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El caso dE éxito dE KEllogg Madrid

La obligación de una reducción de costospuede ser una buena oportunidad para replantear en vez de, sencillamente, cambiar

41APTITUS Febrero 2014

PorMauricio real

Director corporativo de 3G Office

E l punto de partida de este proyecto era la mudanza de Kellogg Madrid a una

oficina de menor tamaño con el objetivo de reducir gastos. Por causa de la situación económi-ca, se planteaba una reducción del 25% de espacio.

A medida que avanzaba, el proyecto se convirtió en una oportunidad de mejora en la forma de trabajo y en la cali-dad de los espacios mediante la implementación del modelo de oficina flexible.

Se realizaron sesiones de trabajo con representantes de todos los departamentos, no solo para recoger sus necesi-dades, sino para definir cada tipología de espacio y diseñar conjuntamente las oficinas. En estas sesiones se trataron pun-tos, como ratios de aplicación de flexibilidad que dependen de las funciones, definición de estilos de trabajo para generar tipologías de espacio adecua-das, generación de espacios de valor añadido que comple-mentarán el puesto de trabajo tradicional, etcétera.

Se utilizaron, además, otros mecanismos para conocer las opiniones y necesidades de los trabajadores, tales como encues-tas, mailing y focus groups.

Con toda esta informa-ción, se prepararon distintas versiones del proyecto que se discutieron y revisaron siempre con la participación de los res-ponsables de Kellogg, quienes debían estar involucrados en la gestión de espacios, la innova-ción tecnológica y los RR.HH.

Finalmente, se superaron

las expectativas previstas, pues un proyecto que en principio se enfocaba únicamente en el ahorro de costos, se convirtió en un ejemplo de generación de un modelo de oficina. El re-sultado, además de aumentar la satisfacción de los empleados, ha conseguido durante tres años consecutivos, un espacio en Great Place to Work®.

PrOyECtO flExIblEEl proyecto visto por Susana Gómez, directora de RR.HH de Kellogg, estableció un mo-delo de trabajo basado en la flexibilidad, que impulsa la movilidad en el lugar de tra-bajo y en el tiempo, con tec-nologías para trabajar desde cualquier lugar, una oficina sin despachos y sin puestos fi-jos, y con una clara definición del nuevo entorno laboral.

Esto supone tener plena confianza en el empleado y dar al profesional la opción de realizar su trabajo con la com-

binación de diferentes espa-cios: en la oficina, en casa o si está de viaje, en aeropuertos, hoteles, entre otros.

Para hacerlo posible, la em-presa facilitó a todos los cola-boradores un kit de tecnología que incluía un soporte de he-rramientas de conectividad y la adecuación del espacio de tra-bajo en las oficinas. Este nuevo modelo de trabajo KWork está enfocado en fomentar la conci-liación laboral y personal, y da la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar y con flexibi-lidad horaria, en virtud de un buen uso de las tecnologías y un enfoque holístico: espacio y tiempo.

KOffice es el nombre del nuevo entorno laboral. Su fi-losofía es asegurar que cada empleado disponga del espacio más adecuado para cada activi-dad que realiza. En estas ofici-nas, los despachos individuales desaparecen para hacer la co-municación más fluida. Para los

momentos en los que es necesa-ria una mayor concentración o confidencialidad, hay salas ade-cuadas para ello, distribuidas por toda la oficina y disponibles para todos.

Asimismo, los puestos de trabajo no están asignados. Los resultados son una oficina más ordenada y limpia, ya que solo se dispone de un armario, y perso-nal box para guardar los objetos y documentos de trabajo, evitan-do la acumulación innecesaria de cosas y, por otro lado, se fomenta la interrelación entre los depar-tamentos y entre los compañeros de una misma área de trabajo.

Del mismo modo, estas ofi-cinas cuentan con una serie de políticas de sostenibilidad, entre las que se incluye la política de luces apagadas a partir de cierta hora, aire acondicionado de bajo consumo, y materiales reciclados y reciclables.

bENEfICIOSEntre los beneficios que se han desprendido de esta iniciativa destacan:

• Bienestar del empleado: al tener el valor de la flexibilidad; aumento de la comunicación interna al no haber despachos ni barreras, y la conciliación labo-ral, familiar y personal.

• Optimización de costos y sostenibilidad: un ahorro del 65% en gastos de edificio duran-te el primer año respecto del año anterior; otro ahorro del 81% de electricidad gracias a la política de Luces Apagadas y porque la superficie es menor; ahorro de papel por la política de Mesas Limpias; y porque las impresoras se han puesto lejos de los puestos (38%), un ahorro del 25% en tóners.

• Conectividad del 100% de los empleados.

• Escalabilidad: fácil reconfi-guración de las oficinas al ser un espacio abierto. n

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