el reto de la gestiÓn documental electrÓnica.pdf

La realidad digital

Mundo anlogo y digital

No hay valores intermedios

Trazos continuos

Colores nicos

Aspecto limpio

La realidad digital

Rojo: 255Verde: 204

Azul: 0X: 200Y: 129

1024

600


La realidad digital

Seal continua

Frecuencia de toma de muestras

5

Muestras de la seal-6


La realidad digital

Tomar muestra

Cuantificar

(Ubicacin, valor) = (500, 15, 10, 15, 11)

Comunica, interpreta, sintetiza


La realidad digital


Legibilidad

mariposa monarca =

La realidad digital


Procesabilidad

La realidad digital


http://www.codigos-qr.com/generador-de-codigos-qr/

Procesabilidad

La realidad digital


Autenticidad

mariposa monarca

Digitalizado el 21 de

noviembre

Origen: fotografa libro

ABC

Autor: Pedro Prez

La realidad digital


Confiabilidad

Corresponde

efectivamente a

La realidad digital


Integridad

Es totalmente

diferente a:

La realidad digital


HASHING MD5

http://www.fileformat.info/tool/hash.htm

En google:

online file hashing tool (Resultado 3)

Integridad

La realidad digital


Disponibilidad - Accesibilidad

ste archivo lo encuentras en

http://mariposa.com/directorio

Se puede bajar en cualquier

momento

Es la versin 2.1 del archivo

Est hecho en image composer

Tamao: 51.5 K

Formato: jpeg

La realidad digital


Disponibilidad - Accesibilidad

http://www.tawdis.net

http://wave.webaim.org/

http://validator.w3.org/

La realidad digital


No repudiacin

La informacin, efectivamente,

fue creada y enviada por

Pedro Prez.

Pedro Prez no puede negar

este hecho

La realidad digital

PREGUNTAS DE REPASO

1. Cmo se verifica la integridad en el mundo digital?

2. El primer paso del proceso de digitalizacin es la

cuantificacin?

3. Al comparar un archivo en pdf que parece una

fotocopia con un pdf a color estamos verificando que?

4. Por qu la misma cancin en mp3 suena mejor que

otra?

La equivalencia funcional

Que tal si hacemos el mismo ejercicio de los mundos anlogo

y digital para el concepto de

documento?


DOCUMENTO

Unidad significativa de

informacin que haya sido

registrada en un soporte que

permita su almacenamiento y

su posterior recuperacin.

Cualquier soporte que

permita, simultneamente,

multiplicar ilimitadamente la

consulta de la informacin en

l registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo

Hace referencia a lo que puede considerarse como informacin, a partir del

concepto de ser significativo: imgenes, palabras, grabaciones

Destaca la definicin la condicin de registro y

referencia

Indispensable la condicin de usabilidad, reusabilidad

y procesabilidad como evidencia y aplicable de

manera realAparecen, nuevamente,

las propiedades de integridad, confiabilidad, seguridad, accesibilidad y

otros relacionados

El documento debe contar con una caracterstica esencial y es

que pueda recuperarse en cualquier momento con condiciones aceptables


Son documentos:

Libros, revistas y artculos que en ellas se publican

Cartas, facturas e informes escritos de diverso tipo

Dibujos, grficos, fotografas, pelculas, videos y las distintas formas de

sonido grabado como discos, cintas, cartuchos pticos o magnticos.

Son documentos sin importar su forma meditica: Textos, imgenes fijas,

imgenes en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se

registra la informacin: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato, medios

magnticos y pticos.

Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.


Se habla de documentos digitales porque

la informacin, no importa su forma: texto,

sonido, imagen fija o en movimiento, se

registra en un medio electrnico a travs

de codificaciones que se basan en el uso

de combinaciones de seales elctricas

positivas y negativas, las cuales se

representan por medio de los dgitos 0 ,seal negativa, y 1 ,seal positiva.


