en gearchiveerd dient te worden.

ricoh storage als archief, klaar voor de toekomst?Ricoh Storage is robuust, snel en vanwege zijn oneindige schaalbaarheid klaar voor de toekomst. U zult het snelheidsverschil waarschijnlijk niet merken t.o.v. uw huidige storageoplossing. Doordat de oplossing node-gebaseerd is, groeien snelheid en capaciteit als een twee-eenheid. De oplos-sing wordt sneller naarmate hij groter wordt, een belangrijke tekortkoming van traditionele archiveringsoplossingen.

geen problemen meer met migratie?Oude nodes worden nadat ze zijn afge-schreven volgens een FIFO-methodiek (First-In-First-Out) vervangen door nieuwe. Data wordt daarbij automatisch gemigreerd naar de nieuwe binnen de grid beschikbare capaciteit. Hardware stroomt op die manier als het ware “onder de data door”. In tegenstelling tot de gebruikelijke migratie-slagen na 5 jaar (als een optical library of tape archief is afgeschreven), wordt er nu voortdurend gemigreerd in kleine stapjes zonder impact voor de gebruikers.

Wat gebeurt er bij calamiteiten?Alle data binnen de oplossing wordt redun-dant opgeslagen over alle nodes heen. Valt een node uit, dan assisteren alle andere nodes bij het herstel van de data.

Waar wordt apparatuur geplaatst?U kunt besluiten Ricoh Storage geheel onsite te plaatsen, een kopie offsite in een van onze datacenters, of slechts enkele nodes te gebruiken als toegang tot de Ricoh Storage die in diverse datacenters in Nederland draait. U bepaalt zelf hoeveel apparatuur u op eigen locatie wilt hebben.

is het compliant?Ja. Alle data wordt in WORM-formaat opgeslagen en kan retentie-karakteristieken meekrijgen. Tevens is de integriteit van alle data gedurende de hele levensduur gega-randeerd: er wordt continue gecontroleerd of de data nog steeds de data is zoals deze ooit is weggeschreven.

Hoe rekent u af?Omdat het voorspellen van datagroei moeilijk is, betaalt u eenvoudig een vast bedrag per in gebruik zijnde GB. Geen hoge initiële investeringen, geen hoge uitgaven bij capaciteitsuitbreidingen en naar wens schaalbaar. Hardware, software en support zijn bij de prijs inbegrepen.

Waarom ricoh?Ricoh is de aangewezen partner in infor-matievraagstukken. Informatielogistiek is al jarenlang ons domein waarmee wij ervoor zorgen dat uw informatie en documenten door de juiste persoon op de juiste plek gebruikt kunnen worden. De implementa-tie van document management projecten is onze specialiteit, de integratie van een robuust en toekomstbestendig storage platform maakt daar integraal onderdeel van uit. Met onze jarenlange ervaring zijn wij uitstekend in staat u te adviseren en uw project zorgvuldig te implementeren en onderhouden.

De voorDelen van De oplossing

www.ricoh-europe.com

ISO9001:2000 gecertificeerdISO14001 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 60Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

•Geschiktvoorallesoortenfile-opslag:-TearchiverenKAdata-Email-MSSharePointdata-DocumentManagementdata-EnterpriseContentdata-Foto-Video-Gescandedocumenten-PACS-Geo-data-CADfiles-CallDataRecords-alleanderefile-gebaseerde,

tearchiverendata•CompliantWORMopslagmetbe-

waartermijn•Gegarandeerdeintegriteitvandata

•Zeersnel-alledataonlineopdisc•MassieveschaalbaarheidtotPet-

abyte+•Geenbackupbenodigd•Geendowntimebijsoftwareupgrades•Geendatamigratiesmeer•Allecomponentenredundanten

zelfherstellend•GeenAPI’s,maareenvoudigeHTTP,

CIFSenNFStoegang•Ingebouwdedisasterrecovery•ReplicatieoverIP•Permanenteintegriteitscontroleop

bit-niveau•Permanenteintegriteitscontroleop

contentniveau•Apparatuuropeigenlocatie,ineen

datacenterofcombinatie•AfrekenenperGB

De problemen van traditionele opslagmedia voor lange termijn archiveringDe opslag van grote hoeveelheden min of meer statische data tart de limieten van traditionele storage- oplossingen zoals optische systemen (DVD, CD-ROM, Blue-Ray, al dan niet in jukeboxen) en tape. Hiervoor zijn meerdere redenen:

- ze vereisen mediabeheer (de logistiek rondom individuele discs en tapes)

- ze zijn mechanisch en relatief traag en hebben dus geen online karakter

- ze kunnen niet of moeilijk naar een andere locatie worden ge-repliceerd voor extra beveiliging van gegevens

- ze zijn lastig (als gevolg van honderden individuele schijfjes of tapes) te migreren naar een nieuwe oplossing, wanneer de bestaande apparatuur is afge-schreven

Een van de voordelen van deze oude opslagsystemen was WORM-functionaliteit. Dit impliceert dat data onveranderlijk wordt opgesla-gen, bijvoorbeeld omdat de wet dit eist. Nu harddisk-gebaseerde archiveringsystemen dit ook kunnen is het bestaansrecht van optical en tape voor archivering eigenlijk teniet gedaan, zeker gezien de bovengenoemde nadelen.

DMsMs sharepoint

apps

10%Dynamicsan of nas

Cas90% Fixed Content