CONCLUSIN

Cualquiera sea su tipo: texto, sonido o imagen, la

informacin se registra en el mismo medio y con el

mismo cdigo.

Las diferencias de codificacin meditica y de

soporte para registro desaparecen.

Las diferencias entre sistemas de comunicacin por

tipo de informacin radio, cine, televisin, industria editorial- desaparecen tambin, dando origen a un

nuevo sistema comunicacional capaz de integrar los

antiguamente independientes.


Que tal si Pensamos en un documento que nunca estar ni

podr estar en el mundo

anlogo?


JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS11346262

213215648872341009867564


Que tal si En el anterior pdfpongo todos la informacin

real?


Un documento digital tienecaractersticas que no poseen losdocumentos impresos:

Por ejemplo, poder modificar unalnea o componente sin hacermodificaciones generales. O, puedeleerse saltando pginas y nosecuencialmente como el documentoimpreso

La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS FUNCIONALES

INTERACTIVIDAD

Se puede hacer una

lectura activa de doble va. Se puede preguntar,

consultar o hacer

referencias inmediatas


MULTIMEDIAL

Los documentos

digitales son

documentos en

cualquier medio

CARACTERSTICAS FUNCIONALES


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Se puede bajar en cualquier momento

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HIPERTEXTUAL

No se obliga a estructura

lineal. Pueden establecerse

relaciones de palabras y

enriquecer infinitamente el

mismo. No hay lmite de

tamao


INTERNET

Internet conmutado

Internet de banda ancha

Internet mvil UBIQUIDAD

El documento, con todas

sus caractersticas, est en

cualquier parte. No hay

fronteras geogrficas.

Internet inalmbrico

La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS DE IDENTIDAD

MUTABILIDAD

Se pueden hacer

cambios en l, o en una

parte.

Tampoco reproducirlo

completamente

La equivalencia funcionalCARACTERSTICAS DE IDENTIDAD

VOLATILIDAD

Hoy el documento,

registro o evidencia

pueden estar,

maana no


Y entonces para resumirQu es un documento hoy?


LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad

IntegridadDisponibilidadNo repudiacin Interactivo

MultimedialHipertextual

UbicuoMutableVoltil

Marco legal y normativo

Ley 1273 de 2009

Ley 1450 de 2011 Decreto 1151 de 2008

Ley 962 de 2005Decreto 1747 de 2000

Decreto 2170 de 2002


Decreto 235 de 2010

Ley 527 de 1999

Ley 872 de 2003

Ley 1431 de 2009 Ley 594 de 2000

Ley 1581 de 2012



Ley 1341 de 2009

NORMA ISO27000

ISO30300

ISO15489

MOREQ

PDF/A

Ley 1437 de 2011

La firma es nica de la persona

Se puede verificar

Est bajo el control de la persona

Ligada a la informacin si esta cambia, se invalida

Mensaje de datos

Comercio electrnico

Autoridades certificadoras

Firma digital

Ley 1564 de 2012


FIRMA DIGITAL

https://www.igolder.com/PGP


Artculo 2o. el Estado garantizar la libre adopcin de tecnologas, teniendo

en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los

organismos internacionales competentes e idneos en la materia,

que permitan fomentar la eficiente prestacin de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopcin sea armnica con el

desarrollo ambiental sostenible.

Artculo 58. Establece que cuando el procedimiento

administrativo se adelante utilizando medios electrnicos, los

documentos debern ser archivados en este mismo medio y que podrn almacenarse por medios electrnicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.

Ley 1437 de 2011

Ley 1564 de 2012

Decreto de Gobierno Abierto (Antes GEL),

datos abiertos e interacciones con el

ciudadano y las entidades

Entra en vigencia en 2014 y termina discusin sobre la

validez del documento electrnico. Tiene pleno

valor legal y alcance probatorio

Artculo 243: Incidencia directa en la gestin de

documentos electrnicos (PGD)


De Facto

Por consenso

RFC (Request for Comments)

Estndar (RFC)

Fabricante

Fabricante

Grupo

investigador

fabricantes

Otros

IETF

Internet Engineering Task Force

IAB

Internet Architecture Board

Estndar (de Facto)

IEEE 802.x

UIT

ISO

Bluetooth

WAP

Estndares


Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000


La propuesta de esta norma, no est orientada a tecnologa o ainfraestructura, sino a aspectos netamente organizativos, esdecir, la frase que podra definir su propsito es Organizar laseguridad de la informacin

Propone toda una secuencia de acciones tendientes alestablecimiento, implementacin, operacin, monitorizacin,revisin, mantenimiento y mejora del ISMS (Information SecurityManagement System).

Los detalles que conforman el cuerpo de esta norma, se podranagrupar en tres grandes lneas:

- ISMS.- Valoracin de riegos (Risk Assesment)- Controles

Es el punto fuerte del

estndar. El ISMS

guiar las acciones de

las empresas en el

establecimiento de

una sana y segura

informacin

Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000

La prctica archivstica

LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad

IntegridadDisponibilidadNo repudiacin

InteractivoMultimedialHipertextual

UbicuoMutableVoltil


Record

Documento, independiente de su medio

o forma elaborado o recibido.

Informacin, independiente del formato,

creado en o durante un negocio o

transaccin (Minessota Statutes)

En temas electrnicos, lo mismo pero

creado, enviado, comunicado, recibido o

almacenado por medios electrnicos

EVIDENCIA!!

ISO 15489


ISO 15489

Planeacin y automatizacin

Informacin sobre la informacin: dnde

est, formato, versin, tipo,

estructura

Introduccin y descripcin sobre el

ERM (Electronic Record Management)

Record

Se debe almacenar la evidencia y asegurar

su consulta en cualquier momento


ISO 15489

Como componente estratgico

Record


ISO 15489

CONTENIDO

Informacin digital. El documento o

registro del que se quiere dejar evidencia

Record


ISO 15489

CONTEXTO

Informacin de cmo el record se

relaciona al interior de la

organizacin o negocio y cmo se relaciona con otros records

Record


http://webposible.com/utilidades/dublincore-metadata-gen/

ISO 15489

Record


http://www.extractmetadata.com/

ISO 15489

Record


ISO 15489

ESTRUCTURA

Caractersticas tcnicas del record:

formato del archivo, organizacin de

datos, paginacin, hipervnculos,

encabezados, pies de pgina, referencias, etc Record


Gestin de documentos electrnicos en oficinas electrnicas.

Parte 1: Generalidades Parte 2: Guas y requisitos funcionales para los sistemas

Parte 3: Guas y requisitos funcionales para los documentos

ISO16175


Otro estndar (Recomendacin):

MOREQ (UE):

Model Requeriment for the management of electronic records

Es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de

documentos electrnicos de archivo

Al tratarse de un

modelo, se habla de

recomendacion y por

ende de una norma

por

Electronic Records

Management

Systems

ERMS

Para poder aplicar el

modelo, es necesario

cumplir varios

requisitos que han sido

acordados

Preservacion,

conservacion y

recuperacion de

informacion mediante

un sistema


El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las

caractersticas que debe tener una aplicacin destinada a la gestin de documentos electrnicos de archivo, si bien tambin se

puede utilizar en la gestin de documentos de archivo

tradicionales en el marco de un sistema de gestin de documentos electrnicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic

Records Management System)

Definicion tomada de http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicos-de-

archivo/


CUADRO DE CLASIFICACION

NIVEL NIVEL

SUBNIVEL

EXPEDIENTE

DOCUMENTO DE ARCHIVO

NIVEL

SUBNIVEL

EXPEDIENTE

DOCUMENTO DE ARCHIVO

En la gestin de documentos de archivo, los

expedientes se van agregando

respetando una estructura que, de acuerdo

con las buenas prcticas, debera reflejar

las funciones de la actividad en cuestin. La

representacin de esta agregacin se

denomina cuadro de clasificacin. En

general, el cuadro de clasificacin consiste

en una jerarqua

MoReq

Esta especificacin utiliza el trmino

clase para referirse a la porcin de una

jerarqua representada por una lnea que

va desde cualquier punto de la jerarqua a

todos los expedientes que quedan por

debajo de ella. Por consiguiente, el

trmino clase corresponde a lo que en

algunos textos se denomina grupo o

serie (o subgrupo, subserie, etc.).

Unidad organizada de

documentos de archivo reunidos

bien por el productor para su uso

corriente, bien durante el proceso

de organizacin archivstica,

porque se refieren al mismo tema,

actividad o asunto

Documento o documentos

elaborados o recibidos por una

persona u organizacin

en el curso de su actividad y

conservados por esa persona u

organizacin electronicos o no

La prctica archivsticaM

un

do

tra

dic

ion

al

(An

al

gic

o)

Mu

nd

o e

lec

trn

ico

(Dig

ital)

La prctica archivsticaM

un

do

tra

dic

ion

al

(An

al

gic

o)

Mu

nd

o e

lec

trn

ico

(Dig

ital)

Metadatos descriptivos y orientados al

contenido. C. Clasificacin

Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y

recuperacin de informacin

Record (DEA)

Descripcin bibliogrfica

Clasificacin. TR

Registro bibliogrfico

ArchivoCatlogo

OBJETO

PROCESO

PRODUCTO


BDSI/NO

E-MAIL BD


contenido

BDSGER

DIGITALIZACION

BDDBDI

SGED

Metadatos descriptivos y orientados a la imagen

Mu

nd

o t

rad

icio

na

l (A

na

lg

ico

)

Descripcin bibliogrficaClasificacin


ArchivoCatlogo

Mu

nd

o e

lec

trn

ico

(Dig

ital)


ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM


(DEA)

Documento Electrnico de

Archivo

Ciclo de vida del documento

Las iniciativas conexas


http://www.dropbox.com


http://www.adobe.com/adobeconnect


IMPORTANTE

MUY

IMPORTANTE

ALGO

IMPORTANTE

NO ES

IMPORTANTE

Qu tanto considera usted que es importante para el medio ambiente

minimizar el uso del papel?


Cunto papel menos piensa usted que usar dentro de los prximos 5 a

10 aos?

LA MITAD DE LO

ACTUAL

UN CUARTO

DE LO ACTUAL

ALGO DE PAPEL

NADA DE PAPEL


Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dnde se

puede reducir con un alto impacto.

Reduccin

del correo

fsico

Reduccin

de uso de

peridico

Reduccin de

las

impresiones

Reduccin

de uso de

revistas

Reduccin

de bolsas

de papel

Reduccin de formatos, contratos,

documentos

Reduccin de uso de libros

Reducciones por reciclaje

Reduccin en papel

higinico


Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o

fotocopiar Elegir el tamao y fuente pequeos

Configuracin correcta de las pginas

Revisar y ajustar los formatos

Lectura y correccin en pantalla

Evitar copias e impresiones innecesarias

Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!

Y la versin final final)

Uso de la Intranet

Uso del correo electrnico

Herramientas de colaboracin

SO

BR

E L

AS

GU

AS


SELECCIONE UN LDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO

DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS

FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD

IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES

IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS

IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.

SO

BR

E L

AS

GU

AS


SINTAXIS SEMNTICA

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,

analiza e interpreta los requerimientos del usuario


78



Internet tiene una forma estndar paraque dos puntos de la red se comuniquene intercambien informacin y datos

RETORNAR:CONEJO_

PANCAKE.JPG




El cdigo hace una descripcin del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semntica entiende y describe todas las relaciones

POR QU LE INTERESA EL

CONEJO CON EL

PANCAKE?


Iniciativas de datos abiertos Conocimiento abierto y estndar

OPEN DATA

OPEN STANDARDS

OPEN ARCHITECTURE

PARTICIPACION TRANSPARENCIA COLABORACIN

OPEN GOVERNMENT


Datos abiertos

http://www.google.es/ig/directory?synd=ope

n&hl=es&cat=all


Quin ya lo est haciendo?


GESTOR DE IMGENES

REPOSITORIO

DE

CONTENIDOS

GESTOR DE DOCUMENTOS

GESTOR DE RECORDS

GESTOR DE CONTENIDO WEB

OTROS SISTEMAS


PREGUNTA 1: Conoce el concepto de Rcord?

PREGUNTA 2: Reconoce que en el mundo digital hay evidencia

comparables con el mundo anlogo?

PREGUNTA 3: Si la pregunta anterior es SI, Cree usted que estas evidencias se pueden gestionar

como un documento impreso?

SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)


PREGUNTA 2: Sabe usted a qu se refiere el trmino volumen en un

expediente electrnico?

PREGUNTA 3: Cree que los documentos digitales pueden archivarse y gestionarse como los de

papel?

SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE DOCUMENTOS DIGITALES (MOREQ)

PREGUNTA 1: Sabe usted qu es un cuadro de

clasificacin?


SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)

MARCO REGULATORIO

POLTICAS Y RESPONSABILIDADES

REQUISITOS DE GESTIN DE D.E.A.

DISEO E IMPLEMENTACIN

DEL SGDEA

PROCESOS Y CONTROL DE

GESTIN DE D.E.A.

SUPERVISIN Y AUDITORA

Relacionado con la

implementacin se sistemasRequisitos de

gestin

Temas de conocimiento

por parte de las reas de control


SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (MOREQ)

Las iniciativas conexasM

un

do

tra

dic

ion

al

(An

lo

gic

o)

Mu

nd

o e

lec

trn

ico

(Dig

ital)


contenido

Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y

recuperacin de informacin

Record (DEA)

Descripcin bibliogrficaClasificacin


ArchivoCatlogo

OBJETO

PROCESO

PRODUCTO

FASE III:Rplica a 17 ciudades del pas.

Integracin con Sistemas de informacin del ministerio, e implementacin de flujos

documentales

FASE II:Manejo y administracin del ARCHIVO

CENTRAL (fsico y digital), e implementacin de flujos

documentales.

FASE I:Implementacin de una ayuda

tecnolgica y metodolgica como inicio de un proceso de modernizacin,

e implementacin de flujos documentales.

FASE 0:

Diagnstico (PROCESOS, GESTIN DOCUMENTAL Y TIC)

DISEO DEL SGDEA

SISTEMAS DE INFORMACIN

SISTEMAS DEADMINISTRACIN,

AUDITORIA Y SEGURIDAD

INFRA-ESTRUCTURA TECNOLGICA

SERVICIOS DE COMUNICACIN

CON LA CIUDADANA

PILARES


VISITAS EN EL FRENTE DE PROCESOS Y DOCUMENTAL

para que?Para tener los insumos para el diseo

funcional

VISITAS DETALLADAS EN EL FRENTE TCNICO

Para qu?Para tenerlos en cuenta en el diseo

de la arquitectura

OPTIMIZACIN

Para integrar todos los frentes

NECESARIO!!

FASE III:Rplica a 17 ciudades del pas.

Integracin con Sistemas de informacin del ministerio, e implementacin de flujos

documentales

FASE II:Manejo y administracin del ARCHIVO

CENTRAL (fsico y digital), e implementacin de flujos

documentales.

FASE I:Implementacin de una ayuda

tecnolgica y metodolgica como inicio de un proceso de modernizacin,

e implementacin de flujos documentales.

FASE 0:

Diagnstico (PROCESOS, GESTIN DOCUMENTAL Y TIC)

DISEO DEL SGDEA

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